EIN d'une société canadienne : quand en obtenir un et comment

Une société canadienne a-t-elle besoin d'un EIN américain?

Une société canadienne n'a pas besoin d'un numéro d'identification de l'employeur (EIN) américain uniquement pour facturer des clients américains : son numéro d'entreprise canadien figure sur le formulaire W-8BEN-E. Elle a besoin d'un EIN pour produire le formulaire 1120-F, même une déclaration exemptée par la convention, pour gérer une paie aux États-Unis ou pour remettre le formulaire W-8ECI; certaines banques et certains États américains en demandent aussi un. Les sociétés canadiennes n'ont pas d'EIN tant qu'elles n'en font pas la demande au moyen du formulaire SS-4, et l'IRS (l'agence fiscale fédérale des États-Unis) n'en facture rien (IRS).

Les instructions du formulaire 1120-F précisent qu'une société sans EIN doit en demander un, et qu'une demande de remboursement se fait dans cette déclaration. La Publication 15 exige un EIN pour déclarer les impôts sur l'emploi. Les instructions du formulaire W-8ECI font d'un numéro d'identification fiscale américain une condition de validité du formulaire.

Obtenir un EIN n'oblige pas à lui seul la société à produire une déclaration américaine; ce sont ses activités et ses revenus aux États-Unis qui en décident. L'EIN est rarement la partie difficile; c'est la raison de le demander. Un EIN nécessaire pour le formulaire 1120-F signifie que la société doit aussi trancher si elle a une activité commerciale aux États-Unis, sa position fondée sur la convention, le formulaire 8833 et les éventuelles années omises. L'impôt qu'un client américain a déjà retenu peut exiger un formulaire 1120-F pour être récupéré. Une paie américaine et une inscription dans un État ajoutent des comptes d'employeur fédéral et d'État. Ce sont des questions à deux pays; voir la société canadienne doit-elle produire une déclaration américaine.

À réunir avant de faire la demande :

• Les statuts ou le certificat de constitution, pour la dénomination sociale exacte
• Le numéro d'entreprise à neuf chiffres
• Le nom complet et le titre du dirigeant principal, et la mention de savoir si cette personne a un SSN ou un ITIN
• Les adresses postale et municipale canadiennes de la société
• Le mois où se termine son exercice
• Une courte description de l'activité aux États-Unis et la date à laquelle elle a commencé
• Le nombre d'employés américains prévus au cours des 12 prochains mois

Quel est l'équivalent canadien d'un EIN?

Le numéro d'entreprise (NE), l'identifiant à neuf chiffres que l'Agence du revenu du Canada (ARC) attribue à une entreprise. Ce n'est pas un EIN, et un formulaire américain qui demande un EIN ne peut pas l'accepter.

Le NE est le noyau des numéros de compte de la société à l'ARC, comme son compte d'impôt sur le revenu des sociétés RC (ARC). La forme du numéro qui va sur le formulaire W-8BEN-E est expliquée dans Le formulaire W-8BEN-E d'une société canadienne. Un EIN s'écrit 00-0000000 (Publication 15).

Quand le numéro d'entreprise suffit-il sur le formulaire W-8BEN-E?

Le NE à la ligne 9b suffit lorsque la société se fait connaître d'un client américain ou réclame des avantages conventionnels au moyen du formulaire W-8BEN-E. Les instructions de l'IRS exigent un numéro d'identification fiscale américain à la ligne 8 pour une demande conventionnelle lorsqu'aucun numéro d'identification fiscale étranger ne figure à la ligne 9b, et dans les cas ci-dessous. La rémunération d'un travail fait au Canada n'est pas un revenu de source américaine; elle n'exige donc aucune demande conventionnelle (26 USC 862). Pour des bénéfices d'entreprise de source américaine sans établissement stable aux États-Unis, une société qui invoque à la ligne 15 l'article sur les bénéfices d'entreprise de la convention Canada–États-Unis, avec 0 comme taux de retenue, peut s'appuyer sur son NE. La ligne 8 est réservée à un EIN américain; n'y inscrivez pas le NE.

Le NE ne suffit pas lorsque :

• La société doit plutôt remettre le formulaire W-8ECI, parce que ce formulaire exige un numéro américain.
• La société est associée d'une société de personnes qui exerce une activité commerciale aux États-Unis, comme une LLC américaine à plusieurs propriétaires (un associé canadien d'une LLC américaine), ou le paiement relève d'un autre cas énuméré à la Regulation 1.1441-1(e)(4)(vii).
• La société doit aussi produire le formulaire 1120-F, par exemple une déclaration exemptée par la convention. Une demande conventionnelle sur le formulaire W-8BEN-E ne règle pas cette question.

Pour le formulaire lui-même, pour un client qui demande un formulaire W-9 ou pour un formulaire 1099 reçu malgré tout, voir Le formulaire W-8BEN-E d'une société canadienne.

Comment une société canadienne remplit-elle le formulaire SS-4 sans SSN?

La société fait la demande en son propre nom, désigne un dirigeant, personne physique, comme personne responsable, et inscrit « foreign » ou N/A à la ligne 7b lorsque ce dirigeant n'a ni SSN ni ITIN et n'y est pas admissible. Les instructions précisent qu'une mention à la ligne 7b est obligatoire. Il n'y a pas de case « société étrangère » : la ligne 9a est Corporation et la ligne 9b nomme le Canada (formulaire SS-4).

Lorsque l'EIN ne sert qu'à un formulaire W-8 autre que le W-8ECI, ou à une demande conventionnelle, le tableau de la page 2 du formulaire SS-4 ne demande que les lignes 1 à 5b, 7a–7b, 8a, 9a, 9b, 10 et 18. Les réponses sur le formulaire servent à ouvrir le compte fiscal d'entreprise de la société à l'IRS. Décrire la société comme constituée aux États-Unis, ou faire la demande sous le nom d'un administrateur, crée un mauvais dossier.

Peut-on obtenir un EIN américain à distance depuis le Canada?

Oui. Une société sans résidence légale, sans établissement principal et sans bureau principal ni agence aux États-Unis fait la demande par téléphone, par télécopieur ou par la poste. Elle ne peut pas utiliser la demande en ligne (instructions du SS-4; IRS). Celle dont l'établissement principal ou le bureau principal est aux États-Unis ne peut pas utiliser la ligne téléphonique : elle envoie le formulaire SS-4 par télécopieur au 855-641-6935 ou par la poste à Internal Revenue Service, Attn: EIN Operation, Cincinnati, OH 45999, et l'outil en ligne exige quand même le SSN ou l'ITIN de la personne responsable.

N'utilisez qu'une seule voie, pour que la société n'obtienne pas deux EIN. L'IRS attribue un seul EIN par personne responsable et par jour. Si le formulaire 1120-F est à produire avant l'arrivée de l'EIN, une déclaration sur papier peut porter la mention « Applied For » et la date de la demande; une déclaration produite par voie électronique exige l'EIN au moment de la production (instructions du formulaire 1120-F). Un nouvel EIN fonctionne tout de suite sur une déclaration papier, mais la production électronique et les paiements électroniques peuvent ne pas l'accepter pendant jusqu'à 2 semaines (IRS).

Qui est la personne responsable, et qui peut faire l'appel?

Pour une société, la personne responsable est habituellement le dirigeant principal : la personne physique qui contrôle la société et dirige ses fonds et ses biens. Ce doit être une personne, et non une entité; une société mère canadienne ne peut donc pas être inscrite, et il faut nommer une personne physique à la place. Si plusieurs personnes y répondent, inscrivez celle que la société veut faire reconnaître par l'IRS (IRS). Un prête-nom (nominee), par exemple une personne à qui l'on a confié un pouvoir limité pour s'occuper seulement d'une constitution, ne peut pas faire la demande et ne doit pas être inscrit.

La personne qui appelle doit être autorisée à recevoir l'EIN et à répondre aux questions sur le formulaire, comme un dirigeant qui le signe, ou un mandataire tiers désigné dans la section prévue du formulaire SS-4. L'autorisation du mandataire n'est valide que si la zone de signature du formulaire est remplie. Le pouvoir du mandataire prend fin dès que l'EIN est attribué, et l'avis d'EIN est posté à la société. Si l'adresse ou le numéro de téléphone du mandataire est le même que celui de la société, la demande doit se faire par la poste ou par télécopieur (instructions du SS-4).

Que doit vérifier la société après l'arrivée de l'EIN?

Vérifiez le nom que l'IRS a inscrit, puis utilisez cette dénomination sociale avec l'EIN sur chaque formulaire américain. Les systèmes de l'IRS n'acceptent dans un nom d'entreprise que les lettres A à Z, les chiffres, les traits d'union et les esperluettes. Les autres symboles sont écrits en toutes lettres ou remplacés, et les apostrophes sont supprimées (IRS). Un point manquant après « Inc » ou un accent supprimé (Société devient Societe) relève de la mise en forme. Une lettre erronée, manquante ou en trop est une erreur à corriger avant le premier formulaire 1120-F.

• Toujours un W-8, jamais un W-9 : un EIN ne fait pas de la société une personne américaine. Elle continue de remettre aux payeurs américains le formulaire W-8BEN-E ou W-8ECI; une personne étrangère ne peut pas remettre le formulaire W-9 (instructions du demandeur du W-9).
• Le même nom partout : utilisez la dénomination sociale de la ligne 1 du SS-4 sur le formulaire 1120-F et sur toute autre déclaration (instructions du SS-4), et le même nom de société à la ligne 1 du W-8BEN-E (instructions du W-8BEN-E).
• Changement de nom ultérieur : cochez la case de changement de nom ou d'adresse sur le formulaire 1120-F suivant.
• Nouvelle personne responsable : signalez-la au moyen du formulaire 8822-B dans les 60 jours. Utilisez le même formulaire pour un changement d'adresse après la production d'une déclaration.
• Employés inscrits à la ligne 13 : attendez-vous à produire les déclarations fédérales d'impôt sur l'emploi, le formulaire 941 chaque trimestre, sauf si la ligne 14 a été cochée pour le formulaire 944. Un dirigeant ou une autre personne responsable qui omet volontairement de verser l'impôt retenu sur les salaires peut devoir personnellement 100 % de ce montant en vertu de l'article 6672 (Publication 15).
• EIN seulement pour un W-8 ou une demande conventionnelle : si l'IRS réclame plus tard une déclaration que la société ne doit pas, répondez rapidement qu'elle n'en a aucune à produire, sinon l'IRS peut établir un impôt; si une obligation de production naît plus tard, utilisez le même EIN (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.2.7.1).

Si l'avis d'EIN n'arrive jamais, si le numéro est perdu, si l'IRS a inscrit le nom de travers ou si une banque dit que le nom ne correspond pas, voir EIN retardé, perdu ou non concordant.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars américains.

Une société de logiciels de Toronto qui facture des clients américains

La société facture à ses clients américains 200 000 $ US par année pour du travail fait au Canada et n'a aucun bureau aux États-Unis. Chaque client reçoit un formulaire W-8BEN-E avec le NE à la ligne 9b, et aucun EIN n'est nécessaire pour cela. Plus tard, elle envoie deux employés travailler sur le site d'un client aux États-Unis. Cela peut obliger la société à produire le formulaire 1120-F; que la déclaration soit exemptée par la convention dépend de la question de savoir si elle a maintenant un établissement stable aux États-Unis. Dans les deux cas, la déclaration exige un EIN; son président appelle donc la ligne internationale, obtient l'EIN pendant l'appel et produit sous ce numéro.

Une société de Vancouver qui embauche dans l'État de Washington

La société embauche un employé qui vit et travaille à Washington, à 80 000 $ US par année. Avant la première paie, elle fait sa demande au moyen du formulaire SS-4 : ligne 10 Hired employees, ligne 13 un employé, ligne 15 la première paie américaine. Elle ouvre ensuite les comptes d'employeur propres à l'État de Washington. Un employé qui travaille aux États-Unis peut aussi signifier que la société exerce une activité commerciale aux États-Unis; si c'est le cas, elle produit le formulaire 1120-F chaque année, même si la convention exempte ses bénéfices.

Une société de Calgary dont le nom est mal orthographié à l'IRS

Un administrateur a appelé la ligne internationale, et l'avis d'EIN indique « Prairie Fild Services Inc » pour Prairie Field Services Inc. Le point manquant relève de la mise en forme de l'IRS; « Fild » est une erreur. La société fait corriger le nom à l'IRS avant son premier formulaire 1120-F, de sorte que le nom et l'EIN sur cette déclaration et sur son formulaire W-8BEN-E concordent.

Votre situation est différente?

• L'EIN sert à un premier formulaire 1120-F ou à une déclaration exemptée par la convention : réglez la production et la position conventionnelle avec Déclarations de revenus américaines d'une société canadienne et de l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Des déclarations américaines antérieures peuvent manquer : voir Déclarations américaines omises par une société canadienne et obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Un client américain a retenu de l'impôt : le client peut être en mesure de rendre l'impôt retenu par erreur; sinon, un remboursement de l'IRS passe par le formulaire 1120-F. Voir Impôt américain retenu sur les paiements versés à des Canadiens et obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière pour la déclaration de remboursement.
• Un client veut un formulaire W-9 ou a envoyé un formulaire 1099 : voir Le formulaire W-8BEN-E d'une société canadienne.
• Vous embauchez aux États-Unis ou vous vous inscrivez dans un État : voir Embaucher un employé de l'autre côté de la frontière et Inscrire une société canadienne dans un État américain, puis obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière pour la paie et les comptes d'État.
• Une banque américaine a demandé un EIN : voir Un compte bancaire américain pour une société canadienne.
• Vous constituez une filiale américaine : elle obtient son propre EIN; voir Mettre sur pied une filiale américaine depuis le Canada et Obtenir un EIN sans SSN.
• La société détient seule une LLC américaine : la LLC obtient son propre EIN, mais à moins qu'elle choisisse d'être imposée comme une société, les règles américaines l'ignorent (26 CFR 301.7701-3). Son activité aux États-Unis peut alors obliger la société canadienne à produire le formulaire 1120-F sous l'EIN propre à la société; voir Un propriétaire canadien d'une LLC américaine et obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière.
• La société est une société à responsabilité illimitée : les règles américaines ne traitent pas une société à responsabilité illimitée de la Nouvelle-Écosse, ou une autre société canadienne dont tous les propriétaires ont une responsabilité illimitée, comme une société automatique (26 CFR 301.7701-2). Cela peut changer la case du type d'entité du SS-4 et la déclaration américaine; obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Vous avez personnellement besoin d'un numéro d'identification fiscale américain : voir Un ITIN pour un Canadien.