加拿大公司收取美国客户款项：美元账目处理

加拿大公司如何向美国客户收款？

加拿大公司向美国客户收款，要由公司本身签订合同、开具发票并收款，再把每一步都以加元入账。加拿大税款以加元计算，每笔外币金额按其产生当天的加拿大银行汇率折算（《所得税法》第 261 条；CRA 所得税汇编 S5-F4-C1）。用美元开发票并不改变这一点。

工作顺序：

1. 合同、发票、银行账户和税务表，都写公司的名称。
2. 发票写明服务内容；如果公司已注册 GST/HST，只有当该笔销售符合零税率条件（GST/HST 税率为零）时，发票上才不显示 GST/HST。
3. 账簿把发票记为销售和应收账款（客户尚欠的款项），以加元入账，并在旁边注明美元金额。
4. 款项到账时，冲销应收账款，记录银行手续费，并把汇兑差额与销售分开记账。
5. 年末，销售分类账成为 T2 税表上的收入；已注册的公司还要提交 GST/HST 申报表。

出现以下情形时，情况就不简单了：

• 第一张发票还没开出，所以货币、银行账户和 GST/HST 注册都还没定，而选择以美元申报的截止日期（从纳税年度开始起算）可能已经过了；
• 销售超过 GST/HST 小供应商限额，所以即使不收取税款，也可能需要注册并提交申报表；
• 服务属于出口规则排除的类型，例如针对加拿大境内财产的工作；
• 合同、发票或银行账户上写的是业主，而不是公司；
• 客户预扣了美国税，或寄来了信息申报表；
• 年末时，美元还留在美元账户或支付处理商余额中；
• 账簿已经落后。

请准备好：已签署的合同、所有发票、银行和支付处理商的对账单、客户的法定名称和地址以及已签署的居住地声明、公司的商业号码和 GST/HST 状态、公司的年末日期，以及第一张发票和第一笔预计付款的日期。

给美国客户的发票上要写什么？

每张发票都应写明公司的完整法定名称、客户的完整法定名称和地址、日期和编号、对服务的清楚描述、带货币的金额，以及付款条件。依据《加拿大商业公司法》成立的公司，必须在发票上用清晰的字符写明公司名称（《加拿大商业公司法》第 10 条）；请按注册时的写法保留“Inc.”“Corp.”或“Ltd.”。

美国客户需要收取 GST/HST 吗？用什么记录证明为什么不收？

加拿大公司向美国客户提供服务，通常不收取 GST/HST，因为向非居民提供的服务适用零税率（GST/HST 税率为零），除非被某项排除规定涵盖。供应商完全在加拿大境外提供的服务，不收取 GST/HST（CRA：进口和出口）。在加拿大为非居民完成的工作，根据《消费税法》附表 VI 适用零税率，这两类销售都计入下文的小供应商限额。

适用哪条规则取决于服务类型。咨询、专业和顾问服务适用第 23 条；其他大多数向非居民提供的服务适用第 7 条（附表 VI 第 V 部分；CRA 第 4.5.3 号备忘录）。两条规则都排除了若干情形，包括针对加拿大境内不动产或有形动产的工作，以及担任代理人或招揽订单。第 7 条还排除了在加拿大境内与供应商接触的个人所接受的服务，以及在加拿大境内向个人提供的服务，即使客户是美国公司也一样，例如为其员工在加拿大提供的管理培训。如果您的工作涉及其中任何一种，可能需要收取 GST/HST：请参阅向美国客户收取 GST/HST，那里列出了各项排除规定，以及支持零税率的证明。

客户是就该服务订立合同的一方（第 4.5.1 号备忘录）。支持零税率的证明，见下文“什么能证明每个客户是美国居民”。以上是联邦规则；魁北克的 QST 和各省销售税另有规定。零税率销售仍然是应税供应，这与下文的注册有关。如果被当作零税率的服务其实属于应税，公司可能要补缴未收取的税款。如果公司未汇缴净税额，其董事也可能依据第 323 条承担责任，但受追缴条件和尽职调查抗辩的限制；CRA 必须在某人最后一次离任后 两年 内对其作出董事评税。

我该用哪种货币开发票？这会改变 T2 吗？

用美元开发票不会改变 T2：除非公司选择以美元申报（CRA 称之为功能货币），公司都以加元申报。这一选择关系到谁承担汇率风险，以及账簿怎么记。下表假设以加元申报；如果公司选择改以美元申报，则要把加元发票和付款折算成美元，并可能产生汇兑差额。

符合 CRA 条件的加拿大居民公司，也可以选择改以美元申报：由授权高级职员签署 T1296 表，并最迟在 税年首日后 60 天 之前提交（CRA 页面把同一时限表述为前 61 天）。该选择会延续到以后年度，只有过了第一个美元年度才能撤销，所以很难回头（CRA：功能货币；《所得税法》第 261 条）。时限从纳税年度第一天起算，而且很短，所以现有公司可能已经错过了本年度；请在开始记账之前决定。美元销售指南介绍了条件、允许使用的汇率、年末余额和美元账簿。

合同、发票、银行账户和 W-8BEN-E 表上，应该写谁的名字？

这四处都写公司的法定名称：合同、发票、银行账户和 W-8BEN-E 表。公司是独立的法律实体，以自己的名义订立合同和拥有财产，与其业主分开（CRA：公司）。以业主个人名义开出的账单，可能被视为业主的收入而不是公司的收入，事后要纠正这一点，需要专业人士判断。

• 合同和发票：公司的法定名称，如上所述。
• 银行账户：使用公司名下的账户，让客户的付款与公司的账簿一致。如果销售属于公司，但款项进入了个人账户，账簿就会显示业主持有公司的钱：业主欠公司这笔钱，或者是在偿还公司欠业主的款项。仍然未还的金额，如果没有及时偿还，可能被计入业主的收入（《所得税法》第 15(2) 款）。请参阅个人账户中的公司收入和股东贷款账户。
• W-8BEN-E 表：外国公司交给付款方（而不是 IRS）的实体版表格；个人则使用 W-8BEN 表（IRS 填报说明）。美国客户索要该表而没有收到时，可能按 30% 预扣税款。服务发生的地点通常决定其收入来源，所以在加拿大完成工作的费用，一般不属于美国来源收入；在美国完成的工作则不同（IRS：个人劳务收入）。填表方法见加拿大公司的 W 系列表。

是否要成立公司，以及个人服务业务规则，见为美国客户承接业务而成立公司。

美元应该收到哪里？

请让美元进入公司名下的银行账户；账户类型决定账簿需要体现多少折算。

同一家公司的美元账户与加元账户之间转移资金，属于转账，不是收入：请参阅加元与美元账户之间的转账。持有美元余额产生的汇兑差额，见美元账户的汇兑损益。

美元款项到账前，我该如何记录美元发票？

记录一笔销售和一笔应收账款，二者都以加元入账，按发票当天的加拿大银行汇率折算，并把美元金额保留在同一行。适用的汇率是加拿大银行当天公布的汇率；当天没有公布的，用此前最近一天的汇率（《所得税法》第 261 条；加拿大银行每日汇率）。

分录分两行：借记应收账款，贷记销售，加元金额相同。对于赊销，汇编没有说明金额何时产生；账簿通常以发票日为准，之后无论汇率如何变化，这笔销售都保持该汇率，不过年末仍未付款的发票，可能需要另做汇兑调整。如果工作完成的期间与开票期间不同，请核实适用哪一天。其他汇率来源在符合条件时也可使用；请参阅美元销售指南。

我如何记录付款？汇兑差额是什么？

按应收账款的加元账面金额冲销（即发票金额，除非已对其做过年末汇兑调整），把款项按付款当天的加元价值记入银行，并把差额记为汇兑损益。这个差额不是收入，销售本身不变。

• 美元账户：按款项到账当天的加拿大银行汇率计算存款价值。
• 加元账户：使用实际入账的加元金额。

这个差额按收入还是按资本收益或亏损征税，取决于它是怎么产生的。对于企业自身销售的应收账款，一般按收入处理；CRA 较早的公告 IT-95R 也是这个方向，不过它讲的是货物，已存档，不再更新（IT-95R，已存档）。在 T2 的损益表附表（附表 125）上，每一行都有一个来自 CRA 财务信息通用索引（GIFI）的编号，GIFI 是 T2 税表的标准科目表，索引把“汇兑损益”列为 8231。年末仍未收款的发票，以及差额如何申报和计税，请参阅美元账户的汇兑损益。

为什么存款比发票金额少？

发票是销售额；存款是途中扣除各项费用之后剩下的金额。发票按全额入账，并逐行说明差额。

任何情况下，收入都保持为发票金额。差额超过银行费用时，在把它记为成本之前，应先检查是否被预扣税款，并向客户索取付款通知，通知会显示客户付了多少、扣留了多少。

来自美国客户的十二个月收入，如何汇总成 T2 上的收入？

每张发票按其当天的汇率折算，十二个月的加元行合计，成为附表 125 上的销售额（GIFI 8000，“商品和服务的贸易销售”）。T2 须在纳税年度结束后 六个月 内提交，即使不欠税也一样（CRA：公司）。

总额不是下面两者中的任何一个：

• 银行存款。存款已扣除费用，并含汇兑差额。
• 全年美元乘以同一个汇率。对某些收入项目，CRA 可能接受平均汇率，但汇率大幅波动时通常不接受（汇编第 1.6.1 段）。

每月把三样东西核对一致：发票清单（美元、汇率、加元）、销售分类账，以及银行或支付处理商对账单。汇兑差额和银行手续费各占一行，不要放进销售里。

什么能证明每个客户是美国居民？要保存多久？

客户出具的、注明日期并签字的声明，表明其在供应当日不是加拿大居民，这是 CRA 的示范证明。由供应商判断并保存证据；CRA 的备忘录给出了非个人非居民的示范声明，由授权人员签署，并同意在居住地变更时报告（第 4.5.1 号备忘录）。CRA 表示也会考虑其他文件。在加拿大设有常设机构的美国客户，就通过该机构开展的活动而言，被视为加拿大居民（《消费税法》第 132(2) 款），所以美国地址和居住地声明，并不能解决服务于该机构的工作；请对照向美国客户收取 GST/HST 核对。

请为每个客户保存：

• 写明合同当事方的已签署合同；
• 已签署的居住地声明，客户身份变更时更换；
• 寄给该客户的每张发票。

记录自其所属年度结束起保存 6 年，如果 CRA 要求提供发票，则保存更久（CRA：GST/HST 记录）。记录应存放在加拿大境内的营业场所或住所，除非 CRA 书面许可；存放在境外、但在加拿大打开的电子记录，不算保存在加拿大（CRA：记录存放地点）。

即使我不收取 GST/HST，也必须注册吗？

一旦不再是小供应商的公司在加拿大进行应税供应，就必须注册 GST/HST，即使所有客户都在加拿大境外、也不收取任何税款（《消费税法》第 240(1) 款）。全部或部分在加拿大提供的服务，无论是否零税率，一般都属于在加拿大进行的供应；完全在加拿大境外提供的服务，一般属于在加拿大境外进行的供应，所以计入限额，但本身并不要求注册（第 142 条）。零税率销售计入小供应商限额 C$30,000。该测试计算的是：在一个日历季度内，或在此前四个季度内，到期或已付的、在加拿大境内或境外进行的应税供应的对价，包括关联企业的部分（《消费税法》第 148 条；CRA：何时注册）。客户全部在美国的公司，只靠一个客户就可能超过该限额。

注册之后，公司每个申报期都要提交申报表，即使没有税款需要汇缴（CRA：申报要求）。截止日期是：按月或按季申报的，期间结束后 1 个月；大多数按年申报的，财政年度结束后 3 个月。注册人可以就与这些零税率服务相关的采购和开支所付的 GST/HST，申请进项税抵免（CRA：进口和出口）；条件见向美国客户收取 GST/HST。具体步骤，请参阅何时注册和提交 GST/HST。

示例

金额仅为示意。汇率是每美元兑换的加元数。

第一个美国客户让销售额超过限额

多伦多一家软件公司没有其他销售，每月 1 日向得克萨斯州一家公司开出 US$8,000 的发票，对应在多伦多完成的工作，收到发票即付款。每张发票按各自当天的汇率折算：

这超过了一个季度 C$30,000，所以仅按这些数字，公司就必须注册 GST/HST，生效日期最迟为使销售额超过限额的 3 月 1 日那张发票之日。公司在发票上仍不收取 GST/HST（假设没有适用的排除规定），并且每个申报期都要提交申报表。附表 125 上的销售额是加元一列之和，而不是 US$24,000 乘以同一个汇率。

汇率在开票与付款之间变动

3 月 1 日，一家公司在加拿大银行汇率为 1.40 时开出 US$10,000 的发票，记录销售和应收账款 C$14,000。客户在 4 月 5 日付款，此时汇率为 1.36，所以这 US$10,000 值 C$13,600。假设两个日期之间没有年末。

销售仍为 C$14,000。C$400 是汇兑损失，与收入分开列示。

存款少于发票

一家新公司的第一张发票是 US$2,500，客户付款到账时为 US$2,470，因为扣除了 US$30 的电汇费用。两天都按汇率 1.35 计算。销售额为 C$3,375，银行收到 C$3,334.50，银行手续费为 C$40.50。收入是发票金额，不是存款金额。

您的情况不同？

• 您和美国客户签了约，但什么都还没设置，或者一整年的美元分录在等着做 T2：货币选择、GST/HST 注册、发票模板和每月账簿，最好在第一张发票或年末税表之前定好；而美元申报选择的截止日期从纳税年度开始起算，所以请现在就核实；专业人士可以通过记账服务帮您设置。
• 您的账簿已经落后，发票开错了名字或货币，或者客户款项进了个人账户：请参阅补做逾期账簿、个人账户中的公司收入和股东贷款账户；专业人士可以通过补账记账服务重建账簿。
• 您超过了小供应商限额却没有注册：请参阅何时注册 GST/HST；漏报的申报表和追溯注册，属于专业人士需要审查的情形，例如通过记账服务。
• 年末时，美元还留在美元账户或支付处理商余额中：请参阅美元账户的汇兑损益和美元销售与平台提现；请在年度结账前确定如何对余额估值。
• 您的工作涉及加拿大境内的财产，接受服务的是身在加拿大的个人，或者您许可软件使用或发运货物：可能适用不同的 GST/HST 规则；请参阅向美国客户收取 GST/HST和来自美国客户的特许权使用费与许可费。
• 客户预扣了税款、寄来了 1099-NEC 表或索要 W-9 表，或者公司在美国开展业务、可能需要提交美国税表：请参阅向加拿大人付款时被预扣的美国税、加拿大公司的 W 系列表和加拿大公司的美国税表。这类涉及两个国家的问题，请通过跨境税务服务处理。
• 业主是美国公民或绿卡持有人：美国信息申报表可能要用到公司的账簿；请参阅加拿大公司的 5471 表。
• 您是独资经营者，或正在考虑是否成立公司：请参阅以美元收款的自由职业者和为美国客户承接业务而成立公司。