Giá vốn hàng bán (COGS) cho sản phẩm thủ công: khoản nào tính

Khoản nào được tính vào giá vốn hàng bán của doanh nghiệp tự sản xuất thứ mình bán?

Giá vốn hàng bán (COGS) là chi phí để làm ra những món bạn đã bán trong năm nay. Khi có hàng tồn kho chính thức, hàng chưa bán được giữ theo giá gốc, không bao giờ theo giá bán, cho đến khi bán. Với hàng hóa bạn tự sản xuất, quy định nêu nguyên vật liệu và vật tư, nhân công trực tiếp, và các chi phí sản xuất gián tiếp cần thiết để làm ra món hàng, và loại trừ chi phí bán hàng (26 CFR 1.471-3). Trên Schedule C, tổng này bằng số hàng bạn có vào đầu năm cộng chi phí sản xuất trong năm, trừ số hàng bạn còn giữ vào cuối năm (Part III).

Doanh nghiệp nhỏ đủ điều kiện (small business taxpayer) dùng phương pháp chỉ tính nguyên vật liệu chỉ giữ nguyên vật liệu trong COGS và khấu trừ nhân công, tiền thuê và điện nước như chi phí thông thường; các phần bên dưới trình bày cả hai cách.

Trường hợp của người tự làm sản phẩm không đơn giản khi:

• các tờ khai trước chưa bao giờ tính hàng chưa bán, hoặc lợi nhuận gộp của bạn trông quá cao hoặc quá thấp;
• bạn thêm người phụ giúp, thêm kênh bán hàng thứ hai hoặc bán sỉ;
• nơi sản xuất là một phần của nhà bạn hoặc dùng chung;
• doanh nghiệp là hợp danh hoặc công ty, và khai con số này trên Form 1125-A thay vì Schedule C;
• thiếu hồ sơ mua hàng.

Hãy chuẩn bị các khoản mua nguyên vật liệu theo tháng kèm hóa đơn, hồ sơ trả lương cho bất kỳ ai giúp làm sản phẩm, bản kiểm kê cuối năm có ghi ngày và định giá theo giá gốc, hàng tồn kho cuối năm trước, hóa đơn tiền thuê và điện nước của nơi sản xuất, và doanh thu theo từng kênh. Từng con số được ghi ở đâu trên Schedule C nằm trong hướng dẫn giá vốn hàng bán trên Schedule C. Nếu một trường hợp nêu trên là của bạn, phần cuối sẽ hướng bạn đến dịch vụ ghi sổ kế toán.

Nguyên vật liệu thô và bao bì đi kèm sản phẩm có được tính không?

Nguyên vật liệu thô thì có, và bao bì là một phần của thứ khách hàng mua cũng vậy. Publication 334 tính hộp và bao bì là một phần không tách rời của sản phẩm vào giá vốn hàng bán; bao bì không phải là một phần của sản phẩm là chi phí vận chuyển hoặc chi phí bán hàng. Hũ đựng nến hay túi cà phê bán trên kệ thường là một phần của sản phẩm; túi gửi hàng chỉ dùng để giao đơn là chi phí vận chuyển. Ranh giới nằm ở đâu tùy vào thực tế.

Trong hàng tồn kho, quy định tính nguyên vật liệu thô và vật tư trở thành một phần vật chất của hàng hóa, và các vật chứa như chai và thùng khi quyền sở hữu chuyển cho người mua cùng với bên trong (26 CFR 1.471-1). Vật tư không dùng để làm sản phẩm được khấu trừ như chi phí kinh doanh khi sử dụng (Publication 334). Về bao bì chi tiết hơn, và về cước vận chuyển, thuế hải quan và thuế bán hàng của vật tư mua vào, xem giá nhập kho trong giá vốn hàng bán.

Thời gian của chính bạn có được tính là nhân công không, và người phụ giúp mà bạn trả tiền thì sao?

Thời gian làm việc của chủ doanh nghiệp một chủ không được tính. Tiền công của người phụ giúp được tính khi người đó làm ra sản phẩm và bạn có hàng tồn kho chính thức; theo phương pháp chỉ tính nguyên vật liệu, đó là chi phí thông thường. Schedule C line 37 nói không tính các khoản trả cho chính mình (Schedule C). Với công ty hoặc hợp danh, tiền chi trả cho chủ sở hữu là một câu hỏi riêng cần chuyên gia (xem phần cuối); tiền lương trả cho nhân viên làm ra sản phẩm là nhân công trực tiếp (26 CFR 1.471-11).

Publication 334 tính tiền lương của nhân viên dành thời gian cho sản phẩm, hoặc phần tiền lương bạn xác định được nếu họ chỉ làm sản phẩm một phần thời gian. Quy định về vốn hóa, vốn không áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ đủ điều kiện, còn tính cả nhân viên hợp đồng và nhà thầu độc lập là nhân công, và cả quy định đó lẫn quy định về hàng tồn kho của nhà sản xuất đều tính thuế lương trên khoản tiền công là một phần của nhân công (26 CFR 1.263A-1; 26 CFR 1.471-11). Người làm thủ công quy mô nhỏ xử lý khoản trả cho nhà thầu thế nào là một nhận định cần chốt.

Tiền công cho việc không phải làm ra sản phẩm, như trông gian hàng hoặc giữ sổ sách, là chi phí bán hàng hoặc quản lý (Publication 334). Người phụ giúp là nhân viên hay nhà thầu là một câu hỏi riêng; xem nhà thầu có thể là nhân viên.

Còn tiền thuê xưởng hoặc bếp, điện nước, dụng cụ và thiết bị thì sao?

Tiền thuê xưởng hoặc bếp, điện nước và bảo hiểm là chi phí sản xuất chung, và cách chúng vào tờ khai của bạn tùy vào phương pháp hàng tồn kho. Publication 334 liệt kê tiền thuê, sưởi, chiếu sáng, điện, bảo hiểm, khấu hao, thuế và bảo trì là chi phí sản xuất chung thuộc giá vốn hàng bán khi đó là chi phí trực tiếp và cần thiết của việc sản xuất. Nếu không gian đó còn có quầy bán hàng hoặc văn phòng, chỉ phần dành cho sản xuất thuộc về giá vốn hàng bán.

• Hàng tồn kho chính thức: chi phí sản xuất chung là một phần giá thành, nên một phần của nó nằm trong giá trị cuối năm khi hàng chưa bán (26 CFR 1.471-3).
• Phương pháp chỉ tính nguyên vật liệu cho doanh nghiệp nhỏ đủ điều kiện: chỉ nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí hàng tồn kho, nên nhân công, tiền thuê, điện nước và khấu hao được khấu trừ như chi phí thông thường thay vì đưa vào hàng tồn kho (26 CFR 1.471-1).

Không gian trong nhà bạn. Khi có hàng tồn kho chính thức, phần chi phí nhà dành cho sản xuất là chi phí hàng tồn kho, được tính ở Part III, và hướng dẫn Form 8829 nói hãy bỏ khu vực đó ra khỏi mẫu này. Theo phương pháp chỉ tính nguyên vật liệu, đây là vấn đề dùng nhà để kinh doanh, thường cần không gian dùng riêng và thường xuyên cho hoạt động kinh doanh, nên một căn bếp mà gia đình cũng dùng có thể không đủ điều kiện (hướng dẫn Form 8829). Hướng dẫn về văn phòng tại nhà trình bày phần còn lại của căn nhà.

Dụng cụ và thiết bị. Lò nung, lò nướng, máy rang hoặc máy may là thiết bị, được thu hồi qua khấu hao hoặc lựa chọn chi phí hóa ngay, không phải nguyên vật liệu. Xem khấu trừ thiết bị ngay trong năm đầu.

Tranh, nến hoặc túi cà phê đã làm xong có nên nằm trong sổ sách như tài sản hàng tồn kho không?

Có, khi bạn có hàng tồn kho: thành phẩm chưa bán là hàng tồn kho, định giá theo giá gốc chứ không phải theo giá bạn hy vọng bán được. Trong sổ sách, chúng nằm trong tài khoản tài sản hàng tồn kho theo giá gốc, và giá gốc của một món chỉ chuyển sang giá vốn hàng bán khi món đó được bán. Publication 538 liệt kê nguyên vật liệu thô, sản phẩm dở dang và thành phẩm là hàng tồn kho, và Schedule C line 33 hỏi bạn đã định giá số cuối kỳ thế nào: theo giá gốc, giá thấp hơn giữa giá gốc và giá thị trường (một giá trị hiện tại thấp hơn), hoặc phương pháp khác (hướng dẫn).

Khi có hàng tồn kho chính thức, các món để ở phòng tranh hoặc cửa hàng bán hộ vẫn nằm trong hàng tồn kho của bạn cho đến khi quyền sở hữu chuyển cho người mua (26 CFR 1.471-1).

Doanh nghiệp nhỏ đủ điều kiện có thể không lập hàng tồn kho chính thức bằng cách coi hàng tồn kho là nguyên vật liệu và vật tư không phát sinh ngẫu nhiên, hoặc theo sổ sách riêng của mình (Publication 334). Chọn giữ hàng tồn kho thường kéo theo phương pháp kế toán dồn tích cho mua hàng và bán hàng (Publication 334). Thay đổi cách hạch toán hàng tồn kho thường có nghĩa là nộp Form 3115 cùng tờ khai của năm thay đổi, và một bản có chữ ký được gửi IRS trước ngày nộp tờ khai (Hướng dẫn cho Form 3115). Theo phương pháp chỉ tính nguyên vật liệu, chi phí vào giá vốn hàng bán vào năm muộn hơn trong hai năm: năm món hàng đến tay khách hoặc năm chi phí được trả hay phát sinh (26 CFR 1.471-1). Cách nào phù hợp, và mỗi cách ảnh hưởng thế nào đến năm chi phí đi vào lợi nhuận, được nêu trong hướng dẫn về vật tư và nguyên vật liệu hay hàng tồn kho.

Bạn có theo dõi riêng nguyên vật liệu thô, sản phẩm dở dang và thành phẩm không?

Tờ khai chỉ cần một con số tổng, nhưng theo dõi riêng là cách để tìm giá thành của từng giai đoạn vào ngày kiểm kê:

Bản kiểm kê cuối năm bao quát cả ba loại. Quy định liệt kê việc bỏ sót hàng đang có và việc ghi sản phẩm dở dang ở mức danh nghĩa hoặc thấp hơn giá trị đúng là các phương pháp không tuân thủ (26 CFR 1.471-2). Publication 334 gợi ý dùng phiếu kiểm kê có mô tả, số lượng, đơn giá và giá trị của từng món, cùng ghi chép ai đếm và ai định giá.

Các quy tắc cộng chi phí sản xuất chung vào từng món có áp dụng cho người làm thủ công nhỏ không, và ngoại lệ dành cho nghệ sĩ là gì?

Doanh nghiệp nhỏ đủ điều kiện không phải cộng thêm lớp chi phí sản xuất chung mà các quy tắc này yêu cầu. Quy tắc vốn hóa chi phí thống nhất buộc nhà sản xuất cộng chi phí trực tiếp và một phần chi phí gián tiếp vào giá thành của từng món thay vì khấu trừ ngay (Publication 538). Quy tắc này bao gồm các chi phí vượt ra ngoài chi phí sản xuất chung mà hàng tồn kho chính thức đã tính, như mua hàng, xử lý và lưu kho, nhưng không gồm tiếp thị, bán hàng hoặc phân phối (26 CFR 1.263A-1; 26 CFR 1.471-11).

Mức giới hạn được điều chỉnh theo chỉ số mỗi năm, nên các ấn phẩm IRS in cho năm trước cho thấy con số nhỏ hơn. Việc miễn chỉ loại bỏ lớp bổ sung đó. Hàng tồn kho chính thức vẫn tính chi phí sản xuất chung như tiền thuê và điện nước, và bạn vẫn định giá hàng đang giữ theo giá gốc, cùng một cách mỗi năm (Publication 538).

Ngoại lệ dành cho nghệ sĩ. Đạo luật áp dụng cho cá nhân kinh doanh với tư cách nghệ sĩ, không phải nhân viên, tự mình sáng tạo ra tranh vẽ, tranh sơn, điêu khắc, tượng, tranh khắc axit, bản vẽ, tranh biếm họa, thiết kế đồ họa hoặc một ấn bản in gốc, xét theo mức độ độc đáo và duy nhất của tác phẩm cũng như việc giá trị thẩm mỹ có vượt giá trị sử dụng hằng ngày hay không. Chỉ những chi phí vốn được khấu trừ trong năm đó mới đủ điều kiện, và chi phí in ấn, bản kẽm ảnh, phim và các chi phí tương tự thì không (26 U.S.C. 263A(h)). Ngoại lệ có một quy tắc hẹp cho công ty do nghệ sĩ và gia đình sở hữu, và không nói gì về hợp danh. Thực phẩm và đồ dùng hằng ngày không rõ ràng thuộc diện này, và một tác phẩm nằm giữa nghệ thuật và thủ công là câu hỏi về thực tế. Với doanh nghiệp nhỏ đủ điều kiện, ngoại lệ này đóng góp ít; chủ yếu có ý nghĩa với nghệ sĩ có tổng doanh thu vượt mức giới hạn.

Hệ thống nào dùng được để theo dõi giá thành của một món, theo từng mẻ hay từng món?

Cộng chi phí của món hoặc mẻ đó, rồi chia cho số đơn vị làm xong. Dùng một thẻ cho mỗi món với tác phẩm độc bản như tranh và đơn đặt làm riêng, và một bảng cho mỗi mẻ với các lượt làm lặp lại như một mẻ rang, một lần đổ nến hay một mẻ nung.

1. Liệt kê nguyên vật liệu đã dùng, theo giá bạn đã trả: giá hóa đơn trừ chiết khấu thương mại, cộng cước vận chuyển về (26 CFR 1.471-3).
2. Cộng nhân công trực tiếp cho món hoặc mẻ đó, gồm thuế lương trên tiền công của người phụ giúp, nếu phương pháp của bạn tính nhân công. Phương pháp chỉ tính nguyên vật liệu thì không.
3. Cộng phần mặt bằng, điện nước và thiết bị dành cho sản xuất, nếu phương pháp của bạn tính chúng.
4. Chia cho số đơn vị làm xong.

Khi bạn đối chiếu được giá thành thực tế với từng món, hãy dùng phương pháp nhận diện cụ thể. Khi các đơn vị cùng loại bị trộn lẫn và không gắn được với hóa đơn, hãy dùng một giả định như nhập trước xuất trước, coi chi phí cũ nhất là đã bán trước (Publication 538). Khi định giá bán, bạn có thể muốn tính giờ làm của mình vào đơn giá; với tờ khai, giờ đó không được tính.

Còn hàng hỏng, hàng mẫu, quà tặng và những món bạn giữ lại thì sao?

Món bạn giữ, tặng, làm hỏng hoặc dùng làm hàng mẫu mỗi loại rời khỏi hàng tồn kho theo một cách khác nhau:

• Món bạn giữ hoặc tặng người nhà. Giá gốc của chúng được loại khỏi các khoản mua để không nằm trong giá vốn hàng bán (Publication 334).
• Món hỏng hoặc không bán được. Khi có hàng tồn kho chính thức, hàng hóa bạn không thể bán ở giá bình thường vì hư hại, khuyết tật hoặc đổi kiểu dáng có thể được định giá thấp hơn giá gốc, và trách nhiệm chứng minh thuộc về bạn, nên hồ sơ về những gì đã xảy ra với từng món rất quan trọng (26 CFR 1.471-2). Quy tắc 30 ngày và cách chứng minh được nêu trong xóa sổ hàng tồn kho chưa bán hoặc lỗi thời.
• Quà tặng cho tổ chức từ thiện. Các khoản đóng góp từ thiện thường không phải chi phí kinh doanh (Publication 334). Món có giá gốc nằm trong hàng tồn kho đầu kỳ thì được loại khỏi hàng tồn kho đầu kỳ, không khỏi giá vốn hàng bán; món mua và tặng trong cùng năm vẫn nằm trong giá vốn hàng bán, không có khoản khấu trừ riêng. Quy tắc khấu trừ nằm trong xóa sổ hàng tồn kho chưa bán hoặc lỗi thời.
• Hàng mẫu và quà tặng kinh doanh. Khoản khấu trừ cho quà tặng kinh doanh bị giới hạn ở $25 cho mỗi người mỗi năm (Publication 463). Cả Publication 334 lẫn Publication 463 đều không nói cách chia một món quà hoặc hàng mẫu miễn phí từ sản phẩm của chính bạn giữa giá vốn hàng bán và mức giới hạn đó. Hãy ghi lại giá gốc, số lượng và người nhận; cách xử lý là một nhận định cần chốt với dịch vụ ghi sổ kế toán trước cuối năm.

Điều gì khiến giá vốn hàng bán của người làm thủ công sai trên tờ khai, và khi nào cần chuyên gia?

Đây là những lỗi thường gặp:

• Món chưa bán được định giá theo giá bán. Lợi nhuận bị khai quá cao đúng bằng phần chênh lệch giá bán so với giá gốc trên mỗi món chưa bán.
• Tiền công của chính bạn nằm ở dòng nhân công. Line 37 dành cho người khác.
• Chi phí bán hàng nằm trong giá vốn hàng bán. Vận chuyển, phí và tiếp thị làm giảm lợi nhuận gộp và làm sai lệch mọi phép kiểm tra biên lợi nhuận.
• Hàng tồn hoặc sản phẩm dở dang bị bỏ khỏi bản kiểm kê. Giá vốn hàng bán bị khai quá cao đúng bằng số đó.
• Số đầu kỳ khác với số cuối kỳ năm trước. Schedule C line 35 cần một bản giải thích đính kèm (Schedule C).
• Cách xử lý khác nhau giữa các năm. Cách thực hành hàng tồn kho phải nhất quán, và thay đổi cách xử lý một khoản đáng kể thường có nghĩa là nộp Form 3115 (Publication 538; Publication 334).

Lợi nhuận gộp lệch xa mức mà giá bán của bạn cho thấy có thể có nghĩa là doanh thu, khoản mua, hàng tồn kho hoặc chi phí khác đã bị tính sai. Cách kiểm tra nằm trong hướng dẫn giá vốn hàng bán trên Schedule C.

Một trường hợp cần nhận định của chuyên gia khi các tờ khai trước không có hàng tồn kho, số đầu kỳ không khớp với số cuối kỳ năm trước, thiếu hồ sơ, hoặc doanh nghiệp là hợp danh hay công ty. Các tờ khai trước đây bị sai có thể cần sửa, không chỉ con số của năm nay.

Ví dụ

Mọi số liệu đều bằng đô la Hoa Kỳ và mang tính minh họa.

Một thợ gốm có người phụ giúp

Một thợ gốm ở Ohio bán được $40.000 cốc. Đất sét, men và hộp bán lẻ đựng cốc tốn $6.000, và một người phụ giúp vuốt gốm và tráng men được trả $4.000 tiền công. Khi có hàng tồn kho chính thức, toàn bộ $10.000 là giá vốn hàng bán; theo phương pháp chỉ tính nguyên vật liệu, chỉ $6.000 là giá vốn hàng bán, còn tiền công là chi phí thông thường ở dòng khác. Dù theo cách nào, thời gian của chính cô cũng không phải chi phí. Nhãn gửi hàng, phí gian hàng và phí sàn thương mại của cô là chi phí ở các dòng khác. Nếu cô bán hết mọi thứ đã làm và không còn hàng tồn ở đầu hay cuối năm, lợi nhuận gộp khi có hàng tồn kho chính thức là $30.000. Hàng tồn ở đầu hoặc cuối năm sẽ làm con số thay đổi.

Một người rang cà phê còn hạt cuối năm

Một người rang cà phê ở Oregon bắt đầu năm với $4.000 hạt cà phê theo giá gốc, mua và trả tiền thêm $33.000, và đếm được $5.000 vào cuối năm. Giá vốn hàng bán của số hạt là $32.000: $4.000 cộng $33.000, trừ $5.000. Nhân công rang và phần tiền thuê của phòng rang được cộng vào hoặc khấu trừ riêng, tùy phương pháp của cô.

Một họa sĩ còn tranh chưa bán

Một họa sĩ có 12 bức tranh đã vẽ xong chưa bán vào cuối năm. Chi phí vải bố, khung căng và sơn là $1.500, và cô niêm yết chúng ở mức $12.000. Hàng tồn kho cuối kỳ của cô là $1.500. Nếu cô tính theo giá bán $12.000, hàng tồn kho cuối kỳ sẽ cao hơn thực tế $10.500, giá vốn hàng bán thấp hơn cùng số đó và lợi nhuận cao hơn $10.500. Một bức tranh cô treo trong nhà mình được loại khỏi hàng tồn kho. Nếu các tờ khai trước không có hàng tồn kho cho những bức tranh như thế, các năm đó có thể cần sửa; xem sửa lỗi hàng tồn kho bị thiếu trong các tờ khai cũ.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Các tờ khai trước không có hàng tồn kho, hoặc số đầu kỳ năm nay khác số cuối kỳ năm trước: các tờ khai trước có thể cần sửa. Xem sửa lỗi hàng tồn kho bị thiếu trong các tờ khai cũ, và nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán dựng lại bản kiểm kê và giá thành.
• Lợi nhuận gộp của bạn trông quá cao hoặc quá thấp, hoặc bạn đã thêm người phụ giúp, kênh bán hàng thứ hai hoặc bán sỉ: chi phí nào nằm trên lợi nhuận gộp, và hàng tồn cuối năm đáng giá bao nhiêu, là các nhận định cần chốt với dịch vụ ghi sổ kế toán. Với bán hàng trực tuyến, xem ghi sổ cho cửa hàng trực tuyến và thuế thu nhập của người bán trực tuyến.
• Bạn không có hồ sơ mua hàng hoặc bản kiểm kê: xem hàng tồn kho và giá vốn hàng bán khi không có hồ sơ, và nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán dựng lại các con số.
• Bạn đang cân nhắc khấu trừ nguyên vật liệu khi mua hay giữ lại cho đến khi bán: xem vật tư và nguyên vật liệu hay hàng tồn kho. Đổi phương pháp thường có nghĩa là nộp Form 3115, nên hãy chốt với dịch vụ ghi sổ kế toán trước.
• Bạn bán tại hội chợ thủ công hoặc nhận hoa hồng: xem thuế bán hàng cho hội chợ thủ công và người bán đồ thủ công.
• Bạn không chắc nghề thủ công này là hoạt động kinh doanh: xem khoản lỗ kinh doanh.
• Doanh nghiệp của bạn là hợp danh hoặc công ty, hoặc chủ sở hữu được trả tiền vì làm ra sản phẩm: tờ khai dùng Form 1125-A, và việc tiền chi trả cho chủ sở hữu có thuộc giá vốn hàng bán hay không tùy vào loại hình pháp nhân và cách chủ sở hữu được trả. Xem tự trả lương cho mình và doanh nghiệp của bạn nộp những tờ khai nào, và nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán chốt vấn đề này.