EIN para una corporación canadiense: cuándo lo necesita y cómo obtenerlo

¿Una corporación canadiense necesita un EIN de EE. UU.?

Una corporación canadiense no necesita un número de identificación del empleador (EIN) de EE. UU. solo para facturar a clientes de EE. UU.: su número de negocio canadiense va en el Form W-8BEN-E. Necesita un EIN para presentar el Form 1120-F, incluso una declaración exenta por el tratado, para manejar una nómina en EE. UU. o para entregar el Form W-8ECI; algunos bancos y estados de EE. UU. también lo piden. Las empresas canadienses no tienen un EIN hasta que lo solicitan con el Form SS-4, y el IRS no cobra nada por uno (IRS).

Las instrucciones del Form 1120-F dicen que una corporación sin EIN debe solicitar uno, y que el reclamo de reembolso se hace en esa declaración. La Publication 15 exige un EIN para informar los impuestos de nómina. Las instrucciones del Form W-8ECI hacen de un número de contribuyente de EE. UU. una condición de validez del formulario.

Obtener un EIN no obliga por sí solo a la corporación a presentar una declaración en EE. UU.; lo deciden su actividad y sus ingresos en EE. UU. El EIN rara vez es lo difícil; lo difícil es la razón para necesitarlo. Un EIN necesario para el Form 1120-F significa que la corporación también debe resolver si tiene actividad comercial en EE. UU., su posición ante el tratado, el Form 8833 y cualquier año omitido. Un impuesto que un cliente de EE. UU. ya retuvo puede requerir un Form 1120-F para recuperarlo. Una nómina en EE. UU. y un registro estatal suman cuentas de empleador federales y estatales. Son cuestiones de dos países; vea si una corporación canadiense debe presentar una declaración en EE. UU..

Reúna antes de solicitar:

• Los documentos de constitución o el certificado de constitución, para el nombre legal exacto
• El número de negocio de nueve dígitos
• El nombre completo y el cargo del ejecutivo principal, y si esa persona tiene un SSN o un ITIN
• Las direcciones postal y física de la corporación en Canadá
• El mes en que termina su año contable
• Una breve descripción de la actividad en EE. UU. y la fecha en que empezó
• El número de empleados en EE. UU. que se prevén en los próximos 12 meses

¿Cuál es el equivalente canadiense del EIN?

El número de negocio (BN), el identificador de nueve dígitos que la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA) asigna a un negocio. No es un EIN, y un formulario de EE. UU. que pide un EIN no puede aceptarlo.

El BN es la base de los números de cuenta de la corporación ante la CRA, como su cuenta RC del impuesto sobre la renta de corporaciones (CRA). Qué forma del número va en el Form W-8BEN-E se explica en Form W-8BEN-E para una corporación canadiense. Un EIN se escribe 00-0000000 (Publication 15).

¿Cuándo basta el número de negocio en el Form W-8BEN-E?

El BN en la línea 9b basta cuando la corporación se identifica ante un cliente de EE. UU. o reclama beneficios del tratado en el Form W-8BEN-E. Las instrucciones del IRS exigen un número de contribuyente de EE. UU. en la línea 8 para un reclamo del tratado cuando no hay un número fiscal extranjero en la línea 9b, y en los casos siguientes. El pago por un trabajo hecho en Canadá no es ingreso de fuente estadounidense, así que no necesita un reclamo del tratado (26 USC 862). Para ganancias empresariales de fuente estadounidense sin establecimiento permanente en EE. UU., una corporación que reclama el artículo de ganancias empresariales del tratado entre Canadá y EE. UU. en la línea 15, con 0 como tasa de retención, puede apoyarse en su BN. La línea 8 es solo para un EIN de EE. UU.; no ponga allí el BN.

El BN no basta cuando:

• La corporación debe entregar en su lugar el Form W-8ECI, porque ese formulario necesita un número de EE. UU.
• La corporación es socia de una sociedad de personas que hace negocios en EE. UU., como una LLC de EE. UU. con varios propietarios (un socio canadiense en una LLC de EE. UU.), o el pago corresponde a otro caso enumerado en la Regulation 1.1441-1(e)(4)(vii).
• La corporación también debe presentar el Form 1120-F, por ejemplo una declaración exenta por el tratado. Un reclamo del tratado en el W-8BEN-E no resuelve esa cuestión.

Sobre el formulario en sí, o si un cliente pidió un W-9 o le llegó un 1099, vea Form W-8BEN-E para una corporación canadiense.

¿Cómo llena una corporación canadiense el Form SS-4 sin un SSN?

La corporación solicita en su propio nombre, nombra a un ejecutivo como parte responsable y escribe "foreign" o N/A en la línea 7b cuando ese ejecutivo no tiene SSN ni ITIN y no es elegible para uno. Las instrucciones dicen que se exige una anotación en la línea 7b. No hay una casilla de "corporación extranjera": la línea 9a es Corporation y la línea 9b indica Canadá (Form SS-4).

Cuando el EIN es solo para un formulario W-8 distinto del W-8ECI, o para un reclamo del tratado, la tabla de la página 2 del Form SS-4 pide solo las líneas 1–5b, 7a–7b, 8a, 9a, 9b, 10 y 18. Las respuestas del formulario configuran la cuenta tributaria empresarial de la corporación ante el IRS. Describir la corporación como formada en EE. UU., o solicitar a nombre de un director, crea el registro equivocado.

¿Se puede obtener un EIN de EE. UU. a distancia desde Canadá?

Sí. Una corporación sin residencia legal, sin lugar principal de negocios ni oficina o agencia principal en EE. UU. solicita por teléfono, fax o correo. No puede usar la solicitud en línea (instrucciones del SS-4; IRS). Una cuyo lugar principal de negocios u oficina principal esté en EE. UU. no puede usar la línea telefónica: envía el Form SS-4 por fax al 855-641-6935 o por correo a Internal Revenue Service, Attn: EIN Operation, Cincinnati, OH 45999, y la herramienta en línea aún necesita el SSN o el ITIN de la parte responsable.

Use una sola vía, para que la corporación no termine con dos EIN. El IRS emite un EIN por parte responsable por día. Si el Form 1120-F vence antes de que llegue el EIN, una declaración en papel puede mostrar "Applied For" y la fecha de la solicitud; una declaración presentada por vía electrónica necesita el EIN al presentar (instrucciones del Form 1120-F). Un EIN nuevo funciona de inmediato en una declaración en papel, pero la presentación electrónica y los pagos electrónicos pueden no aceptarlo hasta por 2 semanas (IRS).

¿Quién es la parte responsable y quién puede hacer la llamada?

Para una corporación, la parte responsable suele ser el ejecutivo principal: la persona que controla la corporación y dirige sus fondos y activos. Debe ser una persona, no una entidad, así que no puede figurar una empresa matriz canadiense; nombre en su lugar a una persona. Si varias personas califican, indique a la que la corporación quiere que el IRS reconozca (IRS). Un nominatario, como alguien con autoridad limitada solo para encargarse de la constitución, no puede solicitar y no debe figurar.

Quien llame debe estar autorizado para recibir el EIN y responder preguntas sobre el formulario, como un ejecutivo que lo firma, o un designado de un tercero indicado en la sección de designado del Form SS-4. La autorización del designado es válida solo cuando el área de firma del formulario está completa. La autoridad del designado termina una vez asignado el EIN, y el aviso del EIN se envía por correo a la corporación. Si la dirección o el teléfono del designado coinciden con los de la corporación, la solicitud debe enviarse por correo o por fax (instrucciones del SS-4).

¿Qué debe verificar la corporación después de recibir el EIN?

Verifique el nombre que registró el IRS y luego use ese nombre legal con el EIN en todo formulario de EE. UU. Los sistemas del IRS aceptan en el nombre de un negocio solo letras de la A a la Z, números, guiones y signos &. Otros símbolos se escriben con letras o se reemplazan, y los apóstrofes se eliminan (IRS). Que falte un punto después de "Inc" o que se pierda un acento (Société pasa a Societe) es solo formato. Una letra equivocada, faltante o sobrante es un error que hay que corregir antes del primer Form 1120-F.

• Siempre un W-8, nunca un W-9: un EIN no convierte a la corporación en una persona de EE. UU. Sigue entregando a los pagadores de EE. UU. el Form W-8BEN-E o el W-8ECI; una persona extranjera no puede entregar el Form W-9 (instrucciones para el solicitante del W-9).
• El mismo nombre en todas partes: use el nombre legal de la línea 1 del SS-4 en el Form 1120-F y en toda otra declaración (instrucciones del SS-4), y el mismo nombre corporativo en la línea 1 del W-8BEN-E (instrucciones del W-8BEN-E).
• Cambio de nombre posterior: marque la casilla de cambio de nombre o de dirección en el siguiente Form 1120-F.
• Nueva parte responsable: infórmela en el Form 8822-B dentro de 60 días. Use el mismo formulario para un cambio de dirección después de presentar una declaración.
• Empleados indicados en la línea 13: prevea presentar declaraciones federales de impuestos de nómina, el Form 941 cada trimestre, salvo que se haya marcado la línea 14 para el Form 944. Un ejecutivo u otra persona responsable que deje voluntariamente sin pagar el impuesto de nómina retenido puede deber personalmente 100% de él conforme a la sección 6672 (Publication 15).
• EIN solo para un W-8 o un reclamo del tratado: si el IRS pide después una declaración que la corporación no debe, responda sin demora que no tiene nada que presentar, o el IRS puede determinar un impuesto; si más adelante empieza una obligación de presentar, use el mismo EIN (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.2.7.1).

Si el aviso del EIN nunca llega, se pierde el número, el IRS registró mal el nombre o un banco dice que el nombre no coincide, vea EIN retrasado, perdido o que no coincide.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los montos están en dólares estadounidenses.

Una corporación de software de Toronto que factura a clientes de EE. UU.

La corporación factura a clientes de EE. UU. US$200,000 al año por trabajo hecho en Canadá y no tiene oficina en EE. UU. Cada cliente recibe un W-8BEN-E con el BN en la línea 9b, y para eso no se necesita un EIN. Más adelante envía a dos empleados a trabajar en el sitio de un cliente en EE. UU. Eso puede significar que deba presentar el Form 1120-F; si la declaración está exenta por el tratado depende de si ahora tiene un establecimiento permanente en EE. UU. En cualquier caso, la declaración necesita un EIN, así que su presidente llama a la línea internacional, obtiene el EIN durante la llamada y presenta con ese número.

Una corporación de Vancouver que contrata en el estado de Washington

La corporación contrata a un empleado que vive y trabaja en Washington, con US$80,000 al año. Antes del primer día de pago solicita en el Form SS-4: línea 10 Hired employees, línea 13 un empleado, línea 15 el primer día de pago en EE. UU. Luego abre las cuentas de empleador propias de Washington. Un empleado que trabaja en EE. UU. también puede significar que la corporación realiza una actividad comercial en EE. UU.; si es así, presenta el Form 1120-F cada año, aunque el tratado exima sus ganancias.

Una corporación de Calgary con el nombre mal escrito en el IRS

Un director llamó a la línea internacional, y el aviso del EIN dice "Prairie Fild Services Inc" para Prairie Field Services Inc. Que falte el punto es formato del IRS; "Fild" es un error. La corporación hace corregir el nombre ante el IRS antes de su primer Form 1120-F, para que el nombre y el EIN de esa declaración y de su W-8BEN-E coincidan.

¿Su caso es distinto?

• El EIN es para un primer Form 1120-F o una declaración exenta por el tratado: resuelva la presentación y la posición ante el tratado con declaraciones de impuestos de EE. UU. de una corporación canadiense y ayuda con impuestos transfronterizos.
• Pueden faltar declaraciones anteriores de EE. UU.: vea declaraciones de EE. UU. omitidas de una corporación canadiense y obtenga ayuda con impuestos transfronterizos.
• Un cliente de EE. UU. retuvo impuestos: el cliente puede poder devolver el impuesto retenido por error; de lo contrario, un reembolso del IRS se tramita mediante el Form 1120-F. Vea impuesto de EE. UU. retenido sobre pagos a canadienses y obtenga ayuda con impuestos transfronterizos para la declaración del reembolso.
• Un cliente quiere un W-9 o envió un 1099: vea Form W-8BEN-E para una corporación canadiense.
• Va a contratar en EE. UU. o a registrarse en un estado: vea contratar a un empleado al otro lado de la frontera y registrar una corporación canadiense en un estado de EE. UU., y luego ayuda con impuestos transfronterizos para la nómina y las cuentas estatales.
• Un banco de EE. UU. pidió un EIN: vea una cuenta bancaria en EE. UU. para una corporación canadiense.
• Va a formar una subsidiaria en EE. UU.: esta recibe su propio EIN; vea crear una subsidiaria en EE. UU. desde Canadá y obtener un EIN sin un SSN.
• La corporación es dueña única de una LLC de EE. UU.: la LLC recibe su propio EIN, pero a menos que opte por tributar como corporación, las reglas de EE. UU. la ignoran (26 CFR 301.7701-3). Su actividad comercial en EE. UU. puede entonces obligar a la corporación canadiense a presentar el Form 1120-F con el propio EIN de la corporación; vea un propietario canadiense de una LLC de EE. UU. y obtenga ayuda con impuestos transfronterizos.
• La empresa es una compañía de responsabilidad ilimitada: las reglas de EE. UU. no tratan a una compañía de responsabilidad ilimitada de Nueva Escocia, ni a otra empresa canadiense cuyos dueños tengan todos responsabilidad ilimitada, como una corporación automática (26 CFR 301.7701-2). Eso puede cambiar la casilla del tipo de entidad en el SS-4 y la declaración de EE. UU.; obtenga ayuda con impuestos transfronterizos.
• Usted personalmente necesita un número fiscal de EE. UU.: vea un ITIN para un canadiense.