Sales Tax vergessen? Nachberechnen oder selbst tragen

Wer schuldet dem Bundesstaat die Sales Tax, die nie berechnet wurde?

In der Regel der Verkäufer. Ein Verkäufer, der Sales Tax hätte berechnen müssen, schuldet sie dem Bundesstaat, ob der Kunde sie bezahlt hat oder nicht, und verspätet gezahlte Steuer kann Strafzuschlag und Zinsen nach sich ziehen. Kalifornien sagt, der Verkäufer sei für die Zahlung des richtigen Betrags verantwortlich. Texas sagt, der Verkäufer sei für Erhebung und Zahlung verantwortlich. New York macht eine Person, die zur Erhebung der Steuer verpflichtet ist, persönlich dafür haftbar, und dieser Begriff umfasst Gesellschafter und Mitglieder einer LLC (US-Gesellschaft mit beschränkter Haftung) sowie Officers (Führungskräfte), Direktoren, Manager und Arbeitnehmer mit einer Pflicht zur Befolgung (Abschnitt 1131).

Ob Sie dem Kunden die Steuer dann berechnen können, ist eine getrennte Frage. Sie hängt vom Recht Ihres Bundesstaates und davon ab, was der Kaufvertrag und die Rechnungen zur Steuer sagten (nächster Abschnitt). Sagten sie nichts, zahlen Sie sie unter Umständen selbst.

Auch der Kunde kann die Steuer schulden, als eigene, getrennte Pflicht. Use Tax (US-Steuer auf die Nutzung nicht beim Kauf besteuerter Waren oder Dienstleistungen) ist die eigene Steuer des Käufers, wenn der Verkäufer keine berechnet hat (Use Tax auf betriebliche Einkäufe): Ein Käufer in Texas, dem sein Verkäufer keine Steuer berechnet hat, muss sie direkt an den Comptroller (Steuerbehörde von Texas) zahlen (Texas Use Tax), die Use-Tax-Schuld eines Käufers in Kalifornien besteht fort, bis die Steuer an den Bundesstaat gezahlt ist, abgesehen von der Quittung eines Einzelhändlers dafür (R&TC 6202), und ein Kunde in New York, der den Anbieter nicht bezahlt hat, schuldet sie direkt dem Tax Department (Steuerbehörde von New York). Das ist kein Grund, die eigenen Zeiträume des Verkäufers ungeklärt zu lassen.

Ein Einzelunternehmer schuldet die Steuer direkt. Bei einer Gesellschaft können auch die Personen dahinter sie schulden: Texas macht eine verantwortliche Person persönlich haftbar für Steuer, die von Kunden eingezogen und nicht abgeführt wurde (Tax Code 111.016), und Kaliforniens persönliche Haftung für die Sales Tax einer Gesellschaft gilt nach Ende des Geschäfts (R&TC 6829). Wer und wie lange, steht unter Sales-Tax-Erklärungen einreichen.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• Der Preis die Steuer enthalten sollte, die Steuer also aus dem Erhaltenen herausgerechnet wird.
• Rechnungen, auch wiederkehrende, über viele Zeiträume, an viele Kunden oder in mehr als einen Bundesstaat ohne Steuer verschickt wurden.
• Manche Käufer befreit gewesen sein könnten, aber keine Bescheinigung vorliegt.
• Auf manchen Rechnungen Steuer berechnet und nie abgeführt wurde. Das ist ein anderes und ernsteres Problem.
• Ein Bundesstaat Ihnen bereits geschrieben hat.

Das sollten Sie zuerst zusammentragen: die Rechnungen und Verträge (achten Sie auf Formulierungen zur Steuer), den Lieferstaat jedes Verkaufs, die eingereichten Erklärungen und gezahlte Steuer für dieselben Zeiträume, den geltenden Satz und alle Wiederverkaufs- oder Befreiungsbescheinigungen.

Kann ich eine korrigierte Rechnung schicken und die Steuer jetzt beim Kunden einziehen?

Nur wenn der Verkäufer ein Recht hat, dem Kunden die Steuer zu berechnen, und die Bundesstaaten unterscheiden sich darin, woher dieses Recht kommt. Es gibt keine bundesweite Antwort. Drei Bundesstaaten wurden für diese Seite gelesen:

Berechnen Sie nur die fällige Steuer: Kalifornien verlangt von einem Verkäufer, der mehr als die fällige Steuer einzieht, den Überschuss an den Kunden zurückzugeben oder an den Bundesstaat zu zahlen. Ein Kunde, der nicht zahlt, beendet die Pflicht des Verkäufers gegenüber dem Bundesstaat nicht.

Was entscheidet, ob ich die Steuer weitergeben kann: der Vertrag, der Rechnungstext oder der Bundesstaat?

Alle drei. Das Recht des Bundesstaates setzt den Maßstab; der Vertrag und die Rechnungen sind der Beweis dafür, was vereinbart war. In Kalifornien entscheiden die Bedingungen des Kaufvertrags, und eine Vertragsklausel, die Sales Tax hinzufügt, ein auf der Rechnung oder einem anderen Verkaufsnachweis ausgewiesener Steuerbetrag oder ein ausgehängter Hinweis begründet jeweils eine Vermutung, dass der Kunde zugestimmt hat (das Recht behandelt es als vereinbart, solange nichts anderes gezeigt wird). Ein einzelner Gesamtbetrag ohne Steuerzeile und ohne Formulierung zur enthaltenen Steuer begründet keine, die übrigen Bedingungen der Vereinbarung entscheiden also. Die Vorschrift sagt nicht, ob eine Steuerzeile, die erst auf einer späteren korrigierten Rechnung hinzugefügt wird, als Nachweis des Verkaufs zählt; eine darauf gestützte Nachberechnung ist daher unsicher (Regulation 1700). Sie betrifft den Verkauf von Waren; für eine Dienstleistung oder ein digitales Produkt können andere Regeln gelten.

Rechnen Sie die Sales Tax in den Preis ein oder berechnen Sie sie obendrauf?

In Texas und Kalifornien kann beides richtig sein, aber der Kunde muss gewusst haben, welches.

• Texas: Der Verkäufer muss die Steuer gesondert ausweisen, es sei denn, er gibt dem Kunden eine schriftliche Erklärung, dass die Steuer von Texas im Verkaufspreis enthalten ist, und zeigt ein Schild mit dieser Aussage (Texas Comptroller).
• Kalifornien: Weisen Sie auf der Rechnung oder dem Beleg einen gesonderten Betrag aus. Ist die Steuer stattdessen im Preis enthalten, muss der Verkäufer den Käufer durch einen Aushang, ein Preisschild oder eine Anzeige informieren, in der Formulierung, die Publication 73 vorgibt.

Um die Steuer aus einem Gesamtbetrag inklusive Steuer herauszurechnen, nennt Texas diese Formel: Der Preis geteilt durch eins plus den Steuersatz ergibt den Preis vor Steuer, und die Differenz ist die Steuer.

Die Falle ist eine Rechnung, die nichts dazu sagte, gefolgt von „wir meinten sie inklusive Steuer“. Die für diese Seite gelesenen Hinweise knüpfen Preise inklusive Steuer daran, dass der Kunde in der vorgeschriebenen Form informiert wird. Sie sagen nicht, dass ein Verkäufer einen Preis nachträglich zum Preis inklusive Steuer erklären kann, oder wie ein Bundesstaat den Betrag berechnet, wenn keine der beiden Formulierungen vorlag. Berechnen Sie das Risiko auf beiden Wegen: Steuer obendrauf auf den erhaltenen Betrag ist die größere Zahl, und der Bundesstaat entscheidet, was gilt.

War der Verkauf überhaupt steuerpflichtig?

Manche Rechnungen ohne Steuer waren zu Recht ohne Steuer, prüfen Sie das also, bevor Sie etwas berechnen. Vier häufige Gründe:

• Der Gegenstand oder die Dienstleistung ist in diesem Bundesstaat nicht steuerpflichtig. Die Bundesstaaten unterscheiden sich darin, welche Dienstleistungen, Software und digitalen Güter steuerpflichtig sind (zu Software siehe Sales Tax auf SaaS nach Bundesstaat). Prüfen Sie zuerst die eigene Liste steuerpflichtiger Verkäufe des Bundesstaates.
• Der Käufer war befreit oder kaufte zum Wiederverkauf. Texas behandelt einen Verkauf an einen Kunden, der eine Wiederverkaufs- oder Befreiungsbescheinigung übergibt, als befreit (Texas Comptroller). Der Zeitpunkt zählt: New York verlangt die Bescheinigung spätestens 90 Tage nach Lieferung oder Leistung, und danach tragen Verkäufer und Käufer beide die Beweislast dafür, dass der Verkauf befreit war (ST-120). Eine lange nach dem Verkauf eingeholte Bescheinigung reicht unter Umständen nicht.
• Die Ware wurde in einen anderen Bundesstaat geliefert. Verkäufer in Texas müssen keine Texas-Steuer auf Waren erheben, die an Orte außerhalb des Bundesstaates versandt und dort geliefert werden, aber die Unterlagen müssen einen Liefernachweis zeigen, etwa einen Frachtbrief, eine Versandrechnung oder einen Postbeleg (Texas Comptroller). Kalifornien besteuert ein Produkt, das direkt an einen Käufer außerhalb des Bundesstaates zur Nutzung außerhalb Kaliforniens versandt wird, in der Regel nicht; meist qualifiziert sich der Verkauf nicht, wenn der Käufer den Besitz in Kalifornien übernimmt (Publication 101). Keine der Regeln klärt die Steuer im Zielstaat: Texas weist darauf hin, dass seine Verkäufer unter Umständen Steuer in einem anderen Bundesstaat erheben müssen.
• Sie mussten dort noch nicht erheben. Siehe wann Sie Sales Tax erheben müssen.

Wann und wie eine Bescheinigung eingeholt werden muss und was als gültige gilt, steht unter Befreiungsbescheinigungen von Kunden; welcher lokale Satz zu einem Verkauf gehört, steht unter Sales-Tax-Zuordnung nach Lieferadresse.

Wie korrigiere ich bezahlte Rechnungen, die ohne die richtige Sales Tax verschickt wurden?

Wo ein Bundesstaat Änderungserklärungen annimmt, wird die Steuer in der Regel für den Zeitraum des Verkaufs gemeldet, nicht für den Zeitraum, in dem Sie den Fehler fanden. Die Einreichungsanleitung von Kalifornien sagt, dass Sie die Bruttoeinnahmen des laufenden Zeitraums nicht wegen eines früheren Fehlers anpassen sollen: Ändern Sie den früheren Zeitraum und zahlen Sie die zusätzliche Steuer mit Strafzuschlag und Zinsen (CDTFA, die kalifornische Steuerbehörde). Texas nimmt eine Änderungserklärung mit zusätzlicher Steuer, Strafzuschlag und Zinsen an.

Wie weit zurück der Bundesstaat festsetzen kann, entscheidet, wie viele Zeiträume zu korrigieren sind. Texas: 4 Jahre ab dem Fälligkeitstag der Steuer, ohne Grenze, wenn keine Meldung eingereicht wurde oder die korrigierte Steuer 25 % oder mehr über dem Gemeldeten liegt (Tax Code 111.201 und 111.205). New York: drei Jahre ab dem Tag der Einreichung einer Erklärung und jederzeit, wenn keine eingereicht wurde (Abschnitt 1147(b)). Kalifornien: drei Jahre nach dem späteren Zeitpunkt aus dem Monat nach dem Quartal oder der Einreichung der Erklärung, acht Jahre, wenn keine Erklärung eingereicht wurde, und keine Grenze bei Betrug (R&TC 6487).

Welcher Weg passt, hängt davon ab, wie viele Zeiträume betroffen sind und ob der Bundesstaat Sie kontaktiert hat; prüfen Sie das, bevor Sie etwas einreichen. Eine Vereinbarung zur freiwilligen Offenlegung (Voluntary Disclosure Agreement) ist eine Abmachung, die Sie bei einem Bundesstaat beantragen, bevor er Sie kontaktiert: Sie melden und zahlen die zurückliegende Steuer, und der Bundesstaat begrenzt Strafzuschläge und in manchen Bundesstaaten, wie weit er zurückblickt.

New York sagt außerdem, dass ein Steuerpflichtiger, der eine Erklärung eingereicht, aber nicht vollständig gezahlt hat, nicht teilnahmeberechtigt ist. Ein Verkäufer, der Erklärungen mit den Verkäufen, aber ohne die Steuer eingereicht hat, sollte beim Tax Department fragen, welcher Weg gilt, bevor er etwas einreicht. Das Offenlegungsprogramm von Kalifornien gilt nicht für Verkäufe, die der kalifornischen Sales Tax unterliegen, und nicht für jemanden, der eine Seller's Permit hat oder hatte (CDTFA); ein registrierter kalifornischer Verkäufer mit vielen Zeiträumen sollte die CDTFA fragen, welcher Weg passt. Die Schritt-für-Schritt-Einreichung steht unter Sales-Tax-Erklärungen einreichen; mehrere Bundesstaaten und Rückprüfzeiträume stehen unter Nicht erhobene Sales Tax nachholen.

Fallen Strafzuschläge und Zinsen an, und können sie erlassen werden?

Strafzuschlag und Zinsen fallen an, wenn die Steuer nach dem Fälligkeitstermin gezahlt wird, und ein Erlass hängt vom Bundesstaat und vom Grund ab.

Texas leitet Anträge außerhalb seiner Zeitgrenzen an sein Programm zur freiwilligen Offenlegung weiter. Jeder Bundesstaat entscheidet einen Antrag nach den Fakten. Kalifornien fügt außerdem eigene Strafzuschläge hinzu, wenn es feststellt, dass nicht gemeldete Steuer aus Fahrlässigkeit, vorsätzlicher Missachtung des Rechts oder Betrug stammt (CDTFA).

Steuer, die Sie tatsächlich von Kunden eingezogen und nicht abgeführt haben, wird anders behandelt. Texas setzt dafür keine Rückprüfgrenze und erlässt dafür in einer Offenlegungsvereinbarung keine Zinsen (Texas), und Kalifornien kann einen gesonderten Strafzuschlag hinzufügen, wenn ein Verkäufer die Steuer wissentlich einzieht und nicht rechtzeitig abführt (CDTFA). Siehe Nicht erhobene Sales Tax nachholen.

Wie verhindere ich, dass wiederkehrende Rechnungen ohne Sales Tax verschickt werden?

Korrigieren Sie zuerst die wiederkehrende Vorlage oder den Zeitplan, damit der nächste Zyklus richtig rausgeht; bereits verschickte und bezahlte Rechnungen folgen den Schritten oben. Beheben Sie dann die Ursache in der Rechnungseinrichtung und im Kaufvertrag, und prüfen Sie jeden Zeitraum gegen die Erklärung.

1. Finden Sie die Ursache. Häufig ist die Steuer für einen Kunden ausgeschaltet, ein Posten als nicht steuerpflichtig markiert, im Kundendatensatz kein Lieferstaat hinterlegt oder noch keine Registrierung in einem Bundesstaat erfolgt, in dem sie nötig ist (dann siehe Nicht erhobene Sales Tax nachholen).
2. Schreiben Sie die Steuer in die Unterlagen. Die Hinweise von Kalifornien und Texas erwarten auf jeder Rechnung einen gesonderten Steuerbetrag oder die vorgeschriebene Formulierung des Bundesstaates für Preise inklusive Steuer, und Kalifornien akzeptiert auch eine Vertragsklausel, die die Steuer hinzufügt; prüfen Sie die Regel Ihres Bundesstaates. Lesen Sie bei einem Festpreis- oder Abonnementvertrag, was er erlaubt, bevor die nächste Rechnung Steuer hinzufügt.
3. Markieren Sie Kunden, die wirklich befreit sind, und bewahren Sie die Bescheinigung auf. Texas verlangt, Bescheinigungsunterlagen mindestens 4 Jahre aufzubewahren (Texas).
4. Legen Sie den Satz nach den Zuordnungsregeln des Bundesstaates fest. Je nach Bundesstaat und Verkauf bestimmt der Standort des Verkäufers oder die Lieferadresse den lokalen Satz; die lokale Sales Tax in Texas richtet sich im Allgemeinen nach dem Geschäftssitz des Verkäufers (Texas Comptroller). Siehe Sales-Tax-Zuordnung nach Lieferadresse.
5. Stimmen Sie jeden Zeitraum ab. Vergleichen Sie steuerpflichtige Verkäufe mal Satz, die auf Rechnungen ausgewiesene Steuer und die in der Erklärung gezahlte Steuer, damit eine Lücke im ersten Zeitraum auffällt, nicht erst nach einem Jahr. Weichen sie schon voneinander ab, siehe Sales Tax Payable, das nicht zur Erklärung passt.

Wie erscheinen eine Nachberechnung, ein Streit oder eine selbst getragene Steuer in meinen Büchern?

Führen Sie die an den Bundesstaat geschuldete Steuer getrennt von dem, was Kunden gezahlt haben. Wo die Steuer dem Käufer auferlegt wird, läuft sie über eine Verbindlichkeit (Payable) und bleibt aus den Umsätzen heraus; wo ein Bundesstaat sie als Steuer des Verkäufers formuliert, gehört sie möglicherweise in die Bruttoeinnahmen, und ein Ersteller der Steuererklärung sollte klären, was gilt, bevor Sie buchen. Beide Fälle stehen unter Buchungssätze zur Sales Tax; die drei Fälle sehen so aus:

Wie diese Beträge in der Einkommensteuererklärung behandelt werden, ist eine eigene Frage für den, der sie erstellt.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Alle Beträge sind in US-Dollar. Das Beispiel für Texas verwendet den maximalen kombinierten Satz des Bundesstaates; die Sätze für Kalifornien und New York sind angenommen und keine veröffentlichten Sätze für irgendeinen Verkauf.

Texas: $12.000 steuerpflichtige Verkäufe, keine Steuer ausgewiesen

Ein Verkäufer in Austin hat $12.000 steuerpflichtige Verkäufe berechnet, alle bezahlt, ohne Steuer auf den Rechnungen. Beim maximalen kombinierten Satz von 8,25 % in Texas beträgt die Steuer obendrauf auf den erhaltenen Betrag rund $990. Mit der vorgeschriebenen Erklärung und dem Schild zur enthaltenen Steuer wäre die Steuer im Preis $12.000 minus ($12.000 geteilt durch 1,0825), rund $915. Ohne diese Formulierung ist die höhere Zahl die sicherere Planungsgröße, und der Bundesstaat entscheidet. Der Verkäufer schuldet dem Comptroller in beiden Fällen die Steuer. Dem Preis hinzugefügte Steuer ist nach dem Recht von Texas eine Kundenschuld; ein vereinbarter Fest- oder Bruttopreis kann beeinflussen, was noch eingezogen werden kann.

Kalifornien: $30.000 an sechs Kunden, Verträge schweigen zur Steuer

Ein Möbelhersteller hat sechs Kunden $30.000 berechnet. Kein Vertrag erwähnte Steuer, keine Rechnung wies sie aus, und kein Hinweis war ausgehängt. Bei einem beispielhaften kombinierten Satz von 8 % beträgt die Steuer $2.400. Keine Vermutung nach Regulation 1700 greift, die Bedingungen der Vereinbarung entscheiden also, und sie sagen nichts. Der Hersteller muss die $2.400 möglicherweise als eigene Kosten behandeln und ändert die Erklärungen für die Zeiträume der Verkäufe.

New York: $5.000 steuerpflichtiger Druck, keine Steuer ausgewiesen

Eine Druckerei hat $5.000 steuerpflichtige Arbeiten ohne Steuer berechnet. Bei einem beispielhaften kombinierten Satz von 8 % beträgt die Steuer $400. Waren die Arbeiten steuerpflichtig, haftet die Druckerei, und ein Kunde, der die Druckerei nicht bezahlt hat, schuldet die Steuer nach Abschnitt 1133 auch dem Tax Department. Die eigene Schuld der Druckerei zu klären und den Kunden nachzuberechnen sind getrennte Schritte; der Weg des Bundesstaates hängt davon ab, ob die Druckerei Erklärungen eingereicht hat und kontaktiert wurde.

Anders in Ihrem Fall?

• Rechnungen gingen monatelang ohne Steuer raus, Kunden haben bereits bezahlt, oder ein Bundesstaat hat Ihnen geschrieben: Welche Regeln des Bundesstaates und des Zeitraums gelten, ob Sie nachberechnen oder selbst tragen und ob Sie über Änderungserklärungen oder eine Offenlegungsvereinbarung korrigieren, sind Entscheidungen, die Sie mit den Unterlagen in der Hand treffen. Siehe Buchhaltungshilfe und Nicht erhobene Sales Tax nachholen.
• Sie sind nicht sicher, ob Sie in diesem Bundesstaat erheben mussten: siehe wann Sie Sales Tax erheben müssen.
• Ein Käufer sagt, er sei befreit gewesen, und Sie haben keine Bescheinigung: siehe Befreiungsbescheinigungen von Kunden.
• Ein Bundesstaat hat eine Prüfung eröffnet oder eine Auskunftsanfrage geschickt: siehe Betriebsprüfung zur Sales Tax und bringen Sie die Mitteilung zu einer Buchhaltungsprüfung.
• Sie haben Steuer berechnet und nie abgeführt: siehe Nicht erhobene Sales Tax nachholen und gleichen Sie zuerst Einzahlungen und Erklärungen ab.
• Ihre Bücher können nicht zeigen, was nach Bundesstaat in Rechnung gestellt, bezahlt und besteuert wurde, oder die Steuer in den Erklärungen passt nicht zu den Rechnungen: Der geschuldete Betrag lässt sich erst berechnen, wenn sie es tun. Siehe überfällige Buchhaltung nachholen und Buchhaltungshilfe.