¿Olvidó cobrar impuesto sobre las ventas? Refacture o absorba

¿Quién debe el impuesto sobre las ventas que nunca se cobró?

Generalmente, el vendedor. Un vendedor que debió cobrar impuesto sobre las ventas lo debe al estado, lo haya pagado o no el cliente, y el impuesto pagado tarde puede generar multas e intereses. California indica que el vendedor es responsable de pagar el monto correcto. Texas indica que el vendedor es responsable de cobrarlo y pagarlo. Nueva York hace personalmente responsable del impuesto a toda persona obligada a cobrarlo, y ese término abarca a socios y miembros de una LLC, y a ejecutivos, directores, gerentes y empleados que tienen el deber de cumplir (sección 1131).

Si luego puede cobrárselo al cliente es otra cuestión. Depende de la ley de su estado y de lo que el acuerdo de venta y las facturas decían sobre el impuesto (siguiente sección). Si no decían nada, puede terminar pagándolo usted.

El cliente también puede deber el impuesto, como una obligación aparte. El impuesto sobre el uso es el impuesto del propio comprador cuando el vendedor no cobró ninguno (impuesto sobre el uso en compras de negocios): un comprador de Texas al que el vendedor no le cobró impuesto debe pagarlo directamente al Comptroller (impuesto sobre el uso de Texas), la obligación de impuesto sobre el uso de un comprador de California continúa hasta que el impuesto se pague al estado, aparte del recibo de un minorista por él (R&TC 6202), y un cliente de Nueva York que no pagó al vendedor lo debe directamente al Tax Department. Eso no es motivo para dejar sin resolver los períodos del propio vendedor.

Un propietario único debe el impuesto directamente. En una entidad, las personas detrás de ella también pueden deberlo: Texas hace personalmente responsable a la persona responsable por el impuesto cobrado a los clientes y no remitido (Tax Code 111.016), y la responsabilidad personal de California por el impuesto sobre las ventas de una entidad se aplica después de que el negocio termina (R&TC 6829). Quién y por cuánto tiempo se explica en cómo presentar declaraciones del impuesto sobre las ventas.

Un caso no es sencillo cuando:

• El precio debía incluir el impuesto, de modo que el impuesto sale de lo que se recibió.
• Las facturas, incluidas las recurrentes, salieron sin impuesto durante muchos períodos, a muchos clientes o en más de un estado.
• Algunos compradores pudieron estar exentos, pero no hay certificado en el archivo.
• Se cobró impuesto en algunas facturas y nunca se remitió. Es un problema distinto y más grave.
• Un estado ya le escribió.

Reúna primero: las facturas y los contratos (busque cualquier texto sobre el impuesto), el estado de destino de cada venta, las declaraciones presentadas y el impuesto pagado de los mismos períodos, la tasa que aplicaba y los certificados de reventa o de exención.

¿Puedo enviar una factura corregida y cobrarle ahora el impuesto a mi cliente?

Solo si el vendedor tiene derecho a cobrarle el impuesto al cliente, y los estados difieren en el origen de ese derecho. No hay una respuesta nacional. Tres estados consultados para esta página:

Cobre solo el impuesto que corresponde: California exige que un vendedor que cobra más que el impuesto debido devuelva el exceso al cliente o lo pague al estado. Que un cliente se niegue a pagar no elimina la obligación del vendedor con el estado.

¿Qué decide si puedo trasladar el impuesto: el contrato, el texto de la factura o el estado?

Los tres. La ley del estado fija la prueba; el contrato y las facturas son la evidencia de lo que se acordó. En California deciden los términos del acuerdo de venta, y una cláusula del contrato que suma el impuesto sobre las ventas, un monto de impuesto en la factura u otra prueba de esa venta, o un aviso colocado, generan cada uno la presunción de que el cliente estuvo de acuerdo (la ley lo trata como acordado salvo que se demuestre lo contrario). Un solo total sin línea de impuesto ni texto de impuesto incluido no genera ninguna, así que deciden los demás términos del acuerdo. El reglamento no dice si una línea de impuesto agregada por primera vez en una factura corregida posterior cuenta como prueba de la venta, por lo que una refacturación basada en ella es incierta (Regulation 1700). Se refiere a ventas de bienes físicos; un servicio o un producto digital puede seguir otras reglas.

¿Incluye el impuesto sobre las ventas en el precio o lo cobra aparte, encima del precio?

En Texas y California, cualquiera de las dos puede ser correcta, pero el cliente debió haber sido informado de cuál.

• Texas: el vendedor debe indicar el impuesto por separado, salvo que entregue al cliente una declaración escrita de que el impuesto de Texas está incluido en el precio de venta y exhiba un letrero que lo diga (Texas Comptroller).
• California: indique un monto separado en la factura o el recibo. Si en cambio el impuesto está incluido en el precio, el vendedor debe avisar al comprador mediante un aviso colocado, una etiqueta de precio o un anuncio, con el texto que fija la Publication 73.

Para sacar el impuesto de un total con impuesto incluido, Texas da esta fórmula: el precio dividido entre uno más la tasa del impuesto da el precio antes del impuesto, y la diferencia es el impuesto.

La trampa es una factura que no decía nada, seguida de «queríamos que incluyera el impuesto». La guía consultada para esta página vincula el precio con impuesto incluido con informar al cliente en la forma exigida. No dice que un vendedor pueda declarar después que un precio incluye el impuesto, ni cómo calcula el monto un estado cuando no se dio ninguna de las dos formas de texto. Calcule la exposición de ambas maneras: el impuesto encima del monto recibido es la cifra mayor, y el estado decide cuál aplica.

¿La venta era gravable desde el principio?

Algunas facturas sin impuesto estaban bien así, por lo que debe verificarlo antes de calcular nada. Cuatro razones comunes:

• El artículo o servicio no es gravable en ese estado. Los estados difieren en qué servicios, software y bienes digitales son gravables (sobre el software, vea impuesto sobre las ventas de SaaS por estado). Consulte primero la lista de ventas gravables del propio estado.
• El comprador estaba exento o compraba para revender. Texas trata como exenta una venta a un cliente que entrega un certificado de reventa o de exención (Texas Comptroller). El momento importa: Nueva York pide el certificado a más tardar 90 días después de la entrega o la prestación del servicio, y después de eso el vendedor y el comprador cargan con la responsabilidad de probar que la venta estaba exenta (ST-120). Un certificado reunido mucho después de la venta puede no bastar.
• Los bienes se entregaron fuera del estado. Los vendedores de Texas no necesitan cobrar el impuesto de Texas sobre artículos enviados y entregados en ubicaciones fuera del estado, pero los registros deben mostrar prueba de entrega, como un conocimiento de embarque, una factura de envío o un recibo postal (Texas Comptroller). California generalmente no grava un producto enviado directamente a un comprador fuera del estado para uso fuera de California; en la mayoría de los casos la venta no califica si el comprador toma posesión en California (Publication 101). Ninguna regla resuelve el impuesto en el estado de destino: Texas señala que sus vendedores pueden necesitar cobrar impuesto en otro estado.
• Todavía no tenía que cobrar allí. Vea cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas.

Cuándo y cómo debe obtenerse un certificado, y qué cuenta como uno válido, se explica en certificados de exención de los clientes; qué tasa local corresponde a una venta está en determinación del impuesto sobre las ventas según la dirección de entrega.

¿Cómo corrijo facturas pagadas que salieron sin el impuesto sobre las ventas correcto?

Donde un estado acepta declaraciones enmendadas, el impuesto generalmente se declara en el período de la venta, no en el período en que usted encontró el error. Las instrucciones de presentación de California dicen que no se ajusten las ventas brutas del período actual por un error anterior: enmiende el período anterior y pague el impuesto adicional con multa e intereses (CDTFA). Texas acepta una declaración enmendada con el impuesto adicional, multa e intereses.

Hasta cuándo puede el estado determinar impuesto decide cuántos períodos corregir. Texas: 4 años desde la fecha en que el impuesto debía pagarse, sin límite si no se presentó declaración o si el impuesto corregido supera en 25% o más lo declarado (Tax Code 111.201 y 111.205). Nueva York: tres años desde la fecha en que se presentó una declaración, y en cualquier momento si no se presentó ninguna (sección 1147(b)). California: tres años después de lo que ocurra más tarde entre el mes siguiente al trimestre o la presentación de la declaración, ocho años si no se presentó declaración, y sin límite en caso de fraude (R&TC 6487).

Qué ruta conviene depende de cuántos períodos están afectados y de si el estado se ha puesto en contacto con usted; verifíquelo antes de presentar nada. Un acuerdo de divulgación voluntaria es un trato que usted pide a un estado antes de que él se comunique con usted: usted declara y paga el impuesto atrasado, y el estado limita las multas y, en algunos estados, cuánto tiempo hacia atrás revisa.

Nueva York también indica que un contribuyente que presentó una declaración pero no pagó completo no es elegible. Un vendedor que presentó declaraciones que informaban las ventas pero no el impuesto debe preguntar al Tax Department qué ruta aplica antes de presentar nada. El programa de divulgación de California no se aplica a ventas sujetas al impuesto sobre las ventas de California ni a quien tiene o tuvo un permiso de vendedor (CDTFA); un vendedor registrado en California con muchos períodos debe preguntar a la CDTFA qué ruta le conviene. La presentación paso a paso está en cómo presentar declaraciones del impuesto sobre las ventas; varios estados y períodos de revisión están en cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado.

¿Se aplicarán multas e intereses y se pueden dispensar?

Se aplican multa e intereses cuando el impuesto se paga después de su fecha de vencimiento, y la dispensa depende del estado y del motivo.

Texas envía las solicitudes que exceden sus límites de período a su programa de divulgación voluntaria. Cada estado decide una solicitud según sus hechos. California también agrega multas separadas cuando determina que el impuesto no declarado provino de negligencia, desprecio intencional de la ley o fraude (CDTFA).

El impuesto que realmente cobró a los clientes y no remitió se trata de otra manera. Texas no fija límite de revisión hacia atrás para él ni dispensa los intereses sobre él en un acuerdo de divulgación (Texas), y California puede agregar una multa separada cuando un vendedor cobra el impuesto a sabiendas y no lo remite a tiempo (CDTFA). Vea cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado.

¿Cómo evito que las facturas recurrentes salgan sin impuesto sobre las ventas?

Corrija primero la plantilla o el calendario recurrente, para que el siguiente ciclo salga bien; las facturas ya enviadas y pagadas siguen los pasos anteriores. Luego corrija la causa en la configuración de las facturas y en el acuerdo de venta, y revise cada período contra la declaración.

1. Encuentre la causa. Las más comunes son el impuesto desactivado para un cliente, un artículo marcado como no gravable, ningún estado de destino en el registro del cliente, o ningún registro todavía en un estado donde se necesita uno (en ese caso, vea cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado).
2. Ponga el impuesto en los documentos. La guía de California y Texas busca un monto de impuesto separado en cada factura o el texto de impuesto incluido del estado, y California también acepta una cláusula del contrato que suma el impuesto; verifique la regla de su estado. Para un contrato de precio fijo o de suscripción, lea qué permite antes de que la siguiente factura sume el impuesto.
3. Marque a los clientes realmente exentos y conserve el certificado. Texas exige conservar los registros de certificados al menos 4 años (Texas).
4. Fije la tasa según las reglas de origen del estado. Según el estado y la venta, la ubicación del vendedor o la dirección de entrega fija la tasa local; el impuesto local sobre las ventas de Texas, en general, se basa en el establecimiento del vendedor (Texas Comptroller). Vea determinación del impuesto sobre las ventas según la dirección de entrega.
5. Concilie cada período. Compare las ventas gravables por la tasa, el impuesto que muestran las facturas y el impuesto pagado en la declaración, para que una diferencia aparezca en el primer período y no después de un año. Si ya no coinciden, vea impuesto sobre las ventas por pagar que no coincide con la declaración.

¿Cómo se ven en mis libros una refacturación, una disputa o un impuesto absorbido?

Lleve el impuesto adeudado al estado separado de lo que pagaron los clientes. Donde el impuesto recae sobre el comprador, pasa por una cuenta por pagar y queda fuera de las ventas; donde un estado lo define como impuesto del vendedor, puede corresponder a los ingresos brutos, y un preparador debe resolver cuál aplica antes de que usted registre. Ambos casos están en asientos contables del impuesto sobre las ventas; los tres casos se ven así:

Cómo se tratan estos montos en la declaración del impuesto sobre la renta es una cuestión aparte para quien la prepara.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todas las cifras están en dólares estadounidenses. El ejemplo de Texas usa la tasa combinada máxima del estado; las tasas de California y Nueva York son supuestas, no tasas publicadas para ninguna venta.

Texas: $12,000 de ventas gravables, sin impuesto en la factura

Un vendedor de Austin facturó $12,000 de ventas gravables, todas pagadas, sin impuesto en las facturas. Con la tasa combinada máxima de 8.25% de Texas, el impuesto sobre el monto recibido es de unos $990. Con la declaración de impuesto incluido y el letrero exigidos, el impuesto dentro del precio sería $12,000 menos ($12,000 dividido entre 1.0825), unos $915. Sin ese texto, la cifra mayor es la más segura para planificar, y el estado decide. El impuesto se debe al Comptroller de cualquier manera. El impuesto sumado al precio es una deuda del cliente según la ley de Texas; un precio fijo o con impuesto incluido ya acordado puede afectar lo que todavía se puede cobrar.

California: $30,000 a seis clientes, contratos que no mencionan el impuesto

Un fabricante de muebles facturó $30,000 a seis clientes. Ningún contrato mencionaba el impuesto, ninguna factura lo mostraba y no se colocó ningún aviso. Con una tasa combinada ilustrativa de 8%, el impuesto es $2,400. No se aplica ninguna presunción de la Regulation 1700, así que deciden los términos del acuerdo, y no dicen nada. Es posible que el fabricante deba tratar los $2,400 como un costo propio, y enmienda las declaraciones de los períodos de las ventas.

Nueva York: $5,000 de impresión gravable, sin impuesto en la factura

Una imprenta facturó $5,000 de trabajo gravable sin impuesto. Con una tasa combinada ilustrativa de 8%, el impuesto es $400. Si el trabajo era gravable, la imprenta es responsable, y un cliente que no pagó a la imprenta también debe el impuesto al Tax Department según la sección 1133. Resolver la propia obligación de la imprenta y refacturar a los clientes son pasos separados; la ruta del estado depende de si la imprenta ha presentado declaraciones y ha sido contactada.

¿Su caso es distinto?

• Las facturas han salido sin impuesto durante meses, los clientes ya pagaron, o un estado le escribió: qué reglas de estado y período aplican, si refacturar o absorber, y si corregir mediante declaraciones enmendadas o un acuerdo de divulgación son decisiones que se toman con los registros a la mano. Vea ayuda con la contabilidad y cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado.
• No está seguro de que debía cobrar en ese estado: vea cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas.
• Un comprador dice que estaba exento y usted no tiene certificado: vea certificados de exención de los clientes.
• Un estado abrió una auditoría o envió una solicitud de información: vea auditoría del impuesto sobre las ventas y lleve el aviso a una revisión contable.
• Cobró impuesto y nunca lo remitió: vea cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado y concilie primero los depósitos y las declaraciones.
• Sus libros no pueden mostrar qué se facturó, pagó y gravó por estado, o el impuesto de las declaraciones no coincide con las facturas: el monto adeudado no se puede calcular hasta que coincidan. Vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y ayuda con la contabilidad.