पेरोल रिकॉर्ड कितने साल रखें: IRS, श्रम और राज्य के नियम

मुझे पेरोल रिकॉर्ड कितने समय तक रखने होंगे?

अमेरिका में IRS रोज़गार कर के रिकॉर्ड कम से कम चार साल तक रखने को कहता है, और दूसरे नियमों की उन्हीं रिकॉर्ड पर अपनी अवधियाँ चलती हैं। हर रिकॉर्ड को तब तक रखें जब तक उस पर लागू सबसे लंबी अवधि पूरी न हो जाए (IRS)।

पेरोल रजिस्टर के लिए IRS की अवधि आम तौर पर संघीय अवधियों में सबसे लंबी होती है: वह अगले साल की शुरुआत में दाखिल चौथी तिमाही के रिटर्न से चलती है, इसलिए तीन साल की वेतन-और-कार्य-घंटे वाली, तीन साल की उम्र-भेदभाव वाली और तीन साल की पारिवारिक छुट्टी वाली अवधियों से आगे निकल जाती है। क्रेडिट के रिकॉर्ड, लंबे समय से काम कर रहे कर्मचारी का Form I-9, राज्य की अवधि, और खुला ऑडिट या दावा इसे और बढ़ा सकते हैं।

मामला तब सीधा नहीं है जब इनमें से कुछ भी सच हो:

• कोई पेरोल रिटर्न कभी दाखिल नहीं हुआ। जो रिटर्न कभी दाखिल नहीं हुआ, उस पर कर निर्धारित करने की IRS के पास कोई समय-सीमा नहीं है (26 U.S.C. 6501(c)(3)), इसलिए उन अवधियों के रिकॉर्ड तब तक मायने रखते हैं जब तक रिटर्न दाखिल न हों और निर्धारण की अवधि खत्म न हो। देखें पेरोल कर में पिछड़ना।
• आपका राज्य रिकॉर्ड IRS से लंबे समय तक रखवाता है, जैसे New York, और जैसे California सेवा प्रदाताओं को कुछ भुगतानों के लिए करता है।
• कुछ कामगारों को नकद या Form 1099 पर भुगतान हुआ और कोई पेरोल रिकॉर्ड नहीं है। प्रदाता से एक्सपोर्ट करने या दोबारा बनाने के लिए कुछ नहीं है, और पहला सवाल यह है कि कौन से रिटर्न दाखिल होने चाहिए थे; देखें ठेकेदार जो कर्मचारी हो सकते हैं और पेरोल कर में पिछड़ना।
• रिकॉर्ड की एकमात्र प्रति ऐसे पेरोल प्रदाता के खाते में है जो बंद हो सकता है।
• IRS या राज्य का ऑडिट, वेतन दावा, या EEOC या राज्य एजेंसी से भेदभाव का आरोप खुला है या आने वाला है, और फ़ाइलों में कमियाँ हैं।
• California में किसी मौजूदा या पूर्व कर्मचारी ने पेरोल रिकॉर्ड माँगे हैं। जवाब माँग के 21 कैलेंडर दिन के भीतर देना है; नीचे के California खंड देखें।

कुछ भी फेंकने या रद्द करने से पहले जुटाएँ: पेरोल रजिस्टर, W-4, Form I-9, जमा की पुष्टियाँ, पुष्टि संख्या के साथ दाखिल रिटर्न, W-2 और W-3 की प्रतियाँ, और समय तथा लाभ के रिकॉर्ड।

IRS को कौन से पेरोल रिकॉर्ड चाहिए, और कौन से ज़्यादा समय तक रखे जाते हैं?

IRS कहता है कि साल का चौथी तिमाही का रिटर्न (Form 941) दाखिल करने के बाद सभी रोज़गार कर रिकॉर्ड कम से कम चार साल रखें (IRS)। विनियम यही अवधि रिटर्न अवधि के लिए कर की देय तारीख़ या कर चुकाने की तारीख़, जो बाद की हो, से गिनता है (26 CFR 31.6001-1(e))। व्यवहार में चौथी तिमाही के रिटर्न की देय तारीख़, उसके दाखिल होने की तारीख़ और साल के आखिरी कर भुगतान की तारीख़ में से सबसे बाद की तारीख़ से गिनें। Form 944 दाखिल करने वाला इसी तरह वार्षिक रिटर्न से गिनता है। अगर आप रोज़गार कर के रिफ़ंड या क्रेडिट का दावा दाखिल करते हैं, तो उसके सहायक रिकॉर्ड दावा दाखिल होने के बाद कम से कम चार साल रखें (26 CFR 31.6001-1(e)(2))।

IRS की रिकॉर्ड सूची में ये शामिल हैं:

• आपकी नियोक्ता पहचान संख्या।
• सभी वेतन भुगतानों की राशियाँ और तारीख़ें, और वस्तु के रूप में दिए वेतन का उचित बाज़ार मूल्य।
• कर्मचारियों द्वारा आपको बताई गई टिप की राशियाँ, और आवंटित टिप के रिकॉर्ड।
• हर कर्मचारी का नाम, पता, सामाजिक सुरक्षा संख्या और पेशा, और रोज़गार की तारीख़ें।
• Form W-4 की प्रतियाँ, और अवितरित लौटे Form W-2 की कर्मचारी प्रतियाँ।
• वे अवधियाँ जब कर्मचारी को बीमारी या चोट के कारण अनुपस्थित रहते हुए भुगतान हुआ, राशियों के साथ।
• कर जमा की तारीख़ें और राशियाँ, इलेक्ट्रॉनिक जमा के पावती नंबर के साथ।
• दाखिल रिटर्न की प्रतियाँ, पुष्टि संख्या के साथ।
• फ़्रिंज लाभ और खर्च की वापसी, प्रमाण के साथ।
• आपके लिए गए किसी भी क्रेडिट को साबित करने वाले दस्तावेज़।

क्रेडिट के रिकॉर्ड ज़्यादा समय तक रखे जाते हैं। 31 मार्च 2021 के बाद और 1 अक्टूबर 2021 से पहले ली गई छुट्टी के पात्र बीमारी और पारिवारिक छुट्टी के वेतन के लिए रिकॉर्ड कम से कम छह साल रखें। 30 जून 2021 के बाद चुकाए वेतन पर कर्मचारी प्रतिधारण क्रेडिट के लिए उन्हें कम से कम सात वर्ष रखें (Publication 15; Form 941-X के निर्देश)। IRS की रोज़गार कर रिकॉर्ड वाली पेज अब भी दोनों के लिए छह साल कहती है, इसलिए लंबा आँकड़ा लें। क़ानून के अनुसार IRS गलत तरीक़े से लिए गए प्रतिधारण क्रेडिट का निर्धारण रिटर्न के दाखिल होने की तारीख़, उसकी माने गई दाखिल तारीख़ और क्रेडिट या रिफ़ंड का दावा करने की तारीख़ में से सबसे बाद की तारीख़ के छह साल बाद तक कर सकता है (26 U.S.C. 3134(l))। इसलिए बाद का दावा अवधि बढ़ा देता है; रिकॉर्ड उस तारीख़ तक और किसी भी खुली जाँच तक रखें। अगर आपने ये क्रेडिट कभी नहीं लिए, तो यह लागू नहीं होता।

संघीय वेतन-और-कार्य-घंटे का कानून पेरोल रिकॉर्ड और टाइम कार्ड कितने समय तक माँगता है?

संघीय वेतन-और-कार्य-घंटे का कानून (Fair Labor Standards Act, FLSA) अपने दायरे में आने वाले नियोक्ता से पेरोल रिकॉर्ड आखिरी प्रविष्टि की तारीख़ से कम से कम तीन साल, और टाइम कार्ड, वेतन दर तालिकाएँ तथा वेतन-गणना के ऐसे रिकॉर्ड कम से कम दो साल रखवाता है (29 CFR 516.5; 29 CFR 516.6; DOL Fact Sheet #21)।

न्यूनतम वेतन या ओवरटाइम नियमों के दायरे में आने वाले कर्मचारी के लिए, पेरोल रिकॉर्ड में पहचान, हर दिन और हर हफ़्ते के काम के घंटे, वेतन दर, सामान्य और ओवरटाइम वेतन, वेतन में जोड़ और कटौतियाँ, कुल वेतन और भुगतान की तारीख़ दिखती है।

पूरी सूची 29 CFR 516.2 में है। रिकॉर्ड कार्यस्थल पर या केंद्रीय रिकॉर्ड कार्यालय में रखे जा सकते हैं; केंद्रीय कार्यालय से रिकॉर्ड नोटिस मिलने के 72 घंटे के भीतर उपलब्ध होने चाहिए (29 CFR 516.7)।

टाइम कार्ड की दो साल की अवधि न्यूनतम है, फेंकने की सुरक्षित तारीख़ नहीं। इस कानून के तहत अवैतनिक न्यूनतम वेतन या ओवरटाइम का दावा उसके पैदा होने के दो साल के भीतर, या जानबूझकर उल्लंघन के लिए तीन साल के भीतर दाखिल हो सकता है (29 U.S.C. 255(a))। दो साल पर फेंका गया टाइम कार्ड तब कमी छोड़ सकता है जब दावा और पीछे तक जाए।

और कौन सी संघीय अवधियाँ चलती हैं: Form I-9, उम्र के आधार पर भेदभाव, भर्ती के रिकॉर्ड और पारिवारिक छुट्टी?

Form I-9, उम्र के आधार पर भेदभाव का कानून (Age Discrimination in Employment Act, ADEA), संघीय कार्मिक-रिकॉर्ड नियम और पारिवारिक और चिकित्सा अवकाश कानून (Family and Medical Leave Act, FMLA), हर एक की अपनी शुरुआत और अपना दायरा है। अवधियाँ पहली तालिका में हैं।

छोटा निजी नियोक्ता उम्र-भेदभाव और पारिवारिक छुट्टी के नियमों के दायरे से बाहर हो सकता है, पर उसके राज्य के अपने नियम हो सकते हैं। संघीय ठेकेदारों और उप-ठेकेदारों के लिए अलग कार्मिक-रिकॉर्ड नियम है जो ज़्यादा लंबा चल सकता है (41 CFR 60-300.80)। Form I-9 और कार्मिक रिकॉर्ड हर कर्मचारी के हिसाब से, उसकी अपनी तारीख़ों से गिने जाते हैं, साल के अंत से नहीं। अगर आप सेवानिवृत्ति या स्वास्थ्य योजना चलाते हैं, तो योजना के रिकॉर्ड की अपनी अवधि है (29 U.S.C. 1027); योजना प्रशासक से पूछें। छह साल की अवधि सिर्फ़ योजना की रिपोर्ट के सहायक रिकॉर्ड पर लागू होती है। नियोक्ता को ऐसे रिकॉर्ड भी रखने होते हैं जिनसे कर्मचारियों को देय या देय हो सकने वाले लाभ तय हो सकें (29 U.S.C. 1059(a)(1)), इसलिए योजना के किसी सहभागी के पुराने पेरोल और सेवा के रिकॉर्ड सिर्फ़ रिपोर्ट की अवधि के आधार पर न फेंकें।

एक ही रिकॉर्ड पर कई अवधियाँ लागू हैं: मैं कौन सी मानूँ?

उस रिकॉर्ड पर लागू सबसे लंबी अवधि मानें। संघीय वेतन-और-कार्य-घंटे के नियम कहते हैं कि वे किसी दूसरे संघीय, राज्य या स्थानीय रिकॉर्ड-नियम के पालन से छूट नहीं देते (29 CFR 516.1(c))।

हर अवधि को उसके अपने ट्रिगर से शुरू करें। IRS की अवधि चौथी तिमाही की देय तारीख़, उसके दाखिल होने और आखिरी कर भुगतान में से सबसे बाद की तारीख़ से, वेतन-और-कार्य-घंटे की अवधि आखिरी प्रविष्टि से, और Form I-9 की अवधि नियुक्ति या रोज़गार के अंत से शुरू होती है। रिकॉर्ड साल के हिसाब से रखने से IRS और वेतन-और-कार्य-घंटे की अवधियों में मदद मिलती है। Form I-9 और कार्मिक रिकॉर्ड हर कर्मचारी के हिसाब से चलते हैं, इसलिए उन्हें हर कर्मचारी की अपनी फ़ाइल में तब तक रखें जब तक उसकी अवधि खत्म न हो।

यहाँ बताए IRS और वेतन-और-कार्य-घंटे के नियम खुले ऑडिट या वेतन दावे से जुड़े रिकॉर्ड फेंकने की अलग तारीख़ तय नहीं करते, लेकिन भर्ती और कार्मिक नियम आरोप या कार्रवाई खत्म होने तक वे रिकॉर्ड रखवाते हैं। मामला खुला हो तो रिकॉर्ड को सामान्य तारीख़ से आगे रखने से कमी नहीं बनती। ऑडिट में क्या माँगा जाता है, इसके लिए छोटे व्यवसाय का IRS ऑडिट देखें।

मैं पेरोल रिकॉर्ड किस रूप में रख सकता हूँ: कागज़, इलेक्ट्रॉनिक या प्रदाता के खाते में?

यहाँ बताए संघीय नियम कोई खास रूप तय नहीं करते, और इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड तब चलते हैं जब वे सही हों और माँगने पर पढ़े और पेश किए जा सकें। राज्य का नियम या Form I-9 के नियम शर्तें जोड़ सकते हैं, जैसे रिकॉर्ड कहाँ रखे जाएँ। IRS रोज़गार कर के रिकॉर्ड के लिए कोई खास रूप नहीं माँगता, बशर्ते रिकॉर्ड से यह तय हो सके कि कर देय है या नहीं और कितना (26 CFR 31.6001-1(a))। वेतन-और-कार्य-घंटे के नियम कोई रूप तय नहीं करते और माइक्रोफ़िल्म या डेटा-प्रोसेसिंग रिकॉर्ड की अनुमति देते हैं जो स्पष्ट हों, तारीख़ या वेतन अवधि से पहचाने जा सकें और माँगने पर लिखित रूप में उतारे जा सकें (29 CFR 516.1(a))। पारिवारिक छुट्टी के रिकॉर्ड भी यही तरीक़ा अपनाते हैं (29 CFR 825.500(b)), सिवाय इसके कि चिकित्सा प्रमाणपत्र, पुनः प्रमाणन और चिकित्सा इतिहास गोपनीय चिकित्सा रिकॉर्ड के रूप में सामान्य कार्मिक फ़ाइलों से अलग फ़ाइलों में रखे जाते हैं (29 CFR 825.500(g))। Form I-9 कागज़, इलेक्ट्रॉनिक या माइक्रोफ़िल्म हो सकते हैं और कम से कम तीन कार्यदिवस के नोटिस पर निरीक्षण के लिए पेश करने होते हैं (USCIS; 8 CFR 274a.2(b)(2)(ii))। इलेक्ट्रॉनिक Form I-9 की शर्तें ज़्यादा हैं: प्रणाली को माँगने पर फ़ॉर्म, सहायक दस्तावेज़ और उनके संबंधित ऑडिट ट्रेल पेश करने चाहिए, और इस्तेमाल हुई हर प्रणाली तब तक पहुँच में रहनी चाहिए जब तक फ़ॉर्म रखने हैं (8 CFR 274a.2(e))।

इलेक्ट्रॉनिक प्रणाली को रिकॉर्ड का इंडेक्स बनाना, उन्हें स्टोर, सुरक्षित, पुनः प्राप्त और पढ़ने योग्य रूप में दोबारा पेश करना आना चाहिए। अगर आप कागज़ की जगह इसे लें, तो प्रणाली को तब तक रखना होगा जब तक वह कर कानून के प्रशासन के लिए ज़रूरी हो, और कागज़ तभी नष्ट किया जा सकता है जब प्रणाली की जाँच हो चुकी हो (Publication 583)।

प्रदाता का खाता रिकॉर्ड रखने की जगह है, गारंटी नहीं। IRS कहता है कि जब तीसरा पक्ष प्रदाता पेरोल सँभालता है, तब भी नियोक्ता ज़िम्मेदार पक्ष रहता है, और प्रदाता जो कर, जुर्माने और ब्याज नहीं चुकाता, उनके लिए नियोक्ता देनदार हो सकता है (IRS)। जो ज़िम्मेदार व्यक्ति जानबूझकर काटा गया कर वसूलने या जमा करने में चूकता है, वह कर के बराबर जुर्माने के लिए व्यक्तिगत रूप से भी देनदार हो सकता है (26 U.S.C. 6672(a); देखें ट्रस्ट फ़ंड रिकवरी जुर्माना)। प्रमाणित पेशेवर नियोक्ता संगठन के साथ रोज़गार कर में अलग व्यवहार होता है (26 U.S.C. 3511), इसलिए जाँचें कि आपका प्रदाता किस तरह का है। रोज़गार कर के रिकॉर्ड IRS अधिकारियों के लिए सुलभ और हर समय निरीक्षण के लिए उपलब्ध होने चाहिए (26 CFR 31.6001-1(e)(1))। अगर खाता ही एकमात्र प्रति है और वह बंद हो जाए, तो पेश करने के लिए कुछ नहीं बचता।

राज्य संघीय पेरोल रिकॉर्ड नियमों में क्या जोड़ते हैं?

राज्य लंबी अवधियाँ और अतिरिक्त रिकॉर्ड तय कर सकते हैं, और हर राज्य की अवधियाँ संघीय अवधियों से अलग चलती हैं। तीन उदाहरण दिखाते हैं कि वे कितने अलग हैं:

ये उदाहरण हैं, पूरी सूची नहीं। किसी भी दूसरे राज्य के लिए राज्य की बेरोज़गारी बीमा एजेंसी, श्रम विभाग और कर विभाग के रिकॉर्ड रखने वाले पेज पढ़ें। जो कर्मचारी दूसरे राज्य में रहता या काम करता है, वह उस राज्य के नियम ला सकता है; देखें दूसरे राज्य में कर्मचारी।

California के नियोक्ता को पेरोल रिकॉर्ड कितने समय रखने होंगे?

California का नियोक्ता Employment Development Department (EDD) के लिए पेरोल रिकॉर्ड कम से कम चार साल, और वेतन-कानून के कई रिकॉर्ड कम से कम तीन साल रखता है।

EDD कहता है कि रिकॉर्ड में सभी कामगार दिखने चाहिए: जो कार्यरत हैं, अब नहीं हैं, छुट्टी पर हैं, और स्वतंत्र ठेकेदार। हर कामगार के लिए वे पूरा नाम, सामाजिक सुरक्षा संख्या, नियुक्ति और वापसी की तारीख़ें, सेवा की आखिरी तारीख़, काम की जगह, भुगतान की तारीख़ें और राशियाँ वेतन अवधि के साथ, वस्तु के रूप में वेतन का मूल्य, काटी गई राशियाँ और भुगतान के रिकॉर्ड दिखाते हैं (EDD गाइड)।

जब कार्मिक-रिकॉर्ड की दोनों पंक्तियाँ लागू हों, तो बाद वाली तारीख़ मानें: चार साल का नियम रोज़गार खत्म होने के बाद तीन साल से आगे जा सकता है। तीन सावधानियाँ। आठ साल की अवधि तब लागू होती है जब आप मानते हैं कि आप विषयगत नियोक्ता नहीं हैं या आपके कामगार छूट प्राप्त हैं, और EDD इसे सेवा प्रदाताओं को भुगतान पर लागू बताता है। अगर आप कामगारों को ठेकेदार के रूप में भुगतान करते हैं, तो EDD या किसी विशेषज्ञ से पूछें कि क्या यह उन पर भी लागू होती है; देखें ठेकेदार जो कर्मचारी हो सकते हैं। हर उद्योग का अपना वेतन आदेश है, Order 4-2001 उन उद्योगों को कवर करता है जिनका वह नाम लेता है, और बाकी उद्योगों के अपने वेतन आदेश हैं, इसलिए पुष्टि करें कि आपके व्यवसाय पर कौन सा आदेश लागू है। और वेतन विवरण का नियम दोहराने वाली DIR पुस्तिका पुराना संस्करण है, इसलिए ब्यौरों पर भरोसा करने से पहले Labor Code का मौजूदा पाठ जाँच लें। EDD में पंजीकरण के लिए California पेरोल कर और EDD सेटअप देखें।

पूर्व कर्मचारी पेरोल रिकॉर्ड माँगे: California में मुझे कितनी जल्दी जवाब देना होगा?

California में, जो नियोक्ता किसी मौजूदा या पूर्व कर्मचारी से पेरोल रिकॉर्ड देखने या उनकी प्रति पाने का लिखित या मौखिक अनुरोध पाता है, उसे यथाशीघ्र, और अनुरोध की तारीख़ से 21 कैलेंडर दिन के भीतर, उसका पालन करना होता है। समय-सीमा चूकने पर कर्मचारी दीवानी मुकदमे में जुर्माना वसूल कर सकता है (DIR)। नियोक्ता पहचान की पुष्टि के लिए उचित कदम उठा सकता है और प्रतिलिपि बनाने की असल लागत ले सकता है (Labor Code 226, DIR द्वारा संकलित)।

कार्मिक फ़ाइल का अनुरोध एक अलग अवधि है: नियोक्ता के पास लिखित अनुरोध से 30 कैलेंडर दिन होते हैं, और पूर्व कर्मचारी साल में एक बार ऐसा अनुरोध कर सकता है (DIR)।

समय-सीमा अनुरोध की तारीख़ से चलती है, उस दिन से नहीं जब आपको फ़ाइल मिले। अनुरोध आने की तारीख़ दर्ज करें और प्रदाता से रिकॉर्ड तुरंत निकालें।

यहाँ बताए संघीय रिकॉर्ड-नियम कर्मचारी के अनुरोध का जवाब देने की कोई समय-सीमा तय नहीं करते। दूसरे राज्य अपनी सीमा तय कर सकते हैं, इसलिए अपने राज्य की श्रम एजेंसी से जाँचें।

मेरा पेरोल प्रदाता या सब्सक्रिप्शन खत्म हो रहा है: पहले क्या एक्सपोर्ट करूँ?

पहले वे रिकॉर्ड एक्सपोर्ट करें जो कहीं और नहीं हैं, फिर उन सभी सालों का बाकी सब जो अब भी किसी अवधि के भीतर हैं। इस क्रम में:

1. पहले प्रदाता से पूछें। लिखकर पूछें कि वह कौन से साल और रिपोर्ट एक्सपोर्ट कर सकता है, और रद्द करने के बाद खाता कितने समय तक रखता है। यह आखिरी पेरोल चलाने से पहले करें।
2. जमा के रिकॉर्ड। हर कर जमा की तारीख़ें, राशियाँ और पुष्टि संख्याएँ। संघीय जमा प्रणाली में नियोक्ता का अपना ऑनलाइन भुगतान इतिहास सिर्फ़ 16 महीने पीछे तक जाता है (IRS)। प्रदाता से छूटे जमा के लिए पेरोल प्रदाता ने आपका कर नहीं चुकाया देखें।
3. बाकी सब। पुष्टि संख्या के साथ दाखिल रिटर्न, अवधि और कर्मचारी के हिसाब से पेरोल रजिस्टर, कर्मचारी फ़ाइलें (W-4, रोज़गार की तारीख़ें, Form I-9) और पे स्टब। अगर Form I-9 इलेक्ट्रॉनिक रूप से भरे गए थे, तो हर फ़ॉर्म की PDF काफ़ी नहीं है: सहायक दस्तावेज़, ऑडिट ट्रेल और हस्ताक्षर रिकॉर्ड भी माँगें, और पुष्टि करें कि खाता बंद होने के बाद वे कहाँ रहेंगे। प्रदाता बदलते समय क्या जुटाना है, इसके लिए पेरोल प्रदाता बदलना देखें।
4. एक जाँच। हर फ़ाइल खोलें। हर साल का वेतन और विथहोल्डिंग जोड़ें और दाखिल रिटर्न से मिलाएँ। अंतर का मतलब है कि एक्सपोर्ट अधूरा है, या किसी रिटर्न या बही-खातों को करीब से देखना होगा।

हर साल का सेट अपने फ़ोल्डर में रखें, और एक प्रति प्रदाता की प्रणाली के बाहर रखें। हर जनवरी, चौथी तिमाही का रिटर्न और W-2 दाखिल होने के बाद, उस साल का सेट (रजिस्टर, रिटर्न, W-2 और W-3 की प्रतियाँ, जमा की पुष्टियाँ) प्रदाता के बाहर सहेजें। तब बाद का अनुरोध डाउनलोड भर रह जाता है, दोबारा बनाना नहीं पड़ता। अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर के लिए अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर रद्द करते समय रखने वाले रिकॉर्ड देखें।

अगर पेरोल रिकॉर्ड पहले ही खो गए हैं या अधूरे हैं तो?

जो दूसरों के पास है उससे दोबारा बनाएँ, दोबारा बनाए हुए पर लेबल लगाएँ, और पहले पता करें कि हर रिटर्न दाखिल हुआ था या नहीं।

1. IRS से पूछें। बिज़नेस टैक्स खाता ट्रांसक्रिप्ट दिखा सकता है। IRS कर वर्ष 2023 से शुरू होने वाले रिटर्न के लिए रोज़गार कर रिटर्न ट्रांसक्रिप्ट देता है, और एक कर खाता ट्रांसक्रिप्ट जो संघीय कर जमा, भुगतान, जुर्माने और रिटर्न दाखिल होने की तारीख़ दिखाता है। दाखिल रिटर्न की प्रति Form 4506 से मिलती है, शुल्क के साथ (IRS)।
2. बैंक का उपयोग करें। विवरण और रद्द चेक शुद्ध वेतन, जमा और भुगतान की तारीख़ें दिखाते हैं।
3. रखने वालों से पूछें। पुराना प्रदाता, राज्य एजेंसी का खाता और कर्मचारी (पे स्टब, W-2 की प्रतियाँ) हर एक के पास तस्वीर का कुछ हिस्सा हो सकता है।
4. जाँचें कि हर तिमाही दाखिल हुई थी। जो रिटर्न कभी दाखिल नहीं हुआ, उससे IRS की समय-सीमा खुली रहती है; देखें पेरोल कर में पिछड़ना।
5. दोबारा बनाए रिकॉर्ड पर लेबल लगाएँ। दोबारा बनाने की तारीख़ और इस्तेमाल हुए स्रोत दर्ज करें। दोबारा बनाए रिकॉर्ड को मूल जैसा न दिखाएँ।

कमी का क्या नतीजा होगा, यह एजेंसी और दावे पर निर्भर है, और कोई एक नतीजा लागू नहीं होता। किसी विशेषज्ञ को शामिल करना तब ठीक है जब नोटिस या दावा आ चुका हो, पूरी तिमाही या उससे ज़्यादा का पेरोल गायब हो, कामगारों को नकद या पेरोल से बाहर भुगतान हुआ हो, या बैंक, प्रदाता और IRS ट्रांसक्रिप्ट आपस में मेल न खाएँ।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं।

Texas का एक रेस्तरां और जाता हुआ रसोइया

Texas के एक रेस्तरां ने, जिसमें 12 कर्मचारी हैं, मार्च 2021 में एक रसोइया रखा, और उसने जून 2026 में नौकरी छोड़ी। उसका Form I-9 मार्च 2024 (नियुक्ति के तीन साल बाद) और जून 2027 (उसके जाने के एक साल बाद) में से बाद की तारीख़ तक, यानी जून 2027 तक रखा जाता है। उसकी 2026 की कमाई का पेरोल रजिस्टर 2026 की चौथी तिमाही के रिटर्न से जुड़ा है, जो जनवरी 2027 में दाखिल हुआ, इसलिए IRS की अवधि जनवरी 2031 से पहले खत्म नहीं होती। वेतन और कार्य-घंटे का कानून उसके टाइम कार्ड कम से कम दो साल रखवाता है, और Texas की कार्यबल एजेंसी का नियम वेतन रिकॉर्ड के लिए चार साल तय करता है। कार्ड रजिस्टर के घंटों का एकमात्र सबूत हो सकते हैं, इसलिए वह उन्हें रजिस्टर के साथ रखता है।

California की एक दुकान और पूर्व कर्मचारी

California की एक दुकान को 3 मार्च को एक पूर्व कर्मचारी का ईमेल मिलता है जिसमें वह अपने पेरोल रिकॉर्ड माँगती है। दुकान को यथाशीघ्र, और 24 मार्च तक, जो 21 कैलेंडर दिन हैं, जवाब देना होगा। वह लिखित में अपनी कार्मिक फ़ाइल भी माँगती है; उस अनुरोध के अपने 30 कैलेंडर दिन हैं। दुकान पहले से वेतन विवरण कम से कम तीन साल और EDD के लिए पेरोल रिकॉर्ड कम से कम चार साल रखती है।

एक स्वामी पेरोल सॉफ़्टवेयर रद्द करती है

एक स्वामी ने 1 जुलाई 2026 को पेरोल प्रदाता बदला और वह साल के अंत में पुराना सॉफ़्टवेयर रद्द करने की योजना बना रही है। पुराने खाते में 2022 से जून 2026 तक का पेरोल है।

सिर्फ़ IRS की अवधि देखें तो सिर्फ़ 2022 खत्म होने के करीब है, जनवरी 2027 में। राज्य के नियम, Form I-9 और ऊपर की दूसरी अवधियाँ इससे लंबी चल सकती हैं, इसलिए वह कुछ भी फेंकने से पहले हर एक जाँचती है। बाद के हर साल के रिकॉर्ड की अभी सालों तक ज़रूरत है, इसलिए खाता बंद होने से पहले वह उसमें मौजूद सभी सालों के रजिस्टर, तिमाही और वार्षिक रिटर्न, W-2 की प्रतियाँ और जमा के रिकॉर्ड एक्सपोर्ट करती है।

आपके लिए अलग है?

• पेरोल रिटर्न कभी दाखिल नहीं हुए, या IRS का पेरोल नोटिस आया है: अवधियाँ बंद होने तक रिकॉर्ड मायने रखते हैं। देखें पेरोल कर में पिछड़ना। अगर जिन बही-खातों पर वे रिटर्न बनते हैं वे भी पिछड़े हैं, तो बहीखाता उन्हें अद्यतन करता है।
• रिकॉर्ड गायब हैं, या बंद या बदले गए प्रदाता में हैं, और ऑडिट, वेतन दावा या एजेंसी का पत्र आ गया है: पेरोल को अक्सर बैंक रिकॉर्ड, IRS ट्रांसक्रिप्ट और दाखिल रिटर्न से दोबारा बनाया जा सकता है, जो बही-खातों पर किया गया बहीखाता काम है। देखें बहीखाता और छोटे व्यवसाय का IRS ऑडिट।
• पेरोल में आप अकेले हैं (S corporation के स्वामी जो खुद को वेतन देते हैं): IRS की रोज़गार कर अवधि आपके अपने वेतन पर लागू होती है। वही रजिस्टर, जमा, रिटर्न और W-2 की प्रतियाँ रखें। देखें पेरोल खुद चलाना।
• आप कामगारों को ठेकेदार के रूप में भुगतान करते हैं जो कर्मचारी हो सकते हैं: देखें ठेकेदार जो कर्मचारी हो सकते हैं और ठेकेदारों से कर पहचान संख्या लेना।
• आपके कर्मचारी California में हैं: देखें California पेरोल कर और EDD सेटअप।
• आप व्यवसाय बंद या बेच रहे हैं, या आपको पेरोल नहीं, रसीदें और रिटर्न चाहिए: देखें व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय रखें।
• आपने अभी पेरोल शुरू नहीं किया है: देखें पेरोल शुरू करना।
• आप कनाडाई नियोक्ता हैं: वहाँ अलग कानून लागू होता है; देखें कनाडा में व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय रखें।