캐나다 법인의 미국 EIN: 필요한 경우와 신청 방법

캐나다 법인에 미국 EIN이 필요한가요?

캐나다 법인은 미국 고객에게 청구서를 보내는 것만으로는 미국 고용주 식별번호(EIN)가 필요하지 않습니다. Form W-8BEN-E에 캐나다 사업자 번호를 적습니다. Form 1120-F를 제출하거나(조세조약 면제 신고서도 포함), 미국 급여를 지급하거나, Form W-8ECI를 줄 때는 EIN이 필요하며, 일부 미국 은행과 주도 요구합니다. 캐나다 회사는 Form SS-4로 신청하기 전에는 EIN이 없고, IRS는 무료로 발급합니다(IRS).

Form 1120-F 작성 안내는 EIN이 없는 법인이 신청해야 하며 환급 청구도 그 신고서로 한다고 밝힙니다. Publication 15는 고용세를 신고하려면 EIN이 필요하다고 정합니다. Form W-8ECI 작성 안내는 미국 납세자 번호를 유효한 양식의 조건으로 합니다.

EIN을 받는다고 해서 법인이 미국 신고서를 제출해야 하는 것은 아니며, 미국 내 활동과 소득이 이를 정합니다. EIN 자체는 어렵지 않고 EIN이 필요한 이유가 어렵습니다. Form 1120-F를 위해 EIN이 필요하다면 법인은 미국 사업 활동이 있는지, 조세조약상 지위, Form 8833, 놓친 연도도 함께 정리해야 합니다. 미국 고객이 이미 원천징수한 세금은 Form 1120-F로 환급받아야 할 수 있습니다. 미국 급여와 주 등록은 연방과 주 고용주 계정을 추가합니다. 이는 양국이 얽힌 문제입니다. 캐나다 법인이 미국 신고서를 제출해야 하는지를 참고하세요.

신청하기 전에 준비할 것:

• 정확한 법적 이름을 위한 정관 또는 설립 증명서
• 9자리 사업자 번호
• 대표 임원의 성명과 직위, 그리고 그 사람에게 SSN이나 ITIN이 있는지
• 법인의 캐나다 우편 주소와 사업장 주소
• 회계연도가 끝나는 월
• 미국 내 활동에 대한 짧은 설명과 시작일
• 앞으로 12개월 동안 예상되는 미국 직원 수

EIN에 해당하는 캐나다 번호는 무엇인가요?

사업자 번호(BN)로, CRA가 사업체에 부여하는 9자리 식별번호입니다. EIN이 아니므로 EIN을 요구하는 미국 양식에는 쓸 수 없습니다.

BN은 RC 법인 소득세 계정 같은 법인의 CRA 계정 번호의 핵심입니다(CRA). Form W-8BEN-E에 어떤 형태를 적는지는 캐나다 법인의 Form W-8BEN-E에 있습니다. EIN은 00-0000000 형식으로 씁니다(Publication 15).

Form W-8BEN-E에 사업자 번호만으로 충분한 경우는 언제인가요?

법인이 미국 고객에게 자신을 증명하거나 Form W-8BEN-E로 조세조약 혜택을 신청할 때는 9b번 줄의 BN으로 충분합니다. IRS 작성 안내는 9b번 줄에 외국 납세자 번호가 없는 조세조약 신청, 그리고 아래 경우에 8번 줄에 미국 납세자 번호를 요구합니다. 캐나다에서 한 일의 대가는 미국 원천 소득이 아니므로 조세조약 신청이 필요 없습니다(26 USC 862). 미국 고정사업장이 없는 미국 원천 사업 이익에 대해, 15번 줄에서 캐나다-미국 조세조약의 사업 이익 조항을 신청하고 원천징수율을 0로 적는 법인은 BN에 의존할 수 있습니다. 8번 줄은 미국 EIN 전용이므로 BN을 적지 마세요.

BN으로 충분하지 않은 경우:

• Form W-8ECI를 대신 줘야 하는 경우. 이 양식에는 미국 번호가 필요합니다.
• 법인이 미국 사업을 하는 파트너십(예: 소유주가 여럿인 미국 LLC)의 파트너이거나(미국 LLC의 캐나다인 파트너), 지급이 Regulation 1.1441-1(e)(4)(vii)에 나열된 다른 경우인 경우.
• 법인이 조세조약 면제 신고서 등 Form 1120-F도 제출해야 하는 경우. W-8BEN-E의 조세조약 신청은 이 문제를 해결하지 못합니다.

양식 자체, W-9를 요구하는 고객, 이미 도착한 1099에 대해서는 캐나다 법인의 Form W-8BEN-E를 참고하세요.

캐나다 법인은 SSN 없이 Form SS-4를 어떻게 작성하나요?

법인은 자기 이름으로 신청하고, 개인 임원을 책임자(responsible party)로 적으며, 그 임원에게 SSN이나 ITIN이 없고 받을 자격도 없으면 7b번 줄에 "foreign" 또는 N/A를 적습니다. 작성 안내는 7b번 줄 기재가 필수라고 밝힙니다. "외국 법인" 칸은 없습니다. 9a번 줄은 Corporation이고 9b번 줄에 캐나다를 적습니다(Form SS-4).

EIN이 W-8ECI 외의 W-8 양식이나 조세조약 신청용일 때, Form SS-4 2쪽의 표는 1–5b번, 7a–7b번, 8a번, 9a번, 9b번, 10번, 18번 줄만 요구합니다. 양식의 답이 법인의 IRS 사업 세금 계정을 만듭니다. 법인을 미국에서 설립된 것으로 적거나 이사 본인의 이름으로 신청하면 잘못된 기록이 만들어집니다.

캐나다에서 원격으로 미국 EIN을 받을 수 있나요?

네. 미국에 법적 거주지, 주된 사업장, 주된 사무소 또는 대리점이 없는 법인은 전화, 팩스, 우편으로 신청합니다. 온라인 신청은 쓸 수 없습니다(SS-4 작성 안내; IRS). 주된 사업장이나 주된 사무소가 미국에 있는 법인은 전화를 쓸 수 없으며, Form SS-4를 855-641-6935로 팩스하거나 Internal Revenue Service, Attn: EIN Operation, Cincinnati, OH 45999로 우편 발송합니다. 온라인 도구도 책임자의 SSN이나 ITIN이 필요합니다.

한 가지 방법만 쓰세요. 그래야 법인이 EIN을 두 개 받지 않습니다. IRS는 책임자 한 명당 하루에 EIN 하나를 발급합니다. EIN이 도착하기 전에 Form 1120-F 기한이 오면 서면 신고서에는 "Applied For"와 신청 날짜를 적을 수 있으며, 전자 제출 신고서는 제출할 때 EIN이 있어야 합니다(Form 1120-F 작성 안내). 새 EIN은 서면 신고서에는 바로 쓸 수 있지만 전자 제출과 전자 납부는 최대 2주간 받아 주지 않을 수 있습니다(IRS).

책임자는 누구이고, 누가 전화할 수 있나요?

법인의 책임자는 보통 대표 임원, 즉 법인을 지배하고 자금과 자산을 지시하는 개인입니다. 사업체가 아니라 사람이어야 하므로 캐나다 모회사는 적을 수 없으며 개인을 적으세요. 해당하는 사람이 여럿이면 법인이 IRS가 인정해 주길 원하는 사람을 적습니다(IRS). 설립 업무만 처리하도록 제한된 권한을 받은 사람 같은 명의인은 신청할 수 없고 적어서는 안 됩니다.

전화하는 사람은 EIN을 받고 양식에 대한 질문에 답할 권한이 있어야 합니다. 양식에 서명하는 임원이나, Form SS-4의 지정인(designee) 란에 적힌 제3자 지정인이 해당합니다. 지정 권한은 양식의 서명 란이 완성되어야만 유효합니다. 지정인의 권한은 EIN이 부여되면 끝나며 EIN 통지서는 법인에 우편 발송됩니다. 지정인의 주소나 전화번호가 법인과 같으면 신청은 우편이나 팩스로 해야 합니다(SS-4 작성 안내).

EIN이 도착한 뒤 법인은 무엇을 확인해야 하나요?

IRS가 기록한 이름을 확인하고, 이후 모든 미국 양식에 그 법적 이름을 EIN과 함께 쓰세요. IRS 시스템은 사업체 이름에 알파벳 A–Z, 숫자, 하이픈, 앰퍼샌드만 받습니다. 다른 기호는 풀어 쓰거나 바뀌고 아포스트로피는 삭제됩니다(IRS). "Inc" 뒤의 마침표가 빠지거나 악센트가 사라지는 것(Société가 Societe로)은 서식 문제입니다. 글자가 틀리거나 빠지거나 더해진 것은 첫 Form 1120-F 전에 고쳐야 하는 오류입니다.

• 여전히 W-8이며 W-9가 아님: EIN이 있다고 법인이 미국인이 되는 것은 아닙니다. 계속 미국 지급인에게 Form W-8BEN-E나 W-8ECI를 주며, 외국인은 Form W-9를 줄 수 없습니다(W-9 요청자 작성 안내).
• 어디서나 같은 이름: SS-4 1번 줄의 법적 이름을 Form 1120-F와 다른 모든 신고서에 쓰고(SS-4 작성 안내), W-8BEN-E 1번 줄에도 같은 법인 이름을 씁니다(W-8BEN-E 작성 안내).
• 나중에 이름 변경: 다음 Form 1120-F에서 이름이나 주소 변경 칸을 확인하세요.
• 새 책임자: Form 8822-B로 60일 이내에 신고하세요. 신고서를 제출한 뒤의 주소 변경에도 같은 양식을 씁니다.
• 13번 줄에 직원을 적은 경우: 연방 고용세 신고서를 제출해야 합니다. 14번 줄이 Form 944로 표시되지 않았다면 분기마다 Form 941입니다. 임원이나 다른 책임자가 고의로 원천징수한 급여세를 납부하지 않으면 section 6672에 따라 그 금액의 100%를 개인적으로 내야 할 수 있습니다(Publication 15).
• W-8이나 조세조약 신청용 EIN만 받은 경우: IRS가 법인이 내지 않아도 되는 신고서를 나중에 요구하면 제출할 신고서가 없다고 빨리 회신하세요. 그렇지 않으면 IRS가 세금을 부과할 수 있습니다. 제출 의무가 나중에 생기면 같은 EIN을 씁니다(Internal Revenue Manual 21.7.13.3.2.7.1).

EIN 통지서가 도착하지 않거나, 번호를 잃어버렸거나, IRS가 이름을 잘못 기록했거나, 은행이 이름이 일치하지 않는다고 하면 EIN 지연, 분실, 불일치를 참고하세요.

예시

예시는 설명용이며 금액은 미국 달러입니다.

미국 고객에게 청구하는 토론토의 소프트웨어 법인

법인은 캐나다에서 한 일에 대해 미국 고객에게 매년 US$200,000을 청구하며 미국 사무소가 없습니다. 각 고객은 9b번 줄에 BN이 적힌 W-8BEN-E를 받고, 이를 위해 EIN은 필요 없습니다. 나중에 직원 두 명을 고객의 미국 현장에 보내 일하게 합니다. 이 경우 Form 1120-F를 제출해야 할 수 있으며, 조세조약 면제 신고서인지는 이제 미국 고정사업장이 있는지에 달려 있습니다. 어느 쪽이든 신고서에는 EIN이 필요하므로 대표가 국제 전화번호로 전화해 통화 중에 EIN을 받고 그 번호로 제출합니다.

워싱턴 주에서 채용하는 밴쿠버의 법인

법인이 워싱턴 주에 살며 일하는 직원을 연 US$80,000으로 한 명 채용합니다. 첫 급여일 전에 Form SS-4로 신청합니다. 10번 줄에 직원 고용, 13번 줄에 직원 1명, 15번 줄에 첫 미국 급여일을 적습니다. 그다음 워싱턴 주 자체 고용주 계정을 엽니다. 미국에서 일하는 직원이 있으면 법인이 미국 내 사업을 하는 것일 수도 있으며, 그렇다면 조세조약이 이익을 면제하더라도 매년 Form 1120-F를 제출합니다.

IRS 이름이 잘못 적힌 캘거리의 법인

이사가 국제 전화번호로 전화했고, EIN 통지서에 Prairie Field Services Inc 대신 "Prairie Fild Services Inc"가 적혀 있습니다. 빠진 마침표는 IRS의 서식 처리이고 "Fild"는 오류입니다. 법인은 첫 Form 1120-F 전에 IRS에 이름을 고치게 해, 그 신고서와 W-8BEN-E의 이름과 EIN이 일치하게 합니다.

상황이 다르다면?

• EIN이 첫 Form 1120-F나 조세조약 면제 신고서를 위한 경우: 캐나다 법인의 미국 세금 신고서와 국경 간 세금 상담으로 제출과 조세조약상 지위를 정리하세요.
• 이전 미국 신고서가 빠졌을 수 있는 경우: 캐나다 법인의 놓친 미국 신고서를 참고하시고 국경 간 세금 상담을 받으세요.
• 미국 고객이 세금을 원천징수한 경우: 고객이 잘못 원천징수한 세금을 돌려줄 수 있습니다. 그렇지 않으면 IRS 환급은 Form 1120-F를 통해 진행됩니다. 캐나다인에게 지급할 때의 미국 원천징수세를 참고하시고 환급 신고서는 국경 간 세금 상담을 받으세요.
• 고객이 W-9를 요구하거나 1099를 보낸 경우: 캐나다 법인의 Form W-8BEN-E를 참고하세요.
• 미국에서 채용하거나 주에 등록하는 경우: 국경 너머 직원 채용과 미국 주에 캐나다 법인 등록을 참고하시고, 급여와 주 계정은 국경 간 세금 상담을 받으세요.
• 미국 은행이 EIN을 요구한 경우: 캐나다 법인의 미국 은행 계좌를 참고하세요.
• 미국 자회사를 설립하는 경우: 자회사는 자체 EIN을 받습니다. 캐나다에서 미국 자회사 설립과 SSN 없이 EIN 받기를 참고하세요.
• 법인이 미국 LLC를 단독으로 소유하는 경우: LLC는 자체 EIN을 받지만, 법인 과세를 선택하지 않으면 미국 규정은 이를 별도 과세 대상으로 보지 않습니다(26 CFR 301.7701-3). 그러면 그 미국 사업 때문에 캐나다 법인이 법인 자체 EIN으로 Form 1120-F를 제출하게 될 수 있습니다. 미국 LLC를 소유한 캐나다인을 참고하시고 국경 간 세금 상담을 받으세요.
• 무한책임회사인 경우: 미국 규정은 노바스코샤 주 무한책임회사나 소유주 모두가 무한책임을 지는 다른 캐나다 회사를 자동으로 법인으로 취급하지 않습니다(26 CFR 301.7701-2). SS-4의 사업체 유형 칸과 미국 신고서가 달라질 수 있으므로 국경 간 세금 상담을 받으세요.
• 본인이 미국 납세자 번호가 필요한 경우: 캐나다인의 ITIN을 참고하세요.