Aylık mı, Üç Aylık mı Muhasebe: Kayıtlar Ne Sıklıkla Tutulmalı

IRS muhasebe kayıtlarımı her ay yapmamı şart koşuyor mu?

Hayır. IRS kayıt tutma sayfalarında bir muhasebe takvimi yoktur. IRS, gelir ve giderleri açıkça gösteren bir sistem ister. Publication 583, genel uygulama olarak işlemlerin günlük kaydedilmesini ve işletme çek hesabının her ay mutabakatının yapılmasını önerir. Bir dönemi kapatmak, her işlemin sınıflandırılması ve defterlerdeki her hesabın ekstresiyle uyuşması demektir.

Bir işletmenin ihtiyaç duyduğu tempo, son tarihlerinden gelir: tahmini vergi, bordro yatırımları, satış vergisi beyannameleri ve yıl sonu formları. Karşılaması gereken yalnızca tahmini vergisi olan bir işletme, çoğu zaman ödemelerine göre zamanlanmış üç aylık bir incelemeyle çalışabilir. Çalışanı olan bir işletme genellikle çalışamaz, çünkü bir yatırım genellikle her ayın içinde vadesi gelir. Satış vergisi hesabı, eyaletin atadığı beyan dönemiyle tempoyu belirler. Bordro, satış vergisi beyannamesi veya kredi veren yoksa ve bireyin tahmini ödemeleri geçen yılın vergisine göre belirlenmişse, yılın rakamlarını ilk gerektiren tarih, yüklenici formları için 1 Şubat 2027 tarihidir; hiç ödeme yapılmadıysa beyannamenin kendisidir. Yıllık kapanış bu tarihleri karşılayabilir; ancak Publication 583 yine de aylık mutabakat yapılmasını önerir.

İşletmenin çalışanları varsa, satış vergisi topluyorsa, stok tutuyorsa, birkaç platformda satış yapıyorsa veya bir krediye ya da yatırımcıya rapor veriyorsa durum basit değildir. Düşük bir üç aylık veya yıllık teklifiniz varsa ve bunun bordro, satış vergisi ve tahmini vergi tarihlerinizi kapsayıp kapsamadığını anlayamıyorsanız ya da yıl sonu sürekli bir telaşa dönüşüyorsa da basit değildir; aşağıdaki teklif soruları bunu ele alır. Karar vermeden önce toplayın: on iki aylık banka ve kart ekstreleri, bordro raporları, son verilen beyanname ve her eyaletin satış vergisi beyan takvimi.

Hangi tarihler defterlerimin güncel olmasını gerektirir?

Dört tür tarih defterlerin güncel olmasını gerektirir: tahmini vergi ödemeleri, bordro yatırımları ve beyannameleri, yıl sonu formları ve satış vergisi beyannameleri. Her biri tarihten önce defterlerden bir rakam gerektirebilir, sonra değil. Hafta sonuna veya resmi tatile denk gelen federal bir tarih sonraki iş gününe kayar (IRS).

IRS istihdam vergisi sayfası bordro tarihlerini listeler, Form 1099 sayfası yüklenici eşiğini belirler ve 1099-NEC talimatları istisnaları listeler. Tahmini vergi, aşağıda kendi başlığı altında açıklanır. Hangi satış vergisi tarihlerinin geçerli olduğu için bkz. satış vergisi beyannamelerinin verilmesi.

Bunlar federal tarihlerdir. Bir eyalet kendi tahmini vergi bölünmesini ve kendi bordro stopajı ve işsizlik tarihlerini belirleyebilir. Örneğin California, bireysel tahmini vergiyi dört eşit parçaya bölmez (FTB).

Küçük bir işletme için üç aylık muhasebe yeterli mi?

Kapanışlar arasında bordro, satış vergisi veya kredi veren tarihi yoksa ve gelir düzenliyse üç aylık muhasebe yeterli olabilir. Yukarıdaki tablodaki herhangi bir tarih bir sonraki planlı kapanıştan önce geliyorsa yeterli değildir.

Takvim çeyreği sonunda yapılan bir kapanış, daha düşük bir yıllıklandırılmış taksiti zamanında ödemek için çok geç kalabilir. Bireyler için IRS ödeme dönemleri 31 Mart, 31 Mayıs, 31 Ağustos ve 31 Aralık'ta biter; bu yüzden 30 Haziran'ı veya 30 Eylül'ü bekleyen bir kapanış, 15 Haziran ve 15 Eylül ödemelerinin vadesinden sonra gelir (IRS). Daha sonra bitirilen defterler, her işlem doğru tarihlenmişse, beyanname verilirken yine de yöntemi destekleyebilir (Form 2210 talimatları). Geçen yılın vergisine veya tüm yıl için beklenen gelire göre belirlenen ödemeler o günlere tarihlenmiş defterler gerektirmez. Takvim ne olursa olsun, bir kapanış ancak bilgi verdiği ödemeden önce bitirilirse işe yarar.

İşi kimin yapması gerektiği için bkz. defterleri kendiniz tutmak veya muhasebe sorumlusu tutmak.

Her tahmini vergi ödemesinden önce neyin güncel olması gerekir?

Gereken, ödemenin nasıl belirlendiğine bağlıdır. Tüm yıl için beklenen gelire göre belirlenen bir ödeme (Publication 505), bir dönem sonuna tarihlenmiş defterler gerektirmez; ancak yıl başından bugüne kâr rakamı bu tahmini güncel tutar. Geçen yılın vergisine göre belirlenen bir ödeme yalnızca geçen yılın beyannamesini gerektirir. Yıllıklandırılmış yöntem her dönem sonuna tarihlenmiş gelir gerektirir: daha az ödemek için o sırada bilinen ya da beyanname verilirken tarihli defterlerden yeniden oluşturulan gelir.

Kaynak: IRS tahmini vergi SSS. Şahıs işletmesi sahipleri, ortaklar ve S şirketi hissedarları dahil bireyler, beyan sırasında $1.000 veya daha fazla borçlu olmayı bekliyorlarsa genellikle ödeme yapar. Bir ortaklık genellikle gelirine vergi ödemez; ortakları öder ve buna tahmini vergi de dahildir (IRS). Yılın beyannamesini 1 Şubat 2027 tarihine kadar veren ve tüm bakiyeyi onunla birlikte ödeyen bir birey, 15 Ocak 2027 ödemesini atlayabilir (Form 1040-ES); bu, yılı erken kapatmayı ödüllendirir.

Tahmini vergi eşiği $500 veya daha fazla olan bir şirket vergi yılının 4., 6., 9. ve 12. aylarının 15'i tarihlerinde ödeme yapar (Form 1120 talimatları). Önceki yıl 12 ay kapsamışsa ve vergi göstermişse geçen yılın vergisine göre ödeyebilir; ancak büyük bir şirketse (önceki 3 yıldan herhangi birinde $1 milyon veya daha fazla vergilendirilebilir gelir) bunu yalnızca ilk taksiti için yapabilir. Yıllıklandırılmış yöntemi kullanıyorsa standart dönemler vergi yılının 3, 3, 6 ve 9. ayında biter; bu yüzden takvim yılı kullanan bir şirket için her çeyrek sonunda yapılan bir kapanış uygundur. Bir yönetici, ilk taksitin son tarihine kadar Form 8842 ile başka dönemler seçer (Form 2220 talimatları; Form 8842).

Bir birey ödemeleri belirlemek için üç yoldan birini seçebilir; her birinin defterlere ihtiyacı farklıdır:

• Geçen yılın vergisi. IRS, o beyanname 12 ay kapsıyorsa çoğu bireyin geçen yılın vergisinin belirli bir payını ödeyerek eksik ödeme cezasından kaçınmasına izin verir (IRS); bu yüzden güncel defter gerektirmez. Yalnızca cezadan kaçınır: gelir arttıysa bakiye yine beyan sırasında ödenir ve defterler ne kadar nakit ayırmanız gerektiğini gösterir.
• Bu yılın geliri. Hedef, tüm yıl için beklenen gelire göre hesaplanır ve gelir yıl boyunca aşağı yukarı aynıysa dört eşit taksitle ödenir (Publication 505). Her dönem sonundaki yıl başından bugüne kâr rakamı bu tahmini güncel tutar.
• Yıllıklandırılmış yöntem. Mevsimsel gelir veya büyük bir geç kazanç bir taksiti düşürebilir. 1 Ocak'tan 31 Mart, 31 Mayıs, 31 Ağustos ve yıl sonuna kadarki gelir ve indirimleri işletmenin muhasebe yöntemine göre kullanır; ortak veya S şirketi hissedarı her dönem için işletmenin kalemlerinden payını dahil eder. Form 2210'un yıllıklandırılmış gelir tablosu bunu hesaplar ve beyannameyle birlikte verilir; bu yüzden daha sonra bitirilen tarihli defterler rakamları sağlayabilir. Her ödemeden önce yapılan bir kapanış, daha düşük tutarın zamanında ödenmesine imkân verir (Form 2210 talimatları).

Ne kadar ödeneceği ve cezanın nasıl hesaplandığı için bkz. üç aylık tahmini vergi ödemeleri.

Çalışanlarım olunca veya satış vergisi toplayınca ne değişir?

Çalışanlar genellikle her ayın içine bir yatırım tarihi koyar; bu da aylık kapanışı genellikle asgari yapar. Çok küçük bir bordro istisna olabilir: cari veya önceki çeyrek için Form 941 vergisi $2.500 altındaysa ve ertesi gün yatırma kuralı uygulanmıyorsa, bu vergi yatırılmak yerine beyannameyle ödenebilir; ancak çeyreğin toplamı belirsizse Publication 15 yatırmayı söyler. IRS'nin Form 944 için onayladığı bir işveren (yıllık vergi $1.000 veya altı, yılın ilk takvim çeyreğinde talep edilir) yılda bir kez beyanname verir (Publication 15). Satış vergisi hesabı, eyaletin atadığı her döneme bir beyanname tarihi koyar; bu yüzden beyan sıklığı kapanışı belirler.

Form 941 verenler için yatırım takvimi, iki yıl önceki 1 Temmuz'dan geçen yılın 30 Haziran'ına kadar dört çeyrekte Form 941'de bildirilen vergiden gelir. Çalışanlara ne sıklıkla ödeme yapıldığına bağlı değildir (Publication 15).

Form 941, her çeyreği her çeyrekten sonraki ilk ayın son günü tarihinde izler; tüm yatırımlar zamanında yapıldıysa 10 takvim günü daha tanınır (IRS). Geç yatırım, ödenmeyen tutarın %2 ile %15 arası oranında ceza doğurur; oran gecikilen gün sayısına ve en yüksek oran için IRS bildirimlerinin geldiği zamana göre belirlenir (IRS). Sorumlu bir kişi (örneğin bir sahip, bir yönetici ya da hangi faturaların ödeneceğini denetleyen herkes), kesilen vergiyi kasten yatırmazsa ödenmeyen tutarın %100 oranını kişisel olarak borçlanabilir (6672. madde; Publication 15). Tarhiyat genellikle bordro yılından sonraki 15 Nisan tarihinden itibaren 3 yıl içinde yapılır; beyanname verilmemişse süre sınırı yoktur (IRM 5.7.3). Kaçırılan yatırımlar için bkz. bordro vergilerinde gecikme ve güven fonu kurtarma cezası. Yatırımları bir bordro sağlayıcısı yapacaktı ve yapmadıysa bkz. bordro sağlayıcınız vergilerinizi ödemedi.

Bir eyalet, kayıtlı her işletmeye genellikle satış veya vergi hacmine göre bir satış vergisi beyan sıklığı atar ve satış olmasa bile her dönem için beyanname ister. California ve New York aylık, üç aylık veya yıllık beyan atar; California'nın üç aylık ön ödeme yapan beyan sahipleri ayrıca her çeyrek içinde ön ödeme yapar. Kolaylaştırdığı siparişlerde vergi toplayan bir pazaryeri, kayıtlı bir satıcının beyannamelerini sona erdirmez. New York, satıcının bu satışları vergiye tabi olmayan olarak bildirmesini ve pazaryerinin belgesi ile satış kayıtlarını saklamasını ister (New York). Kapanış takvimi seçmeden önce eyaletin atamasını kontrol edin; bkz. satış vergisi beyannamelerinin verilmesi.

Her şeyi yıl sonuna bırakmanın maliyeti nedir?

Beklemek, yıl içi tarihlerin zaten taşıdığı cezalara ve on iki aylık ekstrelerin bir anda eşleştirilmesi işine mal olur. IRS kaynaklarının adlandırdığı maliyetler:

• Tahmini vergi. Ceza, eksik ödenen tutara, ne kadar süre ödenmediğine ve IRS'nin yayımladığı üç aylık eksik ödeme oranlarına dayanır (IRS). Her vade için ayrı hesaplanır; bu yüzden geç bir ödeme, sonra daha fazla ödenerek giderilmez (Form 2210 talimatları).
• Yıl sonu formları. Geç veya eksik bir W-2 ya da 1099-NEC, form başına ceza doğurur (W-2 talimatları; 1099 talimatları); bkz. geç yüklenici ve çalışan vergi formları.
• Geç yapılan kayıtlar. Makbuzu olmayan bir nakit ödeme için açıklama, ödeme sırasında kayıtlarda bulunmalıdır (Publication 583). Seyahat, hediye ve araç giderlerinde zamanında tutulmuş bir kayıt, sonradan hazırlanan bir beyandan daha değerlidir ve haftalık bir günlük zamanında sayılır (Publication 463).

IRS, kayıtları bir beyannamedeki geliri veya indirimleri kanıtlamak için gerektiği sürece saklamanızı söyler (IRS); bu yüzden kimsenin hesaplayamadığı bir gider, kanıtsız bir indirim olabilir. Bkz. işletme kaydı tutmamanın cezaları ve işletme giderleri için kayıp makbuzlar. Defterler zaten aylarca gerideyse bkz. gecikmiş defterlerin tamamlanması.

Gider sınıflandırmasını haftamı yemeden nasıl güncel tutarım?

İşi bölün: işlemleri ayıran kısa bir haftalık tur ve eşleştirme için sabit bir aylık tarih. Publication 583 aşağıdaki alışkanlıkları destekler; takvim bir IRS kuralı değil, çalışma önerisidir.

1. İş parasını kendi hesabında tutun. Publication 583, işletme hesabını kişisel hesaptan ayrı tutmayı ve her yatırımı iş geliri, kişisel fon veya kredi olarak işaretlemeyi önerir (Publication 583).
2. Yeni işlemleri her hafta ayırın. Açık olanları sınıflandırın, kalanları defterleri kapatacak kişi için işaretleyin. Giderleri oluştukları anda kaydedin (Publication 583).
3. Her makbuzu geldiği gün saklayın. Makbuzu olmayan bir nakit ödeme için açıklamayı hemen yazın.
4. Her aylık ekstreyi yansıdığında indirin. Mutabakat, ekstrelere karşı eşleştirilir (Publication 583).
5. Bordro raporlarını ve satış vergisi beyanlarını defterleri tutan kişiye gönderin. Her maaş gününden ve her beyandan sonra.
6. Her ay birinin mutabakat yaptığından emin olun. Banka akışı işlemleri içe aktarır, ancak ekstreyle karşılaştırmaz; bkz. banka akışı mutabakat değildir.

Tam bir aylık kapanışın neleri kapsadığı için bkz. ay sonu kapanış kontrol listesi. Basit bir makbuz sistemi için bkz. serbest çalışanlar için kayıt tutma.

Kredi verenler veya yatırımcılar aylık defterleri ne zaman bekler?

Kredi veya yatırım sözleşmesi öyle diyorsa. Bunu hiçbir vergi kuralı belirlemez; ekstrelerin ne sıklıkla ve dönem sonundan kaç gün sonra verileceğini sözleşme belirler.

Rapor maddesini dört şey için okuyun: sıklık (aylık, üç aylık veya yıllık), her dönemden sonraki son tarih, ekstrelerin bir muhasebeci tarafından hazırlanıp hazırlanmayacağı ve esas (nakit veya tahakkuk). Aylık ekstreleri belirli bir gün sayısı içinde teslim etmesi gereken bir işletme, hiçbir vergi tarihi gerektirmese bile aylık kapanışa ihtiyaç duyar. Her okuyucunun ne istediği için bkz. yatırımcılar ve yönetim kurulu için aylık mali tablolar, banka kredisi için mali tablolar ve kredi verene gelir kanıtlama.

Ucuz bir üç aylık veya yıllık muhasebe teklifini nasıl değerlendiririm?

Düşük bir üç aylık veya yıllık fiyat, yalnızca kapsam aynıysa aylık bir fiyatla karşılaştırılabilir: hangi tarihler için kapattığı, neyin mutabakatını yaptığı ve neyi dışarıda bıraktığı. Fiyatı kapsadığı aylara ve işlemlere bölün, sonra sorun:

Yıllık veya üç aylık bir fiyatın iyi olup olmadığı, yalnızca rakama değil bu cevaplara bağlıdır. Düşük bir fiyat, az hesabı olan ve bordrosu ya da satış vergisi olmayan bir işletmeye uyabilir. Yukarıdaki beyan tarihleri geçerli olduğunda ve teklif bunları adlandırmadığında uygun değildir. Karşılaştırılabilir bir teklifin neyi belirtmesi gerektiği, tipik aylık ücretler ve bunları neyin belirlediği için bkz. muhasebe sorumlusu ayda ne kadar tutar ve aylık muhasebe hizmeti neleri içerir.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD doları kullanır.

Çalışanı olmayan serbest çalışan bir tasarımcı

Bir tasarımcının hasılatı US$90.000, ayda yaklaşık 40 işlemi var, çalışanı ve satış vergisi yok. Tasarımcı defterleri 31 Mart, 31 Mayıs, 31 Ağustos ve 31 Aralık'a kadar kapatıyor; her biri bir sonraki tahmini ödemeden önce bitiyor. Haftada yaklaşık on dakikalık sınıflandırma her kapanışı kısa tutuyor. Gelir düzenliyse ödemeler geçen yılın vergisine göre belirlenebilir ve defterler bakiye için ne kadar ayrılacağını gösterir. Büyük bir proje tek bir döneme denk gelirse tarihli defterler yıllıklandırılmış yöntemi destekler.

Altı çalışanı olan bir restoran LLC'si

Bir restoran LLC'sinin altı çalışanı var ve aylık satış vergisi beyannamesi veriyor. Bordro vergisinin üç ayda bir US$2.500'ın üzerinde olduğunu varsayın; yani beyannameyle ödemek yerine yatırım yapıyor. Aylık yatıran ise Mart ücretleri 15 Nisan'a kadar yatırılır ve Mart satış vergisi beyannamesi eyaletin tarihinde gelir. Mart bordro ve satış rakamlarının Nisan başında hazır olması gerekir; bu yüzden aylık kapanış olağan asgari düzeydir. Geriye bakış vergisi US$50.000'ın üzerindeyse her maaş gününden sonraki günler içinde yatırım yapar ve bordronun her ödeme döneminde kontrol edilmesi gerekir.

Aralık'a kadar bekleyen çevrimiçi satıcı

Bir çevrimiçi satıcının üç platformda ayda 800, yılda yaklaşık 9.600 siparişi var; her birinin kendi ücretleri, iadeleri ve ödeme tarihi var. Aralık'ta başlamak, on iki aylık ödemeleri bir anda eşleştirmek demektir. US$1.000'lık yıllık bir teklif ayda yaklaşık US$83 eder. Ödemelerin mutabakatını yaptığını, satış vergisini döneme göre kapsadığını ve düzeltmeyi içerdiğini belirtmedikçe fiyat yalnızca işlemlerin ayrılmasını satın alıyor olabilir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Düşük bir üç aylık veya yıllık teklifiniz var ya da yıl sonu sürekli bir telaşa dönüşüyor: doğru takvim, bordro, satış vergisi ve tahmini vergi tarihlerinize ve teklifin neleri dışarıda bıraktığına bağlıdır. İşletmenizin hangi tarihler için kapanması gerektiğini ve uygun bir takvimin neleri içerdiğini muhasebe desteği ile belirleyin.
• Defterleriniz zaten aylarca geride: bkz. gecikmiş defterlerin tamamlanması ve gecikmiş kayıtların tamamlanma maliyeti, ardından muhasebe desteği alın.
• Bordro yatırımlarını veya beyannamelerini kaçırdınız ya da IRS bu konuda size yazdı: bordro vergilerinde gecikme rehberini izleyin, ardından muhasebe desteği alın.
• Şirketin sahibi ABD kişisi değil: bkz. yabancı sahipli bir ABD şirketi için muhasebe ve muhasebe desteği.
• Birkaç platformda satış yapıyorsunuz: bkz. satışların ve ödemelerin mutabakatı ve e-ticaret muhasebe sorumlusunun maliyeti ve kapsamı.
• Birden fazla eyalette satış vergisi topluyorsunuz: bkz. satış vergisi beyannamelerinin verilmesi.
• Yatırımcılar veya bir kredi veren aylık ekstre istiyor: bkz. yatırımcılar ve yönetim kurulu için aylık mali tablolar.
• Yılın beyanname için kapatılmasını istiyorsunuz: bkz. yıl sonu kapanış kontrol listesi.