Ghi sổ hằng tháng hay hằng quý: bao lâu nên làm sổ sách một lần

IRS có yêu cầu tôi làm sổ sách mỗi tháng không?

Các trang về lưu hồ sơ của IRS không nêu lịch ghi sổ nào. IRS yêu cầu một hệ thống thể hiện rõ thu nhập và chi phí. Publication 583 khuyên ghi chép giao dịch hằng ngày như thông lệ chung và đối chiếu tài khoản séc doanh nghiệp mỗi tháng. Khóa sổ một kỳ nghĩa là mọi giao dịch đã được phân loại và mỗi tài khoản trong sổ sách khớp với sao kê của nó.

Nhịp làm việc mà doanh nghiệp cần đến từ các hạn nộp: thuế tạm tính, khoản nộp thuế lương, tờ khai thuế bán hàng và các form cuối năm. Doanh nghiệp chỉ phải nộp thuế tạm tính thường có thể làm theo một lần rà soát hằng quý khớp với các kỳ nộp. Doanh nghiệp có nhân viên nói chung không thể, vì khoản nộp thường đến hạn trong mỗi tháng. Tài khoản thuế bán hàng đặt nhịp theo kỳ nộp mà tiểu bang ấn định. Nếu không có tiền lương, tờ khai thuế bán hàng hay bên cho vay, và các khoản nộp tạm tính của cá nhân được tính theo số thuế của năm ngoái, ngày đầu tiên cần số liệu của năm là ngày 1 tháng 2 năm 2027 đối với các form của nhà thầu, hoặc chính tờ khai nếu không trả tiền cho nhà thầu nào; khóa sổ mỗi năm một lần có thể đáp ứng các ngày đó, dù Publication 583 vẫn khuyên đối chiếu hằng tháng.

Trường hợp không còn đơn giản nếu doanh nghiệp có nhân viên, thu thuế bán hàng, giữ hàng tồn kho, bán trên nhiều nền tảng, hoặc báo cáo cho bên cho vay hay nhà đầu tư. Cũng không đơn giản nếu bạn có báo giá hằng quý hoặc hằng năm rất thấp mà không biết nó có bao gồm các ngày về tiền lương, thuế bán hàng và thuế tạm tính của bạn hay không, hoặc nếu cuối năm cứ biến thành một cuộc chạy nước rút; các câu hỏi về báo giá bên dưới nói về việc đó. Hãy chuẩn bị trước khi quyết định: sao kê ngân hàng và thẻ của mười hai tháng, báo cáo tiền lương, tờ khai đã nộp gần nhất, và lịch nộp thuế bán hàng của từng tiểu bang.

Những ngày nào buộc sổ sách của tôi phải được cập nhật?

Bốn loại ngày buộc sổ sách phải được cập nhật: các khoản nộp thuế tạm tính, khoản nộp và tờ khai thuế lương, các form cuối năm, và tờ khai thuế bán hàng. Mỗi loại có thể cần một con số từ sổ sách trước ngày đó, không phải sau. Ngày liên bang rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ theo luật được chuyển sang ngày làm việc kế tiếp (IRS).

Trang về thuế lương của IRS liệt kê các ngày nộp thuế lương, trang về Form 1099 đặt ngưỡng cho nhà thầu, và hướng dẫn Form 1099-NEC liệt kê các ngoại lệ. Thuế tạm tính được giải thích ở phần riêng bên dưới. Về ngày thuế bán hàng nào áp dụng, xem nộp tờ khai thuế bán hàng.

Đây là các ngày liên bang. Tiểu bang có thể đặt cách chia thuế tạm tính riêng và ngày khấu trừ tiền lương cùng thuế thất nghiệp riêng; chẳng hạn California không chia thuế tạm tính của cá nhân thành bốn phần bằng nhau (FTB).

Ghi sổ hằng quý có đủ cho doanh nghiệp nhỏ không?

Ghi sổ hằng quý có thể đủ khi không có ngày nộp tiền lương, thuế bán hàng hay bên cho vay nằm giữa các lần khóa sổ và thu nhập ổn định. Không đủ khi có ngày nào trong bảng trên đến trước lần khóa sổ tiếp theo.

Khóa sổ vào cuối quý dương lịch có thể quá muộn để nộp đúng hạn khoản trả góp quy đổi theo năm thấp hơn. Với cá nhân, các kỳ nộp của IRS kết thúc vào ngày 31 tháng 3, ngày 31 tháng 5, ngày 31 tháng 8 và ngày 31 tháng 12, nên lần khóa sổ chờ đến ngày 30 tháng 6 hoặc ngày 30 tháng 9 sẽ đến sau khi các khoản nộp hạn ngày 15 tháng 6 và hạn ngày 15 tháng 9 đã đến (IRS). Sổ sách hoàn tất muộn hơn vẫn có thể hỗ trợ phương pháp này khi nộp tờ khai, nếu mỗi giao dịch được ghi đúng ngày (hướng dẫn Form 2210). Các khoản nộp được tính theo thuế của năm ngoái hoặc theo thu nhập dự kiến cả năm không cần sổ sách ghi theo những ngày đó. Dù lịch thế nào, một lần khóa sổ chỉ có ích nếu hoàn tất trước khoản nộp mà nó cung cấp thông tin.

Về việc ai nên làm công việc này, xem tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ.

Tôi cần cập nhật gì trước mỗi khoản nộp thuế tạm tính?

Điều cần thiết phụ thuộc vào cách khoản nộp được xác định. Khoản nộp tính từ thu nhập dự kiến cả năm (Publication 505) không cần sổ sách ghi theo cuối kỳ, dù con số lợi nhuận từ đầu năm đến nay giúp ước tính đó luôn cập nhật. Khoản nộp tính từ thuế của năm ngoái chỉ cần tờ khai của năm ngoái. Phương pháp quy đổi theo năm (annualized) cần thu nhập ghi theo từng cuối kỳ: biết ngay lúc đó để nộp ít hơn, hoặc dựng lại từ sổ sách có ghi ngày khi nộp tờ khai.

Nguồn: câu hỏi thường gặp về thuế tạm tính của IRS. Cá nhân, kể cả chủ doanh nghiệp một chủ, thành viên hợp danh và cổ đông S corporation, nói chung phải nộp khi dự kiến còn nợ $1.000 trở lên lúc nộp tờ khai. Hợp danh nói chung không nộp thuế trên thu nhập của mình; các thành viên hợp danh nộp, kể cả thuế tạm tính (IRS). Cá nhân nộp tờ khai của năm chậm nhất vào ngày 1 tháng 2 năm 2027 và trả toàn bộ số còn lại cùng lúc có thể bỏ qua khoản nộp hạn ngày 15 tháng 1 năm 2027 (Form 1040-ES), điều này thưởng cho việc khóa sổ năm sớm.

Công ty (C corporation) dự kiến nợ $500 trở lên nộp vào ngày 15 của tháng thứ 4, 6, 9 và 12 của năm thuế (hướng dẫn Form 1120). Công ty có thể nộp theo thuế của năm ngoái nếu năm đó đủ 12 tháng và có thuế, trừ khi là công ty lớn (thu nhập chịu thuế $1 triệu trở lên trong bất kỳ năm nào trong 3 năm trước), loại công ty này chỉ được làm vậy cho kỳ nộp đầu tiên. Nếu dùng phương pháp quy đổi theo năm, các kỳ tiêu chuẩn kết thúc ở tháng thứ 3, 3, 6 và 9 của năm thuế, nên với công ty theo năm dương lịch, khóa sổ vào cuối mỗi quý là phù hợp; cán bộ điều hành chọn các kỳ khác bằng Form 8842 chậm nhất vào hạn của kỳ nộp đầu tiên (hướng dẫn Form 2220; Form 8842).

Cá nhân có ba cách xác định các khoản nộp, mỗi cách cần sổ sách theo một kiểu riêng:

• Thuế của năm ngoái. IRS cho phép hầu hết cá nhân tránh tiền phạt nộp thiếu bằng cách nộp ít nhất một tỷ lệ nhất định của thuế năm ngoái, nếu tờ khai đó đủ 12 tháng (IRS), nên cách này không cần sổ sách hiện tại. Nó chỉ giúp tránh tiền phạt: nếu thu nhập tăng, số còn lại vẫn đến hạn khi nộp tờ khai, và sổ sách cho thấy cần để dành bao nhiêu tiền mặt.
• Thu nhập của năm nay. Mục tiêu được tính trên thu nhập dự kiến cả năm và, nếu thu nhập gần như đều trong năm, được nộp thành bốn kỳ bằng nhau (Publication 505). Con số lợi nhuận từ đầu năm đến nay vào cuối mỗi kỳ giúp ước tính đó luôn cập nhật.
• Phương pháp quy đổi theo năm (annualized). Thu nhập theo mùa hoặc một khoản lãi lớn đến muộn có thể làm giảm một kỳ nộp. Phương pháp này dùng thu nhập và khoản khấu trừ từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 3, ngày 31 tháng 5, ngày 31 tháng 8 và cuối năm, tính theo phương pháp kế toán của doanh nghiệp, và thành viên hợp danh hoặc cổ đông S corporation cộng phần của mình trong các khoản của pháp nhân cho từng kỳ. Bảng thu nhập quy đổi theo năm của Form 2210 tính khoản này và được nộp cùng tờ khai, nên sổ sách có ghi ngày hoàn tất muộn hơn vẫn có thể cung cấp số liệu; khóa sổ trước mỗi khoản nộp cho phép nộp đúng hạn số tiền thấp hơn (hướng dẫn Form 2210).

Về số tiền cần nộp và cách tính tiền phạt, xem nộp thuế tạm tính hằng quý.

Điều gì thay đổi khi tôi có nhân viên hoặc thu thuế bán hàng?

Nhân viên thường đặt một ngày nộp tiền vào trong mỗi tháng, nên nói chung khóa sổ hằng tháng là mức tối thiểu. Bảng lương rất nhỏ có thể là ngoại lệ: khi thuế Form 941 của quý hiện tại hoặc quý trước dưới $2.500 và không áp dụng khoản nộp ngày làm việc kế tiếp, khoản thuế đó có thể được nộp cùng tờ khai thay vì nộp riêng, dù khi tổng của quý chưa chắc chắn thì Publication 15 nói nên nộp riêng. Người sử dụng lao động được IRS chấp thuận dùng Form 944 (thuế hằng năm ở mức $1.000 trở xuống, yêu cầu trong quý dương lịch đầu tiên của năm) nộp mỗi năm một lần (Publication 15). Tài khoản thuế bán hàng đặt ngày nộp tờ khai vào mọi kỳ mà tiểu bang ấn định, nên tần suất nộp quyết định lịch khóa sổ.

Với người nộp Form 941, lịch nộp tiền xuất phát từ số thuế khai trên Form 941 trong bốn quý, từ ngày 1 tháng 7 của hai năm trước đến ngày 30 tháng 6 của năm ngoái. Lịch này không phụ thuộc vào tần suất trả lương cho nhân viên (Publication 15).

Form 941 đến hạn sau mỗi quý vào ngày cuối cùng của tháng đầu tiên sau mỗi quý, thêm 10 ngày lịch khi mọi khoản nộp đều đúng hạn (IRS). Khoản nộp trễ bị phạt ở mức 2% đến 15% số tiền chưa nộp, tùy số ngày trễ và, với mức cao nhất, tùy thời điểm nhận được thông báo của IRS (IRS). Người có trách nhiệm, như chủ sở hữu, cán bộ điều hành hoặc bất kỳ ai quyết định hóa đơn nào được thanh toán, cố ý không nộp thuế đã khấu trừ có thể phải chịu cá nhân 100% số tiền chưa nộp (section 6672; Publication 15), nói chung được ấn định trong vòng 3 năm kể từ 15 tháng 4 sau năm tính lương, và không có giới hạn trong khi tờ khai chưa nộp (IRM 5.7.3). Về các khoản nộp bị bỏ sót, xem chậm nộp thuế lương và tiền phạt thu hồi thuế ủy thác. Nếu nhà cung cấp dịch vụ lương lẽ ra phải nộp mà không nộp, xem nhà cung cấp dịch vụ lương không nộp thuế của bạn.

Tiểu bang ấn định cho mỗi doanh nghiệp đã đăng ký một tần suất nộp thuế bán hàng, thường dựa trên doanh số hoặc khối lượng thuế, và yêu cầu nộp tờ khai cho mọi kỳ dù không có doanh số. California và New York đều ấn định nộp hằng tháng, hằng quý hoặc hằng năm, và người nộp hằng quý có nộp trả trước (prepay) của California cũng nộp trả trước trong mỗi quý. Sàn thương mại thu thuế trên các đơn hàng mà nó hỗ trợ không chấm dứt nghĩa vụ nộp tờ khai của người bán đã đăng ký; New York yêu cầu người bán khai các giao dịch bán đó là không chịu thuế và giữ giấy chứng nhận của sàn cùng hồ sơ bán hàng (New York). Hãy kiểm tra cách tiểu bang ấn định trước khi chọn lịch khóa sổ; xem nộp tờ khai thuế bán hàng.

Để mọi thứ đến cuối năm thì tốn bao nhiêu?

Chờ đợi tốn các khoản tiền phạt mà những ngày hạn trong năm đã kèm theo, cộng công việc đối chiếu sao kê của mười hai tháng cùng một lúc. Các chi phí mà nguồn của IRS nêu:

• Thuế tạm tính. Tiền phạt dựa trên số tiền nộp thiếu, thời gian nó chưa được nộp, và mức lãi suất nộp thiếu hằng quý do IRS công bố (IRS). Nó được tính riêng cho từng hạn nộp, nên khoản nộp trễ không được xóa bằng cách nộp nhiều hơn sau đó (hướng dẫn Form 2210).
• Các form cuối năm. Form W-2 hoặc Form 1099-NEC nộp trễ hoặc thiếu bị phạt theo từng form (hướng dẫn W-2; hướng dẫn 1099); xem form thuế của nhà thầu và nhân viên nộp trễ.
• Hồ sơ ghi muộn. Khoản thanh toán bằng tiền mặt không có biên lai nên có lời giải thích trong hồ sơ vào lúc thanh toán (Publication 583). Với chi phí đi lại, quà tặng và xe, hồ sơ ghi kịp thời có giá trị hơn bản tường trình lập sau, và nhật ký hằng tuần được tính là kịp thời (Publication 463).

IRS cho biết hãy giữ hồ sơ lâu đến mức cần để chứng minh thu nhập hoặc khoản khấu trừ trên tờ khai (IRS), nên một khoản chi mà không ai giải thích được có thể là khoản khấu trừ không có bằng chứng. Xem tiền phạt khi không lưu hồ sơ kinh doanh và mất biên lai chi phí kinh doanh. Nếu sổ sách đã chậm vài tháng, xem hoàn thiện sổ sách tồn đọng.

Làm sao tôi theo kịp việc phân loại chi phí mà không mất cả tuần?

Chia việc: một lượt ngắn mỗi tuần để phân loại giao dịch, và một ngày cố định mỗi tháng để đối chiếu. Publication 583 ủng hộ các thói quen dưới đây; lịch này là gợi ý làm việc, không phải quy tắc của IRS.

1. Giữ tiền kinh doanh trong tài khoản riêng. Publication 583 nói hãy tách tài khoản kinh doanh khỏi tài khoản cá nhân, và gợi ý đánh dấu mỗi khoản tiền gửi là thu nhập kinh doanh, tiền cá nhân hay khoản vay (Publication 583).
2. Phân loại giao dịch mới mỗi tuần. Phân loại những gì rõ ràng, và đánh dấu phần còn lại cho người khóa sổ. Ghi chi phí khi nó phát sinh (Publication 583).
3. Lưu mỗi biên lai ngay ngày nhận được. Với khoản thanh toán bằng tiền mặt không có biên lai, hãy viết lời giải thích ngay.
4. Tải mỗi sao kê hằng tháng ngay khi nó được đăng. Sao kê là thứ mà việc đối chiếu dùng để khớp (Publication 583).
5. Gửi báo cáo tiền lương và hồ sơ thuế bán hàng cho người giữ sổ sau mỗi ngày trả lương và mỗi lần nộp tờ khai.
6. Bảo đảm có người đối chiếu mỗi tháng. Nguồn dữ liệu ngân hàng (bank feed) nhập giao dịch nhưng không kiểm tra chúng với sao kê; xem bank feed không phải là đối chiếu.

Về những gì một lần khóa sổ cuối tháng đầy đủ bao gồm, xem danh sách việc cần làm khi khóa sổ cuối tháng. Về hệ thống biên lai đơn giản, xem lưu hồ sơ cho người tự kinh doanh.

Khi nào bên cho vay hoặc nhà đầu tư mong đợi sổ sách hằng tháng?

Khi hợp đồng vay hoặc đầu tư nói vậy. Không có quy tắc thuế nào đặt điều này; hợp đồng đặt tần suất các báo cáo đến hạn và số ngày sau khi kết thúc kỳ.

Hãy đọc điều khoản báo cáo để tìm bốn điều: tần suất (hằng tháng, hằng quý hoặc hằng năm), thời hạn sau mỗi kỳ, kế toán viên có phải lập báo cáo hay không, và cơ sở kế toán (tiền mặt hay dồn tích). Doanh nghiệp phải nộp báo cáo hằng tháng trong một số ngày nhất định cần khóa sổ hằng tháng dù không có ngày thuế nào đòi hỏi. Về điều mỗi bên đọc yêu cầu, xem báo cáo tài chính hằng tháng cho nhà đầu tư và hội đồng quản trị, báo cáo tài chính cho khoản vay ngân hàng và chứng minh thu nhập với bên cho vay.

Tôi đánh giá thế nào một báo giá ghi sổ hằng quý hoặc hằng năm rẻ?

Giá hằng quý hoặc hằng năm thấp chỉ so được với giá hằng tháng khi phạm vi giống nhau: nó khóa sổ vào những ngày nào, đối chiếu những gì và bỏ gì ra ngoài. Hãy chia giá cho số tháng và số giao dịch nó bao gồm, rồi hỏi:

Giá hằng năm hay hằng quý tốt hay không phụ thuộc vào những câu trả lời đó, không chỉ vào con số. Giá thấp có thể phù hợp với doanh nghiệp ít tài khoản và không có tiền lương hay thuế bán hàng. Nó không phù hợp khi các ngày nộp tờ khai nêu trên áp dụng mà báo giá không nêu chúng. Về những gì một báo giá tương đương phải nêu, mức phí hằng tháng điển hình và điều quyết định chúng, xem chi phí thuê nhân viên ghi sổ mỗi tháng và dịch vụ ghi sổ hằng tháng bao gồm gì.

Ví dụ

Các ví dụ này mang tính minh họa và dùng đô la Hoa Kỳ.

Nhà thiết kế tự do không có nhân viên

Một nhà thiết kế có doanh thu US$90.000, khoảng 40 giao dịch mỗi tháng, không có nhân viên và không có thuế bán hàng. Nhà thiết kế khóa sổ đến ngày 31 tháng 3, ngày 31 tháng 5, ngày 31 tháng 8 và ngày 31 tháng 12, mỗi lần hoàn tất trước khoản nộp thuế tạm tính kế tiếp. Khoảng mười phút mỗi tuần để phân loại giúp mỗi lần khóa sổ ngắn gọn. Nếu thu nhập ổn định, thuế của năm ngoái có thể dùng để xác định các khoản nộp, và sổ sách cho thấy cần để dành bao nhiêu cho số còn lại. Nếu một dự án lớn rơi vào một kỳ duy nhất, sổ sách có ghi ngày hỗ trợ phương pháp quy đổi theo năm.

LLC nhà hàng có sáu nhân viên

Một LLC nhà hàng có sáu nhân viên và nộp thuế bán hàng hằng tháng. Giả sử thuế lương của LLC trên US$2.500 mỗi quý, nên LLC nộp riêng thay vì trả cùng tờ khai. Nếu là người nộp hằng tháng, tiền lương tháng 3 được nộp chậm nhất vào ngày 15 tháng 4, và tờ khai thuế bán hàng tháng 3 theo sau vào ngày của tiểu bang. Số liệu tiền lương và doanh số tháng 3 phải sẵn sàng vào đầu tháng 4, nên khóa sổ hằng tháng là mức tối thiểu thông thường. Nếu thuế trong kỳ tra cứu (lookback) của LLC trên US$50.000, LLC nộp trong vài ngày sau mỗi ngày trả lương, và tiền lương cần được kiểm tra mỗi kỳ trả lương.

Người bán trực tuyến chờ đến tháng 12

Một người bán trực tuyến có 800 đơn hàng mỗi tháng trên ba nền tảng, khoảng 9.600 đơn hàng mỗi năm, mỗi nền tảng có phí, hoàn tiền và ngày thanh toán riêng. Bắt đầu vào tháng 12 nghĩa là phải đối chiếu các đợt thanh toán của mười hai tháng cùng một lúc. Báo giá US$1.000 mỗi năm là khoảng US$83 mỗi tháng. Trừ khi báo giá nói rõ nó đối chiếu các đợt thanh toán, bao gồm thuế bán hàng theo từng kỳ và gồm cả dọn dẹp, mức giá đó có thể chỉ mua việc phân loại giao dịch.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn có báo giá hằng quý hoặc hằng năm rất thấp, hoặc cuối năm cứ biến thành một cuộc chạy nước rút: lịch phù hợp phụ thuộc vào các ngày về tiền lương, thuế bán hàng và thuế tạm tính của bạn, và vào những gì báo giá bỏ ra ngoài. Hãy xác định doanh nghiệp của bạn phải khóa sổ vào những ngày nào, và lịch phù hợp bao gồm gì, với hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Sổ sách của bạn đã chậm vài tháng: xem hoàn thiện sổ sách tồn đọng và chi phí hoàn thiện sổ sách tồn đọng, rồi nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn bỏ sót các khoản nộp hoặc tờ khai thuế lương, hoặc IRS đã gửi thư cho bạn về chúng: làm theo chậm nộp thuế lương, rồi nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Người không phải người Hoa Kỳ (non-US person) sở hữu công ty: xem ghi sổ cho công ty Hoa Kỳ do người nước ngoài sở hữu và hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn bán trên nhiều nền tảng: xem đối chiếu doanh số và các đợt thanh toán và chi phí và phạm vi công việc của nhân viên ghi sổ thương mại điện tử.
• Bạn thu thuế bán hàng ở nhiều tiểu bang: xem nộp tờ khai thuế bán hàng.
• Nhà đầu tư hoặc bên cho vay muốn báo cáo tài chính hằng tháng: xem báo cáo tài chính hằng tháng cho nhà đầu tư và hội đồng quản trị.
• Bạn muốn khóa sổ năm để lập tờ khai: xem danh sách việc cần làm khi khóa sổ cuối năm.