Doanh số tháng 12 nhận tiền tháng 1: khai năm nào trên T2125?

Doanh số bán tháng 12 nhận tiền vào tháng 1 thuộc năm nào?

Phần lớn chủ doanh nghiệp một chủ phải khai thu nhập vào năm phát sinh (phương pháp dồn tích), nên doanh số bán tháng 12 nhận tiền vào tháng 1 là thu nhập của tháng 12, dù tiền vào tài khoản ở năm sau. Chỉ nông dân, ngư dân và đại lý hoa hồng tự kinh doanh mới được chọn phương pháp tiền mặt, khi đó năm của tháng 1 mới được tính. Hướng dẫn tự kinh doanh của CRA cho biết thu nhập theo dồn tích được khai trong kỳ tài chính bạn tạo ra thu nhập đó, bất kể bạn nhận tiền khi nào. Ngày ghi trên sao kê ngân hàng, ngày thanh toán của nền tảng và ngày trên chứng từ T4A không quyết định năm khai.

Income Tax Act cũng đi theo hướng đó: khoản phải thu cho tài sản đã bán hoặc dịch vụ đã cung cấp trong năm là thu nhập kinh doanh của năm đó, kể cả khi đến hạn trả ở năm sau, trừ khi áp dụng một phương pháp tiền mặt được phép. Đối với dịch vụ, một khoản được coi là phải thu vào ngày sớm hơn giữa ngày bạn xuất hóa đơn và ngày lẽ ra bạn đã xuất hóa đơn nếu không chậm trễ không cần thiết, nên xuất hóa đơn trễ không đưa thu nhập từ dịch vụ sang năm sau.

Trường hợp không còn đơn giản khi:

• các năm trước đã khai theo ngày tiền vào tài khoản;
• một chứng từ T4A trùng với năm bạn đã nộp tờ khai;
• một khoản doanh số tháng 12 lớn nằm sai năm;
• ngày bán không rõ ràng: công việc kéo dài qua cuối năm hoặc hàng giao gần ngày 31 tháng 12. Ngày nào được tính là phán đoán dựa trên các sự kiện thực tế của bạn, và hướng dẫn này không quyết định điều đó.

Hãy chuẩn bị hóa đơn có ghi ngày, báo cáo thanh toán cho thấy ngày bán, sao kê ngân hàng tháng 12 và tháng 1, tờ khai năm trước và mọi chứng từ T4A.

Chủ doanh nghiệp một chủ phải dùng phương pháp kế toán nào?

Phương pháp dồn tích, trừ khi thu nhập là từ làm nông, đánh cá hoặc hoa hồng tự kinh doanh. Hướng dẫn của CRA cho phép nông dân, ngư dân và đại lý hoa hồng tự kinh doanh chọn phương pháp tiền mặt hoặc dồn tích, và bắt buộc dùng phương pháp dồn tích cho mọi thu nhập tự kinh doanh khác.

Theo phương pháp dồn tích, chi phí nói chung cũng theo cùng nguyên tắc: một khoản chi thuộc kỳ phát sinh, dù đã trả vào lúc đó hay chưa, nên hóa đơn tháng 12 trả vào tháng 1 thường là chi phí của tháng 12.

Tờ khai lập theo ngày tiền vào tài khoản là theo phương pháp tiền mặt. CRA yêu cầu dùng phương pháp dồn tích cho thu nhập tự kinh doanh, trừ làm nông, đánh cá và hoa hồng tự kinh doanh, nên hãy kiểm tra trường hợp nào áp dụng cho bạn. Ai đủ điều kiện dùng phương pháp tiền mặt và cách chuyển đổi nằm trong kế toán tiền mặt hay dồn tích.

Kỳ tài chính của tôi là gì, và có thể kết thúc vào ngày khác ngày 31 tháng 12 không?

Cá nhân tự kinh doanh nói chung phải dùng ngày kết thúc năm là ngày 31 tháng 12. Kỳ tài chính là khoảng thời gian từ ngày năm kinh doanh của bạn bắt đầu đến ngày kết thúc. Với một doanh nghiệp đang hoạt động, kỳ này thường là 12 tháng và không bao giờ dài hơn 12 tháng. Kỳ có thể ngắn hơn khi doanh nghiệp bắt đầu hoặc ngừng hoạt động (hướng dẫn của CRA).

Cá nhân đủ điều kiện có thể dùng một phương pháp báo cáo khác cho phép ngày kết thúc năm khác ngày 31 tháng 12. Income Tax Act quy định đây là một lựa chọn trên Form T1139, nộp cùng tờ khai của năm có chứa ngày đầu tiên của kỳ tài chính đầu tiên của doanh nghiệp bắt đầu sau năm 1994, chậm nhất vào hạn nộp của tờ khai đó (thường là ngày 15 tháng 6 của năm sau đối với cá nhân đang kinh doanh). Doanh nghiệp đã hủy lựa chọn này thì không thể chọn lại. Mọi thay đổi về ngày kết thúc kỳ tài chính cần có sự đồng ý của CRA, nên doanh nghiệp đang báo cáo theo ngày 31 tháng 12 đừng mặc định rằng mình có thể chuyển. Khi đó thu nhập được đối chiếu mỗi năm trên cùng biểu mẫu này.

Nếu ngày kết thúc năm khác, "tháng 12" trong hướng dẫn này nghĩa là những ngày cuối của kỳ tài chính của bạn. Quy tắc theo ngày phát sinh vẫn áp dụng cho ngày kết thúc đó.

Tiền từ sàn thương mại tính theo ngày bán hay ngày thanh toán?

Theo ngày bán, đối với người bán dùng phương pháp dồn tích. Ngày thanh toán chỉ là lúc tiền về. Một lần bán vào tháng 12 và được thanh toán vào tháng 1 là thu nhập của tháng 12. Khoản thanh toán có thể nhỏ hơn doanh số bán sau khi trừ phí, hoàn tiền hoặc tiền bị giữ lại; những điều này nằm trong doanh số bán bằng đô la Hoa Kỳ và tiền từ sàn thương mại.

Nền tảng báo cáo cho CRA nêu, theo từng quý dương lịch, tổng số tiền đã trả hoặc ghi có cho bạn (CRA). Trang của CRA không nói một lần bán được tính khi bán hay khi thanh toán, nên tổng số báo cáo có thể khác doanh số của bạn theo ngày bán. Hãy đối chiếu phần chênh lệch thay vì chép nguyên tổng số của nền tảng. Nội dung các nền tảng báo cáo nằm trong báo cáo của nền tảng kỹ thuật số cho CRA.

Chứng từ T4A của tôi gồm công việc tôi đã khai năm ngoái: tôi có khai lại không?

Không, nếu bạn đã khai khoản đó theo phương pháp dồn tích ở năm trước. Hướng dẫn của CRA cho biết không khai lại ở năm hiện tại khoản thu nhập trên chứng từ T4A mà bạn đã ghi nhận theo dồn tích và đã khai ở năm trước. Thay vào đó, hãy viết một lá thư nêu số tiền và năm bạn đã khai. Người nộp bản giấy có thể đính kèm thư với tờ khai; người nộp điện tử giữ thư phòng khi CRA hỏi.

Sự trùng lặp xảy ra vì bên trả tiền khai trên chứng từ T4A của năm họ trả khoản đó, bất kể công việc được thực hiện khi nào (hướng dẫn T4A của CRA). Một công việc tháng 12 trả vào tháng 1 xuất hiện trên chứng từ của năm tháng 1 nhưng thuộc về năm tháng 12. Vì vậy chỉ riêng thời điểm đã có thể làm tổng trên chứng từ của một năm khác doanh số của năm đó.

1. Đối chiếu từng chứng từ với hóa đơn của bạn theo ngày. Chứng từ không gồm GST/HST, nên hãy so với số tiền trên hóa đơn trước thuế.
2. Đánh dấu các khoản bạn đã khai ở năm trước.
3. Nếu bạn khai theo phương pháp dồn tích, chỉ khai trên báo cáo năm nay phần thu nhập phát sinh trong năm nay. Khoản phát sinh năm ngoái mà lúc đó bạn không khai là lỗi sai năm, được nêu dưới đây.
4. Viết thư cho các khoản đã khai.

Chứng từ bị thiếu, sai hoặc không khớp hóa đơn vì lý do khác được nêu trong chứng từ phí dịch vụ.

Còn khách hàng trả tiền trước khi tôi làm việc thì sao?

Tiền nhận trước khi công việc hoàn thành nói chung là thu nhập kinh doanh của năm bạn nhận tiền, không phải năm bạn xong việc. Income Tax Act liệt kê khoản nhận cho dịch vụ chưa thực hiện hoặc hàng hóa chưa giao trong các khoản tính vào thu nhập kinh doanh. Việc có thể hoãn một phần nào đó hay không được nêu trong tiền khách trả trước và doanh thu chưa thực hiện.

Người hành nghề chuyên môn có quy tắc khác cho công việc chưa lập hóa đơn không?

Có. Thu nhập của người hành nghề chuyên môn thường gồm giá trị công việc đang dở dang: dịch vụ hoặc hàng hóa chưa hoàn thành vào cuối kỳ tài chính. Hướng dẫn của CRA đưa phí chuyên môn vào Part 3B của T2125, tách khỏi thu nhập kinh doanh, và tính phí của năm theo cách này:

Hướng dẫn của CRA không liệt kê nghề nào được coi là hành nghề chuyên môn. Công việc của bạn có thuộc diện này không, và định giá công việc dở dang ra sao, là những điểm cần thống nhất với chuyên gia trước khi nộp tờ khai.

GST/HST đến hạn khi nào đối với hóa đơn tháng 12 trả vào tháng 1?

Phần này chỉ áp dụng nếu bạn đã đăng ký GST/HST. Thuế trên hóa đơn tháng 12 nói chung thuộc tháng 12, được khai trong kỳ có chứa ngày lập hóa đơn, kể cả khi khách hàng chưa trả. Hướng dẫn dành cho người đăng ký của CRA cho biết nghĩa vụ phát sinh vào ngày sớm hơn giữa ngày bạn nhận tiền và ngày đến hạn thanh toán. CRA thường coi ngày đến hạn thanh toán là ngày lập hóa đơn hoặc ngày ghi trong thỏa thuận, tùy ngày nào đến trước, và cho biết thuế trên hóa đơn được ghi vào kỳ báo cáo có chứa ngày lập hóa đơn.

Excise Tax Act quy định cùng thời điểm đó: thuế phải nộp vào ngày sớm hơn giữa ngày trả tiền và ngày đến hạn, và hóa đơn lập trễ không làm chậm ngày đó (section 168, section 152).

Đây là quy tắc riêng, tách biệt với thuế thu nhập. Thu nhập theo ngày phát sinh; GST/HST nói chung theo ngày thanh toán và ngày đến hạn, nên hai bên có thể khác nhau. Với một lần bán hàng thông thường, thuế phải nộp chậm nhất vào ngày cuối của tháng sau tháng người mua nhận quyền sở hữu hoặc nhận hàng, kể cả khi chưa lập hóa đơn hoặc chưa trả tiền (section 168(3)). Hãy giữ ngày giao hàng, ngày lập hóa đơn và ngày thanh toán của mỗi lần bán.

Tiền đặt cọc, điều khoản trả góp và các trường hợp đặc biệt có thời điểm riêng: xem GST/HST trên tiền đặt cọc và hóa đơn chưa thanh toán. Việc nộp tờ khai và tín thuế đầu vào nằm trong nộp GST/HST và tín thuế đầu vào.

Tôi khai sai năm: sửa thế nào?

Lỗi sai năm thường ảnh hưởng đến nhiều hơn một tờ khai: chuyển một khoản làm tăng thu nhập ở năm này và giảm ở năm khác. Chỉ sửa năm hiện tại có thể khiến một khoản bị tính hai lần hoặc bị bỏ sót. Nếu bạn khai theo ngày tiền vào tài khoản, tiền của tháng 12 năm ngoái nằm trong tờ khai năm nay, nên khi chuyển năm nay sang theo ngày phát sinh thì khoản đó bị loại ra, và tờ khai năm ngoái phải ghi nhận khoản đó.

1. Xác định năm phát sinh của từng khoản từ hóa đơn và sao kê của bạn.
2. Tính lại từng năm bị ảnh hưởng. Nếu một tờ khai chưa nộp, hãy nộp với số liệu đúng.
3. Với tờ khai đã nộp, hãy đợi thông báo ấn định thuế rồi mới xin thay đổi.
4. Nếu thay đổi làm tăng thu nhập của một năm đã nộp, hãy đọc thu nhập chưa khai và tự nguyện khai báo trước khi gửi.
5. Hãy thay đổi tờ khai bằng "Change my return" trong tài khoản CRA của bạn, bằng ReFILE trong phần mềm thuế được chứng nhận, hoặc gửi thư qua Form T1-ADJ kèm giấy tờ chứng minh. Hãy gửi yêu cầu thay đổi tờ khai cũ riêng, tách khỏi tờ khai hiện tại (CRA).

Không thể hoàn thuế cho yêu cầu điều chỉnh được đưa ra sau 10 năm theo lịch kể từ cuối năm thuế. Thu nhập thêm vào một năm đã nộp làm tăng thuế của năm đó, và tiền lãi tính trên phần thuế tăng thêm từ ngày đến hạn nộp số thuế còn nợ của năm đó (Income Tax Act, section 161). Có thể bị phạt, tùy theo sự kiện thực tế; xem tiền phạt, tiền lãi và biện pháp giảm nhẹ. CRA có thể ấn định lại một năm lùi về bao xa được nêu trong CRA có thể ấn định lại lùi về bao xa.

Hồ sơ nào cho thấy ngày một khoản bán phát sinh?

Hồ sơ thu nhập phải cho thấy ngày, số tiền và nguồn của thu nhập, kèm các giấy tờ gốc như hóa đơn bán hàng, biên lai, bảng kê phí và hợp đồng. CRA cũng yêu cầu bạn giữ phiếu nộp tiền bản sao, sao kê ngân hàng và séc đã hủy. Nói chung, hãy giữ hồ sơ ít nhất sáu năm kể từ cuối năm thuế cuối cùng mà hồ sơ liên quan. Nếu tờ khai nộp trễ, hãy giữ hồ sơ của năm đó ít nhất sáu năm kể từ ngày nộp (Income Tax Act, mục 230).

Để chứng minh ngày phát sinh, hãy giữ:

• hóa đơn có ngày, và mọi hồ sơ cho thấy công việc được làm hoặc hàng được giao khi nào;
• báo cáo đơn hàng và quyết toán của sàn, cho thấy cả ngày bán lẫn ngày thanh toán;
• sao kê ngân hàng tháng 12 và tháng 1, để gắn mỗi khoản tiền vào với lần bán mà nó thanh toán;
• hợp đồng hoặc tin nhắn ấn định ngày giao hàng hoặc ngày thanh toán;
• chứng từ T4A và mọi thư về các khoản đã khai;
• tờ khai và báo cáo của năm ngoái, để biết điều gì đã được khai.

Ví dụ

Số liệu minh họa bằng đô la Canada, chưa tính GST/HST. Mỗi người khai theo phương pháp dồn tích với ngày kết thúc năm là ngày 31 tháng 12 và không phải nông dân, ngư dân hay đại lý hoa hồng tự kinh doanh.

Người bán hàng trực tuyến có khoản thanh toán vào tháng 1

Một người bán hàng trực tuyến có doanh số bán C$8.000 trong tháng 12. Nền tảng thanh toán cho họ vào ngày 6 tháng 1. C$8.000 là thu nhập của năm các lần bán được thực hiện, không phải năm thanh toán. Vào ngày 31 tháng 12, nền tảng chưa thanh toán C$8.000, trừ các khoản phí nền tảng giữ lại; doanh số và phí đều thuộc năm các lần bán được thực hiện. Báo cáo của nền tảng tính số tiền họ đã trả hoặc ghi có, nên tổng của hai năm có thể không khớp doanh số của người bán theo ngày. Người bán đối chiếu phần chênh lệch.

Chuyên gia tư vấn có T4A trùng lặp

Một chuyên gia tư vấn hoàn thành dự án vào tháng 12, lập hóa đơn C$12.000 cho khách hàng vào ngày 20 tháng 12 và được trả vào ngày 15 tháng 1. C$12.000 là thu nhập của năm công việc được thực hiện. Chứng từ T4A của khách hàng cho năm sau ghi C$12.000, vì chứng từ theo năm thanh toán. Chuyên gia tư vấn không khai lại khoản này ở năm sau. Họ viết một lá thư nêu số tiền và năm đã khai, rồi gửi kèm tờ khai hoặc giữ lại.

Gia sư khai theo ngày tiền vào ngân hàng

Một gia sư bắt đầu từ Năm 1 và khai số tiền vào ngân hàng mỗi năm. Doanh số từ tháng 1 đến tháng 11 là C$40.000 mỗi năm. Doanh số tháng 12 là C$3.000, C$4.000 và C$5.000. Mỗi tờ khai chứa tiền của tháng 12 năm trước thay vì của chính năm đó.

Cả ba tờ khai đều thay đổi. Ba khoản thay đổi cộng lại bằng doanh số tháng 12 của Năm 3, khoản mà Năm 4 lẽ ra sẽ tiếp nhận. Mỗi năm đều tăng, nên mỗi năm có thể nợ thêm thuế, kèm tiền lãi tính từ ngày đến hạn nộp số thuế còn nợ của năm đó.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn đã dùng ngày tiền vào tài khoản trong nhiều năm, một chứng từ T4A trùng với năm đã nộp, hoặc một khoản doanh số tháng 12 lớn nằm sai năm: mỗi trường hợp cần ngày phát sinh của từng khoản, quyết định xem các tờ khai đã nộp có thay đổi không, và một quy tắc ngày thống nhất cho sổ sách từ nay về sau. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Sổ sách của bạn chậm và có tờ khai đến hạn: xem bổ sung sổ sách quá hạn.
• Bạn bỏ sót thu nhập trên tờ khai đã nộp: xem thu nhập chưa khai và tự nguyện khai báo.
• Bạn muốn biết mình có được dùng phương pháp tiền mặt không, hoặc bạn điều hành công ty hay hợp danh: hướng dẫn này nói về chủ doanh nghiệp một chủ khai trên T2125; xem kế toán tiền mặt hay dồn tích.
• Một khách hàng tháng 12 chưa bao giờ trả tiền: xem xóa sổ hóa đơn khách hàng chưa thanh toán.
• Một khách hàng đã trả tiền trước: xem tiền khách trả trước và doanh thu chưa thực hiện.
• Chứng từ T4A của bạn không khớp hóa đơn: xem chứng từ phí dịch vụ.
• Bạn được trả bằng đô la Hoa Kỳ hoặc qua một sàn thương mại: xem doanh số bán bằng đô la Hoa Kỳ và tiền từ sàn thương mại.
• Bạn sống ở Quebec: hướng dẫn này nói về quy tắc liên bang. Cư dân Quebec còn nộp một tờ khai Quebec cho Revenu Québec, mà hướng dẫn này không đề cập.