Mua hàng tồn kho bằng USD: giá vốn và tỷ giá trong sổ sách CAD

Khi mua hàng bằng đô la Hoa Kỳ, giá vốn nào được ghi vào hàng tồn kho của tôi?

Hàng mua bằng đô la Hoa Kỳ được ghi vào sổ sách theo giá vốn nhập kho bằng đô la Canada: giá nhà cung cấp quy đổi sang đô la Canada, cộng những gì bạn đã chi để đưa hàng về doanh nghiệp và sẵn sàng bán (CRA về giá vốn), không gồm GST/HST bạn đòi lại. Kết quả thuế ở Canada được tính bằng đồng tiền Canada, mỗi khoản bằng ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá giao ngay của ngày khoản đó phát sinh (Income Tax Act, s. 261). CRA không nói sự kiện nào trong một lần mua hàng là ngày đó (xem phần về ngày). Ngoại lệ là công ty đã chọn khai báo bằng đồng tiền chức năng (functional currency), chẳng hạn đô la Hoa Kỳ; xem doanh thu và tiền thanh toán bằng đô la Hoa Kỳ.

Trường hợp không còn đơn giản khi:

• Bạn nhập hàng nhiều lô mỗi tháng, nên một sản phẩm có nhiều mức giá vốn bằng đô la Canada.
• Hóa đơn của đại lý hải quan hoặc công ty chuyển phát gộp thuế hải quan, GST và phí dịch vụ của họ.
• Một lô hàng đang trên đường vào cuối năm.
• Biên lợi nhuận trong phần mềm không khớp với giá bán của bạn (phần mềm có thể đang lưu giá bằng đô la Hoa Kỳ như thể là đô la Canada).
• Số hàng tồn kho cuối năm của bạn chỉ là ước tính, không phải số kiểm kê gắn với giá vốn từng lô hàng.
• Giá vốn hàng bán của các năm trước được tính dựa trên bất kỳ điều nào ở trên.

Bất kỳ điều nào trong số này đều có thể làm giá vốn mỗi mặt hàng bị sai, và sai sót đó chảy vào giá vốn hàng bán và lợi nhuận gộp.

Hãy tập hợp cho mỗi lô hàng: hóa đơn nhà cung cấp, hóa đơn vận chuyển nếu có, hóa đơn của đại lý hải quan hoặc công ty chuyển phát, tờ khai hải quan và chứng từ ngân hàng của khoản thanh toán.

Tỷ giá nào dùng để quy đổi khoản mua bằng đô la Hoa Kỳ sang đô la Canada?

Với thuế thu nhập, hãy dùng tỷ giá của Bank of Canada cho ngày khoản đó phát sinh. Folio về ngoại tệ của CRA chỉ đến tỷ giá Bank of Canada niêm yết ngày đó, và đến ngày gần nhất trước đó có niêm yết khi ngày ấy không có, chẳng hạn cuối tuần hoặc ngày lễ.

Một tỷ giá được công bố khác chỉ được chấp nhận nếu đáp ứng mọi điều kiện folio liệt kê (xem doanh thu và tiền thanh toán bằng đô la Hoa Kỳ), gồm việc bạn dùng nó cho báo cáo tài chính và dùng nhất quán từ năm này sang năm khác; tỷ giá Bank of Canada là lựa chọn đơn giản. CRA có thể chấp nhận số trung bình trong một giai đoạn để quy đổi một số khoản thu nhập, nhưng nhìn chung không chấp nhận khi tỷ giá biến động mạnh, nên trung bình theo tháng hoặc theo năm không phải mặc định an toàn cho hàng mua trong lúc tỷ giá đang dao động.

Bank of Canada gọi các tỷ giá do mình công bố là chỉ mang tính chỉ dẫn.

Tỷ giá của ngày nào: ngày lập hóa đơn, ngày gửi hàng, ngày giao hàng hay ngày thanh toán?

Quy tắc là tỷ giá của ngày khoản đó phát sinh (Income Tax Act, s. 261(2)). Folio về ngoại tệ của CRA không nói sự kiện nào trong một lần mua hàng là ngày đó, và đạo luật không cho chọn giữa các ngày, nên ngày được xác định từ điều khoản mua hàng của bạn. Mỗi ngày ứng viên ghi nhận một việc khác nhau:

Hãy xác định từ điều khoản mua hàng (giá, điều khoản vận chuyển, thời điểm hàng thuộc về bạn) sự kiện nào cố định số tiền, áp dụng cho mọi lô hàng cùng điều khoản, và giữ chứng từ chứng minh điều đó. Một quy tắc bằng văn bản và nhất quán dễ giải thích hơn một ngày được chọn vì tỷ giá của nó, nhưng chỉ riêng sự nhất quán không làm cho một ngày trở nên đúng.

Hãy xin tư vấn trước khi nộp tờ khai nếu tỷ giá biến động mạnh giữa hai trong các ngày này, nếu bạn đặt cọc và trả số còn lại vào các ngày khác nhau, hoặc nếu một lô hàng nằm vắt qua cuối năm và chưa rõ hàng đã thuộc về bạn hay chưa và khoản mua thuộc năm nào.

Cước vận chuyển, phí đại lý hải quan và thuế hải quan có thuộc giá vốn hàng tôi mua không?

Có, các chi phí đưa hàng về đến bạn và sẵn sàng bán thuộc giá vốn của hàng đó. Hướng dẫn của CRA nói giá vốn của hàng mua để bán lại gồm phí giao hàng, vận chuyển và chuyển phát nhanh. Thông báo lưu trữ về hàng tồn kho của CRA cũng liệt kê thuế hải quan, thuế tiêu thụ đặc biệt và các chi phí khác để có được hàng.

Hóa đơn của đại lý hải quan hoặc công ty chuyển phát thường ghi thuế hải quan, GST và phí cùng nhau. Hãy tách chúng ra trước khi ghi sổ; hướng dẫn về GST khi nhập khẩu cho biết cách làm.

Tôi đã trả GST ở biên giới: khoản đó có tính vào giá vốn hàng tồn kho không?

Không, nếu bạn đòi lại nó dưới dạng tín thuế đầu vào (khoản tín thuế GST/HST mà người đăng ký trừ vào thuế phải nộp). Ngược lại, khoản đó nhìn chung vẫn nằm trong giá vốn.

Một khoản mua mà GST/HST đã phát sinh trước khi lựa chọn Quick Method có hiệu lực vẫn có thể được tín thuế đầu vào nếu thời hạn đòi chưa hết (CRA: RC4058); hãy loại phần thuế đã thu hồi khỏi giá vốn, và kiểm tra thời hạn đòi trong hướng dẫn về GST khi nhập khẩu trước khi đưa nó vào.

Theo Income Tax Act, s. 248(16), tín thuế đầu vào bạn đã đòi được coi là hỗ trợ của chính phủ đối với tài sản. Hướng dẫn T2125 của CRA loại GST/HST khỏi giá vốn hàng bán khi nó đã được nộp hoặc đã đòi tín thuế đầu vào, và gồm GST/HST đã trả hoặc phải trả theo Quick Method. Hướng dẫn này không nêu rõ trường hợp chưa đăng ký đối với hàng tồn kho; dòng cuối là cách đọc ghi chú đó, nên hãy hỏi trước khi nộp tờ khai nếu bạn thuộc trường hợp này.

GST tại biên giới được tính trên trị giá bằng đô la Canada của hàng, gồm cả thuế hải quan, không phải trên giá vốn trong sổ sách của bạn. Ai được đòi nó và chứng từ nào chứng minh cho khoản đòi thuộc về hướng dẫn về GST khi nhập khẩu.

Vì sao tỷ giá hoặc tổng số của hải quan khác với tỷ giá trong sổ sách của tôi?

Vì hải quan chọn tỷ giá theo ngày gửi hàng và dựng trị giá theo công thức riêng. Cơ quan Dịch vụ Biên giới Canada (CBSA) yêu cầu khai trị giá tính thuế hải quan (value for duty, tức trị giá bằng đô la Canada mà hải quan tính thuế trên đó) bằng đô la Canada, dùng tỷ giá Bank of Canada có hiệu lực vào ngày gửi hàng trực tiếp, tức ngày hàng bắt đầu hành trình đến Canada (CBSA). Quy định dùng tỷ giá được thông báo cho các cửa khẩu. Sổ sách của bạn dùng tỷ giá của ngày khoản đó phát sinh.

CBSA xuất phát từ giá đã trả hoặc phải trả rồi cộng hoặc trừ các khoản cố định, nên tổng bằng đô la Canada của CBSA không phải giá vốn nhập kho của bạn. Trị giá tính thuế hải quan phải được khai ngay cả khi không phải đóng thuế, nên giấy tờ ở biên giới luôn có một tổng bằng đô la Canada.

Giấy tờ hải quan và sổ sách trả lời những câu hỏi khác nhau, nên không cần khớp nhau. Thuế hải quan và GST được tính bằng đô la Canada và hiện trên tờ khai hải quan; giá nhà cung cấp được quy đổi theo tỷ giá của ngày khoản đó phát sinh.

Tôi định giá hàng tồn kho cuối năm bằng đô la Canada thế nào?

Hãy kiểm kê hàng và định giá bằng đô la Canada theo một phương pháp, dùng giống nhau mỗi năm. Income Tax Act định giá hàng tồn kho theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thị trường hợp lý vào cuối năm, hoặc theo cách được quy định, và quy định cho phép định giá toàn bộ hàng tồn kho theo giá trị thị trường hợp lý; công ty theo cùng các quy tắc đó. Một adventure or concern in the nature of trade (hoạt động mang tính chất thương mại) định giá hàng tồn kho chỉ theo giá gốc (s. 10(1.01)); hãy hỏi nếu bạn chỉ thỉnh thoảng bán lại hàng. Việc kiểm kê và định giá hàng được nói trong giá vốn hàng bán của chủ doanh nghiệp một chủ.

Nhìn chung, mỗi lô hàng giữ giá vốn bằng đô la Canada mà nó đã được ghi, vì s. 261 quy đổi một khoản theo tỷ giá của ngày khoản đó phát sinh; tỷ giá cuối năm không điều chỉnh lại hàng bạn đã mua. Các nguồn của CRA mà chúng tôi đã đọc không nói cách quy đổi giá thay thế bằng đô la Hoa Kỳ dùng để kiểm tra giá trị thị trường hợp lý, nên hãy hỏi trước khi nộp tờ khai nếu bạn thuộc trường hợp này.

Thông báo lưu trữ về hàng tồn kho của CRA nói hàng đang trên đường có nằm trong hàng tồn kho của bạn hay không tùy vào việc bạn có quyền sở hữu hàng đó hay không. Quyền sở hữu phụ thuộc vào điều khoản mua hàng của bạn, nên hãy tập hợp hóa đơn nhà cung cấp, điều khoản vận chuyển và vận đơn của từng lô hàng còn đang trên đường vào ngày cuối năm; nếu chưa rõ quyền sở hữu, hãy nhờ chuyên gia.

Khi các lô hàng đến với tỷ giá khác nhau, một sản phẩm có nhiều mức giá vốn bằng đô la Canada, và một phương pháp luân chuyển giá vốn quyết định mức giá nào đi theo mỗi lần bán. Nhập trước xuất trước (FIFO) tính giá vốn của lô cũ nhất cho doanh thu trước; giá bình quân trộn tất cả các lô. Chính thông báo đó, mà CRA không còn cập nhật, liệt kê mặt hàng cụ thể, giá bình quân và nhập trước xuất trước là các phương pháp thường dùng nhất, và không chấp nhận nhập sau xuất trước.

Số cuối năm chỉ là ước tính, không phải số kiểm kê gắn với giá vốn từng lô hàng, là lúc nên nhờ chuyên gia.

Vì sao biên lợi nhuận của tôi trông sai khi giá mua ghi sai đồng tiền?

Một nguyên nhân thường gặp là giá bằng đô la Hoa Kỳ bị lưu như thể là đô la Canada. Điều đó làm giá vốn thấp hơn thực tế đúng bằng toàn bộ chênh lệch tỷ giá, nên biên lợi nhuận và lợi nhuận gộp ra cao quá mức. Vì CRA bắt chủ doanh nghiệp một chủ khai giá vốn hàng hóa trong kỳ mà hàng được bán, giá vốn sai của mỗi mặt hàng chảy vào mọi lần bán và vào hàng tồn kho cuối kỳ.

Hãy thử với một mặt hàng trước khi tin bất kỳ báo cáo nào. Giá vốn lưu của nó bằng đô la Canada phải bằng giá bằng đô la Hoa Kỳ nhân với tỷ giá, cộng cước vận chuyển, thuế hải quan và các chi phí nhập kho khác. Nếu nó bằng đúng giá bằng đô la Hoa Kỳ, thì chưa có gì được quy đổi. Một số hệ thống chỉ lưu giá vốn mặt hàng bằng một đồng tiền; hãy kiểm tra hệ thống của bạn xử lý giá vốn bằng ngoại tệ thế nào, như mô tả trong thiết lập đa tiền tệ.

Để sửa:

1. Liệt kê mọi mặt hàng có giá vốn lưu bằng đúng giá bằng đô la Hoa Kỳ.
2. Dựng lại giá vốn của từng mặt hàng từ hồ sơ lô hàng của nó.
3. Sửa số hàng tồn kho hiện có, và điều chỉnh giá vốn hàng bán cho số đơn vị đã bán trong năm đang mở.
4. Nếu một năm đã nộp tờ khai dùng giá vốn sai, hãy dừng lại và nhờ giúp đỡ: xem làm cho kịp sổ sách bị chậm.

Tôi giữ những hồ sơ nào cho mỗi lô hàng bằng đô la Hoa Kỳ?

Hãy giữ một hồ sơ cho mỗi lô hàng cho thấy giá vốn bằng đô la Canada được dựng lên thế nào. CBSA nói nghĩa vụ chứng minh thuộc về nhà nhập khẩu, và liệt kê hóa đơn thương mại, hợp đồng, bảng phân bổ chi phí và chứng từ thanh toán làm chứng từ hỗ trợ.

Nhìn chung hãy giữ chúng trong sáu năm tính từ cuối năm thuế gần nhất mà chúng liên quan, hoặc từ ngày nộp nếu tờ khai thuế thu nhập nộp trễ; khiếu nại, kháng cáo hoặc tờ khai chưa nộp có thể đòi hỏi giữ lâu hơn (CRA). Nhà nhập khẩu giữ hồ sơ định giá hải quan trong sáu năm sau khi nhập hàng (CBSA). Về chứng từ CRA mong đợi đối với hóa đơn của nhà cung cấp nước ngoài, xem hóa đơn từ nhà cung cấp nước ngoài.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa, với số liệu tròn bằng đô la Canada (C$) và đô la Hoa Kỳ (US$).

Nhà bán lẻ trực tuyến ở Calgary, một lô hàng

Một nhà bán lẻ đã đăng ký mua US$20.000 hàng với tỷ giá 1,40, nên giá nhà cung cấp là C$28.000. Cước vận chuyển C$1.400 và thuế hải quan C$1.200 cộng vào giá vốn, đưa giá vốn nhập kho lên C$30.600. GST trả ở biên giới được đòi lại dưới dạng tín thuế đầu vào, nên không tính vào giá vốn.

Nhà bán sỉ ở Winnipeg, sai đồng tiền

Một mặt hàng giá US$4 và bán C$8. Nếu ghi là C$4, biên lợi nhuận trông như 50%. Với tỷ giá 1,40, giá vốn là C$5,60, nên biên lợi nhuận thật là C$2,40, tức 30%. Mỗi đơn vị bán ra đều làm lợi nhuận gộp bị cao hơn thực tế cho đến khi giá vốn được sửa.

Nhà nhập khẩu ở Vancouver, hai lô hàng với tỷ giá khác nhau

Hai lô hàng, mỗi lô 100 đơn vị, mỗi đơn vị US$10: lô đầu quy đổi theo 1,35 (C$13,50 mỗi đơn vị), lô sau theo 1,45 (C$14,50 mỗi đơn vị). Sau khi cả hai lô về đến, doanh nghiệp bán 150 đơn vị.

• Nhập trước xuất trước: 100 x C$13,50 + 50 x C$14,50 = giá vốn hàng bán C$2.075, và C$725 hàng tồn kho cuối kỳ.
• Giá bình quân: C$2.800 / 200 = C$14,00 mỗi đơn vị, nên C$2.100 đã bán và C$700 hàng tồn kho cuối kỳ.

Cả hai phương pháp đều tính cùng C$2.800; phương pháp đã chọn sau đó được dùng mọi năm.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn nhập hàng nhiều lô, biên lợi nhuận không khớp với giá bán, hoặc số hàng tồn kho cuối năm chỉ là ước đoán: cách dựng giá vốn, quy tắc tỷ giá và việc kiểm kê đều có thể cần phán đoán của chuyên gia. Hãy mang hồ sơ các lô hàng đến dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Giá vốn hàng bán của các năm trước có thể đã được dựng trên giá vốn sai: xem làm cho kịp sổ sách bị chậm và mang các năm đó đến dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Tỷ giá đã đổi trước khi bạn trả tiền, hoặc bạn trả nhà cung cấp từ tài khoản USD: xem lãi hoặc lỗ tỷ giá.
• Bạn đã trả GST hoặc thuế hải quan ở biên giới, hóa đơn của đại lý hải quan gộp chúng lại, hoặc bạn chưa bao giờ đòi GST ở biên giới: làm theo hướng dẫn về GST khi nhập khẩu, trong đó nói khoản bị bỏ sót có thể đòi ngược về bao lâu; nếu khoản đó đã được mã hóa nhưng chưa bao giờ được đòi hoặc tách, hãy mang hồ sơ các lô hàng đến dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bạn là chủ doanh nghiệp một chủ đang điền T2125: dùng giá vốn hàng bán của chủ doanh nghiệp một chủ.
• Bạn cũng bán hoặc nhận tiền bằng đô la Hoa Kỳ, hoặc một công ty đang cân nhắc dùng đô la Hoa Kỳ làm đồng tiền chức năng: xem doanh thu và tiền thanh toán bằng đô la Hoa Kỳ.
• Bạn gửi hàng cho khách hàng ở Hoa Kỳ: xem thuế quan và thuế hải quan khi gửi hàng cho khách hàng ở Hoa Kỳ.