EIN cho công ty Canada: khi nào cần và cách xin

Công ty Canada có cần EIN của Hoa Kỳ không?

Công ty Canada không cần mã số định danh người sử dụng lao động (EIN) của Hoa Kỳ chỉ để xuất hóa đơn cho khách hàng Hoa Kỳ: mã số doanh nghiệp Canada của công ty được ghi trên Form W-8BEN-E. Công ty cần EIN để nộp Form 1120-F, kể cả tờ khai được miễn theo hiệp định, để chạy bảng lương tại Hoa Kỳ hoặc để đưa Form W-8ECI; một số ngân hàng và tiểu bang Hoa Kỳ cũng hỏi EIN. Công ty Canada chưa có EIN cho đến khi nộp Form SS-4, và IRS không thu phí (IRS).

Hướng dẫn Form 1120-F nói công ty chưa có EIN phải xin EIN, và yêu cầu hoàn thuế được thực hiện trên tờ khai đó. Publication 15 yêu cầu có EIN để báo cáo thuế tuyển dụng. Hướng dẫn Form W-8ECI coi mã số người nộp thuế Hoa Kỳ là điều kiện để biểu mẫu hợp lệ.

Có EIN không tự nó buộc công ty nộp tờ khai Hoa Kỳ; hoạt động và thu nhập tại Hoa Kỳ của công ty mới quyết định điều đó. EIN hiếm khi là phần khó; lý do cần EIN mới là phần khó. EIN cần cho Form 1120-F nghĩa là công ty cũng phải xác định xem mình có hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ không, lập trường theo hiệp định, Form 8833 và mọi năm bị bỏ lỡ. Thuế mà khách hàng Hoa Kỳ đã khấu trừ có thể phải nộp Form 1120-F mới lấy lại được. Bảng lương Hoa Kỳ và đăng ký tiểu bang thêm tài khoản người sử dụng lao động cấp liên bang và tiểu bang. Đó là các câu hỏi của hai nước; xem công ty Canada có phải nộp tờ khai Hoa Kỳ không.

Hãy chuẩn bị trước khi nộp đơn:

• Điều lệ hoặc giấy chứng nhận thành lập, để lấy tên pháp lý chính xác
• Mã số doanh nghiệp gồm chín chữ số
• Họ tên đầy đủ và chức danh của cán bộ điều hành chính, và người đó có SSN hoặc ITIN hay không
• Địa chỉ gửi thư và địa chỉ nơi đặt trụ sở của công ty tại Canada
• Tháng kết thúc năm kế toán
• Mô tả ngắn về hoạt động tại Hoa Kỳ và ngày bắt đầu
• Số nhân viên tại Hoa Kỳ dự kiến trong 12 tháng tới

Tương đương của EIN tại Canada là gì?

Mã số doanh nghiệp (BN), mã số gồm chín chữ số do Cơ quan Thuế Canada (CRA) cấp cho doanh nghiệp. Đây không phải EIN, và biểu mẫu Hoa Kỳ yêu cầu EIN không nhận BN.

BN là phần lõi của các mã số tài khoản CRA của công ty, như tài khoản thuế thu nhập công ty RC (CRA). Dạng nào của BN được ghi trên Form W-8BEN-E được nói trong Form W-8BEN-E cho công ty Canada. EIN được viết dưới dạng 00-0000000 (Publication 15).

Khi nào mã số doanh nghiệp đủ dùng trên Form W-8BEN-E?

BN ở line 9b là đủ khi công ty tự chứng minh với khách hàng Hoa Kỳ hoặc xin quyền lợi hiệp định trên Form W-8BEN-E. Hướng dẫn của IRS yêu cầu mã số người nộp thuế Hoa Kỳ ở line 8 cho yêu cầu hưởng hiệp định khi không có mã số thuế nước ngoài ở line 9b, và trong các trường hợp dưới đây. Tiền công cho công việc làm tại Canada không phải thu nhập có nguồn từ Hoa Kỳ, nên không cần xin hưởng hiệp định (26 USC 862). Với lợi nhuận kinh doanh có nguồn từ Hoa Kỳ mà không có cơ sở thường trú tại Hoa Kỳ, công ty xin áp dụng điều khoản lợi nhuận kinh doanh của hiệp định Canada–Hoa Kỳ ở line 15, với 0 là mức khấu trừ, có thể dùng BN của mình. Line 8 chỉ dành cho EIN của Hoa Kỳ; đừng ghi BN vào đó.

BN không đủ khi:

• Công ty phải đưa Form W-8ECI thay thế, vì biểu mẫu đó cần mã số Hoa Kỳ.
• Công ty là thành viên hợp danh của một hợp danh kinh doanh tại Hoa Kỳ, như LLC Hoa Kỳ có nhiều chủ sở hữu (thành viên hợp danh người Canada trong LLC Hoa Kỳ), hoặc khoản trả là một trường hợp khác được liệt kê trong Regulation 1.1441-1(e)(4)(vii).
• Công ty còn phải nộp Form 1120-F, ví dụ tờ khai được miễn theo hiệp định. Việc xin hưởng hiệp định trên W-8BEN-E không giải quyết câu hỏi đó.

Về chính biểu mẫu, một khách hàng đòi W-9 hoặc 1099 đã được gửi đến, xem Form W-8BEN-E cho công ty Canada.

Công ty Canada điền Form SS-4 thế nào khi không có SSN?

Công ty nộp đơn dưới tên của chính mình, nêu một cán bộ điều hành là cá nhân làm người chịu trách nhiệm (responsible party), và ghi "foreign" hoặc N/A ở line 7b khi người đó không có SSN hay ITIN và không đủ điều kiện xin. Hướng dẫn nói bắt buộc phải có mục ở line 7b. Không có ô "foreign corporation": line 9a là Corporation và line 9b ghi Canada (Form SS-4).

Khi EIN chỉ dùng cho một Form W-8 khác ngoài W-8ECI, hoặc để hưởng hiệp định, bảng ở trang 2 của Form SS-4 chỉ hỏi các line 1–5b, 7a–7b, 8a, 9a, 9b, 10 và 18. Các câu trả lời trên biểu mẫu lập tài khoản thuế doanh nghiệp của công ty tại IRS. Mô tả công ty là công ty thành lập tại Hoa Kỳ, hoặc nộp đơn dưới tên riêng của một giám đốc, sẽ lập sai hồ sơ.

Có xin được EIN của Hoa Kỳ từ xa ở Canada không?

Có. Công ty không có nơi cư trú pháp lý, nơi kinh doanh chính, hoặc văn phòng hay đại diện chính tại Hoa Kỳ nộp đơn qua điện thoại, fax hoặc bưu điện. Công ty không dùng được đơn trực tuyến (hướng dẫn SS-4; IRS). Công ty có nơi kinh doanh chính hoặc văn phòng chính tại Hoa Kỳ không dùng được đường dây điện thoại: công ty fax Form SS-4 đến 855-641-6935 hoặc gửi bưu điện đến Internal Revenue Service, Attn: EIN Operation, Cincinnati, OH 45999, và công cụ trực tuyến vẫn cần SSN hoặc ITIN của người chịu trách nhiệm.

Chỉ dùng một đường, để công ty không có hai EIN. IRS cấp một EIN cho mỗi người chịu trách nhiệm mỗi ngày. Nếu Form 1120-F đến hạn trước khi EIN đến, tờ khai giấy có thể ghi "Applied For" và ngày nộp đơn; tờ khai nộp điện tử cần có EIN khi nộp (hướng dẫn Form 1120-F). EIN mới dùng được ngay trên tờ khai giấy, nhưng nộp điện tử và thanh toán điện tử có thể chưa nhận trong tối đa 2 tuần (IRS).

Ai là người chịu trách nhiệm (responsible party), và ai có thể gọi điện?

Với công ty, người chịu trách nhiệm thường là cán bộ điều hành chính: cá nhân kiểm soát công ty và điều hành quỹ và tài sản của công ty. Phải là một người, không phải một pháp nhân, nên không thể ghi công ty mẹ Canada; hãy nêu một cá nhân. Nếu có nhiều người đủ điều kiện, hãy ghi người mà công ty muốn IRS công nhận (IRS). Người được ủy nhiệm (nominee), như người chỉ được giao quyền hạn chế để lo việc thành lập, không thể nộp đơn và không nên được ghi.

Người gọi phải được ủy quyền nhận EIN và trả lời câu hỏi về biểu mẫu, như cán bộ điều hành ký biểu mẫu, hoặc người được chỉ định (third-party designee) nêu ở phần designee của Form SS-4. Việc ủy quyền cho người được chỉ định chỉ có hiệu lực khi phần chữ ký của biểu mẫu đã hoàn tất. Quyền của người được chỉ định chấm dứt khi EIN được cấp, và thông báo EIN được gửi bưu điện cho công ty. Nếu địa chỉ hoặc số điện thoại của người được chỉ định trùng với của công ty, đơn phải nộp qua bưu điện hoặc fax (hướng dẫn SS-4).

Công ty cần kiểm tra gì sau khi EIN đến?

Hãy kiểm tra tên mà IRS đã ghi, rồi dùng tên pháp lý đó cùng EIN trên mọi biểu mẫu Hoa Kỳ. Hệ thống IRS chỉ nhận chữ cái A–Z, chữ số, dấu gạch nối và dấu & trong tên doanh nghiệp. Các ký hiệu khác được viết ra chữ hoặc thay thế, và dấu nháy đơn bị bỏ (IRS). Thiếu dấu chấm sau "Inc" hoặc mất dấu (Société thành Societe) chỉ là định dạng. Thiếu, sai hoặc thừa một chữ cái là lỗi cần sửa trước Form 1120-F đầu tiên.

• Vẫn là W-8, không bao giờ là W-9: EIN không biến công ty thành người Hoa Kỳ (US person). Công ty tiếp tục đưa bên trả tiền tại Hoa Kỳ Form W-8BEN-E hoặc W-8ECI; người nước ngoài không được đưa Form W-9 (hướng dẫn cho bên yêu cầu W-9).
• Cùng một tên ở mọi nơi: dùng tên pháp lý ở line 1 của SS-4 trên Form 1120-F và mọi tờ khai khác (hướng dẫn SS-4), và cùng tên công ty ở line 1 của W-8BEN-E (hướng dẫn W-8BEN-E).
• Đổi tên sau này: hãy đánh dấu ô đổi tên hoặc đổi địa chỉ trên Form 1120-F kế tiếp.
• Người chịu trách nhiệm mới: báo trên Form 8822-B trong vòng 60 ngày. Dùng cùng biểu mẫu để đổi địa chỉ sau khi đã nộp tờ khai.
• Nhân viên ghi ở line 13: hãy dự kiến nộp tờ khai thuế tuyển dụng liên bang, Form 941 mỗi quý trừ khi đã đánh dấu line 14 cho Form 944. Cán bộ điều hành hoặc người chịu trách nhiệm khác cố ý để thuế tiền lương đã khấu trừ không nộp có thể phải tự chịu 100% số đó theo section 6672 (Publication 15).
• EIN chỉ cho W-8 hoặc yêu cầu hưởng hiệp định: nếu sau này IRS yêu cầu một tờ khai mà công ty không có nghĩa vụ nộp, hãy trả lời ngay rằng công ty không có gì để nộp, nếu không IRS có thể ấn định thuế; nếu nghĩa vụ nộp hồ sơ bắt đầu sau này, hãy dùng cùng EIN đó (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.2.7.1).

Nếu thông báo EIN không bao giờ đến, số bị mất, IRS ghi sai tên hoặc ngân hàng nói tên không khớp, xem EIN bị chậm, thất lạc hoặc không khớp.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Công ty phần mềm ở Toronto lập hóa đơn cho khách hàng Hoa Kỳ

Công ty lập hóa đơn cho khách hàng Hoa Kỳ US$200.000 mỗi năm cho công việc làm tại Canada và không có văn phòng tại Hoa Kỳ. Mỗi khách hàng nhận một W-8BEN-E với BN ở line 9b, và không cần EIN cho việc đó. Sau đó công ty cử hai nhân viên đến làm việc tại địa điểm của một khách hàng ở Hoa Kỳ. Điều đó có thể khiến công ty phải nộp Form 1120-F; tờ khai có được miễn theo hiệp định hay không tùy vào việc công ty giờ có cơ sở thường trú tại Hoa Kỳ hay không. Dù thế nào, tờ khai cũng cần EIN, nên chủ tịch của công ty gọi đường dây quốc tế, nhận EIN ngay trong cuộc gọi và nộp dưới số đó.

Công ty ở Vancouver thuê người tại tiểu bang Washington

Công ty thuê một nhân viên sống và làm việc tại Washington, với mức US$80.000 mỗi năm. Trước ngày trả lương đầu tiên, công ty nộp Form SS-4: line 10 Hired employees, line 13 một nhân viên, line 15 ngày trả lương đầu tiên tại Hoa Kỳ. Sau đó công ty mở các tài khoản người sử dụng lao động riêng của Washington. Nhân viên làm việc tại Hoa Kỳ cũng có thể có nghĩa là công ty có hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ; nếu vậy, công ty nộp Form 1120-F mỗi năm, kể cả khi hiệp định miễn lợi nhuận của công ty.

Công ty ở Calgary có tên bị IRS ghi sai chính tả

Một giám đốc gọi đường dây quốc tế, và thông báo EIN ghi "Prairie Fild Services Inc" thay vì Prairie Field Services Inc. Thiếu dấu chấm là định dạng của IRS; "Fild" là lỗi. Công ty nhờ IRS sửa tên trước Form 1120-F đầu tiên, để tên và EIN trên tờ khai đó và trên W-8BEN-E của công ty khớp nhau.

Trường hợp của bạn có khác không?

• EIN dùng cho Form 1120-F đầu tiên hoặc tờ khai được miễn theo hiệp định: hãy xác định nghĩa vụ nộp hồ sơ và lập trường hiệp định với tờ khai thuế Hoa Kỳ của công ty Canada và hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Có thể thiếu các tờ khai Hoa Kỳ trước đó: xem tờ khai Hoa Kỳ bị bỏ lỡ của công ty Canada và nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Khách hàng Hoa Kỳ đã khấu trừ thuế: khách hàng có thể hoàn lại thuế bị khấu trừ nhầm; nếu không, việc IRS hoàn thuế đi qua Form 1120-F. Xem thuế Hoa Kỳ bị khấu trừ trên khoản trả cho người Canada và nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới cho tờ khai hoàn thuế.
• Khách hàng muốn W-9 hoặc đã gửi 1099: xem Form W-8BEN-E cho công ty Canada.
• Bạn thuê người tại Hoa Kỳ hoặc đăng ký tại một tiểu bang: xem thuê nhân viên xuyên biên giới và đăng ký công ty Canada tại một tiểu bang Hoa Kỳ, rồi nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới cho các tài khoản tiền lương và tiểu bang.
• Ngân hàng Hoa Kỳ hỏi EIN: xem tài khoản ngân hàng Hoa Kỳ cho công ty Canada.
• Bạn lập công ty con tại Hoa Kỳ: công ty con có EIN riêng; xem lập công ty con tại Hoa Kỳ từ Canada và xin EIN khi không có SSN.
• Công ty sở hữu một mình một LLC Hoa Kỳ: LLC có EIN riêng, nhưng trừ khi LLC bầu chọn bị đánh thuế như công ty, quy tắc Hoa Kỳ bỏ qua LLC (26 CFR 301.7701-3). Hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ của LLC khi đó có thể khiến công ty Canada phải nộp Form 1120-F dưới EIN riêng của công ty; xem chủ sở hữu người Canada của LLC Hoa Kỳ và nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Công ty là công ty trách nhiệm vô hạn: quy tắc Hoa Kỳ không tự động coi công ty trách nhiệm vô hạn Nova Scotia, hoặc công ty Canada khác mà mọi chủ sở hữu đều có trách nhiệm vô hạn, là công ty (26 CFR 301.7701-2). Điều đó có thể thay đổi ô loại pháp nhân trên SS-4 và tờ khai Hoa Kỳ; hãy nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Cá nhân bạn cần mã số thuế Hoa Kỳ: xem ITIN cho người Canada.