Merchant of record y impuesto sobre ventas de SaaS: quién cobra

¿Podemos despreocuparnos cuando un merchant of record se encarga de nuestras ventas de SaaS?

No por la etiqueta sola. «Merchant of record» es una etiqueta comercial que suele usar una plataforma que se presenta como el vendedor de su producto y recibe el pago del cliente. Ninguna de las páginas estatales citadas aquí usa ese término. Lo que miran los estados es qué hace la plataforma en cada venta. Washington, por ejemplo, pregunta si la plataforma tiene contratos con vendedores, si transmite la oferta o la aceptación entre comprador y vendedor, y si realiza alguna actividad de su lista, como presentar las ventas como propias, fijar precios, recibir pedidos o procesar pagos (Washington DOR). Cómo define cada estado a un facilitador se explica en las reglas de facilitadores de marketplace.

En general, puede dejar una venta en manos de la plataforma solo cuando se cumplen tres condiciones. Cada estado las redacta de forma distinta:

1. La plataforma encaja en la definición de marketplace del estado para esa venta.
2. La regla del estado alcanza al software, no solo a los bienes físicos.
3. La plataforma le entregó la prueba que pide el estado, como un certificado, un aviso o un acuerdo que diga que ella cobra.

Si una condición falla, el cobro puede seguir a su cargo. La obligación de la plataforma nunca alcanza a las ventas que no pasan por ella.

Lo que complica un caso:

• Usted factura directamente a algunos clientes, por ejemplo con contratos anuales o empresariales, o vende por otro canal.
• La plataforma cobra en unos estados y en otros no, o no en todos sus planes.
• Sus ventas totales en un estado, incluidas las de la plataforma, aún pueden superar un umbral de registro. Algunos estados las cuentan.
• Es posible que, según el contrato, la plataforma compre y revenda su software en lugar de venderlo por usted. Washington indica que un negocio puede ser minorista en unas transacciones y facilitador en otras, pero solo uno de los dos en cada transacción (Washington DOR). Si la plataforma es la minorista, su venta a ella puede ser una venta para reventa, documentada con un certificado de reventa (Texas Comptroller; certificados de exención de los clientes), en lugar de la prueba de marketplace que se describe más abajo. Cuál de los dos casos crea su contrato es una cuestión legal que esta página no resuelve.
• Texas indica que tanto la plataforma como el vendedor pueden ser auditados (Texas Comptroller).

Reúna sus ventas por estado del cliente, mes y canal; el contrato con la plataforma y cualquier declaración suya de que cobra; los informes de la plataforma con sus ventas por estado; y sus permisos, declaraciones y avisos.

¿Qué vía conviene: una plataforma, una herramienta de cálculo, un servicio de declaración o registrarnos por nuestra cuenta?

Las cuatro vías cubren trabajo distinto y se pueden combinar: una plataforma para las ventas que facilita, y una herramienta, un servicio de declaración o sus propias declaraciones para todo lo demás.

Un procesador de pagos o una herramienta de facturación no es automáticamente una plataforma que vende por usted: las pruebas de los estados también preguntan si opera el lugar donde se ofrece su producto. Una herramienta que solo agrega una línea de impuesto a la factura es una herramienta de cálculo. Dónde está esa frontera: reglas de facilitadores de marketplace.

Qué indica cada vía:

• Plataforma: la mayoría de las ventas son de autoservicio a través de ella, en estados cuya regla alcanza al software, con prueba para cada estado.
• Herramienta de cálculo o servicio de declaración: usted factura directamente a los clientes, vende en muchos estados o la plataforma cubre solo una parte. Usted sigue decidiendo dónde registrarse y cobrar.
• Sus propias declaraciones: usted vende en pocos estados, o un estado cuenta sus ventas por encima de su umbral y ninguna plataforma las cubre.

Las vías se combinan, así que lleve una sola lista de estados con la vía de cada uno.

Algunas herramientas de cálculo y servicios de declaración están certificados bajo el Streamlined Sales and Use Tax Agreement (acuerdo de impuestos sobre ventas y uso simplificados). El alivio que ofrece el acuerdo aplica solo a los certificados y solo en los estados miembros; pregunte qué declara uno no certificado y dónde. De los estados de esta página, Washington y Wisconsin son miembros; Texas, Nueva York, California y Pensilvania no lo son (Streamlined). Pensilvania tiene su propio sistema de proveedores aprobados (Pensilvania). El alivio no cubre un producto puesto en la categoría de impuesto equivocada, el punto que más importa acertar con el SaaS (preguntas frecuentes de Streamlined). Ayuda gratuita y quién responde por los errores: subcontratar la declaración del impuesto sobre las ventas.

¿Las reglas de marketplace alcanzan al SaaS o solo a los bienes físicos?

Depende del estado, y varias páginas estatales no lo dicen. La obligación de la plataforma cubre solo lo que cubre la regla del estado.

Pensilvania y Wisconsin cubren los bienes y servicios que un facilitador lista y por los que recibe el pago (en Wisconsin, los gravables), pero no mencionan el software. Pregunte a cada departamento.

Si su SaaS es gravable es una pregunta aparte: impuesto sobre las ventas del SaaS y el software y, para Texas, impuesto sobre las ventas del SaaS en Texas. Para otros estados, el cuadro de Streamlined enlaza la guía de marketplace de cada estado. Úselo para encontrar la página del estado y luego lea esa página.

Si la plataforma cobra, ¿aun así necesitamos un permiso o una declaración?

Depende del estado, de si usted tiene presencia allí y de si las ventas de la plataforma cuentan para su propio umbral. Algunos estados igualmente exigen registro o declaraciones aunque una plataforma cobre todas las ventas.

La presencia física no necesita umbral. Washington cuenta a un empleado en el estado y el inventario en el estado, incluso el inventario que tiene un facilitador (Washington DOR). La prueba de cada estado está en cómo saber dónde debe cobrar.

¿Qué prueba debemos guardar de que la plataforma cobra?

Guarde una declaración escrita de la plataforma para cada estado, además de los registros que muestren que el impuesto en efecto se cobró. Lo que cuenta como prueba cambia según el estado.

• Texas: la plataforma debe certificar que cobra. No se exige un formulario ni una redacción especial, y los términos de uso pueden contenerla. Conserve los registros de sus ventas de marketplace durante al menos cuatro años (Texas Comptroller).
• Nueva York: un Form ST-150 completo, enviado dentro de 90 días de las ventas que cubre, o un acuerdo público que diga que la plataforma está registrada y cobrará. Ambos hablan solo de bienes muebles tangibles, así que verifique que alcancen sus planes. Guarde el certificado con sus registros. Para que el vendedor quede libre de responsabilidad también se exige que usted y la plataforma no estén afiliados por propiedad (Nueva York; Form ST-150).
• Washington: documentación de que el facilitador cobra e informa. Sin ella, podría ser responsable por el impuesto no cobrado. El facilitador debe entregarle un informe mensual de sus ventas brutas en Washington a más tardar el día 15 del mes siguiente (Washington DOR).
• California: el acuerdo u otra prueba de que el facilitador está registrado, y el permiso o número de cuenta del facilitador, que usted puede verificar con la CDTFA. La CDTFA no lo hará responsable si puede verificar que el facilitador cobró el impuesto correcto y lo pagó (CDTFA).
• Wisconsin: el aviso del proveedor de que cobra. Sin él no puede tomar la deducción en su declaración, así que guarde una copia (Wisconsin).

En todos los estados, guarde también el acuerdo con sus fechas de vigencia, los informes de ventas por estado de la plataforma y lo que usted le informó sobre su producto y sus clientes. Texas, Nueva York y Wisconsin eximen a la plataforma solo en la medida en que un error provino de información incorrecta o insuficiente del vendedor; por eso una respuesta equivocada suya sobre si algo es gravable puede volver contra usted (Texas Tax Code 151.0242; Nueva York; Wisconsin). En Texas, una plataforma y un vendedor afiliados responden en conjunto por una deficiencia en las ventas de marketplace del vendedor.

¿Y si la plataforma no cobra, o cobra solo en algunos estados?

Entonces usted cobra esas ventas por su cuenta, una vez que tenga la obligación en ese estado. Texas indica a los vendedores que cobren hasta que el proveedor certifique (Texas Comptroller). Washington indica que un vendedor sin la documentación puede ser considerado responsable (Washington DOR).

Además de las brechas de software (vea el cuadro anterior) y de las ventas directas (siguiente sección), una plataforma puede no cobrar cuando:

• La plataforma no llega al umbral del estado. Un proveedor de marketplace remoto en Texas no tiene que empezar a cobrar hasta que todas las ventas a través de su marketplace superen $500,000, o hasta que de otro modo haga negocios allí (Texas Comptroller). Washington, Nueva York y Wisconsin también fijan sus propias pruebas de registro para una plataforma sin presencia física en el estado (Washington DOR; Nueva York; Wisconsin).
• La plataforma tiene una dispensa (waiver). En Wisconsin, el vendedor entonces cobra el impuesto por sí mismo (Wisconsin).

Arme una lista de estados en tres grupos: con prueba en mano, sin prueba, y la plataforma dice que no cobra. Trate los dos últimos como ventas en las que quizá tenga que cobrar usted mismo, dondequiera que tenga la obligación en ese estado. Las reglas estatales se aplican a las ventas que la plataforma facilita, así que una venta hecha antes de que empezara el papel de la plataforma no era una de ellas. El impuesto omitido en meses anteriores es otra cuestión: regularizar el impuesto sobre las ventas no cobrado.

¿Qué ventas siguen siendo nuestras?

Toda venta que la plataforma no facilitó. Texas indica que usted cobra, declara y remite el impuesto en las ventas hechas fuera del marketplace (Texas Comptroller). Nueva York y California dicen lo mismo (Nueva York; CDTFA). Para una empresa de SaaS, eso suele significar:

• Las facturas y los contratos que usted firma directamente, incluidos los acuerdos anuales, plurianuales y empresariales.
• Las ventas a través de otro marketplace que no cobra, o a través de su propia caja de pago.
• Las renovaciones, mejoras de plan y complementos que la plataforma no maneja.
• Los clientes que pasan de la plataforma a un contrato directo.
• Las ventas directas a clientes que reclaman una exención, con el certificado en el archivo: certificados de exención de los clientes.

¿Cómo aparecen las ventas cobradas por la plataforma en nuestras declaraciones y en nuestros libros?

En la declaración de un vendedor registrado, las ventas de la plataforma suelen informarse completas y luego se restan del monto gravable. El método cambia según el estado; más en presentar declaraciones del impuesto sobre las ventas.

En los libros:

• Lleve un libro de ventas por estado del cliente con una columna para el canal: plataforma o directo.
• Concilie cada informe de la plataforma con la línea de ventas facilitadas de su declaración y con los pagos que recibió: conciliar ventas y pagos. Cómo armar la división por estado: llevar el registro de ventas por estado.
• Cuando la plataforma es quien cobra según la regla del estado, el impuesto que cobra le corresponde remitirlo a ella. El impuesto que usted cobra en facturas directas es suyo y lo tiene en fideicomiso para el estado, así que manténgalos separados. Quienes dirigen el negocio pueden deber personalmente el impuesto cobrado y no pagado: en Texas, una persona que controla el cobro o el pago y deja de entregarlo de forma intencional (Tax Code 111.016); en Washington, si la empresa se disuelve o es insolvente, su director ejecutivo o director financiero, actual o anterior, tenga o no culpa, por lo general por el impuesto devengado mientras ocupaba ese cargo (RCW 82.32.145).
• Si sus ingresos son el precio completo que pagó el cliente o el pago neto depende de quién es el vendedor según el contrato: ingresos brutos o netos en un marketplace.

¿Debemos registrarnos en todos los estados antes del lanzamiento?

No. El registro depende del vínculo con un estado, no de la fecha de lanzamiento: por lo general una presencia física, o ventas por encima del umbral del estado. La presencia física en un estado normalmente crea la obligación de registrarse allí, sin umbral de ventas, si lo que vende es gravable en ese estado (Streamlined). También puede registrarse antes en un estado donde sepa que va a vender. Antes del lanzamiento, empiece un registro de ventas por estado del cliente para ver venir cada umbral.

¿Cuándo nos registramos nosotros en lugar de confiar en una plataforma?

Regístrese usted mismo cuando se cumpla cualquiera de estas condiciones:

• Tiene presencia física en un estado, como un empleado o inventario.
• Sus ventas directas, más las ventas de la plataforma que ese estado cuenta, superan el umbral del estado. La mayoría de los estados usa $100,000, pero la cifra, el período de medición y la regla de conteo cambian: el umbral de cada estado.
• La cobertura de la plataforma no alcanza la venta: no cobra en el estado, su declaración no cubre su producto, o la venta fue anterior al inicio de su cobertura.

Muchos estados cuentan las ventas gravables y no gravables para el umbral (Streamlined), así que el conteo puede pasar el umbral incluso donde su producto resulte no ser gravable. Un vendedor de SaaS por lo general solo tiene que cobrar en los estados que gravan su producto y donde tiene la obligación de cobrar: impuesto sobre las ventas del SaaS y el software. El impuesto sobre la renta y el de franquicia tienen sus propias pruebas: nexo del impuesto sobre las ventas frente al nexo del impuesto sobre la renta.

¿Qué debe decir el contrato antes de firmarlo?

Estas son las preguntas tributarias que un contrato suele tener que responder, estado por estado. Los términos legales son asunto de un abogado.

• Quién vende: si la plataforma vende como minorista o transmite su venta, por producto, plan y tipo de cliente.
• Dónde y qué: los estados y productos en los que cobra, con fechas de inicio, y qué hace en un estado donde la regla no dice nada sobre el software.
• Prueba del cobro: el certificado, aviso o declaración que acepta cada estado (vea la lista de pruebas arriba), actualizado cuando cambie su registro o su cobertura.
• Informes: ventas por estado y período, con un calendario que le permita conciliar sus declaraciones y pagos.
• Exclusiones y sus datos: facturas directas, otros canales, productos complementarios y clientes que la plataforma no puede clasificar, y la información del producto, de la ubicación del cliente y de las exenciones que usted debe entregar.

Verifique también quién guarda los certificados de exención, quién responde un aviso del estado, y qué informes y avisos recibe cuando termina el contrato.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Los montos están en dólares estadounidenses.

Ventas por plataforma más facturas directas

Una fundadora que trabaja sola vende US$120,000 al año en suscripciones a través de una plataforma y factura US$40,000 directamente a equipos. Lo que cobra la plataforma depende de su contrato y de la regla de cada estado, así que ella obtiene su declaración escrita para cada estado. Los US$40,000 siguen siendo de ella para gravar y declarar donde corresponda.

Supongamos que la plataforma es un facilitador de marketplace según la regla de Washington, con la prueba en el archivo, y que los clientes de Washington suman US$90,000 de las ventas de la plataforma y US$15,000 de las facturas directas. Washington cuenta ambas: US$105,000 supera su umbral, así que ella se registra y declara todo en su declaración del excise tax de Washington. Si la suscripción es gravable, deduce los US$90,000 como cobrados por el facilitador y cobra sobre las facturas directas; si el año anterior estaba por debajo del umbral, el cobro empieza el primer día del mes que comienza al menos 30 días después de cruzar el umbral. Si en cambio la plataforma compró y revendió su software, los US$90,000 serían ventas minoristas de la plataforma, no suyas, y el conteo cambiaría. Si los mismos clientes estuvieran en Pensilvania, donde ella no tiene presencia física, y la plataforma cobra allí, solo los US$15,000 de facturas directas contarían para su umbral.

Firmar después de ventas sin declarar

Una startup firma con una plataforma en enero. Antes de eso hizo US$300,000 de ventas propias en 15 estados y no cobró impuesto. El nuevo contrato cubre las ventas que la plataforma facilita desde ese momento. Los US$300,000 anteriores son una cuestión aparte. La startup lista sus ventas por estado y mes, compara el umbral de cada estado y luego atiende cada estado que ya había superado.

Informe mensual de Washington

Un vendedor registrado en Washington vende a través de un facilitador. El informe mensual del facilitador, con vencimiento el 15, muestra US$20,000 de ventas brutas en Washington. El facilitador retuvo US$3,000 en tarifas y pagó US$17,000. El vendedor informa US$20,000 como ingreso bruto, reclama la deducción por ventas cobradas por el facilitador y no resta los US$3,000 de tarifas.

¿Su caso es distinto?

• Usted vende en muchos estados, una plataforma maneja parte de sus ventas y usted factura directamente a los clientes más grandes: qué ventas cubre el cobro de la plataforma, cuáles siguen siendo suyas, dónde debe registrarse aún y cómo se alinean el contrato, las declaraciones y los libros es un trabajo estado por estado. Lleve el contrato con la plataforma, sus informes de ventas por estado y sus facturas directas a ayuda de contabilidad e impuestos para startups.
• Usted vendió antes de la plataforma o nunca cobró: vea regularizar el impuesto sobre las ventas no cobrado y lleve el historial de ventas por estado y mes a ayuda tributaria para startups.
• Un inversionista encontró una brecha en el impuesto sobre las ventas: vea exposición al impuesto sobre las ventas detectada en la debida diligencia.
• Usted opera un marketplace donde otros venden: vea reglas de facilitadores de marketplace.
• No sabe si su producto es gravable o cómo se fija el nexo: vea impuesto sobre las ventas del SaaS y el software y cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas.
• Usted presenta las declaraciones por su cuenta o evalúa pasarlas a otro: vea presentar declaraciones del impuesto sobre las ventas y subcontratar la declaración del impuesto sobre las ventas.
• Sus libros y los pagos de la plataforma no coinciden, o no puede separar por estado las ventas de la plataforma y las directas: vea conciliar ventas y pagos y lleve los informes de pagos y las facturas a ayuda de contabilidad.
• Su negocio está fuera de EE. UU.: un estado puede aplicar las mismas pruebas a un vendedor extranjero; vea vendedores extranjeros y el impuesto sobre las ventas.
• Tiene clientes en Canadá: vea vendedores no residentes y digitales.