Taxe de vente oubliée sur une facture : refacturer ou assumer?

Qui doit à l'État la taxe de vente qui n'a jamais été perçue?

En général, le vendeur. Un vendeur qui aurait dû percevoir la taxe de vente la doit à l'État, que le client l'ait payée ou non, et la taxe payée en retard peut entraîner des pénalités et des intérêts. La Californie dit que le vendeur est responsable du paiement du bon montant. Le Texas dit que le vendeur est responsable de la percevoir et de la verser. New York rend personnellement responsable de la taxe la personne tenue de la percevoir, et ce terme couvre les associés et les membres d'une LLC, ainsi que les dirigeants, administrateurs, gestionnaires et employés qui ont l'obligation de s'y conformer (article 1131).

Savoir si vous pouvez ensuite la facturer au client est une question distincte. Cela dépend de la loi de votre État et de ce que le contrat de vente et les factures disaient au sujet de la taxe (section suivante). S'ils n'en disaient rien, vous pourriez finir par la payer vous-même.

Le client peut aussi devoir la taxe, comme obligation distincte. La taxe d'utilisation est la taxe propre à l'acheteur quand le vendeur n'en a pas perçu (taxe d'utilisation sur les achats d'entreprise) : un acheteur du Texas dont le vendeur n'a pas perçu la taxe doit la payer directement au Comptroller (taxe d'utilisation du Texas), l'obligation de taxe d'utilisation d'un acheteur de la Californie dure jusqu'à ce que la taxe soit payée à l'État, à part le reçu d'un détaillant pour celle-ci (R&TC 6202), et un client de New York qui n'a pas payé le vendeur la doit directement au ministère des Impôts. Ce n'est pas une raison de laisser en suspens les propres périodes du vendeur.

Un entrepreneur individuel doit la taxe directement. Pour une entité, les personnes qui sont derrière peuvent aussi la devoir : le Texas rend un particulier responsable personnellement de la taxe perçue des clients et non versée (Code fiscal du Texas 111.016), et la responsabilité personnelle de la Californie pour la taxe de vente d'une entité s'applique après la fin de l'entreprise (R&TC 6829). Qui est responsable, et pour combien de temps, est expliqué dans la production des déclarations de taxe de vente.

Votre cas n'est pas simple quand :

• Le prix était censé inclure la taxe, de sorte que la taxe sort de ce qui a été reçu.
• Des factures, y compris récurrentes, sont parties sans taxe pendant de nombreuses périodes, vers de nombreux clients ou dans plus d'un État.
• Certains acheteurs étaient peut-être exonérés, mais aucun certificat n'est au dossier.
• De la taxe a été facturée sur certaines factures et jamais versée. C'est un problème différent et plus grave.
• Un État vous a déjà écrit.

À rassembler d'abord : les factures et les contrats (cherchez tout libellé sur la taxe), l'État de destination de chaque vente, les déclarations produites et la taxe payée pour les mêmes périodes, le taux applicable et les certificats de revente ou d'exonération.

Puis-je envoyer une facture corrigée et percevoir maintenant la taxe de mon client?

Seulement si le vendeur a le droit de facturer la taxe au client, et les États diffèrent sur l'origine de ce droit. Il n'y a pas de réponse nationale. Trois États ont été consultés pour cette page :

Ne facturez que la taxe due : la Californie exige qu'un vendeur qui perçoit plus que la taxe due rende l'excédent au client ou le verse à l'État. Un client qui refuse de payer ne met pas fin à l'obligation du vendeur envers l'État.

Qu'est-ce qui décide si je peux répercuter la taxe : le contrat, le libellé de la facture ou l'État?

Les trois. La loi de l'État fixe le critère; le contrat et les factures sont la preuve de ce qui a été convenu. En Californie, les conditions de l'entente de vente décident, et une clause du contrat qui ajoute la taxe de vente, un montant de taxe indiqué sur la facture ou une autre preuve de cette vente, ou un avis affiché fait chacun naître une présomption que le client a accepté (la loi le traite comme convenu, sauf preuve contraire). Un total unique sans ligne de taxe ni libellé « taxes incluses » ne fait naître aucune présomption; les autres conditions de l'entente décident donc. Le règlement ne dit pas si une ligne de taxe ajoutée pour la première fois sur une facture corrigée ultérieure compte comme preuve de la vente; une refacturation fondée sur elle est donc incertaine (Règlement 1700). Il vise les ventes de biens matériels; un service ou un produit numérique peut suivre d'autres règles.

Intégrez-vous la taxe de vente au prix ou la facturez-vous en sus?

Au Texas et en Californie, l'un ou l'autre peut être correct, mais le client doit avoir été informé duquel.

• Texas : le vendeur doit indiquer la taxe séparément, à moins de remettre au client une déclaration écrite selon laquelle la taxe du Texas est incluse dans le prix de vente et d'afficher un panneau qui le dit (Comptroller du Texas).
• Californie : indiquez un montant distinct sur la facture ou le reçu. Si la taxe est plutôt incluse dans le prix, le vendeur doit en informer l'acheteur par un avis affiché, une étiquette de prix ou une publicité, dans le libellé que la Publication 73 établit.

Pour retirer la taxe d'un total taxes incluses, le Texas donne cette formule : le prix divisé par un plus le taux de taxe donne le prix avant taxe, et la différence est la taxe.

Le piège est une facture qui ne disait rien, suivie de « nous voulions que le prix inclue la taxe ». Les directives consultées pour cette page lient le prix taxes incluses à l'information du client sous la forme exigée. Elles ne disent pas qu'un vendeur peut déclarer après coup qu'un prix incluait la taxe, ni comment un État calcule le montant quand aucune des deux formes de libellé n'a été donnée. Calculez l'exposition dans les deux sens : la taxe en sus du montant reçu est le chiffre le plus élevé, et l'État décide laquelle s'applique.

La vente était-elle imposable au départ?

Certaines factures sans taxe avaient raison de partir sans taxe; vérifiez donc avant de calculer quoi que ce soit. Quatre raisons courantes :

• L'article ou le service n'est pas imposable dans cet État. Les États diffèrent sur les services, les logiciels et les produits numériques imposables (pour les logiciels, voyez la taxe de vente sur les SaaS par État). Vérifiez d'abord la propre liste des ventes imposables de l'État.
• L'acheteur était exonéré ou achetait pour la revente. Le Texas traite comme exonérée une vente à un client qui remet un certificat de revente ou d'exonération (Comptroller du Texas). Le moment compte : New York demande le certificat au plus tard 90 jours après la livraison ou l'exécution, et après cela le vendeur et l'acheteur ont tous deux le fardeau de prouver que la vente était exonérée (ST-120). Un certificat recueilli longtemps après la vente peut ne pas suffire.
• Les biens ont été livrés hors de l'État. Les vendeurs du Texas n'ont pas à percevoir la taxe du Texas sur les articles expédiés et livrés à des endroits hors de l'État, mais les registres doivent montrer une preuve de livraison, comme un connaissement, une facture d'expédition ou un reçu postal (Comptroller du Texas). La Californie ne taxe généralement pas un produit expédié directement à un acheteur hors de l'État pour utilisation hors de la Californie; dans la plupart des cas, la vente n'est pas admissible si l'acheteur prend possession en Californie (Publication 101). Aucune des deux règles ne règle la taxe dans l'État de destination : le Texas note que ses vendeurs peuvent devoir percevoir la taxe dans un autre État.
• Vous n'aviez pas encore à percevoir là-bas. Voyez quand vous devez percevoir la taxe de vente.

Le moment et la façon de prendre un certificat, et ce qui compte comme un certificat valide, sont expliqués dans les certificats d'exonération des clients; le taux local qui s'applique à une vente est expliqué dans la taxe de vente selon l'adresse de livraison.

Comment corriger des factures payées parties sans la bonne taxe de vente?

Là où un État accepte les déclarations modifiées, la taxe est généralement déclarée pour la période de la vente, et non celle où vous avez découvert l'erreur. Les instructions de production de la Californie disent de ne pas rajuster les ventes brutes de la période courante pour une erreur antérieure : modifiez la période antérieure et payez la taxe additionnelle avec les pénalités et les intérêts (CDTFA). Le Texas accepte une déclaration modifiée avec toute taxe, pénalité et tout intérêt additionnels.

Jusqu'où l'État peut remonter pour établir une cotisation détermine le nombre de périodes à corriger. Texas : 4 ans à compter de la date d'échéance de la taxe, sans limite si aucune déclaration n'a été produite ou si la taxe corrigée dépasse de 25 % ou plus ce qui a été déclaré (Code fiscal du Texas 111.201 et 111.205). New York : trois ans à compter de la date de production d'une déclaration, et à tout moment s'il n'y en a pas eu (article 1147(b)). Californie : trois ans après la plus tardive du mois suivant le trimestre ou de la production de la déclaration, huit ans si aucune déclaration n'a été produite, et sans limite en cas de fraude (R&TC 6487).

La voie qui convient dépend du nombre de périodes touchées et de l'existence d'un contact de l'État; vérifiez-la avant de produire quoi que ce soit. Une entente de divulgation volontaire est une entente que vous demandez à un État avant qu'il vous contacte : vous déclarez et payez la taxe passée, et l'État limite les pénalités et, dans certains États, la période qu'il examine.

New York dit aussi qu'un contribuable qui a produit une déclaration sans payer en totalité n'est pas admissible. Un vendeur qui a produit des déclarations indiquant les ventes mais pas la taxe devrait demander au ministère des Impôts quelle voie s'applique avant de produire quoi que ce soit. Le programme de divulgation de la Californie ne s'applique ni aux ventes assujetties à la taxe de vente de la Californie ni à quiconque détient ou a détenu un permis de vendeur (CDTFA); un vendeur californien inscrit avec de nombreuses périodes devrait demander à la CDTFA quelle voie convient. La production étape par étape est expliquée dans la production des déclarations de taxe de vente; plusieurs États et périodes d'examen sont traités dans rattraper la taxe de vente non perçue.

Des pénalités et des intérêts s'appliqueront-ils, et peuvent-ils être levés?

Des pénalités et des intérêts s'appliquent lorsque la taxe est payée après son échéance, et la dispense dépend de l'État et du motif.

Le Texas renvoie les demandes qui dépassent ses limites de période à son programme de divulgation volontaire. Chaque État tranche une demande selon ses faits. La Californie ajoute aussi des pénalités distinctes quand elle constate que la taxe non déclarée résulte de négligence, de mépris intentionnel de la loi ou de fraude (CDTFA).

La taxe que vous avez réellement perçue des clients et non versée est traitée différemment. Le Texas ne fixe aucune limite de période d'examen pour elle et ne lève pas les intérêts dessus dans une entente de divulgation (Texas), et la Californie peut ajouter une pénalité distincte quand un vendeur perçoit sciemment la taxe et ne la verse pas à temps (CDTFA). Voyez rattraper la taxe de vente non perçue.

Comment empêcher les factures récurrentes de partir sans taxe de vente?

Corrigez d'abord le modèle ou le calendrier récurrent, pour que le prochain cycle parte correctement; les factures déjà envoyées et payées suivent les étapes ci-dessus. Corrigez ensuite la cause dans la configuration des factures et l'entente de vente, et vérifiez chaque période par rapport à la déclaration.

1. Trouvez la cause. Les causes courantes sont la taxe désactivée pour un client, un article marqué non imposable, l'absence d'État de destination dans la fiche du client, ou l'absence d'inscription dans un État où elle est nécessaire (dans ce cas, voyez rattraper la taxe de vente non perçue).
2. Mettez la taxe dans les documents. Les directives de la Californie et du Texas cherchent un montant de taxe distinct sur chaque facture ou le libellé « taxes incluses » de l'État, et la Californie accepte aussi une clause de contrat qui ajoute la taxe; vérifiez la règle de votre État. Pour un contrat à prix fixe ou d'abonnement, lisez ce qu'il permet avant que la prochaine facture ajoute la taxe.
3. Marquez les clients vraiment exonérés et conservez le certificat. Le Texas exige de conserver les certificats pendant au moins 4 ans (Texas).
4. Fixez le taux selon les règles de l'État sur le lieu de la vente. Selon l'État et la vente, c'est l'emplacement du vendeur ou l'adresse de livraison qui fixe le taux local; la taxe de vente locale du Texas repose en général sur l'établissement du vendeur (Comptroller du Texas). Voyez la taxe de vente selon l'adresse de livraison.
5. Rapprochez chaque période. Comparez les ventes imposables multipliées par le taux, la taxe indiquée sur les factures et la taxe payée sur la déclaration, pour qu'un écart apparaisse dès la première période et non après un an. S'ils ne concordent déjà pas, voyez la taxe de vente à payer qui ne correspond pas à la déclaration.

Comment une refacturation, un litige ou une taxe assumée apparaissent-ils dans mes livres?

Suivez la taxe due à l'État séparément de ce que les clients ont payé. Lorsque la taxe est imposée à l'acheteur, elle passe par un compte de passif et reste hors des ventes; lorsqu'un État la formule comme la taxe du vendeur, elle peut appartenir aux recettes brutes, et un préparateur devrait trancher laquelle s'applique avant que vous comptabilisiez. Les deux cas sont dans les écritures de journal de la taxe de vente; les trois cas ressemblent à ceci :

Le traitement de ces montants dans la déclaration de revenus est une autre question, pour la personne qui la prépare.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration. Tous les montants sont en dollars américains. L'exemple du Texas utilise le taux combiné maximal de l'État; les taux de la Californie et de New York sont supposés, et non des taux publiés pour une vente quelconque.

Texas : 12 000 $ de ventes imposables, aucune taxe indiquée

Un vendeur d'Austin a facturé 12 000 $ de ventes imposables, toutes payées, sans taxe sur les factures. Au taux combiné maximal de 8,25 % du Texas, la taxe en sus du montant reçu est d'environ 990 $. Avec la déclaration taxes incluses et l'affiche exigées, la taxe comprise dans le prix serait de 12 000 $ moins (12 000 $ divisé par 1,0825), soit environ 915 $. Sans ce libellé, le chiffre le plus élevé est le plus prudent pour planifier, et l'État décide. Le vendeur doit de toute façon la taxe au Comptroller. La taxe ajoutée au prix est une dette du client selon la loi du Texas; un prix fixe ou taxes incluses convenu peut avoir un effet sur ce qu'on peut encore recouvrer.

Californie : 30 000 $ à six clients, contrats muets sur la taxe

Un fabricant de meubles a facturé 30 000 $ à six clients. Aucun contrat ne mentionnait la taxe, aucune facture ne l'indiquait et aucun avis n'a été affiché. À un taux combiné illustratif de 8 %, la taxe est de 2 400 $. Aucune présomption du Règlement 1700 ne s'applique; les conditions de l'entente décident donc, et elles ne disent rien. Le fabricant devra peut-être traiter les 2 400 $ comme son propre coût, et il modifie les déclarations des périodes des ventes.

New York : 5 000 $ d'impression imposable, aucune taxe indiquée

Une imprimerie a facturé 5 000 $ de travaux imposables sans taxe. À un taux combiné illustratif de 8 %, la taxe est de 400 $. Si le travail était imposable, l'imprimerie est responsable, et un client qui n'a pas payé l'imprimerie doit aussi la taxe au ministère des Impôts en vertu de l'article 1133. Régler la propre dette de l'imprimerie et refacturer les clients sont des étapes distinctes; la voie de l'État dépend de la production ou non de déclarations par l'imprimerie et d'un contact préalable.

Votre situation est différente?

• Des factures sont parties sans taxe pendant des mois, les clients ont déjà payé, ou un État vous a écrit : les règles de l'État et de la période qui s'appliquent, refacturer ou assumer, et corriger par des déclarations modifiées ou une entente de divulgation sont des décisions à prendre avec les registres en main. Voyez l'aide en tenue de livres et rattraper la taxe de vente non perçue.
• Vous n'êtes pas certain d'avoir dû percevoir dans cet État : voyez quand vous devez percevoir la taxe de vente.
• Un acheteur dit qu'il était exonéré et vous n'avez pas de certificat : voyez les certificats d'exonération des clients.
• Un État a ouvert une vérification ou envoyé une demande de renseignements : voyez la vérification de la taxe de vente et apportez l'avis à un examen de la tenue de livres.
• Vous avez facturé la taxe et ne l'avez jamais versée : voyez rattraper la taxe de vente non perçue et rapprochez d'abord les dépôts et les déclarations.
• Vos livres ne peuvent pas montrer ce qui a été facturé, payé et taxé par État, ou la taxe des déclarations ne correspond pas aux factures : le montant dû ne peut pas être établi tant que ce n'est pas fait. Voyez rattraper des livres en retard et l'aide en tenue de livres.