कनाडाई कंपनी के लिए EIN: कब चाहिए और कैसे पाएँ

क्या कनाडाई कंपनी को अमेरिकी EIN चाहिए?

कनाडाई कंपनी को सिर्फ़ अमेरिकी ग्राहकों को चालान देने के लिए अमेरिकी नियोक्ता पहचान संख्या (EIN) नहीं चाहिए: उसका कनाडाई बिज़नेस नंबर Form W-8BEN-E पर जाता है। Form 1120-F फ़ाइल करने के लिए, संधि से छूट वाले रिटर्न के लिए भी, अमेरिकी पेरोल चलाने के लिए या Form W-8ECI देने के लिए EIN चाहिए; कुछ अमेरिकी बैंक और राज्य भी इसे माँगते हैं। कनाडाई कंपनियों के पास तब तक कोई EIN नहीं होता जब तक वे Form SS-4 पर आवेदन न करें, और IRS इसके लिए कुछ नहीं लेता (IRS)।

Form 1120-F के निर्देश कहते हैं कि EIN के बिना कंपनी को उसके लिए आवेदन करना होगा, और रिफ़ंड का दावा उसी रिटर्न पर किया जाता है। Publication 15 रोज़गार करों की रिपोर्ट के लिए EIN माँगती है। Form W-8ECI के निर्देश अमेरिकी करदाता संख्या को वैध फ़ॉर्म की शर्त बनाते हैं।

EIN मिलने भर से कंपनी को अपने आप अमेरिकी रिटर्न फ़ाइल नहीं करना पड़ता; उसकी अमेरिकी गतिविधि और आय यह तय करती हैं। EIN शायद ही कभी कठिन हिस्सा होता है; उसकी वजह होती है। Form 1120-F के लिए चाहिए EIN का मतलब है कि कंपनी को यह भी तय करना होगा कि उसकी अमेरिकी व्यावसायिक गतिविधि है या नहीं, उसकी संधि की स्थिति, Form 8833 और कोई छूटे साल। जो कर अमेरिकी ग्राहक पहले ही रोक चुका है, उसे वापस पाने के लिए Form 1120-F लग सकता है। अमेरिकी पेरोल और राज्य पंजीकरण संघीय और राज्य के नियोक्ता खाते जोड़ते हैं। ये दो-देशों के सवाल हैं; देखें क्या कनाडाई कंपनी को अमेरिकी रिटर्न फ़ाइल करना होगा।

आवेदन से पहले जुटाएँ:

• आर्टिकल्स या निगमन प्रमाणपत्र, सटीक कानूनी नाम के लिए
• नौ अंकों का बिज़नेस नंबर
• मुख्य अधिकारी का पूरा नाम और पदनाम, और उसके पास SSN या ITIN है या नहीं
• कंपनी का कनाडा का डाक पता और सड़क का पता
• वह महीना जब उसका लेखा वर्ष खत्म होता है
• अमेरिकी गतिविधि का संक्षिप्त विवरण और वह तारीख जब वह शुरू हुई
• अगले 12 महीनों में अपेक्षित अमेरिकी कर्मचारियों की संख्या

EIN का कनाडाई समकक्ष क्या है?

बिज़नेस नंबर (BN), नौ अंकों की वह पहचान जो Canada Revenue Agency किसी व्यवसाय को देती है। यह EIN नहीं है, और EIN माँगने वाला अमेरिकी फ़ॉर्म इसे नहीं ले सकता।

BN कंपनी के CRA खाता नंबरों का मूल है, जैसे उसका RC कंपनी आयकर खाता (CRA)। Form W-8BEN-E पर उसका कौन सा रूप जाता है, यह कनाडाई कंपनी के लिए Form W-8BEN-E में है। EIN को 00-0000000 लिखा जाता है (Publication 15)।

Form W-8BEN-E पर बिज़नेस नंबर कब काफ़ी है?

लाइन 9b पर BN तब काफ़ी है जब कंपनी अमेरिकी ग्राहक को अपनी पहचान देती है या Form W-8BEN-E पर संधि के लाभ का दावा करती है। IRS के निर्देश संधि के दावे के लिए लाइन 8 पर अमेरिकी करदाता संख्या माँगते हैं जब लाइन 9b पर कोई विदेशी कर संख्या न हो, और नीचे के मामलों में भी। कनाडा में किए काम का भुगतान अमेरिकी-स्रोत आय नहीं है, इसलिए उसे संधि के दावे की ज़रूरत नहीं (26 USC 862)। बिना अमेरिकी स्थायी प्रतिष्ठान के अमेरिकी-स्रोत व्यावसायिक मुनाफ़े के लिए, लाइन 15 पर कनाडा-अमेरिका संधि का व्यावसायिक-मुनाफ़े वाला अनुच्छेद चुनने वाली कंपनी, 0 को विथहोल्डिंग दर बताकर, अपने BN पर भरोसा कर सकती है। लाइन 8 सिर्फ़ अमेरिकी EIN के लिए है; वहाँ BN न डालें।

BN काफ़ी नहीं है जब:

• कंपनी को इसकी जगह Form W-8ECI देना है, क्योंकि उस फ़ॉर्म को अमेरिकी संख्या चाहिए।
• कंपनी ऐसी साझेदारी में साझेदार है जो अमेरिकी व्यवसाय करती है, जैसे कई स्वामियों वाली अमेरिकी LLC (अमेरिकी LLC में कनाडाई साझेदार), या भुगतान Regulation 1.1441-1(e)(4)(vii) में सूचीबद्ध कोई और मामला है।
• कंपनी को Form 1120-F भी फ़ाइल करना है, उदाहरण के लिए संधि से छूट वाला रिटर्न। W-8BEN-E पर संधि का दावा उस सवाल को नहीं सुलझाता।

फ़ॉर्म के लिए, W-9 माँगने वाले ग्राहक या फिर भी आ गए 1099 के लिए, देखें कनाडाई कंपनी के लिए Form W-8BEN-E।

कनाडाई कंपनी SSN के बिना Form SS-4 कैसे भरती है?

कंपनी अपने नाम पर आवेदन करती है, किसी व्यक्ति अधिकारी को ज़िम्मेदार पक्ष बताती है, और जब उस अधिकारी के पास SSN या ITIN न हो और वह उसके लिए पात्र न हो, तो लाइन 7b पर "foreign" या N/A लिखती है। निर्देश कहते हैं कि लाइन 7b पर प्रविष्टि ज़रूरी है। "foreign corporation" का कोई बॉक्स नहीं है: लाइन 9a Corporation है और लाइन 9b में Canada लिखा जाता है (Form SS-4)।

जब EIN सिर्फ़ W-8ECI के अलावा किसी W-8 फ़ॉर्म या संधि के दावे के लिए हो, तो Form SS-4 के पृष्ठ 2 की तालिका सिर्फ़ लाइन 1–5b, 7a–7b, 8a, 9a, 9b, 10 और 18 माँगती है। फ़ॉर्म पर दिए जवाब कंपनी का IRS व्यावसायिक कर खाता बनाते हैं। कंपनी को अमेरिका में बनी बताना, या निदेशक के अपने नाम से आवेदन करना, गलत रिकॉर्ड बनाता है।

क्या कनाडा से दूर से अमेरिकी EIN मिल सकता है?

हाँ। जिस कंपनी का अमेरिका में कोई कानूनी निवास, मुख्य व्यावसायिक स्थान, या मुख्य कार्यालय या एजेंसी नहीं है, वह फ़ोन, फ़ैक्स या डाक से आवेदन करती है। वह ऑनलाइन आवेदन इस्तेमाल नहीं कर सकती (SS-4 के निर्देश; IRS)। जिसका मुख्य व्यावसायिक स्थान या मुख्य कार्यालय अमेरिका में है वह फ़ोन लाइन इस्तेमाल नहीं कर सकती: वह Form SS-4 को 855-641-6935 पर फ़ैक्स करती है या Internal Revenue Service, Attn: EIN Operation, Cincinnati, OH 45999 को डाक से भेजती है, और ऑनलाइन टूल को भी ज़िम्मेदार पक्ष का SSN या ITIN चाहिए।

सिर्फ़ एक रास्ता इस्तेमाल करें, ताकि कंपनी के पास दो EIN न हो जाएँ। IRS हर ज़िम्मेदार पक्ष के लिए प्रतिदिन एक EIN जारी करता है। अगर EIN आने से पहले Form 1120-F देय हो, तो कागज़ी रिटर्न पर "Applied For" और आवेदन की तारीख दिखाई जा सकती है; इलेक्ट्रॉनिक रूप से फ़ाइल किए रिटर्न को फ़ाइल करते समय EIN चाहिए (Form 1120-F के निर्देश)। नया EIN कागज़ी रिटर्न पर तुरंत काम करता है, लेकिन ई-फ़ाइलिंग और इलेक्ट्रॉनिक भुगतान उसे 2 हफ़्ते तक स्वीकार न करें, ऐसा हो सकता है (IRS)।

ज़िम्मेदार पक्ष कौन है, और कॉल कौन कर सकता है?

कंपनी के लिए ज़िम्मेदार पक्ष आम तौर पर मुख्य अधिकारी होता है: वह व्यक्ति जो कंपनी को नियंत्रित करता है और उसके धन व संपत्ति का निर्देशन करता है। यह व्यक्ति ही होना चाहिए, कोई संस्था नहीं, इसलिए कनाडाई मूल कंपनी को सूचीबद्ध नहीं किया जा सकता; इसकी जगह किसी व्यक्ति का नाम दें। अगर कई लोग पात्र हों, तो उसे सूचीबद्ध करें जिसे कंपनी चाहती है कि IRS पहचाने (IRS)। नामित व्यक्ति (nominee), जैसे कोई जिसे सिर्फ़ गठन सँभालने का सीमित अधिकार दिया गया हो, आवेदन नहीं कर सकता और उसे सूचीबद्ध नहीं करना चाहिए।

कॉल करने वाले को EIN पाने और फ़ॉर्म के बारे में सवालों के जवाब देने का अधिकार होना चाहिए, जैसे फ़ॉर्म पर दस्तख़त करने वाला अधिकारी, या Form SS-4 के designee खंड में नामित तृतीय-पक्ष designee। designee का अधिकार तभी वैध है जब फ़ॉर्म का दस्तख़त वाला हिस्सा पूरा हो। EIN मिलते ही designee का अधिकार खत्म हो जाता है, और EIN नोटिस कंपनी को डाक से भेजा जाता है। अगर designee का पता या फ़ोन नंबर कंपनी के जैसा हो, तो आवेदन डाक या फ़ैक्स से जाना चाहिए (SS-4 के निर्देश)।

EIN आने के बाद कंपनी को क्या जाँचना चाहिए?

IRS ने जो नाम दर्ज किया है उसे जाँचें, फिर हर अमेरिकी फ़ॉर्म पर EIN के साथ वही कानूनी नाम इस्तेमाल करें। IRS प्रणालियाँ व्यावसायिक नाम में सिर्फ़ A–Z अक्षर, अंक, हाइफ़न और ampersand स्वीकार करती हैं। दूसरे चिह्न लिखकर बताए या बदल दिए जाते हैं, और अपॉस्ट्रॉफ़ी हटा दी जाती है (IRS)। "Inc" के बाद बिंदु का न होना या हटा हुआ उच्चारण-चिह्न (Société का Societe हो जाना) फ़ॉर्मेटिंग है। गलत, छूटा या फ़ालतू अक्षर एक त्रुटि है जिसे Form 1120-F फ़ाइल करने से पहले सुधारें।

• अब भी W-8, कभी W-9 नहीं: EIN से कंपनी अमेरिकी व्यक्ति नहीं बन जाती। वह अमेरिकी भुगतानकर्ताओं को Form W-8BEN-E या W-8ECI देती रहती है; विदेशी व्यक्ति Form W-9 नहीं दे सकता (W-9 माँगने वाले के निर्देश)।
• हर जगह एक ही नाम: Form 1120-F और हर दूसरे रिटर्न पर SS-4 की लाइन 1 का कानूनी नाम इस्तेमाल करें (SS-4 के निर्देश), और W-8BEN-E की लाइन 1 पर भी वही कंपनी का नाम (W-8BEN-E के निर्देश)।
• बाद में नाम बदलना: अगले Form 1120-F पर नाम या पता बदलने का बॉक्स जाँचें।
• नया ज़िम्मेदार पक्ष: इसे 60 दिन के भीतर Form 8822-B पर बताएँ। रिटर्न फ़ाइल होने के बाद पता बदलने के लिए भी यही फ़ॉर्म इस्तेमाल करें।
• लाइन 13 पर सूचीबद्ध कर्मचारी: संघीय रोज़गार कर रिटर्न फ़ाइल करने की उम्मीद रखें, हर तिमाही Form 941, जब तक Form 944 के लिए लाइन 14 जाँची न हो। जो अधिकारी या अन्य ज़िम्मेदार व्यक्ति जानबूझकर काटे गए वेतन कर को अदा नहीं करता, वह धारा 6672 के तहत उसका 100% निजी तौर पर चुका सकता है (Publication 15)।
• EIN सिर्फ़ W-8 या संधि के दावे के लिए: अगर IRS बाद में ऐसा रिटर्न माँगे जो कंपनी पर बकाया नहीं, तो तुरंत जवाब दें कि फ़ाइल करने के लिए कोई रिटर्न नहीं है, वरना IRS कर निर्धारित कर सकता है; अगर फ़ाइलिंग का दायित्व बाद में शुरू हो, तो वही EIN इस्तेमाल करें (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.2.7.1)।

अगर EIN नोटिस कभी न आए, नंबर खो जाए, IRS ने नाम गलत दर्ज किया हो या बैंक कहे कि नाम मेल नहीं खाता, तो देखें EIN में देरी, खोया या मेल न खाना।

उदाहरण

ये उदाहरण सिर्फ़ समझाने के लिए हैं; रकम अमेरिकी डॉलर में हैं।

Toronto की सॉफ़्टवेयर कंपनी, जो अमेरिकी ग्राहकों को बिल देती है

कंपनी कनाडा में किए काम के लिए अमेरिकी ग्राहकों को साल में US$200,000 का बिल देती है और अमेरिका में उसका कोई कार्यालय नहीं है। हर ग्राहक को लाइन 9b पर BN के साथ W-8BEN-E मिलता है, और इसके लिए EIN नहीं चाहिए। बाद में वह दो कर्मचारियों को ग्राहक की अमेरिकी साइट पर काम करने भेजती है। इसका मतलब हो सकता है कि उसे Form 1120-F फ़ाइल करना होगा; रिटर्न संधि से छूट वाला है या नहीं, यह इस पर निर्भर है कि अब उसका अमेरिकी स्थायी प्रतिष्ठान है या नहीं। दोनों हालात में रिटर्न को EIN चाहिए, इसलिए उसका अध्यक्ष अंतर्राष्ट्रीय लाइन पर कॉल करता है, कॉल के दौरान EIN पाता है और उसी नंबर से फ़ाइल करता है।

Washington State में भर्ती करने वाली Vancouver की कंपनी

कंपनी Washington में रहने और काम करने वाले एक कर्मचारी को साल के US$80,000 पर रखती है। पहले वेतन-दिन से पहले वह Form SS-4 पर आवेदन करती है: लाइन 10 पर Hired employees, लाइन 13 पर एक कर्मचारी, लाइन 15 पर पहला अमेरिकी वेतन-दिन। फिर वह Washington के अपने नियोक्ता खाते खोलती है। अमेरिका में काम करने वाले कर्मचारी का मतलब यह भी हो सकता है कि कंपनी अमेरिकी व्यापार या व्यवसाय में लगी है; अगर ऐसा है, तो वह हर साल Form 1120-F फ़ाइल करती है, भले ही संधि उसके मुनाफ़े को छूट दे।

IRS में गलत वर्तनी वाले नाम की Calgary की कंपनी

एक निदेशक ने अंतर्राष्ट्रीय लाइन पर कॉल किया, और EIN नोटिस Prairie Field Services Inc के लिए "Prairie Fild Services Inc" पढ़ता है। बिंदु का न होना IRS की फ़ॉर्मेटिंग है; "Fild" एक त्रुटि है। कंपनी अपने पहले Form 1120-F से पहले IRS से नाम सुधरवा लेती है, ताकि उस रिटर्न और उसके W-8BEN-E पर नाम और EIN मेल खाएँ।

आपके मामले में अलग है?

• EIN पहले Form 1120-F या संधि से छूट वाले रिटर्न के लिए है: फ़ाइलिंग और संधि की स्थिति कनाडाई कंपनी के अमेरिकी कर रिटर्न और सीमा-पार कर में सहायता के साथ तय करें।
• पहले के अमेरिकी रिटर्न छूटे हो सकते हैं: देखें कनाडाई कंपनी के छूटे अमेरिकी रिटर्न और सीमा-पार कर में सहायता लें।
• अमेरिकी ग्राहक ने कर रोक लिया: ग्राहक गलती से रोका कर लौटा सकता है; वरना IRS का रिफ़ंड Form 1120-F से होकर जाता है। देखें कनाडाई लोगों को भुगतान पर रोका गया अमेरिकी कर और रिफ़ंड रिटर्न के लिए सीमा-पार कर में सहायता लें।
• ग्राहक W-9 चाहता है या उसने 1099 भेजा है: देखें कनाडाई कंपनी के लिए Form W-8BEN-E।
• आप अमेरिका में भर्ती कर रहे हैं या किसी राज्य में पंजीकरण करा रहे हैं: देखें सीमा पार कर्मचारी रखना और कनाडाई कंपनी को अमेरिकी राज्य में पंजीकृत करना, फिर पेरोल और राज्य खातों के लिए सीमा-पार कर में सहायता लें।
• अमेरिकी बैंक ने EIN माँगा: देखें कनाडाई कंपनी के लिए अमेरिकी बैंक खाता।
• आप अमेरिकी सहायक कंपनी बना रहे हैं: उसे अपना EIN मिलता है; देखें कनाडा से अमेरिकी सहायक कंपनी बनाना और SSN के बिना EIN पाना।
• कंपनी अकेली अमेरिकी LLC की स्वामी है: LLC को अपना EIN मिलता है, लेकिन जब तक वह कंपनी के रूप में कर लगवाने का चुनाव न करे, अमेरिकी नियम उसे उपेक्षित मानते हैं (26 CFR 301.7701-3)। तब उसका अमेरिकी व्यवसाय कनाडाई कंपनी से उसके अपने EIN के तहत Form 1120-F फ़ाइल करवा सकता है; देखें अमेरिकी LLC का कनाडाई स्वामी और सीमा-पार कर में सहायता लें।
• कंपनी असीमित देयता वाली कंपनी है: अमेरिकी नियम Nova Scotia की असीमित देयता वाली कंपनी, या किसी अन्य कनाडाई कंपनी को जिसके सभी स्वामियों की देयता असीमित है, अपने आप कंपनी नहीं मानते (26 CFR 301.7701-2)। इससे SS-4 का संस्था वाला बॉक्स और अमेरिकी रिटर्न बदल सकता है; सीमा-पार कर में सहायता लें।
• आपको निजी तौर पर अमेरिकी कर संख्या चाहिए: देखें कनाडाई के लिए ITIN।