Registrado no GST/HST e não cobrou o imposto: o que fazer

Registrado no GST/HST, mas sem ter cobrado o imposto: ainda devo o imposto?

Um registrado responde à CRA pelo GST/HST das suas vendas tributáveis a partir da data de vigência do registro, tenha cobrado ou não dos clientes. O Excise Tax Act exige que quem faz uma venda tributável cobre o imposto para a Coroa (seção 221). O valor a pagar de um período conta o imposto que você era obrigado a cobrar, e não só o que realmente cobrou, e um valor positivo deve ser pago à CRA (seção 225; seção 228). A política da CRA sobre faturas omissas diz o mesmo: o fornecedor recolhe o imposto, tenha cobrado ou não (Policy P-116).

Portanto, o imposto é, antes de tudo, uma dívida do registrado com a CRA. Se os clientes não podem ou não querem pagá-lo, ou se o preço já o incluía, o custo fica com o registrado. Poder recuperá-lo dos clientes depende do que o contrato ou a fatura dizia. O empresário individual o deve pessoalmente, e os sócios que não sejam sócios comanditários respondem solidariamente pelo GST/HST da sociedade (seção 272.1(5)). Os administradores de uma corporação podem responder solidariamente pelo imposto líquido não recolhido, a menos que tenham agido com cuidado razoável, depois que a cobrança da corporação falhou ou que ela foi liquidada ou faliu; a CRA não pode lançar contra um administrador depois de dois anos da data em que a pessoa deixou de ser administradora pela última vez (seção 323). Veja como regularizar declarações de corporação não entregues.

O caso deixa de ser simples quando:

• as vendas sem imposto caem em mais de um período de declaração;
• o contrato ou a fatura não diz nada sobre imposto;
• os clientes são consumidores, ou empresas que podem recusar uma cobrança posterior;
• você não sabe dizer quais vendas eram tributáveis, com alíquota zero ou isentas;
• a empresa usa o Quick Method de apuração;
• as declarações entregues deixaram as vendas de fora ou as mostraram sem imposto;
• a CRA já escreveu ou abriu uma revisão;
• há uma corporação ou vários anos envolvidos.

Reúna a data de vigência do registro, todas as faturas e contratos desde então (inclusive os assinados antes e pagos depois), as declarações entregues, quais clientes são registrados e as faturas de fornecedores das despesas da empresa.

Se a sua empresa fica em Quebec, a Revenu Québec em geral administra o GST/HST e recebe as suas declarações (CRA), então as etapas da CRA abaixo podem não valer como estão escritas.

Em quais vendas eu era obrigado a cobrar GST/HST?

A data de vigência do registro define a primeira venda: a CRA diz para cobrar o GST/HST sobre fornecimentos tributáveis a partir dessa data (CRA).

Só as vendas tributáveis levam imposto. Uma venda com alíquota zero é tributada a uma alíquota nula (seção 165), e uma venda isenta não é tributável (seção 123). Se você não sabe dizer quais eram as suas, veja vendas isentas, com alíquota zero e fora do escopo. Para saber quem deve se registrar e quando, veja quando se registrar para o GST/HST.

Um contrato antigo é uma questão de momento. O Excise Tax Act trata um contrato como um fornecimento feito quando é celebrado (seção 133) e torna o imposto devido no que vier primeiro entre o dia do pagamento da contraprestação e o dia em que ela vence (seção 168). A CRA em geral trata um pagamento como devido na data da fatura ou na data fixada em um contrato (instruções da declaração da CRA). Essa é a regra geral: a seção 168 tem prazos próprios para bens (o imposto é devido até o fim do mês seguinte à transferência ao comprador, mesmo que a fatura ainda não tenha vencido), contratos longos de construção, retenções contratuais e depósitos. Em um contrato assinado antes do registro, a assinatura sozinha não isenta os pagamentos posteriores. Um valor que venceu ou foi pago quando o fornecedor era pequeno fornecedor (small supplier) e não estava registrado nem era obrigado a se registrar em geral fica fora do imposto, salvo exceções como vendas de imóveis (seção 166; seção 123, “registrant”). Essa condição termina quando o registro passou a ser obrigatório, o que pode ser antes de a conta ser aberta. Os valores que vencem ou são pagos pela primeira vez depois disso em geral levam imposto, sujeitos às regras especiais de prazo. Veja GST/HST sobre depósitos e faturas não pagas e retenções contratuais de obras e subempreiteiros.

Meu preço incluía o imposto, ou o imposto vai por fora?

Depende do que o contrato, o orçamento ou a fatura diziam e dos registros do fornecedor. O registrado deve mostrar o imposto na fatura, no recibo ou no contrato escrito, ou declarar que o preço o inclui (seção 223).

A Policy P-116 diz que essa informação deve ser expressa, e não presumida, e que cabe às partes decidir se o preço combinado já incluía o imposto. A P-116 e a política de lançamentos da CRA, P-118R, são política administrativa, e não lei. A P-116 é de 1994 e a P-118R foi revisada pela última vez em 1999, e a CRA observa que elas podem não refletir mudanças posteriores na lei.

O silêncio, por si só, não torna o preço incluído de imposto.

Como o imposto é calculado sobre um preço que já combinei?

O mesmo preço dá dois valores diferentes de imposto. Com o imposto por fora, é a alíquota vezes o preço. Com o imposto por dentro, é uma parte menor do preço, como mostram os exemplos abaixo. A alíquota depende de onde o fornecimento é feito, e não apenas de onde a empresa fica (CRA). Veja como cobrar GST/HST, PST e QST por província para a alíquota e preços com imposto incluído para a conta. Se as faturas já trazem a alíquota errada, veja alíquota errada cobrada.

Posso cobrar o imposto dos meus clientes agora, ou acrescentá-lo a contratos existentes?

Um registrado muitas vezes pode enviar uma fatura corrigida, mas o cliente pode recusar, e o dever do registrado com a CRA não espera pelo cliente.

• A ação judicial vem depois do recolhimento. O fornecedor que contabilizou ou recolheu o imposto pode processar o cliente para recuperá-lo como dívida, se a fatura ou o contrato cumpria a regra de informar o imposto (seção 224).
• Uma fatura corrigida pode funcionar. A P-116 diz que a CRA em geral aceita a informação feita depois quando nenhuma restrição contratual ou de common law atrapalha. Se um contrato permite que o fornecedor acrescente imposto depois é uma questão jurídica, e a CRA não participa dessa disputa.
• A recusa é uma disputa de preço. A CRA confirma ao destinatário que o imposto é devido e deixa às partes a questão de quem o arca.
• Um contrato ainda em andamento. Cada nova fatura deve mostrar o imposto ou declarar que o preço o inclui (seção 223). Se o contrato permite que o fornecedor acrescente imposto daqui em diante é uma questão jurídica entre as partes.
• Um cliente registrado pode recuperá-lo. Um cliente registrado pode pedir um crédito de imposto sobre insumos (ITC) sobre o imposto que paga, na medida em que a compra seja para suas atividades comerciais, se tiver uma fatura com os dados exigidos e pedir a tempo (CRA). O limite usual é de quatro anos a partir do período da compra, então ele pode ter vencido para vendas mais antigas. Se o fornecedor não cobrou o imposto nesse prazo e avisa o cliente por escrito de que a CRA o lançou pelo imposto, o cliente que então paga pode pedir o crédito até o prazo de entrega do período em que paga (seção 225(4)). Um cliente que não é registrado não pode pedir o crédito, então qualquer imposto que concorde em pagar é custo dele.

Se o registrado escolhe não cobrar, ou não consegue receber, ele ainda recolhe o imposto, que na prática sai do bolso dele. Se ele cobra e o cliente nunca paga, uma dedução por crédito incobrável (bad-debt deduction) pode recuperar o imposto depois que a dívida for baixada, se o imposto foi informado e recolhido, o cliente não tem relação de dependência com você (arm’s length) e o pedido é feito em até 4 anos depois do vencimento da declaração do período da baixa (seção 231; veja créditos incobráveis e faturas não pagas).

Posso pedir créditos de imposto sobre insumos desses períodos, e até quando?

Sim, para compras comerciais elegíveis feitas enquanto você estava registrado, se o pedido estiver no prazo e as faturas trouxerem os dados exigidos. A exceção é o Quick Method, que não permite créditos na maioria das compras (CRA). Peça na declaração do período da compra ou em uma declaração posterior, dentro do prazo. O prazo é o vencimento da declaração do último período de apuração que termina dentro de quatro anos depois do fim do período da compra. Um prazo mais curto vale para algumas empresas grandes e instituições financeiras listadas (CRA).

Os ITCs reduzem o valor devido, porque o imposto líquido é o imposto exigível menos os créditos (seção 225). Deixar de fora créditos a que a empresa tem direito aumenta o valor devido. Confira quais créditos as declarações anteriores já pediram; o mesmo crédito não pode ser pedido duas vezes.

Um prazo de pedido vencido nem sempre significa que um crédito antigo está perdido: ao lançar um período, a CRA deve levar em conta os créditos não pedidos que preencham as condições, mesmo os barrados só pelo prazo vencido, se os requisitos da fatura foram atendidos (seção 296(2)). Guarde os registros das compras de todos os períodos; em uma declaração, o prazo comum continua valendo.

A política da CRA em geral nega um pedido que apenas acrescenta ITCs, sem aumento correspondente do imposto daquele período, e diz para lançar o crédito na linha 106 da próxima declaração. Uma correção que também acrescenta imposto não é coberta por essa redação, e a CRA pode recusar qualquer pedido, no todo ou em parte, então confirme o caminho antes (Policy P-149R). O imposto pago antes do registro está em como pedir o GST/HST pago antes do registro. Para os dados do recibo, veja dados do recibo para ITCs.

As minhas declarações entregues informaram essas vendas?

O imposto devido é o mesmo nos dois casos, mas a correção muda. As linhas abaixo supõem o método regular; as declarações do Quick Method são calculadas de outro modo.

Informe cada valor na declaração do período em que o imposto se tornou devido, em geral o que vier primeiro entre a data do pagamento e a data de vencimento, com os prazos especiais acima (seção 168). A CRA diz para não entregar uma declaração nova para corrigir uma antiga (CRA). Como ajustar uma declaração e o prazo para pedir estão em como corrigir uma declaração de GST/HST já entregue. Para o lançamento correspondente na escrituração e como o imposto fica nas vendas e nas despesas, veja o GST/HST cobrado é renda.

Quais juros e multas se aplicam, e uma divulgação voluntária pode reduzi-los?

Os juros sempre se aplicam ao imposto não recolhido; as multas abaixo só se aplicam em casos próprios. Uma divulgação voluntária pode reduzir juros e multas, mas não o imposto.

Os juros correm sobre o imposto não recolhido de cada período desde o dia seguinte ao do vencimento do pagamento até o pagamento, a uma taxa prescrita (seção 280). O pagamento em geral vence junto com a declaração. Uma pessoa física com renda de negócio que entrega por ano-calendário deve pagar até 30 de abril, mesmo que a declaração só venha a vencer em 15 de junho (seção 228(2); seção 238(1)), e parcelas (instalments) atrasadas também rendem juros. A CRA muda a taxa a cada trimestre (taxas da CRA).

Uma divulgação voluntária deve ser feita antes de começar uma auditoria ou investigação contra você ou um contribuinte relacionado sobre essas informações, deve estar completa para os períodos envolvidos, deve cobrir informações atrasadas há pelo menos um ano ou um período de apuração em relação ao vencimento da entrega e incluir um erro ou omissão que gere juros ou multas, e deve incluir o pagamento do imposto estimado devido ou um pedido de acordo de pagamento (elegibilidade na CRA). Se uma divulgação ainda está aberta depende dos fatos; veja como corrigir uma declaração de GST/HST já entregue. O alívio depende de o pedido ser ou não induzido pela CRA (decisão da CRA):

O imposto devido continua a ser pago por inteiro (GST/HST Memorandum 16-5-1).

Se o cliente é um registrado que teria direito a um ITC integral sobre o imposto, a venda pode ser uma transação neutra (wash transaction): uma divulgação voluntária pode dar alívio total de juros e multas em uma venda que se enquadre (Memorandum 16-5-1), e a CRA também pode considerar reduzi-los durante uma auditoria ou depois de um lançamento, em condições como um bom histórico de cumprimento (GST/HST Memorandum 16-3-1). Fora de uma divulgação voluntária, a CRA pode dispensar ou cancelar juros e multas por atraso na entrega a pedido, em até 10 anos-calendário depois do fim do período de apuração (seção 281.1); veja multas, juros e alívio.

Até quando isso alcança?

Três prazos diferentes se aplicam, cada um contado a partir de uma data diferente.

E se a CRA já entrou em contato comigo?

Se a CRA começou uma auditoria ou investigação sobre o assunto, a divulgação voluntária fica fechada para ele, embora o alívio de transação neutra e o alívio ao contribuinte (acima) possam continuar. Uma auditoria ou investigação de outra autoridade, como uma força policial ou uma comissão de valores mobiliários, tem o mesmo efeito sobre a divulgação voluntária. Se a CRA escreveu sobre um erro ou omissão específico, mas não começou uma auditoria, ainda é possível fazer o pedido, mas ele normalmente é induzido (prompted). Uma carta que apenas dá orientação geral não o torna induzido (decisão da CRA).

Anote quais períodos e assuntos a carta cita, e a data de resposta. Para saber o que uma revisão cobre e como comprovar seus créditos, veja revisões e auditorias de GST/HST.

Como redijo orçamentos, contratos e faturas daqui em diante?

No contrato escrito ou em cada fatura, mostre o preço e o imposto de modo que o imposto fique claro, ou declare que o preço o inclui (seção 223). Quando uma fatura mostra o imposto ou a alíquota, deve mostrar o imposto total ou a alíquota total; no HST, isso é a alíquota combinada, e não as partes federal e provincial (CRA).

Em um contrato mais longo, diga no próprio contrato qual das duas formas vale, para que cada fatura o siga. O comprador que pede um ITC precisa de mais detalhes na fatura em vendas maiores; veja dados do recibo para ITCs.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Os valores estão em dólares canadenses.

Contratos omissos: a redação decide

Uma designer de Ontário com clientes em Ontário tem um registro que vale a partir de 1º de janeiro. Seis faturas de C$5.000 (C$30.000 no total) são datadas depois disso e não mostram imposto, e os contratos não dizem nada sobre ele. Se o preço era com imposto por fora, o HST de 13% é de C$3.900. Se os contratos dissessem que o preço incluía o imposto, o imposto por dentro é 13/113 de C$30.000, cerca de C$3.450. Para contratos omissos, a política de lançamentos da CRA parte do valor de C$3.900, a menos que os registros ou a prática da designer mostrem que o preço incluía o imposto, então a designer lê cada contrato e cada fatura antes de calcular o valor.

Um cliente empresa e uma fatura corrigida

Um consultor de Ontário tem um contrato de C$50.000 com um cliente de Ontário e enviou uma fatura que não mencionava imposto. O cliente é uma empresa registrada e aceita que o imposto vai por fora. O consultor recolhe o imposto e envia uma fatura corrigida de C$6.500 de HST (13% de C$50.000). O cliente pode pedir esse HST como ITC, se for elegível, ou pode recusar o pagamento. O consultor recolhe o imposto, o cliente pagando ou não.

Três trimestres de GST omitido

Uma corporação de Alberta, registrada desde janeiro, vende C$120.000 em serviços a clientes de Alberta ao longo de oito meses, de janeiro a agosto, a C$15.000 por mês, e não cobra GST. Ela entrega trimestralmente, e as declarações não mostraram GST sobre essas vendas. Os preços eram com imposto por fora, então são devidos GST de 5%:

Os juros correm sobre o valor de cada trimestre desde o dia seguinte ao vencimento desse trimestre, um mês depois do fim dele, então o valor de janeiro a março é o que acumula juros há mais tempo. Se os preços incluíssem o imposto, o imposto por dentro seria 5/105 de C$120.000, cerca de C$5.714. A corporação corrigiria três declarações. O valor devido seria reduzido pelos ITCs ainda não pedidos, e se uma divulgação voluntária está aberta depende dos fatos.

E no seu caso?

• As vendas sem imposto abrangem várias declarações, a CRA já escreveu, os seus clientes são empresas que podem contestar uma cobrança posterior, ou você não sabe dizer quais vendas eram tributáveis: é preciso casar cada fatura com o seu período de declaração, e se uma divulgação voluntária se aplica depende dos fatos. Reúna a data do registro, as faturas, os contratos e as declarações e depois veja o apoio de escrituração contábil.
• Você cobrou imposto antes de ter um número de GST/HST: veja GST/HST cobrado antes do registro.
• Você cobrou a alíquota errada: veja cobrança da alíquota errada de GST/HST.
• Você precisa calcular o imposto dentro de um preço: veja preços com imposto incluído e GST/HST.
• Você usa o Quick Method: você recolhe uma porcentagem fixa da receita incluindo o imposto e não tem créditos na maioria das compras, então as contas aqui são diferentes; veja o Quick Method do GST/HST.
• Seus clientes estão fora do Canadá: uma exportação elegível pode ter alíquota zero; veja como cobrar GST/HST de clientes dos EUA.
• Sua empresa fica em Quebec, ou você vende na Colúmbia Britânica, em Saskatchewan ou em Manitoba: as declarações de Quebec vão para a Revenu Québec, e os impostos provinciais separados estão em imposto provincial sobre vendas.
• As declarações nunca foram entregues, ou a CRA estimou um valor: veja declarações de GST/HST não entregues e lançamentos estimados.
• Sua corporação está atrasada há anos na T2, no GST/HST e na folha de pagamento: veja como regularizar declarações de corporação não entregues.