EIN para uma corporação canadense: quando precisa de um e como obter

Uma corporação canadense precisa de um EIN dos EUA?

Uma corporação canadense não precisa de um número de identificação do empregador (EIN) dos EUA só para faturar clientes dos EUA: o número de empresa canadense vai no Form W-8BEN-E. Ela precisa de um EIN para entregar o Form 1120-F, mesmo uma declaração isenta pelo tratado, para ter folha de pagamento nos EUA ou para entregar o Form W-8ECI; alguns bancos e estados dos EUA também pedem um. As empresas canadenses não têm EIN até pedirem pelo Form SS-4, e o IRS não cobra nada por ele (IRS).

As instruções do Form 1120-F dizem que uma corporação sem EIN deve pedir um, e que o pedido de restituição é feito nessa declaração. A Publication 15 exige um EIN para informar os impostos sobre o emprego. As instruções do Form W-8ECI tornam um número de contribuinte dos EUA condição para um formulário válido.

Obter um EIN não obriga, por si só, a corporação a entregar uma declaração dos EUA; quem decide isso são a atividade e a renda dela nos EUA. O EIN raramente é a parte difícil; o motivo dele é. Um EIN necessário para o Form 1120-F significa que a corporação também precisa definir se tem atividade nos EUA, a posição dela pelo tratado, o Form 8833 e eventuais anos não entregues. O imposto que um cliente dos EUA já reteve pode exigir um Form 1120-F para ser recuperado. Folha de pagamento nos EUA e um registro estadual acrescentam contas federais e estaduais de empregador. Essas são questões de dois países; veja se uma corporação canadense deve entregar uma declaração dos EUA.

Reúna antes de pedir:

• O estatuto ou o certificado de constituição, para o nome legal exato
• O número de empresa de nove dígitos
• O nome completo e o cargo do diretor principal, e se essa pessoa tem SSN ou ITIN
• Os endereços postal e físico da corporação no Canadá
• O mês em que o exercício contábil termina
• Uma breve descrição da atividade nos EUA e a data em que começou
• O número de empregados nos EUA esperado nos próximos 12 meses

Qual é o equivalente canadense do EIN?

O número de empresa (BN), o identificador de nove dígitos que a Canada Revenue Agency dá a um negócio. Ele não é um EIN, e um formulário dos EUA que pede um EIN não pode aceitá-lo.

O BN é a base dos números das contas da corporação na CRA, como a conta RC do imposto de renda de corporações (CRA). Qual forma dele vai no Form W-8BEN-E está em Form W-8BEN-E para uma corporação canadense. Um EIN é escrito 00-0000000 (Publication 15).

Quando o número de empresa basta no Form W-8BEN-E?

O BN na linha 9b basta quando a corporação se identifica a um cliente dos EUA ou pede benefícios do tratado no Form W-8BEN-E. As instruções do IRS exigem um número de contribuinte dos EUA na linha 8 para um pedido pelo tratado quando não há número fiscal estrangeiro na linha 9b, e nos casos abaixo. O pagamento por trabalho feito no Canadá não é renda de fonte americana, então não exige pedido pelo tratado (26 USC 862). Para o lucro empresarial de fonte americana sem estabelecimento permanente nos EUA, a corporação que invoca na linha 15 o artigo de lucros empresariais do tratado Canadá–EUA, com 0 como alíquota de retenção, pode contar com o BN dela. A linha 8 é só para um EIN dos EUA; não ponha o BN ali.

O BN não basta quando:

• A corporação precisa entregar o Form W-8ECI no lugar, porque esse formulário exige um número dos EUA.
• A corporação é sócia de uma sociedade que exerce atividade nos EUA, como uma LLC dos EUA com vários proprietários (um sócio canadense em uma LLC dos EUA), ou o pagamento é outro caso listado na Regulation 1.1441-1(e)(4)(vii).
• A corporação também precisa entregar o Form 1120-F, por exemplo uma declaração isenta pelo tratado. Um pedido pelo tratado no W-8BEN-E não resolve essa questão.

Sobre o formulário em si, um cliente que pede um W-9 ou um 1099 que chegou mesmo assim, veja Form W-8BEN-E para uma corporação canadense.

Como uma corporação canadense preenche o Form SS-4 sem SSN?

A corporação pede em nome próprio, indica um diretor como parte responsável (responsible party) e escreve “foreign” ou N/A na linha 7b quando esse diretor não tem SSN nem ITIN e não é elegível a um. As instruções dizem que a linha 7b é de preenchimento obrigatório. Não existe uma caixa “foreign corporation”: a linha 9a é Corporation e a linha 9b indica o Canadá (Form SS-4).

Quando o EIN é só para um formulário W-8 que não seja o W-8ECI, ou para um pedido pelo tratado, o quadro da página 2 do Form SS-4 pede apenas as linhas 1–5b, 7a–7b, 8a, 9a, 9b, 10 e 18. As respostas no formulário configuram a conta tributária empresarial da corporação no IRS. Descrever a corporação como constituída nos EUA, ou pedir sob o nome de um administrador, cria o registro errado.

É possível obter um EIN dos EUA à distância, do Canadá?

Sim. A corporação sem residência legal, sede principal de negócios ou escritório ou agência principal nos EUA pede por telefone, fax ou correio. Ela não pode usar o pedido on-line (instruções do SS-4; IRS). A corporação cuja sede principal de negócios ou escritório principal fica nos EUA não pode usar o telefone: ela envia o Form SS-4 por fax para 855-641-6935 ou por correio para Internal Revenue Service, Attn: EIN Operation, Cincinnati, OH 45999, e a ferramenta on-line ainda exige o SSN ou ITIN da parte responsável.

Use um só caminho, para que a corporação não acabe com dois EINs. O IRS emite um EIN por parte responsável por dia. Se o Form 1120-F vencer antes de o EIN chegar, uma declaração em papel pode mostrar “Applied For” e a data do pedido; uma declaração enviada eletronicamente exige o EIN na entrega (instruções do Form 1120-F). Um novo EIN funciona na hora em uma declaração em papel, mas a entrega eletrônica e os pagamentos eletrônicos podem não aceitá-lo por até 2 semanas (IRS).

Quem é a parte responsável, e quem pode fazer a ligação?

Para uma corporação, a parte responsável costuma ser o diretor principal: a pessoa física que controla a corporação e dirige os fundos e bens dela. Tem de ser uma pessoa, e não uma entidade; por isso, uma controladora canadense não pode ser indicada, e indica-se uma pessoa física. Se várias pessoas se qualificam, indique a que a corporação quer que o IRS reconheça (IRS). Um nominee, como alguém com autoridade limitada apenas para tratar de uma constituição, não pode fazer o pedido e não deve ser indicado.

Quem liga deve estar autorizado a receber o EIN e a responder às perguntas sobre o formulário, como um diretor que o assina ou um representante terceirizado (third-party designee) indicado na seção própria do Form SS-4. A autorização do representante só vale quando a área de assinatura do formulário está preenchida. A autoridade do representante termina quando o EIN é atribuído, e a carta do EIN é enviada por correio à corporação. Se o endereço ou o telefone do representante for igual ao da corporação, o pedido deve ser feito por correio ou fax (instruções do SS-4).

O que a corporação deve conferir depois que o EIN chega?

Confira o nome que o IRS registrou e depois use esse nome legal com o EIN em todos os formulários dos EUA. Os sistemas do IRS aceitam no nome empresarial apenas letras de A a Z, números, hífens e o e comercial (&). Os demais símbolos são escritos por extenso ou substituídos, e os apóstrofos são removidos (IRS). A falta de um ponto depois de “Inc” ou um acento omitido (Société vira Societe) é formatação. Uma letra errada, faltando ou sobrando é um erro a corrigir antes do primeiro Form 1120-F.

• Continua sendo um W-8, nunca um W-9: um EIN não faz da corporação uma pessoa dos EUA (US person). Ela continua entregando aos pagadores dos EUA o Form W-8BEN-E ou W-8ECI; uma pessoa estrangeira não pode entregar o Form W-9 (instruções para quem solicita o W-9).
• O mesmo nome em todo lugar: use o nome legal da linha 1 do SS-4 no Form 1120-F e em todas as outras declarações (instruções do SS-4), e o mesmo nome da corporação na linha 1 do W-8BEN-E (instruções do W-8BEN-E).
• Mudança de nome depois: marque a caixa de mudança de nome ou de endereço no próximo Form 1120-F.
• Nova parte responsável: informe-a no Form 8822-B em até 60 dias. Use o mesmo formulário para uma mudança de endereço depois que uma declaração for entregue.
• Empregados informados na linha 13: espere entregar as declarações federais de impostos sobre o emprego, o Form 941 a cada trimestre, a menos que a linha 14 tenha sido marcada para o Form 944. Um diretor ou outra pessoa responsável que deixe de propósito de pagar o imposto retido sobre salários pode dever pessoalmente 100% dele, pela seção 6672 (Publication 15).
• EIN apenas para um W-8 ou para um pedido pelo tratado: se o IRS depois pedir uma declaração que a corporação não deve, responda logo que ela não tem nada a entregar, ou o IRS pode lançar imposto; se uma obrigação de entrega começar depois, use o mesmo EIN (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.2.7.1).

Se a carta do EIN nunca chegar, o número se perder, o IRS registrar o nome de forma errada ou um banco disser que o nome não confere, veja EIN atrasado, perdido ou que não confere.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Uma corporação de software de Toronto que fatura clientes dos EUA

A corporação fatura US$200.000 por ano a clientes dos EUA por trabalho feito no Canadá e não tem escritório nos EUA. Cada cliente recebe um W-8BEN-E com o BN na linha 9b, e nenhum EIN é necessário para isso. Mais tarde, ela envia dois funcionários para trabalhar no local de um cliente nos EUA. Isso pode significar que ela precisa entregar o Form 1120-F; se a declaração é isenta pelo tratado depende de ela agora ter ou não um estabelecimento permanente nos EUA. De qualquer forma, a declaração exige um EIN; por isso, o presidente dela liga para a linha internacional, recebe o EIN durante a ligação e entrega a declaração sob esse número.

Uma corporação de Vancouver que contrata no estado de Washington

A corporação contrata um empregado que mora e trabalha em Washington, com US$80.000 por ano. Antes do primeiro pagamento, ela pede o EIN no Form SS-4: linha 10, Hired employees; linha 13, um empregado; linha 15, o primeiro dia de pagamento nos EUA. Depois, abre as contas de empregador do próprio estado de Washington. Um empregado que trabalha nos EUA também pode significar que a corporação exerce uma atividade nos EUA (US trade or business); se for o caso, ela entrega o Form 1120-F todo ano, mesmo que o tratado isente o lucro dela.

Uma corporação de Calgary com o nome errado no IRS

Um administrador ligou para a linha internacional, e a carta do EIN diz “Prairie Fild Services Inc” para Prairie Field Services Inc. A falta do ponto é formatação do IRS; “Fild” é um erro. A corporação pede ao IRS que corrija o nome antes do primeiro Form 1120-F, para que o nome e o EIN nessa declaração e no W-8BEN-E dela coincidam.

E no seu caso?

• O EIN é para um primeiro Form 1120-F ou para uma declaração isenta pelo tratado: defina a entrega e a posição pelo tratado com declarações de imposto dos EUA de uma corporação canadense e a ajuda com impostos entre países.
• Declarações anteriores dos EUA podem estar faltando: veja declarações dos EUA não entregues por uma corporação canadense e conte com a ajuda com impostos entre países.
• Um cliente dos EUA reteve imposto: o cliente pode conseguir devolver o imposto retido por engano; caso contrário, a restituição do IRS passa pelo Form 1120-F. Veja imposto dos EUA retido em pagamentos a canadenses e conte com a ajuda com impostos entre países para a declaração de restituição.
• Um cliente quer um W-9 ou enviou um 1099: veja Form W-8BEN-E para uma corporação canadense.
• Você vai contratar nos EUA ou se registrar em um estado: veja contratar um empregado do outro lado da fronteira e registrar uma corporação canadense em um estado dos EUA e depois conte com a ajuda com impostos entre países para as contas de folha de pagamento e estaduais.
• Um banco dos EUA pediu um EIN: veja uma conta bancária nos EUA para uma corporação canadense.
• Você está formando uma subsidiária nos EUA: ela recebe o próprio EIN; veja montar uma subsidiária dos EUA a partir do Canadá e obter um EIN sem SSN.
• A corporação é dona de uma LLC dos EUA sozinha: a LLC recebe o próprio EIN, mas, a menos que opte por ser tributada como corporação, as regras dos EUA a desconsideram (26 CFR 301.7701-3). A atividade dela nos EUA pode então obrigar a corporação canadense a entregar o Form 1120-F sob o EIN da própria corporação; veja um dono canadense de uma LLC dos EUA e conte com a ajuda com impostos entre países.
• A empresa é uma unlimited liability company: as regras dos EUA não tratam uma unlimited liability company da Nova Escócia, nem outra empresa canadense cujos proprietários tenham todos responsabilidade ilimitada, como corporação automática (26 CFR 301.7701-2). Isso pode mudar a caixa de tipo de entidade do SS-4 e a declaração dos EUA; conte com a ajuda com impostos entre países.
• Você mesmo precisa de um número fiscal dos EUA: veja um ITIN para um canadense.