Subvención o reembolso del gobierno: ¿ingreso o menor costo?

¿Una subvención, un subsidio o un reembolso del gobierno es gravable para mi negocio?

Por lo general, sí. La Income Tax Act cuenta como ingreso el dinero que un negocio recibe de un gobierno, un municipio u otra autoridad pública como subvención, subsidio, préstamo condonable o ayuda similar, salvo que otra regla ya lo haya ubicado en otro lugar (párrafo 12(1)(x)). Cuenta el dinero federal, provincial y municipal. La regla alcanza el dinero recibido mientras se gana ingreso de un negocio o de una propiedad; un reembolso por gastos puramente personales es otra cuestión.

Dónde se anota depende de lo que pagó. La ayuda que pagó un costo reduce ese costo. La ayuda que no pagó nada en particular es otro ingreso.

Fuentes: guía T4002 de la CRA, capítulo 3, subsección 13(7.1) y párrafo 53(2)(k).

Un caso deja de ser sencillo cuando una subvención paga varias cosas, llega en cuotas a lo largo de varios años, tiene condiciones de devolución o condonación, o llega después de presentada una declaración. Antes de registrar nada, busque el acuerdo o la carta de aprobación. Dice para qué es el dinero, cuándo se paga y si una parte puede volver. Si una declaración presentada trató la subvención de otra forma, puede ser necesario corregir un año anterior.

¿Registro una subvención como ingreso o contra el gasto que pagó?

Contra el gasto o el activo que pagó siempre que la subvención pueda asociarse a uno, y como otro ingreso solo cuando no se puede. La CRA indica a los declarantes que trabajan por cuenta propia que resten el reembolso, la subvención u otra ayuda del gasto al que se aplica y anoten la cifra neta en la línea correspondiente (T4002, capítulo 3). La ayuda que no se puede aplicar a ningún gasto o activo en particular va en la Parte 3C del T2125 como otro ingreso, línea 8230 (T4002, capítulo 2).

En el caso de los gastos, el camino de la propia ley difiere un poco. El monto es ingreso conforme al párrafo 12(1)(x), salvo que el negocio elija, conforme a la subsección 12(2.2), tratar el gasto como reducido por él. La ley no nombra ningún formulario para la elección; la guía de la CRA sobre los préstamos de la época de la pandemia la describe como una carta firmada que se envía con la declaración (CRA). En un solo año, ambos dan el mismo ingreso neto. Pueden diferir cuando la subvención y el costo caen en años distintos, como se explica más abajo.

En los libros, registre primero el cobro en su propia cuenta, con la fecha, el pagador y el acuerdo al que corresponde. Al cierre del año, pase cada parte contra el costo que pagó, o a otro ingreso.

Tres trampas:

• Todo como ingreso: en una subvención de gasto, el ingreso neto resulta igual, pero el T2125 de un propietario único debe mostrar el gasto neto. En una subvención de activo es incorrecto: la subvención se grava de inmediato y la CCA se sigue reclamando sobre el costo completo.
• Contada dos veces: una subvención restada de un gasto y declarada además como ingreso.
• Sin rastro: una cifra neta sin registro del costo bruto ni de la subvención que hay detrás.

¿Y si la subvención ayudó a comprar equipo o un vehículo?

Una subvención para un bien depreciable reduce el costo de capital de ese bien, así que la CCA se reclama sobre el costo neto. La ley reduce el costo de capital por la ayuda que el negocio ha recibido o tiene derecho a recibir por el bien, sin necesidad de elección (subsección 13(7.1)). La guía de la CRA indica restar la subvención antes de anotar el costo de capital (T4002, capítulo 4). Una corporación hace lo mismo en la columna 3 del Schedule 8 (guía de la T2, capítulo 3).

El momento importa para los activos:

• Subvención recibida, o que le deben, en el año de la compra: el costo se anota neto.
• Subvención recibida o que le deben solo en un año posterior: reduce el saldo de la clase en ese año. Si eso deja el saldo por debajo de cero, la diferencia es recuperación de depreciación de la CCA, que es ingreso (T4002, capítulo 4). Un propietario único la suma en la Parte 3C, línea 8230 del T2125; una corporación la anota en la columna 19 del Schedule 8.
• Subvención pagada después de vender el bien: se resta del saldo de la clase en que estaba el bien.

El saldo de la clase es el total acumulado del costo no reclamado de ese tipo de activo. La recuperación de depreciación significa que la CCA reclamada antes vuelve al ingreso. Conviene llevar a un profesional una subvención que llega en un año distinto del de la compra antes de presentar la declaración.

La reducción automática cubre solo la ayuda gubernamental. Un monto de otro pagador (un proveedor o un arrendador, por ejemplo) puede ser ingreso conforme al párrafo 12(1)(x), y en ese caso la subsección 13(7.4) permite al negocio elegir reducir el costo de capital de un bien comprado en el año en que llega el monto, en cualquiera de los tres años anteriores o en el año siguiente. La elección vence en la fecha límite de presentación del año en que llega el monto, o del año siguiente si el bien se compra entonces. Para terrenos y otros bienes no depreciables, la elección equivalente es la subsección 53(2.1). La guía de la CRA describe un incentivo así como algo que se suma al ingreso o se resta del costo de capital, y el exceso sobre el saldo de la clase se suma al ingreso (CRA).

Un vehículo sigue la misma regla. Un vehículo de cero emisiones también tiene su propia clase y reglas de límite de costo, que se explican en cómo deducir un vehículo eléctrico. Los créditos fiscales provinciales o territoriales por inversión en equipo también reducen su costo en el Schedule 8 (guía de la T2, capítulo 3).

Las clases, las tasas y las reglas del primer año corresponden a comprar equipo antes del cierre del año.

¿Dónde va una subvención en el T2125 y dónde en la declaración de una corporación?

Un propietario único la anota neta en la línea del gasto del T2125, como un costo de capital reducido en el cuadro de la CCA, o en la Parte 3C, línea 8230, como otro ingreso. Una corporación la reporta mediante sus estados financieros y, en el caso de equipo, en la columna 3 del Schedule 8. Una sociedad de personas aplica los mismos caminos en sus propios libros.

La instrucción de la CRA de restar una subvención del gasto está escrita para declarantes que trabajan por cuenta propia. Una sociedad de personas o una corporación trabaja bajo la misma ley, donde el monto es ingreso conforme al párrafo 12(1)(x), salvo que la elección de la subsección 12(2.2) lo mueva contra un gasto, o que las reducciones automáticas de la subsección 13(7.1) (bienes depreciables) y del párrafo 53(2)(k) (terrenos y otros bienes de capital) lo muevan contra un costo. Sus libros deben mostrar qué camino siguió cada subvención.

Para la regla de ingreso del párrafo 12(1)(x), la ley trata una subvención que un socio recibe por las actividades o los costos de la sociedad de personas como recibida por la sociedad (subsección 12(2.1)). Pertenece a los libros de la sociedad, no a los libros personales del socio.

La guía de la T2 no nombra una línea aparte para una subvención. Cuando las subvenciones se registran como ingresos, la partida del índice general de información financiera (GIFI) para ellas es 8242, subsidios y subvenciones (GIFI de la CRA). La cifra fiscal puede diferir de los estados financieros, y el Schedule 1 concilia ambas (guía de la T2). Los asientos de cierre del ejercicio de una corporación están en la lista de verificación de cierre del año.

¿A qué año pertenece una subvención: aprobada, recibida o gastada?

Por lo general, el año en que se recibe el dinero, no el año en que se aprobó o se gastó. En el caso del equipo, es el año en que el negocio lo recibe o adquiere el derecho a recibirlo. Una elección puede trasladar una subvención de gasto al año del costo. Si una carta de aprobación crea ese derecho depende de las condiciones del acuerdo.

La elección se aplica a un gasto hecho o incurrido antes del fin del año siguiente al año en que llega la subvención. Por lo tanto, una subvención recibida en un año para un costo incurrido al siguiente puede reducir ese costo del año siguiente en vez de sumar al ingreso del primer año. Si una subvención llega después del año del costo que pagó, la ley dispone la nueva determinación de impuesto, intereses y multas que haga falta para dar efecto a una elección, de modo que un año anterior puede cambiar y pueden seguir intereses.

Gastar por sí solo no fija el año en que se grava una subvención, pero con la elección importa el año del gasto. El dinero recibido antes de hacer el trabajo de un cliente, no de un gobierno, sigue las reglas de cobros anticipados de clientes e ingresos no devengados.

¿Un préstamo condonable se trata como una subvención?

Sí. La ley enumera los préstamos condonables junto con las subvenciones y los subsidios como ayuda, así que un préstamo condonable sigue los mismos caminos. La parte condonable cuenta en el año en que se recibe el préstamo, no en el año en que se condona, y si el negocio lo devuelve después, la devolución es deducible en el año en que se hace. La CRA lo indica para la parte condonable de los préstamos a negocios de la época de la pandemia (CRA). Un préstamo con condiciones reales de devolución puede ser distinto: deuda, no ayuda.

La ley deja expresamente fuera de las reglas de ayuda a un préstamo excluido. Para serlo, debe cumplir todo lo siguiente (subsección 12(11)):

• Es por escrito y no es un préstamo condonable.
• El prestamista es un gobierno, un municipio u otra autoridad pública de Canadá, o una persona o sociedad de personas residente en Canadá que no habría prestado de no ser por dinero del gobierno.
• Al otorgar el préstamo se hicieron arreglos reales para devolverlo en un plazo razonable.
• El dinero se usa para ganar ingreso de un negocio o de una propiedad.

Los términos del acuerdo deciden cuál de los dos tiene un negocio, no la etiqueta de la carta. Registrar un adelanto como préstamo cuando en realidad es ayuda puede subestimar el ingreso. Cuando los términos son mixtos, haga leer el acuerdo antes de registrarlo. Para el financiamiento de programas como el IRAP, consulte IRAP y otro financiamiento del gobierno.

¿Y si tengo que devolver parte o toda la subvención?

Una devolución que el negocio está obligado legalmente a hacer se ajusta en el año en que se devuelve. Una devolución que no está obligado a hacer no recibe ninguno de estos ajustes.

• Ayuda que se declaró como ingreso: el monto devuelto es deducible en el año de la devolución (párrafo 20(1)(hh)).
• Ayuda que redujo un gasto por elección: el monto devuelto es deducible en el año de la devolución, en la medida en que el gasto habría sido deducible sin la subvención (el mismo párrafo).
• Ayuda que redujo el costo de capital de un bien depreciable: el monto devuelto se suma de nuevo al costo de capital (párrafo 13(7.1)(d)). Si el bien ya se vendió, se suma en cambio al saldo de su clase (T4002, capítulo 4).

Lea la cláusula de devolución del acuerdo antes de gastar el dinero: nombra qué activa la devolución. Conserve una nota de cada devolución con su fecha y la cláusula en que se basa.

¿Los reembolsos del GST/HST y los créditos fiscales por insumos también son ayuda?

Sí. La ley considera ayuda gubernamental un crédito fiscal por insumos o un reembolso del GST/HST que usted reclama (subsección 248(16)), y la CRA aplica la misma regla de neteo (T4002, capítulo 3).

• Gastos: reduzca el gasto por el crédito cuando el GST/HST se pagó o pasó a ser pagadero, lo que ocurra primero, para un crédito reclamado en la declaración de ese período. La ley fija de otra forma el momento de un crédito reclamado en un período posterior, así que haga revisar ese caso.
• Bienes depreciables: reste el crédito del costo de capital, lo que afecta la CCA. Un vehículo de pasajeros con una proporción menor de uso comercial tiene una regla de momento distinta en la T4002, capítulo 4.
• Sin gasto ni activo al que aplicarlo: declare el crédito como otro ingreso en la línea 8230.
• Quick Method: la T4002 de la CRA anota en la línea 8000 el GST/HST que un registrado en el Quick Method (método simplificado de GST/HST) conserva en las ventas, y en la línea 8230 el crédito reclamado en la declaración de GST/HST (T4002, capítulo 2). Si la propia ley alcanza el monto conservado no está resuelto; consulte el Quick Method en los libros.

Un reembolso del GST/HST cuenta cuando se recibe o se acredita. Cualquier otro reembolso sigue la regla general: réstelo del gasto o del activo al que se refiere. La presentación de la declaración, los créditos y el Quick Method se explican en presentar el GST/HST y los créditos fiscales por insumos; la configuración de las cuentas está en cómo registrar el GST/HST en sus libros.

¿Las subvenciones y los reembolsos provinciales (BC, Ontario) siguen la misma regla?

Sí, para la declaración federal. Si el pagador es un gobierno, la ley no pregunta cuál, así que una subvención federal, de Columbia Británica, de Ontario o municipal sigue la misma regla (párrafo 12(1)(x)). El dinero de un pagador que no es gobierno también puede ser ingreso conforme a ese párrafo, si se paga mientras se gana ingreso, para obtener un beneficio, o solo por dinero del gobierno.

Lo que difiere es el propio acuerdo del programa: en qué se puede gastar el dinero, cuándo se paga y qué debe devolverse. Cada acuerdo fija esos términos, así que léalo. Un negocio que también presenta una declaración de Quebec debe confirmar por separado el tratamiento de Quebec, porque esta página cubre solo la declaración federal.

¿Qué documentos respaldan el asiento?

El acuerdo y la prueba de lo que pagó el dinero. La CRA indica respaldar los asientos de ingresos con documentos originales, como facturas, recibos y contratos, y conservar los registros al menos seis años desde el final del último año fiscal al que se refieren (registros del negocio de la CRA).

Para una subvención, reúna:

• el acuerdo y sus modificaciones, y la carta de aprobación;
• las reclamaciones, los informes o las solicitudes enviados al pagador;
• los avisos de pago que muestren la fecha y el monto recibido;
• las facturas y los comprobantes de pago de los costos que cubrió la subvención, y de cualquier equipo;
• las condiciones de devolución, y cualquier aviso de devolución o de condonación;
• una nota de cómo se registró cada dólar: menor gasto, menor costo del activo u otro ingreso.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todos los montos están en dólares canadienses.

Una cafetería de Ontario compra un horno

Una cafetería de Ontario compra un horno por C$25,000 y recibe una subvención del gobierno de C$10,000 para él en el mismo año. El costo de capital del horno pasa a ser C$15,000, y la CCA parte de esa cifra. La cafetería no declara ingreso por la subvención y no reclama CCA sobre los C$10,000.

Si la subvención se hubiera pagado al año siguiente, y la cafetería no hubiera tenido derecho a ella antes, la declaración del primer año mostraría C$25,000. La subvención reduciría el saldo de la clase en C$10,000 en el segundo año, y cualquier saldo por debajo de cero sería recuperación de depreciación, que es ingreso.

Un propietario único de Columbia Británica toma un curso

Un propietario único de Columbia Británica paga C$3,000 por un curso y recibe una subvención de C$3,000 para él en el mismo año. El gasto de capacitación queda neto en C$0 en el T2125: sin ingreso y sin deducción. Si la subvención hubiera sido de C$2,000, el gasto mostraría C$1,000.

Una subvención operativa que no se asocia a un solo costo

Un negocio recibe una subvención operativa de C$5,000 que no paga ningún costo en particular. No hay nada de dónde restarla, así que va en la línea 8230 como otro ingreso en el año en que se recibe. Una corporación la muestra como subsidios y subvenciones en su estado de resultados.

¿Es diferente en su caso?

Si la subvención pagó equipo o sueldos a lo largo de varios años, tiene condiciones de devolución o condonación, o llegó en un año que usted ya presentó, los asientos, el año y cualquier corrección de una declaración presentada dependen del acuerdo. Léalo junto con los libros antes de registrar nada; consulte ayuda con el registro contable.

• Una declaración presentada omitió una subvención o la restó mal: consulte ayuda con el registro contable. La vía de corrección de una corporación está en cómo corregir los estados financieros del año pasado; las líneas de gastos de un propietario único están en líneas de gastos de un trabajador independiente en Canadá.
• Un proyecto con varias subvenciones, o pagos en cuotas a lo largo de los años: consulte ayuda con el registro contable.
• IRAP, financiamiento para startups o un reclamo de SR&ED: consulte IRAP y otro financiamiento del gobierno.
• Sus libros están atrasados: consulte cómo ponerse al día con libros atrasados y ayuda con el registro contable.