Quanto tempo guardar registros de folha de pagamento nos EUA

Por quanto tempo preciso guardar os registros de folha de pagamento?

O IRS exige os registros de imposto sobre a folha por pelo menos quatro anos, e outras regras têm prazos próprios sobre os mesmos registros. Guarde cada registro até acabar o prazo mais longo que se aplica a ele (IRS).

Para um livro de folha de pagamento, o prazo do IRS costuma ser o mais longo entre os federais: ele corre da declaração do quarto trimestre, entregue no início do ano seguinte, e por isso supera os prazos de três anos de salário e jornada, de três anos de discriminação por idade e de três anos de licença familiar. Registros de crédito, o Form I-9 de um empregado de longa data, um prazo estadual e uma auditoria ou reclamação em aberto podem estendê-lo.

Um caso não é simples quando qualquer um destes pontos é verdadeiro:

• Uma declaração de folha de pagamento nunca foi entregue. O IRS não tem limite de tempo para lançar o imposto de uma declaração que nunca foi entregue (26 U.S.C. 6501(c)(3)); por isso, os registros desses períodos importam até as declarações serem entregues e o prazo de lançamento acabar. Veja atraso nos impostos sobre a folha de pagamento.
• Seu estado exige guardar registros por mais tempo que o IRS, como Nova York, e como a Califórnia em certos pagamentos a prestadores de serviços.
• Alguns trabalhadores foram pagos em dinheiro ou por Forms 1099 e não existem registros de folha de pagamento. Não há nada a exportar nem a reconstruir a partir de um provedor, e a primeira pergunta é quais declarações deveriam ter sido entregues; veja prestadores de serviços que podem ser empregados e atraso nos impostos sobre a folha de pagamento.
• A única cópia dos registros está na conta de um provedor de folha de pagamento que pode ser encerrada.
• Uma auditoria do IRS ou do estado, uma reclamação salarial ou uma denúncia de discriminação à EEOC (órgão federal de igualdade no emprego) ou a um órgão estadual está aberta ou a caminho, e os arquivos têm lacunas.
• Um empregado atual ou antigo na Califórnia pediu registros da folha de pagamento. A resposta é devida em até 21 dias corridos do pedido; veja as seções da Califórnia abaixo.

Reúna antes de descartar ou cancelar qualquer coisa: livros de folha de pagamento, W-4, Forms I-9, confirmações de depósito, declarações entregues com os números de confirmação, cópias de W-2 e W-3 e registros de horas e de benefícios.

Quais registros de folha de pagamento o IRS exige, e quais se guardam por mais tempo?

O IRS manda guardar todos os registros de imposto sobre a folha por pelo menos quatro anos depois da entrega da declaração do quarto trimestre (Form 941) do ano (IRS). O regulamento conta o mesmo prazo a partir da mais tardia entre a data de vencimento do imposto do período da declaração e a data em que o imposto é pago (26 CFR 31.6001-1(e)). Na prática, conte da mais tardia entre a data de vencimento da declaração do quarto trimestre, a data de entrega dela e a data em que o último imposto do ano foi pago. Quem entrega o Form 944 conta do mesmo jeito a partir da declaração anual. Se você pedir restituição ou crédito de imposto sobre a folha, guarde os registros de apoio por pelo menos quatro anos depois da entrega do pedido (26 CFR 31.6001-1(e)(2)).

A lista de registros do IRS inclui:

• Seu EIN (número de identificação do empregador).
• Valores e datas de todos os pagamentos de salário e o valor justo de mercado dos salários pagos em bens ou serviços.
• Valores das gorjetas que os empregados informam a você e registros das gorjetas alocadas.
• Nome, endereço, número de Social Security (previdência social dos EUA) e ocupação de cada empregado, e as datas do emprego.
• Cópias dos Forms W-4 e as vias do empregado dos Forms W-2 devolvidas por não terem sido entregues.
• Períodos em que um empregado foi pago durante ausência por doença ou lesão, com os valores.
• Datas e valores dos depósitos de imposto, com os números de confirmação dos depósitos eletrônicos.
• Cópias das declarações entregues, com os números de confirmação.
• Benefícios adicionais e reembolsos de despesas, com a comprovação.
• Documentação que comprove qualquer crédito que você pediu.

Os registros de crédito duram mais. Para os salários de licença médica e familiar qualificada de licenças tiradas depois de 31 de março de 2021 e antes de 1º de outubro de 2021, guarde os registros por pelo menos seis anos. Para os salários do crédito de retenção de empregados pagos depois de 30 de junho de 2021, guarde-os por pelo menos sete anos (Publication 15; instruções do Form 941-X). A página do IRS sobre guarda de registros de imposto sobre a folha ainda diz seis anos para ambos; por isso, use o prazo mais longo. Por lei, o IRS pode lançar um crédito de retenção pedido indevidamente até seis anos depois da mais tardia entre a data de entrega da declaração, a data em que ela é considerada entregue e a data do pedido de crédito ou restituição (26 U.S.C. 3134(l)). Um pedido posterior, portanto, estende o prazo; guarde os registros até essa data e durante qualquer exame em aberto. Se você nunca pediu esses créditos, isto não se aplica.

Por quanto tempo a lei federal de salário e jornada exige registros da folha de pagamento e cartões de ponto?

A lei federal de salário e jornada (Fair Labor Standards Act, FLSA) exige que um empregador abrangido guarde os registros da folha de pagamento por pelo menos três anos a partir da data do último lançamento, e os cartões de ponto, as tabelas de valores de salário e registros semelhantes de cálculo de salário por pelo menos dois anos (29 CFR 516.5; 29 CFR 516.6; DOL Fact Sheet #21).

Para um empregado coberto pelas regras de salário mínimo ou de horas extras, o registro da folha de pagamento mostra identidade, horas trabalhadas em cada dia e em cada semana, valor da hora, pagamento normal e de horas extras, acréscimos e descontos no salário, salário total e data do pagamento.

A lista completa está em 29 CFR 516.2. Os registros podem ser guardados no local de trabalho ou em um escritório central de registros; de um escritório central, eles devem ficar disponíveis em até 72 horas após o aviso (29 CFR 516.7).

O prazo de dois anos para cartões de ponto é um mínimo, e não uma data segura de descarte. Uma reclamação por salário mínimo ou horas extras não pagos, pela FLSA, pode ser apresentada em até dois anos depois de surgir, ou três anos em caso de violação intencional (29 U.S.C. 255(a)). Um cartão de ponto descartado aos dois anos pode deixar uma lacuna quando uma reclamação remonta a mais tempo.

Que outros prazos federais correm: Form I-9, discriminação por idade, registros de contratação e licença familiar?

O Form I-9, a lei contra a discriminação por idade no emprego (Age Discrimination in Employment Act, ADEA), a regra federal de registros de pessoal e a lei de licença familiar e médica (Family and Medical Leave Act, FMLA) têm, cada um, o próprio ponto de partida e a própria abrangência. Os prazos estão na primeira tabela.

Um empregador privado menor pode ficar fora das regras de discriminação por idade e de licença familiar, mas o estado dele pode ter as próprias. Contratados e subcontratados federais têm uma regra separada de registros de pessoal, que pode durar mais (41 CFR 60-300.80). O Form I-9 e os registros de pessoal são contados por empregado, a partir das datas do próprio empregado, e não do fim de um ano. Se você mantém um plano de aposentadoria ou de saúde, os registros do plano correm em um prazo próprio (29 U.S.C. 1027); pergunte ao administrador do plano. O prazo de seis anos cobre apenas os documentos de apoio dos relatórios do plano. O empregador também deve manter registros suficientes para determinar os benefícios devidos, ou que possam vir a ser devidos, a seus empregados (29 U.S.C. 1059(a)(1)); por isso, não descarte registros antigos de folha de pagamento e de tempo de serviço de um participante do plano só pelo prazo do relatório.

Vários prazos se aplicam ao mesmo registro: qual devo seguir?

Siga o prazo mais longo que se aplica àquele registro. As regras federais de salário e jornada dizem que não dispensam o cumprimento de nenhuma outra regra federal, estadual ou local de guarda de registros (29 CFR 516.1(c)).

Comece a contar cada prazo pelo seu próprio gatilho. O prazo do IRS começa na mais tardia entre a data de vencimento do quarto trimestre, a entrega dele e o último pagamento de imposto; o de salário e jornada, no último lançamento; e o do Form I-9, na contratação ou no fim do emprego. Arquivar os registros por ano ajuda nos prazos do IRS e de salário e jornada. O Form I-9 e os registros de pessoal correm por empregado; por isso, guarde-os no arquivo de cada empregado até o prazo dele acabar.

As regras do IRS e de salário e jornada citadas aqui não fixam uma data separada de descarte para registros ligados a uma auditoria ou reclamação salarial em aberto, mas as regras de contratação e de pessoal mantêm esses registros até uma denúncia ou ação terminar. Manter um registro além da data normal enquanto o assunto está aberto evita uma lacuna. Para o que uma auditoria pede, veja auditoria do IRS em uma pequena empresa.

Em que forma posso guardar os registros de folha de pagamento: papel, eletrônica ou na conta do provedor?

As regras federais citadas aqui não prescrevem uma forma específica, e registros eletrônicos servem se forem precisos e puderem ser lidos e apresentados quando pedidos. Uma regra estadual ou as regras do Form I-9 podem acrescentar condições, como o local onde os registros ficam. O IRS não exige uma forma específica para os registros de imposto sobre a folha, desde que eles permitam apurar se há imposto devido e quanto (26 CFR 31.6001-1(a)). As regras de salário e jornada não prescrevem forma e permitem microfilme ou registros de processamento de dados que sejam claros, identificáveis por data ou período de pagamento e possam ser transcritos quando pedidos (29 CFR 516.1(a)). Os registros de licença familiar seguem a mesma linha (29 CFR 825.500(b)), exceto que certificações médicas, recertificações e históricos médicos são guardados como registros médicos confidenciais, em arquivos separados dos arquivos de pessoal comuns (29 CFR 825.500(g)). Os Forms I-9 podem ser em papel, eletrônicos ou em microfilme e devem ser apresentados para inspeção com aviso de pelo menos três dias úteis (USCIS; 8 CFR 274a.2(b)(2)(ii)). Os Forms I-9 eletrônicos exigem mais: o sistema deve produzir, quando pedido, os formulários, os documentos de apoio e suas trilhas de auditoria, e todo sistema usado deve continuar acessível enquanto os formulários precisarem ser guardados (8 CFR 274a.2(e)).

Um sistema eletrônico deve indexar, armazenar, preservar, recuperar e reproduzir os registros em forma legível. Se você substituir o papel por ele, deve manter o sistema pelo tempo em que ele for relevante para a administração da lei tributária, e o papel só pode ser destruído depois que o sistema for testado (Publication 583).

A conta de um provedor é um lugar para guardar registros, não uma garantia. O IRS diz que o empregador continua sendo o responsável quando um provedor terceirizado cuida da folha de pagamento e pode responder por impostos, multas e juros que o provedor deixar de pagar (IRS). Uma pessoa responsável que deixa intencionalmente de reter ou de recolher o imposto retido também pode responder pessoalmente por uma multa igual ao imposto (26 U.S.C. 6672(a); veja multa de recuperação de tributos retidos (trust fund recovery penalty)). Uma organização profissional de empregadores certificada (professional employer organization) recebe tratamento diferente no imposto sobre a folha (26 U.S.C. 3511); por isso, confira que tipo de provedor você tem. Os registros de imposto sobre a folha devem ser acessíveis aos agentes do IRS e estar disponíveis para inspeção a qualquer momento (26 CFR 31.6001-1(e)(1)). Se a conta for a única cópia e for encerrada, não sobra nada para apresentar.

O que os estados acrescentam às regras federais de registros da folha de pagamento?

Os estados podem fixar prazos mais longos e registros extras, e os prazos de cada estado correm separadamente dos federais. Três exemplos mostram o quanto diferem:

São exemplos, não uma lista completa. Para qualquer outro estado, leia as páginas de guarda de registros do órgão estadual de seguro-desemprego, do departamento do trabalho e do departamento de impostos. Um empregado que mora ou trabalha em outro estado pode trazer as regras desse estado; veja empregados em outro estado.

Por quanto tempo um empregador na Califórnia deve guardar os registros da folha de pagamento?

Um empregador na Califórnia guarda os registros da folha de pagamento por pelo menos quatro anos para o EDD (Employment Development Department, órgão de emprego da Califórnia) e vários registros da lei salarial por pelo menos três anos.

O EDD diz que os registros devem refletir todos os trabalhadores empregados, que não estão mais empregados, em licença e prestadores independentes. De cada trabalhador, eles mostram o nome completo, o número de Social Security, as datas de contratação e de retorno, a última data de serviço, o local de trabalho, as datas e os valores pagos com o período de pagamento, o valor do pagamento em bens ou serviços, os valores retidos e os registros de desembolso (guia do EDD).

Siga a data mais tardia quando as duas linhas de registros de pessoal se aplicam: a regra de quatro anos pode durar mais que os três anos após o fim do emprego. Três cuidados. O prazo de oito anos se aplica se você acredita que não é um empregador sujeito ao imposto ou que seus trabalhadores são isentos, e o EDD o descreve como cobrindo pagamentos a prestadores de serviços. Se você paga trabalhadores como prestadores de serviços, pergunte ao EDD ou a um profissional se ele os alcança; veja prestadores de serviços que podem ser empregados. Cada setor tem a própria wage order, e a Order 4-2001 cobre os setores que ela cita, enquanto outros setores têm wage orders próprias; por isso, confirme a ordem que cobre o seu negócio. E o livreto do DIR que reproduz a regra do demonstrativo de pagamento é de uma edição mais antiga; por isso, confirme o texto atual do Labor Code antes de confiar nos detalhes. Para se registrar no EDD, veja impostos sobre a folha de pagamento na Califórnia e abertura da conta no EDD.

Um ex-empregado pede os registros da folha de pagamento: com que rapidez devo responder na Califórnia?

Na Califórnia, um empregador que recebe um pedido, escrito ou oral, de um empregado atual ou antigo para ver ou copiar registros da folha de pagamento deve atender assim que possível e em no máximo 21 dias corridos a partir da data do pedido. Perder o prazo permite que o empregado receba uma multa em uma ação civil (DIR). O empregador pode tomar medidas razoáveis para confirmar a identidade e cobrar o custo real da reprodução (Labor Code 226, compilado pelo DIR).

O pedido da pasta de pessoal é um prazo separado: o empregador tem 30 dias corridos a partir de um pedido escrito, e um ex-empregado pode fazer um pedido desses por ano (DIR).

O prazo corre a partir da data do pedido, e não do dia em que você encontra o arquivo. Anote a data em que o pedido chega e peça os registros ao provedor imediatamente.

As regras federais de guarda de registros citadas aqui não fixam prazo para responder ao pedido de um empregado. Outros estados podem fixar o próprio; consulte o órgão estadual do trabalho.

Meu provedor de folha de pagamento ou a assinatura está terminando: o que exporto primeiro?

Exporte primeiro os registros que não existem em nenhum outro lugar e depois todo o resto, de todos os anos que ainda estão dentro de algum prazo. Nesta ordem:

1. Pergunte primeiro ao provedor. Pergunte por escrito quais anos e relatórios ele consegue exportar e por quanto tempo mantém a conta depois do cancelamento. Faça isso antes da última folha de pagamento.
2. Registros de depósitos. Datas, valores e números de confirmação de cada depósito de imposto. O histórico de pagamentos on-line do próprio empregador no sistema federal de depósitos alcança apenas 16 meses (IRS). Para depósitos que o provedor pode ter deixado de fazer, veja o provedor de folha de pagamento não pagou seus impostos.
3. Todo o resto. Declarações entregues com os números de confirmação, livros de folha de pagamento por período e por empregado, arquivos dos empregados (W-4, datas de emprego, Forms I-9) e demonstrativos de pagamento. Se os Forms I-9 foram preenchidos eletronicamente, um PDF de cada formulário não basta: peça também os documentos de apoio, as trilhas de auditoria e os registros de assinatura, e confirme onde ficarão depois que a conta for encerrada. Para o que reunir ao trocar de provedor, veja trocar de provedor de folha de pagamento.
4. Uma conferência. Abra cada arquivo. Some o salário e as retenções de cada ano e compare com as declarações entregues. Uma diferença significa que a exportação está incompleta, ou que uma declaração ou a escrituração contábil precisa de uma revisão mais cuidadosa.

Guarde o conjunto de cada ano em uma pasta própria, com uma cópia fora do sistema do provedor. Todo janeiro, depois que a declaração do quarto trimestre e os W-2 forem entregues, salve o conjunto daquele ano (livros, declarações, cópias de W-2 e W-3, confirmações de depósito) fora do provedor. Um pedido posterior vira um download, e não uma reconstrução. Para software de contabilidade, veja registros a guardar ao cancelar o software de contabilidade.

E se os registros da folha de pagamento já foram perdidos ou estão incompletos?

Reconstrua a partir do que outros guardam, identifique o que foi reconstruído e descubra primeiro se todas as declarações foram entregues.

1. Peça ao IRS. Uma conta fiscal do negócio pode mostrar transcrições. O IRS oferece transcrições das declarações de imposto sobre a folha dos anos fiscais a partir de 2023 e uma transcrição da conta fiscal com depósitos federais de imposto, pagamentos, multas e a data de entrega da declaração. Uma cópia de uma declaração entregue é pedida pelo Form 4506, com taxa (IRS).
2. Use o banco. Extratos e cheques compensados mostram o salário líquido, os depósitos e as datas de pagamento.
3. Pergunte a quem tem os registros. O provedor antigo, a conta no órgão estadual e os empregados (demonstrativos de pagamento, cópias de W-2) podem guardar, cada um, uma parte do quadro.
4. Confirme que todo trimestre foi entregue. Uma declaração nunca entregue deixa aberto o prazo do IRS; veja atraso nos impostos sobre a folha de pagamento.
5. Identifique os registros reconstruídos. Anote a data da reconstrução e as fontes usadas. Não faça um registro reconstruído parecer original.

O que decorre de uma lacuna depende do órgão e da reclamação, e nenhuma consequência única se aplica. Vale envolver um profissional quando já há uma notificação ou reclamação em mãos, quando falta a folha de pagamento de um trimestre inteiro ou mais, quando trabalhadores foram pagos em dinheiro ou fora da folha, ou quando o banco, o provedor e as transcrições do IRS não batem.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos.

Um restaurante no Texas e um cozinheiro que sai

Um restaurante no Texas com 12 empregados contratou um cozinheiro em março de 2021, e ele saiu em junho de 2026. O Form I-9 dele é guardado até a mais tardia entre março de 2024 (três anos após a contratação) e junho de 2027 (um ano após a saída), ou seja, até junho de 2027. O livro de folha de pagamento dos salários dele de 2026 é coberto pela declaração do quarto trimestre de 2026, entregue em janeiro de 2027; assim, o prazo do IRS termina em janeiro de 2031, no mínimo. A lei de salário e jornada exige os cartões de ponto dele por pelo menos dois anos, e a regra do órgão de mão de obra do Texas fixa quatro anos para os registros de salário. Os cartões podem ser a única prova das horas por trás do livro de folha; por isso, o restaurante os guarda junto com ele.

Uma loja na Califórnia e uma ex-empregada

Uma loja na Califórnia recebe, em 3 de março, um e-mail de uma ex-empregada pedindo seus registros da folha de pagamento. A loja deve responder assim que possível e em no máximo 24 de março, que são 21 dias corridos. Ela também pede por escrito a sua pasta de pessoal; esse pedido tem 30 dias corridos próprios. A loja já guarda os demonstrativos de pagamento por pelo menos três anos e os registros da folha de pagamento para o EDD por pelo menos quatro.

Uma proprietária cancela o software de folha de pagamento

Uma proprietária trocou de provedor de folha de pagamento em 1º de julho de 2026 e planeja cancelar o software antigo no fim desse ano. A conta antiga guarda a folha de pagamento de 2022 a junho de 2026.

Só pelo prazo do IRS, apenas 2022 está perto de vencer, em janeiro de 2027. As regras estaduais, o Form I-9 e os outros prazos acima podem durar mais; por isso, ela confere cada um antes de descartar qualquer coisa. Cada ano posterior ainda precisa dos registros por anos; por isso, antes de a conta ser encerrada, ela exporta os livros de folha, as declarações trimestrais e anuais, as cópias de W-2 e os registros de depósito de todos os anos nela.

E no seu caso?

• As declarações de folha de pagamento nunca foram entregues, ou chegou uma notificação do IRS sobre a folha: os registros importam até os períodos se encerrarem. Veja atraso nos impostos sobre a folha de pagamento. Se a escrituração contábil em que essas declarações se apoiam também está atrasada, a escrituração contábil a deixa em dia.
• Faltam registros, ou eles estão em um provedor encerrado ou trocado, e chegou uma auditoria, uma reclamação salarial ou uma carta de um órgão: a folha de pagamento muitas vezes pode ser reconstruída a partir de registros bancários, transcrições do IRS e declarações entregues, o que é trabalho de escrituração contábil feito sobre os livros. Veja escrituração contábil e auditoria do IRS em uma pequena empresa.
• Você é a única pessoa na folha de pagamento (proprietário de corporação S que paga a si mesmo): o prazo do IRS para o imposto sobre a folha se aplica ao seu próprio salário. Guarde os mesmos livros, depósitos, declarações e cópias de W-2. Veja rodar a folha de pagamento por conta própria.
• Você paga trabalhadores como prestadores de serviços que podem ser empregados: veja prestadores de serviços que podem ser empregados e coletar números de identificação fiscal de prestadores de serviços.
• Você tem empregados na Califórnia: veja impostos sobre a folha de pagamento na Califórnia e abertura da conta no EDD.
• Você está encerrando ou vendendo o negócio, ou precisa de recibos e declarações, e não da folha de pagamento: veja por quanto tempo guardar os registros do negócio.
• Você ainda não abriu a folha de pagamento: veja como abrir a folha de pagamento.
• Você é um empregador canadense: aplica-se outra lei; veja por quanto tempo guardar os registros do negócio no Canadá.