Quên tính thuế bán hàng trên hóa đơn? Thu lại hay tự chịu

Ai nợ tiểu bang khoản thuế bán hàng chưa từng được tính?

Nhìn chung là người bán. Người bán lẽ ra phải tính thuế bán hàng thì nợ khoản đó cho tiểu bang dù khách đã trả hay chưa, và thuế nộp trễ có thể bị phạt và tính lãi. California nói người bán chịu trách nhiệm nộp đúng số tiền. Texas nói người bán chịu trách nhiệm thu và nộp. New York quy định người có nghĩa vụ thu thuế phải chịu trách nhiệm cá nhân về thuế đó, và thuật ngữ này bao gồm các thành viên hợp danh và thành viên LLC, cùng cán bộ điều hành, giám đốc, người quản lý và nhân viên có nghĩa vụ tuân thủ (section 1131).

Việc sau đó bạn có thể thu lại khoản này từ khách hay không là một câu hỏi riêng. Câu trả lời tùy vào luật của tiểu bang bạn và vào những gì thỏa thuận mua bán và hóa đơn đã ghi về thuế (phần kế tiếp). Nếu không ghi gì, bạn có thể phải tự nộp.

Khách hàng cũng có thể nợ thuế, như một nghĩa vụ riêng. Thuế sử dụng là thuế của chính người mua khi người bán không tính thuế (thuế sử dụng trên hàng hóa mua cho doanh nghiệp): người mua tại Texas mà người bán không tính thuế phải nộp trực tiếp cho Comptroller (thuế sử dụng của Texas), nghĩa vụ thuế sử dụng của người mua tại California kéo dài cho đến khi thuế được nộp cho tiểu bang, trừ khi có biên lai của người bán cho khoản thuế đó (R&TC 6202), và khách hàng tại New York chưa trả cho người bán phải nộp trực tiếp cho Tax Department. Đó không phải là lý do để bỏ lửng các kỳ của chính người bán.

Chủ doanh nghiệp một chủ nợ thuế trực tiếp. Với một pháp nhân, những người đứng sau cũng có thể nợ: Texas quy định cá nhân có trách nhiệm trong pháp nhân phải tự chịu trách nhiệm về thuế đã thu từ khách hàng mà chưa nộp (Tax Code 111.016), và trách nhiệm cá nhân của California đối với thuế bán hàng của một pháp nhân áp dụng sau khi doanh nghiệp chấm dứt (R&TC 6829). Ai phải chịu và trong bao lâu được nêu trong nộp tờ khai thuế bán hàng.

Một trường hợp không đơn giản khi:

• Giá được hiểu là đã gồm thuế, nên thuế được trừ ra từ số tiền đã nhận.
• Hóa đơn, kể cả hóa đơn định kỳ, đã gửi đi không có thuế trong nhiều kỳ, cho nhiều khách hàng, hoặc ở hơn một tiểu bang.
• Một số người mua có thể được miễn thuế, nhưng không có giấy chứng nhận lưu hồ sơ.
• Thuế đã được tính trên một số hóa đơn nhưng chưa bao giờ được nộp. Đó là một vấn đề khác và nghiêm trọng hơn.
• Một tiểu bang đã gửi thư cho bạn.

Hãy chuẩn bị trước: hóa đơn và hợp đồng (tìm mọi câu chữ về thuế), tiểu bang nhận hàng của từng giao dịch bán, các tờ khai đã nộp và thuế đã trả cho cùng các kỳ, thuế suất đã áp dụng, và mọi giấy chứng nhận bán lại hoặc miễn thuế.

Tôi có thể gửi hóa đơn điều chỉnh và thu thuế từ khách ngay bây giờ không?

Chỉ khi người bán có quyền tính thuế cho khách, và quyền đó đến từ đâu thì mỗi tiểu bang một khác. Không có câu trả lời chung cho cả nước. Ba tiểu bang đã đọc cho trang này:

Chỉ tính phần thuế đến hạn: California yêu cầu người bán đã thu nhiều hơn số thuế phải nộp phải trả lại phần dư cho khách hoặc nộp cho tiểu bang. Khách hàng từ chối trả không chấm dứt nghĩa vụ của người bán với tiểu bang.

Điều gì quyết định tôi có thể chuyển thuế sang khách hay không: hợp đồng, câu chữ trên hóa đơn hay tiểu bang?

Cả ba. Luật tiểu bang đặt ra tiêu chí; hợp đồng và hóa đơn là bằng chứng về điều đã thỏa thuận. Ở California, điều khoản của thỏa thuận mua bán quyết định, và một điều khoản hợp đồng cộng thuế bán hàng, số thuế thể hiện trên hóa đơn hoặc chứng từ bán hàng khác, hay một thông báo niêm yết đều tạo ra giả định rằng khách đã đồng ý (luật coi là đã đồng ý trừ khi chứng minh được điều ngược lại). Một tổng số duy nhất không có dòng thuế và không có câu chữ về giá đã gồm thuế thì không tạo ra giả định nào, nên các điều khoản khác của thỏa thuận quyết định. Quy định không nói liệu một dòng thuế lần đầu được thêm vào hóa đơn điều chỉnh sau đó có được coi là chứng từ của giao dịch bán hay không, nên việc thu lại dựa vào đó là không chắc chắn (Regulation 1700). Quy định áp dụng cho việc bán hàng hóa hữu hình; dịch vụ hoặc sản phẩm kỹ thuật số có thể theo quy tắc khác.

Bạn tính thuế bán hàng vào trong giá hay cộng thêm bên ngoài?

Ở Texas và California, cách nào cũng có thể đúng, nhưng khách hàng phải được cho biết là cách nào.

• Texas: người bán phải ghi thuế riêng, trừ khi đưa cho khách một văn bản nói rằng thuế Texas đã gồm trong giá bán và niêm yết một biển báo nói vậy (Texas Comptroller).
• California: ghi một khoản riêng trên hóa đơn hoặc biên lai. Nếu thuế đã gồm trong giá, người bán phải thông báo cho người mua bằng thông báo niêm yết, thẻ giá hoặc quảng cáo, theo câu chữ mà Publication 73 quy định.

Để tách thuế ra khỏi tổng số đã gồm thuế, Texas đưa ra công thức này: giá chia cho một cộng thuế suất ra giá chưa thuế, và phần chênh lệch là thuế.

Cái bẫy là một hóa đơn không nói gì, rồi sau đó nói "chúng tôi định là đã gồm thuế". Hướng dẫn đã đọc cho trang này gắn việc định giá đã gồm thuế với việc thông báo cho khách theo đúng hình thức yêu cầu. Hướng dẫn không nói người bán có thể tuyên bố sau đó rằng giá đã gồm thuế hay không, hoặc tiểu bang tính số tiền thế nào khi không có hình thức câu chữ nào được đưa ra. Hãy tính mức rủi ro theo cả hai cách: thuế cộng thêm trên số tiền đã nhận là con số lớn hơn, và tiểu bang quyết định cách nào áp dụng.

Giao dịch bán có chịu thuế ngay từ đầu không?

Một số hóa đơn không tính thuế là đúng, nên hãy kiểm tra trước khi tính bất cứ điều gì. Bốn lý do thường gặp:

• Hàng hóa hoặc dịch vụ không chịu thuế ở tiểu bang đó. Các tiểu bang khác nhau về việc dịch vụ, phần mềm và hàng hóa kỹ thuật số nào chịu thuế (về phần mềm, xem thuế bán hàng với SaaS theo tiểu bang). Hãy kiểm tra danh sách giao dịch chịu thuế của chính tiểu bang trước.
• Người mua được miễn thuế hoặc mua để bán lại. Texas coi giao dịch bán cho khách đưa giấy chứng nhận bán lại hoặc miễn thuế là được miễn (Texas Comptroller). Thời điểm rất quan trọng: New York yêu cầu giấy chứng nhận chậm nhất 90 ngày sau khi giao hàng hoặc thực hiện dịch vụ, và sau đó cả người bán lẫn người mua đều gánh nghĩa vụ chứng minh giao dịch được miễn thuế (ST-120). Một giấy chứng nhận thu thập rất lâu sau giao dịch bán có thể không đủ.
• Hàng hóa được giao ra ngoài tiểu bang. Người bán tại Texas không cần thu thuế Texas trên hàng gửi và giao đến địa điểm ngoài tiểu bang, nhưng hồ sơ phải cho thấy bằng chứng giao hàng, như vận đơn (bill of lading), hóa đơn vận chuyển hoặc biên nhận bưu điện (Texas Comptroller). California nhìn chung không đánh thuế sản phẩm gửi trực tiếp cho người mua ở ngoài tiểu bang để dùng ngoài California; trong hầu hết trường hợp, giao dịch không đủ điều kiện nếu người mua nhận hàng tại California (Publication 101). Cả hai quy tắc đều không giải quyết thuế ở tiểu bang đến: Texas lưu ý rằng người bán của mình có thể cần thu thuế ở tiểu bang khác.
• Bạn chưa phải thu thuế ở đó. Xem khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.

Khi nào và cách nào phải nhận giấy chứng nhận, và thế nào là hợp lệ, được nêu trong giấy chứng nhận miễn thuế từ khách hàng; thuế suất địa phương nào thuộc về một giao dịch bán được nêu trong xác định nguồn thuế bán hàng theo địa chỉ giao hàng.

Làm sao sửa các hóa đơn đã thanh toán nhưng thiếu thuế bán hàng đúng?

Ở nơi tiểu bang chấp nhận tờ khai điều chỉnh, thuế nhìn chung được khai cho kỳ của giao dịch bán, không phải kỳ bạn phát hiện sai sót. Hướng dẫn nộp tờ khai của California nói không điều chỉnh tổng doanh thu kỳ hiện tại cho lỗi trước đó: điều chỉnh kỳ trước và nộp thêm thuế cùng tiền phạt và tiền lãi (CDTFA). Texas chấp nhận tờ khai điều chỉnh kèm thuế bổ sung, tiền phạt và tiền lãi.

Tiểu bang có thể ấn định thuế ngược về bao lâu quyết định bạn phải sửa bao nhiêu kỳ. Texas: 4 năm kể từ ngày thuế đến hạn, không giới hạn nếu không nộp tờ khai hoặc thuế đã sửa cao hơn số đã khai từ 25% trở lên (Tax Code 111.201 and 111.205). New York: ba năm kể từ ngày nộp tờ khai, và bất cứ lúc nào nếu không nộp (section 1147(b)). California: ba năm sau mốc muộn hơn giữa tháng liền sau quý và ngày nộp tờ khai, tám năm nếu không nộp tờ khai, và không giới hạn nếu gian lận (R&TC 6487).

Hướng nào phù hợp tùy vào số kỳ bị ảnh hưởng và việc tiểu bang đã liên hệ với bạn chưa; hãy kiểm tra trước khi nộp bất cứ thứ gì. Thỏa thuận tự nguyện khai báo (VDA) là thỏa thuận bạn đề nghị với tiểu bang trước khi họ liên hệ: bạn khai và nộp thuế các kỳ trước, và tiểu bang hạn chế tiền phạt và, ở một số tiểu bang, hạn chế việc họ xem xét ngược về bao lâu.

New York cũng nói người nộp thuế đã nộp tờ khai nhưng không nộp đủ thì không đủ điều kiện. Người bán đã nộp tờ khai khai doanh thu nhưng không khai thuế nên hỏi Tax Department xem hướng nào áp dụng trước khi nộp bất cứ thứ gì. Chương trình khai báo của California không áp dụng cho các giao dịch bán chịu thuế bán hàng California hoặc cho bất kỳ ai đang giữ hoặc từng giữ giấy phép người bán (CDTFA); người bán đã đăng ký tại California có nhiều kỳ nên hỏi CDTFA hướng nào phù hợp. Các bước nộp tờ khai được nêu trong nộp tờ khai thuế bán hàng; nhiều tiểu bang và thời gian truy thu được nêu trong bắt kịp thuế bán hàng chưa thu.

Tiền phạt và tiền lãi có áp dụng không, và có thể được miễn không?

Tiền phạt và tiền lãi áp dụng khi thuế được nộp sau hạn, và việc miễn tùy vào tiểu bang và lý do.

Texas chuyển các yêu cầu vượt giới hạn thời gian sang chương trình tự nguyện khai báo của mình. Mỗi tiểu bang quyết định yêu cầu theo tình tiết. California cũng cộng thêm các khoản phạt riêng khi phát hiện thuế chưa khai xuất phát từ sơ suất, cố ý bỏ qua luật hoặc gian lận (CDTFA).

Thuế bạn thực sự đã thu từ khách hàng nhưng chưa nộp được xử lý khác. Texas không đặt giới hạn truy thu cho khoản này và không miễn tiền lãi cho khoản này trong thỏa thuận khai báo (Texas), và California có thể cộng một khoản phạt riêng khi người bán cố ý thu thuế mà không nộp đúng hạn (CDTFA). Xem bắt kịp thuế bán hàng chưa thu.

Làm sao để hóa đơn định kỳ không còn đi ra mà thiếu thuế bán hàng?

Hãy sửa mẫu hoặc lịch hóa đơn định kỳ trước, để chu kỳ kế tiếp đi ra đúng; các hóa đơn đã gửi và đã thanh toán theo các bước ở trên. Sau đó sửa nguyên nhân trong cách thiết lập hóa đơn và trong thỏa thuận bán hàng, và đối chiếu từng kỳ với tờ khai.

1. Tìm nguyên nhân. Các nguyên nhân thường gặp là thuế bị tắt cho một khách hàng, một mặt hàng bị đánh dấu không chịu thuế, hồ sơ khách hàng không có tiểu bang nhận hàng, hoặc chưa đăng ký ở tiểu bang cần đăng ký (nếu vậy, xem bắt kịp thuế bán hàng chưa thu).
2. Ghi thuế vào giấy tờ. Hướng dẫn của California và Texas tìm một khoản thuế riêng trên mỗi hóa đơn hoặc câu chữ về giá đã gồm thuế của tiểu bang, và California cũng chấp nhận điều khoản hợp đồng cộng thuế; hãy kiểm tra quy tắc của tiểu bang bạn. Với hợp đồng giá cố định hoặc đăng ký định kỳ, hãy đọc hợp đồng cho phép gì trước khi hóa đơn kế tiếp cộng thuế.
3. Đánh dấu những khách hàng thực sự được miễn thuế và giữ giấy chứng nhận. Texas yêu cầu lưu hồ sơ giấy chứng nhận ít nhất 4 năm (Texas).
4. Đặt thuế suất theo quy tắc xác định nguồn của tiểu bang. Tùy tiểu bang và giao dịch, địa điểm của người bán hoặc địa chỉ giao hàng quyết định thuế suất địa phương; thuế bán hàng địa phương của Texas nhìn chung dựa trên nơi kinh doanh của người bán (Texas Comptroller). Xem xác định nguồn thuế bán hàng theo địa chỉ giao hàng.
5. Đối chiếu từng kỳ. So sánh doanh số chịu thuế nhân thuế suất, thuế thể hiện trên hóa đơn và thuế đã nộp trên tờ khai, để chênh lệch lộ ra ngay trong kỳ đầu tiên, không phải sau một năm. Nếu chúng đã không khớp, xem thuế bán hàng phải trả không khớp với tờ khai.

Việc thu lại, tranh chấp hoặc tự chịu thuế thể hiện trong sổ sách thế nào?

Hãy theo dõi riêng khoản thuế nợ tiểu bang với số tiền khách đã trả. Khi thuế đánh vào người mua, nó đi qua một tài khoản phải trả và nằm ngoài doanh thu bán hàng; khi tiểu bang quy định đó là thuế của người bán, nó có thể thuộc tổng doanh thu, và người chuẩn bị thuế nên xác định cái nào áp dụng trước khi bạn ghi sổ. Cả hai trường hợp được nêu trong bút toán thuế bán hàng; ba trường hợp trông như sau:

Cách các khoản này được xử lý trên tờ khai thuế thu nhập là một câu hỏi riêng dành cho người chuẩn bị tờ khai.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa. Mọi số liệu đều bằng đô la Hoa Kỳ. Ví dụ Texas dùng thuế suất kết hợp tối đa của tiểu bang; thuế suất California và New York là giả định, không phải thuế suất đã công bố cho bất kỳ giao dịch nào.

Texas: $12.000 doanh số chịu thuế, không thể hiện thuế

Một người bán ở Austin lập hóa đơn $12.000 doanh số chịu thuế, tất cả đã thanh toán, không có thuế trên hóa đơn. Với thuế suất kết hợp tối đa 8,25% của Texas, thuế cộng thêm trên số tiền đã nhận là khoảng $990. Với văn bản và biển báo về giá đã gồm thuế theo yêu cầu, thuế nằm trong giá sẽ là $12.000 trừ ($12.000 chia cho 1,0825), khoảng $915. Khi không có câu chữ đó, con số cao hơn là con số an toàn hơn để lập kế hoạch, và tiểu bang quyết định. Dù cách nào người bán cũng nợ Comptroller. Thuế cộng vào giá là khoản nợ của khách hàng theo luật Texas; một mức giá cố định hoặc đã gồm thuế đã thỏa thuận có thể ảnh hưởng đến phần còn đòi được.

California: $30.000 cho sáu khách hàng, hợp đồng không nói gì về thuế

Một thợ làm đồ nội thất lập hóa đơn $30.000 cho sáu khách hàng. Không hợp đồng nào nhắc đến thuế, không hóa đơn nào thể hiện thuế và không có thông báo niêm yết. Với thuế suất kết hợp minh họa 8%, thuế là $2.400. Không có giả định nào theo Regulation 1700 áp dụng, nên các điều khoản của thỏa thuận quyết định, và các điều khoản đó không nói gì. Người thợ có thể phải coi $2.400 là chi phí của chính mình, và điều chỉnh các tờ khai cho những kỳ của giao dịch bán.

New York: $5.000 dịch vụ in chịu thuế, không thể hiện thuế

Một tiệm in lập hóa đơn $5.000 công việc chịu thuế mà không có thuế. Với thuế suất kết hợp minh họa 8%, thuế là $400. Nếu công việc chịu thuế, tiệm in có trách nhiệm, và khách hàng chưa trả cho tiệm cũng nợ thuế cho Tax Department theo section 1133. Giải quyết trách nhiệm của chính tiệm và thu lại từ khách hàng là các bước riêng; hướng của tiểu bang tùy vào việc tiệm đã nộp tờ khai và đã bị liên hệ hay chưa.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Hóa đơn đã đi ra không có thuế nhiều tháng, khách hàng đã thanh toán, hoặc tiểu bang đã gửi thư cho bạn: quy tắc của tiểu bang và kỳ nào áp dụng, nên thu lại hay tự chịu, và nên sửa bằng tờ khai điều chỉnh hay thỏa thuận khai báo là những quyết định cần đưa ra khi đã có đủ hồ sơ trong tay. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán và bắt kịp thuế bán hàng chưa thu.
• Bạn không chắc mình có phải thu thuế ở tiểu bang đó không: xem khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.
• Người mua nói họ được miễn thuế và bạn không có giấy chứng nhận: xem giấy chứng nhận miễn thuế từ khách hàng.
• Một tiểu bang đã mở cuộc kiểm tra hoặc gửi yêu cầu cung cấp thông tin: xem kiểm tra thuế bán hàng và mang thông báo đến đợt rà soát sổ sách.
• Bạn đã tính thuế nhưng chưa bao giờ nộp: xem bắt kịp thuế bán hàng chưa thu và đối chiếu các khoản đã nộp với tờ khai trước.
• Sổ sách của bạn không cho thấy được điều gì đã được lập hóa đơn, thanh toán và tính thuế theo tiểu bang, hoặc thuế trên tờ khai không khớp với hóa đơn: không thể tính được số tiền nợ cho đến khi chúng khớp. Xem bắt kịp sổ sách quá hạn và hỗ trợ ghi sổ kế toán.