Làm việc tại Canada cho công ty hoặc khách hàng nước ngoài

Nếu tôi làm việc tại Canada cho người sử dụng lao động nước ngoài, tiền lương của tôi bị đánh thuế ở đâu?

Người cư trú về thuế tại Canada phải khai tiền lương cho công việc làm tại Canada trên tờ khai Canada. Với thu nhập từ việc làm công, CRA xác định nguồn thu nhập theo nơi bạn thường thực hiện công việc; địa chỉ của người sử dụng lao động không biến những ngày làm việc tại Canada thành ngày làm việc ở nước ngoài (CRA foreign tax credit folio, paragraph 1.57).

Người cư trú Canada nói chung phải khai thu nhập từ cả nguồn Canada lẫn nguồn nước ngoài. Nơi làm việc vẫn quan trọng, vì nó quyết định thuế nước ngoài trên khoản lương đó có đủ điều kiện được tín thuế tại Canada hay không (CRA: tax obligations of residents). Người sử dụng lao động nước ngoài, ngoại tệ hay tài khoản ngân hàng ở nước ngoài tự nó không làm đổi nguồn của khoản lương bạn kiếm được khi ngồi làm việc tại Canada.

Nếu cả hai nước đều coi bạn là người cư trú, hãy xem trước quy tắc phân định cư trú của hiệp định thuế. Theo hiệp định, người chỉ được coi là cư trú của nước kia sẽ bị coi là người không cư trú của Canada theo Income Tax Act subsection 250(5); công việc làm tại Canada vẫn có thể bị đánh thuế tại đây theo quy định dành cho người không cư trú (CRA residence folio, paragraphs 1.37–1.45; Income Tax Act, subsection 250(5)).

Người sử dụng lao động nước ngoài hoặc tài khoản ở nước ngoài có làm thay đổi những gì tôi phải khai không?

Không. Người cư trú về thuế tại Canada phải khai toàn bộ thu nhập từ việc làm công hoặc kinh doanh kiếm được trong thời gian cư trú, kể cả tiền để lại trong tài khoản ở nước ngoài (CRA: tax obligations of residents).

Hãy tách vấn đề tài khoản khỏi khoản lương. Tiền lãi phát sinh trong tài khoản đó là một loại thu nhập khác; việc sở hữu tài sản ở nước ngoài cũng có thể tạo nghĩa vụ nộp Form T1135. Xem thu nhập nước ngoài trên tờ khai Canada và báo cáo tài sản nước ngoài và công ty liên kết. Nếu bạn trở thành người cư trú về thuế tại Canada trong năm, hãy khai thu nhập toàn cầu cho phần thời gian cư trú. Với phần thời gian trước đó, Canada vẫn có thể đánh thuế công việc làm tại Canada, nhưng nói chung không đánh thuế công việc làm ở nước ngoài (CRA: newcomers' income reporting). Xem năm đầu tiên của bạn với tư cách người cư trú về thuế tại Canada để biết cách khai đầy đủ.

Tôi có thể tín thuế thu nhập nước ngoài đã khấu trừ trên công việc làm tại Canada không?

Thường là không, nếu công việc được thực hiện hoàn toàn tại Canada. CRA cho biết thuế nước ngoài đánh trên thu nhập kiếm được tại Canada nói chung không được dùng để xin tín thuế nước ngoài; việc bị khấu trừ thuế ở nước ngoài không chứng minh rằng nước đó có quyền giữ khoản thuế này (CRA: foreign tax credit for residents).

Hãy hỏi người sử dụng lao động lý do khấu trừ, rồi kiểm tra luật của nước kia và hiệp định thuế của nước đó với Canada. Nếu khoản thuế có thể được hoàn, hãy xin hoàn tại nước đó. CRA loại trừ khoản thuế đã hoặc sẽ được hoàn, và khoản thuế nộp tự nguyện trong trường hợp hiệp định không cho phép nước kia thu. CRA hướng dẫn người nộp thuế xin hoàn thuế ở nước ngoài đối với phần khấu trừ vượt mức hiệp định (CRA foreign tax credit folio, paragraphs 1.33–1.35).

Thuế nước ngoài có thể được tín khi một phần công việc thực sự được thực hiện ở nước ngoài và nước kia có quyền đánh thuế khoản thu nhập đó. Cách tính được thực hiện riêng cho từng nước và bị giới hạn bởi số thuế Canada trên thu nhập nước ngoài. Xem thu nhập nước ngoài trên tờ khai Canada. Nếu CRA yêu cầu chứng từ cho khoản tín thuế bạn đã khai, xem rà soát tín thuế nước ngoài.

Tôi khai tiền lương bằng ngoại tệ như thế nào khi không có T4 của Canada?

Trước tiên hãy hỏi xem người sử dụng lao động có phải cấp T4 của Canada hay không; người sử dụng lao động nước ngoài vẫn có thể có nghĩa vụ báo cáo bảng lương dù không có văn phòng tại Canada (CRA employers' guide). Nếu không có T4, hãy khai tổng tiền lương từ việc làm công tại line 10400 bằng đô la Canada. Hướng dẫn chung của CRA có nêu cách khai thu nhập từ việc làm công không ghi trên T4. Bên trả tiền ở nước ngoài không làm cho những ngày làm việc tại Canada trở thành thu nhập nguồn nước ngoài (CRA: line 10400).

Hãy quy đổi từng khoản lương theo tỷ giá của Bank of Canada tại thời điểm phát sinh. Nếu lương phát sinh rải rác trong năm, CRA cho phép dùng tỷ giá trung bình năm trong trường hợp phù hợp. Hãy lưu hồ sơ tiền lương và các tỷ giá đã dùng; ghi riêng khoản thuế nước ngoài đã khấu trừ (CRA: line 10400).

Nếu bạn làm việc tại Québec mà không có RL-1, hãy yêu cầu người sử dụng lao động cấp. Nếu không lấy được, hãy ước tính tổng tiền lương và các khoản khấu trừ tại nguồn trên tờ khai Québec của bạn (Revenu Québec: line 101).

Người sử dụng lao động nước ngoài của tôi có cần khấu trừ lương theo quy định Canada không?

Về thuế thu nhập thì nói chung là có: người sử dụng lao động nước ngoài trả lương cho người cư trú Canada làm việc tại Canada phải xem xét việc khấu trừ, nộp thuế và báo cáo T4 của Canada, dù không có văn phòng tại Canada. CPP và EI có quy tắc áp dụng riêng (CRA employers' guide, employer responsibilities).

Nếu người sử dụng lao động không có cơ sở tại Canada, CRA hướng dẫn dùng bảng khấu trừ lương dành cho “In Canada beyond the limits of any province/territory or outside Canada” đối với nhân viên là người cư trú Canada. Người cư trú Québec vẫn phải nộp tờ khai Québec riêng và có thể phải nộp thuế Québec trên khoản lương này (CRA: province of employment; Revenu Québec: line 101).

Nếu thuế thu nhập không được khấu trừ, nhân viên vẫn phải nộp phần còn thiếu khi khai thuế. Người sử dụng lao động, kể cả chủ doanh nghiệp một chủ, phải nộp các khoản CPP và EI bắt buộc và có thể bị phạt do không khấu trừ 10%; mức phạt tăng lên 20% nếu trong cùng năm dương lịch, lần không khấu trừ sau là cố ý hoặc do sơ suất nghiêm trọng. Người sử dụng lao động cũng phải trả tiền lãi trên khoản thuế thu nhập chưa khấu trừ cho đến ngày nộp hoặc ngày 30 tháng 4 của năm sau, tùy ngày nào đến trước; CRA có thể ấn định khoản lãi và tiền phạt này vào bất kỳ lúc nào (Income Tax Act, subsections 227(8), (8.3) and (10)). Giám đốc công ty cũng có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với thuế thu nhập, CPP và EI chưa khấu trừ theo Income Tax Act section 227.1, Canada Pension Plan section 21.1 và Employment Insurance Act section 83. Luật quy định điều kiện thu hồi và cho phép lập luận bảo vệ về sự thận trọng hợp lý (due diligence); thủ tục phải được bắt đầu trong vòng hai năm sau lần cuối người đó thôi giữ chức giám đốc.

Ngoại lệ về giấy chứng nhận dành cho người sử dụng lao động không cư trú mà CRA mô tả chỉ áp dụng cho nhân viên không cư trú đủ điều kiện làm việc ngắn hạn tại Canada; nói chung ngoại lệ này không miễn khấu trừ đối với người là người cư trú Canada (CRA employers' guide, employment in Canada). Các bước thiết lập dành cho người sử dụng lao động nằm trong thuê nhân viên xuyên biên giới.

Tôi có phải đóng CPP hoặc EI nếu người sử dụng lao động không có văn phòng tại Canada không?

CPP không tự động áp dụng khi người sử dụng lao động nước ngoài không có cơ sở kinh doanh tại Canada; người sử dụng lao động có thể đăng ký áp dụng CPP cho công việc làm tại Canada. EI có quy tắc riêng: phần lớn công việc làm tại Canada theo hợp đồng lao động đều thuộc diện được bảo hiểm. Hãy hỏi xem người sử dụng lao động có chọn áp dụng CPP không, hiệp định an sinh xã hội có quy định chương trình hưu trí nào áp dụng không, và họ có khấu trừ EI không (CRA employers' guide, CPP coverage and EI).

Hãy hỏi người sử dụng lao động xem họ có cơ sở tại Canada và giấy chứng nhận phạm vi bảo hiểm hay không. Việc có thêm cơ sở tại Canada có thể làm thay đổi phạm vi áp dụng CPP. Chỉ riêng các khoản khấu trừ an sinh xã hội nước ngoài không quyết định phạm vi bảo hiểm tại Canada (Canada Pension Plan Regulations, section 22).

Khi nào việc thiếu khấu trừ thuế Canada dẫn đến phải nộp thuế tạm tính?

Bạn có thể phải nộp thuế Canada theo từng đợt tạm tính nếu thuế Canada bị khấu trừ rất ít và số thuế ròng còn phải nộp vượt ngưỡng áp dụng, cả trong năm hiện tại lẫn trong một trong hai năm trước đó (CRA: who has to pay).

Thuế nước ngoài đã khấu trừ không phải là thuế Canada đã khấu trừ. Nếu không được tín thuế, đừng trừ nó đi khi ước tính số thuế ròng còn phải nộp tại Canada. Hãy so sánh số ước tính của năm hiện tại và của một trong hai năm trước với các ngưỡng bên dưới; dùng bảng tính thuế nộp tạm tính của CRA để ước tính số tiền phải nộp.

CRA nói chung quy định hạn nộp thuế tạm tính vào ngày 15 tháng 3, 15 tháng 6, 15 tháng 9 và 15 tháng 12; nếu ngày đó rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ được công nhận thì được dời sang ngày làm việc kế tiếp (CRA: payment due dates). Thông báo nhắc nộp thuế tạm tính chỉ là số ước tính; hãy so sánh với số thuế ròng thực tế bạn dự kiến phải nộp. Nếu người sử dụng lao động nước ngoài bắt đầu khấu trừ theo quy định Canada, nhu cầu nộp thuế tạm tính trong tương lai có thể thay đổi.

Nộp trễ hoặc nộp thiếu thuế tạm tính có thể bị tính lãi theo ngày khi khoản phí tính được vượt $25; có thể bị phạt thêm khi tiền lãi thuế tạm tính vượt $1.000 (CRA: instalment interest and penalty).

Nếu bạn sống tại Québec, hãy kiểm tra riêng thuế nộp tạm tính của Revenu Québec so với số thuế Québec phải nộp ròng của bạn (Revenu Québec: instalment payments).

Nếu tôi xuất hóa đơn cho khách hàng nước ngoài, thu nhập đó có phải là thu nhập từ tự kinh doanh không?

Nếu bạn tự điều hành doanh nghiệp dịch vụ, bạn tự nộp thuế trên thu nhập ròng của doanh nghiệp và các khoản đóng góp CPP hoặc QPP dành cho người tự kinh doanh; khách hàng nước ngoài không xử lý bảng lương Canada trên hóa đơn của nhà thầu thực sự. Việc lập hóa đơn cho khách hàng nước ngoài hoặc nhận tiền vào tài khoản ở nước ngoài không biến công việc thành việc làm công ở nước ngoài (CRA: sole proprietorship; CRA foreign tax credit folio, paragraphs 1.53–1.54).

Nếu bạn sống tại Québec, hãy dùng Schedule R trên tờ khai Québec để tính phí bảo hiểm QPIP trên thu nhập từ tự kinh doanh (Revenu Québec: line 439).

Phí bảo hiểm EI không tự động áp dụng cho thu nhập từ tự kinh doanh. Chủ doanh nghiệp một chủ đủ điều kiện có thể chọn tham gia các quyền lợi đặc biệt của EI bằng một thỏa thuận trong My Service Canada Account, rồi khai phí bảo hiểm trên Schedule 13 cùng với tờ khai thuế. Phí bảo hiểm tính trên toàn bộ thu nhập tự kinh doanh của cả năm dương lịch. Hãy rút khỏi chương trình trong vòng 60 ngày sau khi ký để tránh phải đóng phí; muốn nhận quyền lợi thì thỏa thuận phải có hiệu lực ít nhất 12 tháng (Service Canada: eligibility; premiums; withdrawal).

Hóa đơn không quyết định bạn là nhân viên hay người tự kinh doanh. CRA xem xét mối quan hệ làm việc thực tế: ai kiểm soát công việc, bạn có điều hành doanh nghiệp riêng không, và bạn có cơ hội lãi hay nguy cơ lỗ không. Mỗi bên đều có thể yêu cầu CRA ra phán quyết về CPP/EI khi tình trạng chưa rõ (CRA: employment status).

Xem cách đánh thuế thu nhập từ tự kinh doanh để biết Form T2125 và cách tính CPP. GST/HST là một vấn đề riêng: một số dịch vụ cung cấp cho người không cư trú được áp dụng thuế suất bằng không (zero-rated), nhưng dịch vụ và người nhận phải đáp ứng điều kiện (CRA: exported services). Xem khi nào cần đăng ký GST/HST.

Điều gì thay đổi nếu tôi làm việc một số ngày tại nước của người sử dụng lao động?

Người cư trú về thuế tại Canada vẫn phải khai toàn bộ tiền lương tại Canada. Để tính tín thuế nước ngoài, CRA thường phân bổ tiền lương thông thường theo số ngày làm việc ở mỗi nước khi công việc ở nước ngoài đáng kể; hiệp định thuế có thể thay đổi nước nào được quyền đánh thuế (CRA foreign tax credit folio, paragraphs 1.52 and 1.57). Hãy lưu bảng ghi ngày làm việc có ghi ngày tháng và đối chiếu thuế nước ngoài với khoản thu nhập mà nước kia có quyền đánh thuế. Với người sử dụng lao động Hoa Kỳ hoặc những ngày làm việc tại Hoa Kỳ, xem làm việc xuyên biên giới.

Ví dụ

Số liệu minh họa bằng đô la Canada; không giả định thuế suất nào. Một người cư trú Canada thực hiện toàn bộ công việc tại nhà ở Ontario cho người sử dụng lao động nước ngoài. Tổng tiền lương là C$80.000. Người sử dụng lao động khấu trừ C$12.000 thuế thu nhập nước ngoài và không khấu trừ thuế Canada.

Người này khai C$80.000 thu nhập từ việc làm công tại Canada, không phải C$68.000. Vì mọi ngày làm việc đều ở Canada, khoản khấu trừ C$12.000 nói chung không thể dùng làm tín thuế nước ngoài tại Canada. Người này hỏi người sử dụng lao động và cơ quan thuế nước ngoài cách sửa khoản khấu trừ ở nước ngoài. Thuế Canada được tính riêng. Người này cũng hỏi về bảng lương Canada, EI và phạm vi áp dụng CPP, và kiểm tra xem có phải nộp thuế tạm tính hay không.

Trường hợp của bạn có khác không?

Nơi làm việc, tình trạng hoặc nơi cư trú của bạn có thể làm thay đổi câu trả lời. Hãy chuẩn bị hợp đồng, thời gian cư trú và ngày đi lại, lịch ngày làm việc, bảng lương hoặc hóa đơn, chứng từ thuế và tờ khai nước ngoài, cùng mọi giấy chứng nhận phạm vi bảo hiểm trước khi chọn cách khai.

• Người sử dụng lao động Hoa Kỳ hoặc những ngày làm việc tại Hoa Kỳ: xem làm việc xuyên biên giới.
• Những ngày làm việc ở nước ngoài và thuế đã nộp đúng ở nước ngoài: xem thu nhập nước ngoài trên tờ khai Canada để biết cách tính tín thuế.
• CRA đã đặt câu hỏi về khoản tín thuế: xem rà soát tín thuế nước ngoài.
• Bạn xuất hóa đơn cho khách hàng với tư cách chủ doanh nghiệp một chủ: xem cách đánh thuế thu nhập từ tự kinh doanh và đăng ký GST/HST.
• Người sử dụng lao động của bạn không có bảng lương Canada hoặc bạn làm việc ở nhiều nước: hãy nhờ hỗ trợ thuế cá nhân với hồ sơ ngày làm việc và khoản khấu trừ; những thông tin này ảnh hưởng đến tín thuế, thuế nộp tạm tính và phạm vi áp dụng hưu trí.
• Bạn sống tại Québec: QPP, bảng lương Québec và tờ khai Québec cần được kiểm tra riêng. Xem hỗ trợ thuế cá nhân; Revenu Québec cũng giải thích cách khai thu nhập kiếm được ngoài Québec.