SaaS Satış Vergisinde Merchant of Record: Kim Tahsil Eder?

Merchant of record SaaS satışlarımızı üstlendiyse artık rahat olabilir miyiz?

Yalnızca etikete bakarak hayır. “Merchant of record”, ürününüzün satıcısı gibi görünen ve müşteriden ödemeyi alan bir platform için kullanılan ticari bir etikettir. Burada anılan eyalet sayfalarının hiçbirinde bu terim geçmez. Eyaletler, platformun her satışta ne yaptığına bakar. Örneğin Washington; platformun satıcılarla sözleşme yapıp yapmadığına, alıcı ile satıcı arasında teklifi veya kabulü iletip iletmediğine ve satışları kendi markasıyla yapmak, fiyat belirlemek, sipariş almak veya ödemeyi işlemek gibi sayılan işlerden birini yapıp yapmadığına bakar (Washington DOR). Eyaletlerin aracıyı nasıl tanımladığı pazaryeri aracısı kuralları rehberinde anlatılıyor.

Genel olarak, bir satışı platforma bırakabilmeniz için üç şeyin aynı anda doğru olması gerekir. Eyaletler her birini farklı ifade eder:

1. Platform, o satış için eyaletin pazaryeri tanımına uyar.
2. Eyaletin kuralı yalnızca fiziksel malları değil, yazılımı da kapsar.
3. Platform, eyaletin istediği kanıtı size vermiştir; örneğin tahsilat yaptığını belirten bir belge, bildirim veya sözleşme.

Biri eksikse tahsilat sizde kalabilir. Platformun yükümlülüğü, kendi üzerinden geçmeyen satışlara uzanmaz.

Durumu karmaşıklaştıranlar:

• Bazı müşterilere, yıllık veya kurumsal sözleşmelerde olduğu gibi, doğrudan fatura kesiyorsunuz ya da başka bir kanaldan satış yapıyorsunuz.
• Platform bazı eyaletlerde tahsilat yapıyor, bazılarında yapmıyor; ya da her planda yapmıyor.
• Platform satışları dahil, bir eyaletteki toplam satışlarınız yine de kayıt eşiğini aşabilir. Bazı eyaletler bu satışları da sayar.
• Sözleşme, platformun yazılımınızı adınıza satmak yerine satın alıp yeniden satmasını öngörüyor olabilir. Washington, bir işletmenin bazı işlemlerde perakendeci, bazılarında aracı olabileceğini, ancak her işlemde ikisinden yalnızca birinin geçerli olduğunu belirtir (Washington DOR). Platform perakendeciyse ona yaptığınız satış, aşağıdaki pazaryeri kanıtı yerine yeniden satış belgesiyle belgelenen bir yeniden satış olabilir (Texas Comptroller; müşterilerden muafiyet belgeleri). Sözleşmenizin hangisini doğurduğu hukuki bir sorudur ve bu sayfa onu çözmez.
• Texas, hem platformun hem de satıcının denetime tabi olduğunu belirtir (Texas Comptroller).

Şunları toplayın: müşteri eyaleti, ay ve kanal bazında satışlarınız; platform sözleşmesi ve tahsilat yaptığını belirten her yazı; platformun eyalet bazında satış raporları; izinleriniz, beyannameleriniz ve vergi idaresinden gelen bildirimler.

Hangi yol uygun: platform, hesaplama aracı, beyan hizmeti mi, yoksa kendi kaydımız mı?

Dört yol farklı işleri kapsar ve birlikte kullanılabilir: aracılık ettiği satışlar için platform; geri kalan her şey için bir araç, bir beyan hizmeti veya kendi beyannameleriniz.

Ödeme işleyicisi veya faturalama aracı kendiliğinden adınıza satış yapan bir platform sayılmaz: eyalet testleri, ürününüzün sunulduğu yeri onun işletip işletmediğine de bakar. Faturaya yalnızca vergi satırı ekleyen araç, hesaplama aracıdır. Sınırın nereden geçtiği için bkz. pazaryeri aracısı kuralları.

Her yolu öne çıkaran işaretler:

• Platform: satışların çoğu platform üzerinden kendi kendine yapılıyorsa, kuralı yazılımı da kapsayan eyaletlerdeyseniz ve her eyalet için kanıtınız varsa.
• Hesaplama aracı veya beyan hizmeti: müşterilere kendiniz fatura kesiyorsanız, çok sayıda eyalette satış yapıyorsanız ya da platform satışlarınızın yalnızca bir kısmını kapsıyorsa. Nerede kayıt yaptıracağınıza ve tahsilat yapacağınıza yine siz karar verirsiniz.
• Kendi beyannameleriniz: az sayıda eyalette satış yapıyorsanız ya da bir eyalet satışlarınızı eşiğin üzerinde sayıyor ve hiçbir platform onları kapsamıyorsa.

Yollar birlikte kullanılabilir; bu yüzden her eyalet ve onun yolu için tek bir liste tutun.

Bazı hesaplama araçları ve beyan hizmetleri Streamlined Sales and Use Tax Agreement kapsamında sertifikalıdır. Sağladığı rahatlama yalnızca sertifikalı olanlar ve yalnızca üye eyaletler için geçerlidir; sertifikasız bir hizmetin neyi ve nerede beyan ettiğini sorun. Burada geçen eyaletlerden Washington ve Wisconsin üyedir; Texas, New York, California ve Pennsylvania üye değildir (Streamlined). Pennsylvania'nın kendi onaylı sağlayıcı düzenlemesi vardır (Pennsylvania). Bu rahatlama, yanlış vergi kategorisine konmuş ürünü kapsamaz; SaaS'ta doğru yapılması gereken nokta budur (Streamlined sık sorulan sorular). Ücretsiz yardım ve hatalardan kimin sorumlu olduğu için bkz. satış vergisi beyanının dışarıdan alınması.

Pazaryeri kuralları SaaS'ı da kapsıyor mu, yoksa yalnızca fiziksel malları mı?

Eyalete göre değişir ve birkaç eyalet sayfası bunu hiç söylemez. Platformun yükümlülüğü yalnızca eyalet kuralının kapsadığı şeylerle sınırlıdır.

Pennsylvania ve Wisconsin, bir aracının listelediği ve ödemesini aldığı mal ve hizmetleri (Wisconsin'de vergiye tabi olanları) kapsar, ancak yazılımdan söz etmez. Her eyaletin vergi idaresine sorun.

SaaS'ınızın hiç vergiye tabi olup olmadığı ayrı bir sorudur: SaaS ve yazılımda satış vergisi, Texas için Texas SaaS satış vergisi. Diğer eyaletler için Streamlined tablosu, her eyaletin pazaryeri rehberine bağlantı verir. Eyaletin sayfasını bulmak için onu kullanın, sonra o sayfayı okuyun.

Platform tahsilat yapıyorsa yine de izin veya beyanname gerekir mi?

Eyalete, orada bulunup bulunmadığınıza ve platform satışlarının kendi eşiğinize sayılıp sayılmadığına bağlıdır. Bazı eyaletler, her satışı bir platform tahsil etse bile kayıt veya beyanname ister.

Fiziksel varlık için eşik gerekmez. Washington, eyaletteki çalışanı ve eyaletteki stoku, hatta bir aracının tuttuğu stoku bile sayar (Washington DOR). Her eyaletin kendi testi tahsilat yapmanız gereken yerin nasıl belirlendiği rehberindedir.

Platformun tahsilat yaptığına dair hangi kanıtı saklamalıyız?

Her eyalet için platformdan yazılı bir beyan ve verginin gerçekten tahsil edildiğini gösteren kayıtları saklayın. Neyin kanıt sayıldığı eyalete göre değişir.

• Texas: platform, tahsilat yaptığını onaylamalıdır. Özel bir form veya ifade gerekmez; kullanım şartları bunu içerebilir. Pazaryeri satış kayıtlarınızı en az dört yıl boyunca saklayın (Texas Comptroller).
• New York: kapsadığı satışlardan sonra 90 gün içinde gönderilen tamamlanmış bir Form ST-150 ya da platformun kayıtlı olduğunu ve tahsilat yapacağını belirten herkese açık bir sözleşme. İkisi de yalnızca maddi menkul maldan söz eder; bu yüzden planlarınızı kapsadığından emin olun. Belgeyi kayıtlarınızla birlikte saklayın. Satıcının sorumluluktan kurtulması için ayrıca sizin ve platformun sahiplik yoluyla ilişkili olmaması gerekir (New York; Form ST-150).
• Washington: aracının vergiyi tahsil edip beyan ettiğini gösteren belge. Bu belge yoksa tahsil edilmeyen vergiden sorumlu tutulabilirsiniz. Aracı, Washington brüt satışlarınızın aylık raporunu size şu son tarihe kadar vermelidir: takip eden ayın 15'i (Washington DOR).
• California: sözleşme ya da aracının kayıtlı olduğunu gösteren başka bir kanıt ve aracının, CDTFA ile doğrulayabileceğiniz izin veya hesap numarası. CDTFA, aracının doğru vergiyi tahsil ettiğini ve ödediğini doğrulayabilirse sizi sorumlu tutmaz (CDTFA).
• Wisconsin: sağlayıcının tahsilat yaptığına dair bildirimi. Bu bildirim olmadan beyannamenizde indirimi alamazsınız; bir kopyasını saklayın (Wisconsin).

Her eyalette ayrıca şunları da saklayın: geçerlilik tarihleriyle sözleşme, platformun eyalet bazında satış raporları ve platforma ürününüz ile müşterileriniz hakkında verdiğiniz bilgiler. Texas, New York ve Wisconsin platformu yalnızca hatanın satıcının yanlış veya eksik bilgisinden kaynaklandığı ölçüde sorumluluktan kurtarır; bu yüzden vergiye tabi olup olmadığına dair sizin verdiğiniz yanlış bir yanıt size geri dönebilir (Texas Tax Code 151.0242; New York; Wisconsin). Texas'ta ilişkili bir platform ile satıcı, satıcının pazaryeri satışlarındaki eksik vergiden müştereken sorumludur.

Platform tahsilat yapmıyorsa ya da yalnızca bazı eyaletlerde yapıyorsa ne olur?

O zaman bu satışlarda, o eyalette yükümlülüğünüz doğduktan sonra vergiyi kendiniz tahsil edersiniz. Texas, satıcılara sağlayıcı tahsilatı onaylayana kadar tahsilat yapmalarını söyler (Texas Comptroller). Washington, belgesi olmayan bir satıcının sorumlu tutulabileceğini belirtir (Washington DOR).

Yazılım boşluklarının (yukarıdaki tabloya bakın) ve doğrudan satışların (sonraki bölüm) dışında, platform şu durumlarda tahsilat yapmayabilir:

• Eyaletin eşiğinin altında kalıyorsa. Texas'taki uzaktan bir pazaryeri sağlayıcısının, pazaryeri üzerinden yapılan tüm satışlar $500.000 tutarını aşana ya da orada başka bir şekilde iş yapana kadar tahsilata başlaması gerekmez (Texas Comptroller). Washington, New York ve Wisconsin da orada fiziksel varlığı olmayan bir platform için kendi kayıt testlerini koyar (Washington DOR; New York; Wisconsin).
• Muafiyeti (waiver) varsa. Wisconsin'de bu durumda vergiyi satıcı kendisi tahsil eder (Wisconsin).

Eyaletleri üç grupta listeleyin: kanıt elinizde, kanıt yok ve platform tahsilat yapmadığını söylüyor. Son ikisini, o eyalette yükümlülüğünüz olan her yerde kendiniz tahsil etmeniz gerekebilecek satışlar sayın. Eyalet kuralları platformun aracılık ettiği satışlara uygulanır; bu yüzden platformun rolü başlamadan önce yapılan bir satış bunlardan biri değildi. Önceki aylarda atlanan vergi ayrı bir sorudur: tahsil edilmemiş satış vergisini tamamlama.

Hangi satışlar bizde kalır?

Platformun aracılık etmediği her satış. Texas, pazaryeri dışında yapılan satışlarda tahsilatı, beyanı ve aktarımı sizin yaptığınızı söyler (Texas Comptroller). New York ve California da aynısını söyler (New York; CDTFA). Bir SaaS şirketi için bu genellikle şu anlama gelir:

• Yıllık, çok yıllı ve kurumsal anlaşmalar dahil, doğrudan imzaladığınız faturalar ve sözleşmeler.
• Tahsilat yapmayan başka bir pazaryeri üzerinden ya da kendi ödeme sayfanızdan yapılan satışlar.
• Platformun işlemediği yenilemeler, yükseltmeler ve ek ürünler.
• Platformdan doğrudan sözleşmeye geçen müşteriler.
• Muafiyet iddia eden müşterilere yapılan, belgesi dosyada olan doğrudan satışlar: müşterilerden muafiyet belgeleri.

Platformun tahsil ettiği satışlar beyannamelerimizde ve defterlerimizde nasıl görünür?

Kayıtlı bir satıcının beyannamesinde platform satışları genellikle tam olarak bildirilir, sonra vergiye tabi tutardan çıkarılır. Yöntem eyalete göre değişir; ayrıntı için satış vergisi beyannamesi verme.

Defterlerde:

• Müşteri eyaletine göre bir satış defteri tutun ve kanal, yani platform veya doğrudan satış için bir sütun ekleyin.
• Her platform raporunu beyannamenizdeki aracılık edilen satırla ve aldığınız platform ödemeleriyle mutabık hale getirin: satışların ve platform ödemelerinin mutabakatı. Eyalet bazlı ayrımın kurulumu için: eyalet bazında satış takibi.
• Eyalet kuralı uyarınca tahsilatı platform yapıyorsa, tahsil ettiği verginin aktarımı ona aittir. Doğrudan faturalarda tahsil ettiğiniz vergi ise eyalet adına emanet olarak sizin elinizdedir; ikisini birbirinden ayrı tutun. İşi yöneten kişiler, tahsil edilmiş ama ödenmemiş vergiden şahsen sorumlu olabilir: Texas'ta tahsilatı veya ödemeyi kontrol eden ve kasıtlı olarak ödemeyen kişi (Tax Code 111.016); Washington'da şirket kapatılmışsa veya ödeme gücünü yitirmişse, kusurlu olsun olmasın, şirketin mevcut ya da eski CEO'su veya CFO'su, genellikle o görevde tahakkuk eden vergiden (RCW 82.32.145).
• Gelirinizin müşterinin ödediği tam fiyat mı yoksa net ödeme mi olduğu, sözleşmede satıcının kim olduğuna bağlıdır: pazaryerinde brüt veya net gelir.

Lansmandan önce her eyalette kayıt yaptırmamız gerekir mi?

Hayır. Kayıt, lansman tarihine değil, bir eyaletle kurulan bağa bağlıdır: genellikle fiziksel varlık ya da eyaletin eşiğini aşan satışlar. Bir eyalette fiziksel varlık, sattığınız ürün orada vergiye tabiyse genellikle satış eşiği aranmaksızın kayıt yükümlülüğü doğurur (Streamlined). Satış yapacağınızı bildiğiniz bir eyalette erken de kayıt yaptırabilirsiniz. Lansmandan önce müşteri eyaletine göre bir satış kaydı başlatın; böylece her eşiğin yaklaştığını görürsünüz.

Platforma güvenmek yerine ne zaman kendimiz kayıt yaptırırız?

Şunlardan biri doğruysa kendiniz kayıt yaptırın:

• Bir eyalette çalışan veya stok gibi fiziksel varlığınız var.
• Doğrudan satışlarınız ve eyaletin saydığı platform satışları eyaletin eşiğini aşıyor. Çoğu eyalet $100.000 kullanır, ancak tutar, ölçüm dönemi ve sayma kuralı değişir: her eyaletin eşiği.
• Platformun kapsamı satışa uzanmıyor: eyalette tahsilat yapmıyor, beyanı ürününüzü kapsamıyor ya da satış, kapsamı başlamadan önce yapıldı.

Birçok eyalet, vergiye tabi ve tabi olmayan satışları eşiğe sayar (Streamlined); bu yüzden ürününüz vergiye tabi çıkmasa bile sayı eşiği geçebilir. Bir SaaS satıcısı genellikle yalnızca ürününü vergilendiren ve tahsilat yükümlülüğü olduğu eyaletlerde tahsilat yapmak zorundadır: SaaS ve yazılımda satış vergisi. Gelir ve franchise vergisinin kendi testleri vardır: satış vergisi nexus'u ile gelir vergisi nexus'u.

Sözleşmeyi imzalamadan önce ne yazmalı?

Bunlar, bir sözleşmenin genellikle eyalet eyalet yanıtlaması gereken vergi sorularıdır. Hukuki şartlar bir avukata aittir.

• Kim satar: platformun ürün, plan ve müşteri türüne göre perakendeci olarak mı satış yaptığı, yoksa satışınızı mı ilettiği.
• Nerede ve ne: tahsilat yaptığı eyaletler ve ürünler, başlangıç tarihleriyle; kuralın yazılım konusunda sessiz kaldığı bir eyalette ne yaptığı.
• Tahsilat kanıtı: her eyaletin kabul ettiği belge, bildirim veya beyan (yukarıdaki kanıt listesine bakın); kayıt veya kapsam değiştiğinde güncellenmesi.
• Raporlar: beyannamelerinizi ve platform ödemelerinizi mutabık hale getirmenize izin veren bir takvimle, dönem ve eyalet bazında satışlar.
• İstisnalar ve sizin verdiğiniz bilgiler: doğrudan faturalar, diğer kanallar, ek ürünler ve sınıflandıramadığı müşteriler; ayrıca sizin vermeniz gereken ürün, müşteri konumu ve muafiyet bilgileri.

Ayrıca muafiyet belgelerini kimin tuttuğuna, eyalet bildirimini kimin yanıtladığına ve sözleşme bittiğinde hangi raporları ve bildirimi alacağınıza bakın.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Tutarlar ABD dolarıdır.

Platform satışları ve doğrudan faturalar

Tek kişilik bir kurucu, platform üzerinden yılda US$120.000 tutarında abonelik satıyor ve ekiplere doğrudan US$40.000 tutarında fatura kesiyor. Platformun neyi tahsil ettiği sözleşmesine ve her eyaletin kuralına bağlıdır; bu yüzden kurucu her eyalet için platformdan yazılı beyan alır. Doğrudan faturalanan US$40.000, gerekli olan her yerde vergilendirmek ve beyan etmek bakımından yine kendisinde kalır.

Platformun, kanıtı dosyada olan bir pazaryeri aracısı olduğunu ve Washington kuralının geçerli olduğunu varsayalım; Washington müşterileri platform satışlarında US$90.000, doğrudan faturalarda US$15.000 tutarındadır. Washington ikisini de sayar: US$105.000 eşiğin üzerindedir; bu yüzden kurucu kayıt yaptırır ve hepsini Washington excise tax beyannamesinde bildirir. Abonelik vergiye tabiyse US$90.000 tutarını aracı tarafından tahsil edilmiş olarak indirir, doğrudan faturalarda ise tahsilat yapar; bir önceki yıl eşiğin altındaysa tahsilat şu zamanda başlar: geçişten en az 30 gün sonra başlayan ayın ilk günü. Platform yazılımı satın alıp yeniden satmış olsaydı, US$90.000 kurucunun değil platformun perakende satışları olurdu ve sayım değişirdi. Aynı müşteriler fiziksel varlığının olmadığı Pennsylvania'da olsaydı ve platform orada tahsilat yapsaydı, eşiğe yalnızca US$15.000 tutarındaki doğrudan faturalar sayılırdı.

Beyan edilmemiş satışlardan sonra sözleşme imzalamak

Bir girişim Ocak ayında bir platformla sözleşme imzalıyor. Ondan önce 15 eyalette kendi başına US$300.000 tutarında satış yapmış ve hiç vergi tahsil etmemiştir. Yeni sözleşme, platformun o tarihten itibaren aracılık ettiği satışları kapsar. Önceki US$300.000 ayrı bir sorudur. Girişim satışlarını eyalet ve ay bazında listeler, her eyaletin eşiğiyle karşılaştırır, sonra eşiği zaten aşmış olduğu her eyaletle ilgilenir.

Washington aylık raporu

Washington'da kayıtlı bir satıcı, bir aracı üzerinden satış yapıyor. Aracının ayın 15'ine kadar vermesi gereken aylık rapor, US$20.000 Washington brüt satışını gösteriyor. Aracı US$3.000 ücret alıkoyuyor ve US$17.000 ödüyor. Satıcı US$20.000 tutarını brüt gelir olarak bildirir, aracı tarafından tahsil edilen satışlar için indirimi talep eder ve US$3.000 ücreti düşmez.

Sizin için farklı mı?

• Çok sayıda eyalette satış yapıyorsanız, satışlarınızın bir kısmını platform yürütüyorsa ve büyük müşterilere doğrudan fatura kesiyorsanız: platformun tahsilatının hangi satışları kapsadığı, hangilerinin sizde kaldığı, nerede yine de kayıt yaptırmanız gerektiği ve sözleşmenin, beyannamelerin ve defterlerin nasıl örtüştüğü eyalet eyalet yapılacak bir iştir. Platform sözleşmesini, eyalet bazında satış raporlarını ve doğrudan faturalarınızı girişimler için muhasebe kayıtları ve vergi desteği sayfasına getirin.
• Platformdan önce satış yaptıysanız veya hiç tahsilat yapmadıysanız: bkz. tahsil edilmemiş satış vergisini tamamlama; eyalet ve ay bazında satış geçmişinizi girişimler için vergi desteği sayfasına getirin.
• Bir yatırımcı satış vergisi açığı bulduysa: bkz. durum tespitinde bulunan satış vergisi riski.
• Başkalarının satış yaptığı bir pazaryeri işletiyorsanız: bkz. pazaryeri aracısı kuralları.
• Ürününüzün vergiye tabi olup olmadığından ya da nexus'un nasıl belirlendiğinden emin değilseniz: bkz. SaaS ve yazılımda satış vergisi ve satış vergisini ne zaman tahsil etmeniz gerekir.
• Beyannamelerinizi kendiniz veriyorsanız veya devretmeyi düşünüyorsanız: bkz. satış vergisi beyannamelerini verme ve satış vergisi beyanının dışarıdan alınması.
• Defterleriniz ile platform ödemeleri eşleşmiyorsa ya da platform ve doğrudan satışları eyalete göre ayıramıyorsanız: bkz. satışların ve platform ödemelerinin mutabakatı; ödeme raporlarını ve faturaları muhasebe kayıtları desteği sayfasına getirin.
• İşletmeniz ABD dışında kuruluysa: bir eyalet aynı testleri yabancı bir satıcıya uygulayabilir; bkz. yabancı satıcılar ve satış vergisi.
• Kanadalı müşterileriniz varsa: bkz. mukim olmayan ve dijital satıcılar.