GST/HST cho phòng khám: dịch vụ được miễn thuế và chia tín thuế đầu vào

Dịch vụ nào của phòng khám được miễn GST/HST, dịch vụ nào chịu thuế?

Với đa số phòng khám tại Canada, một dịch vụ y tế chỉ được miễn thuế nếu có trong Part II của Schedule V thuộc Excise Tax Act và, trừ khi chương trình bảo hiểm y tế của tỉnh bang chi trả, là dịch vụ chăm sóc sức khỏe đủ điều kiện (qualifying health care supply). Những thứ khác mà phòng khám bán thường chịu thuế hoặc thuộc diện zero-rated (thuế suất 0%). Chữ "y tế" không quyết định kết quả: yếu tố quyết định là bản chất dịch vụ, giấy phép của bên cung cấp và mục đích của giao dịch (Excise Tax Act, Schedule V, Part II).

Trường hợp của phòng khám không còn đơn giản khi phòng khám bán cả dịch vụ chăm sóc được miễn thuế lẫn hàng hóa hoặc dịch vụ chịu thuế, doanh thu chịu thuế đang gần $30.000, các chuyên gia hành nghề làm việc qua phòng khám như nhà thầu, hoặc tín thuế đã được khấu trừ mà không có bản chia bằng văn bản. Hãy thu thập doanh thu theo từng nhóm dịch vụ, giấy phép hoặc chứng chỉ của từng người hành nghề, những lượt khám do chương trình bảo hiểm y tế của tỉnh bang chi trả, và các tờ khai GST/HST trước đây.

Bốn yếu tố đưa một dịch vụ qua ranh giới giữa được miễn thuế và chịu thuế:

• Giấy phép. Người hành nghề thuộc danh sách phải có giấy phép hoặc chứng chỉ ở nơi tỉnh bang yêu cầu, hoặc có trình độ tương đương ở nơi tỉnh bang không yêu cầu.
• Mục đích. CRA xem xét mục đích chủ yếu hoặc chính của giao dịch, không xem bệnh nhân có khỏe hơn hay không (CRA P-256).
• Gói dịch vụ. Theo section 7.4 của Part II, một gói gồm nhiều dịch vụ được miễn thuế nếu toàn bộ hoặc gần như toàn bộ giá của gói có thể phân bổ hợp lý cho hai dịch vụ trở lên mà mỗi dịch vụ, nếu bán riêng, đều được miễn thuế theo sections 5 đến 7.3. Massage trị liệu không được nêu trong các section đó, nên không tính vào hai dịch vụ này. Luật không định nghĩa "gần như toàn bộ"; các ví dụ của CRA được viết khi quy tắc còn là đề xuất, nên chỉ nên đọc như minh họa (CRA Notice 311).
• Osteopath. Dịch vụ osteopathy đã bị bỏ khỏi danh sách người hành nghề khi paragraph 7(f) bị bãi bỏ. Bác sĩ osteopathy, người có quyền hành nghề y theo luật của tỉnh bang, vẫn được miễn thuế với tư cách bác sĩ; các dịch vụ osteopathy khác chịu thuế và được tính vào hạn mức nhà cung cấp nhỏ. Việc bãi bỏ áp dụng cho các giao dịch từ sau ngày 5 tháng 6 năm 2025, trừ dịch vụ osteopathy cung cấp trước ngày 5 tháng 11 năm 2025 mà chưa tính, thu hay nộp thuế (2026, c. 3, s. 163; CRA GI-198). Phòng khám đã lập hóa đơn các dịch vụ này như dịch vụ được miễn thuế nên đối chiếu doanh thu chịu thuế của mình với hạn mức đăng ký. Phòng khám đã đăng ký phải nộp thuế trên các dịch vụ này dù có tính thuế hay không (section 225), và phòng khám lẽ ra phải đăng ký cũng có thể phải nộp thuế (đã đăng ký nhưng không tính GST/HST). Công việc osteopathy cũng được tính là sử dụng chịu thuế khi chia chi phí dùng chung.

Để chọn mã thuế trong sổ sách, xem được miễn thuế, zero-rated và ngoài phạm vi. Nếu các chuyên gia hành nghề làm việc qua phòng khám của bạn và bạn thu tiền của khách hàng, xem ai tính thuế.

Phòng khám có phải đăng ký GST/HST nếu mọi khoản bán đều được miễn thuế không?

Thường là không. Doanh nghiệp chỉ cung cấp hàng hóa và dịch vụ được miễn thuế thường không thể đăng ký GST/HST (CRA: khi nào phải đăng ký; RC4022). Luật yêu cầu đăng ký đối với người thực hiện giao dịch chịu thuế trong hoạt động thương mại, và hoạt động thương mại không bao gồm các giao dịch được miễn thuế (section 240(1); section 123).

Phòng khám có một phần doanh thu chịu thuế ở vào tình huống khác. Phòng khám phải đăng ký khi không còn là nhà cung cấp nhỏ, nộp đơn trong vòng 29 ngày kể từ ngày có hiệu lực và tính thuế từ ngày đó, và có thể đăng ký sớm hơn. Về ngày có hiệu lực và đăng ký trễ, xem khi nào phải đăng ký GST/HST.

Nhà cung cấp nhỏ có doanh thu chịu thuế có thể đăng ký tự nguyện, nhưng phải giữ đăng ký ít nhất một năm trước khi xin hủy (RC4022; section 242(2)). Đăng ký có hai mặt: phòng khám tính GST/HST trên mọi khoản bán chịu thuế, và chỉ khấu trừ tín thuế trên phần chi phí dùng cho doanh thu chịu thuế. Khi tỷ lệ sử dụng chịu thuế của một chi phí hoạt động dùng chung là 10% hoặc thấp hơn, chi phí đó hoàn toàn không được khấu trừ tín thuế.

Doanh thu nào được tính vào hạn mức đăng ký $30.000?

Chỉ doanh thu chịu thuế được tính, và doanh thu zero-rated cũng là chịu thuế. Một người là nhà cung cấp nhỏ khi doanh thu chịu thuế trên toàn thế giới, cộng với của các bên liên kết (associates), không vượt $30.000 trong một quý dương lịch và trong bốn quý dương lịch liên tiếp gần nhất (CRA: khi nào phải đăng ký; mục 148). Phép kiểm tra tính các khoản đã đến hạn thanh toán hoặc đã được trả.

Nói ngắn gọn, bên liên kết là những người gắn với nhau qua quyền kiểm soát: một công ty và người kiểm soát công ty đó, hoặc hai công ty cùng chịu một sự kiểm soát (section 127). Một phòng khám và một công ty riêng bán sản phẩm của phòng khám có thể bị tính chung.

Phòng khám bán cùng lúc một lượt khám được miễn thuế và một sản phẩm chịu thuế cần có giá của từng phần, vì chỉ sản phẩm được tính. Doanh thu theo từng nhóm dịch vụ, lưu theo quý dương lịch, là hồ sơ nên lập đầu tiên.

Phòng khám chỉ có giao dịch được miễn thuế có được khấu trừ tín thuế đầu vào không?

Không. Tín thuế đầu vào (ITC) chỉ dành cho người đăng ký, và chỉ cho phần của khoản mua dùng trong hoạt động thương mại. Giao dịch được miễn thuế không phải hoạt động thương mại, nên thuế đã trả trên các khoản mua dùng để thực hiện chúng không được khấu trừ và nằm lại trong chi phí (CRA: tín thuế đầu vào; section 169).

Vẫn còn một nghĩa vụ dù không có tín thuế. Khi nhà cung cấp ngoài Canada không tính GST/HST trên dịch vụ hoặc phần mềm mà phòng khám không chỉ dùng cho doanh thu chịu thuế, phòng khám thường tự nộp thuế: phòng khám đã đăng ký nộp trên tờ khai của mình, phòng khám chưa đăng ký nộp trên một tờ khai riêng đến hạn vào cuối tháng sau (sections 217 đến 219).

Phòng khám đã đăng ký xếp mỗi khoản mua vào một trong ba nhóm:

Cách áp dụng tín thuế đầu vào cho chi phí dùng chung như tiền thuê mặt bằng, tiền điện nước và phần mềm?

Hãy tính tỷ lệ của từng chi phí dùng cho doanh thu chịu thuế, rồi khấu trừ phần GST/HST tương ứng trên hóa đơn, theo các mức bên dưới. CRA yêu cầu phương pháp phải công bằng, hợp lý và được dùng nhất quán trong cả năm (CRA: tỷ lệ đủ điều kiện nhận tín thuế đầu vào).

1. Liệt kê từng chi phí dùng chung.
2. Chọn một thước đo theo đúng cách chi phí đó được sử dụng. Trang của CRA không nêu thước đo nào được phê duyệt; diện tích sàn cho tiền thuê mặt bằng và tiền điện nước, hoặc số giờ sử dụng cho một hệ thống dùng chung, phản ánh trực tiếp mức sử dụng.
3. Chia mức sử dụng chịu thuế cho tổng mức sử dụng để ra tỷ lệ chịu thuế.
4. Áp dụng mức mà tỷ lệ đó rơi vào.
5. Khấu trừ kết quả trên từng hóa đơn, dùng cùng một thước đo ở mọi kỳ.

Luật xem việc sử dụng là hoàn toàn chịu thuế hoặc hoàn toàn được miễn thuế khi "gần như toàn bộ" việc sử dụng thuộc loại đó; CRA hiểu là 90% trở lên và 10% trở xuống. Với đa số người đăng ký, chi phí hoạt động khi đó theo các mức sau (CRA; section 141):

Phòng khám đã đăng ký có doanh thu chịu thuế, cùng với của các bên liên kết, nằm trong $400.000 có thể chọn Quick Method thay thế. Phòng khám nộp một tỷ lệ phần trăm cố định trên doanh thu chịu thuế đã gồm thuế, chỉ khấu trừ tín thuế trên tài sản vốn và một số khoản khác, nên không phải chia chi phí hoạt động; doanh thu được miễn thuế không nằm trong phép tính (Regulations, Part IV). Xem Quick Method để biết ai đủ điều kiện, các tỷ lệ và hạn chót.

Chi phí ăn uống và giải trí theo giới hạn riêng, được nêu trong chi phí không được hoặc chỉ được khấu trừ một phần tín thuế.

Thiết bị và các khoản mua tài sản vốn khác thay đổi như thế nào?

Thiết bị được xét theo mục đích sử dụng chính, không theo tỷ lệ chính xác. Động sản là tài sản vốn như thiết bị điều trị, bàn ghế hay máy tính được khấu trừ tín thuế đầy đủ nếu phòng khám dùng chủ yếu trong hoạt động thương mại, và không được khấu trừ trong trường hợp ngược lại (section 199(2); bảng của CRA).

Tòa nhà do phòng khám sở hữu áp dụng một bảng khác, không theo ranh giới "tất cả hoặc không có gì" (bảng của CRA):

Xe chở khách và máy bay có quy tắc riêng cho cá nhân và hợp danh; trang của CRA có bảng cho các trường hợp này.

Làm thế nào để lập hồ sơ cho phép chia này công bằng, hợp lý và nhất quán?

Hãy giữ dữ liệu đằng sau từng phép chia. Luật không bắt buộc phương pháp bằng văn bản, nhưng người đăng ký không được khấu trừ tín thuế trừ khi, trước khi nộp tờ khai, có đủ bằng chứng để xác định số tiền (section 169(4)). CRA cho biết thường nên lưu hồ sơ 6 năm kể từ cuối năm mà hồ sơ liên quan (CRA: hồ sơ cần lưu giữ).

Một ghi chú dài một trang, lưu cùng hồ sơ, giúp dễ chứng minh phép chia. Ghi chú nêu từng chi phí dùng chung, thước đo đã dùng, lý do thước đo phù hợp với chi phí đó, công thức, nguồn dữ liệu và ngày xác lập.

Nhất quán nghĩa là dùng cùng một thước đo, theo cùng một cách, trong cả năm. Khi CRA rà soát, những hồ sơ như trên là thứ người đăng ký có thể đưa ra; xem rà soát và kiểm tra GST/HST.

Hóa đơn phải ghi những gì, và bạn có bao lâu để khấu trừ?

Hóa đơn mà nhà cung cấp đưa cho phòng khám phải có thêm chi tiết khi tổng tiền tăng, và phòng khám phải có hóa đơn đó trước khi nộp tờ khai khấu trừ tín thuế (Input Tax Credit Information (GST/HST) Regulations, section 3; CRA: tín thuế đầu vào).

Hóa đơn của phòng khám có cả mặt hàng được miễn thuế lẫn chịu thuế nên đánh dấu mặt hàng nào chịu thuế, để khách hàng doanh nghiệp khấu trừ được tín thuế của họ.

Tín thuế phải được khấu trừ trên tờ khai nộp chậm nhất vào hạn của kỳ báo cáo cuối cùng kết thúc trong vòng bốn năm sau khi kỳ mà tín thuế liên quan kết thúc (CRA: tín thuế đầu vào; section 225(4)). Tổ chức tài chính thuộc diện niêm yết và một số người đăng ký lớn có giới hạn ngắn hơn. Về bản thân tờ khai, xem nộp GST/HST và khấu trừ tín thuế.

Nếu tỷ lệ giữa doanh thu được miễn thuế và chịu thuế thay đổi trong năm thì sao?

CRA yêu cầu một phương pháp công bằng, hợp lý và được dùng nhất quán trong cả năm, và không nêu cách xử lý khi tỷ lệ thay đổi giữa năm. Một cách áp dụng là giữ nguyên thước đo và tính lại từng tỷ lệ theo lịch đã ghi trước bằng văn bản; phòng khám có thay đổi lớn nên nhờ xem xét lại cách làm.

Bốn thay đổi cần chú ý riêng:

• Vượt qua ranh giới giữa các mức. Ở mức sử dụng chịu thuế 10%, chi phí dùng chung không được khấu trừ tín thuế; chỉ cần trên mức đó một chút, chi phí được khấu trừ xấp xỉ đúng tỷ lệ đó. Hãy kiểm tra các tỷ lệ gần ranh giới trước mỗi lần nộp tờ khai.
• Doanh thu chịu thuế vượt hạn mức. Phòng khám đăng ký theo lịch trong hướng dẫn đăng ký. Tín thuế thường phát sinh với số thuế đến hạn hoặc đã được trả khi phòng khám là người đăng ký (section 169(1)). Người mới đăng ký cũng được xem là đã mua, vào lúc đăng ký, các tài sản đang giữ để dùng cho hoạt động thương mại (section 171(1)); thuế trên dịch vụ nhận trước khi đăng ký thường không tạo tín thuế. Về chi phí phát sinh trước khi đăng ký, xem khấu trừ GST/HST đã trả trước khi đăng ký.
• Doanh thu chịu thuế giảm xuống dưới hạn mức. Nhà cung cấp nhỏ đã đăng ký vẫn giữ đăng ký trừ khi xin hủy, và việc hủy có hiệu lực sau ngày kết thúc năm tài chính rơi vào ít nhất một năm sau ngày đăng ký (section 242(2)). Khi đăng ký chấm dứt, phòng khám được xem là đã bán số hàng tồn kho đang giữ theo giá trị thị trường hợp lý và đã ngừng dùng thiết bị trong hoạt động thương mại, nên có thể phải nộp thuế (section 171(3)). Hãy tính trước khi xin hủy.
• Thiết bị đổi mục đích sử dụng chính. Thiết bị được mua lần cuối để dùng chủ yếu trong hoạt động thương mại mà sau đó chủ yếu dùng cho dịch vụ được miễn thuế được xem là bán rồi mua lại, và phòng khám phải khai số thuế bằng phần thuế cơ bản (basic tax content) của thiết bị. Thay đổi theo chiều ngược lại có thể cho phòng khám một giao dịch mua coi như và một khoản tín thuế (section 200(2); section 199(3)). Basic tax content là thuật ngữ được định nghĩa với công thức riêng, nên hãy nhờ tính trước khi nộp tờ khai cuối năm.

Ví dụ

Số tiền minh họa bằng đô la Canada, với HST của Ontario là 13%.

Phòng khám vật lý trị liệu chỉ có doanh thu được miễn thuế

Một phòng khám vật lý trị liệu tại Ontario có doanh thu C$400.000, toàn bộ từ dịch vụ y tế được miễn thuế. Phòng khám không có doanh thu chịu thuế, nên thường không thể đăng ký và không có tín thuế để khấu trừ. Tiền thuê mặt bằng C$60.000 kèm HST C$7.800, và khoản thuế đó nằm lại trong chi phí thuê.

Phòng khám có cả doanh thu được miễn thuế và chịu thuế

Một phòng khám có C$350.000 từ dịch vụ được miễn thuế và, trong bốn quý dương lịch gần nhất, C$45.000 từ doanh thu chịu thuế như sản phẩm và điều trị thẩm mỹ. Doanh thu chịu thuế vượt C$30.000, nên phòng khám phải đăng ký. Giả sử tiền thuê mặt bằng và thiết bị dưới đây được mua sau khi đăng ký. Tiền thuê C$60.000 kèm HST C$7.800. Một ghi chú bằng văn bản chia tiền thuê theo diện tích sàn, và 15% diện tích phục vụ công việc chịu thuế, nên tín thuế là 15% của C$7.800, tức C$1.170. C$6.630 còn lại nằm trong chi phí thuê. Hàng chỉ mua để bán lại, C$5.000 cộng HST C$650, được khấu trừ đủ C$650.

Thiết bị dùng cho cả hai mục đích

Cùng phòng khám này mua thiết bị C$20.000 cộng HST C$2.600 cho một phòng điều trị dùng chung cho cả hai loại công việc. Nhật ký sử dụng cho thấy 60% số giờ dành cho điều trị thẩm mỹ chịu thuế. Tỷ lệ đó cao hơn một nửa, nên phòng khám khấu trừ đủ C$2.600. Nếu là 50% hoặc thấp hơn, phòng khám sẽ không được khấu trừ gì. Nếu sau này phòng khám dùng thiết bị chủ yếu cho dịch vụ được miễn thuế, quy tắc bán coi như sẽ áp dụng.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Phòng khám của bạn bán cả dịch vụ được miễn thuế lẫn chịu thuế, doanh thu chịu thuế gần hạn mức, hoặc tín thuế đã được khấu trừ mà không có bản chia bằng văn bản: việc bạn phải hay được phép đăng ký, cách phân bổ từng chi phí dùng chung và việc các khoản đã khấu trừ trước đây có cần sửa hay không đều phụ thuộc vào hồ sơ của bạn. Hãy dựng lại từng kỳ từ doanh thu theo dịch vụ, sơ đồ mặt bằng, hồ sơ thời gian và các tờ khai trước đây, cùng hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Tín thuế đã được khấu trừ trên một tờ khai và nay bạn thấy có sai sót: xem điều chỉnh tờ khai GST/HST đã nộp.
• Các chuyên gia hành nghề làm việc qua phòng khám của bạn và bạn thu tiền của khách hàng: xem GST/HST khi phòng khám thu tiền thay cho người hành nghề.
• Doanh thu trên tờ khai không khớp với sổ sách của bạn: xem tờ khai GST/HST không khớp với sổ sách.
• CRA đang rà soát các tín thuế của bạn: xem rà soát và kiểm tra GST/HST.
• Bạn hành nghề qua công ty hành nghề chuyên môn: xem công ty hành nghề chuyên môn. Phép kiểm tra nhà cung cấp nhỏ cộng thêm doanh thu chịu thuế của các bên liên kết, theo định nghĩa của luật.
• Bạn điều hành phòng khám phi lợi nhuận hoặc từ thiện: Schedule V có các phần riêng cho giao dịch của tổ chức từ thiện và của cơ quan khu vực công, tổ chức dịch vụ công có ngưỡng đăng ký và phép kiểm tra khác, và tổ chức từ thiện hoặc tổ chức phi lợi nhuận đủ điều kiện có thể xin hoàn một phần thuế mà họ không khấu trừ được (section 259). Trang đăng ký của CRA nêu các ngưỡng đó.
• Phòng khám của bạn ở Quebec, British Columbia, Saskatchewan hoặc Manitoba: tại Quebec, Revenu Québec thường quản lý GST/HST và nhận tờ khai thay cho CRA (RC4022). Thuế bán hàng của Quebec và thuế bán hàng cấp tỉnh bang ở ba tỉnh bang còn lại là các loại thuế riêng với quy tắc riêng; trang này chỉ đề cập GST/HST. Xem thuế bán hàng cấp tỉnh bang.