رقم EIN لشركة كندية: متى تحتاجه وكيف تحصل عليه

هل تحتاج الشركة الكندية إلى EIN أمريكي؟

لا تحتاج الشركة الكندية إلى رقم تعريف صاحب العمل الأمريكي (EIN) لمجرد إصدار فواتير لعملاء أمريكيين: فرقم نشاطها التجاري الكندي يوضع في النموذج ⁦W-8BEN-E⁩. وتحتاج إلى EIN لتقديم النموذج ⁦1120-F⁩، حتى لو كان إقرارًا معفى بموجب الاتفاقية، أو لتشغيل رواتب أمريكية، أو لتسليم النموذج ⁦W-8ECI⁩؛ وبعض البنوك والولايات الأمريكية تطلب رقمًا أيضًا. وليس للشركات الكندية EIN حتى تقدّم النموذج ⁦SS-4⁩، ولا تتقاضى IRS شيئًا عليه (IRS).

تقول تعليمات النموذج ⁦1120-F⁩ إن الشركة التي ليس لها EIN يجب أن تقدّم طلبًا للحصول عليه، وإن طلب الاسترداد يُقدَّم في ذلك الإقرار. ويشترط المنشور 15 EIN للإبلاغ عن ضرائب التوظيف. وتجعل تعليمات النموذج ⁦W-8ECI⁩ رقم دافع الضرائب الأمريكي شرطًا لصحة النموذج.

الحصول على EIN لا يلزم الشركة وحده بتقديم إقرار أمريكي؛ بل يحدد ذلك نشاطها ودخلها في الولايات المتحدة. والـ EIN نادرًا ما يكون الجزء الصعب؛ بل سببه. فالـ EIN اللازم للنموذج ⁦1120-F⁩ يعني أن على الشركة أن تحسم أيضًا هل لها نشاط تجاري في الولايات المتحدة، وموقفها بموجب الاتفاقية، والنموذج 8833، وأي سنوات فائتة. وضريبة اقتطعها عميل أمريكي أصلًا قد تتطلب النموذج ⁦1120-F⁩ لاستردادها. وتضيف الرواتب الأمريكية وتسجيل الولاية حسابات صاحب عمل اتحادية وحسابات الولاية. وهذه أسئلة تخص البلدين؛ راجع هل يجب على شركة كندية تقديم إقرار أمريكي.

جهّز قبل التقديم:

• عقد التأسيس أو شهادة التأسيس، للاسم القانوني الدقيق
• رقم النشاط التجاري المكوَّن من تسعة أرقام
• الاسم الكامل للمسؤول الرئيسي ولقبه الوظيفي، وهل لديه SSN أو ITIN
• عنوانا الشركة الكنديان للبريد وللشارع
• شهر نهاية سنتها المحاسبية
• وصف موجز لنشاطها في الولايات المتحدة وتاريخ بدئه
• عدد الموظفين الأمريكيين المتوقع في الأشهر الـ 12 القادمة

ما المكافئ الكندي لـ EIN؟

رقم النشاط التجاري (BN)، المعرِّف المكوَّن من تسعة أرقام الذي تمنحه وكالة الإيرادات الكندية للنشاط. وهو ليس EIN، ولا يقبله نموذج أمريكي يطلب EIN.

ويشكل BN أساس أرقام حسابات الشركة لدى CRA، مثل حساب ضريبة دخل الشركات RC (CRA). وأي صيغة منه توضع في النموذج ⁦W-8BEN-E⁩ موضحة في النموذج ⁦W-8BEN-E⁩ لشركة كندية. ويُكتب EIN بالشكل ⁦00-0000000⁩ (المنشور 15).

متى يكفي رقم النشاط التجاري في النموذج ⁦W-8BEN-E⁩؟

يكفي BN في السطر 9b عندما توثّق الشركة نفسها لعميل أمريكي أو تطالب بمزايا الاتفاقية في النموذج ⁦W-8BEN-E⁩. وتشترط تعليمات IRS رقم دافع ضرائب أمريكيًا في السطر 8 لمطالبة بموجب الاتفاقية حين لا يوجد رقم ضريبي أجنبي في السطر 9b، وفي الحالات أدناه. والأجر عن عمل يؤدَّى في كندا ليس دخلًا من مصدر أمريكي، فلا يحتاج إلى مطالبة بموجب الاتفاقية (⁦26 USC 862⁩). وللأرباح التجارية من مصدر أمريكي بلا منشأة دائمة أمريكية، تستطيع الشركة التي تطالب بمادة الأرباح التجارية في الاتفاقية بين كندا والولايات المتحدة في السطر 15، بمعدل اقتطاع 0، أن تعتمد على BN. والسطر 8 مخصص لـ EIN أمريكي فقط؛ فلا تضع BN فيه.

لا يكفي BN عندما:

• يجب على الشركة تسليم النموذج ⁦W-8ECI⁩ بدلًا منه، لأن هذا النموذج يحتاج إلى رقم أمريكي.
• تكون الشركة شريكة في شراكة تمارس نشاطًا أمريكيًا، مثل LLC أمريكية بعدة مالكين (شريك كندي في LLC أمريكية)، أو تكون الدفعة حالة أخرى مدرجة في Regulation 1.1441-1(e)(4)(vii).
• يجب على الشركة أن تقدّم النموذج ⁦1120-F⁩ أيضًا، مثل إقرار معفى بموجب الاتفاقية. فالمطالبة بموجب الاتفاقية في ⁦W-8BEN-E⁩ لا تحسم تلك المسألة.

وللنموذج نفسه، أو عميل يطلب ⁦W-9⁩ أو وصلك 1099 رغم ذلك، راجع النموذج ⁦W-8BEN-E⁩ لشركة كندية.

كيف تملأ الشركة الكندية النموذج ⁦SS-4⁩ دون SSN؟

تقدّم الشركة باسمها، وتسمّي مسؤولًا فردًا طرفًا مسؤولًا، وتكتب «foreign» أو N/A في السطر 7b عندما لا يكون للمسؤول SSN أو ITIN ولا يحق له الحصول على أحدهما. وتقول التعليمات إن الإدخال في السطر 7b مطلوب. ولا توجد خانة «شركة أجنبية»: فالسطر 9a هو Corporation والسطر 9b يسمّي كندا (النموذج ⁦SS-4⁩).

عندما يكون EIN لنموذج ⁦W-8⁩ غير ⁦W-8ECI⁩ فقط، أو لمطالبة بموجب الاتفاقية، فإن الجدول في الصفحة 2 من النموذج ⁦SS-4⁩ لا يطلب إلا الأسطر ⁦1–5b⁩ و⁦7a–7b⁩ و8a و9a و9b و10 و18. وتحدد الإجابات في النموذج حساب IRS الضريبي للشركة. ووصف الشركة بأنها مؤسَّسة في الولايات المتحدة، أو التقديم باسم مدير شخصيًا، ينشئ سجلًا خاطئًا.

هل تستطيع الحصول على EIN أمريكي عن بُعد من كندا؟

نعم. الشركة التي ليس لها مقر قانوني في الولايات المتحدة ولا مكان نشاط رئيسي ولا مكتب رئيسي أو وكالة فيها تقدّم بالهاتف أو الفاكس أو البريد. ولا تستطيع استخدام الطلب عبر الإنترنت (تعليمات ⁦SS-4⁩؛ IRS). أما التي يقع مكان نشاطها الرئيسي أو مكتبها الرئيسي في الولايات المتحدة فلا تستطيع استخدام خط الهاتف: ترسل النموذج ⁦SS-4⁩ بالفاكس إلى ⁦855-641-6935⁩ أو بالبريد إلى Internal Revenue Service, Attn: EIN Operation, Cincinnati, OH 45999، وتظل الأداة عبر الإنترنت تحتاج إلى SSN أو ITIN للطرف المسؤول.

استخدم مسارًا واحدًا فقط، حتى لا ينتهي الأمر بالشركة إلى EIN مزدوج. وتصدر IRS EIN واحدًا لكل طرف مسؤول في اليوم. وإذا حان موعد النموذج ⁦1120-F⁩ قبل وصول EIN، فيجوز أن يُظهر الإقرار الورقي «Applied For» وتاريخ الطلب؛ أما الإقرار المقدَّم إلكترونيًا فيحتاج إلى EIN عند التقديم (تعليمات النموذج ⁦1120-F⁩). ويعمل EIN الجديد فورًا في الإقرار الورقي، لكن التقديم الإلكتروني والمدفوعات الإلكترونية قد لا تقبله حتى 2 أسبوع (IRS).

من هو الطرف المسؤول، ومن يستطيع إجراء المكالمة؟

الطرف المسؤول في الشركة هو عادةً المسؤول الرئيسي: الفرد الذي يسيطر على الشركة ويوجّه أموالها وأصولها. ويجب أن يكون شخصًا لا كيانًا، فلا يمكن إدراج شركة كندية أم؛ بل سمِّ فردًا. وإذا كان عدة أشخاص مؤهلين، فأدرج من تريد الشركة أن تعترف به IRS (IRS). والوكيل الاسمي (nominee)، مثل من مُنح صلاحية محدودة لمعالجة التأسيس فقط، لا يستطيع التقديم ولا ينبغي إدراجه.

ويجب أن يكون المتصل مفوَّضًا لاستلام EIN والإجابة عن أسئلة النموذج، مثل مسؤول يوقّعه، أو مفوَّض طرف ثالث مذكور في قسم المفوَّض من النموذج ⁦SS-4⁩. وتصح موافقة المفوَّض فقط عند استكمال منطقة التوقيع في النموذج. وتنتهي صلاحية المفوَّض بمجرد منح EIN، ويُرسل إشعار EIN بالبريد إلى الشركة. وإذا طابق عنوان المفوَّض أو هاتفه عنوان الشركة أو هاتفها، فيجب أن يُرسل الطلب بالبريد أو الفاكس (تعليمات ⁦SS-4⁩).

ماذا ينبغي أن تتحقق منه الشركة بعد وصول EIN؟

تحقق من الاسم الذي سجّلته IRS، ثم استخدم ذلك الاسم القانوني مع EIN في كل نموذج أمريكي. فأنظمة IRS لا تقبل في اسم النشاط إلا الأحرف A–Z والأرقام والشرطات وعلامة &. وتُكتب الرموز الأخرى بالحروف أو تُستبدل، وتُحذف الفواصل العليا (IRS). وغياب النقطة بعد «Inc» أو حذف علامة نطق (تصبح Société هكذا Societe) مسألة تنسيق. أما الحرف الخاطئ أو الناقص أو الزائد فخطأ يجب إصلاحه قبل أول نموذج ⁦1120-F⁩.

• يبقى ⁦W-8⁩ لا ⁦W-9⁩ أبدًا: EIN لا يجعل الشركة شخصًا أمريكيًا. فتواصل إعطاء جهات الدفع الأمريكية النموذج ⁦W-8BEN-E⁩ أو ⁦W-8ECI⁩؛ ولا يجوز لشخص أجنبي إعطاء النموذج ⁦W-9⁩ (تعليمات طالب ⁦W-9⁩).
• الاسم نفسه في كل مكان: استخدم الاسم القانوني من السطر 1 في ⁦SS-4⁩ على النموذج ⁦1120-F⁩ وكل إقرار آخر (تعليمات ⁦SS-4⁩)، واسم الشركة نفسه في السطر 1 من ⁦W-8BEN-E⁩ (تعليمات ⁦W-8BEN-E⁩).
• تغيير اسم لاحقًا: ضع علامة في خانة تغيير الاسم أو العنوان في النموذج ⁦1120-F⁩ التالي.
• طرف مسؤول جديد: أبلغ عنه بالنموذج ⁦8822-B⁩ خلال 60 يومًا. واستخدم النموذج نفسه لتغيير العنوان بعد تقديم إقرار.
• موظفون مدرجون في السطر 13: توقّع تقديم إقرارات ضرائب التوظيف الاتحادية، النموذج 941 كل ربع سنة ما لم تُحدَّد الخانة في السطر 14 للنموذج 944. والمسؤول أو الشخص المسؤول الآخر الذي يترك ضريبة أجور مقتطعة غير مدفوعة عمدًا قد يدين شخصيًا بـ ⁦100%⁩ منها بموجب المادة 6672 (المنشور 15).
• EIN لنموذج ⁦W-8⁩ أو لمطالبة بموجب الاتفاقية فقط: إذا طلبت IRS لاحقًا إقرارًا لا تدين به الشركة، فردّ سريعًا بأنه لا إقرار عليها، وإلا قد تقدّر IRS ضريبة؛ وإذا بدأ واجب تقديم لاحقًا فاستخدم EIN نفسه (دليل الإيرادات الداخلية 21.7.13.3.2.7.1).

إذا لم يصل إشعار EIN أبدًا، أو ضاع الرقم، أو سجّلت IRS الاسم خطأً، أو قال البنك إن الاسم لا يطابق، فراجع EIN متأخر أو ضائع أو لا يطابق.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ والمبالغ بالدولار الأمريكي.

شركة برمجيات في Toronto تفوتر عملاء أمريكيين

تفوتر الشركة عملاء أمريكيين بمبلغ 200,000 دولار أمريكي سنويًا عن عمل يؤدَّى في كندا، ولا مكتب أمريكيًا لها. ويحصل كل عميل على ⁦W-8BEN-E⁩ وفيه BN في السطر 9b، ولا يلزم EIN لذلك. ثم ترسل لاحقًا موظفَين للعمل في موقع أحد العملاء في الولايات المتحدة. قد يعني ذلك أن عليها تقديم النموذج ⁦1120-F⁩؛ وكون الإقرار معفى بموجب الاتفاقية يتوقف على ما إذا كان لها الآن منشأة دائمة في الولايات المتحدة. وفي الحالتين يحتاج الإقرار إلى EIN، فيتصل رئيسها بالخط الدولي، ويحصل على EIN أثناء المكالمة، ويقدّم بهذا الرقم.

شركة من Vancouver توظّف في ولاية Washington

توظّف الشركة موظفًا يعيش ويعمل في Washington براتب 80,000 دولار أمريكي سنويًا. وقبل أول يوم دفع رواتب تقدّم النموذج ⁦SS-4⁩: السطر 10 Hired employees، والسطر 13 موظف واحد، والسطر 15 أول يوم دفع في الولايات المتحدة. ثم تفتح حسابات صاحب العمل الخاصة بولاية Washington. والموظف العامل في الولايات المتحدة قد يعني أيضًا أن الشركة تمارس نشاطًا تجاريًا في الولايات المتحدة؛ وإذا كان كذلك فتقدّم النموذج ⁦1120-F⁩ كل سنة، حتى لو أعفت الاتفاقية أرباحها.

شركة من Calgary باسم خاطئ لدى IRS

اتصل مدير بالخط الدولي، ويقرأ إشعار EIN «Prairie Fild Services Inc» بدل Prairie Field Services Inc. النقطة الناقصة تنسيق IRS؛ أما «Fild» فخطأ. وتصحح الشركة اسمها لدى IRS قبل أول نموذج ⁦1120-F⁩ لها، فيتطابق الاسم وEIN في ذلك الإقرار وفي نموذجها ⁦W-8BEN-E⁩.

هل يختلف الأمر في حالتك؟

• يلزم EIN لأول نموذج ⁦1120-F⁩ أو لإقرار معفى بموجب الاتفاقية: احسم التقديم والموقف بموجب الاتفاقية مع الإقرارات الضريبية الأمريكية لشركة كندية ومساعدة في الضرائب العابرة للحدود.
• قد تكون هناك إقرارات أمريكية سابقة ناقصة: راجع إقرارات أمريكية فائتة لشركة كندية واحصل على مساعدة في الضرائب العابرة للحدود.
• اقتطع عميل أمريكي ضريبة: قد يستطيع العميل إعادة ضريبة اقتُطعت خطأً؛ وإلا فيمر استرداد IRS عبر النموذج ⁦1120-F⁩. راجع ضريبة أمريكية مقتطعة من مدفوعات لكنديين واحصل على مساعدة في الضرائب العابرة للحدود لإقرار الاسترداد.
• عميل يريد ⁦W-9⁩ أو أرسل 1099: راجع النموذج ⁦W-8BEN-E⁩ لشركة كندية.
• توظّف في الولايات المتحدة أو تسجّل في ولاية: راجع توظيف موظف عبر الحدود وتسجيل شركة كندية في ولاية أمريكية، ثم مساعدة في الضرائب العابرة للحدود لحسابات الرواتب والولاية.
• طلب بنك أمريكي EIN: راجع حساب مصرفي أمريكي لشركة كندية.
• تؤسس شركة أمريكية تابعة: تحصل على EIN خاص بها؛ راجع إنشاء شركة أمريكية تابعة من كندا والحصول على EIN دون SSN.
• تملك الشركة LLC أمريكية وحدها: تحصل الـ LLC على EIN خاص بها، لكن ما لم تختر الضريبة كشركة، فتتجاهلها القواعد الأمريكية (⁦26 CFR 301.7701-3⁩). وقد يجعل نشاطها الأمريكي الشركة الكندية تقدّم النموذج ⁦1120-F⁩ برقم EIN الخاص بالشركة؛ راجع مالك كندي لـ LLC أمريكية واحصل على مساعدة في الضرائب العابرة للحدود.
• الشركة شركة مسؤولية غير محدودة: لا تعدّ القواعد الأمريكية شركة المسؤولية غير المحدودة في Nova Scotia، أو أي شركة كندية أخرى يتحمل جميع مالكيها مسؤولية غير محدودة، شركةً تلقائيًا (⁦26 CFR 301.7701-2⁩). وقد يغيّر ذلك خانة نوع الكيان في ⁦SS-4⁩ والإقرار الأمريكي؛ احصل على مساعدة في الضرائب العابرة للحدود.
• تحتاج أنت شخصيًا إلى رقم ضريبي أمريكي: راجع رقم ITIN لكندي.