Tài trợ, trợ cấp của chính phủ: tính thuế hay giảm chi phí?

Khoản tài trợ, trợ cấp hoặc hoàn tiền của chính phủ có bị đánh thuế đối với doanh nghiệp của tôi không?

Nói chung là có. Income Tax Act tính vào thu nhập số tiền doanh nghiệp nhận từ chính phủ, chính quyền thành phố hoặc cơ quan công quyền khác dưới dạng tài trợ, trợ cấp, khoản vay được xóa nợ hoặc hỗ trợ tương tự, trừ khi một quy tắc khác đã xếp nó vào chỗ khác (đoạn 12(1)(x)). Tiền từ liên bang, tỉnh bang và thành phố đều thuộc diện này. Quy tắc áp dụng cho tiền nhận trong khi tạo ra thu nhập kinh doanh hoặc thu nhập từ tài sản; khoản hoàn tiền cho chi tiêu thuần cá nhân là một câu hỏi khác.

Khoản tiền được ghi ở đâu tùy vào nó đã trả cho việc gì. Hỗ trợ đã trả cho một chi phí thì làm giảm chi phí đó. Hỗ trợ không trả cho việc cụ thể nào là thu nhập khác.

Nguồn: CRA guide T4002, chương 3, subsection 13(7.1) và paragraph 53(2)(k).

Trường hợp không còn đơn giản khi một khoản tài trợ trả cho nhiều việc, được chi trả theo từng đợt qua nhiều năm, có điều khoản hoàn lại hoặc xóa nợ, hoặc đến sau khi tờ khai đã nộp. Trước khi ghi bất cứ điều gì, hãy tìm thỏa thuận hoặc thư phê duyệt. Tài liệu đó cho biết khoản tiền dùng cho việc gì, khi nào được trả và có phần nào có thể phải hoàn lại hay không. Nếu một tờ khai đã nộp xử lý khoản tài trợ theo cách khác, có thể cần sửa một năm trước.

Tôi ghi khoản tài trợ là thu nhập hay trừ vào chi phí mà nó đã trả?

Trừ vào chi phí hoặc tài sản mà nó đã trả, bất cứ khi nào khoản tài trợ có thể gắn với một khoản như vậy, và chỉ ghi là thu nhập khác khi không thể gắn. CRA hướng dẫn người tự kinh doanh trừ khoản hoàn tiền, tài trợ hoặc hỗ trợ khác khỏi chi phí mà nó áp dụng và nhập số ròng vào đúng line (T4002, chương 3). Hỗ trợ không thể áp dụng cho một chi phí hay tài sản cụ thể nào được ghi trong Part 3C của T2125 là thu nhập khác, line 8230 (T4002, chương 2).

Đối với chi phí, cách theo chính luật có khác đôi chút. Khoản tiền là thu nhập theo paragraph 12(1)(x), trừ khi doanh nghiệp chọn theo subsection 12(2.2) để coi chi phí là đã được giảm bởi khoản đó. Luật không nêu biểu mẫu nào cho lựa chọn này; hướng dẫn của CRA về các khoản vay thời đại dịch mô tả đó là một lá thư có chữ ký gửi kèm tờ khai (CRA). Trong một năm, hai cách cho cùng thu nhập ròng. Chúng có thể khác nhau khi khoản tài trợ và chi phí rơi vào các năm khác nhau, được nêu dưới đây.

Trong sổ sách, trước hết hãy ghi khoản nhận vào một tài khoản riêng, kèm ngày, bên trả tiền và thỏa thuận mà nó thuộc về. Vào cuối năm, hãy chuyển từng phần để trừ vào chi phí mà nó đã trả, hoặc sang thu nhập khác.

Ba cái bẫy:

• Ghi hết là thu nhập: với khoản tài trợ cho chi phí, thu nhập ròng vẫn ra như nhau, nhưng T2125 của chủ doanh nghiệp một chủ nên cho thấy chi phí ròng. Với khoản tài trợ cho tài sản thì sai: khoản tài trợ bị đánh thuế ngay trong khi CCA vẫn khai trên toàn bộ nguyên giá.
• Tính hai lần: khoản tài trợ vừa được trừ vào chi phí vừa được khai là thu nhập.
• Không có dấu vết: một con số ròng mà không có hồ sơ về chi phí gộp và khoản tài trợ phía sau.

Nếu khoản tài trợ giúp mua thiết bị hoặc xe thì sao?

Khoản tài trợ cho tài sản khấu hao làm giảm nguyên giá tư bản của tài sản đó, nên CCA được khai trên nguyên giá ròng. Luật giảm nguyên giá tư bản bằng hỗ trợ mà doanh nghiệp đã nhận hoặc có quyền nhận cho tài sản, không cần lựa chọn nào (subsection 13(7.1)). Hướng dẫn của CRA yêu cầu trừ khoản tài trợ trước khi nhập nguyên giá tư bản (T4002, chương 4). Công ty làm tương tự ở cột 3 của Schedule 8 (hướng dẫn T2, chương 3).

Thời điểm quan trọng đối với tài sản:

• Khoản tài trợ nhận được, hoặc được nợ bạn, trong năm mua: nguyên giá được nhập theo số ròng.
• Khoản tài trợ chỉ nhận được hoặc được nợ bạn ở năm sau: khoản đó làm giảm số dư của nhóm trong năm đó. Nếu điều này đẩy số dư xuống dưới không, phần thiếu là thu hồi CCA (recapture), tức là thu nhập (T4002, chương 4). Chủ doanh nghiệp một chủ cộng khoản này trong Part 3C ở line 8230 của T2125; công ty nhập ở cột 19 của Schedule 8.
• Khoản tài trợ được trả sau khi tài sản đã bán: khoản đó được trừ khỏi số dư của nhóm mà tài sản từng thuộc về.

Số dư của nhóm là tổng cộng dồn nguyên giá chưa khai của loại tài sản đó. Thu hồi CCA nghĩa là khoản CCA đã khai trước đó bị cộng lại vào thu nhập. Khoản tài trợ đến ở năm khác với năm mua đáng để mang đến chuyên gia trước khi nộp tờ khai.

Việc giảm tự động chỉ áp dụng cho hỗ trợ của chính phủ. Số tiền từ bên trả khác (chẳng hạn nhà cung cấp hoặc chủ nhà) có thể là thu nhập theo paragraph 12(1)(x), và trong trường hợp đó subsection 13(7.4) cho phép doanh nghiệp chọn giảm nguyên giá tư bản của tài sản mua trong năm khoản tiền đến, trong bất kỳ năm nào của ba năm trước, hoặc trong năm sau. Lựa chọn đến hạn vào hạn nộp tờ khai của năm khoản tiền đến, hoặc của năm sau nếu tài sản được mua vào năm đó. Với đất và tài sản không khấu hao khác, lựa chọn tương đương là subsection 53(2.1). Hướng dẫn của CRA mô tả một khoản khuyến khích như vậy là hoặc được cộng vào thu nhập hoặc được trừ khỏi nguyên giá tư bản, với phần vượt quá số dư của nhóm được cộng vào thu nhập (CRA).

Xe cũng theo cùng quy tắc. Xe không phát thải còn có nhóm và giới hạn nguyên giá riêng, được nêu trong khấu trừ xe điện. Tín thuế đầu tư của tỉnh bang hoặc vùng lãnh thổ cho thiết bị cũng làm giảm nguyên giá của thiết bị trên Schedule 8 (hướng dẫn T2, chương 3).

Các nhóm, thuế suất và quy tắc năm đầu thuộc về mua thiết bị trước cuối năm.

Khoản tài trợ ghi ở đâu trên T2125, và ở đâu trên tờ khai của công ty?

Chủ doanh nghiệp một chủ ghi số ròng trên line chi phí của T2125, hoặc ghi dưới dạng nguyên giá tư bản đã giảm trong bảng CCA, hoặc ghi trong Part 3C ở line 8230 là thu nhập khác. Công ty báo cáo qua báo cáo tài chính và, với thiết bị, ở cột 3 của Schedule 8. Hợp danh áp dụng các cách tương tự trong sổ sách của mình.

Hướng dẫn của CRA về việc trừ khoản tài trợ khỏi chi phí được viết cho người tự kinh doanh. Hợp danh hoặc công ty làm việc theo cùng Act, theo đó khoản tiền là thu nhập theo paragraph 12(1)(x), trừ khi lựa chọn theo subsection 12(2.2) chuyển nó sang trừ vào chi phí, hoặc các khoản giảm tự động trong subsection 13(7.1) (tài sản khấu hao) và paragraph 53(2)(k) (đất và tài sản vốn khác) chuyển nó sang trừ vào giá gốc. Sổ sách của họ nên cho thấy mỗi khoản tài trợ đi theo cách nào.

Đối với quy tắc thu nhập trong paragraph 12(1)(x), Act coi khoản tài trợ mà một thành viên hợp danh nhận cho các hoạt động hoặc chi phí của hợp danh là do hợp danh nhận (subsection 12(2.1)). Khoản đó thuộc về sổ sách của hợp danh, không phải sổ sách cá nhân của thành viên hợp danh.

Hướng dẫn T2 không nêu line riêng cho khoản tài trợ. Khi khoản tài trợ được ghi là doanh thu, mục trong Chỉ số thông tin tài chính chung (GIFI) cho khoản đó là 8242, subsidies and grants (trợ cấp và tài trợ) (GIFI của CRA). Con số tính thuế có thể khác báo cáo tài chính, và Schedule 1 đối chiếu hai bên (hướng dẫn T2). Các bút toán cuối năm của công ty nằm trong danh sách kiểm tra khóa sổ cuối năm.

Khoản tài trợ thuộc năm nào: năm được phê duyệt, năm nhận tiền hay năm chi tiêu?

Thường là năm nhận tiền, không phải năm được phê duyệt hay chi tiêu. Với thiết bị, đó là năm doanh nghiệp nhận tiền hoặc có quyền nhận tiền. Một lựa chọn có thể chuyển khoản tài trợ cho chi phí sang năm phát sinh chi phí. Thư phê duyệt có tạo ra quyền nhận đó hay không tùy vào các điều kiện trong thỏa thuận.

Lựa chọn áp dụng cho chi phí phát sinh hoặc đã chi trước cuối năm sau năm khoản tài trợ đến. Vì vậy khoản tài trợ nhận ở một năm cho chi phí phát sinh năm sau có thể làm giảm chi phí của năm sau đó thay vì cộng vào thu nhập năm đầu. Nếu khoản tài trợ đến sau năm phát sinh chi phí mà nó đã trả, Act quy định việc ấn định lại thuế, lãi và tiền phạt cần thiết để lựa chọn có hiệu lực, nên một năm trước có thể thay đổi và tiền lãi có thể phát sinh theo.

Riêng việc chi tiêu không quyết định năm khoản tài trợ bị đánh thuế, nhưng với lựa chọn thì năm của chi phí có ý nghĩa. Tiền nhận trước khi công việc hoàn thành từ khách hàng, không phải từ chính phủ, theo các quy tắc trong tiền khách trả trước và doanh thu chưa thực hiện.

Khoản vay được xóa nợ có được xử lý như khoản tài trợ không?

Có. Act liệt kê khoản vay được xóa nợ cùng với tài trợ và trợ cấp là hỗ trợ, nên khoản vay được xóa nợ theo cùng các cách. Phần được xóa nợ được tính vào năm nhận khoản vay, không phải năm được xóa nợ, và nếu sau đó doanh nghiệp trả lại thì khoản trả được khấu trừ vào năm trả. CRA nêu điều này cho phần được xóa nợ của các khoản vay doanh nghiệp thời đại dịch (CRA). Khoản vay có điều khoản trả nợ thật sự có thể khác: đó là nợ, không phải hỗ trợ.

Act loại trừ rõ ràng khoản vay bị loại trừ (excluded loan) khỏi các quy tắc về hỗ trợ. Cần có đủ các điều kiện sau (subsection 12(11)):

• Khoản vay bằng văn bản và không phải khoản vay được xóa nợ.
• Bên cho vay là chính phủ, chính quyền thành phố hoặc cơ quan công quyền khác tại Canada, hoặc một người hay hợp danh cư trú tại Canada mà nếu không có tiền của chính phủ thì đã không cho vay.
• Khi cho vay, đã có những thỏa thuận thực tế để trả khoản vay trong một thời hạn hợp lý.
• Khoản tiền được dùng để tạo ra thu nhập kinh doanh hoặc thu nhập từ tài sản.

Điều khoản trong thỏa thuận quyết định doanh nghiệp có loại nào, không phải nhãn trên thư. Ghi một khoản ứng trước là khoản vay trong khi thực chất là hỗ trợ có thể làm khai thiếu thu nhập. Khi các điều khoản lẫn lộn, hãy nhờ đọc thỏa thuận trước khi ghi. Về tài trợ chương trình như IRAP, xem IRAP và nguồn tài trợ khác của chính phủ.

Nếu tôi phải hoàn lại một phần hoặc toàn bộ khoản tài trợ thì sao?

Khoản hoàn trả mà doanh nghiệp có nghĩa vụ pháp lý phải thực hiện được điều chỉnh vào năm hoàn trả. Khoản hoàn trả mà doanh nghiệp không có nghĩa vụ phải thực hiện thì không được các điều chỉnh này.

• Hỗ trợ đã được khai là thu nhập: số tiền hoàn trả được khấu trừ vào năm hoàn trả (paragraph 20(1)(hh)).
• Hỗ trợ đã giảm chi phí theo lựa chọn: số tiền hoàn trả được khấu trừ vào năm hoàn trả, trong phạm vi chi phí đó vốn được khấu trừ nếu không có khoản tài trợ (cùng paragraph).
• Hỗ trợ đã giảm nguyên giá tư bản của tài sản khấu hao: số tiền hoàn trả được cộng lại vào nguyên giá tư bản (paragraph 13(7.1)(d)). Nếu tài sản đã bán, khoản đó được cộng vào số dư của nhóm của nó (T4002, chương 4).

Hãy đọc điều khoản hoàn trả của thỏa thuận trước khi tiêu tiền: điều khoản đó nêu điều gì kích hoạt nghĩa vụ hoàn trả. Hãy ghi chú từng lần hoàn trả kèm ngày và điều khoản liên quan.

Hoàn tiền GST/HST và tín thuế đầu vào có phải cũng là hỗ trợ không?

Có. Act coi tín thuế đầu vào hoặc khoản hoàn tiền GST/HST mà bạn khai là hỗ trợ của chính phủ (subsection 248(16)), và CRA áp dụng cùng quy tắc trừ ròng (T4002, chương 3).

• Chi phí: giảm chi phí bằng khoản tín thuế khi GST/HST đã được trả hoặc đến hạn trả, tùy ngày nào sớm hơn, đối với khoản tín thuế khai trên tờ khai của kỳ đó. Act tính thời điểm cho khoản tín thuế khai ở kỳ sau theo cách khác, nên hãy nhờ xem xét trường hợp đó.
• Tài sản khấu hao: trừ khoản tín thuế khỏi nguyên giá tư bản, ảnh hưởng đến CCA. Xe chở người có tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh thấp hơn có quy tắc thời điểm khác trong T4002, chương 4.
• Không có chi phí hay tài sản nào để áp dụng: khai khoản tín thuế là thu nhập khác ở line 8230.
• Quick Method: T4002 của CRA nhập khoản GST/HST mà người đăng ký dùng Quick Method giữ lại vào doanh thu ở line 8000 và khoản tín thuế khai trên tờ khai GST/HST ở line 8230 (T4002, chương 2). Việc chính Act có áp dụng cho khoản được giữ lại hay không chưa rõ; xem Quick Method trong sổ sách.

Khoản hoàn tiền GST/HST được tính khi nhận hoặc khi được ghi có. Mọi khoản hoàn tiền khác theo quy tắc chung: trừ khỏi chi phí hoặc tài sản mà nó liên quan. Việc nộp tờ khai, khai tín thuế và Quick Method được nêu trong nộp GST/HST và tín thuế đầu vào; việc lập tài khoản nằm trong ghi GST/HST trong sổ sách.

Tài trợ và hoàn tiền của tỉnh bang (BC, Ontario) có theo cùng quy tắc không?

Có, đối với tờ khai liên bang. Với bên trả là chính phủ, Act không hỏi chính phủ nào, nên khoản tài trợ của liên bang, British Columbia, Ontario hoặc thành phố theo cùng một quy tắc (đoạn 12(1)(x)). Tiền từ bên trả không phải chính phủ cũng có thể là thu nhập theo quy tắc này, nếu được trả trong khi tạo ra thu nhập, để nhận một lợi ích, hoặc chỉ vì có tiền của chính phủ.

Điều khác nhau là thỏa thuận riêng của chương trình: tiền được chi vào việc gì, khi nào được trả và phải hoàn lại gì. Mỗi thỏa thuận đặt ra các điều khoản đó, nên hãy đọc nó. Doanh nghiệp cũng nộp tờ khai Quebec nên xác nhận riêng cách xử lý của Quebec, vì trang này chỉ nói về tờ khai liên bang.

Giấy tờ nào hỗ trợ cho bút toán?

Thỏa thuận và bằng chứng về việc khoản tiền đã trả cho gì. CRA yêu cầu hỗ trợ các bút toán thu nhập bằng giấy tờ gốc, chẳng hạn hóa đơn, biên lai và hợp đồng, và giữ hồ sơ ít nhất sáu năm kể từ cuối năm thuế cuối cùng mà hồ sơ liên quan (hồ sơ kinh doanh của CRA).

Với một khoản tài trợ, hãy chuẩn bị:

• Thỏa thuận cùng mọi sửa đổi, và thư phê duyệt.
• Các yêu cầu thanh toán, báo cáo hoặc đơn đã gửi cho bên trả tiền.
• Thông báo thanh toán cho thấy ngày và số tiền đã nhận.
• Hóa đơn và chứng từ thanh toán cho các chi phí mà khoản tài trợ chi trả, và cho mọi thiết bị.
• Điều khoản hoàn trả, và mọi thông báo hoàn trả hoặc xóa nợ.
• Ghi chú về cách ghi từng đồng: giảm chi phí, giảm nguyên giá tài sản hay thu nhập khác.

Ví dụ

Các ví dụ này mang tính minh họa. Mọi số tiền đều bằng đô la Canada.

Quán cà phê ở Ontario mua một lò nướng

Một quán cà phê ở Ontario mua lò nướng giá C$25.000 và nhận khoản tài trợ C$10.000 của chính phủ cho việc đó trong cùng năm. Nguyên giá tư bản của lò nướng trở thành C$15.000, và CCA bắt đầu từ con số này. Quán không khai thu nhập từ khoản tài trợ và không khai CCA trên C$10.000.

Nếu khoản tài trợ được trả vào năm sau, và quán không có quyền nhận trước đó, thì tờ khai năm đầu sẽ cho thấy C$25.000. Khoản tài trợ sẽ làm giảm số dư của nhóm C$10.000 ở năm thứ hai, và phần số dư dưới không sẽ là thu hồi CCA, tức là thu nhập.

Chủ doanh nghiệp một chủ ở BC tham gia một khóa học

Một chủ doanh nghiệp một chủ ở British Columbia trả C$3.000 cho một khóa học và nhận khoản tài trợ C$3.000 cho khóa học đó trong cùng năm. Chi phí đào tạo ròng còn C$0 trên T2125: không có thu nhập và không có khoản khấu trừ. Nếu khoản tài trợ là C$2.000, chi phí sẽ cho thấy C$1.000.

Khoản tài trợ hoạt động không gắn với chi phí cụ thể nào

Một doanh nghiệp nhận khoản tài trợ hoạt động C$5.000 không trả cho chi phí cụ thể nào. Không có gì để trừ vào, nên khoản này ghi ở line 8230 là thu nhập khác trong năm nhận. Công ty ghi khoản này là trợ cấp và tài trợ trong báo cáo kết quả kinh doanh.

Trường hợp của bạn có khác không?

Nếu khoản tài trợ trả cho thiết bị hoặc tiền lương qua nhiều năm, có điều khoản hoàn lại hoặc xóa nợ, hoặc đến trong một năm bạn đã nộp tờ khai, thì các bút toán, năm ghi nhận và mọi cách sửa tờ khai đã nộp đều tùy vào thỏa thuận. Hãy đọc thỏa thuận cùng với sổ sách trước khi ghi bất cứ điều gì; xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.

• Một tờ khai đã nộp bỏ sót khoản tài trợ hoặc trừ ròng sai: xem hỗ trợ ghi sổ kế toán. Cách sửa của công ty nằm trong sửa báo cáo tài chính của năm trước; các line chi phí của chủ doanh nghiệp một chủ nằm trong các line chi phí của người tự kinh doanh.
• Một dự án có nhiều khoản tài trợ, hoặc trả từng đợt qua nhiều năm: xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• IRAP, nguồn tài trợ cho startup hoặc hồ sơ SR&ED: xem IRAP và nguồn tài trợ khác của chính phủ.
• Sổ sách của bạn chậm: xem bổ sung sổ sách quá hạn và hỗ trợ ghi sổ kế toán.