加拿大公司的美國 EIN：何時需要及如何申請

加拿大公司需要美國 EIN 嗎？

加拿大公司只是向美國客戶開發票，不需要美國雇主識別號碼（EIN）：W-8BEN-E 表上填加拿大企業號碼即可。但提交 1120-F 表（即使是稅收協定豁免的稅表）、經營美國工資事務，或提供 W-8ECI 表時，就需要 EIN；有些美國銀行和州也會要求提供。加拿大公司在用 SS-4 表申請之前沒有 EIN，IRS 不收取任何費用（IRS）。

1120-F 表填表說明指出，沒有 EIN 的公司必須申請，而且退稅申請要在該稅表上辦理。Publication 15 要求有 EIN 才能申報僱傭稅。W-8ECI 表填表說明規定，美國納稅人號碼是表格有效的條件。

取得 EIN 本身，並不會使公司因此必須提交美國稅表；是否須提交，要看它的美國活動和收入。EIN 很少是難點，需要它的原因才是。為提交 1120-F 表而需要 EIN，意味著公司還必須確定自己有無美國業務活動、稅收協定立場、8833 表以及任何漏交的年度。美國客戶已預扣的稅款，可能要提交 1120-F 表才能收回。美國工資事務和州登記，會增加聯邦和州的雇主帳戶。這些是涉及兩國的問題；請見加拿大公司是否須提交美國稅表。

申請前先準備好：

• 公司章程或設立證書，用於取得準確的法定名稱
• 九位數的企業號碼
• 主要高級職員的全名和職位，以及該人是否有 SSN 或 ITIN
• 公司在加拿大的郵寄地址和街道地址
• 其會計年度終結的月份
• 美國活動的簡短說明和開始日期
• 預計未來 12 個月的美國員工人數

加拿大有沒有相當於 EIN 的東西？

企業號碼（BN），即加拿大稅務局給企業的九位數識別號碼。它不是 EIN，要求填寫 EIN 的美國表格不接受它。

BN 是公司 CRA 帳戶號碼的核心，例如其 RC 公司所得稅帳戶（CRA）。W-8BEN-E 表上填哪種形式，請見加拿大公司的 W-8BEN-E 表。EIN 的寫法是 00-0000000（Publication 15）。

W-8BEN-E 表上填企業號碼何時就夠？

公司向美國客戶證明身份，或在 W-8BEN-E 表上申請稅收協定優惠時，第 9b 行填 BN 就夠。IRS 填表說明規定，當第 9b 行沒有外國稅務號碼時，稅收協定申請要在第 8 行填美國納稅人號碼，下列情況也是如此。在加拿大完成工作所得的報酬不是美國來源收入，所以不需要稅收協定申請（26 USC 862）。對於沒有美國常設機構的美國來源營業利潤，公司在第 15 行主張加拿大與美國稅收協定的營業利潤條款，預扣稅率填 0，可以只靠 BN。第 8 行只填美國 EIN；不要把 BN 填在那裡。

在以下情況，BN 不夠：

• 公司必須改為提供 W-8ECI 表，因為這份表格需要美國號碼。
• 公司是從事美國業務的合夥企業的合夥人，例如有多名所有者的美國 LLC（美國 LLC 中的加拿大合夥人），或是法規 1.1441-1(e)(4)(vii) 所列的其他付款情況。
• 公司還必須提交 1120-F 表，例如稅收協定豁免的稅表。W-8BEN-E 表上的稅收協定申請不能解決這個問題。

關於表格本身，以及客戶要求 W-9 表或意外收到 1099 表的情況，請見加拿大公司的 W-8BEN-E 表。

沒有 SSN 的加拿大公司如何填 SS-4 表？

公司以自己的名義申請，指定一名個人高級職員為負責人，如果該高級職員沒有 SSN 或 ITIN 且沒有資格取得，則在第 7b 行填「foreign」或 N/A。填表說明說第 7b 行必須填寫。表格上沒有「外國公司」的方格：第 9a 行是 Corporation，第 9b 行寫加拿大（SS-4 表）。

當 EIN 只是為了 W-8ECI 以外的 W-8 表或稅收協定申請時，SS-4 表第 2 頁的對照表只要求填第 1–5b、7a–7b、8a、9a、9b、10 和 18 行。表格上的答案決定公司在 IRS 的營業稅帳戶如何建立。把公司說成美國成立的，或用董事自己的名字申請，都會建立錯誤的記錄。

可以從加拿大遠端取得美國 EIN 嗎？

可以。沒有美國法定居所、主要營業地點或主要辦公室或代理機構的公司，可以用電話、傳真或郵寄申請，不能使用線上申請（SS-4 填表說明；IRS）。主要營業地點或主要辦公室在美國的公司不能打電話：須把 SS-4 表傳真到 855-641-6935，或郵寄到 Internal Revenue Service, Attn: EIN Operation, Cincinnati, OH 45999，而線上工具仍需要負責人的 SSN 或 ITIN。

只用一種途徑，以免公司最後有兩個 EIN。IRS 每天為每位負責人只發一個 EIN。如果 EIN 到手之前 1120-F 表就到期，紙本稅表可以填「Applied For」和申請日期；電子提交的稅表在提交時就需要 EIN（1120-F 表填表說明）。新的 EIN 在紙本稅表上立即可用，但電子報稅和電子付款最多可能 2 週才接受（IRS）。

誰是負責人？誰可以打電話？

對公司而言，負責人通常是主要高級職員：控制公司並指揮其資金和資產的個人。必須是個人，不能是實體，所以不能列加拿大母公司；請改為列一名個人。如果有多人符合，請列公司希望 IRS 認定的那一位（IRS）。名義代理人，例如僅被授予有限權限來辦理設立事務的人，不能申請，也不應列入。

打電話的人必須獲授權接收 EIN 並回答有關表格的問題，例如簽署表格的高級職員，或在 SS-4 表指定人部分列名的第三方指定人。只有在表格的簽名區填妥後，指定人的授權才有效。EIN 一旦發出，指定人的權限即告終止，EIN 通知書會郵寄給公司。如果指定人的地址或電話與公司相同，申請必須以郵寄或傳真辦理（SS-4 填表說明）。

EIN 到手後，公司應核對什麼？

核對 IRS 記錄的名稱，然後在每份美國表格上，使用這個法定名稱連同 EIN。IRS 系統的企業名稱只接受字母 A–Z、數字、連字號和 & 符號。其他符號會被拼寫出來或替換，撇號會被刪除（IRS）。「Inc」後面少了句號，或去掉重音符號（Société 變成 Societe），屬於格式問題。字母錯誤、遺漏或多出，則是要在第一份 1120-F 表之前更正的錯誤。

• 仍然是 W-8，絕不是 W-9：EIN 不會使公司成為美國人。它仍須向美國付款方提供 W-8BEN-E 表或 W-8ECI 表；外國人不得提供 W-9 表（W-9 要求方填表說明）。
• 各處名稱一致：在 1120-F 表和其他每份稅表上，使用 SS-4 表第 1 行的法定名稱（SS-4 填表說明），在 W-8BEN-E 表第 1 行也使用相同的公司名稱（W-8BEN-E 填表說明）。
• 日後更名：在下一份 1120-F 表上勾選名稱或地址變更方格。
• 新的負責人：在 60 天 內以 8822-B 表報告。稅表提交後的地址變更，也使用同一份表格。
• 第 13 行列有員工：預期要提交聯邦僱傭稅稅表，每季 941 表，除非第 14 行已勾選 944 表。故意不繳付已預扣的工資稅的高級職員或其他負責人，依第 6672 條可能要個人承擔其 100%（Publication 15）。
• EIN 僅用於 W-8 表或稅收協定申請：如果 IRS 日後要求提交公司無須提交的稅表，請及時回覆沒有要提交的稅表，否則 IRS 可能評稅；如果日後產生提交義務，使用同一個 EIN（Internal Revenue Manual 21.7.13.3.2.7.1）。

如果一直收不到 EIN 通知書、號碼遺失、IRS 記錄的名稱有誤，或銀行說名稱不符，請見 EIN 延遲、遺失或不符。

舉例

這些例子僅供說明；金額以美元計。

一家向美國客戶收費的多倫多軟體公司

公司每年向美國客戶收費 US$200,000，工作在加拿大完成，在美國沒有辦公室。每位客戶都收到第 9b 行填有 BN 的 W-8BEN-E 表，這不需要 EIN。後來公司派兩名員工到客戶的美國現場工作。這可能意味著它必須提交 1120-F 表；該稅表是否稅收協定豁免，取決於公司現在是否有美國常設機構。無論如何，這份稅表都需要 EIN，所以總裁打電話到國際專線，通話期間取得 EIN，並以該號碼提交。

一家在華盛頓州僱人的溫哥華公司

公司僱用一名住在並在華盛頓州工作的員工，年薪 US$80,000。第一次發工資之前，它用 SS-4 表申請：第 10 行 Hired employees，第 13 行一名員工，第 15 行第一次在美國發工資的日期。然後它開設華盛頓州自己的雇主帳戶。員工在美國工作，也可能意味著公司從事美國貿易或業務；如果是這樣，即使稅收協定豁免其利潤，它每年也要提交 1120-F 表。

一家 IRS 名稱拼錯的卡加利公司

一位董事打電話到國際專線，EIN 通知書上寫的是「Prairie Fild Services Inc」，而公司名稱是 Prairie Field Services Inc.。缺少的句號是 IRS 的格式；「Fild」是錯誤。公司在第一份 1120-F 表之前請 IRS 更正名稱，使該稅表以及 W-8BEN-E 表上的名稱和 EIN 一致。

您的情況不同嗎？

• EIN 用於第一份 1120-F 表或稅收協定豁免的稅表：請透過加拿大公司的美國稅表和跨境稅務協助確定提交和稅收協定立場。
• 之前的美國稅表可能漏交了：請見加拿大公司漏交的美國稅表，並獲取跨境稅務協助。
• 美國客戶預扣了稅款：客戶或許可以退還誤扣的稅款；否則，IRS 的退稅要透過 1120-F 表辦理。請見對付給加拿大人的款項預扣美國稅，並為退稅稅表獲取跨境稅務協助。
• 客戶要求 W-9 表，或寄來了 1099 表：請見加拿大公司的 W-8BEN-E 表。
• 您要在美國僱人或在州登記：請見跨境僱用員工和在美國的州登記加拿大公司，然後為工資和州帳戶獲取跨境稅務協助。
• 美國銀行要求提供 EIN：請見加拿大公司的美國銀行帳戶。
• 您要成立美國子公司：它有自己的 EIN；請見從加拿大設立美國子公司和沒有 SSN 取得 EIN。
• 公司單獨擁有一家美國 LLC：該 LLC 有自己的 EIN，但除非選擇按公司課稅，否則美國規則忽略它（26 CFR 301.7701-3）。它的美國業務可能使加拿大公司以公司自己的 EIN 提交 1120-F 表；請見加拿大人持有的美國 LLC，並獲取跨境稅務協助。
• 公司是無限責任公司：美國規則不把新斯科舍省無限責任公司，或所有者均負無限責任的其他加拿大公司，自動視為公司（26 CFR 301.7701-2）。這可能改變 SS-4 表的實體方格和美國稅表；請獲取跨境稅務協助。
• 您個人需要美國稅務號碼：請見加拿大人的 ITIN。