Merchant of record e imposto sobre vendas de SaaS: quem cobra

Podemos relaxar quando um merchant of record cuida das vendas do nosso SaaS?

Não só pelo rótulo. “Merchant of record” é um rótulo comercial, em geral usado por uma plataforma que se apresenta como a vendedora do seu produto e recebe o pagamento do cliente. Nenhuma das páginas estaduais citadas aqui usa esse termo. Elas perguntam o que a plataforma faz em cada venda. Washington, por exemplo, pergunta se a plataforma firma contrato com vendedores, repassa a oferta ou a aceitação entre comprador e vendedor e realiza uma atividade listada, como divulgar as vendas como suas, definir preços, receber pedidos ou processar o pagamento (Washington DOR). Como os estados definem um facilitador está em regras do facilitador de marketplace.

Em geral, você só pode deixar uma venda por conta da plataforma quando três condições se combinam. Cada estado as descreve de um jeito:

1. A plataforma se enquadra na definição de marketplace do estado para aquela venda.
2. A regra do estado alcança software, e não apenas bens físicos.
3. A plataforma entregou a você a prova que o estado pede, como um certificado, um aviso ou um contrato que diga que ela cobra o imposto.

Se uma condição falhar, a cobrança pode continuar com você. A obrigação da plataforma nunca alcança vendas que não passam por ela.

O que complica o caso:

• Você emite faturas direto a alguns clientes, como contratos anuais ou corporativos, ou vende por outro canal.
• A plataforma cobra em alguns estados e não em outros, ou não em todos os planos.
• O total das suas vendas em um estado, incluindo as vendas pela plataforma, ainda pode ultrapassar o limite de registro. Alguns estados as contam.
• O contrato pode prever que a plataforma compra e revende o seu software, em vez de vender por você. Washington diz que uma empresa pode ser varejista em algumas transações e facilitadora em outras, mas só uma das duas em cada transação (Washington DOR). Se a plataforma for a varejista, a sua venda a ela pode ser uma venda para revenda, documentada por um certificado de revenda (Texas Comptroller; certificados de isenção de clientes), e não pela prova de marketplace descrita abaixo. Qual dos dois o seu contrato cria é uma questão jurídica que esta página não resolve.
• O Texas diz que tanto a plataforma quanto o vendedor estão sujeitos a auditoria (Texas Comptroller).

Reúna as suas vendas por estado do cliente, mês e canal; o contrato com a plataforma e qualquer declaração de que ela cobra o imposto; os relatórios da plataforma com as suas vendas por estado; e as suas licenças, declarações e avisos.

Qual caminho serve: plataforma, ferramenta de cálculo, serviço de entrega de declarações ou registro por conta própria?

Os quatro caminhos cobrem trabalhos diferentes e podem ser combinados: uma plataforma para as vendas que ela facilita, e uma ferramenta, um serviço de entrega de declarações ou as suas próprias declarações para todo o resto.

Um processador de pagamentos ou uma ferramenta de cobrança não é automaticamente uma plataforma que vende por você: os testes estaduais também perguntam se ela opera o lugar onde o seu produto é oferecido. Uma ferramenta que apenas acrescenta uma linha de imposto à fatura é uma ferramenta de cálculo. Onde fica essa fronteira: regras do facilitador de marketplace.

O que aponta para cada caminho:

• Plataforma: a maior parte das vendas é de autoatendimento por ela, em estados cuja regra alcança software, com a prova de cada estado.
• Ferramenta de cálculo ou serviço de entrega de declarações: você emite as faturas aos clientes, vende em muitos estados ou a plataforma cobre só uma parte. Você ainda decide onde se registrar e cobrar.
• Suas próprias declarações: você vende em poucos estados, ou um estado conta as suas vendas acima do limite dele e nenhuma plataforma as cobre.

Os caminhos podem ser misturados; por isso, mantenha uma só lista de estados com o caminho de cada um.

Algumas ferramentas de cálculo e alguns serviços de entrega de declarações são certificados pelo Streamlined Sales and Use Tax Agreement (acordo estadual simplificado de imposto sobre vendas e uso). O alívio dele vale só para os certificados e só nos estados-membros; pergunte o que um provedor não certificado declara e onde. Entre os estados citados aqui, Washington e Wisconsin são membros; Texas, Nova York, Califórnia e Pensilvânia não são (Streamlined). A Pensilvânia tem o seu próprio sistema de provedores aprovados (Pensilvânia). O alívio não cobre um produto colocado na categoria de imposto errada, o ponto que mais importa acertar no SaaS (perguntas frequentes do Streamlined). Ajuda gratuita e quem responde por erros: terceirizar a entrega do imposto sobre vendas.

As regras de marketplace alcançam o SaaS ou só bens físicos?

Depende do estado, e várias páginas estaduais não dizem. A obrigação da plataforma cobre apenas o que a regra do estado cobre.

A Pensilvânia e Wisconsin cobrem os bens e serviços que o facilitador lista e cujo pagamento recebe (em Wisconsin, os tributáveis), mas não mencionam software. Pergunte a cada departamento.

Se o seu SaaS é tributável é outra pergunta: imposto sobre vendas de SaaS e software e, para o Texas, imposto sobre vendas de SaaS no Texas. Para outros estados, o quadro do Streamlined traz links para a orientação de marketplace de cada estado. Use-o para achar a página do estado e leia essa página.

Se a plataforma cobra o imposto, ainda precisamos de licença ou de declaração?

Depende do estado, de você estar localizado nele e de as vendas pela plataforma contarem para o seu próprio limite. Alguns estados ainda exigem registro ou declarações mesmo quando uma plataforma cobra todas as vendas.

A presença física não depende de limite. Washington conta um empregado no estado e estoque no estado, mesmo o estoque que um facilitador mantém (Washington DOR). O teste de cada estado está em como saber onde você precisa cobrar.

Que prova devemos guardar de que a plataforma cobra o imposto?

Guarde uma declaração escrita da plataforma para cada estado, mais os registros que mostram que o imposto foi de fato cobrado. O que vale como prova muda de estado para estado.

• Texas: a plataforma deve certificar que cobra o imposto. Não há formulário nem texto obrigatório, e os termos de uso podem trazer essa certificação. Guarde os registros das suas vendas em marketplace por pelo menos quatro anos (Texas Comptroller).
• Nova York: um Form ST-150 preenchido, enviado em até 90 dias das vendas que ele cobre, ou um contrato público que diga que a plataforma está registrada e vai cobrar o imposto. Os dois falam apenas de bens móveis tangíveis; por isso, confirme que alcançam os seus planos. Guarde o certificado com os seus registros. O alívio de responsabilidade do vendedor também exige que você e a plataforma não sejam afiliados por propriedade (Nova York; Form ST-150).
• Washington: documentação de que o facilitador cobra e declara o imposto. Sem ela, você pode ser responsável pelo imposto não cobrado. O facilitador deve entregar a você um relatório mensal das suas vendas brutas em Washington até o dia 15 do mês seguinte (Washington DOR).
• Califórnia: o contrato, ou outra prova de que o facilitador está registrado, e o número da licença ou da conta do facilitador, que você pode verificar com a CDTFA. A CDTFA não responsabiliza você se puder verificar que o facilitador cobrou o imposto correto e o pagou (CDTFA).
• Wisconsin: o aviso do provedor de que ele cobra o imposto. Sem ele, você não pode tomar a dedução na declaração; por isso, guarde uma cópia (Wisconsin).

Em todo estado, guarde também o contrato com as datas de vigência, os relatórios de vendas por estado da plataforma e o que você informou à plataforma sobre o seu produto e os seus clientes. Texas, Nova York e Wisconsin aliviam a plataforma só na medida em que um erro veio de informação incorreta ou insuficiente do vendedor; assim, uma resposta errada sua sobre a tributação do produto pode voltar para você (Texas Tax Code 151.0242; Nova York; Wisconsin). No Texas, uma plataforma afiliada ao vendedor responde junto com ele por uma diferença de imposto nas vendas do vendedor em marketplace.

E se a plataforma não cobra o imposto, ou só em alguns estados?

Então você mesmo cobra nessas vendas, desde que tenha essa obrigação no estado. O Texas orienta os vendedores a cobrar até o provedor certificar (Texas Comptroller). Washington diz que um vendedor sem a documentação pode ser responsabilizado (Washington DOR).

Além das lacunas de software (veja a tabela acima) e das vendas diretas (próxima seção), uma plataforma pode não cobrar o imposto quando:

• Está abaixo do limite do estado. Um provedor de marketplace remoto no Texas não precisa começar a cobrar até que todas as vendas pelo marketplace dele passem de $500.000, ou até que ele atue de outra forma no estado (Texas Comptroller). Washington, Nova York e Wisconsin também fixam testes de registro próprios para uma plataforma sem presença física no estado (Washington DOR; Nova York; Wisconsin).
• Tem uma dispensa. Em Wisconsin, o vendedor então cobra o imposto por conta própria (Wisconsin).

Monte uma lista de estados em três grupos: prova em mãos, sem prova, e a plataforma diz que não cobra. Trate os dois últimos como vendas em que você talvez precise cobrar por conta própria, onde quer que tenha essa obrigação no estado. As regras estaduais se aplicam às vendas que a plataforma facilita; assim, uma venda feita antes de a plataforma assumir esse papel não era uma delas. O imposto não cobrado em meses anteriores é outra questão: como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado.

Quais das nossas vendas continuam sendo nossas?

Toda venda que a plataforma não facilitou. O Texas diz que você cobra, declara e recolhe o imposto das vendas feitas fora do marketplace (Texas Comptroller). Nova York e a Califórnia dizem o mesmo (Nova York; CDTFA). Para uma empresa de SaaS, isso costuma significar:

• Faturas e contratos que você assina direto, inclusive acordos anuais, plurianuais e corporativos.
• Vendas por outro marketplace que não cobra o imposto, ou pelo seu próprio checkout.
• Renovações, upgrades e complementos que a plataforma não processa.
• Clientes que passam da plataforma para um contrato direto.
• Vendas diretas a clientes que alegam isenção, com o certificado arquivado: certificados de isenção de clientes.

Como as vendas cobradas pela plataforma aparecem nas nossas declarações e na nossa escrituração?

Na declaração de um vendedor registrado, as vendas pela plataforma costumam ser informadas por inteiro e depois retiradas do valor tributável. O método muda de estado para estado; veja mais em entrega das declarações do imposto sobre vendas.

Na escrituração:

• Mantenha um livro de vendas por estado do cliente, com uma coluna para o canal: plataforma ou direto.
• Concilie cada relatório da plataforma com a linha de vendas facilitadas da declaração e com os repasses que você recebeu: conciliação de vendas e repasses. A divisão por estado está em controle das vendas por estado.
• Quando a plataforma é quem cobra o imposto pela regra do estado, o imposto que ela cobra é dela para recolher. O imposto que você cobra nas faturas diretas é seu, mantido em custódia para o estado; por isso, mantenha os dois separados. Quem dirige o negócio pode dever pessoalmente o imposto cobrado e não pago: no Texas, a pessoa que controla a cobrança ou o pagamento e deixa de repassá-lo de propósito (Tax Code 111.016); em Washington, se a empresa for dissolvida ou insolvente, o seu atual ou antigo diretor executivo ou diretor financeiro, com ou sem culpa, em geral pelo imposto gerado enquanto ocupava o cargo (RCW 82.32.145).
• Se a sua receita é o preço total que o cliente pagou ou o repasse líquido depende de quem é o vendedor no contrato: receita bruta ou líquida em um marketplace.

Precisamos nos registrar em todos os estados antes do lançamento?

Não. O registro segue um vínculo com o estado, não uma data de lançamento: em geral, presença física ou vendas acima do limite do estado. A presença física em um estado costuma criar a obrigação de se registrar ali, sem limite de vendas, se o que você vende é tributável nele (Streamlined). Você também pode se registrar antes em um estado onde sabe que vai vender. Antes do lançamento, comece um registro das vendas por estado do cliente para ver cada limite se aproximando.

Quando nos registramos por conta própria em vez de confiar em uma plataforma?

Registre-se por conta própria quando qualquer uma destas situações for verdadeira:

• Você tem presença física em um estado, como um empregado ou estoque.
• As suas vendas diretas, mais as vendas pela plataforma que o estado conta, passam do limite do estado. A maioria dos estados usa $100.000, mas o valor, o período de medição e a regra de contagem variam: o limite de cada estado.
• A cobertura da plataforma não alcança a venda: ela não cobra o imposto no estado, a declaração dela não cobre o seu produto, ou a venda veio antes de a cobertura começar.

Muitos estados contam vendas tributáveis e não tributáveis para o limite (Streamlined); assim, a contagem pode passar do limite mesmo onde o seu produto acaba não sendo tributável. Um vendedor de SaaS geralmente só precisa cobrar nos estados que tributam o produto dele e onde tem a obrigação de cobrar: imposto sobre vendas de SaaS e software. O imposto de renda e a franchise tax têm testes próprios: nexus do imposto sobre vendas e nexus do imposto de renda.

O que o contrato deve dizer antes de assinarmos?

Estas são as perguntas tributárias que um contrato costuma precisar responder, estado por estado. As cláusulas jurídicas cabem a um advogado.

• Quem vende: se a plataforma vende como varejista ou apenas repassa a sua venda, por produto, plano e tipo de cliente.
• Onde e o quê: os estados e os produtos em que ela cobra o imposto, com as datas de início, e o que ela faz em um estado cuja regra não diz nada sobre software.
• Prova de cobrança: o certificado, o aviso ou a declaração que cada estado aceita (veja a lista de provas acima), atualizados quando o registro ou a cobertura dela mudar.
• Relatórios: vendas por estado e período, em um calendário que permita conciliar as suas declarações e os seus repasses.
• Exclusões e as suas informações: faturas diretas, outros canais, produtos complementares e clientes que ela não consegue classificar, e as informações sobre o produto, o local do cliente e as isenções que você deve fornecer.

Verifique também quem guarda os certificados de isenção, quem responde a um aviso do estado e quais relatórios e avisos você recebe quando o contrato termina.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Os valores estão em dólares americanos.

Vendas pela plataforma mais faturas diretas

Uma fundadora que trabalha sozinha vende US$120.000 por ano em assinaturas por uma plataforma e emite faturas diretas de US$40.000 a equipes. O que a plataforma cobra depende do contrato dela e da regra de cada estado; por isso, ela pede a declaração escrita da plataforma para cada estado. Os US$40.000 continuam sendo dela para tributar e declarar onde for exigido.

Digamos que a plataforma seja uma facilitadora de marketplace pela regra de Washington, com a prova arquivada, e que clientes de Washington respondam por US$90.000 das vendas pela plataforma e por US$15.000 das faturas diretas. Washington conta os dois: US$105.000 passa do limite do estado; assim, ela se registra e informa tudo isso na declaração de excise tax de Washington. Se a assinatura for tributável, ela deduz os US$90.000 como cobrados pelo facilitador e cobra o imposto das faturas diretas; se ela estava abaixo do limite no ano anterior, a cobrança começa no primeiro dia do mês que começa pelo menos 30 dias depois da ultrapassagem. Se a plataforma, em vez disso, comprasse e revendesse o software dela, os US$90.000 seriam vendas no varejo da plataforma, e não dela, e a contagem mudaria. Se os mesmos clientes estivessem na Pensilvânia, onde ela não tem presença física, e a plataforma cobrasse o imposto ali, só os US$15.000 de faturas diretas contariam para o limite do estado.

Assinatura depois de vendas sem declaração

Uma startup assina com uma plataforma em janeiro. Antes disso, ela fez US$300.000 de vendas próprias em 15 estados e não cobrou imposto. O novo contrato cobre as vendas que a plataforma facilita a partir daí. Os US$300.000 anteriores são outra questão. A startup lista as vendas por estado e mês, compara o limite de cada estado e depois trata de todos os estados que já tinha ultrapassado.

Relatório mensal de Washington

Um vendedor registrado em Washington vende por um facilitador. O relatório mensal do facilitador, com vencimento no dia 15, mostra US$20.000 de vendas brutas em Washington. O facilitador ficou com US$3.000 em taxas e repassou US$17.000. O vendedor informa US$20.000 como renda bruta, pede a dedução das vendas cobradas pelo facilitador e não subtrai os US$3.000 de taxas.

E no seu caso?

• Você vende em muitos estados, uma plataforma cuida de parte das suas vendas e você emite faturas diretas a clientes maiores: saber quais vendas a cobrança da plataforma cobre, quais continuam com você, onde você ainda precisa se registrar e como o contrato, as declarações e a escrituração se alinham é um trabalho estado por estado. Leve o contrato com a plataforma, os relatórios de vendas por estado dela e as suas faturas diretas para escrituração e ajuda tributária para startups.
• Você vendeu antes da plataforma ou nunca cobrou o imposto: veja como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado e leve o histórico de vendas por estado e mês para a ajuda tributária para startups.
• Um investidor encontrou uma falha no imposto sobre vendas: veja exposição ao imposto sobre vendas encontrada na due diligence.
• Você opera um marketplace em que outros vendem: veja regras do facilitador de marketplace.
• Você não sabe se o seu produto é tributável ou como o nexus é definido: veja imposto sobre vendas de SaaS e software e quando você precisa cobrar o imposto sobre vendas.
• Você entrega as declarações por conta própria ou está pensando em passar esse trabalho adiante: veja entrega das declarações do imposto sobre vendas e terceirizar a entrega do imposto sobre vendas.
• Os seus livros e os repasses da plataforma não batem, ou você não consegue separar por estado as vendas pela plataforma e as diretas: veja conciliação de vendas e repasses e leve os relatórios de repasse e as faturas para a ajuda com escrituração contábil.
• Sua empresa fica fora dos EUA: um estado pode aplicar os mesmos testes a um vendedor estrangeiro; veja vendedores estrangeiros e imposto sobre vendas.
• Você tem clientes no Canadá: veja vendedores não residentes e digitais.