Esqueceu o imposto sobre vendas na fatura? Cobrar ou absorver

Quem deve ao estado o imposto sobre vendas que não foi cobrado?

Em geral, o vendedor. O vendedor que deveria ter cobrado o imposto sobre vendas o deve ao estado, tenha o cliente pago ou não, e o imposto pago com atraso pode ter multa e juros. A Califórnia diz que o vendedor é responsável por pagar o valor correto. O Texas diz que o vendedor é responsável por cobrá-lo e pagá-lo. Nova York torna pessoalmente responsável pelo imposto quem é obrigado a cobrá-lo, e esse termo abrange sócios e membros de LLC, além de diretores, administradores, gerentes e empregados com o dever de cumprir a lei (seção 1131).

Se você pode cobrar o cliente por esse imposto é outra pergunta. Ela depende da lei do seu estado e do que o contrato de venda e as faturas diziam sobre o imposto (próxima seção). Se não diziam nada, você pode acabar pagando o imposto do próprio bolso.

O cliente também pode dever o imposto, como um dever separado. O imposto de uso (use tax) é o imposto do próprio comprador quando o vendedor não cobrou nenhum (imposto de uso em compras da empresa): um comprador do Texas cujo vendedor não cobrou imposto deve pagá-lo diretamente ao Comptroller (imposto de uso do Texas); a obrigação do comprador da Califórnia com o imposto de uso continua até o imposto ser pago ao estado, independentemente do recibo de um varejista (R&TC 6202); e um cliente de Nova York que não pagou o fornecedor o deve diretamente ao Tax Department. Isso não é motivo para deixar sem solução os períodos do próprio vendedor.

O empresário individual deve o imposto diretamente. No caso de uma pessoa jurídica, as pessoas por trás dela também podem dever: o Texas torna um responsável pessoalmente responsável pelo imposto cobrado dos clientes e não repassado (Tax Code 111.016), e a responsabilidade pessoal da Califórnia pelo imposto sobre vendas de uma pessoa jurídica se aplica depois que o negócio termina (R&TC 6829). Quem responde e por quanto tempo está em entrega das declarações de imposto sobre vendas.

O caso não é simples quando:

• O preço era para incluir o imposto, então o imposto sai do que foi recebido.
• Faturas, inclusive recorrentes, saíram sem imposto por muitos períodos, para muitos clientes ou em mais de um estado.
• Alguns compradores podem ter sido isentos, mas não há certificado arquivado.
• O imposto foi cobrado em algumas faturas e nunca repassado. É um problema diferente e mais sério.
• Um estado já escreveu para você.

Reúna primeiro: as faturas e os contratos (procure qualquer texto sobre imposto), o estado de destino de cada venda, as declarações entregues e o imposto pago nos mesmos períodos, a alíquota que se aplicava e os certificados de revenda ou de isenção.

Posso enviar uma fatura corrigida e cobrar o imposto do meu cliente agora?

Só se o vendedor tiver o direito de cobrar o imposto do cliente, e os estados diferem quanto à origem desse direito. Não há uma resposta nacional. Três estados foram lidos para esta página:

Cobre apenas o imposto devido: a Califórnia exige que o vendedor que cobra mais que o imposto devido devolva o excesso ao cliente ou o pague ao estado. Um cliente que se recusa a pagar não encerra o dever do vendedor com o estado.

O que decide se posso repassar o imposto: o contrato, o texto da fatura ou o estado?

Os três. A lei do estado define o teste; o contrato e as faturas são a prova do que foi acertado. Na Califórnia, os termos do contrato de venda decidem, e uma cláusula que soma o imposto sobre vendas, um valor de imposto mostrado na fatura ou em outra prova daquela venda, ou um aviso afixado gera, cada um, a presunção de que o cliente concordou (a lei trata como acordado, a menos que se prove o contrário). Um total único, sem linha de imposto e sem texto de imposto incluído, não gera nenhuma, e os outros termos do contrato decidem. O regulamento não diz se uma linha de imposto acrescentada pela primeira vez em uma fatura corrigida posterior conta como prova da venda; por isso, uma nova cobrança baseada nela é incerta (Regulation 1700). Ele trata de vendas de bens físicos; um serviço ou produto digital pode seguir outras regras.

Você embute o imposto sobre vendas no preço ou o cobra por fora?

No Texas e na Califórnia, qualquer uma pode estar certa, mas o cliente precisa ter sido avisado de qual foi.

• Texas: o vendedor deve indicar o imposto separadamente, a menos que dê ao cliente uma declaração por escrito de que o imposto do Texas está incluído no preço de venda e exiba uma placa dizendo isso (Texas Comptroller).
• Califórnia: informe um valor separado na fatura ou no recibo. Se o imposto estiver incluído no preço, o vendedor deve avisar o comprador por um aviso afixado, uma etiqueta de preço ou um anúncio, com o texto que a Publication 73 define.

Para retirar o imposto de um total com imposto incluído, o Texas dá esta fórmula: o preço dividido por um mais a alíquota do imposto dá o preço antes do imposto, e a diferença é o imposto.

A armadilha é uma fatura que não disse nada, seguida de “queríamos dizer que incluía o imposto”. A orientação lida para esta página liga o preço com imposto incluído ao aviso ao cliente na forma exigida. Ela não diz que o vendedor pode declarar um preço como tendo imposto incluído depois, nem como o estado calcula o valor quando nenhuma das duas formas de texto foi dada. Calcule a exposição dos dois modos: o imposto por fora do valor recebido é o maior valor, e o estado decide qual se aplica.

A venda era tributável desde o início?

Algumas faturas sem imposto estavam certas ao sair sem imposto; por isso, confira antes de calcular qualquer coisa. Quatro motivos comuns:

• O item ou serviço não é tributável naquele estado. Os estados diferem sobre quais serviços, softwares e bens digitais são tributáveis (para software, veja imposto sobre vendas de SaaS por estado). Confira primeiro a lista de vendas tributáveis do próprio estado.
• O comprador era isento ou comprava para revenda. O Texas trata como isenta a venda a um cliente que entrega um certificado de revenda ou de isenção (Texas Comptroller). O prazo importa: Nova York pede o certificado até 90 dias depois da entrega ou da prestação, e depois disso o vendedor e o comprador têm, ambos, o ônus de provar que a venda era isenta (ST-120). Um certificado obtido muito depois da venda pode não bastar.
• Os bens foram entregues fora do estado. Os vendedores do Texas não precisam cobrar o imposto do Texas sobre itens enviados e entregues em locais fora do estado, mas os registros devem mostrar a prova de entrega, como um conhecimento de embarque (bill of lading), uma fatura de frete ou um recibo postal (Texas Comptroller). A Califórnia, em geral, não tributa um produto enviado diretamente a um comprador fora do estado para uso fora da Califórnia; na maioria dos casos, a venda não se qualifica se o comprador recebe o bem na Califórnia (Publication 101). Nenhuma das duas regras resolve o imposto no estado de destino: o Texas observa que seus vendedores podem ter de cobrar imposto em outro estado.
• Você ainda não era obrigado a cobrar lá. Veja quando você deve cobrar imposto sobre vendas.

Quando e como um certificado deve ser obtido e o que torna um certificado válido está em certificados de isenção dos clientes; qual alíquota local pertence a uma venda está em imposto sobre vendas: definição pelo endereço de entrega.

Como corrijo faturas pagas que saíram sem o imposto sobre vendas correto?

Onde o estado aceita declarações retificadoras, o imposto, em geral, é informado no período da venda, não no período em que você descobriu o erro. As instruções de entrega da Califórnia dizem para não ajustar as vendas brutas do período atual por um erro anterior: retifique o período anterior e pague o imposto adicional com multa e juros (CDTFA). O Texas aceita uma declaração retificadora com o imposto adicional, a multa e os juros.

Até quando o estado pode lançar o imposto decide quantos períodos corrigir. Texas: 4 anos a partir da data de vencimento do imposto, sem limite se nenhuma declaração foi entregue ou se o imposto corrigido for 25% ou mais acima do declarado (Tax Code 111.201 e 111.205). Nova York: três anos a partir da data de entrega de uma declaração e a qualquer momento se nenhuma foi entregue (seção 1147(b)). Califórnia: três anos depois da data mais tardia entre o mês seguinte ao trimestre e a entrega da declaração, oito anos se nenhuma declaração foi entregue, e sem limite em caso de fraude (R&TC 6487).

O caminho que serve depende de quantos períodos foram afetados e de o estado já ter entrado em contato com você; confira isso antes de entregar qualquer coisa. Um acordo de divulgação voluntária é um acerto que você pede a um estado antes de ele entrar em contato: você informa e paga o imposto passado, e o estado limita as multas e, em alguns estados, até quando ele olha para trás.

Nova York também diz que o contribuinte que entregou uma declaração, mas não pagou integralmente, não é elegível. O vendedor que entregou declarações informando as vendas, mas não o imposto, deve perguntar ao Tax Department qual caminho se aplica antes de entregar qualquer coisa. O programa de divulgação da Califórnia não se aplica a vendas sujeitas ao imposto sobre vendas da Califórnia nem a quem tem ou já teve uma licença de vendedor (CDTFA); um vendedor registrado na Califórnia com muitos períodos deve perguntar à CDTFA qual caminho serve. O passo a passo da entrega está em entrega das declarações de imposto sobre vendas; vários estados e períodos de retroação estão em como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado.

Haverá multas e juros, e eles podem ser dispensados?

Multa e juros se aplicam quando o imposto é pago depois do vencimento, e a dispensa depende do estado e do motivo.

O Texas encaminha os pedidos que passam dos seus limites de período ao seu programa de divulgação voluntária. Cada estado decide um pedido com base nos fatos. A Califórnia também soma multas separadas quando constata que o imposto não declarado veio de negligência, desrespeito intencional à lei ou fraude (CDTFA).

O imposto que você realmente cobrou dos clientes e não repassou tem outro tratamento. O Texas não fixa limite de retroação para ele e não dispensa os juros sobre ele em um acordo de divulgação (Texas), e a Califórnia pode somar uma multa separada quando o vendedor cobra o imposto sabendo disso e não o repassa no prazo (CDTFA). Veja como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado.

Como evito que faturas recorrentes saiam sem imposto sobre vendas?

Corrija primeiro o modelo ou a agenda recorrente, para que o próximo ciclo saia certo; as faturas já enviadas e pagas seguem os passos acima. Depois corrija a causa na configuração das faturas e no contrato de venda e confira cada período com a declaração.

1. Ache a causa. As mais comuns são imposto desligado para um cliente, um item marcado como não tributável, nenhum estado de destino no cadastro do cliente ou nenhum registro ainda em um estado em que ele é necessário (nesse caso, veja como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado).
2. Coloque o imposto nos documentos. A orientação da Califórnia e do Texas busca um valor de imposto separado em cada fatura ou o texto de imposto incluído do estado, e a Califórnia também aceita uma cláusula de contrato que soma o imposto; confira a regra do seu estado. Em um contrato de preço fixo ou de assinatura, leia o que ele permite antes de a próxima fatura somar o imposto.
3. Marque os clientes realmente isentos e guarde o certificado. O Texas exige que os registros dos certificados sejam guardados por pelo menos 4 anos (Texas).
4. Defina a alíquota pelas regras de origem do estado. Conforme o estado e a venda, o local do vendedor ou o endereço de entrega define a alíquota local; o imposto local sobre vendas do Texas, em geral, se baseia no estabelecimento do vendedor (Texas Comptroller). Veja imposto sobre vendas: definição pelo endereço de entrega.
5. Concilie cada período. Compare as vendas tributáveis vezes a alíquota, o imposto mostrado nas faturas e o imposto pago na declaração, para que uma diferença apareça no primeiro período, não depois de um ano. Se já divergem, veja imposto sobre vendas a pagar que não bate com a declaração.

Como uma nova cobrança, uma disputa ou um imposto absorvido aparecem na minha escrituração?

Acompanhe o imposto devido ao estado separado do que os clientes pagaram. Onde o imposto é cobrado do comprador, ele passa por uma conta a pagar e fica fora das vendas; onde um estado o descreve como imposto do vendedor, ele pode pertencer à receita bruta, e um preparador deve definir qual caso se aplica antes de você lançar. Os dois casos estão em lançamentos contábeis do imposto sobre vendas; os três casos ficam assim:

Como esses valores são tratados na declaração de imposto de renda é outra questão, para quem prepara a declaração.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares americanos. O exemplo do Texas usa a alíquota combinada máxima do estado; as alíquotas da Califórnia e de Nova York são hipotéticas, não alíquotas publicadas para nenhuma venda.

Texas: US$12.000 de vendas tributáveis, sem imposto mostrado

Um vendedor de Austin faturou US$12.000 de vendas tributáveis, todas pagas, sem imposto nas faturas. Com a alíquota combinada máxima do Texas de 8,25%, o imposto por fora do valor recebido é de cerca de US$990. Com a declaração de imposto incluído e a placa exigidas, o imposto dentro do preço seria de US$12.000 menos (US$12.000 divididos por 1,0825), cerca de US$915. Sem esse texto, o valor maior é o mais seguro para planejar, e o estado decide. Em qualquer caso, o vendedor deve o imposto ao Comptroller. O imposto somado ao preço é uma dívida do cliente pela lei do Texas; um preço fixo ou com imposto incluído já acertado pode afetar o que ainda se pode cobrar.

Califórnia: US$30.000 para seis clientes, contratos omissos sobre imposto

Um fabricante de móveis faturou US$30.000 para seis clientes. Nenhum contrato mencionava imposto, nenhuma fatura o mostrava e nenhum aviso foi afixado. Com uma alíquota combinada ilustrativa de 8%, o imposto é de US$2.400. Nenhuma presunção da Regulation 1700 se aplica, então os termos do contrato decidem, e eles não dizem nada. O fabricante pode ter de tratar os US$2.400 como custo seu, e ele retifica as declarações dos períodos das vendas.

Nova York: US$5.000 de serviços gráficos tributáveis, sem imposto mostrado

Uma gráfica faturou US$5.000 de trabalho tributável sem imposto. Com uma alíquota combinada ilustrativa de 8%, o imposto é de US$400. Se o trabalho era tributável, a gráfica é responsável, e um cliente que não pagou a gráfica também deve o imposto ao Tax Department pela seção 1133. Resolver a dívida da própria gráfica e cobrar os clientes de novo são passos separados; o caminho do estado depende de a gráfica ter entregue declarações e ter sido contatada.

E no seu caso?

• As faturas saem sem imposto há meses, os clientes já pagaram ou um estado escreveu para você: quais regras de estado e de período se aplicam, se deve cobrar de novo ou absorver e se deve corrigir por declarações retificadoras ou por um acordo de divulgação são decisões a tomar com os registros em mãos. Veja ajuda com a escrituração contábil e como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado.
• Você não tem certeza de que era obrigado a cobrar naquele estado: veja quando você deve cobrar imposto sobre vendas.
• Um comprador diz que era isento e você não tem certificado: veja certificados de isenção dos clientes.
• Um estado abriu uma auditoria ou enviou um pedido de informações: veja auditoria de imposto sobre vendas e leve a notificação a uma revisão da escrituração contábil.
• Você cobrou o imposto e nunca o repassou: veja como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado e concilie primeiro os depósitos e as declarações.
• Sua escrituração não mostra o que foi faturado, pago e tributado por estado, ou o imposto das declarações não bate com as faturas: o valor devido não pode ser apurado até que isso aconteça. Veja como atualizar uma escrituração contábil atrasada e ajuda com a escrituração contábil.