Kanada Şirketi İçin EIN: Ne Zaman Gerekir ve Nasıl Alınır

Kanada şirketinin ABD EIN'ine ihtiyacı var mı?

Kanada şirketinin yalnızca ABD müşterilerine fatura kesmek için ABD işveren kimlik numarasına (EIN) ihtiyacı yoktur: Kanada işletme numarası Form W-8BEN-E'ye yazılır. Form 1120-F vermek (anlaşmadan muaf bir beyanname dahil), ABD bordrosu yürütmek veya Form W-8ECI vermek için EIN gerekir; bazı ABD bankaları ve eyaletleri de ister. Kanada şirketlerinin Form SS-4 ile başvurana kadar EIN'i yoktur ve IRS bunun için ücret almaz (IRS).

Form 1120-F talimatları, EIN'i olmayan şirketin başvurması gerektiğini ve iade talebinin bu beyannamede yapıldığını söyler. Publication 15, istihdam vergilerini bildirmek için EIN şart koşar. Form W-8ECI talimatları, formun geçerli olması için ABD vergi numarasını şart koşar.

EIN almak, tek başına şirketin ABD beyannamesi vermesini gerektirmez; bunu ABD faaliyeti ve geliri belirler. EIN nadiren zor olandır; zor olan, onun gerekçesidir. Form 1120-F için gereken EIN, şirketin ayrıca ABD ticari faaliyeti olup olmadığını, anlaşma durumunu, Form 8833'ü ve kaçırılmış yılları da çözmesi gerektiği anlamına gelir. ABD'li müşterinin zaten kestiği vergiyi geri almak için Form 1120-F gerekebilir. ABD bordrosu ve eyalet kaydı, federal ve eyalet işveren hesapları ekler. Bunlar iki ülkeli sorulardır; bkz. Kanada şirketinin ABD beyannamesi vermesi gerekir mi.

Başvurmadan önce hazırlayın:

• Tam yasal ad için kuruluş belgesi veya sertifikası
• Dokuz haneli işletme numarası
• Baş yöneticinin tam adı ve unvanı ile bu kişide SSN veya ITIN olup olmadığı
• Şirketin Kanada posta ve sokak adresleri
• Muhasebe yılının bittiği ay
• ABD faaliyetinin kısa bir açıklaması ve başladığı tarih
• Önümüzdeki 12 ayda beklenen ABD çalışan sayısı

EIN'in Kanada'daki karşılığı nedir?

İşletme numarası (BN): Canada Revenue Agency'nin bir işletmeye verdiği dokuz haneli tanımlayıcı. EIN değildir ve EIN isteyen bir ABD formu onu kabul edemez.

BN, şirketin RC kurumlar vergisi hesabı gibi CRA hesap numaralarının çekirdeğidir (CRA). Hangi biçiminin Form W-8BEN-E'ye yazılacağı Kanada şirketi için Form W-8BEN-E rehberinde. EIN 00-0000000 biçiminde yazılır (Publication 15).

İşletme numarası Form W-8BEN-E'de ne zaman yeter?

Şirket bir ABD müşterisine kendini belgelediğinde veya Form W-8BEN-E ile anlaşma avantajı talep ettiğinde 9b satırındaki BN yeterlidir. IRS talimatları, 9b satırında yabancı vergi numarası yoksa anlaşma talebi için ve aşağıdaki durumlarda 8. satırda ABD vergi numarası ister. Kanada'da yapılan iş karşılığı ödeme ABD kaynaklı gelir değildir; bu yüzden anlaşma talebi gerektirmez (26 USC 862). ABD'de daimi iş yeri olmayan ABD kaynaklı ticari kâr için, 15. satırda Kanada–ABD anlaşmasının ticari kazançlar maddesini talep eden ve stopaj oranı olarak 0 yazan şirket BN'sine güvenebilir. 8. satır yalnızca ABD EIN'i içindir; BN'yi oraya yazmayın.

BN şu durumlarda yeterli değildir:

• Şirket bunun yerine Form W-8ECI vermelidir, çünkü o form ABD numarası ister.
• Şirket, ABD'de iş yapan bir ortaklığın ortağıdır; örneğin birden fazla sahibi olan bir ABD LLC'si (ABD LLC'sinde Kanadalı ortak) veya ödeme Regulation 1.1441-1(e)(4)(vii)'de sayılan başka bir durumdur.
• Şirket ayrıca Form 1120-F vermelidir; örneğin anlaşmadan muaf bir beyanname. W-8BEN-E üzerindeki anlaşma talebi bu soruyu çözmez.

Formun kendisi, W-9 isteyen bir müşteri veya yine de gelen bir 1099 için bkz. Kanada şirketi için Form W-8BEN-E.

Kanada şirketi SSN olmadan Form SS-4'ü nasıl doldurur?

Şirket kendi adıyla başvurur, sorumlu taraf olarak bir bireyi yönetici gösterir ve bu kişide SSN veya ITIN yoksa ve alamıyorsa 7b satırına "foreign" veya N/A yazar. Talimatlar, 7b satırına giriş yapılmasını şart koşar. "Yabancı şirket" kutusu yoktur: 9a satırı Corporation'dır ve 9b satırı Kanada'yı gösterir (Form SS-4).

EIN yalnızca W-8ECI dışındaki bir W-8 formu veya anlaşma talebi içinse, Form SS-4'ün 2. sayfasındaki tablo yalnızca 1–5b, 7a–7b, 8a, 9a, 9b, 10 ve 18. satırları ister. Formdaki cevaplar şirketin IRS işletme vergi hesabını oluşturur. Şirketi ABD'de kurulmuş olarak tanımlamak veya bir yönetim kurulu üyesinin kendi adıyla başvurmak yanlış kayıt oluşturur.

ABD EIN'ini Kanada'dan uzaktan alabilir misiniz?

Evet. ABD'de yasal ikametgâhı, ana iş yeri veya ana ofisi ya da acentesi olmayan şirket telefon, faks veya postayla başvurur. Çevrimiçi başvuruyu kullanamaz (SS-4 talimatları; IRS). Ana iş yeri veya ana ofisi ABD'de olan şirket telefon hattını kullanamaz: Form SS-4'ü 855-641-6935 numarasına faksla veya Internal Revenue Service, Attn: EIN Operation, Cincinnati, OH 45999 adresine postalar ve çevrimiçi araç yine sorumlu tarafın SSN'sini veya ITIN'ini ister.

Yalnızca tek bir yol kullanın; böylece şirketin iki EIN'i olmaz. IRS, sorumlu taraf başına günde bir EIN verir. Form 1120-F, EIN gelmeden önce verilecekse kâğıt beyanname "Applied For" ve başvuru tarihini gösterebilir; elektronik beyanname verilirken EIN gerekir (Form 1120-F talimatları). Yeni EIN kâğıt beyannamede hemen çalışır, ancak e-beyan ve elektronik ödemeler onu 2 haftaya kadar kabul etmeyebilir (IRS).

Sorumlu taraf kimdir ve aramayı kim yapabilir?

Şirket için sorumlu taraf genellikle baş yöneticidir: şirketi kontrol eden ve fonlarını ve varlıklarını yöneten birey. Bir kuruluş değil kişi olmalıdır; bu yüzden Kanada ana şirketi yazılamaz, bunun yerine bir birey belirtin. Birkaç kişi uygunsa, şirketin IRS tarafından tanınmasını istediği kişiyi yazın (IRS). Yalnızca bir kuruluşu halletmek için sınırlı yetki verilen biri gibi bir vekil (nominee) başvuramaz ve yazılmamalıdır.

Arayan kişi EIN'i almaya ve formla ilgili soruları yanıtlamaya yetkili olmalıdır; örneğin formu imzalayan bir yönetici veya Form SS-4'ün designee bölümünde adı geçen üçüncü taraf temsilci. Designee yetkisi yalnızca formun imza alanı doldurulduğunda geçerlidir. Designee'nin yetkisi EIN atandığında sona erer ve EIN bildirimi şirkete postalanır. Designee'nin adresi veya telefonu şirketinkiyle aynıysa başvuru posta veya faksla yapılmalıdır (SS-4 talimatları).

EIN geldikten sonra şirket neleri kontrol etmelidir?

IRS'nin kaydettiği adı kontrol edin, sonra o yasal adı EIN ile birlikte her ABD formunda kullanın. IRS sistemleri işletme adında yalnızca A–Z harflerini, rakamları, tireleri ve ampersandı (&) kabul eder. Diğer simgeler yazıyla belirtilir veya değiştirilir, kesme işaretleri kaldırılır (IRS). "Inc" sonrasındaki eksik nokta veya düşen bir aksan (Société, Societe olur) biçimlendirmedir. Yanlış, eksik veya fazla bir harf ise ilk Form 1120-F'den önce düzeltilecek bir hatadır.

• Yine W-8, asla W-9: EIN, şirketi ABD kişisi yapmaz. ABD ödeyicilerine Form W-8BEN-E veya W-8ECI vermeye devam eder; yabancı kişi Form W-9 veremez (W-9 talep eden talimatları).
• Her yerde aynı ad: Form 1120-F'de ve diğer her beyannamede SS-4'ün 1. satırındaki yasal adı kullanın (SS-4 talimatları); W-8BEN-E'nin 1. satırında da aynı şirket adını kullanın (W-8BEN-E talimatları).
• Sonradan ad değişikliği: sonraki Form 1120-F'de ad veya adres değişikliği kutusunu işaretleyin.
• Yeni sorumlu taraf: bunu 60 gün içinde Form 8822-B ile bildirin. Beyanname verildikten sonra adres değişikliği için de aynı formu kullanın.
• 13. satırda listelenen çalışanlar: federal istihdam vergisi beyannameleri vermeyi bekleyin; 14. satır Form 944 için işaretlenmediyse her üç ayda Form 941. Kesilen ücret vergisini bilerek ödemeyen bir yönetici veya sorumlu kişi, section 6672 uyarınca bunun %100 kadarından kişisel olarak sorumlu olabilir (Publication 15).
• W-8 veya anlaşma talebi için yalnızca EIN: IRS sonradan şirketin vermesi gerekmeyen bir beyanname isterse, verilecek beyanname olmadığını hemen yanıtlayın; aksi halde IRS vergi tarh edebilir; sonradan bir beyan yükümlülüğü başlarsa aynı EIN'i kullanın (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.2.7.1).

EIN bildirimi hiç gelmezse, numara kaybolursa, IRS adı yanlış kaydederse veya banka adın eşleşmediğini söylerse bkz. EIN gecikti, kayboldu veya eşleşmiyor.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

Toronto'da ABD müşterilerine fatura kesen yazılım şirketi

Şirket, ABD müşterilerine Kanada'da yapılan iş için yılda US$200.000 fatura keser ve ABD'de ofisi yoktur. Her müşteri, 9b satırında BN yazılı bir W-8BEN-E alır ve bunun için EIN gerekmez. Sonra iki çalışanını bir müşterinin ABD sahasında çalışmaya gönderir. Bu, Form 1120-F vermesi gerektiği anlamına gelebilir; beyannamenin anlaşmadan muaf olup olmadığı artık ABD'de daimi iş yeri olup olmadığına bağlıdır. Her iki durumda da beyanname EIN gerektirir; bu yüzden başkanı uluslararası hattı arar, EIN'i arama sırasında alır ve o numara altında beyan verir.

Washington State'te işe alım yapan Vancouver şirketi

Şirket, Washington'da yaşayan ve çalışan, yılda US$80.000 kazanan bir çalışan işe alır. İlk maaş gününden önce Form SS-4 ile başvurur: 10. satır Hired employees, 13. satır bir çalışan, 15. satır ilk ABD maaş günü. Sonra Washington'ın kendi işveren hesaplarını açar. ABD'de çalışan bir çalışan, şirketin ABD'de ticari faaliyette bulunduğu anlamına da gelebilir; öyleyse anlaşma kârlarını muaf tutsa bile her yıl Form 1120-F verir.

IRS adı yanlış yazılmış Calgary şirketi

Bir yönetim kurulu üyesi uluslararası hattı arar ve EIN bildirimi, Prairie Field Services Inc için "Prairie Fild Services Inc" yazar. Eksik nokta IRS biçimlendirmesidir; "Fild" bir hatadır. Şirket, ilk Form 1120-F'den önce IRS adını düzelttirir; böylece o beyannamedeki ad ve EIN, W-8BEN-E'dekiyle eşleşir.

Sizin durumunuzda farklı mı?

• EIN ilk Form 1120-F veya anlaşmadan muaf bir beyanname için: beyan ve anlaşma durumunu Kanada şirketinin ABD vergi beyannameleri ve sınır ötesi vergi desteği ile netleştirin.
• Önceki ABD beyannameleri eksik olabilir: bkz. Kanada şirketinin verilmeyen ABD beyannameleri ve sınır ötesi vergi desteği alın.
• Bir ABD müşterisi vergi kesti: müşteri yanlışlıkla kesilen vergiyi iade edebilir; aksi halde IRS iadesi Form 1120-F üzerinden yürür. Bkz. Kanadalılara yapılan ödemelerde kesilen ABD vergisi ve iade beyannamesi için sınır ötesi vergi desteği alın.
• Bir müşteri W-9 istiyor veya 1099 gönderdi: bkz. Kanada şirketi için Form W-8BEN-E.
• ABD'de işe alım yapıyor veya bir eyalette kayıt yaptırıyorsunuz: bkz. sınırın ötesinde çalışan işe almak ve Kanada şirketini bir ABD eyaletinde kaydettirmek; bordro ve eyalet hesapları için sınır ötesi vergi desteği alın.
• Bir ABD bankası EIN istedi: bkz. Kanada şirketi için ABD banka hesabı.
• ABD bağlı şirketi kuruyorsunuz: kendi EIN'ini alır; bkz. Kanada'dan ABD bağlı şirketi kurmak ve SSN olmadan EIN almak.
• Şirket bir ABD LLC'sinin tamamına sahip: LLC kendi EIN'ini alır, ancak şirket olarak vergilendirilmeyi seçmedikçe ABD kuralları onu yok sayar (26 CFR 301.7701-3). ABD işi bu durumda Kanada şirketinin Form 1120-F'yi şirketin kendi EIN'i altında vermesine yol açabilir; bkz. ABD LLC'sinin Kanadalı sahibi ve sınır ötesi vergi desteği alın.
• Şirket sınırsız sorumlu şirkettir: ABD kuralları Nova Scotia sınırsız sorumlu şirketini veya tüm sahipleri sınırsız sorumlu olan başka bir Kanada şirketini otomatik olarak şirket saymaz (26 CFR 301.7701-2). Bu, SS-4 kuruluş kutusunu ve ABD beyannamesini değiştirebilir; sınır ötesi vergi desteği alın.
• Kişisel olarak ABD vergi numarasına ihtiyacınız var: bkz. Kanadalı için ITIN.