מוכר רשום (Merchant of Record) ומס מכירה על SaaS: מי גובה ומגיש

האם אפשר להירגע אחרי שמוכר רשום מטפל במכירות ה-⁠SaaS שלנו?

לא על סמך התווית בלבד. “מוכר רשום” (merchant of record) הוא כינוי מסחרי, בדרך כלל של פלטפורמה שמציגה את עצמה כמוכרת של המוצר שלכם וגובה את התשלום מהלקוח. אף אחד מעמודי המדינות שמצוטטים כאן לא משתמש במונח הזה. הם בודקים מה הפלטפורמה עושה בכל מכירה. וושינגטון, למשל, בודקת אם הפלטפורמה מתקשרת עם מוכרים, מעבירה בין קונה למוכר את ההצעה או את הקבלה שלה, ופועלת באחת מהפעולות הרשומות, כמו הצגת המכירות כשלה, קביעת מחירים, קבלת הזמנות או עיבוד תשלום (משרד ההכנסות של וושינגטון). איך מדינות מגדירות מפעיל שוק מקוון מוסבר בכללי מפעיל שוק מקוון.

באופן כללי, אפשר להשאיר מכירה בידי הפלטפורמה רק כששלושה תנאים מתקיימים יחד. כל מדינה מנסחת אותם אחרת:

1. הפלטפורמה עומדת בהגדרת השוק המקוון של המדינה לגבי המכירה הזאת.
2. כלל המדינה חל גם על תוכנה, לא רק על מוצרים פיזיים.
3. הפלטפורמה מסרה לכם את ההוכחה שהמדינה דורשת, כמו אישור, הודעה או הסכם שקובע שהיא גובה את המס.

אם אחד התנאים לא מתקיים, הגבייה עלולה להישאר אצלכם. חובת הפלטפורמה לעולם לא חלה על מכירות שלא עברו דרכה.

מה הופך מקרה למורכב:

• אתם מוציאים חשבוניות ישירות ללקוחות מסוימים, למשל בחוזים שנתיים או ארגוניים, או מוכרים בערוץ אחר.
• הפלטפורמה גובה מס במדינות מסוימות ולא באחרות, או לא בכל החבילות.
• סך המכירות שלכם במדינה, כולל מכירות הפלטפורמה, עדיין יכול להעביר אתכם את סף הרישום. מדינות מסוימות סופרות אותן.
• ייתכן שההסכם קובע שהפלטפורמה קונה את התוכנה שלכם ומוכרת אותה הלאה, ולא מוכרת אותה בשבילכם. וושינגטון קובעת שעסק יכול להיות קמעונאי בעסקאות מסוימות ומפעיל שוק מקוון באחרות, אבל רק אחד משני התפקידים בכל עסקה (משרד ההכנסות של וושינגטון). אם הפלטפורמה היא הקמעונאית, המכירה שלכם אליה עשויה להיחשב מכירה לצורך מכירה חוזרת, שמתועדת בתעודת מכירה חוזרת (resale certificate) (רשות המסים של טקסס; אישורי פטור מלקוחות), במקום הוכחת השוק המקוון שמופיעה בהמשך. איזו מהאפשרויות ההסכם שלכם יוצר היא שאלה משפטית, והעמוד הזה לא מכריע בה.
• טקסס קובעת שגם הפלטפורמה וגם המוכר חשופים לביקורת (רשות המסים של טקסס).

אספו את המכירות שלכם לפי מדינת הלקוח, חודש וערוץ; את ההסכם עם הפלטפורמה וכל הצהרה שלה שהיא גובה מס; את הדוחות של הפלטפורמה על המכירות שלכם לפי מדינה; ואת ההיתרים, הדוחות וההודעות שלכם.

איזה מסלול מתאים: פלטפורמה, כלי חישוב, שירות הגשה או רישום עצמאי?

ארבעת המסלולים מכסים עבודה שונה, ואפשר לשלב ביניהם: פלטפורמה למכירות שהיא מנהלת, וכלי חישוב, שירות הגשה או דוחות שלכם לכל השאר.

מעבד תשלומים או כלי חיוב אינם פלטפורמה שמוכרת בשבילכם באופן אוטומטי: מבחני המדינות בודקים גם אם הם מפעילים את המקום שבו המוצר שלכם מוצע. כלי שרק מוסיף שורת מס לחשבונית הוא כלי חישוב. איפה עובר הגבול: כללי מפעיל שוק מקוון.

מה מצביע על כל מסלול:

• פלטפורמה: רוב המכירות הן בשירות עצמי דרכה, במדינות שהכלל שלהן חל על תוכנה, ויש הוכחה לכל מדינה.
• כלי חישוב או שירות הגשה: אתם מוציאים חשבוניות ללקוחות בעצמכם, מוכרים בהרבה מדינות, או שהפלטפורמה מכסה רק חלק מהמכירות. עדיין אתם מחליטים היכן להירשם ולגבות.
• דוחות משלכם: אתם מוכרים בכמה מדינות בלבד, או שמדינה סופרת את המכירות שלכם מעל הסף שלה ושום פלטפורמה לא מכסה אותן.

המסלולים משתלבים, לכן שמרו רשימה אחת של המדינות עם המסלול של כל אחת.

חלק מכלי החישוב ושירותי ההגשה מוסמכים לפי Streamlined Sales and Use Tax Agreement (הסכם מס מכירה ושימוש מפושט). ההקלה שלו חלה רק על מוסמכים ורק במדינות החברות בו; שאלו מה ספק לא מוסמך מגיש ואיפה. מבין המדינות כאן, וושינגטון וויסקונסין חברות; טקסס, ניו יורק, קליפורניה ופנסילבניה אינן חברות (Streamlined). לפנסילבניה יש הסדר משלה של ספקים מאושרים (פנסילבניה). ההקלה אינה חלה על מוצר ששויך לקטגוריית מס שגויה, וזו הנקודה שחשוב לקבוע נכון ב-⁠SaaS (שאלות נפוצות של Streamlined). עזרה חינמית ומי נושא באחריות לטעויות: מיקור חוץ של הגשת מס מכירה.

האם כללי השוק המקוון חלים על SaaS, או רק על מוצרים פיזיים?

זה תלוי במדינה, ועמודי מדינות אחדים לא אומרים. חובת הפלטפורמה מכסה רק את מה שכלל המדינה מכסה.

פנסילבניה וויסקונסין מכסות את המוצרים והשירותים שמפעיל שוק מציע וגובה עליהם תשלום (בוויסקונסין, את החייבים במס), אבל לא מזכירות תוכנה. שאלו כל אחד מהמשרדים.

השאלה אם ה-⁠SaaS שלכם חייב במס בכלל היא שאלה נפרדת: מס מכירה על SaaS ותוכנה, ולגבי טקסס מס מכירה על SaaS בטקסס. לגבי מדינות אחרות, הטבלה של Streamlined מפנה להנחיות השוק המקוון של כל מדינה. השתמשו בה כדי למצוא את עמוד המדינה, ואז קראו אותו.

אם הפלטפורמה גובה, האם נצטרך עדיין היתר או דוח?

זה תלוי במדינה, באם אתם נמצאים בה, ובאם מכירות הפלטפורמה נספרות לסף שלכם. מדינות מסוימות עדיין דורשות רישום או דוחות גם כשפלטפורמה גובה על כל מכירה.

נוכחות פיזית לא דורשת סף. וושינגטון סופרת עובד במדינה ומלאי במדינה, גם מלאי שמפעיל שוק מחזיק (משרד ההכנסות של וושינגטון). המבחן של כל מדינה מופיע באיך לדעת היכן חייבים לגבות.

איזו הוכחה כדאי לשמור שהפלטפורמה גובה?

שמרו הצהרה בכתב מהפלטפורמה לכל מדינה, וגם את הרישומים שמראים שהמס אכן נגבה. מה נחשב הוכחה משתנה ממדינה למדינה.

• טקסס: הפלטפורמה צריכה להצהיר שהיא גובה. אין דרישה לטופס או לנוסח מיוחדים, ותנאי השימוש יכולים לשאת את ההצהרה. שמרו את רישומי המכירות שלכם בשוק המקוון למשך לפחות ארבע שנים (רשות המסים של טקסס).
• ניו יורק: טופס ⁦ST-150⁩ שמולא ונשלח בתוך 90 ימים ממועד המכירות שהוא מכסה, או הסכם פומבי שקובע שהפלטפורמה רשומה ותגבה. שניהם מתייחסים רק לנכסים מוחשיים, ולכן בדקו שהם חלים על החבילות שלכם. שמרו את האישור עם הרישומים שלכם. הקלה מאחריות למוכר דורשת גם שאתם והפלטפורמה לא קשורים זה לזה בבעלות (ניו יורק; טופס ⁦ST-150⁩).
• וושינגטון: תיעוד שמפעיל השוק גובה ומדווח. בלעדיו אתם עלולים להיות אחראים למס שלא נגבה. מפעיל השוק צריך למסור לכם דוח חודשי על המכירות ברוטו שלכם בוושינגטון עד היום ה-⁠15 בחודש שלאחר מכן (משרד ההכנסות של וושינגטון).
• קליפורניה: ההסכם, או הוכחה אחרת שמפעיל השוק רשום, ומספר ההיתר או החשבון של מפעיל השוק, שאפשר לאמת מול CDTFA. CDTFA לא תחייב אתכם אם היא יכולה לאמת שמפעיל השוק גבה את המס הנכון ושילם אותו (CDTFA).
• ויסקונסין: הודעת הספק שהוא גובה. בלעדיה אי אפשר לתבוע את הניכוי בדוח, ולכן שמרו עותק (ויסקונסין).

בכל מדינה, שמרו גם את ההסכם עם תאריכי התחילה שלו, את דוחות המכירות לפי מדינה של הפלטפורמה, ואת מה שמסרתם לפלטפורמה על המוצר ועל הלקוחות שלכם. טקסס, ניו יורק וויסקונסין פוטרות את הפלטפורמה רק במידה שהטעות נבעה ממידע שגוי או חסר מצד המוכר, ולכן תשובה שגויה שלכם על החיוב במס עלולה לחזור אליכם (קוד המסים של טקסס 151.0242; ניו יורק; ויסקונסין). בטקסס, פלטפורמה ומוכר קשורים אחראים יחד לחוסר במכירות של המוכר בשוק המקוון.

מה אם הפלטפורמה לא גובה, או גובה רק בחלק מהמדינות?

אז אתם גובים בעצמכם על המכירות האלה, ברגע שיש לכם חובה באותה מדינה. טקסס מורה למוכרים לגבות עד שהספק מצהיר (רשות המסים של טקסס). וושינגטון קובעת שמוכר ללא התיעוד עלול להיות אחראי (משרד ההכנסות של וושינגטון).

מלבד פערי תוכנה (ראו את הטבלה למעלה) ומכירות ישירות (בסעיף הבא), פלטפורמה עשויה שלא לגבות כאשר:

• היא מתחת לסף המדינה. ספק שוק מקוון מרוחק בטקסס לא חייב להתחיל לגבות עד שכל המכירות דרך השוק שלו עוברות ⁦$500,000⁩, או שהוא עוסק בעסק במדינה בדרך אחרת (רשות המסים של טקסס). גם וושינגטון, ניו יורק וויסקונסין קובעות מבחני רישום משלהן לפלטפורמה שאין לה נוכחות פיזית בהן (משרד ההכנסות של וושינגטון; ניו יורק; ויסקונסין).
• יש בידיה פטור מגבייה. בוויסקונסין המוכר גובה אז את המס בעצמו (ויסקונסין).

בנו רשימה של מדינות בשלוש קבוצות: הוכחה בידיכם, אין הוכחה, והפלטפורמה אומרת שאינה גובה. התייחסו לשתי האחרונות כאל מכירות שאולי תצטרכו לגבות בעצמכם, בכל מדינה שיש לכם בה חובה. כללי המדינות חלים על מכירות שהפלטפורמה מנהלת, ולכן מכירה שנעשתה לפני שתפקיד הפלטפורמה התחיל לא הייתה אחת מהן. מס שהוחמץ בחודשים קודמים הוא שאלה נפרדת: השלמת מס מכירה שלא נגבה.

אילו מהמכירות שלנו נשארות באחריותנו?

כל מכירה שהפלטפורמה לא ניהלה. טקסס קובעת שאתם גובים, מדווחים ומעבירים על מכירות שנעשו מחוץ לשוק המקוון (רשות המסים של טקסס). גם ניו יורק וקליפורניה קובעות כך (ניו יורק; CDTFA). בחברת SaaS זה בדרך כלל אומר:

• חשבוניות וחוזים שאתם חותמים עליהם ישירות, כולל עסקאות שנתיות, רב-שנתיות וארגוניות.
• מכירות דרך שוק מקוון אחר שאינו גובה, או דרך הקופה שלכם.
• חידושים, שדרוגים ותוספות שהפלטפורמה אינה מטפלת בהם.
• לקוחות שעוברים מהפלטפורמה לחוזה ישיר.
• מכירות ישירות ללקוחות שטוענים לפטור, כשהאישור בידיכם: אישורי פטור מלקוחות.

איך מכירות שהפלטפורמה גבתה מופיעות בדוחות ובספרים שלנו?

בדוח של מוכר רשום, מכירות הפלטפורמה מדווחות בדרך כלל במלואן ואז מוסרות מהסכום החייב במס. השיטה שונה בכל מדינה; עוד בהגשת דוחות מס מכירה.

בספרים:

• נהלו ספר מכירות לפי מדינת הלקוח, עם עמודה לערוץ: פלטפורמה או ישיר.
• התאימו כל דוח של פלטפורמה לשורת המכירות שהפלטפורמה ניהלה בדוח שלכם ולתשלומים שקיבלתם: התאמת מכירות ותשלומים. הקמת הפיצול לפי מדינה: מעקב אחר מכירות לפי מדינה.
• כשהפלטפורמה היא הגובה לפי כלל המדינה, המס שהיא גובה הוא עניינה להעביר. מס שאתם גובים בחשבוניות ישירות הוא שלכם, והוא מוחזק בנאמנות עבור המדינה, ולכן הפרידו בין השניים. מי שמנהל את העסק יכול לחוב אישית במס שנגבה ולא הועבר: בטקסס, יחיד ששולט בגבייה או בתשלום ונמנע במתכוון מלהעבירו (קוד המסים 111.016); בוושינגטון, אם החברה פורקה או חדלת פירעון, המנכ״ל או מנהל הכספים הראשי שלה, הנוכחי או הקודם, בין שאשם ובין שלא, בדרך כלל על מס שנצבר בתפקידו (RCW 82.32.145).
• אם ההכנסות שלכם הן המחיר המלא שהלקוח שילם או התשלום נטו תלוי במי המוכר בחוזה: הכנסות ברוטו או נטו בשוק מקוון.

האם צריך להירשם בכל מדינה לפני ההשקה?

לא. רישום נובע מקשר למדינה, לא ממועד ההשקה: בדרך כלל נוכחות פיזית, או מכירות מעל הסף של המדינה. נוכחות פיזית במדינה יוצרת בדרך כלל חובת רישום בה, ללא סף מכירות, אם מה שאתם מוכרים חייב שם במס (Streamlined). אפשר גם להירשם מוקדם במדינה שבה אתם יודעים שתמכרו. לפני ההשקה התחילו רישום של מכירות לפי מדינת הלקוח, כדי לראות כל סף מתקרב.

מתי נרשמים בעצמנו במקום להסתמך על פלטפורמה?

הירשמו בעצמכם כשאחד מאלה נכון:

• יש לכם נוכחות פיזית במדינה, כמו עובד או מלאי.
• המכירות הישירות שלכם, בתוספת מכירות הפלטפורמה שהמדינה סופרת, עוברות את סף המדינה. רוב המדינות משתמשות ב-⁠⁦$100,000⁩, אבל הסכום, תקופת המדידה וכלל הספירה שונים: הסף בכל מדינה.
• כיסוי הפלטפורמה לא מגיע למכירה: היא לא גובה במדינה, ההצהרה שלה לא מכסה את המוצר שלכם, או שהמכירה קדמה לתחילת הכיסוי שלה.

מדינות רבות סופרות מכירות חייבות ופטורות לסף (Streamlined), ולכן הספירה יכולה לעבור את הסף גם כשהמוצר שלכם מתברר כפטור. מוכר SaaS חייב לגבות בדרך כלל רק במדינות שמטילות מס על המוצר שלו ושיש לו בהן חובת גבייה: מס מכירה על SaaS ותוכנה. למס הכנסה ולמס זיכיון יש מבחנים משלהם: נקסוס של מס מכירה לעומת נקסוס של מס הכנסה.

מה צריך ההסכם לומר לפני שחותמים?

אלה שאלות המס שהסכם צריך בדרך כלל לענות עליהן, מדינה אחר מדינה. את התנאים המשפטיים משאירים לעורך דין.

• מי מוכר: אם הפלטפורמה מוכרת כקמעונאית או מעבירה את המכירה שלכם, לפי מוצר, חבילה וסוג לקוח.
• איפה ומה: המדינות והמוצרים שהיא גובה עבורם, עם תאריכי התחלה, ומה היא עושה במדינה שהכלל שלה שותק לגבי תוכנה.
• הוכחת גבייה: האישור, ההודעה או ההצהרה שכל מדינה מקבלת (ראו את רשימת ההוכחות למעלה), מעודכנים כשהרישום או הכיסוי שלה משתנים.
• דוחות: מכירות לפי מדינה ותקופה, בלוח זמנים שמאפשר לכם להתאים את הדוחות והתשלומים שלכם.
• החרגות והנתונים שלכם: חשבוניות ישירות, ערוצים אחרים, מוצרי תוספת ולקוחות שהיא לא יכולה לסווג, והמידע על המוצר, מיקום הלקוח והפטור שעליכם למסור.

בדקו גם מי מחזיק באישורי הפטור, מי עונה להודעה ממדינה, ואילו דוחות והודעה אתם מקבלים כשההסכם מסתיים.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה בלבד. הסכומים בדולרים אמריקאיים.

מכירות דרך פלטפורמה ובנוסף חשבוניות ישירות

חברת SaaS עם מייסד יחיד מוכרת מנויים בהיקף ⁦US$120,000⁩ בשנה דרך פלטפורמה, ומוציאה חשבוניות ישירות לצוותים בהיקף ⁦US$40,000⁩. מה שהפלטפורמה גובה תלוי בהסכם שלה ובכלל של כל מדינה, ולכן החברה מקבלת ממנה הצהרה בכתב לכל מדינה. את ⁦US$40,000⁩ החברה ממשיכה להטיל ולהגיש בעצמה בכל מקום שנדרש.

נניח שהפלטפורמה היא מפעיל שוק מקוון לפי הכלל של וושינגטון, עם הוכחה בתיק, ושלקוחות מוושינגטון מהווים ⁦US$90,000⁩ ממכירות הפלטפורמה ו-⁦US$15,000⁩ מהחשבוניות הישירות. וושינגטון סופרת את שני הסכומים: ⁦US$105,000⁩ הם מעל הסף, ולכן החברה נרשמת ומדווחת על כולם בדוח מס הבלו שלה בוושינגטון. אם המנוי חייב במס, החברה מנכה את ⁦US$90,000⁩ כסכום שמפעיל השוק גבה, וגובה על החשבוניות הישירות; אם הייתה מתחת לסף בשנה הקודמת, הגבייה מתחילה ביום הראשון של החודש שמתחיל לפחות 30 ימים לאחר החצייה. אם הפלטפורמה במקום זה קנתה את התוכנה ומכרה אותה הלאה, ⁦US$90,000⁩ היו מכירות הקמעונאות שלה, לא של החברה, והספירה הייתה משתנה. אילו אותם לקוחות היו בפנסילבניה, שבה אין לחברה נוכחות פיזית, והפלטפורמה גובה שם, רק ⁦US$15,000⁩ של חשבוניות ישירות היו נספרים לסף שלה.

חתימה אחרי מכירות שלא הוגשו

סטארט-אפ חותם עם פלטפורמה בינואר. לפני כן הוא ביצע מכירות משלו בהיקף ⁦US$300,000⁩ ב-⁠15 מדינות ולא גבה מס. החוזה החדש מכסה את המכירות שהפלטפורמה מנהלת מאותו מועד. ⁦US$300,000⁩ הקודמים הם שאלה נפרדת. הסטארט-אפ מפרט את המכירות לפי מדינה וחודש, משווה לסף של כל מדינה, ואז מטפל בכל מדינה שכבר עבר בה את הסף.

דוח חודשי של וושינגטון

מוכר רשום בוושינגטון מוכר דרך מפעיל שוק. הדוח החודשי של מפעיל השוק, שנמסר עד ה-⁠15 בחודש, מציג ⁦US$20,000⁩ מכירות ברוטו בוושינגטון. מפעיל השוק שמר ⁦US$3,000⁩ כדמי שירות ושילם ⁦US$17,000⁩. המוכר מדווח על ⁦US$20,000⁩ כהכנסה ברוטו, תובע את הניכוי על מכירות שמפעיל השוק גבה, ולא מנכה את ⁦US$3,000⁩ של דמי השירות.

המצב שלכם שונה?

• אתם מוכרים בהרבה מדינות, פלטפורמה מטפלת בחלק מהמכירות ואתם מוציאים חשבוניות ישירות ללקוחות גדולים: אילו מכירות הגבייה של הפלטפורמה מכסה, אילו נשארות שלכם, היכן עליכם עדיין להירשם ואיך ההסכם, הדוחות והספרים מתיישבים, זו עבודה מדינה אחר מדינה. הביאו את הסכם הפלטפורמה, את דוחות המכירות שלה לפי מדינה ואת החשבוניות הישירות שלכם אל עזרה בהנהלת חשבונות ובמסים לסטארט-אפים.
• מכרתם לפני הפלטפורמה או שמעולם לא גביתם: ראו השלמת מס מכירה שלא נגבה, והביאו את היסטוריית המכירות לפי מדינה וחודש אל עזרה במסים לסטארט-אפים.
• משקיע מצא פער במס מכירה: ראו חשיפה למס מכירה שנמצאת בבדיקת נאותות.
• אתם מפעילים שוק מקוון שאחרים מוכרים בו: ראו כללי מפעיל שוק מקוון.
• אינכם בטוחים אם המוצר שלכם חייב במס, או איך נקבע נקסוס: ראו מס מכירה על SaaS ותוכנה ומתי חייבים לגבות מס מכירה.
• אתם מגישים דוחות בעצמכם או שוקלים להעביר את העבודה: ראו הגשת דוחות מס מכירה ומיקור חוץ של הגשת מס מכירה.
• הספרים והתשלומים מהפלטפורמה לא מתאימים, או שאי אפשר לפצל מכירות פלטפורמה וישירות לפי מדינה: ראו התאמת מכירות ותשלומים, והביאו את דוחות התשלומים והחשבוניות אל עזרה בהנהלת חשבונות.
• העסק שלכם ממוקם מחוץ לארה״ב: מדינה יכולה להחיל את אותם מבחנים על מוכר זר; ראו מוכרים זרים ומס מכירה.
• יש לכם לקוחות בקנדה: ראו מוכרים תושבי חוץ ומוכרים דיגיטליים.