미국 급여 기록 보관 기간: IRS, 연방 노동법, 주 규정

미국 급여 기록은 얼마 동안 보관해야 하나요?

IRS는 고용세 기록을 최소 4년 보관하도록 요구하며, 같은 기록에 다른 규정의 기간이 따로 적용됩니다. 각 기록은 적용되는 기간 중 가장 긴 기간이 끝날 때까지 보관하세요(IRS).

급여 대장(payroll register)은 보통 IRS 기간이 연방 규정 중 가장 깁니다. 이듬해 초에 제출하는 4분기 신고서부터 계산하므로, 임금·근로시간 법의 3년, 연령 차별 금지법의 3년, 가족 휴가의 3년보다 오래갑니다. 세액공제 기록, 장기 근속 직원의 Form I-9, 주 규정의 기간, 진행 중인 세무조사나 청구가 있으면 더 길어질 수 있습니다.

다음 중 하나라도 해당하면 단순한 경우가 아닙니다.

• 급여 신고서를 한 번도 제출하지 않았습니다. IRS는 제출하지 않은 신고서에 대해 세금을 부과할 수 있는 기간에 제한이 없으므로(26 U.S.C. 6501(c)(3)), 그 기간의 기록은 신고서를 제출하고 부과 기간이 끝날 때까지 중요합니다. 급여세를 밀린 경우를 참고하세요.
• 뉴욕 주나 캘리포니아 주(서비스 제공자에 대한 일부 지급)처럼 거주 주가 IRS보다 기록을 더 오래 보관하도록 정하고 있습니다.
• 일부 직원에게 현금이나 Form 1099로 급여를 지급해서 급여 기록이 아예 없습니다. 급여 서비스 업체에서 내려받거나 다시 만들 자료가 없으며, 가장 먼저 어떤 신고서를 제출했어야 하는지를 따져야 합니다. 직원일 수 있는 계약자와 급여세를 밀린 경우를 참고하세요.
• 기록의 유일한 사본이 문을 닫을 수 있는 급여 서비스 업체의 계정에만 있습니다.
• IRS나 주 세무 당국의 세무조사, 임금 청구, EEOC나 주 기관의 차별 신고가 진행 중이거나 곧 시작되는데 파일에 빠진 부분이 있습니다.
• 캘리포니아 주의 현직 또는 전직 직원이 급여 기록을 요청했습니다. 요청일로부터 역일 21일 이내에 응해야 합니다. 아래 캘리포니아 항목을 참고하세요.

무엇이든 버리거나 해지하기 전에 준비할 자료: 급여 대장, W-4, Form I-9, 납부 확인서, 확인 번호가 있는 제출한 신고서, W-2와 W-3 사본, 근무시간 및 복리후생 기록.

IRS는 어떤 급여 기록을 요구하며, 어떤 기록을 더 오래 보관해야 하나요?

IRS는 모든 고용세 기록을 그해 4분기 신고서(Form 941)를 제출한 뒤 최소 4년 보관하라고 안내합니다(IRS). 규정은 같은 기간을 해당 신고 기간의 세금 납부 기한과 실제 납부일 중 늦은 날부터 셉니다(26 CFR 31.6001-1(e)). 실무에서는 4분기 신고서의 제출 기한, 실제 제출일, 그해 마지막 세금 납부일 중 가장 늦은 날부터 세면 됩니다. Form 944을 제출하는 고용주는 연간 신고서를 기준으로 같은 방식으로 셉니다. 고용세 환급이나 세액공제를 청구했다면 청구서를 제출한 뒤 최소 4년 동안 근거 기록을 보관하세요(26 CFR 31.6001-1(e)(2)).

IRS가 정한 기록 목록에는 다음이 포함됩니다.

• 고용주 식별번호(EIN).
• 모든 급여 지급의 금액과 날짜, 현물 급여의 공정 시장 가치.
• 직원이 고용주에게 신고한 팁 금액과 배분된 팁 기록.
• 직원별 이름, 주소, 사회보장번호(SSN), 직무, 고용 기간.
• Form W-4 사본과 배달되지 않아 반송된 직원용 Form W-2 사본.
• 질병이나 부상으로 결근한 기간에 지급한 급여의 기간과 금액.
• 세금 납부 날짜와 금액, 전자 납부의 확인 번호.
• 제출한 신고서 사본과 확인 번호.
• 복리후생과 비용 상환 내역 및 증빙 자료.
• 청구한 세액공제를 증명하는 서류.

세액공제 기록은 더 오래 보관합니다. 2021년 3월 31일 이후 2021년 10월 1일 이전에 사용한 휴가에 대한 적격 병가·가족 휴가 급여는 기록을 최소 6년 보관하세요. 2021년 6월 30일 이후 지급한 급여에 대한 직원 유지 세액공제는 최소 7년 보관하세요(Publication 15, Form 941-X 작성 안내). IRS의 고용세 기록 보관 안내 페이지에는 두 경우 모두 여전히 6년으로 적혀 있으므로, 더 긴 기간을 따르세요. 법에 따라 IRS는 잘못 청구한 직원 유지 세액공제를 신고서 제출일, 간주 제출일, 세액공제 또는 환급 청구일 중 가장 늦은 날부터 6년까지 부과할 수 있습니다(26 U.S.C. 3134(l)). 따라서 나중에 청구하면 기간이 늘어나므로, 그 날짜와 진행 중인 세무조사가 끝날 때까지 기록을 보관하세요. 이 세액공제를 청구한 적이 없다면 해당하지 않습니다.

연방 임금·근로시간 법은 급여 기록과 근무시간 기록을 얼마 동안 보관하도록 요구하나요?

연방 임금·근로시간 법(공정근로기준법, FLSA)은 적용 대상 고용주가 급여 기록을 마지막 기재일로부터 최소 3년, 근무시간 기록, 임금률 표 등 임금 계산 기록을 최소 2년 보관하도록 요구합니다(29 CFR 516.5, 29 CFR 516.6, DOL Fact Sheet #21).

최저임금이나 초과근무 규정이 적용되는 직원의 급여 기록에는 신원, 날마다와 주마다의 근무 시간, 임금률, 정규 시간 급여와 초과근무 급여, 급여에 더하거나 공제한 금액, 총급여, 지급일이 나와야 합니다.

전체 목록은 29 CFR 516.2에 있습니다. 기록은 사업장이나 중앙 기록 사무소에 보관할 수 있으며, 중앙 사무소에 두는 경우 통지를 받은 뒤 72시간 이내에 제시할 수 있어야 합니다(29 CFR 516.7).

근무시간 기록의 최소 보관 기간(2년)은 안전하게 버려도 되는 날짜가 아닙니다. 이 법에 따른 미지급 최저임금이나 초과근무 수당 청구는 발생 후 2년 안에 제기할 수 있고, 고의적 위반은 3년 안에 제기할 수 있습니다(29 U.S.C. 255(a)). 2년이 지나 근무시간 기록을 버렸다면 청구가 더 오래전까지 거슬러 올라갈 때 공백이 생길 수 있습니다.

다른 연방 기간에는 무엇이 있나요? Form I-9, 연령 차별, 채용 기록, 가족 휴가

Form I-9, 고용상 연령차별금지법(ADEA), 연방 인사 기록 규정, 가족·의료 휴가법(FMLA)은 각각 기산점과 적용 대상이 다릅니다. 기간은 첫 번째 표에 있습니다.

규모가 작은 민간 고용주는 연령 차별 금지와 가족 휴가 규정의 적용을 받지 않을 수 있지만, 거주 주에 별도 규정이 있을 수 있습니다. 연방 계약업체와 하도급업체에는 더 길 수 있는 별도의 인사 기록 규정이 있습니다(41 CFR 60-300.80). Form I-9와 인사 기록은 연말 기준이 아니라 각 직원의 날짜를 기준으로 직원별로 계산합니다. 은퇴 플랜이나 건강 플랜을 운영한다면 플랜의 기록은 별도 기간이 적용되므로(29 U.S.C. 1027) 플랜 관리자에게 문의하세요. 플랜 보고서의 근거 자료에만 6년 보관 기간이 적용됩니다. 고용주는 직원에게 지급해야 하거나 지급하게 될 수 있는 급여를 확인하기에 충분한 기록도 보관해야 하므로(29 U.S.C. 1059(a)(1)), 플랜 가입자의 오래된 급여 기록과 근속 기록을 보고서 보관 기간만 보고 버리지 마세요.

같은 기록에 여러 기간이 적용되면 어느 것을 따라야 하나요?

그 기록에 적용되는 기간 중 가장 긴 기간을 따르세요. 연방 임금·근로시간 규정은 다른 연방, 주, 지방의 기록 보관 규정을 지키는 의무를 면제하지 않는다고 밝힙니다(29 CFR 516.1(c)).

기간마다 각각의 기산점부터 세세요. IRS 기간은 4분기 신고서 제출 기한, 실제 제출일, 마지막 세금 납부일 중 가장 늦은 날부터, 임금·근로시간 기간은 마지막 기재일부터, Form I-9 기간은 입사일이나 고용 종료일부터 시작합니다. 기록을 연도별로 정리하면 IRS 기간과 임금·근로시간 기간을 관리하기 쉽습니다. Form I-9와 인사 기록은 직원별로 기간이 달라지므로, 해당 기간이 끝날 때까지 각 직원의 파일에 보관하세요.

여기서 다룬 IRS와 임금·근로시간 규정은 진행 중인 세무조사나 임금 청구와 관련된 기록의 별도 폐기 시점을 정하지 않지만, 채용과 인사 규정은 신고나 소송이 끝날 때까지 그런 기록을 보관하도록 합니다. 사안이 진행 중일 때는 정해진 날짜가 지났더라도 기록을 계속 보관하면 공백을 피할 수 있습니다. 세무조사에서 요구하는 자료는 소규모 사업체에 대한 IRS 세무조사를 참고하세요.

급여 기록을 종이, 전자 파일, 급여 서비스 업체 계정 중 어떤 형태로 보관해도 되나요?

여기서 다룬 연방 규정은 특정 형태를 정하지 않으며, 정확하고 읽을 수 있으며 요청 시 제시할 수 있다면 전자 기록도 인정됩니다. 주 규정이나 Form I-9 규정은 기록 보관 장소 같은 조건을 추가할 수 있습니다. IRS는 세금이 있는지와 금액을 계산할 수 있는 기록이면 고용세 기록의 형태를 따로 정하지 않습니다(26 CFR 31.6001-1(a)). 임금·근로시간 규정도 형태를 정하지 않으며, 내용이 분명하고 날짜나 급여 기간으로 식별할 수 있으며 요청 시 옮겨 적을 수 있다면 마이크로필름이나 전산 기록을 허용합니다(29 CFR 516.1(a)). 가족 휴가 기록도 같은 방식이지만, 진단서, 재인증서, 병력은 일반 인사 파일과 분리한 기밀 의료 기록으로 보관해야 합니다(29 CFR 825.500(b), 29 CFR 825.500(g)). Form I-9는 종이, 전자 문서, 마이크로필름 모두 가능하며, 최소 영업일 3일 전에 통지하면 검사를 위해 제시해야 합니다(USCIS, 8 CFR 274a.2(b)(2)(ii)). 전자 Form I-9에는 조건이 더 붙습니다. 시스템은 요청 시 양식, 증빙 서류, 관련 감사 기록(audit trail)을 제시할 수 있어야 하며, 사용한 모든 시스템은 양식을 보관해야 하는 동안 접근할 수 있어야 합니다(8 CFR 274a.2(e)).

전자 시스템은 기록을 색인하고, 저장하고, 보존하고, 다시 찾아 읽을 수 있는 형태로 재현할 수 있어야 합니다. 종이 기록을 전자 시스템으로 대체했다면 세법 집행에 중요한 동안 그 시스템을 유지해야 하고, 종이 기록은 시스템을 시험한 뒤에만 폐기할 수 있습니다(Publication 583).

급여 서비스 업체의 계정은 기록을 보관하는 장소일 뿐, 보증이 아닙니다. IRS는 제3자 업체가 급여를 처리해도 고용주가 책임자로 남으며, 업체가 내지 않은 세금, 가산세, 이자에 대해 책임을 질 수 있다고 안내합니다(IRS). 원천징수한 세금을 고의로 징수하거나 납부하지 않은 책임자는 그 세금과 같은 금액의 가산세에 대해 개인적으로 책임질 수도 있습니다(26 U.S.C. 6672(a), 신탁기금 회수 가산세 참고). 공인 전문 고용 대행 업체(certified professional employer organization)는 고용세에서 다르게 취급되므로(26 U.S.C. 3511), 어떤 종류의 업체인지 확인하세요. 고용세 기록은 IRS 직원이 접근할 수 있어야 하고 언제든 검사할 수 있어야 합니다(26 CFR 31.6001-1(e)(1)). 계정이 유일한 사본인데 계정이 닫히면 제시할 자료가 남지 않습니다.

연방 급여 기록 규정에 더해 주 정부는 무엇을 추가하나요?

주 정부는 더 긴 기간과 추가 기록을 정할 수 있으며, 주마다 기간은 연방 기간과 별도로 계산합니다. 세 가지 예시를 보면 차이가 얼마나 큰지 알 수 있습니다.

이는 전체 목록이 아니라 예시입니다. 다른 주는 해당 주의 실업보험 기관, 노동부, 세무국의 기록 보관 안내 페이지를 확인하세요. 다른 주에 살거나 일하는 직원이 있으면 그 주의 규정이 적용될 수 있습니다. 다른 주에 사는 직원을 참고하세요.

캘리포니아 주 고용주는 급여 기록을 얼마 동안 보관해야 하나요?

캘리포니아 주 고용주는 고용개발국(EDD)에 제출하는 급여 기록을 최소 4년 보관하고, 임금법에 따른 여러 기록을 최소 3년 보관해야 합니다.

EDD는 기록이 현재 고용 중인 근로자, 이미 퇴직한 근로자, 휴직 중인 근로자, 독립 계약자를 모두 반영해야 한다고 밝힙니다. 근로자별로 성명 전체, 사회보장번호(SSN), 고용일과 복직일, 마지막 근무일, 근무 장소, 지급일과 지급액 및 급여 기간, 현물 급여의 가치, 원천징수액, 지급 내역 기록이 나와야 합니다(EDD 안내서).

인사 기록 두 항목이 모두 해당하면 더 늦은 날짜를 따르세요. 4년 규정은 고용 종료 후 3년보다 오래갈 수 있습니다. 주의할 점이 세 가지 있습니다. 첫째, 8년 기간은 적용 대상 고용주가 아니라고 보거나 근로자가 면제 대상이라고 생각하는 경우에 적용되며, EDD는 이를 서비스 제공자에 대한 지급을 다루는 기간으로 설명합니다. 근로자에게 계약자로 대금을 지급한다면 이 기간이 해당하는지 EDD나 전문가에게 물어보세요. 직원일 수 있는 계약자를 참고하세요. 둘째, 업종마다 임금 명령(wage order)이 따로 있어 Order 4-2001은 거기에 명시된 업종에만 적용되므로, 사업에 적용되는 명령을 확인하세요. 셋째, 임금 명세서 규정을 수록한 DIR 소책자는 오래된 판이므로, 세부 내용을 따르기 전에 현재 Labor Code 조문을 확인하세요. EDD 등록은 캘리포니아 급여세와 EDD 설정을 참고하세요.

전직 직원이 급여 기록을 요청하면 캘리포니아 주에서는 얼마나 빨리 답해야 하나요?

캘리포니아 주에서는 현직 또는 전직 직원이 서면 또는 구두로 급여 기록의 열람이나 사본을 요청하면, 고용주는 가능한 한 빨리 응해야 하며 늦어도 요청일로부터 역일 21일 이내에 응해야 합니다. 기한을 넘기면 직원은 민사 소송으로 가산 금액을 받을 수 있습니다(DIR). 고용주는 신원을 확인하는 합리적인 절차를 밟을 수 있고, 복사에 든 실제 비용을 청구할 수 있습니다(DIR이 정리한 Labor Code 226).

인사 파일 요청은 별도 기간입니다. 고용주는 서면 요청을 받은 날부터 역일 기준 30일 이내에 응해야 하며, 전직 직원은 이런 요청을 1년에 한 번 할 수 있습니다(DIR).

기한은 파일을 찾은 날이 아니라 요청한 날부터 계산합니다. 요청이 도착한 날짜를 기록하고 즉시 급여 서비스 업체에서 기록을 받아 두세요.

여기서 다룬 연방 기록 보관 규정은 직원의 요청에 답해야 하는 기한을 정하지 않습니다. 다른 주는 별도 기한을 정할 수 있으므로 해당 주의 노동 기관을 확인하세요.

급여 서비스 업체나 구독이 끝나갑니다. 무엇부터 내려받아야 하나요?

다른 곳에 없는 기록을 먼저 내려받고, 그다음 어떤 기간이든 아직 유효한 모든 연도의 나머지를 내려받으세요. 순서는 다음과 같습니다.

1. 먼저 서비스 업체에 문의하세요. 어떤 연도와 보고서를 내려받을 수 있는지, 해지 후 계정을 얼마나 유지하는지 서면으로 물어보세요. 마지막 급여 지급 전에 하세요.
2. 납부 기록. 모든 세금 납부의 날짜, 금액, 확인 번호입니다. 고용주가 연방 납부 시스템에서 직접 볼 수 있는 온라인 납부 내역은 16개월까지만 거슬러 올라갑니다(IRS). 업체가 놓쳤을 수 있는 납부는 급여 서비스 업체가 세금을 내지 않은 경우를 참고하세요.
3. 나머지 전부. 확인 번호가 있는 제출한 신고서, 기간별·직원별 급여 대장, 직원 파일(W-4, 고용 기간, Form I-9), 급여 명세서입니다. Form I-9를 전자 방식으로 작성했다면 양식별 PDF만으로는 부족합니다. 증빙 서류, 감사 기록, 서명 기록도 요청하고, 계정이 닫힌 뒤 어디에 보관되는지 확인하세요. 서비스 업체를 바꿀 때 모아야 할 자료는 급여 서비스 업체 바꾸기를 참고하세요.
4. 확인. 파일을 하나씩 열어 보세요. 연도별 급여와 원천징수액을 합산해 제출한 신고서와 비교하세요. 맞지 않으면 내려받은 자료가 불완전하거나, 신고서나 장부를 더 살펴봐야 한다는 뜻입니다.

연도별 자료는 각자 폴더에 보관하고, 서비스 업체 시스템 밖에도 사본을 두세요. 매년 1월에 4분기 신고서와 W-2를 제출한 뒤 그해 자료(대장, 신고서, W-2와 W-3 사본, 납부 확인서)를 업체 시스템 밖에 저장하세요. 그러면 나중에 요청을 받아도 다시 만드는 대신 내려받기만 하면 됩니다. 회계 소프트웨어는 회계 소프트웨어를 해지할 때 보관할 기록을 참고하세요.

급여 기록이 이미 없어졌거나 불완전하면 어떻게 하나요?

다른 곳에 있는 자료로 다시 만들고, 다시 만든 기록임을 표시하고, 먼저 모든 신고서를 제출했는지 확인하세요.

1. IRS에 문의하세요. 사업체 세금 계정에서 증명서(transcript)를 볼 수 있습니다. IRS는 2023년부터의 신고서에 대해 고용세 신고서 증명서를, 연방 세금 납부, 결제, 가산세, 신고서 제출일이 나오는 세금 계정 증명서를 제공합니다. 제출한 신고서의 사본은 Form 4506으로 신청하며 수수료가 있습니다(IRS).
2. 은행을 이용하세요. 거래 내역서와 취소된 수표에는 실수령 급여, 납부, 지급일이 나옵니다.
3. 보유하고 있을 만한 곳에 요청하세요. 이전 급여 서비스 업체, 주 기관 계정, 직원(급여 명세서, W-2 사본)이 각각 일부를 갖고 있을 수 있습니다.
4. 모든 분기를 제출했는지 확인하세요. 제출하지 않은 신고서가 있으면 IRS 제척기간이 계속 열려 있습니다. 급여세를 밀린 경우를 참고하세요.
5. 다시 만든 기록임을 표시하세요. 다시 만든 날짜와 사용한 자료를 적으세요. 다시 만든 기록을 원본처럼 보이게 하지 마세요.

기록에 공백이 있을 때 어떤 결과가 따르는지는 기관과 청구 내용에 따라 다르며, 하나로 정해진 결과는 없습니다. 이미 통지서나 청구를 받았거나, 한 분기 이상의 급여 기록이 없거나, 현금이나 급여 대장 밖으로 근로자에게 대금을 지급했거나, 은행·서비스 업체·IRS 증명서가 서로 맞지 않으면 전문가의 도움을 받는 편이 좋습니다.

예시

이 예시는 설명을 위한 가정입니다.

텍사스 주 식당과 퇴사한 요리사

직원이 12명인 텍사스 주 식당이 2021년 3월에 요리사를 채용했고, 이 요리사는 2026년 6월에 퇴사했습니다. 그의 Form I-9는 2024년 3월(입사 3년 후)과 2027년 6월(퇴사 1년 후) 중 늦은 시점까지, 즉 2027년 6월까지 보관합니다. 그의 2026년 급여가 담긴 급여 대장은 2027년 1월에 제출하는 2026년 4분기 신고서에 포함되므로, IRS 기간은 빨라도 2031년 1월에 끝납니다. 임금·근로시간 법은 근무시간 기록을 최소 2년 보관하도록 요구하고, 텍사스 주 노동 기관 규정은 급여 기록을 4년 보관하도록 정합니다. 근무시간 기록이 급여 대장에 적힌 근무 시간을 입증하는 유일한 자료일 수 있으므로, 급여 대장과 함께 보관합니다.

캘리포니아 주 가게와 전직 직원

캘리포니아 주의 한 가게가 3월 3일에 전직 직원에게서 급여 기록을 요청하는 이메일을 받습니다. 가게는 가능한 한 빨리, 늦어도 3월 24일(달력상 21일)까지 응해야 합니다. 이 직원은 서면으로 인사 파일도 요청했으며, 그 요청에는 별도로 달력상 30일이 주어집니다. 이 가게는 이미 임금 명세서를 최소 3년, EDD에 제출하는 급여 기록을 최소 4년 보관하고 있습니다.

급여 소프트웨어를 해지하는 사업주

한 사업주가 2026년 7월 1일에 급여 서비스 업체를 바꿨고, 그해 말에 이전 소프트웨어를 해지할 계획입니다. 이전 계정에는 2022년부터 2026년 6월까지의 급여가 있습니다.

IRS 기간만 보면 2022년분만 2027년 1월에 끝나 가깝습니다. 주 규정, Form I-9, 위에서 설명한 다른 기간은 더 길 수 있으므로 무엇이든 버리기 전에 각각 확인합니다. 이후 연도는 앞으로 여러 해 동안 기록이 필요하므로, 계정을 닫기 전에 그 계정에 있는 모든 연도의 급여 대장, 분기별·연간 신고서, W-2 사본, 납부 기록을 내려받습니다.

상황이 다르다면?

• 급여 신고서를 제출하지 않았거나 IRS 급여 통지서를 받은 경우: 해당 기간이 끝날 때까지 기록이 중요합니다. 급여세를 밀린 경우를 참고하세요. 그 신고서의 바탕이 되는 장부도 밀렸다면 장부 관리 서비스로 따라잡을 수 있습니다.
• 기록이 없거나 폐쇄되었거나 바뀐 서비스 업체에 있는데 세무조사, 임금 청구, 기관 서신이 도착한 경우: 은행 기록, IRS 증명서, 제출한 신고서로 급여를 다시 만들 수 있는 경우가 많으며, 이는 장부로 하는 장부 관리 작업입니다. 장부 관리 서비스와 소규모 사업체에 대한 IRS 세무조사를 참고하세요.
• 급여를 받는 사람이 본인뿐인 경우(S corporation 소유주가 본인에게 급여를 지급): IRS 고용세 기간은 본인 급여에도 적용됩니다. 같은 급여 대장, 납부 기록, 신고서, W-2 사본을 보관하세요. 급여를 직접 처리하기를 참고하세요.
• 직원일 수 있는 근로자에게 계약자로 대금을 지급하는 경우: 직원일 수 있는 계약자와 계약자의 납세자 식별번호 받기를 참고하세요.
• 캘리포니아 주에서 직원을 고용하는 경우: 캘리포니아 급여세와 EDD 설정을 참고하세요.
• 사업을 정리하거나 매각하는 경우, 또는 급여가 아니라 영수증과 신고서가 필요한 경우: 사업 기록 보관 기간을 참고하세요.
• 아직 급여 시스템을 설정하지 않은 경우: 급여 설정하기를 참고하세요.
• 캐나다 고용주인 경우: 적용되는 법이 다릅니다. 캐나다 사업 기록 보관 기간을 참고하세요.