Cuánto tiempo conservar registros de nómina: IRS y estados

¿Cuánto tiempo debo conservar los registros de nómina?

El IRS exige conservar los registros de impuestos sobre el empleo al menos cuatro años, y otras reglas tienen sus propios plazos para esos mismos registros. Conserve cada registro hasta que venza el plazo más largo que le aplique (IRS).

En un registro de nómina, el plazo del IRS suele ser el más largo de los federales: corre desde la declaración del cuarto trimestre, presentada a principios del año siguiente, así que supera los plazos de tres años de la ley de salarios y horas, de tres años de la ley contra la discriminación por edad y de tres años de la ley de licencia familiar. Los registros de créditos, el Form I-9 de un empleado de larga antigüedad, un plazo estatal y una auditoría o un reclamo abiertos pueden alargarlo.

Un caso no es sencillo cuando se da cualquiera de estas situaciones:

• Nunca se presentó una declaración de nómina. El IRS no tiene límite de tiempo para determinar el impuesto de una declaración que nunca se presentó (26 U.S.C. 6501(c)(3)), así que los registros de esos períodos importan hasta que se presenten las declaraciones y venza el plazo de determinación. Vea atrasos en los impuestos de nómina.
• Su estado exige conservar los registros más tiempo que el IRS, como Nueva York, y como California en algunos pagos a proveedores de servicios.
• Se pagó a algunos trabajadores en efectivo o con Forms 1099 y no existen registros de nómina. No hay nada que exportar ni reconstruir desde un proveedor, y la primera pregunta es qué declaraciones debieron presentarse; vea contratistas que podrían ser empleados y atrasos en los impuestos de nómina.
• La única copia de los registros está en la cuenta de un proveedor de nómina que podría cerrar.
• Hay una auditoría del IRS o estatal, un reclamo salarial o una queja por discriminación ante la EEOC o una agencia estatal, abierta o por llegar, y los archivos tienen vacíos.
• Un empleado actual o anterior en California pidió los registros de nómina. La respuesta vence a los 21 días calendario de la solicitud; vea las secciones sobre California más abajo.

Reúna estos documentos antes de desechar o cancelar algo: registros de nómina, Forms W-4, Forms I-9, confirmaciones de depósitos, declaraciones presentadas con sus números de confirmación, copias de los W-2 y W-3, y registros de tiempo y de beneficios.

¿Qué registros de nómina exige el IRS y cuáles se conservan más tiempo?

El IRS indica conservar todos los registros de impuestos sobre el empleo al menos cuatro años después de presentar la declaración del cuarto trimestre (Form 941) del año (IRS). El reglamento cuenta el mismo plazo desde la fecha posterior entre el vencimiento de la declaración del período y la fecha de pago del impuesto (26 CFR 31.6001-1(e)). En la práctica, cuente desde la fecha más tardía entre el vencimiento de la declaración del cuarto trimestre, la fecha en que se presentó y la fecha en que se pagó el último impuesto del año. Quien presenta el Form 944 cuenta igual desde la declaración anual. Si presenta un reclamo de reembolso o crédito de impuestos sobre el empleo, conserve los registros que lo respaldan al menos cuatro años después de presentar el reclamo (26 CFR 31.6001-1(e)(2)).

La lista de registros del IRS incluye:

• Su número de identificación del empleador (EIN).
• Los montos y las fechas de todos los pagos de salarios, y el valor justo de mercado de los salarios en especie.
• Los montos de las propinas que los empleados le reportan, y los registros de las propinas asignadas.
• El nombre, la dirección, el número de Seguro Social y la ocupación de cada empleado, y las fechas de empleo.
• Copias de los Forms W-4, y las copias del Form W-2 para el empleado que se devolvieron por no poder entregarse.
• Los períodos en que se pagó a un empleado ausente por enfermedad o lesión, con los montos.
• Las fechas y los montos de los depósitos de impuestos, con los números de acuse de recibo de los depósitos electrónicos.
• Copias de las declaraciones presentadas, con los números de confirmación.
• Los beneficios adicionales y los reembolsos de gastos, con su comprobación.
• La documentación que respalda cualquier crédito que haya reclamado.

Los registros de créditos se conservan más tiempo. Para los salarios de licencia por enfermedad y licencia familiar calificadas de licencias tomadas después del 31 de marzo de 2021 y antes del 1 de octubre de 2021, conserve los registros al menos seis años. Para los salarios del crédito por retención de empleados pagados después del 30 de junio de 2021, conserve los registros al menos siete años (Publication 15; instrucciones del Form 941-X). La página del IRS sobre registros de impuestos sobre el empleo todavía dice seis años para ambos, así que use la cifra más larga. Por ley, el IRS puede determinar un crédito por retención de empleados reclamado de forma indebida hasta seis años después de la fecha más tardía entre la presentación de la declaración, su presentación presunta y la fecha del reclamo de crédito o reembolso (26 U.S.C. 3134(l)). Por eso, un reclamo posterior extiende el plazo; conserve los registros hasta esa fecha y durante cualquier examen abierto. Si nunca reclamó estos créditos, esto no le aplica.

¿Cuánto tiempo exige la ley federal de salarios y horas conservar los registros de nómina y las tarjetas de tiempo?

La ley federal de salarios y horas (la Fair Labor Standards Act, FLSA) exige que el empleador que cubre conserve los registros de nómina al menos tres años desde la fecha de la última anotación, y las tarjetas de tiempo, las tablas de tarifas salariales y registros similares para calcular salarios al menos dos años (29 CFR 516.5; 29 CFR 516.6; DOL Fact Sheet #21).

Para un empleado cubierto por las reglas de salario mínimo o de horas extra, el registro de nómina muestra su identidad, las horas trabajadas cada día y cada semana, la tarifa de pago, el pago por tiempo regular y por horas extra, los agregados y las deducciones del salario, el salario total y la fecha de pago.

La lista completa está en 29 CFR 516.2. Los registros pueden guardarse en el lugar de trabajo o en una oficina central de registros; si están en una oficina central, deben estar disponibles dentro de 72 horas después del aviso (29 CFR 516.7).

El plazo de dos años para las tarjetas de tiempo es un mínimo, no una fecha segura para desechar. Un reclamo por salario mínimo o horas extra no pagados bajo esta ley puede presentarse dentro de dos años desde que surge, o dentro de tres años si la violación es intencional (29 U.S.C. 255(a)). Una tarjeta de tiempo desechada a los dos años puede dejar un vacío cuando el reclamo se remonta más atrás.

¿Qué otros plazos federales corren: Form I-9, discriminación por edad, registros de contratación y licencia familiar?

El Form I-9, la Ley contra la Discriminación por Edad en el Empleo (ADEA), la regla federal de registros de personal y la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA) tienen cada una su propio punto de partida y su propia cobertura. Los plazos están en la primera tabla.

Un empleador privado pequeño puede quedar fuera de las reglas de discriminación por edad y de licencia familiar, pero su estado puede tener las propias. Los contratistas y subcontratistas federales tienen una regla aparte de registros de personal que puede durar más (41 CFR 60-300.80). El Form I-9 y los registros de personal se cuentan por empleado, desde las fechas de cada uno, no desde el cierre de un año. Si administra un plan de jubilación o de salud, los registros del plan tienen su propio plazo (29 U.S.C. 1027); consulte al administrador del plan. El plazo de seis años cubre solo el respaldo de los informes del plan. El empleador también debe conservar registros suficientes para determinar los beneficios que se deben o que podrían deberse a sus empleados (29 U.S.C. 1059(a)(1)), así que no deseche los registros antiguos de nómina y de servicio de un participante del plan guiándose solo por el plazo de los informes.

Varios plazos se aplican al mismo registro: ¿cuál sigo?

Siga el plazo más largo que le aplique a ese registro. Las reglas federales de salarios y horas dicen que no eximen de cumplir ninguna otra regla federal, estatal o local sobre registros (29 CFR 516.1(c)).

Cuente cada plazo desde su propio punto de partida. El plazo del IRS empieza en la fecha más tardía entre el vencimiento del cuarto trimestre, su presentación y el último pago del impuesto; el de salarios y horas, en la última anotación; y el del Form I-9, en la contratación o al terminar el empleo. Archivar los registros por año ayuda con los plazos del IRS y de salarios y horas. El Form I-9 y los registros de personal corren por empleado, así que guárdelos en el archivo de cada empleado hasta que venza su plazo.

Las reglas del IRS y de salarios y horas citadas aquí no fijan una fecha aparte para desechar los registros ligados a una auditoría o a un reclamo salarial abiertos, pero las reglas de contratación y de personal conservan esos registros hasta que termine una queja o acción. Mantener un registro más allá de su fecha normal mientras hay un asunto abierto evita un vacío. Para saber qué pide una auditoría, vea auditoría del IRS a un negocio pequeño.

¿En qué formato puedo conservar los registros de nómina: en papel, en formato electrónico o en la cuenta del proveedor?

Las reglas federales citadas aquí no exigen un formato en particular, y los registros electrónicos sirven si son exactos y se pueden leer y presentar cuando se pidan. Una regla estatal o las reglas del Form I-9 pueden agregar condiciones, como el lugar donde se guardan los registros. El IRS no exige un formato en particular para los registros de impuestos sobre el empleo, siempre que le permitan determinar si se debe impuesto y cuánto (26 CFR 31.6001-1(a)). Las reglas de salarios y horas no prescriben un formato y permiten microfilm o registros procesados por computadora que sean claros, identificables por fecha o período de pago y que se puedan transcribir cuando se pidan (29 CFR 516.1(a)). Los registros de licencia familiar siguen el mismo enfoque (29 CFR 825.500(b)), salvo que las certificaciones médicas, las recertificaciones y los historiales médicos se guardan como registros médicos confidenciales en archivos separados de los archivos de personal habituales (29 CFR 825.500(g)). Los Forms I-9 pueden estar en papel, en formato electrónico o en microfilm, y deben presentarse para inspección con un aviso de al menos tres días hábiles (USCIS; 8 CFR 274a.2(b)(2)(ii)). Los Forms I-9 electrónicos exigen más: el sistema debe generar, cuando se pida, los formularios, los documentos de respaldo y sus pistas de auditoría, y todo sistema usado debe seguir accesible mientras se deban conservar los formularios (8 CFR 274a.2(e)).

Un sistema electrónico debe indexar, almacenar, preservar, recuperar y reproducir los registros en forma legible. Si reemplaza el papel con él, debe mantener el sistema mientras sea relevante para la administración de la ley tributaria, y el papel solo puede destruirse después de probar el sistema (Publication 583).

La cuenta de un proveedor es un lugar para guardar registros, no una garantía. El IRS dice que el empleador sigue siendo la parte responsable cuando un proveedor externo maneja la nómina, y puede responder por los impuestos, multas e intereses que el proveedor no pague (IRS). Una persona responsable que omita de forma intencional cobrar o entregar el impuesto retenido también puede responder personalmente por una multa igual al impuesto (26 U.S.C. 6672(a); vea multa por recuperación de fondos fiduciarios). Una organización certificada de empleadores profesionales recibe un trato distinto en los impuestos sobre el empleo (26 U.S.C. 3511), así que verifique qué tipo de proveedor tiene. Los registros de impuestos sobre el empleo deben estar accesibles para los funcionarios del IRS y disponibles para inspección en todo momento (26 CFR 31.6001-1(e)(1)). Si la cuenta es la única copia y se cierra, no queda nada que presentar.

¿Qué agregan los estados a las reglas federales sobre registros de nómina?

Los estados pueden fijar plazos más largos y registros adicionales, y los plazos de cada estado corren por separado de los federales. Tres ejemplos muestran cuánto difieren:

Estos son ejemplos, no una lista completa. Para cualquier otro estado, lea las páginas sobre registros de la agencia estatal del seguro de desempleo, del departamento de trabajo y del departamento de impuestos. Un empleado que vive o trabaja en otro estado puede traer las reglas de ese estado; vea empleados en otro estado.

¿Cuánto tiempo debe conservar un empleador de California los registros de nómina?

Un empleador de California conserva los registros de nómina al menos cuatro años para el Employment Development Department (EDD, el departamento de desarrollo del empleo del estado), y varios registros de la ley salarial al menos tres años.

El EDD indica que los registros deben reflejar a todos los trabajadores empleados, que ya no están empleados, de licencia, y a los contratistas independientes. De cada trabajador deben mostrar el nombre completo, el número de Seguro Social, las fechas de contratación y de regreso, la última fecha de servicio, el lugar de trabajo, las fechas y los montos pagados con el período de pago, el valor del pago en especie, los montos retenidos y los registros de desembolsos (guía del EDD).

Cuando se aplican ambas filas de registros de personal, siga la fecha posterior: la regla de cuatro años puede durar más que los tres años posteriores al fin del empleo. Tres advertencias. El plazo de ocho años se aplica si usted cree que no es un empleador sujeto o que sus trabajadores están exentos, y el EDD lo describe como aplicable a los pagos a proveedores de servicios. Si paga a trabajadores como contratistas, pregunte al EDD o a un profesional si los alcanza; vea contratistas que podrían ser empleados. Cada industria tiene su propia orden salarial (wage order): la Order 4-2001 cubre las industrias que nombra, y las demás industrias tienen las suyas, así que confirme la orden que cubre su negocio. Y el folleto del DIR que reproduce la regla de los estados de pago es una edición más antigua, así que confirme el texto vigente del Labor Code antes de confiar en los detalles. Para registrarse ante el EDD, vea impuestos de nómina de California y configuración del EDD.

Un exempleado pide los registros de nómina: ¿con qué rapidez debo responder en California?

En California, un empleador que recibe una solicitud escrita u oral de un empleado actual o anterior para inspeccionar o copiar los registros de nómina debe cumplir lo antes posible y a más tardar a los 21 días calendario de la fecha de la solicitud. Si no cumple el plazo, el empleado puede cobrar una multa en una demanda civil (DIR). El empleador puede tomar medidas razonables para confirmar la identidad y puede cobrar el costo real de la reproducción (Labor Code 226, según lo compila el DIR).

La solicitud del archivo de personal es otro plazo aparte: el empleador tiene 30 días calendario desde una solicitud escrita, y un exempleado puede hacer una de esas solicitudes al año (DIR).

El plazo corre desde la fecha de la solicitud, no desde el día en que usted encuentra el archivo. Anote la fecha en que llega la solicitud y obtenga los registros del proveedor de inmediato.

Las reglas federales de registros citadas aquí no fijan un plazo para responder a la solicitud de un empleado. Otros estados pueden fijar el suyo, así que consulte a la agencia laboral de su estado.

Mi proveedor de nómina o mi suscripción termina: ¿qué exporto primero?

Exporte primero los registros que no existen en ningún otro lugar, y luego todo lo demás de cada año que siga dentro de algún plazo. En este orden:

1. Pregunte primero al proveedor. Pregunte por escrito qué años e informes puede exportar y cuánto tiempo mantiene la cuenta después de que usted cancela. Hágalo antes de la última nómina.
2. Registros de depósitos. Fechas, montos y números de confirmación de cada depósito de impuestos. El historial de pagos en línea del propio empleador en el sistema federal de depósitos solo retrocede 16 meses (IRS). Si el proveedor pudo haber omitido depósitos, vea su proveedor de nómina no pagó sus impuestos.
3. Todo lo demás. Declaraciones presentadas con sus números de confirmación, registros de nómina por período y por empleado, archivos de los empleados (Forms W-4, fechas de empleo, Forms I-9) y talones de pago. Si los Forms I-9 se completaron en forma electrónica, un PDF de cada formulario no basta: pida también los documentos de respaldo, las pistas de auditoría y los registros de firmas, y confirme dónde estarán cuando se cierre la cuenta. Para saber qué reunir al cambiar de proveedor, vea cómo cambiar de proveedor de nómina.
4. Una verificación. Abra cada archivo. Sume los salarios y las retenciones de cada año y compárelos con las declaraciones presentadas. Si no coinciden, la exportación está incompleta, o una declaración o los libros necesitan una revisión más a fondo.

Guarde el conjunto de cada año en su propia carpeta, con una copia fuera del sistema del proveedor. Cada enero, cuando ya se presentaron la declaración del cuarto trimestre y los W-2, guarde el conjunto de ese año (registros, declaraciones, copias de los W-2 y W-3, confirmaciones de depósitos) fuera del proveedor. Así, una solicitud posterior es una descarga y no una reconstrucción. Para el software de contabilidad, vea registros que conviene conservar al cancelar el software contable.

¿Y si los registros de nómina ya se perdieron o están incompletos?

Reconstruya a partir de lo que tienen otros, identifique lo que reconstruya y averigüe primero si se presentaron todas las declaraciones.

1. Pregunte al IRS. Una cuenta tributaria del negocio puede mostrar transcripciones. El IRS ofrece transcripciones de las declaraciones de impuestos sobre el empleo a partir del año fiscal 2023, y una transcripción de la cuenta tributaria con los depósitos de impuestos federales, los pagos, las multas y la fecha de presentación de la declaración. Una copia de una declaración presentada se pide con el Form 4506, con un cargo (IRS).
2. Use el banco. Los estados de cuenta y los cheques cancelados muestran el pago neto, los depósitos y las fechas de pago.
3. Pregunte a quienes tienen los datos. El proveedor anterior, la cuenta de la agencia estatal y los empleados (talones de pago, copias del W-2) pueden tener cada uno una parte del panorama.
4. Verifique que se presentó cada trimestre. Una declaración que nunca se presentó deja abierto el plazo del IRS; vea atrasos en los impuestos de nómina.
5. Identifique los registros reconstruidos. Anote la fecha en que los reconstruyó y las fuentes que usó. No haga que un registro reconstruido parezca original.

Lo que sigue a un vacío depende de la agencia y del reclamo, y no hay una sola consecuencia. Conviene involucrar a un profesional cuando ya hay un aviso o un reclamo en mano, cuando falta la nómina de un trimestre completo o más, cuando se pagó a trabajadores en efectivo o fuera de la nómina, o cuando el banco, el proveedor y las transcripciones del IRS no coinciden.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos.

Un restaurante de Texas y un cocinero que se va

Un restaurante de Texas con 12 empleados contrató a un cocinero en marzo de 2021, y él se fue en junio de 2026. Su Form I-9 se conserva hasta la fecha posterior entre marzo de 2024 (tres años después de la contratación) y junio de 2027 (un año después de que se fue), es decir, hasta junio de 2027. El registro de nómina de sus salarios de 2026 queda cubierto por la declaración del cuarto trimestre de 2026, presentada en enero de 2027, así que el plazo del IRS termina no antes de enero de 2031. La ley de salarios y horas exige conservar sus tarjetas de tiempo al menos dos años, y la regla de la agencia de la fuerza laboral de Texas fija cuatro años para los registros de salarios. Las tarjetas pueden ser la única prueba de las horas detrás del registro de nómina, así que las guarda junto con él.

Un taller de California y una exempleada

Un taller de California recibe un correo el 3 de marzo de una exempleada que pide sus registros de nómina. El taller debe responder lo antes posible y a más tardar el 24 de marzo, que son 21 días calendario. Ella también pide por escrito su archivo de personal; esa solicitud tiene sus propios 30 días calendario. El taller ya conserva los estados de pago detallados al menos tres años y los registros de nómina para el EDD al menos cuatro.

Una propietaria cancela el software de nómina

Una propietaria cambió de proveedor de nómina el 1 de julio de 2026 y planea cancelar el software anterior a fin de ese año. La cuenta anterior contiene la nómina de 2022 a junio de 2026.

Solo con el plazo del IRS, únicamente 2022 está cerca de vencer, en enero de 2027. Las reglas estatales, el Form I-9 y los demás plazos anteriores pueden durar más, así que ella revisa cada uno antes de desechar algo. Cada año posterior todavía necesita sus registros por años, así que antes de que se cierre la cuenta exporta los registros de nómina, las declaraciones trimestrales y anuales, las copias de los W-2 y los registros de depósitos de todos los años que contiene.

¿Su caso es distinto?

• Nunca se presentaron las declaraciones de nómina, o llegó un aviso del IRS sobre la nómina: los registros importan hasta que se cierren los períodos. Vea atrasos en los impuestos de nómina. Si los libros en que se basan esas declaraciones también están atrasados, la contabilidad los pone al día.
• Faltan registros, o están en un proveedor cerrado o cambiado, y llegó una auditoría, un reclamo salarial o una carta de una agencia: muchas veces la nómina se puede reconstruir con los registros bancarios, las transcripciones del IRS y las declaraciones presentadas, que es trabajo de contabilidad sobre los libros. Vea contabilidad y auditoría del IRS a un negocio pequeño.
• Usted es la única persona en la nómina (propietario de una corporación S que se paga a sí mismo): el plazo del IRS para impuestos sobre el empleo se aplica a su propio sueldo. Conserve los mismos registros de nómina, depósitos, declaraciones y copias del W-2. Vea cómo manejar usted mismo la nómina.
• Paga a trabajadores como contratistas que podrían ser empleados: vea contratistas que podrían ser empleados y cómo obtener los números de identificación fiscal de los contratistas.
• Tiene empleados en California: vea impuestos de nómina de California y configuración del EDD.
• Está cerrando o vendiendo el negocio, o necesita recibos y declaraciones, no nómina: vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio.
• Todavía no configuró la nómina: vea cómo configurar la nómina.
• Usted es un empleador canadiense: se aplica una ley distinta; vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio en Canadá.