Schedule 1 của T2: thu nhập tính thuế khác báo cáo tài chính

Lợi nhuận trên báo cáo tài chính của tôi có giống thu nhập chịu thuế trên tờ khai T2 không?

Thường là không. Báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán. Tờ khai T2 của công ty tại Canada theo Income Tax Act: luật này xuất phát từ lợi nhuận của công ty, nhưng không chấp nhận một số chi phí, thay một số chi phí khác bằng khoản khấu trừ riêng và đánh thuế một số khoản theo cách khác. CRA cho biết thu nhập ròng trên báo cáo tài chính sẽ không giống thu nhập ròng để tính thuế. Schedule 1 là cầu nối giữa hai con số này. Những chênh lệch thường gặp là phân bổ dần (được thay bằng CCA), khoản dự phòng thuế thu nhập và phần chi phí ăn uống mà Income Tax Act không cho khấu trừ.

Hai thuật ngữ hay bị nhầm. Thu nhập ròng để tính thuế (net income for tax purposes) là kết quả của Schedule 1 và ghi ở line 300 của T2. Thu nhập chịu thuế (taxable income) là line 360, sau các khoản khấu trừ như chuyển lỗ sang năm khác và quyên góp. Hướng dẫn của CRA nêu rằng những khoản đó không tính trên Schedule 1.

Phần đối chiếu sẽ ngắn khi trong năm chỉ có chi phí thông thường, vài bữa ăn và không bán tài sản nào. Phần này không còn đơn giản khi công ty:

• đã mua hoặc bán thiết bị hay xe;
• có ghi nhận khoản dự phòng (số tiền tính vào chi phí ngay bây giờ cho một khoản chi dự kiến phát sinh sau, như chi phí bảo hành) hoặc đã bán khoản đầu tư có lãi;
• đã hạch toán chi phí cá nhân vào sổ sách;
• có năm tính thuế ngắn, chẳng hạn năm đầu tiên hoặc năm bị cắt ngắn do thay đổi quyền kiểm soát;
• ở Quebec hoặc Alberta;
• nộp tờ khai dựa trên báo cáo do người khác lập và không truy được từng khoản chênh lệch.

Nếu không truy được một khoản chênh lệch về tài khoản sổ cái, hoặc báo cáo tài chính và Schedule 1 không khớp nhau, đây là lúc nên nhờ chuyên gia trước khi nộp tờ khai T2 (hỗ trợ thuế công ty), vì số dư tài sản và khoản dự phòng được chuyển sang mọi năm sau.

Hãy chuẩn bị trước khi bắt đầu:

• báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán cuối năm, hoặc bảng cân đối thử đã điều chỉnh;
• danh sách tài sản cố định kèm ngày mua, giá gốc và các lần bán;
• Schedule 8 của năm trước (số dư cuối kỳ của từng nhóm) và Schedule 1 của năm trước (số dư các khoản dự phòng);
• các tài khoản chi phí ăn uống, câu lạc bộ và chi phí cá nhân, tách riêng những chi phí bị hạn chế.

Schedule 1 là gì, bắt đầu và kết thúc ở đâu?

Schedule 1 là biểu mẫu của CRA dùng để đối chiếu thu nhập ròng trên báo cáo tài chính với thu nhập ròng để tính thuế. Biểu mẫu bắt đầu từ thu nhập ròng sau thuế và sau các khoản bất thường, lấy ở line 9999 của Schedule 125, và kết thúc bằng một số tiền ghi ở line 300 của T2 (biểu mẫu Schedule 1).

Số line theo Schedule 1 của CRA cho năm thuế 2023 trở đi. CRA có thể đánh số lại các line, vì vậy hãy kiểm tra biểu mẫu của năm bạn nộp tờ khai.

Những khoản nào thường khác nhau giữa thu nhập theo sổ sách và thu nhập tính thuế?

Mỗi khoản chênh lệch phổ biến có line riêng trên Schedule 1.

Các line khác gồm cổ tức không chịu thuế theo section 83 (line 402), khoản quyên góp từ thiện đã tính vào chi phí trong sổ sách (line 112; quyên góp được trừ sau Schedule 1) và chi phí xe ô tô không được khấu trừ (line 122). Tiền thưởng cuối năm được nói trong lương hay cổ tức.

Section 18(1) cấm khấu trừ chi phí sử dụng hoặc bảo dưỡng du thuyền, khu cắm trại, nhà nghỉ dưỡng hay cơ sở chơi golf, và phí của câu lạc bộ có mục đích chính là ăn uống, giải trí hoặc thể thao (paragraph l), cũng như chi phí cá nhân hoặc sinh hoạt (paragraph h). Chi phí cá nhân bị ghi nhầm là chi phí kinh doanh thường được sửa trong sổ sách, không điều chỉnh trên Schedule 1, và chủ sở hữu cũng có thể bị đánh thuế khoản này như lợi ích của cổ đông; xem chi phí cá nhân do công ty trả. Một khoản chi có được khấu trừ hay không được nói trong chi phí kinh doanh mà CRA chấp nhận.

Vì sao chi phí phân bổ dần trong báo cáo tài chính không bao giờ khớp với CCA?

Phân bổ dần (amortization) là ước tính kế toán, trải giá gốc của tài sản ra suốt thời gian sử dụng hữu ích. Income Tax Act không cho khấu trừ khoản này: section 18(1)(b) cấm khoản trích khấu hao trừ khi luật cho phép rõ ràng, còn section 20(1)(a) cho phép khấu hao theo quy định của CRA (capital cost allowance, CCA) theo mức quy định.

CCA hoạt động khác. Mỗi tài sản được xếp vào một nhóm theo quy định. Schedule 8 theo dõi phần giá trị chưa khấu hao (undepreciated capital cost, UCC) của từng nhóm, và công ty xin CCA tối đa đến mức cho phép (nói chung tính theo tỷ lệ trong năm tính thuế ngắn hơn 12 tháng); hướng dẫn của CRA cho biết công ty có thể xin mức thấp hơn. Vì vậy hai con số thường khác nhau. Chênh lệch có thể đảo ngược trong các năm sau, nhưng bán một tài sản chưa chắc xóa hết chênh lệch, vì recapture và lỗ cuối cùng được tính theo từng nhóm.

Trên Schedule 1, phân bổ dần được cộng lại và tổng từ Schedule 8 được trừ ra. Phân bổ dần theo sổ sách không phải dữ liệu đầu vào của Schedule 8; CCA được tính từ UCC của từng nhóm. Về phần sổ sách, chi tiết từng line, xem phân bổ dần và CCA trong sổ sách của công ty; về cách xin theo từng nhóm, xem khấu hao theo quy định của CRA (CCA).

Vì sao chỉ một nửa chi phí ăn uống và tiếp khách được khấu trừ, và nửa còn lại đi đâu?

Income Tax Act nói chung chỉ coi chi phí ăn uống và giải trí là chi phí bằng 50% của số nhỏ hơn giữa số tiền đã trả và mức hợp lý (section 67.1). Nếu số đã trả cao hơn mức hợp lý, phần cộng lại sẽ lớn hơn một nửa.

Sổ sách giữ toàn bộ chi phí vì đó là chi phí thật. Line 121 của Schedule 1 cộng lại phần không được khấu trừ, và phần này không bao giờ quay lại ở năm sau. Section 67.1(2) liệt kê các trường hợp ngoại lệ, chẳng hạn khoản khách hàng hoàn trả khi việc hoàn trả được ghi rõ bằng văn bản. Tài xế xe tải đường dài dùng tỷ lệ khác, 80%, cho đồ ăn thức uống trong kỳ đi đường đủ điều kiện (section 67.1(1.1)). Để phần cộng lại dễ tìm, xem chi phí ăn uống và tiếp khách trong sổ sách của công ty.

Điều gì xảy ra với lãi hoặc lỗ theo sổ sách khi tôi bán thiết bị?

Báo cáo tài chính ghi tiền bán trừ giá trị còn lại theo sổ sách. Còn thuế dùng UCC của nhóm tài sản, nên Schedule 1 loại bỏ kết quả theo sổ sách và thay bằng kết quả tính thuế. Thu hồi khoản khấu hao đã khấu trừ (recapture) được đo vào cuối năm tính thuế, không phải theo từng lần bán. Recapture là phần CCA đã xin trước đây nay quay lại thu nhập vì tiền bán vượt giá trị tính thuế còn lại của nhóm. Lỗ cuối cùng (terminal loss) thì ngược lại: nhóm đã hết tài sản nhưng vẫn còn một phần giá trị tính thuế, và phần đó được khấu trừ.

Số cột lấy từ Schedule 8 hiện hành; biểu mẫu này chuyển tổng cột 19 sang line 107 của Schedule 1 và tổng cột 20 sang line 404. Ở mọi hàng, lãi theo sổ sách được trừ ra ở line 401 hoặc lỗ theo sổ sách được cộng lại ở line 111.

Ba trường hợp theo quy tắc khác, đều nằm trong bán tài sản kinh doanh: bán với giá cao hơn giá gốc ban đầu, khi một phần lãi là lãi vốn; xe chở khách vượt giới hạn của nhóm 10.1; và tài sản bị đánh cắp, phá hủy hoặc bị trưng thu, khi lựa chọn ghi trong tờ khai của năm mua có thể hoãn recapture nếu tài sản thay thế được mua trước ngày đến sau cùng giữa cuối năm thuế thứ hai sau năm bị lỗ và 24 tháng sau khi năm đó kết thúc (section 13(4)). Bán thiết bị thông thường không đủ điều kiện.

Nếu tôi rút hết lợi nhuận dưới dạng khoản vay của cổ đông hoặc cổ tức, công ty có còn lợi nhuận không?

Còn. Cả hai đều không phải chi phí: cổ tức là phần lợi nhuận chia ra, không phải chi phí để tạo ra lợi nhuận, và khoản vay của cổ đông là tiền cho vay, không phải tiền chi tiêu. Income Tax Act cấm khấu trừ khoản chi không nhằm tạo ra thu nhập. Chỉ số thông tin tài chính chung (GIFI) của CRA xếp cổ tức đã tuyên bố vào lợi nhuận giữ lại (mã 3700), không xếp vào báo cáo kết quả kinh doanh. Khoản cho chủ sở hữu vay là khoản phải thu trên bảng cân đối kế toán.

Schedule 1 không có khoản điều chỉnh nào cho hai trường hợp này. Công ty cho chủ sở hữu vay toàn bộ lợi nhuận vẫn có khoản lợi nhuận đó và vẫn phải khai. Tác động về thuế chủ yếu rơi vào cổ đông. Khoản vay cho cổ đông, hoặc cho người có quan hệ với cổ đông, bị tính vào thu nhập của người đó trong năm nhận vay, trừ khi có ngoại lệ, chẳng hạn trả lại trong vòng một năm sau khi kết thúc năm tính thuế của công ty trong đó khoản vay được thực hiện khi việc trả nợ không nằm trong một chuỗi các khoản vay và trả nợ. Một khoản vay cụ thể có bị áp dụng hay không tùy vào các dữ kiện; xem khoản vay của cổ đông.

Công ty tư nhân chi trả cổ tức chịu thuế có thể nhận hoàn thuế cổ tức từ phần thuế có thể hoàn lại, được tính ngoài Schedule 1, và nói chung nộp chứng từ T5 chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng 2 sau năm chi trả cổ tức; xem tuyên bố và chi trả cổ tức.

Tiền lương thì khác. Đó là chi phí trong báo cáo tài chính, và khoản khấu trừ thuế theo quy tắc riêng. Xem lương hay cổ tức.

Chênh lệch nào là tạm thời, chênh lệch nào là vĩnh viễn, và làm sao lưu hồ sơ?

Chênh lệch tạm thời (timing) sẽ đảo ngược trong năm khác; chênh lệch vĩnh viễn (permanent) thì không bao giờ. Phân bổ dần so với CCA, và các khoản dự phòng đã ghi sổ, là chênh lệch tạm thời. Một nửa chi phí ăn uống, hội phí câu lạc bộ, tiền phạt do luật áp đặt và chi phí thuế thu nhập là chênh lệch vĩnh viễn.

Các khoản dự phòng cho thấy việc đảo ngược ngay trên biểu mẫu: số dư cuối kỳ được cộng lại ở line 126 và số dư đầu kỳ được trừ ra ở line 414. Các khoản dự phòng khác mà luật cho phép được xin trên Schedule 13: Part 2 cộng số dư đầu kỳ, cùng mọi khoản chuyển sang khi sáp nhập hoặc thanh lý, ở line 125 và trừ số dư cuối kỳ ở line 413. Khoản dự phòng lãi vốn dùng Part 1 của Schedule 13 và Schedule 6.

Hồ sơ giúp lần đối chiếu sau truy lại được:

• UCC cuối kỳ của từng nhóm từ Schedule 8 (đây là số dư đầu kỳ của năm sau);
• số dư các khoản dự phòng từ Schedule 1 và Schedule 13;
• sổ tài sản cố định ghi cạnh nhau giá gốc theo sổ sách, phân bổ dần lũy kế, nhóm CCA và UCC;
• một tài khoản sổ cái riêng cho chi phí ăn uống và tiếp khách bị hạn chế;
• bảng tính làm việc Schedule 1 nối từng line với một tài khoản sổ cái, lưu cùng hồ sơ làm việc đứng sau các tài khoản mà CRA mong đợi.

Các schedule GIFI 100, 125 và 141 khớp với T2 và Schedule 1 như thế nào?

Tờ khai T2 đưa báo cáo tài chính vào dưới dạng mã GIFI trên các schedule 100, 125 và 141, còn Schedule 1 bắt đầu từ schedule báo cáo kết quả kinh doanh.

Công ty dùng GIFI không nộp báo cáo tài chính; CRA yêu cầu khi cần. Thuyết minh báo cáo tài chính và báo cáo của kế toán viên hoặc kiểm toán viên, nếu có, vẫn phải đính kèm, kể cả khi tờ khai được nộp bằng phần mềm chuẩn bị thuế.

Tài khoản khớp rõ với GIFI giúp dễ tìm từng khoản điều chỉnh trên Schedule 1. Xem hệ thống tài khoản kế toán cho GIFI và báo cáo tài chính cuối năm của công ty.

Công ty ở Quebec và Alberta có đối chiếu giống nhau không?

Schedule 1 liên bang giống nhau ở mọi nơi, nhưng Quebec và Alberta có thêm tờ khai cấp tỉnh bang riêng. CRA quản lý thuế công ty cấp tỉnh bang trừ Quebec và Alberta, và công ty đặt tại một trong hai nơi này nộp tờ khai công ty cấp tỉnh bang riêng.

Alberta. Công ty có cơ sở thường trú (permanent establishment) tại Alberta nói chung nộp tờ khai AT1 trừ khi được miễn. AT1 bắt đầu từ line 300 của T2. Nếu số liệu của Alberta và liên bang giống nhau thì các con số khớp; nếu khác, Schedule 12 của AT1 đối chiếu hai bên. Ai phải nộp AT1 được nói trong nộp tờ khai công ty.

Quebec. Tờ khai được nộp cho Revenu Québec, cơ quan áp dụng quy tắc riêng của Quebec. Hướng dẫn này chỉ nói về Schedule 1 liên bang. Ai phải nộp tờ khai Quebec và cần gì được nói trong nộp tờ khai công ty; hãy xác nhận phần đối chiếu của Quebec ngay trên tờ khai Quebec. Ở mọi tỉnh bang và vùng lãnh thổ khác, CRA quản lý thuế, nên Schedule 1 liên bang chính là phần đối chiếu.

Ví dụ

Các ví dụ này dùng đô la Canada. Mỗi ví dụ bỏ qua các khoản điều chỉnh khác của năm.

Từ báo cáo tài chính đến line 300

Báo cáo tài chính của một công ty tư vấn cho thấy thu nhập ròng sau thuế là C$96.000. Số này đã trừ khoản dự phòng thuế thu nhập C$24.000, phân bổ dần C$10.000 và chi phí ăn uống C$8.000, toàn bộ chịu giới hạn 50%. Công ty xin C$18.000 CCA trên Schedule 8.

Line 300 là thu nhập ròng để tính thuế. Thu nhập chịu thuế có thể thấp hơn sau khi chuyển lỗ sang năm khác hoặc các khoản khấu trừ khác.

Bán một chiếc xe van

Một công ty bán chiếc xe van, tài sản duy nhất trong nhóm CCA của nó. Xe có giá gốc C$30.000, giá trị theo sổ sách là C$14.000 và UCC của nhóm đầu năm là C$8.000. Giá bán đã trừ chi phí bán hàng, và trong năm không mua hay bán gì khác trong nhóm.

• Bán với giá C$20.000 (thấp hơn giá gốc, nên không có lãi vốn): báo cáo tài chính ghi khoản lãi C$6.000 theo sổ sách. UCC giảm xuống âm C$12.000, nên C$12.000 recapture là thu nhập. Schedule 1 trừ C$6.000 ở line 401 và cộng C$12.000 ở line 107.
• Bán với giá C$5.000: báo cáo tài chính ghi khoản lỗ C$9.000 theo sổ sách. UCC còn lại C$3.000, nên có C$3.000 lỗ cuối cùng. Schedule 1 cộng C$9.000 ở line 111 và trừ C$3.000 ở line 404.

Trong cả hai trường hợp, việc bán làm line 300 cao hơn kết quả của báo cáo tài chính C$6.000. Đó là chênh lệch của các năm trước được đảo ngược: C$22.000 CCA đã xin (C$30.000 trừ C$8.000) so với C$16.000 phân bổ dần đã ghi sổ (C$30.000 trừ C$14.000).

Rút C$50.000 làm khoản vay của cổ đông

Chủ sở hữu rút C$50.000 từ công ty và ghi là khoản vay của cổ đông. Tiền mặt giảm C$50.000 và khoản phải thu từ chủ sở hữu tăng đúng bằng số đó. Báo cáo kết quả kinh doanh không đổi, nên thu nhập ròng và thu nhập ròng để tính thuế giữ nguyên. Chủ sở hữu có phải tính khoản vay vào thu nhập của năm nhận vay hay không tùy thuộc vào quy tắc trả nợ trong khoản vay của cổ đông.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Báo cáo tài chính và thu nhập trên T2 của bạn lệch nhau mà bạn không giải thích được, hoặc bạn đã mua hay bán thiết bị hoặc xe: các chênh lệch tạm thời và vĩnh viễn phải được tách từng line, còn recapture hoặc lỗ cuối cùng làm thay đổi line 300. Hãy nhờ truy lại phần đối chiếu trước khi nộp T2 với hỗ trợ thuế công ty. Về phần tài sản, xem bán tài sản kinh doanh và khấu hao theo quy định của CRA (CCA).
• Bạn tự nộp T2 dựa trên báo cáo tài chính do nhân viên ghi sổ lập: xem nộp tờ khai công ty, và nhờ hỗ trợ thuế công ty kiểm tra Schedule 1 so với báo cáo tài chính. Về chi phí làm T2, xem chi phí và báo giá tờ khai công ty.
• Tài khoản của bạn không khớp với GIFI, hoặc chưa có sổ tài sản cố định: hãy sửa sổ sách trước với hỗ trợ ghi sổ kế toán để Schedule 1 lần sau lập được từ đó.
• Chủ sở hữu đã rút tiền ra và chưa rõ được ghi sổ thế nào: xem khoản vay của cổ đông.
• Công ty ở Quebec hoặc Alberta: tờ khai cấp tỉnh bang theo quy tắc riêng, và tờ khai của Alberta bắt đầu từ số ở line 300 liên bang. Hãy nhờ hỗ trợ thuế công ty lo tờ khai liên bang và cấp tỉnh bang cùng lúc.
• Một người mua hoặc nhà đầu tư đã nắm quyền kiểm soát công ty: năm tính thuế của công ty kết thúc ngay lúc đó, nên sổ sách và Schedule 1 bị cắt tại thời điểm này và CCA được tính theo tỷ lệ cho năm ngắn. Xem ngày kết thúc năm coi như phát sinh khi thay đổi quyền kiểm soát.
• Các tờ khai T2 trước đây chưa nộp: xem nộp bù các tờ khai công ty chưa nộp.