加拿大公司的美国 EIN：什么时候需要，怎么申请

加拿大公司需要美国 EIN 吗？

加拿大公司只是给美国客户开发票，并不需要美国雇主识别号码（EIN）：它的加拿大商业号码写在 W-8BEN-E 表上即可。要提交 1120-F 表（即使是按协定免税的申报表）、办理美国发薪，或提供 W-8ECI 表，则需要 EIN；有些美国银行和州也会要求提供。加拿大公司在用 SS-4 表申请之前没有 EIN，IRS 办理 EIN 不收费（IRS）。

1120-F 表说明说，没有 EIN 的公司必须申请一个，退税申请也要在这份申报表上提出。第 15 号出版物要求有 EIN 才能申报雇佣税。W-8ECI 表说明把美国纳税人号码作为表格有效的条件。

取得 EIN 本身并不会让公司必须提交美国申报表；是否提交，取决于它在美国的活动和收入。EIN 很少是难点，需要它的原因才是。为 1120-F 表而需要 EIN，就意味着公司还要弄清楚它有没有美国业务活动、它的协定立场、8833 表，以及任何漏掉的年份。美国客户已经预扣的税款，可能要通过 1120-F 表才能追回。美国发薪和州登记，会增加联邦和州的雇主账户。这些都是涉及两国的问题；见加拿大公司是否必须提交美国申报表。

申请前请准备好：

• 公司章程或注册证书，用来确认准确的法定名称
• 九位数的商业号码
• 主要高级职员的全名和职位，以及此人是否有 SSN 或 ITIN
• 公司在加拿大的邮寄地址和营业地址
• 会计年度结束的月份
• 对美国业务活动的简要说明和开始日期
• 未来 12 个月预计在美国的员工人数

EIN 在加拿大对应的是什么？

商业号码（BN），即加拿大税务局给企业的九位数标识号码。它不是 EIN，要求填写 EIN 的美国表格不接受它。

BN 是公司各个 CRA 账户号码的核心，例如它的 RC 公司所得税账户（CRA）。W-8BEN-E 表上写哪种形式的 BN，见加拿大公司的 W-8BEN-E 表。EIN 的写法是 00-0000000（第 15 号出版物）。

什么时候 W-8BEN-E 表上写商业号码就够了？

公司向美国客户证明自己的身份，或在 W-8BEN-E 表上主张协定优惠时，第 9b 行写 BN 就够了。IRS 说明要求，主张协定优惠而第 9b 行没有外国税号时，以及在下列情况下，要在第 8 行填写美国纳税人号码。在加拿大完成的工作所得报酬不是美国来源收入，所以不需要主张协定优惠（26 USC 862）。对于没有美国常设机构的美国来源营业利润，公司在第 15 行主张加拿大–美国税收协定的营业利润条款，并以 0 作为预扣税率，可以依靠它的 BN。第 8 行只用于美国 EIN；不要把 BN 填在那里。

BN 不够用的情况：

• 公司必须改为提供 W-8ECI 表，因为那张表需要美国号码。
• 公司是从事美国业务的合伙企业的合伙人，例如有多位业主的美国 LLC（加拿大人作为美国 LLC 的合伙人），或付款属于条例 1.1441-1(e)(4)(vii) 列出的其他情形。
• 公司还必须提交 1120-F 表，例如按协定免税的申报表。W-8BEN-E 表上的协定主张，并不能解决这个问题。

关于表格本身，以及客户要求提供 W-9 表或已经收到 1099 表的情况，见加拿大公司的 W-8BEN-E 表。

加拿大公司没有 SSN，怎样填 SS-4 表？

公司以自己的名义申请，指定一位个人高级职员为责任方；如果这位高级职员没有 SSN 或 ITIN、也没有资格取得，就在第 7b 行写“foreign”或 N/A。说明说，第 7b 行必须填写。表格上没有“外国公司”这个选项：第 9a 行选公司（Corporation），第 9b 行写加拿大（SS-4 表）。

当 EIN 仅用于 W-8 表（W-8ECI 除外）或协定主张时，SS-4 表第 2 页的图表只要求填写第 1–5b、7a–7b、8a、9a、9b、10 和 18 行。表格上的答案会建立公司的 IRS 企业税务账户。把公司描述为在美国成立，或用董事本人的名义申请，都会建立错误的记录。

能在加拿大远程取得美国 EIN 吗？

能。在美国没有法定居所、主要营业地点，或主要办公室或代理机构的公司，通过电话、传真或邮寄申请。它不能使用网上申请（SS-4 表说明；IRS）。主要营业地点或主要办公室在美国的公司不能打电话：要把 SS-4 表传真到 855-641-6935，或邮寄到 Internal Revenue Service, Attn: EIN Operation, Cincinnati, OH 45999，而网上工具仍然需要责任方的 SSN 或 ITIN。

只用一种方式，以免公司最后有两个 EIN。IRS 每天为每位责任方只发一个 EIN。如果 1120-F 表在 EIN 到手前到期，纸质申报表可以写“Applied For”和申请日期；电子申报表在提交时必须有 EIN（1120-F 表说明）。新的 EIN 在纸质申报表上立即可用，但电子申报和电子付款最多可能 2 周内不接受它（IRS）。

谁是责任方？谁可以打电话？

对公司来说，责任方通常是主要高级职员：控制公司并支配其资金和资产的个人。必须是一个人，而不是实体，所以不能列加拿大母公司；要改列一位个人。如果有几个人都符合，列公司希望 IRS 认定的那一位（IRS）。名义代理人，例如只被授予有限权限来办理设立的人，不能申请，也不应列入。

打电话的人必须获授权接收 EIN 并回答有关表格的问题，例如签署表格的高级职员，或在 SS-4 表指定人部分列名的第三方指定人。只有表格的签名区填写完整，指定人的授权才有效。EIN 分配之后，指定人的权限即告终止，EIN 通知会邮寄给公司。如果指定人的地址或电话与公司相同，申请必须通过邮寄或传真提交（SS-4 表说明）。

EIN 到手之后，公司该核对什么？

核对 IRS 记录的名称，然后在每份美国表格上，用 EIN 配合这个法定名称。IRS 系统在企业名称中只接受字母 A–Z、数字、连字符和 & 符号。其他符号会被拼出或替换，撇号会被去掉（IRS）。“Inc”后面缺少句点，或重音符号被去掉（Société 变成 Societe），属于格式问题。字母写错、缺失或多出来，则是错误，要在第一份 1120-F 表之前更正。

• 仍然用 W-8，不用 W-9： EIN 并不会让公司成为美国人。它仍然向美国付款方提供 W-8BEN-E 表或 W-8ECI 表；外国人不能提供 W-9 表（W-9 表索取方说明）。
• 到处用同一个名称： 在 1120-F 表和其他每份申报表上，使用 SS-4 表第 1 行的法定名称（SS-4 表说明），W-8BEN-E 表第 1 行也用同一个公司名称（W-8BEN-E 表说明）。
• 以后改名： 在下一份 1120-F 表上勾选名称或地址变更框。
• 新的责任方： 在 60 天 内，用 8822-B 表报告。申报表提交后变更地址，也用同一张表。
• 第 13 行列出了员工： 预计要提交联邦雇佣税申报表，每季度一份 941 表，除非第 14 行勾选了 944 表。故意不缴已预扣的工资税的高级职员或其他责任人，依据第 6672 条可能个人欠缴其 100%（第 15 号出版物）。
• EIN 只用于 W-8 表或协定主张： 如果 IRS 以后要求提交公司并不欠缴的申报表，请及时答复说它没有需要提交的申报表，否则 IRS 可能评税；如果以后开始有申报义务，沿用同一个 EIN（《国内税收手册》21.7.13.3.2.7.1）。

如果 EIN 通知一直没到、号码丢了、IRS 把名称记错了，或银行说名称不匹配，见 EIN 延迟、丢失或不匹配。

示例

这些示例仅为说明；金额以美元计。

多伦多的软件公司，向美国客户收费

这家公司每年向美国客户收取 US$200,000，工作都在加拿大完成，没有美国办公室。每位客户都拿到第 9b 行写有 BN 的 W-8BEN-E 表，这不需要 EIN。后来它派两名员工到一位客户在美国的场地工作。这可能意味着它必须提交 1120-F 表；这份申报表能否按协定免税，取决于它现在是否有美国常设机构。不管哪种，申报表都需要 EIN，所以它的总裁拨打国际专线，通话期间拿到 EIN，并以这个号码申报。

温哥华的公司，在华盛顿州雇人

这家公司雇用了一名住在华盛顿州并在当地工作的员工，年薪 US$80,000。第一次发薪之前，它用 SS-4 表申请：第 10 行选雇用了员工，第 13 行填一名员工，第 15 行填第一次美国发薪日。然后它开设华盛顿州自己的雇主账户。员工在美国工作，还可能意味着公司从事美国贸易或业务；如果是这样，它每年都要提交 1120-F 表，即使税收协定免除了它的利润。

卡尔加里的公司，IRS 记录的名称拼错了

一位董事拨打了国际专线，EIN 通知上写的是“Prairie Fild Services Inc”，应为 Prairie Field Services Inc.。缺少句点是 IRS 的格式处理；“Fild”是错误。公司在第一份 1120-F 表之前请 IRS 更正了名称，使该申报表和它的 W-8BEN-E 表上的名称与 EIN 一致。

您的情况不同吗？

• EIN 用于第一份 1120-F 表或按协定免税的申报表： 请借助加拿大公司的美国纳税申报表和跨境税务协助，确定申报和协定立场。
• 之前的美国申报表可能漏掉了： 请见加拿大公司漏报的美国申报表，并获取跨境税务协助。
• 美国客户预扣了税款： 客户也许能退还错误预扣的税款；否则，IRS 的退税要通过 1120-F 表办理。请见对付给加拿大人的款项预扣的美国税，并获取跨境税务协助来办理退税申报表。
• 客户要求提供 W-9 表，或寄来了 1099 表： 请见加拿大公司的 W-8BEN-E 表。
• 您要在美国雇人或在某个州登记： 请见跨境雇用员工和在美国某个州登记加拿大公司，然后获取跨境税务协助来办理工资扣缴和州账户。
• 美国银行要求提供 EIN： 请见加拿大公司的美国银行账户。
• 您要设立美国子公司： 它有自己的 EIN；请见从加拿大设立美国子公司和没有 SSN 怎样取得 EIN。
• 公司单独持有一家美国 LLC： LLC 有自己的 EIN，但除非它选择按公司征税，美国规则会忽略它（26 CFR 301.7701-3）。它的美国业务可能使加拿大公司以公司自己的 EIN 提交 1120-F 表；请见加拿大人持有美国 LLC，并获取跨境税务协助。
• 公司是无限责任公司： 美国规则不会自动把新斯科舍省的无限责任公司，或所有业主都承担无限责任的其他加拿大公司，视为公司（26 CFR 301.7701-2）。这可能改变 SS-4 表的实体选项和美国申报表；请获取跨境税务协助。
• 您本人需要美国税号： 请见加拿大人的 ITIN。