Registres de paie : combien de temps les conserver (IRS, États)

Combien de temps dois-je conserver les registres de paie?

L'IRS exige de conserver les registres d'impôt sur l'emploi pendant au moins quatre ans, et d'autres règles imposent leurs propres délais pour les mêmes registres. Conservez chaque registre jusqu'à l'expiration du plus long délai qui s'y applique (IRS).

Pour un registre de paie, le délai de l'IRS est habituellement le plus long des délais fédéraux : il court à partir de la déclaration du quatrième trimestre produite tôt l'année suivante; il dépasse donc les périodes de trois ans (salaires et heures), de trois ans (discrimination fondée sur l'âge) et de trois ans (congés familiaux). Les registres de crédit, le formulaire I-9 d'un employé de longue date, une période fixée par un État, et une vérification ou une réclamation en cours peuvent la prolonger.

Un cas n'est pas simple lorsque l'une de ces situations est vraie :

• Une déclaration de paie n'a jamais été produite. L'IRS n'a aucune limite de temps pour établir l'impôt sur une déclaration jamais produite (26 U.S.C. 6501(c)(3)); les registres de ces périodes comptent donc jusqu'à la production des déclarations et à l'expiration de la période de cotisation. Voyez le retard dans les charges sociales.
• Votre État exige de conserver les registres plus longtemps que l'IRS, comme New York, et comme la Californie pour certains paiements à des fournisseurs de services.
• Certains travailleurs ont été payés comptant ou par formulaires 1099 et aucun registre de paie n'existe. Il n'y a rien à exporter ni à reconstituer à partir d'un fournisseur, et la première question est de savoir quelles déclarations auraient dû être produites; voyez les entrepreneurs qui pourraient être des employés et le retard dans les charges sociales.
• La seule copie des registres se trouve dans le compte d'un fournisseur de paie qui pourrait fermer.
• Une vérification de l'IRS ou d'un État, une réclamation salariale ou une plainte de discrimination de l'EEOC ou d'un organisme d'État est en cours ou sur le point d'arriver, et les dossiers comportent des lacunes.
• Un employé actuel ou ancien de la Californie a demandé des registres de paie. La réponse est due dans les 21 jours civils suivant la demande; voyez les sections sur la Californie plus bas.

À rassembler avant de jeter ou d'annuler quoi que ce soit : les registres de paie, les formulaires W-4, les formulaires I-9, les confirmations de dépôt, les déclarations produites avec leurs numéros de confirmation, les copies des formulaires W-2 et W-3, et les registres de temps et d'avantages sociaux.

Quels registres de paie l'IRS exige-t-elle, et lesquels se conservent plus longtemps?

L'IRS dit de conserver tous les registres d'impôt sur l'emploi au moins quatre ans après la production de la déclaration du quatrième trimestre (formulaire 941) de l'année (IRS). Le règlement compte la même période à partir de la plus tardive des deux dates : l'échéance de l'impôt pour la période de déclaration ou la date de son paiement (26 CFR 31.6001-1(e)). En pratique, comptez à partir de la plus tardive des dates suivantes : l'échéance de la déclaration du quatrième trimestre, la date de sa production et la date du dernier paiement d'impôt de l'année. Un employeur qui produit le formulaire 944 compte de la même façon à partir de la déclaration annuelle. Si vous produisez une demande de remboursement ou de crédit d'impôt sur l'emploi, conservez les pièces à l'appui au moins quatre ans après la production de la demande (26 CFR 31.6001-1(e)(2)).

La liste de l'IRS comprend :

• Votre numéro d'identification de l'employeur (EIN).
• Les montants et les dates de tous les paiements de salaire, et la juste valeur marchande des salaires en nature.
• Les montants des pourboires que les employés vous déclarent, et les registres des pourboires attribués.
• Le nom, l'adresse, le numéro de sécurité sociale (SSN) et la profession de chaque employé, ainsi que ses dates d'emploi.
• Les copies des formulaires W-4, et les copies pour l'employé des formulaires W-2 retournées comme non livrables.
• Les périodes où un employé a été payé pendant une absence pour cause de maladie ou de blessure, avec les montants.
• Les dates et les montants des dépôts d'impôt, avec les numéros d'accusé de réception pour les dépôts électroniques.
• Les copies des déclarations produites, avec les numéros de confirmation.
• Les avantages indirects et les remboursements de dépenses, avec les pièces justificatives.
• Les documents qui justifient tout crédit que vous avez demandé.

Les registres de crédit se conservent plus longtemps. Pour les salaires de congé de maladie et de congé familial admissibles, pour un congé pris après le 31 mars 2021 et avant le 1er octobre 2021, conservez les registres au moins six ans. Pour les salaires versés après le 30 juin 2021 au titre du crédit de maintien en poste des employés, conservez-les au moins sept ans (Publication 15; instructions du formulaire 941-X). La page de l'IRS sur la tenue des registres d'impôt sur l'emploi dit encore six ans pour les deux; utilisez donc le chiffre le plus long. Selon la loi, l'IRS peut établir une cotisation sur un crédit de maintien en poste demandé à tort jusqu'à six ans après la plus tardive des dates suivantes : la date de production de la déclaration, sa date de production réputée et la date de la demande de crédit ou de remboursement (26 U.S.C. 3134(l)). Une demande ultérieure prolonge donc la période; conservez les registres jusqu'à cette date et pendant tout examen en cours. Si vous n'avez jamais demandé ces crédits, cela ne s'applique pas.

Combien de temps la loi fédérale sur les salaires et les heures exige-t-elle de conserver les registres de paie et les feuilles de temps?

La loi fédérale sur les salaires et les heures (la Fair Labor Standards Act) exige qu'un employeur visé conserve les registres de paie au moins trois ans à partir de la dernière date d'inscription, et les feuilles de temps, les tableaux de taux de salaire et les registres semblables servant au calcul du salaire au moins deux ans (29 CFR 516.5; 29 CFR 516.6; DOL Fact Sheet #21).

Pour un employé visé par les règles sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires, le registre de paie indique l'identité, les heures travaillées chaque jour et chaque semaine, le taux de salaire, la rémunération au taux normal et les heures supplémentaires, les ajouts au salaire et les retenues, le salaire total et la date de paie.

La liste complète figure dans le 29 CFR 516.2. Les registres peuvent être gardés sur le lieu de travail ou dans un bureau central; à partir d'un bureau central, ils doivent être disponibles dans les 72 heures suivant l'avis (29 CFR 516.7).

La période de deux ans pour les feuilles de temps est un minimum, et non une date de destruction sûre. Une réclamation pour salaire minimum ou heures supplémentaires impayés en vertu de cette loi peut être présentée dans les deux ans suivant le moment où elle prend naissance, ou dans les trois ans en cas de violation volontaire (29 U.S.C. 255(a)). Une feuille de temps détruite à deux ans peut laisser une lacune quand une réclamation remonte plus loin.

Quels autres délais fédéraux s'appliquent : formulaire I-9, discrimination fondée sur l'âge, registres d'embauche et congés familiaux?

Le formulaire I-9, la loi sur la discrimination fondée sur l'âge dans l'emploi (Age Discrimination in Employment Act, ADEA), la règle fédérale sur les dossiers du personnel et la loi sur les congés familiaux et médicaux (Family and Medical Leave Act, FMLA) ont chacun leur point de départ et leur champ d'application. Les périodes figurent dans le premier tableau.

Un petit employeur privé peut échapper aux règles sur la discrimination fondée sur l'âge et sur les congés familiaux, mais son État peut avoir les siennes. Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux ont une règle distincte sur les dossiers du personnel, qui peut durer plus longtemps (41 CFR 60-300.80). Le formulaire I-9 et les dossiers du personnel se comptent par employé, à partir des dates propres à cet employé, et non à partir de la fin d'une année. Si vous gérez un régime de retraite ou de soins de santé, les registres du régime suivent leur propre délai (29 U.S.C. 1027); demandez à l'administrateur du régime. La période de six ans ne couvre que les pièces à l'appui des rapports du régime. Un employeur doit aussi conserver des registres suffisants pour établir les prestations dues ou qui pourraient devenir dues à ses employés (29 U.S.C. 1059(a)(1)); ne jetez donc pas les anciens registres de paie et de service d'un participant au régime en vous fiant seulement au délai du rapport.

Plusieurs délais s'appliquent au même registre : lequel dois-je suivre?

Suivez le délai le plus long qui s'applique à ce registre. Les règles fédérales sur les salaires et les heures précisent qu'elles ne dispensent de respecter aucune autre règle fédérale, d'État ou locale sur la tenue des registres (29 CFR 516.1(c)).

Faites partir chaque délai de son propre point de départ. Le délai de l'IRS part de la plus tardive des dates suivantes : l'échéance du quatrième trimestre, sa production et le dernier paiement d'impôt; le délai des salaires et des heures, de la dernière inscription; et le délai du formulaire I-9, de l'embauche ou de la fin de l'emploi. Classer les registres par année aide pour les délais de l'IRS et des salaires et heures. Le formulaire I-9 et les dossiers du personnel se comptent par employé; gardez-les donc dans le dossier de chaque employé jusqu'à la fin de son délai.

Les règles de l'IRS et des salaires et heures citées ici ne fixent aucune date de destruction distincte pour les registres liés à une vérification ou à une réclamation salariale en cours, mais les règles d'embauche et de dossiers du personnel gardent ces registres jusqu'à la fin d'une plainte ou d'une action. Garder un registre au-delà de sa date normale pendant qu'un dossier est ouvert évite une lacune. Pour ce qu'une vérification demande, voyez la vérification de l'IRS d'une petite entreprise.

Sous quelle forme puis-je conserver les registres de paie : papier, électronique ou dans le compte du fournisseur?

Les règles fédérales citées ici ne prescrivent aucune forme particulière, et les registres électroniques conviennent s'ils sont exacts et peuvent être lus et produits sur demande. Une règle d'un État ou les règles du formulaire I-9 peuvent ajouter des conditions, comme l'endroit où les registres sont gardés. L'IRS n'exige aucune forme particulière pour les registres d'impôt sur l'emploi, pourvu qu'ils lui permettent de déterminer si de l'impôt est dû et en quel montant (26 CFR 31.6001-1(a)). Les règles sur les salaires et les heures ne prescrivent aucune forme et permettent les registres sur microfilm ou informatisés, pourvu qu'ils soient clairs, repérables par date ou par période de paie et transcriptibles sur demande (29 CFR 516.1(a)). Les registres de congés familiaux suivent la même approche (29 CFR 825.500(b)), sauf que les certifications médicales, les nouvelles certifications et les antécédents médicaux sont gardés comme dossiers médicaux confidentiels, dans des dossiers distincts des dossiers habituels du personnel (29 CFR 825.500(g)). Les formulaires I-9 peuvent être sur papier, en version électronique ou sur microfilm et doivent être produits pour inspection sur préavis d'au moins trois jours ouvrables (USCIS; 8 CFR 274a.2(b)(2)(ii)). Les formulaires I-9 électroniques ajoutent des exigences : le système doit produire sur demande les formulaires, les pièces justificatives et leurs pistes de vérification associées, et chaque système utilisé doit rester accessible tant que les formulaires doivent être conservés (8 CFR 274a.2(e)).

Un système électronique doit indexer, stocker, préserver, retrouver et reproduire les registres sous une forme lisible. Si vous remplacez le papier par un tel système, vous devez le conserver aussi longtemps qu'il est important pour l'application de la loi fiscale, et le papier ne peut être détruit qu'après la mise à l'essai du système (Publication 583).

Le compte d'un fournisseur est un lieu de stockage, et non une garantie. L'IRS dit que l'employeur demeure la partie responsable quand un fournisseur tiers s'occupe de la paie, et qu'il peut être tenu responsable des impôts, des pénalités et des intérêts que le fournisseur ne paie pas (IRS). Une personne responsable qui omet volontairement de percevoir ou de verser l'impôt retenu peut aussi être tenue personnellement responsable d'une pénalité égale à l'impôt (26 U.S.C. 6672(a); voyez la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie). Une organisation d'employeurs professionnels certifiée est traitée différemment pour l'impôt sur l'emploi (26 U.S.C. 3511); vérifiez donc quel type de fournisseur vous avez. Les registres d'impôt sur l'emploi doivent être accessibles aux agents de l'IRS et disponibles pour inspection en tout temps (26 CFR 31.6001-1(e)(1)). Si le compte est la seule copie et qu'il ferme, il ne reste rien à produire.

Que les États ajoutent-ils aux règles fédérales sur les registres de paie?

Les États peuvent fixer des périodes plus longues et exiger des registres supplémentaires, et les délais de chaque État courent séparément des délais fédéraux. Trois exemples montrent l'ampleur des différences :

Ce sont des exemples, et non une liste complète. Pour tout autre État, lisez les pages sur la tenue des registres de l'agence d'État de l'assurance chômage, du département du travail et du département des impôts. Un employé qui habite ou travaille dans un autre État peut y apporter les règles de cet État; voyez les employés dans un autre État.

Combien de temps un employeur de la Californie doit-il conserver les registres de paie?

Un employeur de la Californie conserve les registres de paie au moins quatre ans pour l'Employment Development Department (EDD, département du Développement de l'emploi), et plusieurs registres prévus par la loi sur les salaires au moins trois ans.

L'EDD dit que les registres doivent refléter tous les travailleurs employés, qui ne le sont plus, en congé, ainsi que les entrepreneurs indépendants. Pour chaque travailleur, ils indiquent le nom complet, le numéro de sécurité sociale, les dates d'embauche et de retour, la dernière date de service, le lieu de travail, les dates et les montants payés avec la période de paie, la valeur de la rémunération en nature, les montants retenus et les registres des déboursés (guide de l'EDD).

Suivez la date la plus tardive quand les deux lignes de dossiers du personnel s'appliquent : la règle de quatre ans peut dépasser les trois ans suivant la fin de l'emploi. Trois mises en garde. La période de huit ans s'applique si vous croyez ne pas être un employeur assujetti ou que vos travailleurs sont exemptés, et l'EDD la décrit comme visant les paiements à des fournisseurs de services. Si vous payez des travailleurs comme entrepreneurs, demandez à l'EDD ou à un professionnel si elle les vise; voyez les entrepreneurs qui pourraient être des employés. Chaque industrie a son propre décret salarial (wage order); le décret 4-2001 couvre les industries qu'il nomme, et les autres industries ont leurs propres décrets, alors confirmez celui qui vise votre entreprise. Enfin, le livret du DIR qui reproduit la règle sur les relevés de salaire est une édition plus ancienne; confirmez donc le texte actuel du Labor Code avant de vous fier aux détails. Pour l'inscription à l'EDD, voyez les charges sociales de la Californie et la configuration de l'EDD.

Un ancien employé demande ses registres de paie : en combien de temps dois-je répondre en Californie?

En Californie, un employeur qui reçoit une demande écrite ou verbale d'un employé actuel ou ancien pour examiner ou copier les registres de paie doit s'y conformer dès que possible et au plus tard 21 jours civils après la date de la demande. Manquer ce délai permet à l'employé de recouvrer une pénalité dans une action civile (DIR). L'employeur peut prendre des mesures raisonnables pour confirmer l'identité et peut demander le coût réel de reproduction (Labor Code 226, tel que compilé par le DIR).

Une demande de dossier du personnel suit un délai distinct : l'employeur a 30 jours civils à partir d'une demande écrite, et un ancien employé peut faire une telle demande une fois par année (DIR).

Le délai court à partir de la date de la demande, et non du jour où vous trouvez le dossier. Notez la date d'arrivée de la demande et obtenez tout de suite les registres auprès du fournisseur.

Les règles fédérales de tenue des registres citées ici ne fixent aucun délai pour répondre à la demande d'un employé. D'autres États peuvent fixer le leur; vérifiez donc auprès de l'agence du travail de votre État.

Mon fournisseur de paie ou mon abonnement prend fin : que dois-je exporter en premier?

Exportez d'abord les registres qui n'existent nulle part ailleurs, puis tout le reste pour chaque année encore couverte par un délai. Dans cet ordre :

1. Demandez d'abord au fournisseur. Demandez par écrit quelles années et quels rapports il peut exporter, et combien de temps il garde le compte après votre annulation. Faites-le avant la dernière paie.
2. Registres de dépôts. Les dates, les montants et les numéros de confirmation de chaque dépôt d'impôt. L'historique en ligne des paiements d'un employeur dans le système fédéral de dépôt ne remonte qu'à 16 mois (IRS). Pour les dépôts que le fournisseur a pu manquer, voyez le fournisseur de paie n'a pas payé vos impôts.
3. Tout le reste. Les déclarations produites avec leurs numéros de confirmation, les registres de paie par période et par employé, les dossiers des employés (formulaires W-4, dates d'emploi, formulaires I-9) et les talons de paie. Si les formulaires I-9 ont été remplis en version électronique, un PDF de chaque formulaire ne suffit pas : demandez aussi les pièces justificatives, les pistes de vérification et les registres de signature, et confirmez où ils se trouveront après la fermeture du compte. Pour ce qu'il faut recueillir quand vous changez de fournisseur, voyez changer de fournisseur de paie.
4. Une vérification. Ouvrez chaque fichier. Additionnez les salaires et les retenues de chaque année et comparez-les aux déclarations produites. Un écart signifie que l'exportation est incomplète, ou qu'une déclaration ou les livres demandent un examen plus attentif.

Gardez l'ensemble de chaque année dans son propre dossier, avec une copie en dehors du système du fournisseur. Chaque janvier, une fois la déclaration du quatrième trimestre et les formulaires W-2 produits, enregistrez l'ensemble de l'année (registres, déclarations, copies des formulaires W-2 et W-3, confirmations de dépôt) en dehors du fournisseur. Une demande ultérieure devient alors un téléchargement, et non une reconstitution. Pour un logiciel de comptabilité, voyez les registres à conserver en annulant un logiciel de comptabilité.

Que faire si les registres de paie sont déjà perdus ou incomplets?

Reconstituez à partir de ce que d'autres détiennent, indiquez ce que vous avez reconstitué, et vérifiez d'abord si toutes les déclarations ont été produites.

1. Demandez à l'IRS. Un compte fiscal d'entreprise peut montrer des relevés. L'IRS offre des relevés de déclaration d'impôt sur l'emploi pour les déclarations à partir de l'année d'imposition 2023, et un relevé de compte fiscal indiquant les dépôts d'impôt fédéral, les paiements, les pénalités et la date de production de la déclaration. Une copie d'une déclaration produite se demande avec le formulaire 4506, moyennant des frais (IRS).
2. Utilisez la banque. Les relevés et les chèques payés montrent la paie nette, les dépôts et les dates de paiement.
3. Demandez à ceux qui détiennent des pièces. L'ancien fournisseur, le compte de l'agence d'État et les employés (talons de paie, copies du formulaire W-2) peuvent chacun détenir une partie du tableau.
4. Vérifiez que chaque trimestre a été produit. Une déclaration jamais produite laisse ouvert le délai de l'IRS; voyez le retard dans les charges sociales.
5. Indiquez les registres reconstitués. Notez la date de reconstitution et les sources utilisées. Ne faites pas passer un registre reconstitué pour un original.

Les conséquences d'une lacune dépendent de l'organisme et de la réclamation, et aucune conséquence unique ne s'applique. Il vaut la peine de faire appel à un professionnel quand un avis ou une réclamation est déjà reçu, quand la paie d'un trimestre complet ou plus est manquante, quand des travailleurs ont été payés comptant ou hors paie, ou quand la banque, le fournisseur et les relevés de l'IRS ne concordent pas.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration.

Un restaurant du Texas et un cuisinier qui part

Un restaurant du Texas qui compte 12 employés a embauché un cuisinier en mars 2021, et celui-ci est parti en juin 2026. Son formulaire I-9 est conservé jusqu'à la plus tardive des deux dates, mars 2024 (trois ans après l'embauche) et juin 2027 (un an après son départ), donc jusqu'en juin 2027. Le registre de paie de ses salaires de 2026 est couvert par la déclaration du quatrième trimestre de 2026, produite en janvier 2027; la période de l'IRS se termine donc au plus tôt en janvier 2031. La loi sur les salaires et les heures exige ses feuilles de temps pendant au moins deux ans, et la règle de l'agence de la main-d'œuvre du Texas fixe quatre ans pour les registres de salaires. Les feuilles peuvent être la seule preuve des heures derrière le registre, alors il les garde avec lui.

Un commerce de la Californie et une ancienne employée

Un commerce de la Californie reçoit le 3 mars un courriel d'une ancienne employée qui demande ses registres de paie. Le commerce doit répondre dès que possible et au plus tard le 24 mars, soit 21 jours civils. Elle demande aussi par écrit son dossier du personnel; cette demande a son propre délai de 30 jours civils. Le commerce conserve déjà les relevés de salaire au moins trois ans et les registres de paie pour l'EDD au moins quatre.

Une propriétaire annule son logiciel de paie

Une propriétaire a changé de fournisseur de paie le 1er juillet 2026 et prévoit annuler l'ancien logiciel à la fin de cette année. L'ancien compte contient la paie de 2022 à juin 2026.

Selon le seul délai de l'IRS, seule l'année 2022 approche de son expiration, en janvier 2027. Les règles des États, le formulaire I-9 et les autres délais ci-dessus peuvent durer plus longtemps; elle vérifie donc chacun avant de jeter quoi que ce soit. Chaque année suivante a encore besoin de ses registres pendant des années; avant la fermeture du compte, elle exporte donc les registres de paie, les déclarations trimestrielles et annuelles, les copies du formulaire W-2 et les registres de dépôts de toutes les années qu'il contient.

Votre situation est différente?

• Des déclarations de paie n'ont jamais été produites, ou un avis de l'IRS sur la paie est arrivé : les registres comptent jusqu'à la fermeture des périodes. Voyez le retard dans les charges sociales. Si les livres sur lesquels ces déclarations reposent sont aussi en retard, la tenue de livres les met à jour.
• Des registres manquent, ou se trouvent chez un fournisseur fermé ou remplacé, et une vérification, une réclamation salariale ou une lettre d'un organisme est arrivée : la paie peut souvent être reconstituée à partir des registres bancaires, des relevés de l'IRS et des déclarations produites, ce qui est un travail de tenue de livres effectué sur les livres. Voyez la tenue de livres et la vérification de l'IRS d'une petite entreprise.
• Vous êtes la seule personne à la paie (le propriétaire d'une société de type S qui se verse un salaire) : le délai de l'IRS pour l'impôt sur l'emploi s'applique à votre propre salaire. Conservez les mêmes registres, dépôts, déclarations et copies du formulaire W-2. Voyez faire soi-même la paie.
• Vous payez comme entrepreneurs des travailleurs qui pourraient être des employés : voyez les entrepreneurs qui pourraient être des employés et recueillir les numéros d'identification fiscale des entrepreneurs.
• Vous avez des employés en Californie : voyez les charges sociales de la Californie et la configuration de l'EDD.
• Vous fermez ou vendez l'entreprise, ou vous avez besoin des reçus et des déclarations, et non de la paie : voyez combien de temps conserver les registres d'entreprise.
• Vous n'avez pas encore mis en place la paie : voyez mettre en place la paie.
• Vous êtes un employeur canadien : une autre loi s'applique; voyez combien de temps conserver les registres d'entreprise au Canada.