پے رول ریکارڈ کتنی مدت رکھیں: IRS، لیبر اور ریاستی قواعد

مجھے پے رول ریکارڈ کتنی مدت تک رکھنے چاہییں؟

IRS ملازمت کے ٹیکس کے ریکارڈ کم از کم چار سال رکھنے کا تقاضا کرتا ہے، اور دیگر قواعد انہی ریکارڈ پر اپنی مدتیں لگاتے ہیں۔ ہر ریکارڈ کو اس مدت تک رکھیں جو اس پر لاگو سب سے لمبی ہو (IRS)۔

پے رول رجسٹر کے لیے IRS کی مدت عموماً وفاقی مدتوں میں سب سے لمبی ہے: یہ اگلے سال کے شروع میں جمع کرائے گئے چوتھی سہ ماہی کے گوشوارے سے چلتی ہے، اس لیے یہ اجرت اور اوقاتِ کار کی تین سال، عمر کی بنیاد پر امتیاز کی تین سال اور خاندانی چھٹی کی تین سال کی مدتوں سے آگے نکل جاتی ہے۔ کریڈٹ کے ریکارڈ، طویل عرصے سے کام کرنے والے ملازم کا Form I-9، ریاستی مدت، اور کھلا آڈٹ یا دعویٰ اسے بڑھا سکتے ہیں۔

معاملہ سادہ نہیں ہوتا اگر ان میں سے کوئی بات درست ہو:

• پے رول کا گوشوارہ کبھی جمع نہیں ہوا۔ جو گوشوارہ کبھی جمع نہ ہوا ہو اس پر ٹیکس کی تشخیص کی IRS کے لیے کوئی وقت کی حد نہیں (⁦26 U.S.C. 6501(c)(3)⁩)، اس لیے ان مدتوں کے ریکارڈ تب تک اہم ہیں جب تک گوشوارے جمع نہ ہو جائیں اور تشخیص کی مدت ختم نہ ہو جائے۔ پے رول ٹیکس میں پیچھے رہ جانا دیکھیں۔
• آپ کی ریاست ریکارڈ IRS سے زیادہ دیر رکھواتی ہے، جیسے نیویارک، اور جیسے کیلیفورنیا خدمات فراہم کرنے والوں کو بعض ادائیگیوں کے لیے۔
• کچھ کارکنوں کو نقد یا Forms 1099 پر ادائیگی ہوئی اور پے رول ریکارڈ موجود نہیں۔ فراہم کنندہ سے ایکسپورٹ کرنے یا دوبارہ بنانے کو کچھ نہیں، اور پہلا سوال یہ ہے کہ کون سے گوشوارے جمع ہونے چاہییں تھے؛ وہ ٹھیکیدار جو ملازم ہو سکتے ہیں اور پے رول ٹیکس میں پیچھے رہ جانا دیکھیں۔
• ریکارڈ کی واحد کاپی ایسے پے رول فراہم کنندہ کے اکاؤنٹ میں ہے جو بند ہو سکتا ہے۔
• IRS یا ریاستی آڈٹ، اجرت کا دعویٰ، یا EEOC یا ریاستی ادارے کی طرف سے امتیاز کا الزام کھلا ہے یا آنے والا ہے، اور فائلوں میں خلا ہیں۔
• کیلیفورنیا میں موجودہ یا سابق ملازم نے پے رول ریکارڈ مانگے ہیں۔ جواب درخواست کے 21 کیلنڈر دن کے اندر دینا ہوتا ہے؛ نیچے کیلیفورنیا کے حصے دیکھیں۔

کچھ بھی ضائع یا منسوخ کرنے سے پہلے جمع کریں: پے رول رجسٹرز، ⁦W-4s⁩، Forms I-9، ڈپازٹ کی تصدیقات، تصدیقی نمبروں کے ساتھ جمع شدہ گوشوارے، ⁦W-2⁩ اور ⁦W-3⁩ کی نقول، اور وقت اور فوائد کے ریکارڈ۔

IRS کون سے پے رول ریکارڈ مانگتا ہے، اور کون سے زیادہ دیر رکھے جاتے ہیں؟

IRS کہتا ہے کہ ملازمت کے ٹیکس کے تمام ریکارڈ سال کا چوتھی سہ ماہی کا گوشوارہ (Form 941) جمع کرانے کے بعد کم از کم چار سال رکھیں (IRS)۔ ضابطہ یہی مدت اس گوشوارے کی مدت کے ٹیکس کی آخری تاریخ یا ٹیکس کی ادائیگی کی تاریخ میں سے بعد والی سے گنتا ہے (⁦26 CFR 31.6001-1(e)⁩)۔ عملاً چوتھی سہ ماہی کے گوشوارے کی آخری تاریخ، اس کے جمع ہونے کی تاریخ، اور سال کے آخری ٹیکس کی ادائیگی کی تاریخ میں سے سب سے بعد والی سے گنیں۔ Form 944 جمع کرانے والا اسی طرح سالانہ گوشوارے سے گنتا ہے۔ اگر آپ ملازمت کے ٹیکس کی واپسی یا کریڈٹ کا دعویٰ جمع کرائیں تو اس کے معاون ریکارڈ دعویٰ جمع ہونے کے بعد کم از کم چار سال رکھیں (⁦26 CFR 31.6001-1(e)(2)⁩)۔

IRS کی ریکارڈ کی فہرست میں شامل ہیں:

• آپ کا آجر شناختی نمبر (EIN)۔
• تمام اجرت کی ادائیگیوں کی رقوم اور تاریخیں، اور مادی شکل میں دی گئی اجرت کی مناسب مارکیٹ قیمت۔
• ملازمین کی آپ کو بتائی گئی ٹپس کی رقوم، اور مختص ٹپس کے ریکارڈ۔
• ہر ملازم کا نام، پتہ، سوشل سیکیورٹی نمبر (SSN) اور پیشہ، اور ملازمت کی تاریخیں۔
• Forms W-4 کی نقول، اور Forms W-2 کی وہ ملازم کاپیاں جو ڈیلیور نہ ہو سکیں اور واپس آ گئیں۔
• وہ مدتیں جن میں ملازم کو بیماری یا چوٹ کی وجہ سے غیر حاضری میں ادائیگی ہوئی، رقوم کے ساتھ۔
• ٹیکس ڈپازٹس کی تاریخیں اور رقوم، الیکٹرانک ڈپازٹس کے تصدیقی نمبروں کے ساتھ۔
• جمع کرائے گئے گوشواروں کی نقول، تصدیقی نمبروں کے ساتھ۔
• ضمنی فوائد اور اخراجات کی واپسی، ثبوت کے ساتھ۔
• آپ کے دعویٰ کردہ کسی بھی کریڈٹ کو ثابت کرنے والی دستاویزات۔

کریڈٹ کے ریکارڈ زیادہ دیر چلتے ہیں۔ 31 مارچ 2021 کے بعد اور 1 اکتوبر 2021 سے پہلے لی گئی چھٹی کی اہل بیماری اور خاندانی چھٹی کی اجرت کے لیے ریکارڈ کم از کم چھ سال رکھیں۔ 30 جون 2021 کے بعد ادا کی گئی اجرت پر ملازم کو برقرار رکھنے کے کریڈٹ کے لیے انہیں کم از کم سات سال رکھیں (Publication 15; Form 941-X کی ہدایات)۔ IRS کے ملازمت کے ٹیکس کے ریکارڈ کا صفحہ اب بھی دونوں کے لیے چھ سال کہتا ہے، اس لیے لمبی مدت استعمال کریں۔ قانون کے مطابق IRS غلط طور پر دعویٰ کیے گئے ملازم برقرار رکھنے کے کریڈٹ کی تشخیص گوشوارے کی جمع ہونے کی تاریخ، اس کی فرضی جمع ہونے کی تاریخ اور کریڈٹ یا واپسی کے دعوے کی تاریخ میں سے سب سے بعد والی کے چھ سال بعد تک کر سکتا ہے (⁦26 U.S.C. 3134(l)⁩)۔ اس لیے بعد کا دعویٰ مدت بڑھا دیتا ہے؛ ریکارڈ اس تاریخ تک اور کسی بھی کھلے جائزے تک رکھیں۔ اگر آپ نے یہ کریڈٹ کبھی نہیں لیے تو یہ لاگو نہیں۔

وفاقی اجرت اور اوقاتِ کار کا قانون پے رول ریکارڈ اور ٹائم کارڈز کتنی مدت رکھنے کا تقاضا کرتا ہے؟

وفاقی اجرت اور اوقاتِ کار کا قانون (Fair Labor Standards Act) اپنے دائرے میں آنے والے آجر سے تقاضا کرتا ہے کہ پے رول ریکارڈ آخری اندراج کی تاریخ سے کم از کم تین سال رکھے، اور ٹائم کارڈز، اجرت کی شرح کے جدول اور اجرت کے حساب کے ایسے دیگر ریکارڈ کم از کم دو سال (⁦29 CFR 516.5⁩; ⁦29 CFR 516.6⁩; DOL Fact Sheet #21)۔

جس ملازم پر کم از کم اجرت یا اوور ٹائم کے قواعد لاگو ہوں اس کے پے رول ریکارڈ میں شناخت، ہر دن اور ہر ہفتے کے کام کے گھنٹے، اجرت کی شرح، عام اوقات اور اوور ٹائم کی ادائیگی، اجرت میں اضافے اور کٹوتیاں، کل اجرت اور ادائیگی کی تاریخ ہوتی ہے۔

مکمل فہرست ⁦29 CFR 516.2⁩ میں ہے۔ ریکارڈ کام کی جگہ پر یا مرکزی ریکارڈ دفتر میں رکھے جا سکتے ہیں؛ مرکزی دفتر سے ہوں تو نوٹس ملنے کے 72 گھنٹے کے اندر دستیاب ہونے چاہییں (⁦29 CFR 516.7⁩)۔

ٹائم کارڈز کی دو سال کی مدت کم از کم ہے، ضائع کرنے کی محفوظ تاریخ نہیں۔ اس قانون کے تحت بقایا کم از کم اجرت یا اوور ٹائم کا دعویٰ پیدا ہونے کے دو سال کے اندر، یا جان بوجھ کر خلاف ورزی پر تین سال کے اندر جمع کرایا جا سکتا ہے (⁦29 U.S.C. 255(a)⁩)۔ دو سال پر ضائع کیا گیا ٹائم کارڈ اس وقت خلا چھوڑ سکتا ہے جب دعویٰ اس سے پیچھے جائے۔

کون سی دیگر وفاقی مدتیں چلتی ہیں: Form I-9، عمر کی بنیاد پر امتیاز، بھرتی کے ریکارڈ اور خاندانی چھٹی؟

Form I-9، Age Discrimination in Employment Act (ADEA)، وفاقی ملازمین کے ریکارڈ کا قاعدہ اور Family and Medical Leave Act (FMLA) میں سے ہر ایک کی اپنی ابتدا اور اپنا دائرہ ہے۔ مدتیں پہلے جدول میں ہیں۔

ایک چھوٹا نجی آجر عمر کی بنیاد پر امتیاز اور خاندانی چھٹی کے قواعد سے باہر ہو سکتا ہے، لیکن اس کی ریاست کے اپنے قواعد ہو سکتے ہیں۔ وفاقی ٹھیکیداروں اور ذیلی ٹھیکیداروں کے ملازمین کے ریکارڈ کا الگ قاعدہ ہے جو زیادہ دیر چل سکتا ہے (⁦41 CFR 60-300.80⁩)۔ Form I-9 اور ملازمین کے ریکارڈ فی ملازم، اسی ملازم کی اپنی تاریخوں سے گنے جاتے ہیں، سال کے اختتام سے نہیں۔ اگر آپ ریٹائرمنٹ یا ہیلتھ پلان چلاتے ہیں تو پلان کے ریکارڈ اپنی مدت پر چلتے ہیں (⁦29 U.S.C. 1027⁩)؛ پلان کے منتظم سے پوچھیں۔ چھ سال کی مدت صرف پلان کی رپورٹوں کے معاون ریکارڈ پر لاگو ہوتی ہے۔ آجر کو ایسے ریکارڈ بھی رکھنے چاہییں جو اس کے ملازمین کو واجب الادا یا ممکنہ طور پر واجب ہونے والے فوائد طے کرنے کے لیے کافی ہوں (⁦29 U.S.C. 1059(a)(1)⁩)، اس لیے پلان کے شریک کے پرانے پے رول اور سروس ریکارڈ صرف رپورٹ کی مدت کی بنیاد پر ضائع نہ کریں۔

ایک ہی ریکارڈ پر کئی مدتیں لاگو ہوں تو میں کون سی فالو کروں؟

اس ریکارڈ پر لاگو سب سے لمبی مدت فالو کریں۔ وفاقی اجرت اور اوقاتِ کار کے قواعد کہتے ہیں کہ وہ کسی دوسرے وفاقی، ریاستی یا مقامی ریکارڈ رکھنے کے قاعدے کی تعمیل سے معافی نہیں دیتے (⁦29 CFR 516.1(c)⁩)۔

ہر مدت کو اس کے اپنے آغاز سے شروع کریں۔ IRS کی مدت چوتھی سہ ماہی کی آخری تاریخ، اس کے جمع ہونے اور آخری ٹیکس ادائیگی میں سے سب سے بعد والی سے شروع ہوتی ہے، اجرت اور اوقاتِ کار کی مدت آخری اندراج سے، اور Form I-9 کی مدت بھرتی یا ملازمت کے اختتام سے۔ ریکارڈ کو سال کے حساب سے فائل کرنا IRS اور اجرت اور اوقاتِ کار کی مدتوں میں مدد دیتا ہے۔ Form I-9 اور ملازمین کے ریکارڈ فی ملازم چلتے ہیں، اس لیے انہیں ہر ملازم کی اپنی فائل میں اس کی مدت ختم ہونے تک رکھیں۔

یہاں دیے گئے IRS اور اجرت اور اوقاتِ کار کے قواعد کھلے آڈٹ یا اجرت کے دعوے سے جڑے ریکارڈ کے لیے ضائع کرنے کی کوئی الگ تاریخ مقرر نہیں کرتے، لیکن بھرتی اور ملازمین کے ریکارڈ کے قواعد ان ریکارڈ کو الزام یا کارروائی ختم ہونے تک رکھواتے ہیں۔ معاملہ کھلا ہو تو ریکارڈ کو اس کی معمول کی تاریخ سے آگے رکھنا خلا سے بچاتا ہے۔ آڈٹ کیا مانگتا ہے، اس کے لیے چھوٹے کاروبار کا IRS آڈٹ دیکھیں۔

میں پے رول ریکارڈ کس شکل میں رکھ سکتا ہوں: کاغذ، الیکٹرانک یا فراہم کنندہ کے اکاؤنٹ میں؟

یہاں دیے گئے وفاقی قواعد کوئی خاص شکل مقرر نہیں کرتے، اور الیکٹرانک ریکارڈ تب کام کرتے ہیں جب وہ درست ہوں اور درخواست پر پڑھے اور پیش کیے جا سکیں۔ ریاستی قاعدہ یا Form I-9 کے قواعد شرائط بڑھا سکتے ہیں، جیسے ریکارڈ کہاں رکھے جائیں۔ IRS ملازمت کے ٹیکس کے ریکارڈ کے لیے کوئی خاص شکل نہیں مانگتا، بشرطیکہ ریکارڈ اسے یہ طے کرنے دیں کہ ٹیکس واجب ہے یا نہیں اور کتنا (⁦26 CFR 31.6001-1(a)⁩)۔ اجرت اور اوقاتِ کار کے قواعد کوئی شکل مقرر نہیں کرتے اور مائیکرو فلم یا ڈیٹا پروسیسنگ ریکارڈ کی اجازت دیتے ہیں جو واضح ہوں، تاریخ یا پے پیریڈ سے شناخت ہو سکیں، اور درخواست پر نقل کیے جا سکیں (⁦29 CFR 516.1(a)⁩)۔ خاندانی چھٹی کے ریکارڈ بھی یہی طریقہ اپناتے ہیں (⁦29 CFR 825.500(b)⁩)، سوائے اس کے کہ طبی تصدیقات، دوبارہ تصدیقات اور طبی تاریخیں خفیہ طبی ریکارڈ کے طور پر عام ملازمین کی فائلوں سے الگ فائلوں میں رکھی جاتی ہیں (⁦29 CFR 825.500(g)⁩)۔ Forms I-9 کاغذی، الیکٹرانک یا مائیکرو فلم ہو سکتے ہیں اور معائنے کے لیے کم از کم تین کاروباری دنوں کے نوٹس پر پیش کیے جانے چاہییں (USCIS; ⁦8 CFR 274a.2(b)(2)(ii)⁩)۔ الیکٹرانک Forms I-9 پر مزید شرائط ہیں: سسٹم کو درخواست پر فارم، معاون دستاویزات اور ان کے متعلقہ آڈٹ ٹریلز پیش کرنے ہوں گے، اور جب تک فارم رکھنے ضروری ہوں استعمال شدہ ہر سسٹم قابل رسائی رہنا چاہیے (⁦8 CFR 274a.2(e)⁩)۔

الیکٹرانک سسٹم کو ریکارڈ کو پڑھنے کے قابل شکل میں انڈیکس، محفوظ، برقرار، حاصل اور دوبارہ تیار کرنا چاہیے۔ اگر آپ کاغذ کی جگہ اسے لائیں تو سسٹم کو اتنی دیر رکھنا ہوگا جب تک وہ ٹیکس قانون کے نفاذ کے لیے اہم ہو، اور کاغذ صرف سسٹم کی جانچ کے بعد ضائع کیا جا سکتا ہے (Publication 583)۔

فراہم کنندہ کا اکاؤنٹ ریکارڈ رکھنے کی جگہ ہے، ضمانت نہیں۔ IRS کہتا ہے کہ جب کوئی تیسرا فریق فراہم کنندہ پے رول سنبھالے تو آجر ذمہ دار فریق رہتا ہے، اور فراہم کنندہ کے ادا نہ کیے گئے ٹیکس، جرمانوں اور سود کا ذمہ دار ہو سکتا ہے (IRS)۔ ذمہ دار شخص جو جان بوجھ کر روکا گیا ٹیکس وصول یا جمع کرانے میں ناکام ہو، وہ ٹیکس کے برابر جرمانے کا ذاتی طور پر ذمہ دار بھی ہو سکتا ہے (⁦26 U.S.C. 6672(a)⁩; ٹرسٹ فنڈ ریکوری جرمانہ دیکھیں)۔ تصدیق شدہ پیشہ ور آجر ادارے (certified professional employer organization) کے ساتھ ملازمت کے ٹیکس میں مختلف سلوک ہوتا ہے (⁦26 U.S.C. 3511⁩)، اس لیے دیکھیں کہ آپ کا فراہم کنندہ کس قسم کا ہے۔ ملازمت کے ٹیکس کے ریکارڈ IRS افسران کے لیے قابل رسائی اور ہر وقت معائنے کے لیے دستیاب ہونے چاہییں (⁦26 CFR 31.6001-1(e)(1)⁩)۔ اگر اکاؤنٹ ہی واحد کاپی ہو اور بند ہو جائے تو پیش کرنے کو کچھ نہیں بچتا۔

ریاستیں وفاقی پے رول ریکارڈ کے قواعد میں کیا اضافہ کرتی ہیں؟

ریاستیں لمبی مدتیں اور اضافی ریکارڈ مقرر کر سکتی ہیں، اور ہر ریاست کی مدتیں وفاقی مدتوں سے الگ چلتی ہیں۔ تین مثالیں بتاتی ہیں کہ وہ کتنی مختلف ہیں:

یہ مثالیں ہیں، مکمل فہرست نہیں۔ کسی دوسری ریاست کے لیے ریاستی بے روزگاری انشورنس ادارے، محکمہ محنت اور محکمہ ٹیکس کے ریکارڈ رکھنے کے صفحات پڑھیں۔ جو ملازم کسی اور ریاست میں رہتا یا کام کرتا ہو وہ اس ریاست کے قواعد لا سکتا ہے؛ دوسری ریاست میں ملازمین دیکھیں۔

کیلیفورنیا کے آجر کو پے رول ریکارڈ کتنی مدت رکھنے ہیں؟

کیلیفورنیا کا آجر Employment Development Department (EDD) کے لیے پے رول ریکارڈ کم از کم چار سال رکھتا ہے، اور اجرت کے قانون کے کئی ریکارڈ کم از کم تین سال۔

EDD کہتا ہے کہ ریکارڈ میں تمام کارکن ظاہر ہونے چاہییں: موجودہ، سابق، چھٹی پر اور آزاد ٹھیکیدار۔ ہر کارکن کے لیے ریکارڈ میں پورا نام، سوشل سیکیورٹی نمبر، بھرتی اور واپسی کی تاریخیں، خدمات کی آخری تاریخ، کام کی جگہ، ادائیگی کی تاریخیں اور رقوم پے پیریڈ کے ساتھ، مادی ادائیگی کی قدر، روکی گئی رقوم اور ادائیگیوں کے ریکارڈ ہوتے ہیں (EDD کی گائیڈ)۔

جب دونوں ملازمین کے ریکارڈ کی قطاریں لاگو ہوں تو بعد کی تاریخ فالو کریں: چار سال کا قاعدہ ملازمت ختم ہونے کے بعد کی تین سال سے آگے جا سکتا ہے۔ تین احتیاطیں۔ آٹھ سال کی مدت تب لاگو ہوتی ہے جب آپ سمجھتے ہوں کہ آپ subject employer نہیں یا آپ کے کارکن مستثنیٰ ہیں، اور EDD اسے خدمات فراہم کرنے والوں کو ادائیگیوں کا احاطہ کرنے والی بتاتا ہے۔ اگر آپ کارکنوں کو ٹھیکیدار کے طور پر ادائیگی کرتے ہیں تو EDD یا کسی ماہر سے پوچھیں کہ کیا یہ ان تک پہنچتی ہے؛ وہ ٹھیکیدار جو ملازم ہو سکتے ہیں دیکھیں۔ ہر صنعت کا اپنا wage order ہے، اور Order 4-2001 صرف ان صنعتوں پر لاگو ہوتا ہے جن کا وہ نام لیتا ہے، دیگر صنعتوں کے اپنے wage orders ہیں، اس لیے تصدیق کریں کہ آپ کے کاروبار پر کون سا لاگو ہے۔ اور DIR کا کتابچہ جو اجرت کے اسٹیٹمنٹ کا قاعدہ نقل کرتا ہے پرانا ایڈیشن ہے، اس لیے تفصیلات پر انحصار سے پہلے Labor Code کا موجودہ متن دیکھیں۔ EDD میں رجسٹریشن کے لیے کیلیفورنیا کے پے رول ٹیکس اور EDD کی ترتیب دیکھیں۔

سابق ملازم پے رول ریکارڈ مانگے: کیلیفورنیا میں مجھے کتنی جلدی جواب دینا ہوگا؟

کیلیفورنیا میں جو آجر موجودہ یا سابق ملازم سے پے رول ریکارڈ دیکھنے یا نقل کرنے کی تحریری یا زبانی درخواست وصول کرے، اسے جلد از جلد اور درخواست کی تاریخ سے 21 کیلنڈر دن کے اندر تعمیل کرنی ہوگی۔ مدت چھوٹ جانے پر ملازم دیوانی مقدمے میں جرمانہ وصول کر سکتا ہے (DIR)۔ آجر شناخت کی تصدیق کے لیے معقول اقدامات کر سکتا ہے اور نقل بنانے کی اصل لاگت وصول کر سکتا ہے (Labor Code 226، DIR کا مرتب کردہ)۔

ملازمین کی فائل کی درخواست ایک الگ مدت ہے: آجر کے پاس تحریری درخواست سے 30 کیلنڈر دن ہیں، اور سابق ملازم سال میں ایک ایسی درخواست کر سکتا ہے (DIR)۔

مدت درخواست کی تاریخ سے چلتی ہے، اس دن سے نہیں جب آپ کو فائل ملے۔ درخواست آنے کی تاریخ نوٹ کریں اور فراہم کنندہ سے ریکارڈ فوراً نکالیں۔

یہاں دیے گئے وفاقی ریکارڈ کے قواعد ملازم کی درخواست کا جواب دینے کی کوئی مدت مقرر نہیں کرتے۔ دیگر ریاستیں اپنی مدت رکھ سکتی ہیں، اس لیے اپنی ریاست کا محکمہ محنت دیکھیں۔

میرا پے رول فراہم کنندہ یا سبسکرپشن ختم ہو رہی ہے: سب سے پہلے کیا ایکسپورٹ کروں؟

پہلے وہ ریکارڈ ایکسپورٹ کریں جو کہیں اور موجود نہیں، پھر باقی سب ان تمام سالوں کے لیے جو کسی بھی مدت کے اندر ہیں۔ اس ترتیب میں:

1. پہلے فراہم کنندہ سے پوچھیں۔ تحریری طور پر پوچھیں کہ وہ کون سے سال اور رپورٹیں ایکسپورٹ کر سکتا ہے، اور آپ کے منسوخ کرنے کے بعد اکاؤنٹ کتنی دیر رکھتا ہے۔ یہ آخری پے رول چلانے سے پہلے کریں۔
2. ڈپازٹ ریکارڈ۔ ہر ٹیکس ڈپازٹ کی تاریخیں، رقوم اور تصدیقی نمبر۔ وفاقی ڈپازٹ سسٹم میں آجر کی اپنی آن لائن ادائیگی کی تاریخ صرف 16 ماہ پیچھے جاتی ہے (IRS)۔ ان ڈپازٹس کے لیے جو فراہم کنندہ سے چھوٹ گئے ہوں، پے رول فراہم کنندہ نے آپ کے ٹیکس ادا نہیں کیے دیکھیں۔
3. باقی سب۔ جمع شدہ گوشوارے تصدیقی نمبروں کے ساتھ، مدت اور ملازم کے لحاظ سے پے رول رجسٹرز، ملازمین کی فائلیں (⁦W-4s⁩، ملازمت کی تاریخیں، Forms I-9) اور پے اسٹبز۔ اگر Forms I-9 الیکٹرانک طور پر مکمل ہوئے تھے تو ہر فارم کی PDF کافی نہیں: معاون دستاویزات، آڈٹ ٹریلز اور دستخط کے ریکارڈ بھی مانگیں، اور تصدیق کریں کہ اکاؤنٹ بند ہونے کے بعد وہ کہاں رہیں گے۔ فراہم کنندہ بدلتے وقت کیا جمع کرنا ہے، اس کے لیے پے رول فراہم کنندہ بدلنا دیکھیں۔
4. ایک جانچ۔ ہر فائل کھولیں۔ ہر سال کی اجرت اور ودہولڈنگ جمع کر کے جمع شدہ گوشواروں سے ملائیں۔ فرق کا مطلب ہے کہ ایکسپورٹ نامکمل ہے، یا کسی گوشوارے یا کھاتوں کو قریب سے دیکھنے کی ضرورت ہے۔

ہر سال کا سیٹ اس کے اپنے فولڈر میں رکھیں، فراہم کنندہ کے سسٹم سے باہر ایک کاپی کے ساتھ۔ ہر جنوری، چوتھی سہ ماہی کا گوشوارہ اور ⁦W-2s⁩ جمع ہونے کے بعد، اس سال کا سیٹ (رجسٹرز، گوشوارے، ⁦W-2⁩ اور ⁦W-3⁩ کی نقول، ڈپازٹ کی تصدیقات) فراہم کنندہ سے باہر محفوظ کریں۔ تب بعد کی درخواست ڈاؤن لوڈ ہوتی ہے، دوبارہ بنانا نہیں پڑتا۔ اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر کے لیے اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر منسوخ کرتے وقت رکھے جانے والے ریکارڈ دیکھیں۔

اگر پے رول ریکارڈ پہلے ہی ضائع یا نامکمل ہوں تو؟

ان سے دوبارہ بنائیں جو دوسروں کے پاس ہے، دوبارہ بنائے گئے کو واضح لیبل دیں، اور پہلے معلوم کریں کہ کیا ہر گوشوارہ جمع ہوا تھا۔

1. IRS سے پوچھیں۔ بزنس ٹیکس اکاؤنٹ ٹرانسکرپٹس دکھا سکتا ہے۔ IRS ٹیکس سال 2023 اور اس کے بعد کے گوشواروں کے لیے ملازمت کے ٹیکس کے گوشوارے کے ٹرانسکرپٹس دیتا ہے، اور ایک ٹیکس اکاؤنٹ ٹرانسکرپٹ جو وفاقی ٹیکس ڈپازٹس، ادائیگیاں، جرمانے اور گوشوارہ جمع ہونے کی تاریخ دکھاتا ہے۔ جمع شدہ گوشوارے کی کاپی Form 4506 سے ملتی ہے، فیس کے ساتھ (IRS)۔
2. بینک استعمال کریں۔ اسٹیٹمنٹس اور منسوخ شدہ چیک خالص تنخواہ، ڈپازٹس اور ادائیگی کی تاریخیں دکھاتے ہیں۔
3. ریکارڈ رکھنے والوں سے پوچھیں۔ پرانا فراہم کنندہ، ریاستی ادارے کا اکاؤنٹ اور ملازمین (پے اسٹبز، ⁦W-2⁩ کی نقول) ہر ایک تصویر کا کچھ حصہ رکھ سکتا ہے۔
4. دیکھیں کہ ہر سہ ماہی جمع ہوئی تھی۔ جو گوشوارہ کبھی جمع نہ ہوا ہو وہ IRS کی وقت کی حد کھلی رکھتا ہے؛ پے رول ٹیکس میں پیچھے رہ جانا دیکھیں۔
5. دوبارہ بنائے گئے ریکارڈ کو لیبل دیں۔ دوبارہ بنانے کی تاریخ اور استعمال شدہ ماخذ درج کریں۔ دوبارہ بنائے گئے ریکارڈ کو اصل جیسا نہ دکھائیں۔

خلا کا نتیجہ ادارے اور دعوے پر منحصر ہے، اور کوئی ایک نتیجہ لاگو نہیں ہوتا۔ ماہر کو شامل کرنا اس وقت فائدہ مند ہے جب نوٹس یا دعویٰ پہلے ہی ہاتھ میں ہو، پوری سہ ماہی یا اس سے زیادہ کا پے رول غائب ہو، کارکنوں کو نقد یا پے رول سے باہر ادائیگی ہوئی ہو، یا بینک، فراہم کنندہ اور IRS ٹرانسکرپٹس آپس میں نہ ملتے ہوں۔

مثال

یہ مثالیں تشریحی ہیں۔

ٹیکساس کا ریستوران اور جانے والا باورچی

12 ملازمین والا ٹیکساس کا ایک ریستوران مارچ 2021 میں ایک باورچی کو رکھتا ہے، اور وہ جون 2026 میں چلا جاتا ہے۔ اس کا Form I-9 مارچ 2024 (بھرتی کے تین سال بعد) اور جون 2027 (اس کے جانے کے ایک سال بعد) میں سے بعد والی تک، یعنی جون 2027 تک رکھا جاتا ہے۔ اس کی 2026 کی اجرت کا پے رول رجسٹر 2026 کی چوتھی سہ ماہی کے گوشوارے میں آتا ہے، جو جنوری 2027 میں جمع ہوا، اس لیے IRS کی مدت جنوری 2031 سے پہلے ختم نہیں ہوتی۔ اجرت اور اوقاتِ کار کا قانون اس کے ٹائم کارڈز کم از کم دو سال رکھوانے کا تقاضا کرتا ہے، اور ٹیکساس ورک فورس ایجنسی کا قاعدہ اجرت کے ریکارڈ کے لیے چار سال مقرر کرتا ہے۔ کارڈز رجسٹر کے پیچھے گھنٹوں کا واحد ثبوت ہو سکتے ہیں، اس لیے آجر انہیں رجسٹر کے ساتھ رکھتا ہے۔

کیلیفورنیا کی دکان اور سابق ملازمہ

کیلیفورنیا کی ایک دکان کو 3 مارچ کو ایک سابق ملازمہ کی ای میل ملتی ہے جس میں وہ اپنے پے رول ریکارڈ مانگتی ہے۔ دکان کو جلد از جلد اور 24 مارچ تک، جو 21 کیلنڈر دن ہیں، جواب دینا ہوگا۔ وہ تحریری طور پر اپنی ملازمین کی فائل بھی مانگتی ہے؛ اس درخواست کے اپنے 30 کیلنڈر دن ہیں۔ دکان پہلے ہی اجرت کے اسٹیٹمنٹس کم از کم تین سال اور EDD کے لیے پے رول ریکارڈ کم از کم چار سال رکھتی ہے۔

ایک مالکہ پے رول سافٹ ویئر منسوخ کرتی ہے

ایک مالکہ نے 1 جولائی 2026 کو پے رول فراہم کنندہ بدلا اور وہ اس سال کے آخر میں پرانا سافٹ ویئر منسوخ کرنے کا ارادہ رکھتی ہے۔ پرانے اکاؤنٹ میں 2022 سے جون 2026 تک کا پے رول ہے۔

صرف IRS کی مدت کے لحاظ سے، صرف 2022 ختم ہونے کے قریب ہے، جنوری 2027 میں۔ ریاستی قواعد، Form I-9 اور اوپر کی دیگر مدتیں زیادہ لمبی ہو سکتی ہیں، اس لیے وہ کچھ بھی ضائع کرنے سے پہلے ہر ایک دیکھتی ہے۔ ہر بعد کے سال کو ابھی کئی سال ریکارڈ چاہییں، اس لیے اکاؤنٹ بند ہونے سے پہلے وہ اس میں موجود تمام سالوں کے رجسٹرز، سہ ماہی اور سالانہ گوشوارے، ⁦W-2⁩ کی نقول اور ڈپازٹ ریکارڈ ایکسپورٹ کر لیتی ہے۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• پے رول گوشوارے کبھی جمع نہیں ہوئے، یا IRS کا پے رول نوٹس آیا: ریکارڈ تب تک اہم ہیں جب تک مدتیں بند نہ ہوں۔ پے رول ٹیکس میں پیچھے رہ جانا دیکھیں۔ اگر وہ کھاتے بھی پیچھے ہیں جن پر یہ گوشوارے بنتے ہیں تو حساب کتاب انہیں تازہ ترین کرتا ہے۔
• ریکارڈ غائب ہیں، یا بند یا تبدیل شدہ فراہم کنندہ میں ہیں، اور آڈٹ، اجرت کا دعویٰ یا ادارے کا خط آ گیا ہے: پے رول اکثر بینک ریکارڈ، IRS ٹرانسکرپٹس اور جمع شدہ گوشواروں سے دوبارہ بنایا جا سکتا ہے، جو کھاتوں پر کیا جانے والا حساب کتاب کا کام ہے۔ حساب کتاب اور چھوٹے کاروبار کا IRS آڈٹ دیکھیں۔
• پے رول پر آپ اکیلے ہیں (S کارپوریشن کے مالک جو خود کو ادائیگی کرتے ہیں): IRS کی ملازمت کے ٹیکس کی مدت آپ کی اپنی اجرت پر بھی لاگو ہوتی ہے۔ وہی رجسٹرز، ڈپازٹس، گوشوارے اور ⁦W-2⁩ کی نقول رکھیں۔ خود پے رول چلانا دیکھیں۔
• آپ کارکنوں کو ٹھیکیدار کے طور پر ادائیگی کرتے ہیں جو ملازم ہو سکتے ہیں: وہ ٹھیکیدار جو ملازم ہو سکتے ہیں اور ٹھیکیداروں سے ٹیکس شناختی نمبر جمع کرنا دیکھیں۔
• آپ کیلیفورنیا میں لوگوں کو ملازم رکھتے ہیں: کیلیفورنیا کے پے رول ٹیکس اور EDD کی ترتیب دیکھیں۔
• آپ کاروبار بند یا فروخت کر رہے ہیں، یا آپ کو پے رول نہیں بلکہ رسیدیں اور گوشوارے چاہییں: کاروباری ریکارڈ کتنی دیر رکھیں دیکھیں۔
• آپ نے ابھی پے رول شروع نہیں کیا: پے رول شروع کرنا دیکھیں۔
• آپ کینیڈین آجر ہیں: وہاں مختلف قانون لاگو ہے؛ کینیڈا میں کاروباری ریکارڈ کتنی دیر رکھیں دیکھیں۔