Bordro Kayıtları Ne Kadar Saklanır: IRS, İş ve Eyalet Kuralları

Bordro kayıtlarını ne kadar süreyle saklamam gerekir?

IRS, istihdam vergisi kayıtlarının en az dört yıl saklanmasını ister ve diğer kurallar aynı kayıtlar için kendi sürelerini işletir. Her kaydı, ona uygulanan en uzun süre bitene kadar saklayın (IRS).

Bir bordro defteri için IRS süresi çoğunlukla en uzun federal süredir: ertesi yılın başında erken verilen dördüncü çeyrek beyannamesinden başlar ve üç yıl ücret ve çalışma saati, üç yıl yaş ayrımcılığı ve üç yıl aile izni sürelerini aşar. Kredi kayıtları, uzun süredir çalışan bir çalışanın Form I-9'u, bir eyalet süresi ve açık bir denetim veya talep bu süreyi uzatabilir.

Durum, aşağıdakilerden biri doğruysa basit değildir:

• Bir bordro beyannamesi hiç verilmedi. IRS, hiç verilmemiş bir beyannamedeki vergiyi tarh etmek için süre sınırı tanımaz (26 U.S.C. 6501(c)(3)); bu yüzden o dönemlere ait kayıtlar, beyannameler verilene ve tarhiyat süresi dolana kadar önemlidir. Bordro vergilerinde gecikme rehberine bakın.
• Eyaletiniz kayıtları IRS'den daha uzun saklatıyor; New York böyledir, California da hizmet sağlayıcılara yapılan bazı ödemeler için böyledir.
• Bazı çalışanlara nakit veya Form 1099 ile ödeme yapıldı ve bordro kaydı yok. Bir sağlayıcıdan dışa aktaracak ya da yeniden kuracak bir şey yoktur; ilk soru hangi beyannamelerin verilmesi gerektiğidir. Çalışan olabilecek yükleniciler ve bordro vergilerinde gecikme rehberlerine bakın.
• Kayıtların tek kopyası, kapanabilecek bir bordro hizmet sağlayıcısının hesabında duruyor.
• Bir IRS veya eyalet denetimi, bir ücret talebi ya da EEOC veya bir eyalet kurumundan gelen ayrımcılık şikâyeti açık veya yolda ve dosyalarda eksikler var.
• California'daki mevcut veya eski bir çalışan bordro kayıtlarını istedi. Yanıt, talepten itibaren 21 takvim günü içinde verilmelidir; aşağıdaki California bölümlerine bakın.

Herhangi bir şeyi atmadan veya iptal etmeden önce toplayın: bordro defterleri, W-4'ler, Form I-9'lar, depozito onayları, onay numaralı verilmiş beyannameler, W-2 ve W-3 kopyaları ile saat ve yardım kayıtları.

IRS hangi bordro kayıtlarını ister ve hangileri daha uzun saklanır?

IRS, tüm istihdam vergisi kayıtlarının, o yıl için dördüncü çeyrek beyannamesi (Form 941) verildikten sonra en az dört yıl saklanmasını söyler (IRS). Yönetmelik aynı süreyi, beyanname döneminin verginin son tarihinden veya verginin ödendiği tarihten, hangisi daha geçse, itibaren sayar (26 CFR 31.6001-1(e)). Uygulamada dördüncü çeyrek beyannamesinin son tarihi, verildiği tarih ve yılın son vergisinin ödendiği tarihin en geç olanından itibaren sayın. Form 944 verenler de aynı şekilde yıllık beyannameden sayar. İstihdam vergisi için iade veya kredi talebi verirseniz destekleyici kayıtları, talep verildikten sonra en az dört yıl saklayın (26 CFR 31.6001-1(e)(2)).

IRS'nin kayıt listesi şunları içerir:

• İşveren kimlik numaranız (EIN).
• Tüm ücret ödemelerinin tutarları ve tarihleri ile ayni ücretlerin gerçeğe uygun piyasa değeri.
• Çalışanların size bildirdiği bahşiş tutarları ve tahsis edilmiş bahşiş kayıtları.
• Her çalışanın adı, adresi, Sosyal Güvenlik Numarası, mesleği ve çalışma tarihleri.
• Form W-4 kopyaları ve teslim edilemediği için iade edilen çalışan Form W-2 kopyaları.
• Bir çalışana hastalık veya yaralanma nedeniyle devamsızlık sırasında ödeme yapılan dönemler ve tutarlar.
• Vergi depozitolarının tarihleri ve tutarları, elektronik depozitolar için onay numaralarıyla.
• Verilen beyannamelerin kopyaları, onay numaralarıyla.
• Yan haklar ve masraf geri ödemeleri, belgeleriyle birlikte.
• Talep ettiğiniz herhangi bir krediyi belgeleyen evrak.

Kredi kayıtları daha uzun saklanır. 31 Mart 2021'den sonra ve 1 Ekim 2021'den önce kullanılan izin için nitelikli hastalık ve aile izni ücretlerinin kayıtlarını en az altı yıl saklayın. 30 Haziran 2021'den sonra ödenen ücretler için çalışan elde tutma kredisi kayıtlarını en az yedi yıl saklayın (Publication 15; Form 941-X talimatları). IRS'nin istihdam vergisi kayıt tutma sayfası hâlâ ikisi için de altı yıl der; bu yüzden daha uzun rakamı kullanın. Kanuna göre IRS, usulsüz talep edilmiş bir elde tutma kredisini, beyannamenin verilme tarihi, farazi verilme tarihi ve kredi veya iade talebinin yapıldığı tarihin en geç olanından altı yıl sonrasına kadar tarh edebilir (26 U.S.C. 3134(l)). Bu yüzden sonraki bir talep süreyi uzatır; kayıtları o tarihe kadar ve açık bir incelemenin sonuna kadar saklayın. Bu kredileri hiç talep etmediyseniz bu geçerli değildir.

Federal ücret ve çalışma saati hukuku bordro kayıtlarını ve puantaj kartlarını ne kadar saklatır?

Federal ücret ve çalışma saati hukuku (Fair Labor Standards Act), kapsamına giren işverenin bordro kayıtlarını son kayıt tarihinden itibaren en az üç yıl, puantaj kartlarını, ücret oranı tablolarını ve benzeri ücret hesaplama kayıtlarını en az iki yıl saklamasını ister (29 CFR 516.5; 29 CFR 516.6; DOL Fact Sheet #21).

Asgari ücret veya fazla mesai kurallarının kapsadığı bir çalışan için bordro kaydı kimliği, her gün ve her hafta çalışılan saatleri, ücret oranını, normal ve fazla mesai ödemesini, ücrete eklemeleri ve ücretten kesintileri, toplam ücreti ve ödeme tarihini gösterir.

Tam liste 29 CFR 516.2'dedir. Kayıtlar iş yerinde veya merkezi bir kayıt ofisinde tutulabilir; merkezi ofisten, bildirimden itibaren 72 saat içinde erişilebilir olmalıdır (29 CFR 516.7).

Puantaj kartları için iki yıl süresi bir asgari süredir, güvenli bir imha tarihi değildir. Bu kanun kapsamında ödenmemiş asgari ücret veya fazla mesai talebi, doğduğu tarihten itibaren iki yıl içinde, kasıtlı ihlalde ise üç yıl içinde yapılabilir (29 U.S.C. 255(a)). İki yılın sonunda atılan bir puantaj kartı, talep daha eskiye uzandığında bir boşluk bırakabilir.

Başka hangi federal süreler işler: Form I-9, yaş ayrımcılığı, işe alma kayıtları ve aile izni?

Form I-9, İstihdamda Yaş Ayrımcılığı Yasası (ADEA), federal personel kaydı kuralı ve Aile ve Tıbbi İzin Yasası (FMLA) için ayrı bir başlangıç noktası ve ayrı bir kapsam vardır. Süreler ilk tablodadır.

Daha küçük bir özel işveren yaş ayrımcılığı ve aile izni kurallarının dışında kalabilir, ancak eyaletinin kendi kuralları olabilir. Federal yüklenicilerin ve alt yüklenicilerin, daha uzun sürebilen ayrı bir personel kaydı kuralı vardır (41 CFR 60-300.80). Form I-9 ve personel kayıtları, yıl sonundan değil, çalışanın kendi tarihlerinden başlayarak çalışan başına sayılır. Bir emeklilik veya sağlık planı yürütüyorsanız planın kayıtları kendi süresini izler (29 U.S.C. 1027); plan yöneticisine sorun. altı yıl süresi yalnızca plan raporlarının dayanağını kapsar. İşveren ayrıca çalışanlarına ödenmesi gereken veya ödenebilecek yardımları belirlemeye yeterli kayıtları da saklamalıdır (29 U.S.C. 1059(a)(1)); bu yüzden bir plan katılımcısının eski bordro ve hizmet kayıtlarını yalnızca rapor süresine dayanarak atmayın.

Aynı kayıt için birkaç süre uygulanıyor: hangisini izlemeliyim?

O kayda uygulanan en uzun süreyi izleyin. Federal ücret ve çalışma saati kuralları, başka bir federal, eyalet veya yerel kayıt tutma kuralına uymayı ortadan kaldırmadığını söyler (29 CFR 516.1(c)).

Her süreyi kendi başlangıcından sayın. IRS süresi dördüncü çeyrek son tarihi, beyannamenin verilmesi ve son vergi ödemesinin en geç olanından, ücret ve çalışma saati süresi son kayıttan, Form I-9 süresi işe giriş veya çalışmanın sona ermesinden başlar. Kayıtları yıllara göre dosyalamak IRS ve ücret ve çalışma saati süreleri için yardımcı olur. Form I-9 ve personel kayıtları çalışan başına işler; bunları süreleri bitene kadar her çalışanın kendi dosyasında tutun.

Burada anılan IRS ve ücret ve çalışma saati kuralları, açık bir denetime veya ücret talebine bağlı kayıtlar için ayrı bir imha tarihi belirlemez; ancak işe alma ve personel kuralları bu kayıtları bir şikâyet veya dava bitene kadar saklatır. Bir mesele açıkken kaydı normal tarihinin ötesinde tutmak bir boşluğu önler. Denetimde nelerin istendiği için Küçük bir işletmenin IRS denetimi rehberine bakın.

Bordro kayıtlarını hangi biçimde saklayabilirim: kâğıt, elektronik veya sağlayıcının hesabında?

Burada anılan federal kurallar belirli bir biçim belirlemez; elektronik kayıtlar doğruysa ve istendiğinde okunup sunulabiliyorsa işe yarar. Bir eyalet kuralı veya Form I-9 kuralları, kayıtların nerede tutulacağı gibi koşullar ekleyebilir. IRS, vergi borcu olup olmadığını ve ne kadar olduğunu hesaplamasını sağladıkları sürece, istihdam vergisi kayıtları için belirli bir biçim şart koşmaz (26 CFR 31.6001-1(a)). Ücret ve çalışma saati kuralları da bir biçim belirlemez; net, tarihe veya ödeme dönemine göre tanımlanabilir ve istendiğinde çevrilebilir mikrofilm veya veri işleme kayıtlarına izin verir (29 CFR 516.1(a)). Aile izni kayıtları da aynı yaklaşımı izler (29 CFR 825.500(b)); yalnızca tıbbi sertifikalar, yeniden sertifikalar ve tıbbi geçmişler, olağan personel dosyalarından ayrı dosyalarda gizli tıbbi kayıtlar olarak tutulur (29 CFR 825.500(g)). Form I-9'lar kâğıt, elektronik veya mikrofilm olabilir ve en az üç iş günü önceden bildirimle denetime sunulmalıdır (USCIS; 8 CFR 274a.2(b)(2)(ii)). Elektronik Form I-9'larda ek şartlar vardır: sistem istendiğinde formları, destekleyici belgeleri ve bunlara ait denetim izlerini üretebilmeli, formların saklanması gereken sürece kullanılan her sistem erişilebilir kalmalıdır (8 CFR 274a.2(e)).

Elektronik bir sistem kayıtları dizinlemeli, depolamalı, korumalı, geri getirebilmeli ve okunaklı biçimde yeniden üretebilmelidir. Kâğıdın yerine bunu koyarsanız, vergi hukukunun uygulanması için önemli olduğu sürece sistemi saklamanız gerekir; kâğıt ancak sistem test edildikten sonra imha edilebilir (Publication 583).

Sağlayıcının hesabı kayıtları saklamak için bir yerdir, bir güvence değildir. IRS, bordroyu üçüncü bir taraf sağlayıcı yürüttüğünde de işverenin sorumlu taraf olarak kaldığını ve sağlayıcının ödemediği vergi, ceza ve faizden sorumlu olabileceğini söyler (IRS). Kesilen vergiyi kasıtlı olarak toplamayan veya ödemeyen sorumlu bir kişi, verginin tutarına eşit bir ceza için kişisel olarak da sorumlu olabilir (26 U.S.C. 6672(a); bkz. Trust Fund Recovery Penalty). Sertifikalı bir profesyonel işveren kuruluşu istihdam vergisi açısından farklı işlem görür (26 U.S.C. 3511); bu yüzden hangi tür sağlayıcıyla çalıştığınızı kontrol edin. İstihdam vergisi kayıtları IRS görevlilerinin erişimine açık ve her zaman denetime hazır olmalıdır (26 CFR 31.6001-1(e)(1)). Hesap tek kopyaysa ve kapanırsa ibraz edecek hiçbir şey kalmaz.

Eyaletler federal bordro kayıt kurallarına ne ekler?

Eyaletler daha uzun süreler ve ek kayıtlar belirleyebilir; her eyaletin süreleri federal olanlardan ayrı işler. Üç örnek ne kadar farklı olduklarını gösterir:

Bunlar örnektir, tam liste değildir. Başka bir eyalet için eyaletin işsizlik sigortası kurumunun, iş bakanlığının ve vergi dairesinin kayıt tutma sayfalarını okuyun. Başka bir eyalette yaşayan veya çalışan bir çalışan o eyaletin kurallarını gündeme getirebilir; Başka bir eyaletteki çalışanlar rehberine bakın.

California'daki bir işveren bordro kayıtlarını ne kadar saklamalıdır?

California'daki bir işveren, Employment Development Department (EDD) için bordro kayıtlarını en az dört yıl, birkaç ücret hukuku kaydını da en az üç yıl saklar.

EDD, kayıtların çalıştırılan, artık çalışmayan, izinde olan tüm çalışanları ve bağımsız yüklenicileri yansıtması gerektiğini söyler. Her çalışan için tam adı, Sosyal Güvenlik Numarasını, işe giriş ve dönüş tarihlerini, son hizmet tarihini, çalışma yerini, ödeme dönemiyle birlikte ödeme tarihlerini ve tutarlarını, ayni ödemenin değerini, kesilen tutarları ve ödeme kayıtlarını gösterirler (EDD rehberi).

İki personel kaydı satırı da geçerliyse sonraki tarihi izleyin: dört yıl kuralı, istihdam sona erdikten sonraki üç yıl süresini aşabilir. Üç uyarı var. sekiz yıl süresi, tabi işveren olmadığınıza veya çalışanlarınızın muaf olduğuna inanıyorsanız geçerlidir ve EDD bunu hizmet sağlayıcılara yapılan ödemeleri kapsayan bir süre olarak tanımlar. Çalışanlara yüklenici olarak ödeme yapıyorsanız bunun onları kapsayıp kapsamadığını EDD'ye veya bir uzmana sorun; Çalışan olabilecek yükleniciler rehberine bakın. Her sektörün kendi ücret kararnamesi (wage order) vardır; Order 4-2001 adını verdiği sektörleri kapsar, diğer sektörlerin kendi kararnameleri vardır, bu yüzden işletmenizi kapsayan kararnameyi doğrulayın. Ücret bildirimi kuralını yeniden basan DIR kitapçığı eski bir basımdır; ayrıntılara güvenmeden önce güncel Labor Code metnini doğrulayın. EDD'ye kayıt için California bordro vergileri ve EDD kurulumu rehberine bakın.

Eski bir çalışan bordro kayıtlarını istiyor: California'da ne kadar hızlı yanıt vermeliyim?

California'da, mevcut veya eski bir çalışandan bordro kayıtlarını incelemek veya kopyalamak için yazılı ya da sözlü talep alan işveren, mümkün olan en kısa sürede ve talep tarihinden itibaren en geç 21 takvim günü içinde uymalıdır. Süreyi kaçırmak, çalışanın hukuk davasında ceza tahsil etmesine izin verir (DIR). İşveren kimliği doğrulamak için makul adımlar atabilir ve yalnızca fiili çoğaltma maliyetini tahsil edebilir (Labor Code 226, DIR tarafından derlendiği şekliyle).

Personel dosyası talebi ayrı bir süredir: işverenin yazılı talepten itibaren 30 takvim günü süresi vardır ve eski bir çalışan yılda bir kez böyle bir talepte bulunabilir (DIR).

Süre, dosyayı bulduğunuz günden değil, talebin tarihinden işler. Talebin ulaştığı tarihi kaydedin ve kayıtları sağlayıcıdan hemen çekin.

Burada anılan federal kayıt tutma kuralları, çalışanın talebini yanıtlamak için bir süre belirlemez. Diğer eyaletler kendi sürelerini belirleyebilir; eyaletinizin iş kurumuna bakın.

Bordro sağlayıcım veya aboneliğim sona eriyor: önce neyi dışa aktarmalıyım?

Önce başka hiçbir yerde bulunmayan kayıtları, sonra herhangi bir süre içinde kalan her yılın geri kalanını dışa aktarın. Şu sırayla:

1. Önce sağlayıcıya sorun. Hangi yılları ve raporları dışa aktarabileceğini ve siz iptal ettikten sonra hesabı ne kadar süre tuttuğunu yazılı olarak sorun. Bunu son bordro çalıştırmasından önce yapın.
2. Depozito kayıtları. Her vergi depozitosunun tarihleri, tutarları ve onay numaraları. Bir işverenin federal depozito sistemindeki kendi çevrimiçi ödeme geçmişi yalnızca 16 ay öncesine uzanır (IRS). Sağlayıcının kaçırmış olabileceği depozitolar için bordro sağlayıcınız vergilerinizi ödemediyse rehberine bakın.
3. Geri kalan her şey. Onay numaralı verilmiş beyannameler, döneme ve çalışana göre bordro defterleri, çalışan dosyaları (W-4'ler, işe giriş tarihleri, Form I-9'lar) ve ücret pusulaları. Form I-9'lar elektronik olarak doldurulduysa her formun bir PDF'si yeterli değildir: destekleyici belgeleri, denetim izlerini ve imza kayıtlarını da isteyin ve hesap kapandıktan sonra nerede duracaklarını doğrulayın. Sağlayıcı değiştirirken nelerin toplanacağı için bordro sağlayıcısını değiştirmek rehberine bakın.
4. Bir kontrol. Her dosyayı açın. Her yılın ücret ve stopaj toplamlarını hesaplayıp verilmiş beyannamelerle karşılaştırın. Uyuşmazlık, dışa aktarmanın eksik olduğu ya da bir beyannamenin veya muhasebe kayıtlarının daha yakından incelenmesi gerektiği anlamına gelir.

Her yılın setini kendi klasöründe, sağlayıcının sisteminin dışında bir kopyayla birlikte tutun. Her Ocak, dördüncü çeyrek beyannamesi ve W-2'ler verildikten sonra o yılın setini (defterler, beyannameler, W-2 ve W-3 kopyaları, depozito onayları) sağlayıcının dışına kaydedin. Böylece sonraki bir talep bir yeniden kurma değil, bir indirme olur. Muhasebe yazılımı için muhasebe yazılımını iptal ederken saklanacak kayıtlar rehberine bakın.

Bordro kayıtları zaten kaybolduysa veya eksikse ne olur?

Başkalarının elindekilerden yeniden kurun, yeniden kurduğunuzu işaretleyin ve önce her beyannamenin verilip verilmediğini öğrenin.

1. IRS'ye sorun. Bir işletme vergi hesabı dökümleri gösterebilir. IRS, 2023 vergi yılından itibaren verilen beyannameler için istihdam vergisi beyanname dökümleri ve federal vergi depozitolarını, ödemeleri, cezaları ve beyannamenin verilme tarihini gösteren bir vergi hesabı dökümü sunar. Verilmiş bir beyannamenin kopyası Form 4506 ile alınır ve ücretlidir (IRS).
2. Bankayı kullanın. Hesap özetleri ve ödenmiş çekler net ücreti, depozitoları ve ödeme tarihlerini gösterir.
3. Elinde tutanlara sorun. Eski sağlayıcı, eyalet kurumu hesabı ve çalışanlar (ücret pusulaları, W-2 kopyaları) tablonun bir kısmını tutuyor olabilir.
4. Her çeyreğin verildiğini kontrol edin. Hiç verilmemiş bir beyanname IRS süre sınırını açık bırakır; bordro vergilerinde gecikme rehberine bakın.
5. Yeniden kurulan kayıtları işaretleyin. Yeniden kurma tarihini ve kullanılan kaynakları kaydedin. Yeniden kurulmuş bir kaydı özgünmüş gibi göstermeyin.

Bir boşluğun doğuracağı sonuç kuruma ve talebe bağlıdır; tek bir sonuç yoktur. Elinizde bir bildirim veya talep varsa, bir çeyrek veya daha uzun bir dönemin bordrosu eksikse, çalışanlara nakit veya bordro dışı ödeme yapıldıysa ya da banka, sağlayıcı ve IRS dökümleri birbirini tutmuyorsa bir uzmanı devreye sokmaya değer.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır.

Bir Texas restoranı ve ayrılan bir aşçı

12 çalışanı olan bir Texas restoranı Mart 2021'de bir aşçı işe aldı ve aşçı Haziran 2026'da ayrıldı. Form I-9'u, Mart 2024 (işe alımdan üç yıl sonra) ve Haziran 2027 (ayrılmasından bir yıl sonra) tarihlerinden daha geç olana kadar, yani Haziran 2027'ye kadar saklanır. 2026 ücretlerine ait bordro defteri, Ocak 2027'de verilen 2026 dördüncü çeyrek beyannamesiyle kapsanır; bu yüzden IRS süresi en erken Ocak 2031'de biter. Ücret ve çalışma saati hukuku puantaj kartlarını en az iki yıl ister ve Texas işgücü kurumunun kuralı ücret kayıtları için dört yıl belirler. Kartlar defterin arkasındaki saatlerin tek kanıtı olabileceğinden restoran bunları defterle birlikte saklar.

Bir California dükkânı ve eski bir çalışan

Bir California dükkânı 3 Mart'ta eski bir çalışandan bordro kayıtlarını isteyen bir e-posta alır. Dükkân mümkün olan en kısa sürede ve en geç 24 Mart'ta yanıt vermelidir; bu 21 takvim günüdür. Çalışan ayrıca yazılı olarak personel dosyasını da ister; bu talebin kendi 30 takvim günü vardır. Dükkân ücret bildirimlerini zaten en az üç yıl, EDD için bordro kayıtlarını en az dört yıl saklar.

Bir sahip bordro yazılımını iptal ediyor

Bir sahip 1 Temmuz 2026'da bordro sağlayıcısını değiştirdi ve eski yazılımı o yılın sonunda iptal etmeyi planlıyor. Eski hesapta 2022'den Haziran 2026'ya kadar olan bordro duruyor.

Yalnızca IRS süresine bakılırsa sadece 2022 dolmaya yakındır; Ocak 2027'de. Eyalet kuralları, Form I-9 ve yukarıdaki diğer süreler daha uzun olabilir; bu yüzden hiçbir şeyi atmadan önce her birini kontrol eder. Sonraki her yılın kayıtlarına hâlâ yıllarca ihtiyaç vardır; bu yüzden hesap kapanmadan önce hesaptaki tüm yıllar için defterleri, üç aylık ve yıllık beyannameleri, W-2 kopyalarını ve depozito kayıtlarını dışa aktarır.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Bordro beyannameleri hiç verilmedi veya bir IRS bordro bildirimi geldi: kayıtlar, dönemler kapanana kadar önemlidir. Bordro vergilerinde gecikme rehberine bakın. Bu beyannamelerin dayandığı muhasebe kayıtları da geride kaldıysa muhasebe kayıtları hizmeti onları güncel hâle getirir.
• Kayıtlar eksik ya da kapanmış veya değişmiş bir sağlayıcıda kaldı ve bir denetim, ücret talebi veya kurum yazısı geldi: bordro çoğunlukla banka kayıtlarından, IRS dökümlerinden ve verilmiş beyannamelerden yeniden kurulabilir; bu, muhasebe kayıtları üzerinde yapılan bir muhasebe işidir. Muhasebe kayıtları ve Küçük bir işletmenin IRS denetimi sayfalarına bakın.
• Bordroda tek kişi sizsiniz (kendine ödeme yapan bir S şirketi sahibi): IRS istihdam vergisi süresi kendi ücretiniz için de geçerlidir. Aynı defterleri, depozitoları, beyannameleri ve W-2 kopyalarını saklayın. Bordroyu kendiniz yürütmek rehberine bakın.
• Çalışan olabilecek kişilere yüklenici olarak ödeme yapıyorsunuz: Çalışan olabilecek yükleniciler ve Yüklenicilerden vergi kimlik numarası toplamak rehberlerine bakın.
• California'da çalışan istihdam ediyorsunuz: California bordro vergileri ve EDD kurulumu rehberine bakın.
• İşletmeyi kapatıyor veya satıyorsunuz ya da bordro değil, makbuzlar ve beyannameler lazım: İşletme kayıtları ne kadar saklanır rehberine bakın.
• Bordroyu henüz kurmadınız: Bordro kurulumu rehberine bakın.
• Kanadalı bir işverensiniz: farklı hukuk geçerlidir; Kanada'da işletme kayıtları ne kadar saklanır rehberine bakın.