Merchant of Record und SaaS: Wer erhebt und meldet Sales Tax?

Können wir uns zurücklehnen, sobald ein Merchant of Record unsere SaaS-Verkäufe abwickelt?

Nicht aufgrund der Bezeichnung allein. „Merchant of Record“ ist ein Handelsbegriff, den meist eine Plattform verwendet, die sich als Verkäufer Ihres Produkts darstellt und die Zahlung des Kunden einzieht. Keine der hier zitierten Seiten der Bundesstaaten verwendet diesen Begriff. Sie fragen, was die Plattform bei jedem einzelnen Verkauf tut. Washington prüft zum Beispiel, ob die Plattform Verträge mit Verkäufern schließt, Angebot oder Annahme zwischen Käufer und Verkäufer weiterleitet und eine der genannten Tätigkeiten ausübt, etwa Verkäufe unter eigener Marke zu führen, Preise festzulegen, Bestellungen anzunehmen oder Zahlungen abzuwickeln (Washington DOR). Wie die Bundesstaaten einen Marktplatzbetreiber (Marketplace Facilitator) definieren, steht unter Marktplatzregeln für Startups.

Im Allgemeinen können Sie einen Verkauf nur dann der Plattform überlassen, wenn drei Dinge zusammentreffen. Jeder Bundesstaat formuliert sie anders:

1. Die Plattform erfüllt für diesen Verkauf die Marktplatzdefinition des Bundesstaates.
2. Die Regel des Bundesstaates erfasst Software und nicht nur Waren.
3. Die Plattform hat Ihnen den vom Bundesstaat verlangten Nachweis geliefert, etwa eine Bescheinigung, eine Mitteilung oder einen Vertrag, der besagt, dass sie die Steuer erhebt.

Fehlt eine dieser Voraussetzungen, kann die Erhebung bei Ihnen bleiben. Die Pflicht der Plattform reicht nie auf Verkäufe, die nicht über sie laufen.

Was den Fall nicht einfach macht:

• Sie stellen einige Kunden direkt in Rechnung, zum Beispiel bei Jahres- oder Unternehmensverträgen, oder verkaufen über einen weiteren Kanal.
• Die Plattform erhebt in einigen Bundesstaaten die Steuer und in anderen nicht, oder nicht in jedem Tarif.
• Ihre gesamten Verkäufe in einem Bundesstaat, Plattformverkäufe eingeschlossen, können Sie trotzdem über eine Registrierungsgrenze bringen. Einige Bundesstaaten zählen sie mit.
• Der Vertrag kann vorsehen, dass die Plattform Ihre Software kauft und weiterverkauft, statt sie für Sie zu verkaufen. Washington sagt, ein Unternehmen könne bei einigen Transaktionen Händler und bei anderen Marktplatzbetreiber sein, bei jeder einzelnen aber nur eines von beiden (Washington DOR). Ist die Plattform der Händler, kann Ihr Verkauf an sie ein Verkauf zum Wiederverkauf sein, belegt durch eine Wiederverkaufsbescheinigung (Resale Certificate) (Texas Comptroller; Befreiungsbescheinigungen von Kunden), und nicht durch die unten genannten Marktplatznachweise. Welche der beiden Konstellationen Ihr Vertrag schafft, ist eine Rechtsfrage, die diese Seite nicht entscheidet.
• Texas sagt, dass sowohl die Plattform als auch der Verkäufer geprüft werden können (Texas Comptroller).

Stellen Sie zusammen: Ihre Verkäufe nach Bundesstaat des Kunden, Monat und Kanal; den Plattformvertrag und jede Erklärung, dass die Plattform die Steuer erhebt; die Berichte der Plattform über Ihre Verkäufe nach Bundesstaat; sowie Ihre Genehmigungen, Erklärungen und Mitteilungen.

Welcher Weg passt: Plattform, Berechnungstool, Meldedienst oder eigene Registrierung?

Die vier Wege decken unterschiedliche Aufgaben ab und lassen sich kombinieren: eine Plattform für die Verkäufe, die sie vermittelt, und ein Tool, ein Meldedienst oder eigene Erklärungen für alles andere.

Ein Zahlungsabwickler oder ein Abrechnungstool ist nicht automatisch eine Plattform, die für Sie verkauft: Die Tests der Bundesstaaten fragen auch, ob es den Ort betreibt, an dem Ihr Produkt angeboten wird. Ein Tool, das einer Rechnung nur eine Steuerzeile hinzufügt, ist ein Berechnungstool. Wo diese Grenze liegt, steht unter Marktplatzregeln für Startups.

Was für welchen Weg spricht:

• Plattform: Die meisten Verkäufe laufen im Selbstbedienungsmodus über sie, in Bundesstaaten, deren Regel Software erfasst, mit Nachweis für jeden Bundesstaat.
• Berechnungstool oder Meldedienst: Sie stellen Kunden selbst Rechnungen, verkaufen in vielen Bundesstaaten, oder die Plattform deckt nur einen Teil ab. Sie entscheiden weiterhin, wo Sie sich registrieren und die Steuer erheben.
• Eigene Erklärungen: Sie verkaufen in wenigen Bundesstaaten, oder ein Bundesstaat zählt Ihre Verkäufe über seine Grenze, und keine Plattform deckt sie ab.

Die Wege lassen sich mischen. Führen Sie deshalb eine einzige Liste der Bundesstaaten mit dem jeweiligen Weg.

Einige Berechnungstools und Meldedienste sind nach dem Streamlined Sales and Use Tax Agreement zertifiziert. Die Erleichterung gilt nur für zertifizierte Anbieter und nur in Mitgliedstaaten; fragen Sie bei einem nicht zertifizierten Anbieter nach, was er einreicht und wo. Von den hier genannten Bundesstaaten sind Washington und Wisconsin Mitglieder; Texas, New York, California und Pennsylvania sind es nicht (Streamlined). Pennsylvania hat eine eigene Regelung für zugelassene Anbieter (Pennsylvania). Die Erleichterung gilt nicht, wenn ein Produkt in die falsche Steuerkategorie eingeordnet wurde, und genau das ist bei SaaS der Punkt, den Sie richtig treffen müssen (Streamlined FAQs). Kostenlose Hilfe und wer für Fehler einsteht: Auslagerung der Sales-Tax-Einreichung.

Gelten Marktplatzregeln auch für SaaS oder nur für Waren?

Das hängt vom Bundesstaat ab, und mehrere Seiten der Bundesstaaten sagen dazu nichts. Die Pflicht der Plattform reicht nur so weit wie die Regel des Bundesstaates.

Pennsylvania und Wisconsin erfassen die Waren und Dienstleistungen, die ein Marktplatzbetreiber auflistet und für die er die Zahlung einzieht (in Wisconsin die steuerpflichtigen), erwähnen aber keine Software. Fragen Sie bei jeder Behörde nach.

Ob Ihre SaaS überhaupt steuerpflichtig ist, ist eine eigene Frage: Sales Tax auf SaaS und Software, für Texas Sales Tax auf SaaS in Texas. Für andere Bundesstaaten verlinkt die Streamlined-Übersicht den Leitfaden jedes Bundesstaates zum Marktplatz. Finden Sie damit die Seite des Bundesstaates und lesen Sie diese Seite.

Brauchen wir weiterhin eine Genehmigung oder eine Erklärung, wenn die Plattform die Steuer erhebt?

Das hängt vom Bundesstaat ab, davon, ob Sie dort ansässig sind, und davon, ob Plattformverkäufe auf Ihre eigene Grenze angerechnet werden. Einige Bundesstaaten verlangen Registrierung oder Erklärungen selbst dann, wenn eine Plattform jeden Verkauf besteuert.

Eine physische Präsenz braucht keinen Schwellenwert. Washington zählt einen Arbeitnehmer im Bundesstaat und Warenbestand im Bundesstaat, auch Bestand, den ein Marktplatzbetreiber hält (Washington DOR). Den Test jedes Bundesstaates finden Sie unter So erkennen Sie, wo Sie die Steuer erheben müssen.

Welche Nachweise sollten wir aufbewahren, dass die Plattform die Steuer erhebt?

Bewahren Sie für jeden Bundesstaat eine schriftliche Erklärung der Plattform auf, dazu die Unterlagen, die zeigen, dass die Steuer tatsächlich erhoben wurde. Was als Nachweis gilt, unterscheidet sich je nach Bundesstaat.

• Texas: Die Plattform muss bescheinigen, dass sie die Steuer erhebt. Eine besondere Form oder ein bestimmter Wortlaut ist nicht vorgeschrieben, die Nutzungsbedingungen können sie enthalten. Bewahren Sie Ihre Unterlagen zu Marktplatzverkäufen mindestens vier Jahre auf (Texas Comptroller).
• New York: ein ausgefülltes Form ST-150, innerhalb von 90 Tage nach den Verkäufen übermittelt, auf die es sich bezieht, oder eine öffentliche Vereinbarung, die besagt, dass die Plattform registriert ist und die Steuer erhebt. Beide sprechen nur von beweglichen körperlichen Sachen; prüfen Sie daher, ob sie Ihre Tarife erfassen. Bewahren Sie die Bescheinigung bei Ihren Unterlagen auf. Für die Haftungsbefreiung des Verkäufers dürfen Sie und die Plattform außerdem nicht durch Eigentum verbunden sein (New York; Form ST-150).
• Washington: Unterlagen, dass der Marktplatzbetreiber die Steuer erhebt und meldet. Ohne sie haften Sie unter Umständen für nicht erhobene Steuer. Der Marktplatzbetreiber muss Ihnen bis der 15. Tag des folgenden Monats einen Monatsbericht über Ihre Bruttoumsätze in Washington geben (Washington DOR).
• California: der Vertrag oder ein anderer Nachweis, dass der Marktplatzbetreiber registriert ist, sowie dessen Genehmigungs- oder Kontonummer, die Sie bei der CDTFA überprüfen können. Die CDTFA zieht Sie nicht zur Haftung heran, wenn sie überprüfen kann, dass der Marktplatzbetreiber die richtige Steuer erhoben und gezahlt hat (CDTFA).
• Wisconsin: die Mitteilung des Betreibers, dass er die Steuer erhebt. Ohne sie können Sie den Abzug in Ihrer Erklärung nicht geltend machen; bewahren Sie daher eine Kopie auf (Wisconsin).

Bewahren Sie in jedem Bundesstaat außerdem den Vertrag mit seinen Wirksamkeitsdaten auf, die Berichte der Plattform über Verkäufe nach Bundesstaat und das, was Sie der Plattform über Ihr Produkt und Ihre Kunden mitgeteilt haben. Texas, New York und Wisconsin entlasten die Plattform nur insoweit, als ein Fehler auf falschen oder unzureichenden Angaben des Verkäufers beruht. Eine falsche Auskunft von Ihnen zur Steuerpflicht kann also auf Sie zurückfallen (Texas Tax Code 151.0242; New York; Wisconsin). In Texas haften eine verbundene Plattform und ein verbundener Verkäufer gemeinsam für einen Fehlbetrag bei den Marktplatzverkäufen des Verkäufers.

Was gilt, wenn die Plattform die Steuer nicht oder nur in einigen Bundesstaaten erhebt?

Dann erheben Sie die Steuer auf diese Verkäufe selbst, sobald Sie in dem Bundesstaat eine Pflicht haben. Texas weist Verkäufer an, die Steuer zu erheben, bis der Betreiber bescheinigt, dass er sie erhebt (Texas Comptroller). Washington sagt, ein Verkäufer ohne die Unterlagen könne haftbar gemacht werden (Washington DOR).

Neben Lücken bei Software (siehe die Tabelle oben) und Direktverkäufen (nächster Abschnitt) erhebt eine Plattform die Steuer unter Umständen nicht, wenn:

• Sie unter der Grenze des Bundesstaates liegt. Ein Marktplatzbetreiber ohne Sitz in Texas muss erst mit der Erhebung beginnen, wenn alle Verkäufe über seinen Marktplatz $500.000 übersteigen oder er dort anderweitig geschäftlich tätig ist (Texas Comptroller). Auch Washington, New York und Wisconsin legen eigene Registrierungstests für eine Plattform fest, die dort keine physische Präsenz hat (Washington DOR; New York; Wisconsin).
• Sie eine Befreiung (Waiver) hat. In Wisconsin erhebt der Verkäufer die Steuer dann selbst (Wisconsin).

Erstellen Sie eine Liste der Bundesstaaten in drei Gruppen: Nachweis vorhanden, kein Nachweis und die Plattform sagt, dass sie die Steuer nicht erhebt. Behandeln Sie die letzten beiden als Verkäufe, auf die Sie selbst Steuer erheben müssen, überall dort, wo Sie in dem Bundesstaat eine Pflicht haben. Die Regeln der Bundesstaaten gelten für Verkäufe, die die Plattform vermittelt; ein Verkauf aus der Zeit vor Beginn der Rolle der Plattform gehörte also nicht dazu. Steuer, die in früheren Monaten versäumt wurde, ist eine eigene Frage: Nacherhebung nicht erhobener Sales Tax.

Welche unserer Verkäufe bleiben bei uns?

Jeder Verkauf, den die Plattform nicht vermittelt hat. Texas sagt, dass Sie bei Verkäufen außerhalb des Marktplatzes die Steuer erheben, melden und abführen. New York und California sagen dasselbe (Texas Comptroller; New York; CDTFA). Für ein SaaS-Unternehmen sind das meist:

• Rechnungen und Verträge, die Sie direkt abschließen, auch Jahres-, Mehrjahres- und Unternehmensverträge.
• Verkäufe über einen anderen Marktplatz, der keine Steuer erhebt, oder über Ihre eigene Kasse.
• Verlängerungen, Upgrades und Zusatzprodukte, die die Plattform nicht abwickelt.
• Kunden, die von der Plattform zu einem Direktvertrag wechseln.
• Direktverkäufe an Kunden, die eine Befreiung geltend machen und deren Bescheinigung vorliegt: Befreiungsbescheinigungen von Kunden.

Wie erscheinen von der Plattform erhobene Verkäufe in unseren Erklärungen und Büchern?

In der Erklärung eines registrierten Verkäufers werden Plattformverkäufe meist in voller Höhe gemeldet und dann vom steuerpflichtigen Betrag abgezogen. Die Methode unterscheidet sich je nach Bundesstaat; mehr unter Sales-Tax-Erklärungen einreichen.

In den Büchern:

• Führen Sie ein Verkaufsbuch nach Bundesstaat des Kunden mit einer Spalte für den Kanal, Plattform oder direkt.
• Stimmen Sie jeden Plattformbericht mit der Zeile für vermittelte Verkäufe in Ihrer Erklärung und mit den erhaltenen Auszahlungen ab: Verkäufe und Auszahlungen abstimmen. Die Aufteilung nach Bundesstaaten einrichten: Verkäufe nach Bundesstaat erfassen.
• Ist die Plattform nach der Regel des Bundesstaates der Erhebende, führt sie die Steuer, die sie erhebt, selbst ab. Steuer, die Sie auf Direktrechnungen erheben, gehört Ihnen nicht, sondern Sie halten sie treuhänderisch für den Bundesstaat; halten Sie beide daher getrennt. Wer das Unternehmen führt, kann für erhobene, aber nicht abgeführte Steuer persönlich haften: in Texas eine Person, die die Erhebung oder Zahlung kontrolliert und die Abführung vorsätzlich unterlässt (Tax Code 111.016); in Washington, wenn das Unternehmen aufgelöst oder zahlungsunfähig ist, sein derzeitiger oder früherer Chief Executive Officer oder Chief Financial Officer, ob mit oder ohne Verschulden, im Allgemeinen für Steuer, die in dieser Funktion angefallen ist (RCW 82.32.145).
• Ob Ihr Umsatz der volle vom Kunden gezahlte Preis oder die Netto-Auszahlung ist, hängt davon ab, wer im Vertrag der Verkäufer ist: Brutto- oder Nettoumsatz bei einem Marktplatz.

Müssen wir uns vor dem Start in jedem Bundesstaat registrieren?

Nein. Die Registrierung folgt einer Verbindung zu einem Bundesstaat, nicht einem Starttermin: meist einer physischen Präsenz oder Verkäufen über der Grenze des Bundesstaates. Eine physische Präsenz in einem Bundesstaat begründet meist eine Registrierungspflicht ohne Umsatzschwelle, wenn das, was Sie verkaufen, dort steuerpflichtig ist (Streamlined). Sie können sich auch früh in einem Bundesstaat registrieren, in dem Sie sicher verkaufen werden. Legen Sie vor dem Start eine Aufstellung der Verkäufe nach Bundesstaat des Kunden an, damit Sie jede Grenze rechtzeitig sehen.

Wann registrieren wir uns selbst, statt uns auf eine Plattform zu verlassen?

Registrieren Sie sich selbst, wenn eine dieser Aussagen zutrifft:

• Sie haben in einem Bundesstaat eine physische Präsenz, etwa einen Arbeitnehmer oder Warenbestand.
• Ihre Direktverkäufe plus die Plattformverkäufe, die der Bundesstaat mitzählt, überschreiten dessen Grenze. Die meisten Bundesstaaten verwenden $100.000, aber der Betrag, der Messzeitraum und die Zählregel unterscheiden sich: Schwellenwerte aller Bundesstaaten.
• Die Abdeckung der Plattform erreicht den Verkauf nicht: Sie erhebt im Bundesstaat keine Steuer, ihre Erklärung erfasst Ihr Produkt nicht, oder der Verkauf lag vor Beginn ihrer Abdeckung.

Viele Bundesstaaten zählen steuerpflichtige und nicht steuerpflichtige Verkäufe zur Grenze (Streamlined); die Zählung kann die Grenze also auch dann überschreiten, wenn Ihr Produkt sich als nicht steuerpflichtig erweist. Ein SaaS-Verkäufer muss die Steuer im Allgemeinen nur in Bundesstaaten erheben, die sein Produkt besteuern und in denen er eine Erhebungspflicht hat: Sales Tax auf SaaS und Software. Einkommen- und Franchise Tax haben eigene Tests: Sales-Tax-Nexus und Einkommensteuer-Nexus im Vergleich.

Was sollte im Vertrag stehen, bevor wir unterschreiben?

Das sind die steuerlichen Fragen, die ein Vertrag meist Bundesstaat für Bundesstaat beantworten muss. Die rechtlichen Bedingungen gehören zu einem Anwalt.

• Wer verkauft: ob die Plattform als Händler verkauft oder Ihren Verkauf nur weiterleitet, nach Produkt, Tarif und Kundentyp.
• Wo und was: die Bundesstaaten und Produkte, für die sie die Steuer erhebt, mit Startdaten, und was sie in einem Bundesstaat tut, dessen Regel zu Software schweigt.
• Nachweis der Erhebung: die Bescheinigung, Mitteilung oder Erklärung, die jeder Bundesstaat akzeptiert (siehe die Nachweisliste oben), aktualisiert, wenn sich ihre Registrierung oder Abdeckung ändert.
• Berichte: Verkäufe nach Bundesstaat und Zeitraum, nach einem Zeitplan, der Ihnen den Abgleich mit Ihren Erklärungen und Auszahlungen erlaubt.
• Ausschlüsse und Ihre Angaben: Direktrechnungen, andere Kanäle, Zusatzprodukte und Kunden, die sie nicht einordnen kann, sowie die Angaben zu Produkt, Kundenstandort und Befreiung, die Sie liefern müssen.

Prüfen Sie außerdem, wer Befreiungsbescheinigungen aufbewahrt, wer ein Schreiben eines Bundesstaates beantwortet und welche Berichte und Mitteilungen Sie bei Vertragsende erhalten.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Die Beträge sind in US-Dollar.

Plattformverkäufe plus Direktrechnungen

Eine Gründerin ohne Mitarbeiter verkauft Abonnements für US$120.000 im Jahr über eine Plattform und stellt US$40.000 direkt Teams in Rechnung. Was die Plattform erhebt, hängt von ihrem Vertrag und der Regel des jeweiligen Bundesstaates ab; sie holt sich deshalb für jeden Bundesstaat die schriftliche Erklärung der Plattform. Die US$40.000 bleiben ihre Sache: Sie besteuert und meldet sie, wo immer es verlangt wird.

Angenommen, die Plattform ist nach der Regel von Washington ein Marktplatzbetreiber und der Nachweis liegt vor, und auf Kunden in Washington entfallen US$90.000 der Plattformverkäufe und US$15.000 der Direktrechnungen. Washington zählt beides: US$105.000 liegen über seiner Grenze, also registriert sie sich und meldet alles in ihrer Washingtoner „Excise Tax Return“. Ist das Abonnement steuerpflichtig, zieht sie die US$90.000 als vom Marktplatzbetreiber erhoben ab und erhebt die Steuer auf die Direktrechnungen; lag sie im Vorjahr unter der Grenze, beginnt die Erhebung am ersten Tag des Monats, der mindestens 30 Tage nach dem Überschreiten beginnt. Hätte die Plattform ihre Software stattdessen gekauft und weiterverkauft, wären die US$90.000 deren Einzelhandelsverkäufe und nicht ihre, und die Zählung würde sich ändern. Säßen dieselben Kunden in Pennsylvania, wo sie keine physische Präsenz hat, und die Plattform erhöbe dort die Steuer, zählten nur die US$15.000 Direktrechnungen zur dortigen Grenze.

Unterschrift nach nicht gemeldeten Verkäufen

Ein Startup schließt im Januar einen Vertrag mit einer Plattform. Davor hat es eigene Verkäufe über US$300.000 in 15 Bundesstaaten gemacht und keine Steuer erhoben. Der neue Vertrag deckt die Verkäufe, die die Plattform von da an vermittelt. Die früheren US$300.000 sind eine eigene Frage. Das Startup listet seine Verkäufe nach Bundesstaat und Monat auf, vergleicht die Grenze jedes Bundesstaates und kümmert sich dann um jeden Bundesstaat, dessen Grenze es schon überschritten hatte.

Monatsbericht in Washington

Ein in Washington registrierter Verkäufer verkauft über einen Marktplatzbetreiber. Der Monatsbericht des Marktplatzbetreibers, fällig bis zum 15., zeigt Bruttoumsätze in Washington von US$20.000. Der Marktplatzbetreiber behielt US$3.000 an Gebühren ein und zahlte US$17.000 aus. Der Verkäufer meldet US$20.000 als Bruttoeinnahmen, beantragt den Abzug für vom Marktplatzbetreiber erhobene Verkäufe und zieht die US$3.000 an Gebühren nicht ab.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie verkaufen in vielen Bundesstaaten, eine Plattform wickelt einen Teil Ihrer Verkäufe ab, und Sie stellen größeren Kunden direkt Rechnungen: Welche Verkäufe die Erhebung der Plattform abdeckt, welche bei Ihnen bleiben, wo Sie sich weiterhin registrieren müssen und wie Vertrag, Erklärungen und Bücher zusammenpassen, ist Arbeit Bundesstaat für Bundesstaat. Bringen Sie den Plattformvertrag, ihre Berichte über Verkäufe nach Bundesstaat und Ihre Direktrechnungen zu Buchhaltung und Steuerhilfe für Startups.
• Sie haben vor der Plattform verkauft oder nie Steuer erhoben: siehe Nacherhebung nicht erhobener Sales Tax, und bringen Sie die Verkaufshistorie nach Bundesstaat und Monat zu Steuerhilfe für Startups.
• Ein Investor hat eine Sales-Tax-Lücke gefunden: siehe Sales-Tax-Risiko in der Due Diligence.
• Sie betreiben einen Marktplatz, auf dem andere verkaufen: siehe Marktplatzregeln für Startups.
• Sie wissen nicht, ob Ihr Produkt steuerpflichtig ist oder wie der Nexus bestimmt wird: siehe Sales Tax auf SaaS und Software und Wann Sie Sales Tax erheben müssen.
• Sie reichen Erklärungen selbst ein oder erwägen, das abzugeben: siehe Sales-Tax-Erklärungen einreichen und Auslagerung der Sales-Tax-Einreichung.
• Ihre Bücher und die Plattformauszahlungen stimmen nicht überein, oder Sie können Plattform- und Direktverkäufe nicht nach Bundesstaat aufteilen: siehe Verkäufe und Auszahlungen abstimmen, und bringen Sie die Auszahlungsberichte und Rechnungen zu Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ihr Unternehmen sitzt außerhalb der USA: Ein Bundesstaat kann dieselben Tests auf einen ausländischen Verkäufer anwenden; siehe Ausländische Verkäufer und Sales Tax.
• Sie haben Kunden in Kanada: siehe Nichtansässige und digitale Verkäufer.