Lohnunterlagen aufbewahren: Fristen nach IRS, Bund, Bundesstaat

Wie lange muss ich Lohnunterlagen aufbewahren?

Der IRS verlangt Unterlagen zur Lohnsteuer mindestens vier Jahre, und andere Regeln haben für dieselben Unterlagen eigene Fristen. Bewahren Sie jede Unterlage so lange auf, bis die längste Frist abgelaufen ist, die für sie gilt (IRS).

Bei einem Lohnjournal ist die Frist des IRS meist die längste auf Bundesebene: Sie läuft ab der Erklärung für das vierte Quartal, die Anfang des Folgejahres eingereicht wird, und überdauert damit die Fristen von drei Jahre für Arbeitszeit und Lohn, drei Jahre für Altersdiskriminierung und drei Jahre für Familienurlaub. Gutschriftsunterlagen, die Form I-9 eines langjährigen Arbeitnehmers, eine Frist des Bundesstaates sowie eine laufende Prüfung oder Forderung können sie verlängern.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn einer dieser Punkte zutrifft:

• Eine Lohnsteuererklärung wurde nie eingereicht. Für eine nie eingereichte Erklärung gibt es keine Frist des IRS für die Steuerfestsetzung (26 U.S.C. 6501(c)(3)). Die Unterlagen dieser Zeiträume sind daher wichtig, bis die Erklärungen eingereicht sind und die Festsetzungsfrist abläuft. Siehe Rückstand bei Lohnsteuern.
• Ihr Bundesstaat verlangt längere Aufbewahrung als der IRS, wie New York, und Kalifornien tut dies für manche Zahlungen an Dienstleister.
• Einige Arbeitskräfte wurden bar oder per Form 1099 bezahlt, und es gibt keine Lohnunterlagen. Es gibt dann nichts zu exportieren oder bei einem Anbieter zu rekonstruieren, und die erste Frage ist, welche Erklärungen hätten eingereicht werden müssen; siehe Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein könnten und Rückstand bei Lohnsteuern.
• Die einzige Kopie der Unterlagen liegt im Konto eines Lohnabrechnungsanbieters, das schließen könnte.
• Eine Prüfung durch den IRS oder einen Bundesstaat, eine Lohnforderung oder eine Diskriminierungsbeschwerde der EEOC (Equal Employment Opportunity Commission, US-Gleichstellungsbehörde) oder einer Landesbehörde läuft oder kommt, und die Akten haben Lücken.
• Ein aktueller oder früherer Arbeitnehmer in Kalifornien hat Lohnunterlagen angefordert. Die Antwort ist innerhalb von 21 Kalendertage nach der Anforderung fällig; siehe die Abschnitte zu Kalifornien weiter unten.

Halten Sie bereit, bevor Sie etwas wegwerfen oder kündigen: Lohnjournale, Formulare W-4, Formulare I-9, Bestätigungen der Einzahlungen, eingereichte Erklärungen mit Bestätigungsnummern, Kopien von W-2 und W-3 sowie Unterlagen zu Arbeitszeit und Leistungen.

Welche Lohnunterlagen verlangt der IRS, und welche werden länger aufbewahrt?

Der IRS sagt, alle Unterlagen zur Lohnsteuer sind mindestens vier Jahre nach Einreichung der Erklärung für das vierte Quartal (Form 941) des Jahres aufzubewahren (IRS). Die Vorschrift zählt dieselbe Frist ab dem späteren Zeitpunkt aus Fälligkeit der Steuer für den Erklärungszeitraum oder Zahlung der Steuer (26 CFR 31.6001-1(e)). In der Praxis zählen Sie ab dem spätesten der folgenden Zeitpunkte: Fälligkeit der Erklärung für das vierte Quartal, deren Einreichung und die Zahlung der letzten Steuer des Jahres. Wer Form 944 einreicht, zählt auf dieselbe Weise ab der Jahreserklärung. Beantragen Sie eine Erstattung oder Gutschrift von Lohnsteuer, bewahren Sie die Belege dazu mindestens vier Jahre nach Einreichung des Antrags auf (26 CFR 31.6001-1(e)(2)).

Die Liste des IRS umfasst unter anderem:

• Ihre EIN (Employer Identification Number, US-Steueridentifikationsnummer für Unternehmen).
• Beträge und Daten aller Lohnzahlungen sowie den Marktwert von Sachbezügen.
• Beträge der Trinkgelder, die Arbeitnehmer Ihnen melden, und Unterlagen zu zugeteilten Trinkgeldern.
• Name, Anschrift, Social-Security-Nummer und Tätigkeit jedes Arbeitnehmers sowie die Beschäftigungsdaten.
• Kopien der Formulare W-4 und der als unzustellbar zurückgekommenen Arbeitnehmerexemplare der Formulare W-2.
• Zeiträume, in denen ein Arbeitnehmer wegen Krankheit oder Verletzung abwesend war und bezahlt wurde, mit Beträgen.
• Daten und Beträge von Steuereinzahlungen, bei elektronischen Einzahlungen mit den Bestätigungsnummern.
• Kopien der eingereichten Erklärungen mit Bestätigungsnummern.
• Zusatzleistungen und Auslagenerstattungen mit Nachweisen.
• Nachweise für jede Gutschrift, die Sie beantragt haben.

Gutschriftsunterlagen gelten länger. Für qualifizierte Löhne bei Krankheit und Familienurlaub für Urlaub nach dem 31. März 2021 und vor dem 1. Oktober 2021 bewahren Sie die Unterlagen mindestens sechs Jahre auf. Für Löhne der Employee Retention Credit, die nach dem 30. Juni 2021 gezahlt wurden, mindestens sieben Jahre (Publication 15; Anleitung zu Form 941-X). Die Seite des IRS zu Unterlagen zur Lohnsteuer nennt für beide noch sechs Jahre; nutzen Sie daher den längeren Wert. Nach dem Gesetz kann der IRS eine zu Unrecht beantragte Employee Retention Credit bis sechs Jahre nach dem spätesten der folgenden Zeitpunkte festsetzen: Einreichung der Erklärung, deren fiktive Einreichung und Datum des Antrags auf Gutschrift oder Erstattung (26 U.S.C. 3134(l)). Ein späterer Antrag verlängert die Frist also; bewahren Sie die Unterlagen bis zu diesem Datum und über eine offene Prüfung hinaus auf. Haben Sie diese Gutschriften nie beantragt, gilt das nicht für Sie.

Wie lange verlangt das Bundesrecht zu Arbeitszeit und Lohn Lohnunterlagen und Stundenzettel?

Das Bundesrecht zu Arbeitszeit und Lohn (der Fair Labor Standards Act) verlangt von einem erfassten Arbeitgeber, Lohnunterlagen mindestens drei Jahre ab dem letzten Eintrag aufzubewahren, Stundenzettel, Lohnsatztabellen und ähnliche Unterlagen zur Lohnberechnung mindestens zwei Jahre (29 CFR 516.5; 29 CFR 516.6; DOL Fact Sheet #21).

Für einen Arbeitnehmer, für den Mindestlohn- oder Überstundenregeln gelten, zeigt die Lohnunterlage Identität, an jedem Tag und in jeder Woche gearbeitete Stunden, Lohnsatz, Normal- und Überstundenvergütung, Zuschläge und Abzüge, Gesamtlohn und Zahltag.

Die vollständige Liste steht in 29 CFR 516.2. Die Unterlagen dürfen am Arbeitsplatz oder in einem zentralen Büro geführt werden; aus einem zentralen Büro müssen sie innerhalb von 72 Stunden nach Aufforderung verfügbar sein (29 CFR 516.7).

Die Frist von zwei Jahre für Stundenzettel ist ein Minimum, kein sicheres Vernichtungsdatum. Eine Forderung auf nicht gezahlten Mindestlohn oder Überstunden nach diesem Gesetz kann innerhalb von zwei Jahre nach ihrer Entstehung erhoben werden, bei vorsätzlichem Verstoß innerhalb von drei Jahre (29 U.S.C. 255(a)). Ein nach zwei Jahren vernichteter Stundenzettel kann eine Lücke hinterlassen, wenn eine Forderung weiter zurückreicht.

Welche weiteren Bundesfristen gelten: Form I-9, Altersdiskriminierung, Einstellungsunterlagen und Familienurlaub?

Form I-9, der Age Discrimination in Employment Act (ADEA), die Bundesregel zu Personalunterlagen und der Family and Medical Leave Act (FMLA) haben jeweils einen eigenen Fristbeginn und einen eigenen Anwendungsbereich. Die Fristen stehen in der ersten Tabelle.

Ein kleinerer privater Arbeitgeber kann außerhalb der Regeln zu Altersdiskriminierung und Familienurlaub liegen, aber sein Bundesstaat kann eigene haben. Für Bundesauftragnehmer und Subunternehmer gilt eine gesonderte Regel zu Personalunterlagen, die länger laufen kann (41 CFR 60-300.80). Form I-9 und Personalunterlagen werden je Arbeitnehmer ab dessen eigenen Daten gezählt, nicht ab dem Ende eines Jahres. Wenn Sie einen Altersvorsorge- oder Krankenplan führen, laufen die Unterlagen des Plans auf einer eigenen Frist (29 U.S.C. 1027); fragen Sie den Plan-Administrator. Die Frist von sechs Jahre deckt nur die Belege zu Planberichten ab. Ein Arbeitgeber muss außerdem Unterlagen führen, die genügen, um die seinen Arbeitnehmern geschuldeten oder künftig anfallenden Leistungen zu bestimmen (29 U.S.C. 1059(a)(1)). Vernichten Sie daher alte Lohn- und Dienstzeitunterlagen eines Planteilnehmers nicht allein nach der Frist für den Bericht.

Mehrere Fristen gelten für dieselbe Unterlage: Welcher folge ich?

Folgen Sie der längsten Frist, die für diese Unterlage gilt. Die Bundesregeln zu Arbeitszeit und Lohn sagen, dass sie von der Einhaltung anderer Aufbewahrungsregeln des Bundes, eines Bundesstaates oder einer Kommune nicht befreien (29 CFR 516.1(c)).

Starten Sie jede Frist an ihrem eigenen Auslöser. Die Frist des IRS beginnt mit dem spätesten aus Fälligkeit der Erklärung für das vierte Quartal, deren Einreichung und letzter Steuerzahlung, die Frist für Arbeitszeit und Lohn mit dem letzten Eintrag, die Frist für Form I-9 mit der Einstellung oder dem Ende des Arbeitsverhältnisses. Die Ablage der Unterlagen nach Jahren hilft bei den Fristen des IRS und für Arbeitszeit und Lohn. Form I-9 und Personalunterlagen laufen je Arbeitnehmer, bewahren Sie diese also in der Akte jedes Arbeitnehmers auf, bis seine Frist endet.

Die hier genannten Regeln des IRS und zu Arbeitszeit und Lohn setzen für Unterlagen zu einer laufenden Prüfung oder Lohnforderung kein gesondertes Vernichtungsdatum, doch die Regeln zu Einstellung und Personal halten diese Unterlagen, bis eine Beschwerde oder Klage endet. Wer eine Unterlage über ihr übliches Datum hinaus behält, solange ein Vorgang offen ist, vermeidet eine Lücke. Was eine Prüfung verlangt, steht in Prüfung eines kleinen Unternehmens durch den IRS.

In welcher Form kann ich Lohnunterlagen führen: auf Papier, elektronisch oder im Konto des Anbieters?

Die hier genannten Bundesregeln schreiben keine bestimmte Form vor, und elektronische Unterlagen sind möglich, wenn sie korrekt sind und auf Verlangen gelesen und vorgelegt werden können. Eine Regel des Bundesstaates oder die Regeln zu Form I-9 können Bedingungen hinzufügen, etwa zum Aufbewahrungsort. Der IRS verlangt für Unterlagen zur Lohnsteuer keine bestimmte Form, sofern sie ihm erlauben festzustellen, ob und wie viel Steuer geschuldet wird (26 CFR 31.6001-1(a)). Die Regeln zu Arbeitszeit und Lohn schreiben keine Form vor und erlauben Mikrofilm oder Datenverarbeitungsunterlagen, die klar sind, nach Datum oder Lohnperiode identifizierbar und auf Verlangen übertragbar (29 CFR 516.1(a)). Unterlagen zum Familienurlaub folgen demselben Ansatz (29 CFR 825.500(b)), nur dass ärztliche Bescheinigungen, erneute Bescheinigungen und Krankengeschichten als vertrauliche medizinische Unterlagen in Akten getrennt von den üblichen Personalakten geführt werden (29 CFR 825.500(g)). Formulare I-9 dürfen auf Papier, elektronisch oder auf Mikrofilm vorliegen und müssen bei mindestens drei Werktagen Vorlauf zur Prüfung vorgelegt werden (USCIS; 8 CFR 274a.2(b)(2)(ii)). Elektronische Formulare I-9 haben mehr Auflagen: Das System muss die Formulare, die Belegdokumente und deren Prüfpfade (Audit Trails) auf Verlangen liefern, und jedes genutzte System muss zugänglich bleiben, solange die Formulare aufzubewahren sind (8 CFR 274a.2(e)).

Ein elektronisches System muss die Unterlagen indizieren, speichern, bewahren, abrufen und in lesbarer Form wiedergeben. Wenn Sie damit Papier ersetzen, müssen Sie das System so lange behalten, wie es für die Anwendung des Steuerrechts von Bedeutung ist, und Papier darf erst nach einem Test des Systems vernichtet werden (Publication 583).

Das Konto eines Anbieters ist ein Ort zum Speichern von Unterlagen, keine Garantie. Der IRS sagt, der Arbeitgeber bleibt der Verantwortliche, wenn ein externer Anbieter die Lohnabrechnung übernimmt, und kann für Steuern, Strafzuschläge und Zinsen haften, die der Anbieter nicht zahlt (IRS). Eine verantwortliche Person, die vorsätzlich einbehaltene Steuern nicht einzieht oder nicht abführt, kann außerdem persönlich für einen Strafzuschlag in Höhe der Steuer haften (26 U.S.C. 6672(a); siehe Trust Fund Recovery Penalty). Eine zertifizierte Professional Employer Organization wird bei der Lohnsteuer anders behandelt (26 U.S.C. 3511); prüfen Sie daher, welche Art von Anbieter Sie haben. Unterlagen zur Lohnsteuer müssen Beamten des IRS zugänglich und jederzeit zur Einsicht verfügbar sein (26 CFR 31.6001-1(e)(1)). Ist das Konto die einzige Kopie und wird es geschlossen, bleibt nichts zum Vorlegen.

Was fügen die Bundesstaaten den Bundesregeln für Lohnunterlagen hinzu?

Bundesstaaten können längere Fristen und zusätzliche Unterlagen verlangen, und die Fristen jedes Bundesstaates laufen getrennt von den Bundesfristen. Drei Beispiele zeigen, wie stark sie sich unterscheiden:

Das sind Beispiele, keine vollständige Liste. Für jeden anderen Bundesstaat lesen Sie die Seiten zu Unterlagen der Arbeitslosenversicherung, des Arbeitsministeriums und der Steuerbehörde des Bundesstaates. Ein Arbeitnehmer, der in einem anderen Bundesstaat lebt oder arbeitet, kann dessen Regeln mitbringen; siehe Arbeitnehmer in einem anderen Bundesstaat.

Wie lange muss ein Arbeitgeber in Kalifornien Lohnunterlagen aufbewahren?

Ein Arbeitgeber in Kalifornien bewahrt Lohnunterlagen für das Employment Development Department (EDD, kalifornische Behörde für Arbeitsverwaltung und Lohnsteuer) mindestens vier Jahre auf und mehrere Unterlagen nach dem Lohnrecht mindestens drei Jahre.

Das EDD sagt, die Unterlagen müssen alle beschäftigten, nicht mehr beschäftigten und beurlaubten Arbeitskräfte sowie unabhängige Auftragnehmer abbilden. Für jede Arbeitskraft zeigen sie den vollen Namen, die Social-Security-Nummer, Einstellungs- und Rückkehrdaten, den letzten Tag der Tätigkeit, den Arbeitsort, Daten und Beträge der Zahlungen mit der Lohnperiode, den Wert von Sachbezügen, einbehaltene Beträge und Nachweise der Auszahlung (Leitfaden des EDD).

Folgen Sie dem späteren Datum, wenn beide Zeilen zu Personalunterlagen gelten: Die Regel von vier Jahre kann die drei Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses überdauern. Drei Hinweise. Die Frist von acht Jahre gilt, wenn Sie glauben, kein Subject Employer zu sein oder dass Ihre Arbeitskräfte befreit sind, und das EDD beschreibt sie als Frist für Zahlungen an Dienstleister. Bezahlen Sie Arbeitskräfte als Auftragnehmer, fragen Sie das EDD oder einen Fachmann, ob sie diese erfasst; siehe Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein könnten. Jede Branche hat ihre eigene Wage Order; Order 4-2001 gilt für die Branchen, die sie nennt, und andere Branchen haben eigene Wage Orders. Prüfen Sie daher, welche Order Ihr Unternehmen erfasst. Und die Broschüre des DIR, die die Regel zur Lohnabrechnung wiedergibt, ist eine ältere Ausgabe; prüfen Sie daher den aktuellen Text des Labor Code, bevor Sie sich auf Einzelheiten verlassen. Zur Anmeldung beim EDD siehe Lohnsteuern in Kalifornien und Einrichtung beim EDD.

Ein früherer Arbeitnehmer verlangt Lohnunterlagen: Wie schnell muss ich in Kalifornien antworten?

Erhält ein Arbeitgeber in Kalifornien eine schriftliche oder mündliche Bitte eines aktuellen oder früheren Arbeitnehmers, Lohnunterlagen einzusehen oder zu kopieren, muss er so bald wie möglich und spätestens 21 Kalendertage nach dem Tag der Bitte nachkommen. Wird die Frist verpasst, kann der Arbeitnehmer in einer Zivilklage einen Strafzuschlag einfordern (DIR). Der Arbeitgeber darf angemessene Schritte zur Bestätigung der Identität unternehmen und die tatsächlichen Kosten der Vervielfältigung berechnen (Labor Code 226, zusammengestellt vom DIR).

Eine Bitte um die Personalakte ist eine eigene Frist: Der Arbeitgeber hat 30 Kalendertage ab einer schriftlichen Bitte, und ein früherer Arbeitnehmer darf eine solche Bitte einmal im Jahr stellen (DIR).

Die Frist läuft ab dem Tag der Bitte, nicht ab dem Tag, an dem Sie die Akte finden. Notieren Sie, wann die Bitte eingeht, und holen Sie die Unterlagen sofort beim Anbieter ab.

Die hier genannten Bundesregeln zu Unterlagen setzen keine Frist für die Antwort auf eine Bitte eines Arbeitnehmers. Andere Bundesstaaten können eigene haben; prüfen Sie daher die Arbeitsbehörde Ihres Bundesstaates.

Mein Lohnabrechnungsanbieter oder Abonnement endet: Was exportiere ich zuerst?

Exportieren Sie zuerst die Unterlagen, die es sonst nirgends gibt, dann alles andere für jedes Jahr, das noch innerhalb einer Frist liegt. In dieser Reihenfolge:

1. Fragen Sie zuerst den Anbieter. Fragen Sie schriftlich, welche Jahre und Berichte er exportieren kann und wie lange er das Konto nach Ihrer Kündigung behält. Tun Sie das vor dem letzten Lohnlauf.
2. Unterlagen zu den Einzahlungen. Daten, Beträge und Bestätigungsnummern jeder Steuereinzahlung. Der eigene Online-Zahlungsverlauf eines Arbeitgebers im Einzahlungssystem des Bundes reicht nur 16 Monate zurück (IRS). Zu Einzahlungen, die der Anbieter möglicherweise versäumt hat, siehe Lohnabrechnungsanbieter hat Ihre Steuern nicht gezahlt.
3. Alles andere. Eingereichte Erklärungen mit Bestätigungsnummern, Lohnjournale nach Periode und nach Arbeitnehmer, Akten der Arbeitnehmer (W-4, Beschäftigungsdaten, Formulare I-9) und Lohnzettel. Wurden Formulare I-9 elektronisch ausgefüllt, reicht ein PDF jedes Formulars nicht: Fordern Sie auch die Belegdokumente, Prüfpfade und Unterschriftsnachweise an und klären Sie, wo sie nach Schließung des Kontos liegen. Was Sie beim Wechsel des Anbieters sammeln, steht in Wechsel des Lohnabrechnungsanbieters.
4. Eine Kontrolle. Öffnen Sie jede Datei. Addieren Sie Löhne und Einbehalt jedes Jahres und vergleichen Sie sie mit den eingereichten Erklärungen. Eine Abweichung bedeutet, dass der Export unvollständig ist oder dass eine Erklärung oder die Buchhaltung genauer angesehen werden muss.

Legen Sie den Satz jedes Jahres in einem eigenen Ordner ab, mit einer Kopie außerhalb des Systems des Anbieters. Speichern Sie jeden Januar, sobald die Erklärung für das vierte Quartal und die Formulare W-2 eingereicht sind, den Satz dieses Jahres (Journale, Erklärungen, Kopien von W-2 und W-3, Bestätigungen der Einzahlungen) außerhalb des Anbieters. Eine spätere Anforderung ist dann ein Download und keine Rekonstruktion. Zu Buchhaltungssoftware siehe Unterlagen, die Sie beim Kündigen von Buchhaltungssoftware aufbewahren.

Was gilt, wenn Lohnunterlagen schon verloren oder unvollständig sind?

Rekonstruieren Sie aus dem, was andere besitzen, kennzeichnen Sie das Rekonstruierte und klären Sie zuerst, ob jede Erklärung eingereicht wurde.

1. Fragen Sie den IRS. Ein Geschäftskonto kann Auszüge anzeigen. Der IRS bietet Auszüge der Lohnsteuererklärungen für Erklärungen ab dem Steuerjahr 2023 und einen Kontoauszug mit Einzahlungen, Zahlungen, Strafzuschlägen und dem Datum der Einreichung der Erklärung. Eine Kopie einer eingereichten Erklärung wird mit Form 4506 gegen Gebühr angefordert (IRS).
2. Nutzen Sie die Bank. Kontoauszüge und eingelöste Schecks zeigen Nettolohn, Einzahlungen und Zahlungsdaten.
3. Fragen Sie die Inhaber. Der alte Anbieter, das Konto bei der Behörde des Bundesstaates und die Arbeitnehmer (Lohnzettel, Kopien von W-2) können jeweils einen Teil des Bildes besitzen.
4. Prüfen Sie, ob jedes Quartal eingereicht wurde. Eine nie eingereichte Erklärung lässt die Frist des IRS offen; siehe Rückstand bei Lohnsteuern.
5. Kennzeichnen Sie rekonstruierte Unterlagen. Notieren Sie das Datum der Rekonstruktion und die genutzten Quellen. Lassen Sie eine rekonstruierte Unterlage nicht wie ein Original aussehen.

Was aus einer Lücke folgt, hängt von der Behörde und der Forderung ab, und es gibt keine einzelne Folge. Ein Fachmann lohnt sich, wenn schon ein Bescheid oder eine Forderung vorliegt, wenn die Lohnabrechnung eines ganzen Quartals oder mehr fehlt, wenn Arbeitskräfte bar oder ohne Lohnabrechnung bezahlt wurden oder wenn Bank, Anbieter und Auszüge des IRS nicht übereinstimmen.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung.

Ein Restaurant in Texas und ein ausscheidender Koch

Ein Restaurant in Texas mit 12 Arbeitnehmern stellte im März 2021 einen Koch ein, der im Juni 2026 ausschied. Seine Form I-9 wird bis zum späteren Zeitpunkt aus März 2024 (drei Jahre nach der Einstellung) und Juni 2027 (ein Jahr nach seinem Ausscheiden) aufbewahrt, also bis Juni 2027. Das Lohnjournal für seine Löhne 2026 gehört zur Erklärung für das vierte Quartal 2026, die im Januar 2027 eingereicht wird; die Frist des IRS endet daher frühestens im Januar 2031. Das Recht zu Arbeitszeit und Lohn verlangt seine Stundenzettel mindestens zwei Jahre, und die Regel der Arbeitsverwaltung von Texas setzt vier Jahre für Lohnunterlagen. Die Stundenzettel können der einzige Nachweis der Stunden hinter dem Journal sein, daher bewahrt das Restaurant sie zusammen damit auf.

Ein Geschäft in Kalifornien und eine frühere Arbeitnehmerin

Ein Geschäft in Kalifornien erhält am 3. März eine E-Mail einer früheren Arbeitnehmerin, die ihre Lohnunterlagen anfordert. Das Geschäft muss so bald wie möglich antworten, spätestens am 24. März, das sind 21 Kalendertage. Sie bittet außerdem schriftlich um ihre Personalakte; für diese Bitte gelten eigene 30 Kalendertage. Das Geschäft bewahrt Lohnabrechnungen schon mindestens drei Jahre auf und Lohnunterlagen für das EDD mindestens vier.

Eine Inhaberin kündigt Lohnabrechnungssoftware

Eine Inhaberin hat am 1. Juli 2026 den Lohnabrechnungsanbieter gewechselt und plant, die alte Software zum Jahresende zu kündigen. Das alte Konto enthält die Lohnabrechnung von 2022 bis Juni 2026.

Allein nach der Frist des IRS läuft nur 2022 bald aus, im Januar 2027. Regeln der Bundesstaaten, Form I-9 und die anderen Fristen oben können länger laufen, daher prüft sie jede, bevor sie etwas wegwirft. Jedes spätere Jahr braucht seine Unterlagen noch Jahre, daher exportiert sie vor der Schließung des Kontos Journale, Quartals- und Jahreserklärungen, Kopien von W-2 und Unterlagen zu den Einzahlungen für alle Jahre darin.

Anders in Ihrem Fall?

• Lohnsteuererklärungen wurden nie eingereicht, oder es kam ein Schreiben des IRS zur Lohnsteuer: Die Unterlagen sind wichtig, bis die Zeiträume abgeschlossen sind. Siehe Rückstand bei Lohnsteuern. Wenn auch die Buchhaltung, auf der diese Erklärungen beruhen, im Rückstand ist, bringt Buchhaltung sie auf den neuesten Stand.
• Unterlagen fehlen oder liegen bei einem geschlossenen oder gewechselten Anbieter, und es kam eine Prüfung, eine Lohnforderung oder ein Schreiben einer Behörde: Die Lohnabrechnung lässt sich oft aus Bankunterlagen, Auszügen des IRS und eingereichten Erklärungen rekonstruieren, was Buchhaltungsarbeit an den Büchern ist. Siehe Buchhaltung und Prüfung eines kleinen Unternehmens durch den IRS.
• Sie sind die einzige Person in der Lohnabrechnung (Eigentümer einer S Corporation, der sich selbst bezahlt): Die Frist des IRS zur Lohnsteuer gilt für Ihren eigenen Lohn. Bewahren Sie dieselben Journale, Einzahlungen, Erklärungen und Kopien von W-2 auf. Siehe Lohnabrechnung selbst durchführen.
• Sie bezahlen Arbeitskräfte als Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein könnten: siehe Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein könnten und Steuernummern von Auftragnehmern einholen.
• Sie beschäftigen Personen in Kalifornien: siehe Lohnsteuern in Kalifornien und Einrichtung beim EDD.
• Sie schließen oder verkaufen das Unternehmen, oder Sie brauchen Belege und Steuererklärungen, nicht Lohnunterlagen: siehe wie lange Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden.
• Sie haben die Lohnabrechnung noch nicht eingerichtet: siehe Lohnabrechnung einrichten.
• Sie sind ein kanadischer Arbeitgeber: Es gilt anderes Recht; siehe wie lange Geschäftsunterlagen in Kanada aufbewahrt werden.