Điều kiện FEIE: 330 ngày ở nước ngoài và năm đầu tiên

Điều kiện hiện diện thực tế hay cư trú thực sự: FEIE hợp với điều kiện nào?

Để hưởng khoản loại trừ thu nhập lao động ở nước ngoài (FEIE), bạn cần hai thứ: nơi cư trú về thuế ở nước ngoài (tax home) và một trong hai điều kiện về thời gian. Trong năm đầu ở nước ngoài, điều kiện hiện diện thực tế (physical presence test) thường đạt sớm hơn, vì điều kiện cư trú thực sự (bona fide residence test) chỉ có thể đạt khi đã qua trọn một năm dương lịch ở nước ngoài (IRS: Hướng dẫn cho Form 2555).

Mỗi người trong cặp vợ chồng đủ điều kiện riêng và nộp Form 2555 riêng. Mỗi người đủ điều kiện được loại trừ tối đa $132.900 cho một năm đầy đủ (IRS: tính khoản loại trừ). Khoản này chỉ áp dụng cho tiền công của công việc làm ở nước ngoài, như tiền lương và thu nhập tự kinh doanh, không áp dụng cho lương hưu, An sinh Xã hội, lãi, cổ tức hay lãi vốn, và không bao giờ áp dụng cho tiền lương chính phủ Hoa Kỳ trả cho nhân viên của mình (hướng dẫn Form 2555).

Trường hợp của bạn không đơn giản khi bạn thường xuyên đến Hoa Kỳ, còn nhà hoặc gia đình ở Hoa Kỳ, làm việc theo nhiệm vụ dự kiến kéo dài một năm hoặc ngắn hơn, nhận tiền lương cho cả ngày làm việc ở Hoa Kỳ lẫn ở nước ngoài, hoặc nộp tờ khai trễ. Hãy chuẩn bị dấu hộ chiếu hoặc hồ sơ xuất nhập cảnh, nhật ký đi lại có ghi giờ bay và ngày tháng, hợp đồng thuê nhà, giấy đăng ký hoặc giấy phép cư trú tại địa phương, hợp đồng lao động và tờ khai thuế nước ngoài (nếu có).

Đếm 330 ngày trọn vẹn thế nào, và quá cảnh ở Hoa Kỳ có làm gián đoạn không?

Một ngày trọn vẹn chạy từ nửa đêm đến nửa đêm, và chỉ những ngày ở hoàn toàn trong một nước ngoài mới được tính. 330 ngày không cần liên tục, và bạn mất ngày vì bất kỳ lý do nào khiến bạn không ở nước ngoài, kể cả bệnh, việc gia đình, nghỉ phép hoặc lệnh của người sử dụng lao động (IRS: điều kiện hiện diện thực tế). Như vậy trong khoảng 12 tháng, bạn chỉ còn tối đa 35 ngày (36 ngày nếu có ngày 29 tháng 2) cho các chuyến thăm Hoa Kỳ và ngày đi lại.

Quy định này coi việc đi lại dưới 24 giờ ngoài mọi nước ngoài là chưa rời khỏi nước ngoài (26 CFR 1.911-2(d)). Những ngày ở một nước vi phạm quy định đi lại của Hoa Kỳ, như Cuba, không được tính (hướng dẫn Form 2555).

Thiếu 330 ngày vì bệnh hoặc bị triệu hồi thì không được miễn. Trường hợp miễn duy nhất là khi bạn phải rời một nước nằm trong danh sách của IRS vì chiến tranh, bất ổn dân sự hoặc điều kiện tương tự (IRS: điều kiện hiện diện thực tế).

Bạn chọn được khoảng 12 tháng nào, và nó có thể bắt đầu trước khi bạn chuyển đi không?

Bạn có thể chọn bất kỳ 12 tháng liên tiếp nào có đủ 330 ngày trọn vẹn ở nước ngoài và nằm ít nhất một phần trong năm thuế bạn đang khai, và khoảng này có thể bắt đầu trước khi bạn đến nước ngoài. Khoảng này bắt đầu vào một ngày bất kỳ và kết thúc vào ngày trước cùng ngày đó của 12 tháng sau. Các khoảng có thể chồng lên nhau, nên năm thứ hai có thể dùng khoảng khác với năm đầu (IRS: điều kiện hiện diện thực tế; 26 CFR 1.911-2(d)).

Chỉ 330 ngày trọn vẹn cần có nơi cư trú về thuế ở nước ngoài. Khoảng thời gian bao quanh chúng có thể gồm cả ngày ở Hoa Kỳ và ngày trước khi nơi cư trú về thuế của bạn chuyển đi. Những ngày đó vẫn là ngày đủ điều kiện khi tính mức giới hạn của năm đầu, nên bắt đầu khoảng này sớm hơn có thể nâng mức giới hạn (26 CFR 1.911-3(d)(3)). Cách đếm này dựa vào quy định; trang web của IRS và hướng dẫn dòng 31 của Form 2555 diễn đạt khoảng thời gian đủ điều kiện hẹp hơn, là những ngày bạn đạt điều kiện nơi cư trú về thuế, nên người kiểm tra có thể đếm ít ngày hơn (hướng dẫn Form 2555). Vì chỉ có 35 ngày dư, khoảng này chỉ có thể bắt đầu sớm hơn ngày trọn vẹn đầu tiên của bạn ở nước ngoài tối đa bằng ngần ấy ngày, và ít hơn nếu bạn đi lại trong những tháng sau đó.

Trên Form 2555, dòng 16, hãy điền cả hai ngày của khoảng bạn chọn; không được ghi "Continues". Liệt kê các chuyến đi trong khoảng đó ở dòng 18, bỏ qua các chuyến đi giữa các nước ngoài trừ khi bạn ở trên vùng biển quốc tế hoặc ở trong hay bay qua Hoa Kỳ từ 24 giờ trở lên (Form 2555).

Điều gì làm nơi cư trú về thuế của bạn thành "ở nước ngoài"?

Nơi cư trú về thuế (tax home) của bạn là khu vực chung của nơi làm việc chính, bất kể gia đình bạn sống ở đâu. Nhưng bạn không có nơi cư trú về thuế ở nước ngoài trong bất kỳ thời gian nào nơi ở thường xuyên (abode) của bạn nằm ở Hoa Kỳ, và abode là nơi bạn có gắn bó về gia đình, kinh tế và cá nhân (IRS: nơi cư trú về thuế ở nước ngoài).

• Giữ nhà ở Hoa Kỳ. Sở hữu hoặc thuê một nhà ở Hoa Kỳ, kể cả nhà do vợ/chồng bạn dùng, tự nó không đặt nơi ở thường xuyên của bạn ở Hoa Kỳ, nhưng nó góp phần vào kết luận đó. Trong một ví dụ của IRS, một người làm việc ở nước ngoài theo ca 28 ngày làm, 28 ngày nghỉ, và về nhà gia đình ở Hoa Kỳ giữa các ca, có nơi ở thường xuyên tại Hoa Kỳ và không được hưởng khoản loại trừ.
• Làm từ xa cho công ty Hoa Kỳ. Địa điểm của người sử dụng lao động không quyết định nơi cư trú về thuế của bạn; nơi bạn thường xuyên làm việc mới quyết định. Tiền công của công việc thực sự làm ở nước ngoài có thể là thu nhập lao động ở nước ngoài, dù trả bởi người sử dụng lao động Hoa Kỳ hay nước ngoài (IRS: câu hỏi về thuế quốc tế). Về khấu trừ thuế trên Form W-2 và Form 673, xem làm việc ở nước ngoài cho người sử dụng lao động Hoa Kỳ.
• Người du mục kỹ thuật số. Nếu không có nơi làm việc thường xuyên, nơi cư trú về thuế của bạn có thể là nơi bạn thường sống. Chỉ khi không có cả hai bạn mới là người di chuyển liên tục (itinerant), với nơi cư trú về thuế ở bất cứ nơi nào bạn làm việc, nên việc di chuyển giữa các nước tự nó không loại trừ nơi cư trú về thuế ở nước ngoài. Còn nơi ở thường xuyên tại Hoa Kỳ thì có.
• Nhiệm vụ ngắn hạn. Công việc ở một nơi dự kiến kéo dài, và thực tế kéo dài, một năm hoặc ngắn hơn nói chung là tạm thời, trừ khi các tình tiết cho thấy khác, và khi bạn tạm thời xa nơi cư trú về thuế ở Hoa Kỳ thì bạn không có nơi cư trú về thuế ở nước ngoài. Công việc dự kiến kéo dài hơn một năm là không xác định thời hạn.
• Visa du lịch. Điều kiện hiện diện thực tế không xét visa của bạn, nên số ngày bạn đếm và nơi cư trú về thuế mới quyết định. Form 2555 hỏi về visa trong điều kiện cư trú thực sự, nơi visa giới hạn thời gian ở phải được giải thích và có thể bất lợi cho việc chứng minh cư trú.

Việc nơi ở thường xuyên của bạn đã chuyển hay chưa là câu hỏi dựa trên sự việc và hoàn cảnh, không có ranh giới rõ ràng. Hợp đồng thuê nhà, tài khoản ngân hàng địa phương, bằng lái xe địa phương và gia đình sống cùng bạn cho thấy bạn ở nước ngoài; gia đình, nhà, xe và công việc còn lại ở Hoa Kỳ cho thấy điều ngược lại.

Điều kiện cư trú thực sự trên Form 2555 đòi hỏi những gì?

Điều kiện cư trú thực sự đòi hỏi bạn cư trú ở một nước ngoài trong một khoảng thời gian liên tục bao gồm trọn một năm dương lịch, được đánh giá dựa trên ý định và hành động của bạn. Một công việc có thời hạn cố định ở nước ngoài thường không khiến bạn thành người cư trú thực sự, kể cả khi kéo dài hơn một năm (IRS: điều kiện cư trú thực sự).

IRS quyết định phần lớn dựa trên câu trả lời của bạn ở Form 2555, Part II: nhà ở, gia đình đi cùng, điều khoản hợp đồng, loại visa, việc bạn có giữ nhà ở Hoa Kỳ không và số ngày ở Hoa Kỳ. Bỏ sót thông tin được yêu cầu có thể khiến khoản loại trừ bị từ chối (Form 2555). Những chuyến đi ngắn đến Hoa Kỳ hoặc nơi khác không làm gián đoạn cư trú nếu bạn rõ ràng có ý định quay lại mà không trì hoãn quá mức.

Nói với cơ quan thuế nước ngoài rằng bạn không phải người cư trú có thể làm hỏng điều kiện này. Nếu bạn nộp cho cơ quan chức năng của nước đó một bản tuyên bố rằng bạn không phải người cư trú và họ xác định bạn không chịu thuế thu nhập của họ với tư cách người cư trú, thì bạn không phải người cư trú thực sự ở đó. Khi họ chưa quyết định, bạn cũng không được coi là người cư trú thực sự (26 CFR 1.911-2(c); hướng dẫn Form 2555). Điều kiện hiện diện thực tế không có quy tắc này.

Khi bạn hoàn thành một năm dương lịch đầy đủ với tư cách người cư trú thực sự ở nước ngoài, thời gian cư trú của bạn được tính từ ngày nó bắt đầu, nên một phần của năm bạn đến có thể đủ điều kiện hưởng khoản loại trừ.

FEIE trong năm đầu ở nước ngoài: được loại trừ bao nhiêu sau khi chuyển giữa năm?

Trong một năm không trọn vẹn, mức giới hạn $132.900 được nhân với số ngày đủ điều kiện trong năm ÷ 365 (366 trong năm nhuận). Ngày đủ điều kiện là những ngày của năm thuế nằm trong khoảng thời gian đủ điều kiện của bạn: khoảng 12 tháng với điều kiện hiện diện thực tế, hoặc thời gian cư trú với điều kiện cư trú thực sự (IRS: tính khoản loại trừ; hướng dẫn Form 2555).

Chỉ tiền công của công việc làm ở nước ngoài trong khoảng thời gian đó mới là thu nhập lao động ở nước ngoài. Tiền lương kiếm được ở Hoa Kỳ trước khi chuyển đi vẫn chịu thuế đầy đủ.

Công dân Hoa Kỳ vẫn nộp một Form 1040 cho cả năm khai thu nhập toàn cầu của năm chuyển đi; chuyển ra nước ngoài tự nó không tạo ra tờ khai liên bang cho một phần của năm. Người có thẻ xanh nói chung cũng vẫn là người cư trú Hoa Kỳ (IRS: công dân Hoa Kỳ và người nước ngoài cư trú ở nước ngoài). Tiểu bang cũ của bạn có thể xử lý năm đó khác đi; xem chấm dứt cư trú tại tiểu bang khi chuyển ra nước ngoài.

Gia hạn bằng Form 2350 hay nộp ngay rồi điều chỉnh sau?

Nếu bạn sẽ không đạt cả hai điều kiện trước hạn nộp tờ khai, bạn có thể xin gia hạn bằng Form 2350 đến một ngày sau khi bạn đủ điều kiện, hoặc nộp đúng hạn không có khoản loại trừ rồi điều chỉnh sau khi đủ điều kiện (hướng dẫn Form 2555). Trước tiên hãy kiểm tra xem một khoảng thời gian bắt đầu trước khi bạn rời đi đã có đủ 330 ngày trọn vẹn vào hạn nộp của bạn chưa; nếu rồi, bạn không cần cách nào cả. Form 2350 phù hợp nếu bạn muốn chỉ một tờ khai và có thể chờ để nộp; nộp ngay phù hợp nếu bạn muốn nộp và đóng thuế đúng hạn rồi xin hoàn thuế sau. Về hạn nộp nói chung, xem nộp tờ khai khi sống ở nước ngoài.

Nguồn: Form 2350 và hướng dẫn; Publication 54.

Trên Form 2350, dòng 1, ngày xin gia hạn là 12 tháng 30 ngày sau ngày trọn vẹn đầu tiên của bạn ở nước ngoài với điều kiện hiện diện thực tế, hoặc sau ngày 1 tháng 1 của năm trọn vẹn đầu tiên ở nước ngoài với điều kiện cư trú thực sự. Mỗi lần chuyển đi chỉ nộp Form 2350 một lần; các năm sau dùng Form 4868. Bạn có thể đủ điều kiện theo một trong hai điều kiện, bất kể Form 2350 ghi điều kiện nào, nhưng phải nộp chậm nhất vào ngày được chấp thuận (Publication 54).

Nếu bạn nộp thuế thu nhập nước ngoài đáng kể, tín thuế nước ngoài có thể giúp bạn không cần chờ; xem khoản loại trừ hay tín thuế.

Người sử dụng lao động nước ngoài không cấp Form W-2 cho tôi: khai tiền lương thế nào?

Vẫn khai tổng tiền lương, quy đổi sang đô la Hoa Kỳ: công dân hoặc người cư trú Hoa Kỳ chịu thuế trên thu nhập toàn cầu, dù được trả ở đâu (IRS: công dân Hoa Kỳ và người nước ngoài cư trú ở nước ngoài). Khoản này ghi ở Form 1040, dòng 1, và ở Form 2555, Part IV; sau đó Form 2555 trừ phần đã loại trừ trên Schedule 1 (hướng dẫn Form 2555; Publication 54).

• Dùng tổng tiền lương. Gồm các khoản phụ cấp, nhà ở hoặc xe do người sử dụng lao động cung cấp, và thuế nước ngoài mà người sử dụng lao động nộp thay bạn (hướng dẫn Form 2555; Publication 54).
• Thuế nước ngoài bị khấu trừ không phải khoản khấu trừ của Hoa Kỳ. Đừng ghi nó là thuế thu nhập liên bang đã khấu trừ (hướng dẫn Form 2555).
• Quy đổi sang đô la. Quy tắc chung là dùng tỷ giá vào thời điểm bạn được trả (IRS: ngoại tệ). IRS không có tỷ giá chính thức, chấp nhận bất kỳ tỷ giá niêm yết nào được dùng nhất quán, và công bố tỷ giá trung bình hằng năm. Hãy lưu nguồn tỷ giá cùng hồ sơ của bạn.

Thu nhập tự kinh doanh thì khai trên Schedule C, và khoản loại trừ không bao giờ xóa thuế tự kinh doanh; xem thuế tự kinh doanh khi ở nước ngoài.

Tôi nộp tờ khai trễ: tôi vẫn chọn khoản loại trừ được không?

Thường là được. Bạn có thể chọn khoản loại trừ lần đầu trên tờ khai đúng hạn, tờ khai điều chỉnh của tờ khai đúng hạn, hoặc tờ khai trễ nộp trong vòng một năm kể từ hạn nộp ban đầu, không tính thời gian gia hạn (IRS: chọn khoản loại trừ).

Sau đó, bạn vẫn có thể chọn nếu bạn không nợ thuế thu nhập liên bang sau khi trừ khoản loại trừ, hoặc nếu bạn nộp tờ khai trước khi IRS phát hiện bạn quên chọn. Dù theo cách nào, hãy ghi "FILED PURSUANT TO SECTION 1.911-7(a)(2)(i)(D)" ở đầu trang 1 của Form 1040. Nếu bạn nợ thuế và IRS phát hiện sự thiếu sót trước, bạn phải xin văn bản phán quyết riêng (private letter ruling) theo Treasury Regulation 301.9100-3, mà IRS có thể chấp thuận hoặc từ chối.

Với nhiều năm chưa nộp, xem thủ tục Streamlined Foreign Offshore.

Hồ sơ nào chứng minh số ngày của tôi, và nếu IRS từ chối khoản loại trừ thì sao?

Hãy giữ hồ sơ giúp dựng lại từng ngày của khoảng 12 tháng và mọi sự việc về cư trú mà Form 2555 hỏi. IRS đánh giá cả hai điều kiện dựa trên câu trả lời trong Form 2555 của bạn và có thể từ chối khoản loại trừ khi thiếu thông tin được yêu cầu (Form 2555).

• Ngày: dấu hộ chiếu hoặc hồ sơ xuất nhập cảnh, thẻ lên máy bay, và nhật ký từng chuyến đi có giờ khởi hành và giờ đến.
• Nơi cư trú về thuế và cư trú: hợp đồng thuê hoặc giấy tờ sở hữu nhà, giấy đăng ký hoặc giấy phép cư trú tại địa phương, hợp đồng lao động ghi thời gian nhiệm vụ, tờ khai thuế nước ngoài, và bằng chứng về việc bạn đã xử lý nhà ở Hoa Kỳ ra sao.

Ngày sai trên Form 2555 đã nộp: hãy nộp Form 1040-X kèm Form 2555 đã sửa; khoản hoàn thuế phải được yêu cầu trong thời hạn nêu trên. Một khoảng thời gian mới có thể làm mức giới hạn tăng hoặc giảm, nên hãy tính lại trước.

Khoản loại trừ bị từ chối sau khi kiểm tra thuế: nếu bạn có hồ sơ mà người kiểm tra chưa xem xét, bạn có thể xin xem xét lại kết quả kiểm tra thuế (audit reconsideration) cho khoản ấn định chưa nộp. Cách này không dùng được sau khi đã có thỏa thuận chốt hoặc phán quyết cuối cùng của tòa. Nếu bạn đã nộp đủ, hãy nộp yêu cầu hoàn thuế bằng Form 1040-X thay vào đó (IRS: Publication 3598).

Ví dụ

Chỉ để minh họa; mọi số tiền đều là đô la Hoa Kỳ, dùng mức giới hạn hằng năm $132.900, và không năm nào là năm nhuận.

Chuyển đến Nhật Bản vào giữa tháng 4

Ana đến Nhật Bản ngày 14 tháng 4 của Năm 1 và làm việc ở đó, không đi ra ngoài cho đến tận Năm 2. Ngày trọn vẹn đầu tiên của cô là ngày 15 tháng 4, và cô đạt 330 ngày trọn vẹn vào ngày 10 tháng 3 của Năm 2.

• Khoảng tính từ ngày trọn vẹn đầu tiên: từ ngày 15 tháng 4 đến ngày 14 tháng 4 cho 261 ngày đủ điều kiện trong Năm 1, mức giới hạn khoảng $132.900 × 261 ÷ 365 = $95.000.
• Khoảng sớm nhất: từ ngày 11 tháng 3 của Năm 1 đến ngày 10 tháng 3 của Năm 2 vẫn có đủ 330 ngày trọn vẹn và cho 296 ngày đủ điều kiện theo quy định, mức giới hạn khoảng $107.800. Cách hiểu hẹp hơn của IRS cho 261 ngày.

Cô kiếm được $100.000 ở Nhật Bản từ tháng 4 đến tháng 12. Với khoảng sớm hơn, mức giới hạn bao trùm toàn bộ khoản này; với khoảng đầu tiên, khoảng $5.000 vẫn chịu thuế, theo thuế suất sẽ áp dụng nếu không có khoản loại trừ. Tiền lương Hoa Kỳ từ tháng 1 đến tháng 4 của cô vẫn chịu thuế dù theo cách nào. Cô đạt điều kiện vào tháng 3, trước hạn nộp tờ khai, nên không cần Form 2350.

Quá cảnh ở New York và một tuần ở Chicago

Ben sống ở London. Anh bay đến Mexico City để công tác, chỉ đổi máy bay trong sáu giờ quá cảnh ở New York, và hoàn tất chuyến đi trong cùng ngày. Vì dưới 24 giờ ở ngoài mọi nước ngoài, anh không mất ngày trọn vẹn nào. Sau đó anh rời London vào sáng ngày 1 tháng 6, ở bảy đêm với người thân tại Chicago, và hạ cánh về London vào sáng ngày 9 tháng 6. Từ ngày 1 tháng 6 đến ngày 9 tháng 6 đều bị mất: chín ngày trọn vẹn.

Người làm việc từ xa có nhà ở Ohio

Cara làm việc từ xa cho một công ty Hoa Kỳ, di chuyển giữa các nước bằng visa du lịch và ở nước ngoài vượt xa 330 ngày trọn vẹn. Chồng/vợ, nhà và xe của cô vẫn ở Ohio, và cô về đó giữa các đợt ở. Nếu nơi ở thường xuyên của cô là ở Hoa Kỳ, cô không có nơi cư trú về thuế ở nước ngoài và không được hưởng khoản loại trừ, dù ở nước ngoài bao nhiêu ngày. Có phải vậy hay không tùy vào nơi gia đình, kinh tế và cá nhân của cô gắn bó.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn không chắc mình có phải nộp tờ khai không, hoặc cần biết hạn nộp hay khoản loại trừ chi phí nhà ở: xem nộp tờ khai khi sống ở nước ngoài.
• Bạn đủ điều kiện và phải chọn giữa khoản loại trừ và tín thuế: xem khoản loại trừ hay tín thuế nước ngoài.
• Bạn đang rời một tiểu bang như California hoặc New York: xem chấm dứt cư trú tại tiểu bang khi chuyển ra nước ngoài.
• Bạn có thẻ xanh và đã chuyển về quê hương luôn: xem rời Hoa Kỳ.
• Vợ/chồng của bạn không phải công dân hoặc người cư trú Hoa Kỳ: xem kết hôn với người không cư trú.
• Bạn tự kinh doanh ở nước ngoài: xem thuế tự kinh doanh khi ở nước ngoài.
• Bạn là nhân viên của một công ty Hoa Kỳ làm việc ở nước ngoài: xem làm việc ở nước ngoài cho người sử dụng lao động Hoa Kỳ.
• Bạn sống ở Canada: xem người Hoa Kỳ sống ở Canada.
• Bạn chưa nộp tờ khai cho một số năm: xem thủ tục Streamlined Foreign Offshore.
• IRS đã từ chối khoản loại trừ của bạn, nhiều tờ khai bị trễ, hoặc bạn chia công việc giữa ngày ở Hoa Kỳ và ngày ở nước ngoài: hãy chuẩn bị nhật ký đi lại, Form 2555 và thư của IRS để nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới.