Marchand officiel et SaaS : qui perçoit la taxe de vente?

Un marchand officiel prend-il en charge les ventes de notre SaaS, sans autre démarche de notre part?

Pas à cause de l'étiquette seule. « Marchand officiel » (merchant of record) est un terme commercial, employé en général par une plateforme qui se présente comme le vendeur de votre produit et qui encaisse le paiement du client. Aucune des pages d'État citées ici n'emploie ce terme. Elles demandent ce que la plateforme fait pour chaque vente. Washington, par exemple, demande si elle conclut des contrats avec les vendeurs, si elle transmet l'offre ou l'acceptation entre l'acheteur et le vendeur, et si elle exerce une activité énumérée, comme présenter les ventes sous sa propre marque, fixer les prix, prendre les commandes ou traiter les paiements (ministère du Revenu de Washington). La façon dont les États définissent un facilitateur est expliquée dans les règles sur les facilitateurs de place de marché.

En général, vous pouvez laisser une vente à la plateforme seulement si trois conditions sont réunies. Chaque État les formule à sa façon :

1. La plateforme répond à la définition de place de marché de l'État pour cette vente.
2. La règle de l'État vise les logiciels, et pas seulement les biens physiques.
3. La plateforme vous a remis la preuve exigée par l'État, comme un certificat, un avis ou un contrat qui indique qu'elle perçoit la taxe.

Si une condition manque, la perception peut rester à votre charge. L'obligation de la plateforme ne s'étend jamais aux ventes qui ne passent pas par elle.

Ce qui complique le dossier :

• Vous facturez certains clients directement, par exemple des contrats annuels ou d'entreprise, ou vous vendez par un autre canal.
• La plateforme perçoit la taxe dans certains États et pas dans d'autres, ou pas pour tous les forfaits.
• Le total de vos ventes dans un État, y compris celles faites par la plateforme, peut quand même vous faire dépasser un seuil d'inscription. Certains États les comptent.
• Le contrat peut prévoir que la plateforme achète votre logiciel et le revend, au lieu de le vendre pour vous. Washington indique qu'une entreprise peut être détaillant pour certaines opérations et facilitateur pour d'autres, mais l'un ou l'autre seulement pour une même opération (ministère du Revenu de Washington). Si la plateforme est le détaillant, votre vente à son profit peut être une vente en vue de la revente, documentée par un certificat de revente (Comptroller du Texas; certificats d'exonération de la part des clients), plutôt que par la preuve de place de marché décrite plus bas. Savoir laquelle de ces situations votre contrat crée est une question juridique que cette page ne tranche pas.
• Le Texas indique que la plateforme et le vendeur peuvent tous deux faire l'objet d'une vérification (Comptroller du Texas).

Rassemblez vos ventes par État du client, par mois et par canal; le contrat de plateforme et toute déclaration selon laquelle elle perçoit la taxe; les rapports de la plateforme sur vos ventes par État; ainsi que vos permis, vos déclarations et vos avis.

Quelle option choisir : une plateforme, un outil de calcul, un service de production de déclarations ou notre propre inscription?

Les quatre options couvrent un travail différent, et elles se combinent : une plateforme pour les ventes qu'elle facilite, et un outil, un service de production ou vos propres déclarations pour tout le reste.

Un processeur de paiement ou un outil de facturation n'est pas automatiquement une plateforme qui vend pour vous : les critères des États demandent aussi s'il exploite l'endroit où votre produit est offert. Un outil qui ajoute seulement une ligne de taxe à une facture est un outil de calcul. Pour savoir où se situe la limite, consultez les règles sur les facilitateurs de place de marché.

Ce qui oriente vers chaque option :

• Plateforme : la plupart des ventes se font en libre-service par la plateforme, dans des États dont la règle vise les logiciels, avec une preuve pour chaque État.
• Outil de calcul ou service de production de déclarations : vous facturez vous-même vos clients, vous vendez dans de nombreux États, ou la plateforme n'en couvre qu'une partie. Vous décidez toujours où vous inscrire et où percevoir la taxe.
• Vos propres déclarations : vous vendez dans peu d'États, ou un État compte vos ventes au-delà de son seuil et aucune plateforme ne les couvre.

Les options se combinent. Tenez donc une seule liste d'États, avec l'option retenue pour chacun.

Certains outils de calcul et services de production sont certifiés en vertu de l'accord Streamlined Sales and Use Tax Agreement. Son allègement ne vise que les fournisseurs certifiés et seulement dans les États membres; demandez ce que produit un fournisseur non certifié et où. Parmi les États traités ici, Washington et le Wisconsin sont membres; le Texas, New York, la Californie et la Pennsylvanie ne le sont pas (Streamlined). La Pennsylvanie a son propre régime de fournisseurs agréés (Pennsylvanie). L'allègement ne couvre pas un produit classé dans la mauvaise catégorie de taxe, le point à bien régler pour un SaaS (questions fréquentes de Streamlined). Pour l'aide gratuite et la responsabilité des erreurs, consultez l'impartition de la production des déclarations de taxe de vente.

Les règles sur les places de marché visent-elles les SaaS, ou seulement les biens physiques?

Cela dépend de l'État, et plusieurs pages d'État ne le disent pas. L'obligation de la plateforme couvre seulement ce que la règle de l'État couvre.

Pennsylvanie et Wisconsin : ces États visent les biens et les services qu'un facilitateur annonce et dont il encaisse le paiement (au Wisconsin, ceux qui sont taxables), mais ils ne mentionnent pas les logiciels. Interrogez chaque ministère.

Savoir si votre SaaS est taxable est une autre question : voyez la taxe de vente sur les SaaS et les logiciels et, pour le Texas, la taxe de vente sur les SaaS au Texas. Pour les autres États, le tableau de Streamlined renvoie aux directives de chaque État sur les places de marché. Servez-vous-en pour trouver la page de l'État, puis lisez cette page.

Si la plateforme perçoit la taxe, avons-nous encore besoin d'un permis ou d'une déclaration?

Cela dépend de l'État, de la présence ou non de votre entreprise dans cet État et de la prise en compte des ventes de la plateforme dans votre propre seuil. Certains États exigent quand même une inscription ou des déclarations même si une plateforme perçoit la taxe sur toutes les ventes.

Une présence physique n'exige aucun seuil. Washington compte un employé dans l'État et des stocks dans l'État, même ceux qu'un facilitateur détient (ministère du Revenu de Washington). Le critère propre à chaque État figure dans comment savoir où vous devez percevoir la taxe.

Quelle preuve garder pour établir que la plateforme perçoit la taxe?

Gardez une déclaration écrite de la plateforme pour chaque État, ainsi que les registres qui montrent que la taxe a bel et bien été perçue. Ce qui constitue une preuve varie d'un État à l'autre.

• Texas : la plateforme doit certifier qu'elle perçoit la taxe. Aucun formulaire ni libellé particulier n'est exigé, et les conditions d'utilisation peuvent contenir cette certification. Gardez vos registres de ventes de place de marché pendant au moins quatre ans (Comptroller du Texas).
• New York : un formulaire ST-150 rempli, envoyé dans les 90 jours suivant les ventes qu'il couvre, ou un contrat public qui indique que la plateforme est inscrite et qu'elle percevra la taxe. Les deux ne parlent que des biens meubles corporels : vérifiez donc qu'ils visent vos forfaits. Gardez le certificat dans vos dossiers. Pour que le vendeur soit dégagé de sa responsabilité, il faut aussi que vous et la plateforme ne soyez pas affiliés par la propriété (New York; formulaire ST-150).
• Washington : des documents qui établissent que le facilitateur perçoit la taxe et la déclare. Sans eux, vous pouvez être responsable de la taxe non perçue. Le facilitateur doit vous remettre un rapport mensuel de vos ventes brutes à Washington au plus tard le 15e jour du mois suivant (ministère du Revenu de Washington).
• Californie : le contrat, ou une autre preuve que le facilitateur est inscrit, et le numéro de permis ou de compte du facilitateur, que vous pouvez faire vérifier auprès de la CDTFA. La CDTFA ne vous tiendra pas responsable si elle peut vérifier que le facilitateur a perçu la bonne taxe et l'a versée (CDTFA).
• Wisconsin : l'avis du fournisseur indiquant qu'il perçoit la taxe. Sans cet avis, vous ne pouvez pas prendre la déduction dans votre déclaration; gardez-en donc une copie (Wisconsin).

Dans tous les États, gardez aussi le contrat avec ses dates d'entrée en vigueur, les rapports de ventes par État de la plateforme et ce que vous avez transmis à la plateforme sur votre produit et vos clients. Le Texas, New York et le Wisconsin ne dégagent la plateforme que dans la mesure où l'erreur vient de renseignements inexacts ou insuffisants du vendeur; une mauvaise réponse de votre part sur la taxabilité peut donc se retourner contre vous (Code fiscal du Texas, article 151.0242; New York; Wisconsin). Au Texas, une plateforme et un vendeur affiliés sont solidairement responsables d'une insuffisance sur les ventes de place de marché du vendeur.

Que faire si la plateforme ne perçoit pas la taxe, ou seulement dans certains États?

Vous percevez alors la taxe sur ces ventes vous-même, dès que vous avez une obligation dans l'État en cause. Le Texas demande aux vendeurs de percevoir la taxe jusqu'à ce que le fournisseur certifie qu'il le fait (Comptroller du Texas). Washington précise qu'un vendeur sans les documents peut être tenu responsable (ministère du Revenu de Washington).

Outre les lacunes sur les logiciels (voir le tableau ci-dessus) et les ventes directes (section suivante), une plateforme peut ne pas percevoir la taxe dans les cas suivants :

• Elle est sous le seuil de l'État. Au Texas, un fournisseur de place de marché à distance n'a pas à commencer à percevoir la taxe avant que toutes les ventes faites par sa place de marché dépassent 500 000 $, ou qu'il exerce par ailleurs des activités dans l'État (Comptroller du Texas). Washington, New York et le Wisconsin fixent aussi leur propre critère d'inscription pour une plateforme sans présence physique dans l'État (ministère du Revenu de Washington; New York; Wisconsin).
• Elle détient une dispense. Au Wisconsin, le vendeur perçoit alors lui-même la taxe (Wisconsin).

Dressez une liste des États en trois groupes : preuve en main, aucune preuve, et la plateforme dit qu'elle ne perçoit pas la taxe. Considérez les deux derniers groupes comme des ventes sur lesquelles vous devrez peut-être percevoir la taxe vous-même, partout où vous avez une obligation dans l'État. Les règles des États s'appliquent aux ventes que la plateforme facilite; une vente faite avant le début du rôle de la plateforme n'en faisait donc pas partie. La taxe omise les mois précédents est une autre question : rattraper la taxe de vente non perçue.

Quelles ventes restent les nôtres?

Toute vente que la plateforme n'a pas facilitée. Le Texas indique que vous percevez la taxe, la déclarez et la versez sur les ventes faites en dehors de la place de marché (Comptroller du Texas). New York et la Californie disent la même chose (New York; CDTFA). Pour une entreprise de SaaS, cela vise habituellement :

• Les factures et les contrats que vous signez directement, y compris les contrats annuels, pluriannuels et d'entreprise.
• Les ventes faites par une autre place de marché qui ne perçoit pas la taxe, ou par votre propre caisse en ligne.
• Les renouvellements, les mises à niveau et les modules complémentaires que la plateforme ne gère pas.
• Les clients qui passent de la plateforme à un contrat direct.
• Les ventes directes à des clients qui invoquent une exonération, avec le certificat au dossier : certificats d'exonération de la part des clients.

Comment les ventes perçues par la plateforme figurent-elles dans nos déclarations et nos livres?

Dans la déclaration d'un vendeur inscrit, les ventes de la plateforme sont habituellement déclarées en totalité, puis retranchées du montant taxable. La méthode varie selon l'État; pour en savoir plus, consultez la production des déclarations de taxe de vente.

Dans vos livres :

• Tenez un grand livre des ventes par État du client, avec une colonne pour le canal : plateforme ou vente directe.
• Rapprochez chaque rapport de plateforme de la ligne des ventes facilitées de votre déclaration et des versements reçus : rapprochement des ventes et des versements. Pour mettre en place la répartition par État, voyez le suivi des ventes par État pour le lien fiscal.
• Lorsque la plateforme est le percepteur selon la règle de l'État, la taxe qu'elle perçoit est à elle de la verser. La taxe que vous percevez sur vos factures directes est la vôtre, détenue en fiducie pour l'État; gardez donc les deux séparées. Les personnes qui dirigent l'entreprise peuvent devoir personnellement la taxe perçue et impayée : au Texas, une personne qui contrôle la perception ou le paiement et qui omet volontairement de la verser (Code fiscal, article 111.016); à Washington, si l'entreprise est dissoute ou insolvable, son chef de la direction ou son chef des finances, actuel ou ancien, fautif ou non, en général pour la taxe courue pendant l'exercice de cette fonction (RCW 82.32.145).
• Savoir si votre revenu est le prix complet payé par le client ou le versement net dépend de la personne qui est le vendeur selon le contrat : revenu brut ou net pour une place de marché.

Devons-nous nous inscrire dans chaque État avant le lancement?

Non. L'inscription suit un lien avec un État, pas une date de lancement : en général une présence physique, ou des ventes au-delà du seuil de l'État. Une présence physique dans un État crée habituellement l'obligation de s'y inscrire, sans seuil de ventes, si ce que vous vendez y est taxable (Streamlined). Vous pouvez aussi vous inscrire tôt dans un État où vous savez que vous vendrez. Avant le lancement, commencez un registre des ventes par État du client pour voir venir chaque seuil.

Quand nous inscrire nous-mêmes plutôt que de compter sur une plateforme?

Inscrivez-vous vous-même si l'une des situations suivantes s'applique :

• Vous avez une présence physique dans un État, comme un employé ou des stocks.
• Vos ventes directes, plus les ventes de la plateforme que l'État compte, dépassent le seuil de l'État. La plupart des États retiennent 100 000 $, mais le montant, la période de mesure et la règle de calcul varient : le seuil de chaque État.
• La couverture de la plateforme ne vise pas la vente : elle ne perçoit pas la taxe dans l'État, sa déclaration ne couvre pas votre produit, ou la vente a eu lieu avant le début de sa couverture.

De nombreux États comptent les ventes taxables et non taxables dans le seuil (Streamlined); le total peut donc dépasser le seuil même si votre produit s'avère non taxable. Un vendeur de SaaS doit généralement percevoir la taxe seulement dans les États qui taxent son produit et où il a une obligation de perception : la taxe de vente sur les SaaS et les logiciels. L'impôt sur le revenu et la taxe de franchise ont leurs propres critères : lien fiscal en matière de taxe de vente et lien fiscal en matière d'impôt sur le revenu.

Que doit dire le contrat avant que nous le signions?

Voici les questions fiscales auxquelles un contrat doit habituellement répondre, État par État. Les clauses juridiques relèvent d'un avocat.

• Qui vend : si la plateforme vend à titre de détaillant ou relaie votre vente, selon le produit, le forfait et le type de client.
• Où et quoi : les États et les produits pour lesquels elle perçoit la taxe, avec les dates de début, et ce qu'elle fait dans un État où la règle est muette sur les logiciels.
• Preuve de perception : le certificat, l'avis ou la déclaration que chaque État accepte (voir la liste des preuves ci-dessus), mis à jour lorsque son inscription ou sa couverture change.
• Rapports : les ventes par État et par période, selon un calendrier qui vous permet de rapprocher vos déclarations et vos versements.
• Exclusions et vos renseignements : les factures directes, les autres canaux, les produits complémentaires et les clients qu'elle ne peut pas classer, ainsi que les renseignements sur le produit, l'emplacement du client et les exonérations que vous devez lui fournir.

Vérifiez aussi qui détient les certificats d'exonération, qui répond à un avis de l'État, et quels rapports et quel avis vous recevez à la fin du contrat.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs. Les montants sont en dollars américains.

Ventes de la plateforme et factures directes

Une fondatrice seule vend pour 120 000 $ US par année d'abonnements par une plateforme et facture 40 000 $ US directement à des équipes. Ce que la plateforme perçoit dépend de son contrat et de la règle de chaque État; elle obtient donc sa déclaration écrite pour chaque État. Les 40 000 $ US restent à elle, pour la taxe et les déclarations, partout où c'est exigé.

Supposons que la plateforme est un facilitateur de place de marché selon la règle de Washington, avec une preuve au dossier, et que les clients de Washington représentent 90 000 $ US des ventes de la plateforme et 15 000 $ US des factures directes. Washington compte les deux : 105 000 $ US dépassent son seuil, et elle s'inscrit donc et déclare le tout dans sa déclaration de taxe d'accise de Washington. Si l'abonnement est taxable, elle déduit les 90 000 $ US comme perçus par le facilitateur et perçoit la taxe sur les factures directes; si elle était sous le seuil l'année précédente, la perception commence le premier jour du mois commençant au moins 30 jours après le franchissement. Si la plateforme avait plutôt acheté et revendu son logiciel, les 90 000 $ US seraient les ventes au détail de la plateforme, et non les siennes, et le calcul changerait. Si les mêmes clients étaient en Pennsylvanie, où elle n'a aucune présence physique, et que la plateforme y perçoit la taxe, seuls les 15 000 $ US de factures directes compteraient dans le seuil de cet État.

Signature après des ventes non déclarées

Une startup signe avec une plateforme en janvier. Avant cela, elle a fait 300 000 $ US de ventes à elle dans 15 États et n'a perçu aucune taxe. Le nouveau contrat couvre les ventes que la plateforme facilite à partir de ce moment. Les 300 000 $ US antérieurs sont une autre question. La startup dresse la liste de ses ventes par État et par mois, compare le seuil de chaque État, puis règle le cas de chaque État qu'elle avait déjà dépassé.

Rapport mensuel de Washington

Un vendeur inscrit à Washington vend par un facilitateur. Le rapport mensuel du facilitateur, à remettre au plus tard le 15, indique 20 000 $ US de ventes brutes à Washington. Le facilitateur a gardé 3 000 $ US de frais et a versé 17 000 $ US. Le vendeur déclare 20 000 $ US comme revenu brut, demande la déduction pour les ventes perçues par le facilitateur et ne soustrait pas les 3 000 $ US de frais.

Votre situation est différente?

• Vous vendez dans de nombreux États, une plateforme gère une partie de vos ventes et vous facturez directement vos plus gros clients : déterminer quelles ventes la perception de la plateforme couvre, lesquelles restent à vous, où vous devez encore vous inscrire et comment le contrat, les déclarations et les livres s'harmonisent est un travail à faire État par État. Apportez le contrat de plateforme, ses rapports de ventes par État et vos factures directes à l'aide en tenue de livres et en fiscalité pour startups.
• Vous avez vendu avant la plateforme ou vous n'avez jamais perçu la taxe : voyez rattraper la taxe de vente non perçue, et apportez l'historique des ventes par État et par mois à l'aide fiscale pour startups.
• Un investisseur a trouvé une lacune en taxe de vente : voyez l'exposition à la taxe de vente découverte lors d'une vérification diligente.
• Vous exploitez une place de marché où d'autres vendent : voyez les règles sur les facilitateurs de place de marché.
• Vous ne savez pas si votre produit est taxable, ni comment le lien fiscal est établi : voyez la taxe de vente sur les SaaS et les logiciels et quand vous devez percevoir la taxe de vente.
• Vous produisez vos déclarations vous-même ou vous envisagez de confier ce travail : voyez la production des déclarations de taxe de vente et l'impartition de la production des déclarations de taxe de vente.
• Vos livres et les versements de la plateforme ne concordent pas, ou vous ne pouvez pas séparer les ventes de la plateforme et les ventes directes par État : voyez le rapprochement des ventes et des versements, et apportez les rapports de versements et les factures à l'aide en tenue de livres.
• Votre entreprise est établie hors des États-Unis : un État peut appliquer les mêmes critères à un vendeur étranger; voyez les vendeurs étrangers et la taxe de vente.
• Vous avez des clients canadiens : voyez les vendeurs non résidents et les vendeurs numériques.