EIN für eine kanadische Gesellschaft: Wann nötig und wie beantragen

Braucht eine kanadische Gesellschaft eine US-EIN?

Eine kanadische Gesellschaft braucht keine US-Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN), nur um US-Kunden Rechnungen zu stellen: Ihre kanadische Business Number steht auf Form W-8BEN-E. Eine EIN braucht sie, um Form 1120-F einzureichen (auch eine durch das Steuerabkommen befreite Erklärung), um US-Lohnabrechnung zu führen oder um Form W-8ECI zu geben; manche US-Banken und Bundesstaaten verlangen sie ebenfalls. Kanadische Gesellschaften haben keine EIN, bis sie sie auf Form SS-4 beantragen, und der IRS berechnet dafür nichts (IRS).

Die Anleitung zu Form 1120-F besagt, dass eine Gesellschaft ohne EIN eine beantragen muss und ein Erstattungsantrag mit dieser Erklärung gestellt wird. Publication 15 verlangt eine EIN, um Lohnsteuern zu melden. Die Anleitung zu Form W-8ECI macht eine US-Steuernummer zur Voraussetzung eines gültigen Formulars.

Eine EIN zu erhalten verpflichtet die Gesellschaft nicht schon für sich, eine US-Erklärung einzureichen; ihre US-Tätigkeit und ihre Einkünfte entscheiden das. Die EIN ist selten das Schwierige; der Grund dafür ist es. Eine EIN, die für Form 1120-F nötig ist, heißt, dass die Gesellschaft auch klären muss, ob sie US-Geschäftstätigkeit hat, wie ihre Position nach dem Steuerabkommen aussieht, Form 8833 und etwaige versäumte Jahre. Steuer, die ein US-Kunde bereits einbehalten hat, kann eine Form 1120-F zur Rückholung erfordern. US-Lohnabrechnung und eine Registrierung in einem Bundesstaat fügen Arbeitgeberkonten des Bundes und des Bundesstaates hinzu. Das sind Fragen über zwei Länder; siehe ob eine kanadische Gesellschaft eine US-Erklärung einreichen muss.

Halten Sie vor dem Antrag bereit:

• Die Gründungsurkunde oder Gründungsbescheinigung für den genauen rechtlichen Namen
• Die neunstellige Business Number
• Name und Funktion des leitenden Officers und ob diese Person eine SSN oder ITIN hat
• Die kanadische Post- und Straßenadresse der Gesellschaft
• Den Monat, in dem ihr Geschäftsjahr endet
• Eine kurze Beschreibung der US-Tätigkeit und das Datum ihres Beginns
• Die Zahl der in den nächsten 12 Monaten erwarteten Arbeitnehmer in den USA

Was ist das kanadische Gegenstück zur EIN?

Die Business Number (BN), die neunstellige Kennung, die die Canada Revenue Agency einem Unternehmen vergibt. Sie ist keine EIN, und ein US-Formular, das eine EIN verlangt, kann sie nicht aufnehmen.

Die BN ist der Kern der CRA-Kontonummern der Gesellschaft, etwa ihres Körperschaftsteuerkontos (RC) (CRA). Welche Form davon auf Form W-8BEN-E kommt, behandelt Form W-8BEN-E für eine kanadische Gesellschaft. Eine EIN wird 00-0000000 geschrieben (Publication 15).

Wann genügt die Business Number auf Form W-8BEN-E?

Die BN in Zeile 9b genügt, wenn sich die Gesellschaft gegenüber einem US-Kunden ausweist oder auf Form W-8BEN-E Abkommensvorteile beansprucht. Die Anleitung des IRS verlangt für einen Anspruch aus dem Steuerabkommen eine US-Steuernummer in Zeile 8, wenn in Zeile 9b keine ausländische Steuernummer steht, sowie in den unten genannten Fällen. Zahlungen für in Kanada geleistete Arbeit sind keine Einkünfte aus US-Quellen und brauchen daher keinen Anspruch aus dem Steuerabkommen (26 USC 862). Bei US-Geschäftsgewinnen ohne US-Betriebsstätte kann sich eine Gesellschaft, die in Zeile 15 den Artikel über Unternehmensgewinne des Steuerabkommens zwischen Kanada und den USA geltend macht, mit 0 als Quellensteuersatz auf ihre BN stützen. Zeile 8 ist nur für eine US-EIN; tragen Sie dort nicht die BN ein.

Die BN genügt nicht, wenn:

• Die Gesellschaft stattdessen Form W-8ECI geben muss, weil dieses Formular eine US-Nummer braucht.
• Die Gesellschaft Gesellschafterin einer Personengesellschaft mit US-Geschäft ist, etwa einer US-LLC mit mehreren Eigentümern (ein kanadischer Gesellschafter einer US-LLC), oder die Zahlung ein anderer in Regulation 1.1441-1(e)(4)(vii) genannter Fall ist.
• Die Gesellschaft außerdem Form 1120-F einreichen muss, zum Beispiel eine durch das Steuerabkommen befreite Erklärung. Ein Anspruch aus dem Steuerabkommen auf der W-8BEN-E klärt diese Frage nicht.

Zum Formular selbst, zu einem Kunden, der eine W-9 verlangt, oder zu einer 1099, die trotzdem eingetroffen ist, siehe Form W-8BEN-E für eine kanadische Gesellschaft.

Wie füllt eine kanadische Gesellschaft Form SS-4 ohne SSN aus?

Die Gesellschaft beantragt in ihrem eigenen Namen, nennt einen einzelnen Officer als verantwortliche Person und schreibt „foreign“ oder N/A in Zeile 7b, wenn dieser Officer keine SSN oder ITIN hat und keine beantragen kann. Die Anleitung sagt, dass ein Eintrag in Zeile 7b erforderlich ist. Es gibt kein Feld „ausländische Kapitalgesellschaft“: Zeile 9a ist Corporation, und Zeile 9b nennt Kanada (Form SS-4).

Wenn die EIN nur für eine andere W-8 als W-8ECI oder für einen Anspruch aus dem Steuerabkommen gebraucht wird, fragt die Tabelle auf Seite 2 von Form SS-4 nur nach den Zeilen 1–5b, 7a–7b, 8a, 9a, 9b, 10 und 18. Die Angaben im Formular richten das Konto der Gesellschaft für die Unternehmenssteuer beim IRS ein. Die Gesellschaft als in den USA gegründet zu beschreiben oder unter dem eigenen Namen eines Direktors zu beantragen, richtet den falschen Eintrag ein.

Kann man eine US-EIN aus der Ferne von Kanada aus erhalten?

Ja. Eine Gesellschaft ohne rechtlichen Wohnsitz, Hauptgeschäftsort oder Hauptsitz oder Vertretung in den USA beantragt sie per Telefon, Fax oder Post. Den Online-Antrag kann sie nicht nutzen (Anleitung zu SS-4; IRS). Eine Gesellschaft, deren Hauptgeschäftsort oder Hauptsitz in den USA liegt, kann die Telefonlinie nicht nutzen: Sie faxt Form SS-4 an 855-641-6935 oder schickt sie an Internal Revenue Service, Attn: EIN Operation, Cincinnati, OH 45999, und das Online-Werkzeug braucht weiterhin die SSN oder ITIN der verantwortlichen Person.

Nutzen Sie nur einen Weg, damit die Gesellschaft nicht zwei EINs bekommt. Der IRS erteilt pro verantwortlicher Person und Tag eine EIN. Ist Form 1120-F fällig, bevor die EIN eintrifft, kann eine Papiererklärung „Applied For“ und das Antragsdatum zeigen; eine elektronisch eingereichte Erklärung braucht die EIN bei der Einreichung (Anleitung zu Form 1120-F). Eine neue EIN funktioniert sofort bei einer Papiererklärung, doch E-File und elektronische Zahlungen nehmen sie bis zu 2 Wochen womöglich nicht an (IRS).

Wer ist die verantwortliche Person, und wer kann anrufen?

Bei einer Gesellschaft ist die verantwortliche Person in der Regel der leitende Officer: die natürliche Person, die die Gesellschaft kontrolliert und über ihre Mittel und Vermögenswerte verfügt. Es muss eine Person sein, keine Einheit; eine kanadische Muttergesellschaft kann also nicht eingetragen werden, nennen Sie stattdessen eine natürliche Person. Kommen mehrere Personen infrage, tragen Sie diejenige ein, die der IRS nach dem Willen der Gesellschaft anerkennen soll (IRS). Ein Nominee, etwa jemand mit nur beschränkter Vollmacht für eine Gründung, kann nicht beantragen und sollte nicht eingetragen werden.

Der Anrufer muss berechtigt sein, die EIN entgegenzunehmen und Fragen zum Formular zu beantworten, etwa ein Officer, der es unterzeichnet, oder ein im Abschnitt für Beauftragte von Form SS-4 benannter Dritter. Die Vollmacht des Beauftragten gilt nur, wenn der Unterschriftsbereich des Formulars ausgefüllt ist. Die Vollmacht des Beauftragten endet mit der Zuteilung der EIN, und das EIN-Schreiben wird an die Gesellschaft geschickt. Stimmen Adresse oder Telefonnummer des Beauftragten mit denen der Gesellschaft überein, muss der Antrag per Post oder Fax erfolgen (Anleitung zu SS-4).

Was sollte die Gesellschaft prüfen, nachdem die EIN eingetroffen ist?

Prüfen Sie den vom IRS erfassten Namen und verwenden Sie dann diesen rechtlichen Namen mit der EIN in jedem US-Formular. Die Systeme des IRS akzeptieren in einem Unternehmensnamen nur Buchstaben A–Z, Ziffern, Bindestriche und Et-Zeichen. Andere Zeichen werden ausgeschrieben oder ersetzt, und Apostrophe werden entfernt (IRS). Ein fehlender Punkt nach „Inc“ oder ein weggefallener Akzent (aus Société wird Societe) ist Formatierung. Ein falscher, fehlender oder überzähliger Buchstabe ist ein Fehler, den Sie vor der ersten Form 1120-F beheben.

• Weiterhin eine W-8, nie eine W-9: Eine EIN macht die Gesellschaft nicht zu einer US-Person. Sie gibt US-Zahlern weiterhin Form W-8BEN-E oder W-8ECI; eine ausländische Person darf Form W-9 nicht geben (Anleitung für den Anfordernden von W-9).
• Überall derselbe Name: Verwenden Sie den rechtlichen Namen aus SS-4 Zeile 1 auf Form 1120-F und jeder anderen Erklärung (Anleitung zu SS-4) und denselben Gesellschaftsnamen in W-8BEN-E Zeile 1 (Anleitung zu W-8BEN-E).
• Spätere Namensänderung: Kreuzen Sie auf der nächsten Form 1120-F das Feld für die Änderung von Namen oder Adresse an.
• Neue verantwortliche Person: Melden Sie sie innerhalb von 60 Tage auf Form 8822-B. Verwenden Sie dasselbe Formular für eine Adressänderung, nachdem eine Erklärung eingereicht wurde.
• Arbeitnehmer in Zeile 13: Erwarten Sie, Lohnsteuererklärungen des Bundes einzureichen, Form 941 jedes Quartal, es sei denn, Zeile 14 wurde für Form 944 angekreuzt. Ein Officer oder eine andere verantwortliche Person, die einbehaltene Lohnsteuer vorsätzlich nicht abführt, kann nach Section 6672 persönlich 100 % davon schulden (Publication 15).
• EIN nur für eine W-8 oder einen Anspruch aus dem Steuerabkommen: Fordert der IRS später eine Erklärung an, die die Gesellschaft nicht schuldet, antworten Sie umgehend, dass sie keine einzureichen hat, sonst kann der IRS Steuer festsetzen; beginnt später eine Einreichungspflicht, verwenden Sie dieselbe EIN (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.2.7.1).

Wenn das EIN-Schreiben nie eintrifft, die Nummer verloren ist, der IRS den Namen falsch erfasst hat oder eine Bank sagt, der Name stimme nicht überein, siehe EIN verspätet, verloren oder nicht übereinstimmend.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in US-Dollar.

Eine Softwaregesellschaft aus Toronto stellt US-Kunden Rechnungen

Die Gesellschaft stellt US-Kunden US$200.000 pro Jahr für in Kanada geleistete Arbeit in Rechnung und hat kein US-Büro. Jeder Kunde erhält eine W-8BEN-E mit der BN in Zeile 9b, und dafür ist keine EIN nötig. Später schickt sie zwei Mitarbeiter, um am US-Standort eines Kunden zu arbeiten. Das kann bedeuten, dass sie Form 1120-F einreichen muss; ob die Erklärung durch das Steuerabkommen befreit ist, hängt davon ab, ob sie nun eine US-Betriebsstätte hat. In beiden Fällen braucht die Erklärung eine EIN; ihr President ruft deshalb die internationale Nummer an, erhält die EIN während des Anrufs und reicht unter dieser Nummer ein.

Eine Gesellschaft aus Vancouver stellt im Bundesstaat Washington ein

Die Gesellschaft stellt einen Arbeitnehmer ein, der in Washington lebt und arbeitet, für US$80.000 pro Jahr. Vor dem ersten Zahltag beantragt sie auf Form SS-4: Zeile 10 Hired employees, Zeile 13 ein Arbeitnehmer, Zeile 15 der erste US-Zahltag. Dann eröffnet sie die eigenen Arbeitgeberkonten von Washington. Ein Arbeitnehmer in den USA kann auch bedeuten, dass die Gesellschaft ein US-Geschäft betreibt; dann reicht sie jedes Jahr Form 1120-F ein, auch wenn das Steuerabkommen ihre Gewinne befreit.

Eine Gesellschaft aus Calgary mit falsch geschriebenem Namen beim IRS

Ein Direktor rief die internationale Nummer an, und das EIN-Schreiben lautet „Prairie Fild Services Inc“ statt Prairie Field Services Inc. Der fehlende Punkt ist Formatierung des IRS; „Fild“ ist ein Fehler. Die Gesellschaft lässt den Namen vor ihrer ersten Form 1120-F beim IRS korrigieren, damit Name und EIN auf dieser Erklärung und auf ihrer W-8BEN-E übereinstimmen.

Anders in Ihrem Fall?

• Die EIN ist für eine erste Form 1120-F oder eine durch das Steuerabkommen befreite Erklärung: Klären Sie die Einreichung und die Position nach dem Steuerabkommen mit US-Steuererklärungen kanadischer Gesellschaften und Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Frühere US-Erklärungen fehlen möglicherweise: siehe versäumte US-Erklärungen einer kanadischen Gesellschaft und holen Sie sich Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Ein US-Kunde hat Steuer einbehalten: Der Kunde kann irrtümlich einbehaltene Steuer unter Umständen zurückgeben; sonst läuft eine Erstattung des IRS über Form 1120-F. Siehe einbehaltene US-Steuer auf Zahlungen an Kanadier und holen Sie sich Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern für die Erstattungserklärung.
• Ein Kunde will eine W-9 oder hat eine 1099 geschickt: siehe Form W-8BEN-E für eine kanadische Gesellschaft.
• Sie stellen in den USA ein oder registrieren sich in einem Bundesstaat: siehe einen Arbeitnehmer über die Grenze einstellen und eine kanadische Gesellschaft in einem US-Bundesstaat registrieren, dann Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern für die Konten der Lohnabrechnung und des Bundesstaates.
• Eine US-Bank hat nach einer EIN gefragt: siehe ein US-Bankkonto für eine kanadische Gesellschaft.
• Sie gründen eine US-Tochtergesellschaft: Sie erhält eine eigene EIN; siehe eine US-Tochtergesellschaft von Kanada aus einrichten und eine EIN ohne SSN erhalten.
• Die Gesellschaft besitzt allein eine US-LLC: Die LLC erhält eine eigene EIN, doch sofern sie nicht wählt, als Kapitalgesellschaft besteuert zu werden, ignorieren die US-Regeln sie (26 CFR 301.7701-3). Ihr US-Geschäft kann die kanadische Gesellschaft dann zwingen, Form 1120-F unter der eigenen EIN der Gesellschaft einzureichen; siehe ein kanadischer Eigentümer einer US-LLC und holen Sie sich Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Die Gesellschaft ist eine Unlimited Liability Company: Die US-Regeln behandeln eine Unlimited Liability Company aus Nova Scotia oder eine andere kanadische Gesellschaft, deren Eigentümer alle unbeschränkt haften, nicht automatisch als Kapitalgesellschaft (26 CFR 301.7701-2). Das kann das Feld zur Rechtsform auf der SS-4 und die US-Erklärung verändern; holen Sie sich Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Sie brauchen persönlich eine US-Steuernummer: siehe eine ITIN für einen Kanadier.