Giữ hồ sơ tiền lương bao lâu: quy định IRS, lao động và tiểu bang

Tôi cần giữ hồ sơ tiền lương trong bao lâu?

IRS yêu cầu giữ hồ sơ thuế lương ít nhất bốn năm, và các quy định khác có thời hạn riêng cho cùng những hồ sơ đó. Hãy giữ mỗi hồ sơ cho đến khi thời hạn dài nhất áp dụng cho nó kết thúc (IRS).

Với bảng lương, thời hạn của IRS thường là thời hạn liên bang dài nhất: thời hạn này tính từ tờ khai quý 4 nộp vào đầu năm sau, nên dài hơn các thời hạn ba năm về tiền lương và giờ làm, ba năm về phân biệt đối xử về tuổi và ba năm về nghỉ phép gia đình. Hồ sơ tín thuế, Form I-9 của nhân viên làm lâu năm, thời hạn của tiểu bang, và một cuộc kiểm tra hoặc khiếu nại đang mở có thể kéo dài thời hạn này.

Trường hợp không đơn giản khi có bất kỳ điều nào sau đây:

• Có tờ khai thuế lương chưa bao giờ được nộp. IRS không bị giới hạn thời gian ấn định thuế đối với tờ khai chưa bao giờ được nộp (26 U.S.C. 6501(c)(3)), nên hồ sơ của các kỳ đó vẫn quan trọng cho đến khi các tờ khai được nộp và thời hạn ấn định hết. Xem chậm nộp thuế lương.
• Tiểu bang của bạn yêu cầu giữ hồ sơ lâu hơn IRS, như New York, và như California với một số khoản thanh toán cho nhà cung cấp dịch vụ.
• Một số người lao động được trả bằng tiền mặt hoặc bằng Form 1099 và không có hồ sơ tiền lương nào. Không có gì để xuất hoặc dựng lại từ nhà cung cấp, và câu hỏi đầu tiên là những tờ khai nào lẽ ra phải nộp; xem nhà thầu có thể là nhân viên và chậm nộp thuế lương.
• Bản duy nhất của hồ sơ nằm trong tài khoản của nhà cung cấp dịch vụ lương có thể đóng cửa.
• Một cuộc kiểm tra của IRS hoặc tiểu bang, một khiếu nại về tiền lương, hoặc một đơn tố cáo phân biệt đối xử gửi tới EEOC hoặc cơ quan tiểu bang đang mở hoặc sắp đến, và các tệp hồ sơ còn thiếu.
• Một nhân viên hiện tại hoặc cũ tại California đã yêu cầu hồ sơ tiền lương. Bạn phải trả lời trong 21 ngày dương lịch kể từ ngày yêu cầu; xem các phần về California bên dưới.

Hãy tập hợp trước khi bạn hủy bỏ hoặc đóng bất cứ thứ gì: bảng lương, Form W-4, Form I-9, xác nhận các khoản nộp thuế, tờ khai đã nộp kèm số xác nhận, bản sao W-2 và W-3, và hồ sơ giờ làm và phúc lợi.

IRS yêu cầu những hồ sơ tiền lương nào, và hồ sơ nào phải giữ lâu hơn?

IRS yêu cầu giữ mọi hồ sơ thuế lương ít nhất bốn năm sau khi nộp tờ khai quý 4 (Form 941) của năm (IRS). Quy định tính cùng thời hạn đó từ ngày muộn hơn giữa hạn nộp thuế của kỳ tờ khai và ngày nộp thuế (26 CFR 31.6001-1(e)). Trong thực tế, hãy tính từ ngày muộn nhất trong ba ngày: hạn nộp tờ khai quý 4, ngày nộp tờ khai và ngày nộp khoản thuế cuối cùng của năm. Người nộp Form 944 tính tương tự từ tờ khai hằng năm. Nếu bạn nộp yêu cầu hoàn thuế hoặc tín thuế lương, hãy giữ hồ sơ chứng minh ít nhất bốn năm sau khi nộp yêu cầu (26 CFR 31.6001-1(e)(2)).

Danh sách hồ sơ của IRS gồm:

• Mã số định danh người sử dụng lao động (EIN) của bạn.
• Số tiền và ngày của mọi khoản tiền lương đã trả, và giá trị thị trường hợp lý của tiền lương trả bằng hiện vật.
• Số tiền boa mà nhân viên báo cho bạn, và hồ sơ về tiền boa được phân bổ.
• Họ tên, địa chỉ, số An sinh Xã hội và nghề nghiệp của từng nhân viên, cùng thời gian làm việc.
• Bản sao Form W-4, và bản của nhân viên của Form W-2 bị trả lại vì không giao được.
• Các kỳ nhân viên được trả lương khi nghỉ vì bệnh hoặc thương tích, kèm số tiền.
• Ngày và số tiền của các khoản nộp thuế, kèm số xác nhận cho các khoản nộp điện tử.
• Bản sao các tờ khai đã nộp, kèm số xác nhận.
• Phúc lợi và khoản hoàn chi phí, kèm chứng từ chứng minh.
• Tài liệu chứng minh mọi khoản tín thuế bạn đã yêu cầu.

Hồ sơ tín thuế phải giữ lâu hơn. Với tiền lương nghỉ phép bệnh và nghỉ phép gia đình đủ điều kiện cho kỳ nghỉ sau ngày 31 tháng 3 năm 2021 và trước ngày 1 tháng 10 năm 2021, hãy giữ hồ sơ ít nhất sáu năm. Với tiền lương trả sau ngày 30 tháng 6 năm 2021 thuộc tín thuế giữ chân nhân viên, hãy giữ ít nhất bảy năm (Publication 15; hướng dẫn Form 941-X). Trang lưu giữ hồ sơ thuế lương của IRS vẫn ghi sáu năm cho cả hai, nên hãy dùng con số dài hơn. Theo luật, IRS có thể ấn định thuế đối với tín thuế giữ chân nhân viên bị yêu cầu không đúng cho đến sáu năm sau ngày muộn nhất trong ba ngày: ngày nộp tờ khai, ngày được coi là nộp tờ khai và ngày nộp yêu cầu tín thuế hoặc hoàn thuế (26 U.S.C. 3134(l)). Vì vậy, một yêu cầu nộp muộn hơn sẽ kéo dài thời hạn; hãy giữ hồ sơ đến ngày đó và qua mọi cuộc kiểm tra đang mở. Nếu bạn chưa bao giờ yêu cầu các khoản tín thuế này, điều này không áp dụng.

Luật liên bang về tiền lương và giờ làm yêu cầu giữ hồ sơ lương và thẻ chấm công trong bao lâu?

Luật liên bang về tiền lương và giờ làm (Fair Labor Standards Act, FLSA) yêu cầu người sử dụng lao động thuộc diện áp dụng giữ hồ sơ lương ít nhất ba năm kể từ ngày ghi cuối cùng, và giữ thẻ chấm công, bảng mức lương và các hồ sơ tính lương tương tự ít nhất hai năm (29 CFR 516.5; 29 CFR 516.6; DOL Fact Sheet #21).

Với nhân viên thuộc diện áp dụng quy định về lương tối thiểu hoặc làm thêm giờ, hồ sơ lương ghi danh tính, số giờ làm mỗi ngày và mỗi tuần, mức lương, tiền lương giờ thường và giờ làm thêm, các khoản cộng thêm và khấu trừ khỏi tiền lương, tổng tiền lương và ngày trả lương.

Danh sách đầy đủ có trong 29 CFR 516.2. Hồ sơ có thể được giữ tại nơi làm việc hoặc tại văn phòng hồ sơ trung tâm; nếu giữ ở văn phòng trung tâm, hồ sơ phải sẵn sàng trong vòng 72 giờ kể từ khi có thông báo (29 CFR 516.7).

Thời hạn hai năm cho thẻ chấm công là mức tối thiểu, không phải ngày hủy an toàn. Khiếu nại về lương tối thiểu hoặc tiền làm thêm giờ chưa trả theo luật này có thể được nộp trong vòng hai năm sau khi phát sinh, hoặc ba năm nếu là vi phạm cố ý (29 U.S.C. 255(a)). Thẻ chấm công bị hủy sau hai năm có thể để lại khoảng trống khi một khiếu nại truy ngược xa hơn.

Còn những thời hạn liên bang nào khác: Form I-9, phân biệt đối xử về tuổi, hồ sơ tuyển dụng và nghỉ phép gia đình?

Form I-9, Đạo luật Phân biệt Đối xử về Tuổi trong Việc làm (ADEA), quy định liên bang về hồ sơ nhân sự và Đạo luật Nghỉ phép Gia đình và Y tế (FMLA) đều có điểm bắt đầu riêng và phạm vi áp dụng riêng. Các thời hạn nằm trong bảng đầu tiên.

Người sử dụng lao động tư nhân nhỏ hơn có thể nằm ngoài quy định về phân biệt đối xử về tuổi và nghỉ phép gia đình, nhưng tiểu bang của họ có thể có quy định riêng. Nhà thầu và nhà thầu phụ của chính phủ liên bang có quy định riêng về hồ sơ nhân sự có thể kéo dài hơn (41 CFR 60-300.80). Form I-9 và hồ sơ nhân sự được tính theo từng nhân viên, từ các ngày của chính nhân viên đó, không phải từ cuối năm. Nếu bạn điều hành chương trình hưu trí hoặc bảo hiểm y tế, hồ sơ của chương trình có thời hạn riêng (29 U.S.C. 1027); hãy hỏi người quản trị chương trình. Thời hạn sáu năm chỉ áp dụng cho hồ sơ làm cơ sở cho báo cáo của chương trình. Người sử dụng lao động còn phải giữ hồ sơ đủ để xác định quyền lợi đã đến hạn hoặc có thể đến hạn cho nhân viên (29 U.S.C. 1059(a)(1)), nên đừng hủy hồ sơ lương và thâm niên cũ của người tham gia chương trình chỉ dựa trên thời hạn của báo cáo.

Nhiều thời hạn cùng áp dụng cho một hồ sơ: tôi theo thời hạn nào?

Hãy theo thời hạn dài nhất áp dụng cho hồ sơ đó. Các quy định liên bang về tiền lương và giờ làm nêu rằng chúng không miễn việc tuân thủ bất kỳ quy định liên bang, tiểu bang hay địa phương nào khác về lưu giữ hồ sơ (29 CFR 516.1(c)).

Hãy bắt đầu mỗi thời hạn từ mốc riêng của nó. Thời hạn của IRS bắt đầu từ ngày muộn nhất trong ba ngày: hạn nộp tờ khai quý 4, ngày nộp tờ khai đó và ngày nộp thuế cuối cùng; thời hạn về tiền lương và giờ làm bắt đầu từ lần ghi cuối cùng; thời hạn của Form I-9 bắt đầu từ ngày tuyển dụng hoặc ngày chấm dứt việc làm. Lưu hồ sơ theo năm giúp ích cho thời hạn của IRS và của tiền lương và giờ làm. Form I-9 và hồ sơ nhân sự tính theo từng nhân viên, nên hãy giữ chúng trong hồ sơ riêng của từng nhân viên cho đến khi hết thời hạn.

Các quy định của IRS và về tiền lương và giờ làm được nêu ở đây không đặt ngày hủy riêng cho hồ sơ gắn với cuộc kiểm tra hoặc khiếu nại về lương đang mở, nhưng các quy định về tuyển dụng và hồ sơ nhân sự giữ những hồ sơ đó cho đến khi đơn tố cáo hoặc vụ kiện kết thúc. Giữ một hồ sơ quá ngày thông thường khi vụ việc còn mở giúp tránh khoảng trống. Về những gì một cuộc kiểm tra yêu cầu, xem IRS kiểm tra doanh nghiệp nhỏ.

Tôi có thể giữ hồ sơ tiền lương dưới hình thức nào: giấy, điện tử hay trong tài khoản của nhà cung cấp?

Các quy định liên bang được nêu ở đây không quy định hình thức cụ thể, và hồ sơ điện tử dùng được nếu chính xác, đọc được và cung cấp được khi có yêu cầu. Quy định tiểu bang hoặc quy định về Form I-9 có thể thêm điều kiện, chẳng hạn nơi lưu giữ hồ sơ. IRS không yêu cầu hình thức cụ thể cho hồ sơ thuế lương, miễn là hồ sơ cho phép IRS xác định có nợ thuế hay không và bao nhiêu (26 CFR 31.6001-1(a)). Các quy định về tiền lương và giờ làm không quy định hình thức và cho phép vi phim hoặc hồ sơ xử lý dữ liệu nếu rõ ràng, xác định được theo ngày hoặc kỳ lương, và có thể chép lại khi có yêu cầu (29 CFR 516.1(a)). Hồ sơ nghỉ phép gia đình theo cách tiếp cận tương tự (29 CFR 825.500(b)), trừ việc giấy chứng nhận y tế, chứng nhận lại và tiền sử bệnh được giữ như hồ sơ y tế bảo mật trong các tệp tách riêng khỏi hồ sơ nhân sự thông thường (29 CFR 825.500(g)). Form I-9 có thể ở dạng giấy, điện tử hoặc vi phim và phải được xuất trình để kiểm tra khi có thông báo trước ít nhất ba ngày làm việc (USCIS; 8 CFR 274a.2(b)(2)(ii)). Form I-9 điện tử có thêm yêu cầu: hệ thống phải cung cấp các biểu mẫu, giấy tờ kèm theo và nhật ký kiểm tra liên quan khi có yêu cầu, và mọi hệ thống đã dùng phải truy cập được chừng nào còn phải giữ các biểu mẫu (8 CFR 274a.2(e)).

Hệ thống điện tử phải lập chỉ mục, lưu trữ, bảo quản, truy xuất và tái tạo hồ sơ ở dạng đọc được. Nếu bạn thay giấy bằng hệ thống đó, bạn phải giữ hệ thống chừng nào nó còn quan trọng cho việc thi hành luật thuế, và chỉ được hủy giấy sau khi hệ thống đã được kiểm thử (Publication 583).

Tài khoản của nhà cung cấp là nơi lưu hồ sơ, không phải bảo đảm. IRS nói người sử dụng lao động vẫn là bên chịu trách nhiệm khi nhà cung cấp bên thứ ba xử lý tiền lương, và có thể phải chịu thuế, tiền phạt và tiền lãi mà nhà cung cấp không nộp (IRS). Người chịu trách nhiệm cố ý không thu hoặc không nộp thuế đã khấu trừ cũng có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân về khoản phạt bằng số thuế đó (26 U.S.C. 6672(a); xem tiền phạt thu hồi thuế ủy thác). Tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp được chứng nhận được đối xử khác về thuế lương (26 U.S.C. 3511), nên hãy kiểm tra bạn đang dùng loại nhà cung cấp nào. Hồ sơ thuế lương phải truy cập được đối với nhân viên IRS và sẵn sàng để kiểm tra mọi lúc (26 CFR 31.6001-1(e)(1)). Nếu tài khoản là bản duy nhất và bị đóng, sẽ không còn gì để xuất trình.

Tiểu bang bổ sung gì vào quy định liên bang về hồ sơ tiền lương?

Tiểu bang có thể đặt thời hạn dài hơn và yêu cầu thêm hồ sơ, và thời hạn của mỗi tiểu bang chạy riêng với thời hạn liên bang. Ba ví dụ cho thấy chúng khác nhau nhiều đến mức nào:

Đây là các ví dụ, không phải danh sách đầy đủ. Với tiểu bang khác, hãy đọc các trang về lưu giữ hồ sơ của cơ quan bảo hiểm thất nghiệp, sở lao động và sở thuế của tiểu bang đó. Nhân viên sống hoặc làm việc ở tiểu bang khác có thể kéo theo quy định của tiểu bang đó; xem nhân viên ở tiểu bang khác.

Người sử dụng lao động tại California phải giữ hồ sơ tiền lương trong bao lâu?

Người sử dụng lao động tại California giữ hồ sơ tiền lương ít nhất bốn năm cho Sở Phát triển Việc làm (EDD), và một số hồ sơ theo luật tiền lương ít nhất ba năm.

EDD nêu rằng hồ sơ phải phản ánh mọi người lao động đang làm việc, đã nghỉ việc, đang nghỉ phép và nhà thầu độc lập. Với mỗi người lao động, hồ sơ ghi họ tên đầy đủ, số An sinh Xã hội, ngày tuyển dụng và ngày quay lại, ngày làm việc cuối cùng, nơi làm việc, ngày và số tiền đã trả kèm kỳ lương, giá trị của khoản trả bằng hiện vật, số tiền khấu trừ và hồ sơ chi trả (hướng dẫn của EDD).

Hãy theo ngày muộn hơn khi cả hai dòng hồ sơ nhân sự cùng áp dụng: quy định bốn năm có thể dài hơn ba năm sau khi chấm dứt việc làm. Có ba lưu ý. Thời hạn tám năm áp dụng nếu bạn cho rằng mình không phải người sử dụng lao động thuộc diện áp dụng hoặc người lao động của bạn được miễn, và EDD mô tả thời hạn này là bao gồm các khoản thanh toán cho nhà cung cấp dịch vụ. Nếu bạn trả người lao động như nhà thầu, hãy hỏi EDD hoặc chuyên gia xem quy định đó có áp dụng cho họ không; xem nhà thầu có thể là nhân viên. Mỗi ngành có wage order riêng; Order 4-2001 bao gồm các ngành mà nó nêu tên, còn các ngành khác có wage order riêng, nên hãy xác nhận order áp dụng cho doanh nghiệp của bạn. Và tập sách của DIR đăng lại quy định về bảng kê lương là một ấn bản cũ hơn, nên hãy xác nhận nội dung hiện hành của Labor Code trước khi dựa vào các chi tiết. Về việc đăng ký với EDD, xem thuế lương California và thiết lập EDD.

Nhân viên cũ yêu cầu hồ sơ tiền lương: tôi phải trả lời nhanh đến mức nào ở California?

Tại California, người sử dụng lao động nhận được yêu cầu bằng văn bản hoặc bằng lời của nhân viên hiện tại hoặc cũ để xem hoặc sao chép hồ sơ tiền lương phải thực hiện càng sớm càng tốt và chậm nhất 21 ngày dương lịch kể từ ngày yêu cầu. Bỏ lỡ thời hạn này cho phép nhân viên đòi khoản phạt trong vụ kiện dân sự (DIR). Người sử dụng lao động có thể thực hiện các bước hợp lý để xác nhận danh tính và có thể thu chi phí sao chép thực tế (Labor Code 226, do DIR biên soạn).

Yêu cầu xem hồ sơ nhân sự là một thời hạn riêng: người sử dụng lao động có 30 ngày dương lịch kể từ yêu cầu bằng văn bản, và nhân viên cũ được gửi một yêu cầu như vậy mỗi năm (DIR).

Thời hạn tính từ ngày yêu cầu, không phải từ ngày bạn tìm thấy hồ sơ. Hãy ghi lại ngày nhận yêu cầu và lấy hồ sơ từ nhà cung cấp ngay lập tức.

Các quy định liên bang về lưu giữ hồ sơ được nêu ở đây không đặt thời hạn trả lời yêu cầu của nhân viên. Các tiểu bang khác có thể đặt thời hạn riêng, nên hãy kiểm tra cơ quan lao động của tiểu bang bạn.

Nhà cung cấp dịch vụ lương hoặc gói đăng ký của tôi sắp chấm dứt: tôi nên xuất gì trước?

Hãy xuất trước những hồ sơ không có ở nơi nào khác, rồi đến mọi thứ còn lại cho mọi năm vẫn nằm trong bất kỳ thời hạn nào. Theo thứ tự này:

1. Hỏi nhà cung cấp trước. Hỏi bằng văn bản họ có thể xuất những năm và báo cáo nào, và giữ tài khoản bao lâu sau khi bạn hủy. Làm việc này trước kỳ lương cuối cùng.
2. Hồ sơ nộp thuế. Ngày, số tiền và số xác nhận của mọi khoản nộp thuế. Lịch sử thanh toán trực tuyến của chính người sử dụng lao động trên hệ thống nộp thuế liên bang chỉ lùi lại 16 tháng (IRS). Về các khoản nộp mà nhà cung cấp có thể đã bỏ sót, xem nhà cung cấp dịch vụ lương không nộp thuế cho bạn.
3. Mọi thứ còn lại. Tờ khai đã nộp kèm số xác nhận, bảng lương theo kỳ và theo nhân viên, hồ sơ nhân viên (Form W-4, ngày làm việc, Form I-9) và phiếu lương. Nếu Form I-9 được hoàn thành điện tử, một tệp PDF của mỗi biểu mẫu là chưa đủ: hãy yêu cầu thêm giấy tờ kèm theo, nhật ký kiểm tra và hồ sơ chữ ký, và xác nhận chúng sẽ nằm ở đâu sau khi tài khoản đóng. Về những gì cần thu thập khi đổi nhà cung cấp, xem đổi nhà cung cấp dịch vụ lương.
4. Kiểm tra. Mở từng tệp. Cộng tiền lương và khoản khấu trừ thuế của mỗi năm rồi so với các tờ khai đã nộp. Nếu không khớp, bản xuất chưa đầy đủ, hoặc cần xem kỹ hơn một tờ khai hay sổ sách.

Hãy giữ bộ hồ sơ của mỗi năm trong một thư mục riêng, với một bản sao nằm ngoài hệ thống của nhà cung cấp. Mỗi tháng 1, khi tờ khai quý 4 và W-2 đã nộp, hãy lưu bộ hồ sơ của năm đó (bảng lương, tờ khai, bản sao W-2 và W-3, xác nhận nộp thuế) ra ngoài hệ thống nhà cung cấp. Khi có yêu cầu sau này, bạn chỉ cần tải xuống, không phải dựng lại. Với phần mềm kế toán, xem hồ sơ cần giữ khi hủy phần mềm kế toán.

Nếu hồ sơ tiền lương đã mất hoặc không đầy đủ thì sao?

Hãy dựng lại từ những gì bên khác đang giữ, ghi rõ phần nào là dựng lại, và trước hết tìm hiểu xem mọi tờ khai đã được nộp chưa.

1. Hỏi IRS. Tài khoản thuế doanh nghiệp có thể hiển thị bảng ghi (transcript). IRS cung cấp bảng ghi tờ khai thuế lương cho các tờ khai từ năm thuế 2023 trở đi, và bảng ghi tài khoản thuế cho thấy các khoản nộp thuế liên bang, khoản thanh toán, tiền phạt và ngày nộp tờ khai. Bản sao của tờ khai đã nộp là Form 4506, có phí (IRS).
2. Dùng ngân hàng. Sao kê và séc đã thanh toán cho thấy tiền lương thực nhận, các khoản nộp và ngày thanh toán.
3. Hỏi bên đang giữ. Nhà cung cấp cũ, tài khoản cơ quan tiểu bang và nhân viên (phiếu lương, bản sao W-2) mỗi bên có thể giữ một phần bức tranh.
4. Kiểm tra mọi quý đều đã nộp. Tờ khai chưa bao giờ được nộp khiến thời hạn của IRS vẫn còn mở; xem chậm nộp thuế lương.
5. Ghi rõ hồ sơ được dựng lại. Ghi ngày dựng lại và các nguồn đã dùng. Đừng làm hồ sơ dựng lại trông như bản gốc.

Hậu quả của khoảng trống hồ sơ phụ thuộc vào cơ quan và khiếu nại, và không có một hậu quả chung nào. Nên nhờ chuyên gia khi bạn đã nhận được thông báo hoặc khiếu nại, khi thiếu tiền lương của cả một quý trở lên, khi người lao động được trả bằng tiền mặt hoặc ngoài bảng lương, hoặc khi ngân hàng, nhà cung cấp và bảng ghi của IRS không khớp nhau.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa.

Một nhà hàng ở Texas và một đầu bếp nghỉ việc

Một nhà hàng ở Texas có 12 nhân viên tuyển một đầu bếp vào tháng 3 năm 2021, và anh ấy nghỉ việc vào tháng 6 năm 2026. Form I-9 của anh được giữ đến ngày muộn hơn giữa tháng 3 năm 2024 (ba năm sau khi tuyển) và tháng 6 năm 2027 (một năm sau khi anh nghỉ), tức đến tháng 6 năm 2027. Bảng lương cho tiền lương năm 2026 của anh nằm trong tờ khai quý 4 năm 2026, nộp vào tháng 1 năm 2027, nên thời hạn của IRS kết thúc không sớm hơn tháng 1 năm 2031. Luật về tiền lương và giờ làm yêu cầu giữ thẻ chấm công của anh ít nhất hai năm, và quy định của cơ quan lao động Texas đặt bốn năm cho hồ sơ lương. Thẻ chấm công có thể là bằng chứng duy nhất về số giờ làm đằng sau bảng lương, nên anh giữ chúng cùng với bảng lương.

Một cửa hàng ở California và một nhân viên cũ

Một cửa hàng ở California nhận được email vào ngày 3 tháng 3 từ một nhân viên cũ yêu cầu hồ sơ tiền lương của cô. Cửa hàng phải trả lời càng sớm càng tốt và chậm nhất ngày 24 tháng 3, tức là 21 ngày theo lịch. Cô cũng yêu cầu bằng văn bản xem hồ sơ nhân sự của mình; yêu cầu đó có thời hạn riêng là 30 ngày theo lịch. Cửa hàng vốn đã giữ bảng kê lương ít nhất ba năm và hồ sơ tiền lương cho EDD ít nhất bốn năm.

Một chủ doanh nghiệp hủy phần mềm lương

Một chủ doanh nghiệp đổi nhà cung cấp dịch vụ lương vào ngày 1 tháng 7 năm 2026 và dự định hủy phần mềm cũ vào cuối năm đó. Tài khoản cũ chứa bảng lương từ năm 2022 đến tháng 6 năm 2026.

Chỉ tính theo thời hạn của IRS, chỉ năm 2022 sắp hết hạn, vào tháng 1 năm 2027. Quy định tiểu bang, Form I-9 và các thời hạn khác ở trên có thể dài hơn, nên cô kiểm tra từng loại trước khi hủy bất cứ thứ gì. Mỗi năm sau đó vẫn cần giữ hồ sơ thêm nhiều năm, nên trước khi tài khoản đóng, cô xuất bảng lương, tờ khai hằng quý và hằng năm, bản sao W-2 và hồ sơ nộp thuế cho mọi năm trong đó.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Tờ khai thuế lương chưa bao giờ được nộp, hoặc đã nhận thông báo về thuế lương từ IRS: hồ sơ vẫn quan trọng cho đến khi các kỳ đó khép lại. Xem chậm nộp thuế lương. Nếu sổ sách làm cơ sở cho các tờ khai đó cũng bị chậm, ghi sổ kế toán sẽ cập nhật chúng.
• Hồ sơ bị thiếu, hoặc nằm ở nhà cung cấp đã đóng hoặc đã đổi, và đã nhận được thông báo kiểm tra, khiếu nại về lương hoặc thư của cơ quan: bảng lương thường có thể được dựng lại từ hồ sơ ngân hàng, bảng ghi của IRS và tờ khai đã nộp, là công việc ghi sổ kế toán thực hiện trên sổ sách. Xem ghi sổ kế toán và IRS kiểm tra doanh nghiệp nhỏ.
• Bạn là người duy nhất trong bảng lương (chủ S corporation tự trả lương cho mình): thời hạn thuế lương của IRS áp dụng cho tiền lương của chính bạn. Hãy giữ cùng các bảng lương, khoản nộp thuế, tờ khai và bản sao W-2. Xem tự chạy bảng lương.
• Bạn trả người lao động như nhà thầu nhưng họ có thể là nhân viên: xem nhà thầu có thể là nhân viên và thu thập mã số thuế từ nhà thầu.
• Bạn thuê nhân viên tại California: xem thuế lương California và thiết lập EDD.
• Bạn đang đóng cửa hoặc bán doanh nghiệp, hoặc cần biên lai và tờ khai, không phải hồ sơ lương: xem giữ hồ sơ kinh doanh bao lâu.
• Bạn chưa thiết lập bảng lương: xem thiết lập bảng lương.
• Bạn là người sử dụng lao động tại Canada: áp dụng luật khác; xem giữ hồ sơ kinh doanh bao lâu tại Canada.