כמה זמן שומרים רישומי שכר: כללי IRS, עבודה ומדינות

כמה זמן צריך לשמור רישומי שכר?

IRS דורש לשמור רישומי מס שכר לפחות ארבע שנים, ולכללים אחרים יש תקופות משלהם לאותם רישומים. שמרו כל רישום עד שהתקופה הארוכה ביותר שחלה עליו תסתיים (IRS).

ברשימת שכר (payroll register), התקופה של IRS היא בדרך כלל הארוכה מבין הפדרליות: היא נספרת מדוח הרבעון הרביעי שמוגש בתחילת השנה הבאה, ולכן היא עוברת את תקופות שלוש שנים של שכר ושעות עבודה, שלוש שנים של אפליה על רקע גיל ו-שלוש שנים של חופשה משפחתית. רישומי זיכויים, טופס ⁦I-9⁩ של עובד ותיק, תקופה של מדינה, וביקורת או תביעה פתוחות יכולים להאריך אותה.

מקרה אינו פשוט כשאחד מאלה נכון:

• דוח שכר לא הוגש מעולם. ל-⁠IRS אין הגבלת זמן לקבוע שומה על דוח שלא הוגש (⁦26 U.S.C. 6501(c)(3)⁩), ולכן רישומים לתקופות האלה חשובים עד שהדוחות יוגשו ותקופת השומה תסתיים. ראו פיגור במסי שכר.
• המדינה שלכם שומרת רישומים זמן רב יותר מ-⁠IRS, כמו ניו יורק, וכמו קליפורניה בתשלומים מסוימים לנותני שירותים.
• חלק מהעובדים קיבלו שכר במזומן או בטפסי 1099 ואין רישומי שכר. אין מה לייצא או לשחזר מספק, והשאלה הראשונה היא אילו דוחות היה צריך להגיש; ראו קבלנים שעשויים להיות עובדים ופיגור במסי שכר.
• העותק היחיד של הרישומים נמצא בחשבון אצל ספק שכר שעלול להיסגר.
• ביקורת של IRS או של מדינה, תביעת שכר, או תלונה על אפליה מ-⁠EEOC או מגוף מדינתי פתוחות או עומדות להגיע, ויש חורים בקבצים.
• עובד נוכחי או לשעבר בקליפורניה ביקש רישומי שכר. התשובה נדרשת תוך 21 ימים קלנדריים מהבקשה; ראו את הסעיפים על קליפורניה בהמשך.

אספו לפני שאתם משליכים או מבטלים משהו: רשימות שכר, טפסי ⁦W-4⁩, טפסי ⁦I-9⁩, אישורי הפקדה, דוחות שהוגשו עם מספרי אישור, עותקי ⁦W-2⁩ ו-⁠⁦W-3⁩, ורישומי שעות והטבות.

אילו רישומי שכר IRS דורש, ואילו נשמרים זמן רב יותר?

IRS אומר לשמור את כל רישומי מס השכר לפחות ארבע שנים אחרי הגשת דוח הרבעון הרביעי (טופס 941) של השנה (IRS). התקנה סופרת את אותה תקופה מהמאוחר מבין מועד המס לתקופת הדוח או מועד תשלום המס (⁦26 CFR 31.6001-1(e)⁩). בפועל, סופרים מהמאוחר מבין מועד ההגשה של דוח הרבעון הרביעי, תאריך הגשתו ותאריך תשלום המס האחרון של השנה. מי שמגיש טופס 944 סופר באותו אופן מהדוח השנתי. אם מגישים בקשה להחזר או לזיכוי של מס שכר, שומרים את הרישומים התומכים בה לפחות ארבע שנים אחרי הגשת הבקשה (⁦26 CFR 31.6001-1(e)(2)⁩).

הרשימה של IRS לרישומים כוללת:

• מספר זיהוי המעסיק הפדרלי (EIN) שלכם.
• סכומים ותאריכים של כל תשלומי השכר, ושווי השוק ההוגן של שכר בעין.
• סכומי הטיפים שעובדים מדווחים לכם, ורישומים של טיפים שהוקצו.
• שם, כתובת, מספר ביטוח לאומי אמריקאי ומקצוע של כל עובד, ותאריכי ההעסקה.
• עותקים של טפסי ⁦W-4⁩, ועותקי עובדים של טפסי ⁦W-2⁩ שחזרו כבלתי ניתנים למסירה.
• תקופות שבהן עובד קיבל שכר בזמן היעדרות בגלל מחלה או פציעה, עם הסכומים.
• תאריכים וסכומים של הפקדות מס, עם מספרי אישור להפקדות אלקטרוניות.
• עותקים של דוחות שהוגשו, עם מספרי אישור.
• הטבות נלוות והחזרי הוצאות, עם ביסוס.
• מסמכים שמבססים כל זיכוי שתבעתם.

רישומי זיכויים נשמרים זמן רב יותר. לשכר חופשה מזכה בגלל מחלה ומשפחה בחופשה שנלקחה אחרי 31 במרץ 2021 ולפני 1 באוקטובר 2021, שמרו את הרישומים לפחות שש שנים. לשכר ששולם אחרי 30 ביוני 2021 שחל עליו הזיכוי לשימור עובדים, שמרו אותם לפחות שבע שנים (פרסום 15; הוראות טופס ⁦941-X⁩). בדף של IRS על שמירת רישומי מס שכר עדיין כתוב שש שנים לשניהם, ולכן השתמשו בנתון הארוך יותר. לפי החוק, IRS יכול לקבוע שומה על זיכוי לשימור עובדים שנתבע שלא כדין עד שש שנים אחרי המאוחר מבין תאריך הגשת הדוח, תאריך ההגשה המשוער שלו והתאריך שבו הוגשה בקשת הזיכוי או ההחזר (⁦26 U.S.C. 3134(l)⁩). בקשה מאוחרת יותר מאריכה לכן את התקופה; שמרו את הרישומים עד התאריך הזה ועד כל בדיקה פתוחה. אם מעולם לא תבעתם את הזיכויים האלה, זה לא חל עליכם.

כמה זמן חוק שכר ושעות עבודה הפדרלי דורש לשמור רישומי שכר וכרטיסי נוכחות?

חוק שכר ושעות העבודה הפדרלי (Fair Labor Standards Act) דורש ממעסיק שהוא חל עליו לשמור רישומי שכר לפחות שלוש שנים מתאריך הרישום האחרון, וכרטיסי נוכחות, טבלאות שכר לשעה ורישומי חישוב שכר דומים לפחות שנתיים (⁦29 CFR 516.5⁩; ⁦29 CFR 516.6⁩; DOL Fact Sheet #21).

לעובד שחלים עליו כללי שכר המינימום או שעות נוספות, רישום השכר מראה זהות, שעות עבודה בכל יום ובכל שבוע, שכר לשעה, שכר רגיל ושכר שעות נוספות, תוספות וניכויים משכר, סך השכר ותאריך התשלום.

הרשימה המלאה ב-⁦29 CFR 516.2⁩. אפשר לשמור את הרישומים במקום העבודה או במשרד רישומים מרכזי; ממשרד מרכזי הם חייבים להיות זמינים תוך 72 שעות מההודעה (⁦29 CFR 516.7⁩).

התקופה של שנתיים לכרטיסי נוכחות היא מינימום, ולא תאריך בטוח להשלכה. תביעה על שכר מינימום או שעות נוספות שלא שולמו לפי החוק הזה אפשר להגיש תוך שנתיים מרגע שנוצרה, או שלוש שנים בהפרה מכוונת (⁦29 U.S.C. 255(a)⁩). כרטיס נוכחות שנזרק אחרי שנתיים יכול להשאיר פער כשתביעה חוזרת לאחור יותר.

אילו תקופות פדרליות אחרות חלות: טופס ⁦I-9⁩, אפליה על רקע גיל, רישומי קבלה לעבודה וחופשה משפחתית?

לטופס ⁦I-9⁩, לחוק נגד אפליה על רקע גיל בתעסוקה (ADEA), לכלל הפדרלי על רישומי עובדים ולחוק החופשה המשפחתית והרפואית (FMLA) יש לכל אחד נקודת התחלה משלו וכיסוי משלו. התקופות מופיעות בטבלה הראשונה.

מעסיק פרטי קטן עשוי להיות מחוץ לכללי האפליה על רקע גיל ולכללי החופשה המשפחתית, אבל למדינה שלו יכולים להיות כללים משלה. לקבלנים ולקבלני משנה פדרליים יש כלל נפרד לרישומי עובדים שיכול להימשך זמן רב יותר (⁦41 CFR 60-300.80⁩). טופס ⁦I-9⁩ ורישומי עובדים נספרים לכל עובד, מהתאריכים של אותו עובד, ולא מסוף שנה. אם אתם מפעילים תוכנית פנסיה או בריאות, לרישומי התוכנית יש תקופה משלהם (⁦29 U.S.C. 1027⁩); שאלו את מנהל התוכנית. התקופה של שש שנים מכסה רק את הביסוס לדוחות התוכנית. מעסיק חייב גם לשמור רישומים מספיקים כדי לקבוע את ההטבות המגיעות או שעשויות להגיע לעובדיו (⁦29 U.S.C. 1059(a)(1)⁩), ולכן אל תזרקו רישומי שכר ושירות ישנים של משתתף בתוכנית רק לפי תקופת הדוח.

כמה תקופות חלות על אותו רישום: אחרי איזו מהן הולכים?

הולכים אחרי התקופה הארוכה ביותר שחלה על הרישום. כללי השכר ושעות העבודה הפדרליים אומרים שהם אינם פוטרים מעמידה בכל כלל אחר, פדרלי, מדינתי או מקומי, לשמירת רישומים (⁦29 CFR 516.1(c)⁩).

מתחילים כל תקופה מהטריגר שלה. התקופה של IRS מתחילה במאוחר מבין מועד הרבעון הרביעי, הגשתו והתשלום האחרון של המס, תקופת השכר ושעות העבודה מהרישום האחרון, ותקופת טופס ⁦I-9⁩ מהקבלה לעבודה או מסיום ההעסקה. תיוק רישומים לפי שנה עוזר בתקופות של IRS ושל שכר ושעות עבודה. טופס ⁦I-9⁩ ורישומי עובדים נספרים לכל עובד, ולכן שמרו אותם בתיק האישי של כל עובד עד שהתקופה שלו מסתיימת.

הכללים של IRS ושל שכר ושעות עבודה שמצוטטים כאן אינם קובעים תאריך השלכה נפרד לרישומים הקשורים לביקורת או לתביעת שכר פתוחות, אבל כללי הקבלה לעבודה והעובדים שומרים את הרישומים האלה עד שתלונה או תביעה מסתיימת. החזקת רישום מעבר לתאריך הרגיל כל עוד העניין פתוח מונעת פער. על מה שביקורת מבקשת ראו ביקורת של IRS בעסק קטן.

באיזו צורה אפשר לשמור רישומי שכר: נייר, אלקטרונית או בחשבון אצל הספק?

הכללים הפדרליים שמצוטטים כאן אינם קובעים צורה מסוימת, ורישומים אלקטרוניים מתאימים אם הם מדויקים וניתן לקרוא אותם ולהפיק אותם לפי דרישה. כלל של מדינה או הכללים של טופס ⁦I-9⁩ יכולים להוסיף תנאים, כמו מקום שמירת הרישומים. IRS אינו דורש צורה מסוימת לרישומי מס שכר, בתנאי שהרישומים מאפשרים לו לקבוע אם חל מס וכמה (⁦26 CFR 31.6001-1(a)⁩). כללי השכר ושעות העבודה אינם קובעים צורה ומתירים מיקרופילם או רישומי עיבוד נתונים שברורים, ניתנים לזיהוי לפי תאריך או תקופת שכר, וניתנים להעתקה לפי דרישה (⁦29 CFR 516.1(a)⁩). רישומי חופשה משפחתית פועלים באותה גישה (⁦29 CFR 825.500(b)⁩), מלבד שאישורים רפואיים, אישורים חוזרים והיסטוריה רפואית נשמרים כרישומים רפואיים חסויים בתיקים נפרדים מתיקי העובדים הרגילים (⁦29 CFR 825.500(g)⁩). טפסי ⁦I-9⁩ יכולים להיות על נייר, אלקטרוניים או על מיקרופילם, וחייבים להיות זמינים לבדיקה בהודעה של שלושה ימי עסקים לפחות (USCIS; ⁦8 CFR 274a.2(b)(2)(ii)⁩). לטפסי ⁦I-9⁩ אלקטרוניים יש דרישות נוספות: המערכת חייבת להפיק לפי דרישה את הטפסים, את המסמכים התומכים ואת רשומות הביקורת שלהם, וכל מערכת שנעשה בה שימוש חייבת להישאר נגישה כל עוד חובה לשמור את הטפסים (⁦8 CFR 274a.2(e)⁩).

מערכת אלקטרונית חייבת לאנדקס, לאחסן, לשמר, לאחזר ולשחזר את הרישומים בצורה קריאה. אם מחליפים נייר במערכת כזו, חייבים לשמור את המערכת כל עוד היא חשובה לניהול חוק המס, ואפשר להשמיד נייר רק אחרי שהמערכת נבדקה (פרסום 583).

חשבון אצל ספק הוא מקום לשמור בו רישומים, ולא ערובה. IRS אומר שהמעסיק נשאר הצד האחראי כשספק צד שלישי מטפל בשכר, ויכול להיות חייב במסים, בקנסות ובריבית שהספק לא משלם (IRS). אדם אחראי שבמכוון אינו גובה או מעביר מס שנוכה במקור יכול להיות חייב אישית גם בקנס בגובה המס (⁦26 U.S.C. 6672(a)⁩; ראו קנס שחזור מס נאמנות). ארגון מעסיקים מקצועי מוסמך מטופל אחרת לצורכי מס שכר (⁦26 U.S.C. 3511⁩), ולכן בדקו איזה סוג ספק יש לכם. רישומי מס שכר חייבים להיות נגישים לפקידי IRS וזמינים לבדיקה בכל עת (⁦26 CFR 31.6001-1(e)(1)⁩). אם החשבון הוא העותק היחיד והוא נסגר, לא נשאר מה להציג.

מה מדינות מוסיפות לכללי הרישומים הפדרליים של שכר?

מדינות יכולות לקבוע תקופות ארוכות יותר ורישומים נוספים, והתקופות של כל מדינה פועלות בנפרד מהפדרליות. שלוש דוגמאות מראות כמה הן שונות:

אלה דוגמאות, ולא רשימה מלאה. בכל מדינה אחרת קראו את דפי שמירת הרישומים של רשות ביטוח האבטלה של המדינה, משרד העבודה ורשות המסים. עובד שגר או עובד במדינה אחרת עשוי להביא איתו את הכללים של אותה מדינה; ראו עובדים במדינה אחרת.

כמה זמן מעסיק בקליפורניה חייב לשמור רישומי שכר?

מעסיק בקליפורניה שומר רישומי שכר לפחות ארבע שנים עבור Employment Development Department (EDD), וכמה רישומים של דיני שכר לפחות שלוש שנים.

EDD אומר שהרישומים חייבים לשקף את כל העובדים שהועסקו, שאינם מועסקים עוד, שבחופשה וקבלנים עצמאיים. לכל עובד הם מראים שם מלא, מספר ביטוח לאומי אמריקאי, תאריכי קבלה וחזרה לעבודה, תאריך השירות האחרון, מקום העבודה, תאריכים וסכומים ששולמו עם תקופת השכר, שווי שכר בעין, סכומים שנוכו במקור ורישומי תשלום (מדריך EDD).

כשיש שתי שורות של רישומי עובדים, הולכים אחרי התאריך המאוחר: כלל ארבע שנים יכול לעבור את שלוש שנים אחרי סיום ההעסקה. שלוש אזהרות. התקופה של שמונה שנים חלה אם אתם סבורים שאינכם מעסיק חייב או שהעובדים שלכם פטורים, ו-⁠EDD מתאר אותה ככוללת תשלומים לנותני שירותים. אם אתם משלמים לעובדים כקבלנים, שאלו את EDD או איש מקצוע אם היא חלה עליהם; ראו קבלנים שעשויים להיות עובדים. לכל ענף יש Wage Order משלו, ו-⁠Order ⁦4-2001⁩ חל על הענפים שהוא מונה, ולענפים אחרים יש Wage Orders משלהם, ולכן אשרו איזה צו חל על העסק שלכם. וחוברת DIR שמעתיקה את כלל דף השכר היא מהדורה ישנה יותר, ולכן אשרו את הנוסח העדכני של Labor Code לפני שמסתמכים על פרטים. על הרישום ל-⁠EDD ראו מסי שכר בקליפורניה והקמת EDD.

עובד לשעבר מבקש רישומי שכר: כמה מהר צריך לענות בקליפורניה?

בקליפורניה, מעסיק שמקבל בקשה בכתב או בעל פה מעובד נוכחי או לשעבר לעיין ברישומי שכר או להעתיק אותם חייב לציית בהקדם האפשרי ולא יאוחר מ-⁠21 ימים קלנדריים מתאריך הבקשה. החמצת המועד מאפשרת לעובד לקבל קנס בתביעה אזרחית (DIR). המעסיק רשאי לנקוט צעדים סבירים לאימות זהות וגובה את העלות בפועל של ההעתקה (Labor Code 226, בנוסח ש-⁠DIR אסף).

בקשה לתיק העובד היא תקופה נפרדת: למעסיק יש 30 ימים קלנדריים מבקשה בכתב, ועובד לשעבר רשאי להגיש בקשה כזו פעם בשנה (DIR).

המועד נספר מתאריך הבקשה, ולא מהיום שבו מצאתם את התיק. רשמו את התאריך שבו הבקשה הגיעה ושלפו את הרישומים מהספק מיד.

הכללים הפדרליים לשמירת רישומים שמצוטטים כאן אינם קובעים מועד למענה לבקשה של עובד. מדינות אחרות עשויות לקבוע מועד משלהן, ולכן בדקו ברשות העבודה של המדינה שלכם.

ספק השכר או המנוי שלי מסתיים: מה לייצא קודם?

ייצאו קודם את הרישומים שאינם קיימים בשום מקום אחר, ואחר כך כל השאר לכל שנה שעדיין בתוך תקופה כלשהי. לפי הסדר הזה:

1. שאלו קודם את הספק. שאלו בכתב אילו שנים ודוחות הוא יכול לייצא, ולכמה זמן הוא שומר את החשבון אחרי שמבטלים. עשו זאת לפני הרצת השכר האחרונה.
2. רישומי הפקדות. תאריכים, סכומים ומספרי אישור לכל הפקדת מס. היסטוריית התשלומים המקוונת של המעסיק עצמו במערכת ההפקדות הפדרלית חוזרת אחורה רק 16 חודשים (IRS). על הפקדות שהספק אולי החמיץ ראו ספק השכר לא שילם את המסים שלכם.
3. כל השאר. דוחות שהוגשו עם מספרי אישור, רשימות שכר לפי תקופה ולפי עובד, תיקי עובדים (טפסי ⁦W-4⁩, תאריכי העסקה, טפסי ⁦I-9⁩) ותלושי שכר. אם טפסי ⁦I-9⁩ מולאו אלקטרונית, קובץ PDF של כל טופס אינו מספיק: בקשו גם את המסמכים התומכים, רשומות הביקורת ורישומי החתימה, ואשרו איפה הם יישמרו אחרי שהחשבון ייסגר. על מה לאסוף כשעוברים בין ספקים ראו מעבר בין ספקי שכר.
4. בדיקה. פתחו כל קובץ. סכמו את השכר והניכויים במקור של כל שנה והשוו לדוחות שהוגשו. אי־התאמה פירושה שהייצוא חלקי, או שדוח או הספרים דורשים מבט מעמיק יותר.

שמרו את הסט של כל שנה בתיקייה משלו, עם עותק מחוץ למערכת הספק. בכל ינואר, אחרי שדוח הרבעון הרביעי וטפסי ⁦W-2⁩ הוגשו, שמרו את הסט של אותה שנה (רשימות שכר, דוחות, עותקי ⁦W-2⁩ ו-⁠⁦W-3⁩, אישורי הפקדה) מחוץ לספק. בקשה מאוחרת יותר היא אז הורדה ולא שחזור. לתוכנת הנהלת חשבונות ראו רישומים לשמירה בעת ביטול תוכנת הנהלת חשבונות.

מה אם רישומי השכר כבר אבדו או חסרים?

שחזרו ממה שאחרים מחזיקים, סמנו מה ששחזרתם, ובררו קודם אם כל הדוחות הוגשו.

1. שאלו את IRS. חשבון מס עסקי יכול להציג תדפיסים. IRS מציע תדפיסי דוחות מס שכר לדוחות משנת המס 2023 ואילך, ותדפיס חשבון מס שמראה הפקדות מס פדרליות, תשלומים, קנסות ותאריך הגשת הדוח. עותק של דוח שהוגש הוא בטופס 4506, בתשלום אגרה (IRS).
2. השתמשו בבנק. דפי חשבון וצ׳קים שנפרעו מראים שכר נטו, הפקדות ותאריכי תשלום.
3. שאלו את מי שמחזיק. הספק הישן, חשבון רשות המדינה והעובדים (תלושי שכר, עותקי ⁦W-2⁩) יכולים להחזיק כל אחד חלק מהתמונה.
4. בדקו שכל רבעון הוגש. דוח שלא הוגש מעולם משאיר פתוחה את מגבלת הזמן של IRS; ראו פיגור במסי שכר.
5. סמנו רישומים ששוחזרו. רשמו את תאריך השחזור ואת המקורות. אל תגרמו לרישום ששוחזר להיראות מקורי.

מה נובע מפער תלוי ברשות ובתביעה, ואין השלכה אחת שחלה תמיד. כדאי לערב איש מקצוע כשכבר התקבלה הודעה או תביעה, כשחסר שכר של רבעון שלם או יותר, כשעובדים קיבלו שכר במזומן או מחוץ לשכר, או כשהבנק, הספק והתדפיסים של IRS אינם תואמים.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה בלבד.

מסעדה בטקסס וטבח שעוזב

מסעדה בטקסס עם 12 עובדים העסיקה טבח במרץ 2021, והוא עזב ביוני 2026. טופס ⁦I-9⁩ שלו נשמר עד המאוחר מבין מרץ 2024 (שלוש שנים אחרי הקבלה לעבודה) ויוני 2027 (שנה אחרי שעזב), כלומר עד יוני 2027. רשימת השכר לשכרו ב-⁠2026 מכוסה בדוח הרבעון הרביעי של 2026, שהוגש בינואר 2027, ולכן התקופה של IRS מסתיימת לא לפני ינואר 2031. חוק שכר ושעות עבודה דורש את כרטיסי הנוכחות שלו לפחות שנתיים, וכלל רשות התעסוקה של טקסס קובע ארבע שנים לרישומי שכר. הכרטיסים עשויים להיות ההוכחה היחידה לשעות שמאחורי הרשימה, ולכן הוא שומר אותם יחד איתה.

חנות בקליפורניה ועובדת לשעבר

חנות בקליפורניה מקבלת ב-⁠3 במרץ אימייל מעובדת לשעבר שמבקשת את רישומי השכר שלה. החנות חייבת לענות בהקדם האפשרי ולא יאוחר מ-⁠24 במרץ, שהם 21 ימים קלנדריים. היא מבקשת בכתב גם את תיק העובדת שלה; לבקשה הזו יש 30 ימים קלנדריים משלה. החנות כבר שומרת דפי שכר לפחות שלוש שנים ורישומי שכר ל-⁠EDD לפחות ארבע.

בעלת עסק מבטלת תוכנת שכר

בעלת עסק עברה לספק שכר אחר ב-⁠1 ביולי 2026, והיא מתכננת לבטל את התוכנה הישנה בסוף אותה שנה. החשבון הישן מחזיק שכר מ-⁠2022 עד יוני 2026.

לפי תקופת IRS בלבד, רק 2022 קרובה לפקוע, בינואר 2027. כללי מדינה, טופס ⁦I-9⁩ והתקופות האחרות שלמעלה יכולים להימשך זמן רב יותר, ולכן היא בודקת כל אחת לפני שהיא משליכה משהו. כל שנה מאוחרת יותר עדיין צריכה את הרישומים שלה במשך שנים, ולכן לפני שהחשבון נסגר היא מייצאת רשימות שכר, דוחות רבעוניים ושנתיים, עותקי ⁦W-2⁩ ורישומי הפקדות לכל השנים שבו.

שונה אצלכם?

• דוחות שכר לא הוגשו מעולם, או שהתקבלה הודעת שכר מ-⁠IRS: הרישומים חשובים עד שהתקופות נסגרות. ראו פיגור במסי שכר. אם הספרים שהדוחות האלה נשענים עליהם גם הם בפיגור, הנהלת חשבונות מביאה אותם להיות מעודכנים.
• רישומים חסרים, או נמצאים אצל ספק שנסגר או הוחלף, והגיעה ביקורת, תביעת שכר או מכתב מרשות: לעיתים קרובות אפשר לשחזר שכר מרישומי בנק, תדפיסי IRS ודוחות שהוגשו, וזו עבודת הנהלת חשבונות שנעשית על הספרים. ראו הנהלת חשבונות וביקורת של IRS בעסק קטן.
• אתם האדם היחיד בשכר (בעלים של חברת S שמשלמים לעצמם שכר): תקופת מס השכר של IRS חלה על השכר שלכם עצמכם. שמרו את אותן רשימות שכר, הפקדות, דוחות ועותקי ⁦W-2⁩. ראו הרצת שכר בעצמכם.
• אתם משלמים לעובדים כקבלנים, שעשויים להיות עובדים: ראו קבלנים שעשויים להיות עובדים ואיסוף מספרי זיהוי מס מקבלנים.
• אתם מעסיקים אנשים בקליפורניה: ראו מסי שכר בקליפורניה והקמת EDD.
• אתם סוגרים או מוכרים את העסק, או צריכים קבלות ודוחות ולא שכר: ראו כמה זמן שומרים רישומים עסקיים.
• עדיין לא הקמתם שכר: ראו הקמת שכר.
• אתם מעסיקים קנדים: חל חוק אחר; ראו כמה זמן שומרים רישומים עסקיים בקנדה.