مدة الاحتفاظ بسجلات الرواتب: قواعد IRS والعمل والولايات

كم من الوقت يجب أن أحتفظ بسجلات الرواتب؟

تطلب IRS الاحتفاظ بسجلات ضرائب الرواتب أربع سنوات على الأقل، وتجري قواعد أخرى مددها الخاصة على السجلات نفسها. احتفظ بكل سجل حتى تنتهي أطول مدة تنطبق عليه (IRS).

بالنسبة إلى كشف الرواتب، مدة IRS هي عادةً أطول مدة فيدرالية: فهي تسري من إقرار الربع الرابع المقدَّم مبكرًا في السنة التالية، فتتجاوز مدد قانون الأجور والساعات (ثلاث سنوات) والتمييز على أساس السن (ثلاث سنوات) والإجازة العائلية (ثلاث سنوات). وقد تمدّدها سجلات الائتمان، والنموذج ⁦I-9⁩ لموظف طويل الخدمة، ومدة ولاية، وتدقيق أو مطالبة مفتوحة.

الحالة غير بسيطة إذا صحّ أي مما يلي:

• لم يُقدَّم إقرار رواتب قط. ليس لدى IRS مهلة زمنية لتقدير الضريبة على إقرار لم يُقدَّم قط (⁦26 U.S.C. 6501(c)(3)⁩)، فتبقى سجلات تلك الفترات مهمة حتى تُقدَّم الإقرارات وتنقضي مدة التقدير. انظر التأخر في ضرائب الرواتب.
• تحتفظ ولايتك بالسجلات مدة أطول من IRS، كما في نيويورك، وكما في كاليفورنيا لبعض المدفوعات لمقدمي الخدمات.
• دُفع لبعض العاملين نقدًا أو بالنموذج 1099 ولا توجد سجلات رواتب. فلا شيء يُصدَّر أو يُعاد بناؤه من مزوّد، والسؤال الأول هو أي الإقرارات كان ينبغي تقديمها؛ انظر مقاولون قد يكونون موظفين والتأخر في ضرائب الرواتب.
• النسخة الوحيدة من السجلات في حساب مزوّد رواتب قد يُغلق.
• تدقيق من IRS أو الولاية، أو مطالبة بأجور، أو دعوى تمييز من EEOC أو جهة في الولاية، مفتوحة أو وشيكة، وفي الملفات ثغرات.
• طلب موظف حالي أو سابق في كاليفورنيا سجلات الرواتب. والرد مستحق خلال 21 يومًا تقويميًا من الطلب؛ انظر أقسام كاليفورنيا أدناه.

اجمع قبل أن تتخلص من أي شيء أو تلغيه: كشوف الرواتب، ونماذج ⁦W-4⁩، ونماذج ⁦I-9⁩، وتأكيدات الإيداع، والإقرارات المقدَّمة مع أرقام التأكيد، ونسخ ⁦W-2⁩ و⁦W-3⁩، وسجلات الدوام والمزايا.

ما سجلات الرواتب التي تطلبها IRS، وأيها يُحتفظ به أطول؟

تقول IRS احتفظ بجميع سجلات ضرائب الرواتب أربع سنوات على الأقل بعد تقديم إقرار الربع الرابع (النموذج 941) للسنة (IRS). وتحسب اللائحة المدة نفسها من الأحدث بين موعد استحقاق الضريبة لفترة الإقرار وتاريخ سدادها (⁦26 CFR 31.6001-1(e)⁩). وعمليًا، احسب من الأحدث بين موعد استحقاق إقرار الربع الرابع وتاريخ تقديمه وتاريخ سداد آخر ضريبة للسنة. ومن يقدّم النموذج 944 يحسب بالطريقة نفسها من الإقرار السنوي. وإذا قدّمت مطالبة باسترداد ضريبة الرواتب أو ائتمانها، فاحتفظ بالسجلات الداعمة لها أربع سنوات على الأقل بعد تقديم المطالبة (⁦26 CFR 31.6001-1(e)(2)⁩).

تشمل قائمة IRS للسجلات ما يلي:

• رقم تعريف صاحب العمل (EIN).
• مبالغ جميع مدفوعات الأجور وتواريخها، والقيمة السوقية العادلة للأجور العينية.
• مبالغ البقشيش التي يبلغك بها الموظفون، وسجلات البقشيش المخصص.
• اسم كل موظف وعنوانه ورقم الضمان الاجتماعي ومهنته وتواريخ عمله.
• نسخ نماذج ⁦W-4⁩، ونسخ الموظفين من نماذج ⁦W-2⁩ المعادة لتعذر تسليمها.
• فترات دفع الأجر لموظف غاب بسبب مرض أو إصابة، مع المبالغ.
• تواريخ إيداعات الضريبة ومبالغها، مع أرقام الإقرار بالاستلام للإيداعات الإلكترونية.
• نسخ الإقرارات المقدَّمة مع أرقام التأكيد.
• المزايا الإضافية وتعويضات المصروفات، مع المستندات المثبتة.
• المستندات التي تثبت أي ائتمانات طالبت بها.

سجلات الائتمان تُحفظ مدة أطول. فبالنسبة إلى أجور الإجازة المرضية والعائلية المؤهلة عن إجازة أُخذت بعد 31 مارس 2021 وقبل 1 أكتوبر 2021، احتفظ بالسجلات ست سنوات على الأقل. وبالنسبة إلى أجور ائتمان الاحتفاظ بالموظفين المدفوعة بعد 30 يونيو 2021، احتفظ بها سبع سنوات على الأقل (المنشور 15؛ تعليمات النموذج ⁦941-X⁩). وما زالت صفحة IRS عن حفظ سجلات ضرائب الرواتب تقول ست سنوات لكليهما، فاستخدم الرقم الأطول. وبحكم القانون يمكن لـ IRS تقدير ائتمان احتفاظ بالموظفين مطالَب به بغير وجه حق حتى ست سنوات بعد الأحدث بين تاريخ تقديم الإقرار وتاريخ تقديمه المعتبر وتاريخ المطالبة بالائتمان أو الاسترداد (⁦26 U.S.C. 3134(l)⁩). ولذلك فالمطالبة اللاحقة تمدد المدة؛ احتفظ بالسجلات حتى ذلك التاريخ وحتى انتهاء أي فحص مفتوح. وإن لم تطالب بهذين الائتمانين قط، فهذا لا ينطبق عليك.

كم تطلب قوانين الأجور والساعات الفيدرالية الاحتفاظ بسجلات الرواتب وبطاقات الدوام؟

يطلب قانون الأجور والساعات الفيدرالي (قانون معايير العمل العادلة، FLSA) من صاحب العمل الخاضع له الاحتفاظ بسجلات الرواتب ثلاث سنوات على الأقل من آخر تاريخ قيد، وببطاقات الدوام وجداول معدلات الأجور وسجلات احتساب الأجور المماثلة سنتان على الأقل (⁦29 CFR 516.5⁩؛ ⁦29 CFR 516.6⁩؛ صحيفة وقائع DOL #21).

بالنسبة إلى موظف يشمله الحد الأدنى للأجور أو قواعد العمل الإضافي، يبيّن سجل الرواتب الهوية وساعات العمل كل يوم وكل أسبوع ومعدل الأجر والأجر العادي والإضافي وما يضاف إلى الأجور وما يُستقطع منها وإجمالي الأجور وتاريخ الدفع.

القائمة الكاملة في ⁦29 CFR 516.2⁩. ويمكن حفظ السجلات في مكان العمل أو في مكتب مركزي للسجلات؛ ومن المكتب المركزي يجب أن تتاح خلال 72 ساعة من الإشعار (⁦29 CFR 516.7⁩).

فترة الاحتفاظ ببطاقات الدوام، وهي سنتان، حد أدنى، لا موعد آمن للتخلص. فيمكن رفع مطالبة بحد أدنى للأجور أو عمل إضافي غير مدفوع بموجب هذا القانون خلال فترة قدرها سنتان من نشوئها، أو ثلاث سنوات عند المخالفة المتعمدة (⁦29 U.S.C. 255(a)⁩). وقد تترك بطاقة دوام أُتلفت بعد سنتين ثغرة عندما تمتد المطالبة إلى ما قبل ذلك.

ما المدد الفيدرالية الأخرى: النموذج ⁦I-9⁩، والتمييز على أساس السن، وسجلات التوظيف، والإجازة العائلية؟

للنموذج ⁦I-9⁩ وقانون التمييز على أساس السن في التوظيف (ADEA) وقاعدة سجلات الموظفين الفيدرالية وقانون الإجازة العائلية والطبية (FMLA) نقطة بداية خاصة بكل منها ونطاق تغطية خاص بكل منها. والمدد مذكورة في الجدول الأول.

قد يقع صاحب عمل خاص أصغر خارج قواعد التمييز على أساس السن والإجازة العائلية، لكن لولايته قواعدها الخاصة. وللمقاولين الفيدراليين والمقاولين من الباطن قاعدة منفصلة لسجلات الموظفين قد تمتد أطول (⁦41 CFR 60-300.80⁩). ويُحسب النموذج ⁦I-9⁩ وسجلات الموظفين لكل موظف على حدة، من تواريخه الخاصة، لا من نهاية السنة. وإذا كنت تدير خطة تقاعد أو خطة صحية، فلسجلات الخطة مدتها الخاصة (⁦29 U.S.C. 1027⁩)؛ فاسأل مدير الخطة. وتغطي مدة ست سنوات الوثائق الداعمة لتقارير الخطة فقط. ويجب على صاحب العمل أيضًا الاحتفاظ بسجلات كافية لتحديد المزايا المستحقة لموظفيه أو التي قد تستحق (⁦29 U.S.C. 1059(a)(1)⁩)، فلا تتلف سجلات الرواتب والخدمة القديمة لمشترك في الخطة اعتمادًا على مدة التقرير وحدها.

تنطبق عدة مدد على السجل نفسه: أيها أتبع؟

اتبع أطول مدة تنطبق على ذلك السجل. وتقول قواعد الأجور والساعات الفيدرالية إنها لا تعفي من الالتزام بأي قاعدة فيدرالية أو محلية أو على مستوى الولاية لحفظ السجلات (⁦29 CFR 516.1(c)⁩).

ابدأ كل مدة من محفّزها الخاص. تبدأ مدة IRS من الأحدث بين موعد استحقاق الربع الرابع وتاريخ تقديمه وآخر دفعة ضريبة، ومدة الأجور والساعات من آخر قيد، ومدة النموذج ⁦I-9⁩ من التعيين أو من انتهاء العمل. ويفيد حفظ السجلات بحسب السنة في مدتي IRS والأجور والساعات. أما النموذج ⁦I-9⁩ وسجلات الموظفين فتجري لكل موظف، لذا احتفظ بها في ملف كل موظف حتى تنتهي مدته.

لا تضع قواعد IRS والأجور والساعات المذكورة هنا موعدًا منفصلًا للتخلص من السجلات المرتبطة بتدقيق أو مطالبة أجور مفتوحة، لكن قواعد التوظيف وسجلات الموظفين تُبقي تلك السجلات حتى تنتهي الدعوى أو الإجراء. وإبقاء السجل بعد موعده المعتاد ما دامت المسألة مفتوحة يتجنب الثغرات. ولمعرفة ما يطلبه التدقيق، انظر تدقيق IRS لنشاط صغير.

بأي شكل أحتفظ بسجلات الرواتب: ورقيًا أم إلكترونيًا أم في حساب المزوّد؟

لا تحدد القواعد الفيدرالية المذكورة هنا شكلًا معينًا، وتصلح السجلات الإلكترونية إذا كانت دقيقة ويمكن قراءتها وتقديمها عند الطلب. وقد تضيف قاعدة ولاية أو قواعد النموذج ⁦I-9⁩ شروطًا، مثل مكان حفظ السجلات. ولا تشترط IRS شكلًا معينًا لسجلات ضرائب الرواتب، ما دامت السجلات تتيح لها معرفة هل الضريبة مستحقة وكم مقدارها (⁦26 CFR 31.6001-1(a)⁩). ولا تحدد قواعد الأجور والساعات شكلًا، وتسمح بالميكروفيلم أو سجلات معالجة البيانات الواضحة والقابلة للتحديد بالتاريخ أو بفترة الدفع والتي يمكن نسخها عند الطلب (⁦29 CFR 516.1(a)⁩). وتتبع سجلات الإجازة العائلية النهج نفسه (⁦29 CFR 825.500(b)⁩)، إلا أن الشهادات الطبية وإعادة التصديق والتاريخ الطبي تُحفظ سجلات طبية سرية في ملفات منفصلة عن ملفات الموظفين المعتادة (⁦29 CFR 825.500(g)⁩). ويجوز أن تكون نماذج ⁦I-9⁩ ورقية أو إلكترونية أو ميكروفيلم، ويجب تقديمها للفحص بإشعار مدته ثلاثة أيام عمل على الأقل (USCIS؛ ⁦8 CFR 274a.2(b)(2)(ii)⁩). وتزيد النماذج ⁦I-9⁩ الإلكترونية متطلبات: يجب أن ينتج النظام النماذج والمستندات الداعمة وسجلات التدقيق المرتبطة بها عند الطلب، ويجب أن يظل كل نظام مستخدم متاحًا ما دام يجب حفظ النماذج (⁦8 CFR 274a.2(e)⁩).

يجب أن يفهرس النظام الإلكتروني السجلات ويخزنها ويحفظها ويسترجعها ويعيد إنتاجها بشكل مقروء. وإذا استبدلت به الورق، فيجب أن تحتفظ بالنظام ما دام مهمًا لتطبيق القانون الضريبي، ولا يجوز إتلاف الورق إلا بعد اختبار النظام (المنشور 583).

حساب المزوّد مكان لتخزين السجلات، وليس ضمانًا لها. وتقول IRS إن صاحب العمل يبقى الطرف المسؤول عندما يتولى مزوّد خارجي الرواتب، وقد يُسأل عن الضرائب والغرامات والفوائد التي لا يدفعها المزوّد (IRS). وقد يُسأل شخص مسؤول تخلف عمدًا عن تحصيل ضريبة مستقطعة أو توريدها مسؤولية شخصية عن غرامة تساوي الضريبة (⁦26 U.S.C. 6672(a)⁩؛ انظر غرامة استرداد ضريبة الأمانة). وتُعامَل منظمة صاحب العمل المهنية المعتمدة معاملة مختلفة في ضرائب الرواتب (⁦26 U.S.C. 3511⁩)، فتحقق من نوع مزوّدك. ويجب أن تكون سجلات ضرائب الرواتب متاحة لموظفي IRS ومتاحة للفحص في كل وقت (⁦26 CFR 31.6001-1(e)(1)⁩). وإذا كان الحساب النسخة الوحيدة وأُغلق، فلن يبقى شيء يمكن تقديمه.

ماذا تضيف الولايات إلى قواعد سجلات الرواتب الفيدرالية؟

يمكن للولايات تحديد مدد أطول وسجلات إضافية، وتجري مدد كل ولاية منفصلة عن المدد الفيدرالية. وتبين ثلاثة أمثلة مدى الاختلاف:

هذه أمثلة لا قائمة كاملة. لأي ولاية أخرى، اقرأ صفحات حفظ السجلات لدى جهة تأمين البطالة في الولاية وإدارة العمل وإدارة الضرائب. وقد يجلب موظف يعيش أو يعمل في ولاية أخرى قواعد تلك الولاية؛ انظر موظفون في ولاية أخرى.

كم يجب أن يحتفظ صاحب العمل في كاليفورنيا بسجلات الرواتب؟

يحتفظ صاحب العمل في كاليفورنيا بسجلات الرواتب أربع سنوات على الأقل لإدارة تنمية التوظيف (EDD)، وبعدة سجلات متعلقة بقانون الأجور ثلاث سنوات على الأقل.

تقول EDD إن السجلات يجب أن تعكس كل العاملين الموظفين حاليًا والذين انتهى عملهم والموجودين في إجازة والمقاولين المستقلين. ويظهر في كل عامل الاسم الكامل ورقم الضمان الاجتماعي وتواريخ التعيين والعودة وآخر تاريخ خدمة ومكان العمل وتواريخ ومبالغ المدفوعات مع فترة الدفع، وقيمة الأجر العيني، والمبالغ المستقطعة وسجلات الصرف (دليل EDD).

اتبع التاريخ الأحدث عندما ينطبق صفّا سجلات شؤون الموظفين معًا: فقاعدة أربع سنوات قد تتجاوز ثلاث سنوات بعد انتهاء العمل. وثلاثة تنبيهات. تنطبق مدة ثماني سنوات إذا كنت تعتقد أنك لست صاحب عمل خاضعًا أو أن عمالك معفون، وتصفها EDD بأنها تغطي المدفوعات لمقدمي الخدمات. وإذا دفعت للعمال بوصفهم مقاولين، فاسأل EDD أو مختصًا هل تشملهم؛ انظر مقاولون قد يكونون موظفين. ولكل صناعة أمر أجور خاص بها، ويغطي الأمر ⁦4-2001⁩ الصناعات التي يسميها، وللصناعات الأخرى أوامر أجورها، فتأكد من الأمر الذي يغطي نشاطك. وكتيب DIR الذي ينقل قاعدة كشف الأجور طبعة أقدم، فتأكد من نص قانون العمل الحالي قبل الاعتماد على التفاصيل. وللتسجيل لدى EDD، انظر ضرائب الرواتب في كاليفورنيا وإعداد حساب EDD.

طلب موظف سابق سجلات الرواتب: ما سرعة ردي المطلوبة في كاليفورنيا؟

في كاليفورنيا، على صاحب العمل الذي يتلقى طلبًا مكتوبًا أو شفهيًا من موظف حالي أو سابق لفحص سجلات الرواتب أو نسخها أن يمتثل في أقرب وقت ممكن عمليًا، وفي موعد لا يتجاوز 21 يومًا تقويميًا من تاريخ الطلب. وفوات الموعد يتيح للموظف استرداد غرامة في دعوى مدنية (DIR). ويجوز لصاحب العمل اتخاذ خطوات معقولة للتحقق من الهوية، وتحصيل التكلفة الفعلية للنسخ (المادة 226 من قانون العمل، كما جمعتها DIR).

طلب ملف شؤون الموظف مهلة منفصلة: لصاحب العمل 30 يومًا تقويميًا من الطلب المكتوب، ويجوز للموظف السابق تقديم طلب واحد من هذا النوع في السنة (DIR).

تسري المهلة من تاريخ الطلب، لا من يوم تجد فيه الملف. سجّل تاريخ وصول الطلب واسحب السجلات من المزوّد فورًا.

لا تضع قواعد حفظ السجلات الفيدرالية المذكورة هنا موعدًا للرد على طلب موظف. وقد تضع ولايات أخرى مواعيدها، فتحقق من جهة العمل في ولايتك.

مزوّد الرواتب أو اشتراكي ينتهي: ماذا أصدّر أولًا؟

صدّر أولًا السجلات التي لا وجود لها في مكان آخر، ثم كل ما تبقى لكل سنة ما زالت داخل أي مدة. بهذا الترتيب:

1. اسأل المزوّد أولًا. اسأله كتابةً أي السنوات والتقارير يستطيع تصديرها، ومدة بقاء الحساب بعد إلغائك. افعل ذلك قبل آخر دورة رواتب.
2. سجلات الإيداع. التواريخ والمبالغ وأرقام التأكيد لكل إيداع ضريبي. وسجل مدفوعات صاحب العمل الإلكتروني في نظام الإيداع الفيدرالي لا يعود إلا 16 شهرًا (IRS). وللإيداعات التي ربما فاتت المزوّد، انظر مزوّد الرواتب لم يسدد ضرائبك.
3. كل ما تبقى. الإقرارات المقدَّمة مع أرقام التأكيد، وكشوف الرواتب بحسب الفترة وبحسب الموظف، وملفات الموظفين (نماذج ⁦W-4⁩ وتواريخ العمل ونماذج ⁦I-9⁩)، وقسائم الراتب. وإذا أُكملت نماذج ⁦I-9⁩ إلكترونيًا فلا يكفي ملف PDF لكل نموذج: اطلب أيضًا المستندات الداعمة وسجلات التدقيق وسجلات التوقيع، وتأكد أين ستوجد بعد إغلاق الحساب. ولمعرفة ما تجمعه عند الانتقال بين المزوّدين، انظر تغيير مزوّد الرواتب.
4. تحقق. افتح كل ملف. اجمع أجور كل سنة والمبالغ المستقطعة وقارنها بالإقرارات المقدَّمة. وعدم التطابق يعني أن التصدير ناقص، أو أن إقرارًا أو الدفاتر تحتاج إلى نظرة أدق.

احتفظ بمجموعة كل سنة في مجلد خاص بها، مع نسخة خارج نظام المزوّد. وفي كل يناير، بعد تقديم إقرار الربع الرابع ونماذج ⁦W-2⁩، احفظ مجموعة تلك السنة (الكشوف والإقرارات ونسخ ⁦W-2⁩ و⁦W-3⁩ وتأكيدات الإيداع) خارج المزوّد. فيصبح الطلب اللاحق تنزيلًا لا إعادة بناء. وبالنسبة إلى برنامج المحاسبة، انظر السجلات التي تحتفظ بها عند إلغاء برنامج المحاسبة.

ماذا لو كانت سجلات الرواتب مفقودة أو ناقصة بالفعل؟

أعد البناء مما يحتفظ به غيرك، وضع علامة على ما أعدت بناءه، واعرف أولًا هل قُدّمت كل الإقرارات.

1. اسأل IRS. يمكن لحساب ضريبي للنشاط أن يعرض كشوفًا. وتوفر IRS كشوف إقرارات ضرائب الرواتب للإقرارات من السنة الضريبية 2023 فصاعدًا، وكشف حساب ضريبي يبين الإيداعات الضريبية الفيدرالية والمدفوعات والغرامات وتاريخ تقديم الإقرار. ونسخة الإقرار المقدَّم تُطلب بالنموذج 4506، مقابل رسم (IRS).
2. استخدم البنك. تبيّن الكشوف والشيكات الملغاة صافي الأجر والإيداعات وتواريخ الدفع.
3. اسأل من يحتفظون بها. قد يحتفظ المزوّد القديم وحساب جهة الولاية والموظفون (قسائم الراتب ونسخ ⁦W-2⁩) بجزء من الصورة.
4. تأكد من تقديم كل ربع. الإقرار الذي لم يُقدَّم قط يُبقي مهلة IRS مفتوحة؛ انظر التأخر في ضرائب الرواتب.
5. ضع علامة على السجلات المعاد بناؤها. سجّل تاريخ إعادة البناء والمصادر المستخدمة. ولا تجعل السجل المعاد بناؤه يبدو أصليًا.

ما يترتب على الثغرة يتوقف على الجهة والمطالبة، ولا توجد نتيجة واحدة تنطبق. وتفيد الاستعانة بمختص عند وجود إشعار أو مطالبة بالفعل، أو فقدان رواتب ربع كامل أو أكثر، أو دفع أجور نقدًا أو خارج الرواتب، أو عدم اتفاق البنك والمزوّد وكشوف IRS.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية.

مطعم في Texas وطاهٍ راحل

عيّن مطعم في Texas لديه 12 موظفًا طاهيًا في مارس 2021، ورحل الطاهي في يونيو 2026. يُحفظ النموذج ⁦I-9⁩ الخاص بالطاهي إلى الأحدث بين مارس 2024 (ثلاث سنوات بعد التعيين) ويونيو 2027 (سنة واحدة بعد رحيله)، أي حتى يونيو 2027. وكشف الرواتب لأجوره في 2026 يغطيه إقرار الربع الرابع 2026، المقدَّم في يناير 2027، فتنتهي مدة IRS في يناير 2031 على أقرب تقدير. ويطلب قانون الأجور والساعات بطاقات دوامه سنتين على الأقل، وتضع قاعدة جهة القوى العاملة في Texas أربع سنوات لسجلات الأجور. وقد تكون البطاقات الدليل الوحيد على الساعات خلف الكشف، لذا يحتفظ المطعم بها مع الكشف.

متجر في كاليفورنيا وموظف سابق

يتلقى متجر في كاليفورنيا بريدًا إلكترونيًا في 3 مارس من موظف سابق يطلب فيه سجلات رواتبه. وعلى المتجر الرد في أقرب وقت ممكن عمليًا وفي موعد لا يتجاوز 24 مارس، وهو 21 يومًا تقويميًا. ويطلب الموظف أيضًا كتابةً ملف شؤونه؛ ولهذا الطلب 30 يومًا تقويميًا خاصة به. ويحتفظ المتجر أصلًا بكشوف الأجور ثلاث سنوات على الأقل وبسجلات الرواتب لـ EDD أربع سنوات على الأقل.

مالك يلغي برنامج الرواتب

بدّل مالك مزوّد الرواتب في 1 يوليو 2026 وينوي إلغاء البرنامج القديم في نهاية تلك السنة. ويحتوي الحساب القديم على رواتب 2022 حتى يونيو 2026.

بحسب مدة IRS وحدها، سنة 2022 وحدها قريبة من الانتهاء، في يناير 2027. وقد تطول قواعد الولاية والنموذج ⁦I-9⁩ والمدد الأخرى أعلاه، لذا يراجع المالك كلًّا منها قبل أن يتخلص من أي شيء. وكل سنة لاحقة ما زالت تحتاج إلى سجلاتها سنوات، لذا قبل إغلاق الحساب يصدّر المالك الكشوف والإقرارات الربع سنوية والسنوية ونسخ ⁦W-2⁩ وسجلات الإيداع لكل السنوات فيه.

هل يختلف وضعك؟

• لم تُقدَّم إقرارات الرواتب قط، أو وصل إشعار رواتب من IRS: تبقى السجلات مهمة حتى تُغلق الفترات. انظر التأخر في ضرائب الرواتب. وإذا كانت الدفاتر التي تُبنى عليها تلك الإقرارات متأخرة أيضًا، فإن مسك الدفاتر يلحقها بالواقع.
• السجلات مفقودة، أو في مزوّد أُغلق أو جرى التحول عنه، ووصل تدقيق أو مطالبة أجور أو خطاب من جهة: يمكن غالبًا إعادة بناء الرواتب من السجلات المصرفية وكشوف IRS والإقرارات المقدَّمة، وهذا عمل مسك دفاتر يجري على الدفاتر. انظر مسك الدفاتر وتدقيق IRS لنشاط صغير.
• أنت الوحيد في كشف الرواتب (مالك شركة S يدفع لنفسه): تنطبق مدة IRS لضرائب الرواتب على أجورك أنت. احتفظ بالكشوف والإيداعات والإقرارات ونسخ ⁦W-2⁩ نفسها. انظر إدارة الرواتب بنفسك.
• تدفع للعمال بوصفهم مقاولين وقد يكونون موظفين: انظر مقاولون قد يكونون موظفين وجمع أرقام التعريف الضريبي من المقاولين.
• توظف أشخاصًا في كاليفورنيا: انظر ضرائب الرواتب في كاليفورنيا وإعداد حساب EDD.
• تغلق النشاط أو تبيعه، أو تحتاج إلى الإيصالات والإقرارات لا الرواتب: انظر مدة الاحتفاظ بسجلات الأعمال.
• لم تُعدّ الرواتب بعد: انظر إعداد الرواتب.
• أنت صاحب عمل في كندا: ينطبق قانون مختلف؛ انظر مدة الاحتفاظ بسجلات الأعمال في كندا.