用电子表格记账：什么时候该换记账软件

我可以用电子表格记账吗？

可以。IRS 允许您选择任何能清楚显示收入和费用的记录系统，除少数情况外，法律并不要求特殊种类的记录（IRS：记录保存）。法规要求保存永久性的账簿或记录，足以确定总收入、扣除和抵免（26 CFR 1.6001-1）。如果电子表格与税表对得上，能追溯到原始凭证，并且像 IRS 建议的那样每月与银行对账（每一笔分录逐行与银行对账单核对），就可以达到这个标准。第 583 号出版物对电脑化记录另加了一些检验，普通电子表格不额外下功夫，可能达不到。这份出版物和税务程序 98-25 都没有点名电子表格，但该税务程序涵盖任何用手工以外方式处理记录的系统，包括独立的微型计算机系统。如果一张表格是您唯一的账簿，就请按这些检验作为标准。

电子表格出现下面这些情况时，就更难依靠：

• 没有人每月把它与银行对账单核对；
• 任何拿到文件的人都能改动已结账的月份，不留痕迹；
• 您有员工、向承包商付款，或者转售存货；
• 贷款方、投资人、共同所有人或 IRS 必须依靠它；
• 有几个月的银行交易从未记录。

如果有几项同时出现，或有几个月没记录，往往要把这张表重建成已对账的账簿，而不是修修补补；最后一节说明各种情况该怎么办。

先准备好：当年每个银行和信用卡账户的对账单；电子表格以及它所有的旧副本；发票和收据；最近一次已报的税表；发薪和承包商的记录（如有）。

电子表格记录要显示什么？要配哪些凭证？

账簿必须显示总收入、扣除和抵免，每一笔分录背后都要有原始凭证。第 583 号出版物说，账簿是对您交易的汇总，销售单、已付账单、发票、收据、存款单和已兑付支票里，有录入账簿的信息。对采购和费用，IRS 表示凭证应能显示收款方、金额、付款证明、日期和所买的东西（IRS：应该保存哪类记录）。

经营银行账户要与个人账户分开，并注明每笔存款的来源是经营收入、个人资金还是贷款（第 583 号出版物）。差旅、汽车和礼品费用，用电脑做的记录可以算作书面记录，但您应该在费用发生当时或接近当时记录（第 463 号出版物）。如果您保存的是扫描件或照片，而不是纸质件，电子存储系统必须能为它们建立索引、存储并清晰地再现；只有系统经过测试、符合 IRS 的要求之后，才可以销毁纸质件（第 583 号出版物，电子记录）。

单式记账还是复式记账：电子表格擅长什么？

电子表格很适合做单式记账，因为这种系统只记录收入和费用的流动。第 583 号出版物称它是最容易维护的，并说它可能不适合每个人。复式记账把每笔交易记两次，一次借记在一个账户，一次贷记在另一个账户，IRS 说它有内置的制衡检查。

审查人员或贷款方会找的东西，电子表格缺什么？

普通电子表格往往缺少 IRS 对电脑化记录列出的控制措施、书面说明和审计线索。第 583 号出版物说，电脑化记录必须与您的账簿和税表对得上，并能指明原始凭证，而且您的文件说明必须显示有防止未经授权添加、更改或删除的控制措施。具体细节见税务程序 98-25。

该税务程序涵盖用手工以外方式保存的记录。对较小的企业，比如所需的部分信息只存在于电子记录里时，它就适用。两份文件都没有点名电子表格，所以某张表格是否在适用范围内，要由 CPA 判断；而作为您唯一账簿的电子表格，最有可能被涵盖。

如果纳税人不遵守该税务程序，IRS 可以依据 26 CFR 1.6001-1(d) 发出记录不足通知，而该税务程序（第 12 节）把准确性相关罚款列为后果之一。请看不保存经营记录的罚款。把银行交易导入电子表格，并不等于做了对账；请看银行数据连接不等于对账。

怎样设置一张符合标准的电子表格？

每笔交易一行，每月对平，已结账的月份保存带日期的副本。每一行都需要：日期、收款方或客户、金额；能对应到税表某一行的类别；付款或存入的账户；凭证编号，例如发票号或文件名；费用的业务目的；以及一个标记，说明它已经与哪个月的对账单核对过。

每个月，把每个账户与对账单余额核对，保存一份带日期的只读副本，并在备注页里记下任何公式或列的更改。有些电子表格程序会保留版本历史，或可以锁定单元格。IRS 的两份文件都没有说明这样是否符合控制措施的检验，所以把它当作辅助手段，同时仍要保存带日期的副本。

已经有会计师了，还值得用软件吗？

软件可以提供普通电子表格没有的一些检查，但有了会计师，标准并不会改变：IRS 表示，纳税人有责任保存支持其税表的账簿和记录（IRS 常见问题，答复 8）。这些检查包括必须平衡的账户、对账单，以及一份与原始记账簿完全一致的备份文件（原始记账簿，即最初录入的记录）。第 583 号出版物对电脑化记录的检验仍然适用于软件，而且它不会替您与银行对账。IRS 表示，它可以检验该文件的完整性，却无法充分检验已从软件转成电子表格的记录（IRS 常见问题，答复 11）。

会计师可以根据与银行对平的电子表格编制税表。对不平的表格，通常要先重建；请看根据银行对账单重建账簿。记账软件必须具备什么功能，请看 Schedule C 记账软件。

存货、发薪或承包商表格，什么时候逼着人换软件？

没有任何规则指名要用软件。但每一项都会增加必须与税表对得上的记录，而一张收入费用清单放不下这些。

销售税记录依各州规则办理；请看提交销售税申报表。设置方法请看设置发薪、哪些承包商要收到税表和小卖家的存货还是物料。

贷款方、投资人、共同所有人或会计师，什么时候会让电子表格不够用？

当它拿不出对方需要的东西时，就不够用了；外部人员要依靠它，会提高要求，但本身并不要求必须用软件。第 583 号出版物说，账簿应能产出有助于与银行或债权人打交道的财务报表：损益表，显示某一期间的收入和费用；资产负债表，显示某一日期的资产、负债和您的权益。

怎样从电子表格换到软件，既不丢历史记录，也不重复计算收入？

选定一个切换日，把电子表格核对到该日，带入期初余额或旧交易，二选一，不要两者都带，并保留原始文件。如果是一年中途在两个软件之间切换，请看年中更换会计软件。

1. 选定日期。电子表格在软件启用的前一天截止，这样既没有空档，也没有重叠。以纳税年度的第一天最干净。
2. 先对账。把电子表格与每个银行和信用卡账户到切换日为止的对账单对平，搬任何东西之前先改正差异（第 583 号出版物说，要每月为支票账户做银行对账）。
3. 带入余额或历史，二选一。期初余额已经包含了此前收入和费用的影响，所以在其上再导入旧交易，就会重复计算。如果您在年中只用余额切换，软件的损益表从该日期起算，所以请保留电子表格的年初至今合计：税表两者都需要。如果您导入了当年较早的收入和费用，软件里已经有它们；不要再加一遍。期初余额请看账簿晚开始时的期初余额。
4. 未付的发票和账单只录入一次。采用收付实现制时，收入在收到时计入；采用权责发生制时，收入在赚取时计入（第 538 号出版物）。权责发生制的账簿，要把每张未付的发票或账单作为针对期初余额的未结项目录入，这样就不会新增销售或费用，再把它的付款记在这个项目上。收付实现制的账簿，则保留一份未付项目清单，付款时再逐项记录。无论哪种，电子表格已经计过的项目，都不能再计一次；期初分录请看年中更换会计软件。
5. 比对合计数。把软件的期初余额与电子表格在切换日的期末数字核对。年末时，只合并不重叠的期间，也就是电子表格到切换日为止，加上软件在切换日之后的部分（除非软件里已经有更早的月份），并让结果与税表对上。
6. 原始文件原封不动。IRS 曾表示，在审查中，通过重新录入交易重建的文件，不属于原始记账簿（IRS 常见问题，答复 10）。所以请把电子表格存为只读，并用您仍能打开和处理的格式保存，即使软件里已经有了同样的历史记录。

账簿是电子形式时，IRS 会要什么？每个版本要保存多久？

IRS 要的是电子账簿本身，不只是打印件，您要至少保存到 IRS 不能再对每份税表核定更多税款的期限届满。IRS 常见问题针对的是会计软件。它说，审查人员在审查早期就会以书面方式要求提供电子文件，并可以复核被审年度内创建或更改过的交易。税务程序 98-25要求电子记录保存这么长时间，应要求提供，并能够被处理。该系统的文件说明必须包括更改及其日期，它还建议妥善保管备份副本。没有任何出处规定要保存多少个版本。保存带日期的月末和年末副本，是一个简单的办法，可以证明什么时候改了什么。

每一类记录要保存多久，请看企业记录要保存多久和第 305 号专题。

账簿在电子表格里，要给会计师什么？

请给工作文件，不要给打印件，连同“先准备好”里的所有内容，另加：

• 已结账月份的带日期副本，以及一份说明哪些月份还没对账的备注；
• 贷款对账单和所购资产的发票；
• 业主的投入和提取，与收入和费用分开记录；
• 一页纸的说明，写明每列和每个代码的含义（税务程序 98-25 要求有会计科目表和账户说明）。

简单的做法请看自雇人士的记录保存。

示例

以下示例仅作说明，金额均为美元。

一年平稳、业务简单的顾问

一位顾问每年开票 $90,000，每月约 40 笔交易。她每笔交易一行并注明凭证编号，每月与银行对账，月末保存一份带日期的副本。这样的电子表格可以达到 IRS 的标准。但贷款方要她提供损益表和资产负债表的那天，她只有第一份，必须补上资产、负债，以及她自己的投入和提取。

有两名员工的园艺 LLC

一家园艺 LLC 收入 $180,000，雇了两名员工，并且用支票向一个施工队分包商付了 $6,000。它必须把工资、预扣和缴存的记录至少保存 4 年。它的 941 表应与 W-2 表和 W-3 表一致；如果分包商不是公司（按公司纳税的 LLC 也算），就要合计该分包商的付款，用于 1099-NEC 表。一张销售和费用表里，一样都没有这些。老板要么自己搭建并测试这些检查，要么把发薪和承包商记录搬到软件里。

网上手工艺品卖家

一位卖家有 600 笔订单，销售额 $40,000，并且购入存货。如果她设有存货，就要在年末盘点存货并计算销货成本：期初存货 $3,000，加采购 $14,000，减期末存货 $4,000，得 $13,000。她可能符合小型企业纳税人的条件而选择不设存货，但仍必须遵循两种被接受的处理方式之一：把存货视为非附带性的物料，或遵循她的账簿和记录。只有销售和费用、没有采购和盘点记录的表格，两种选择都支持不了。

您的情况不同？

• 贷款方、买家或投资人要损益表和资产负债表，而您的电子表格做不出来：请看向贷款方证明收入和融资前整理账簿。这张表能否重建成已对账的账簿，请咨询记账协助。
• 您收到了 IRS 要求提供记录的信函：电子文件、它的对账记录和更改历史就会派上用场。请看不保存经营记录的罚款。对税表本身的答复，要由税务专业人士处理；其背后的账簿是否对得上，请咨询记账协助。
• 有几个月的银行交易从未记录：请看补做拖欠的账和根据银行对账单重建账簿，再由记账协助帮您换到软件，使年度交界处不留空档。
• 共同所有人分享收入，或一个账户里个人和经营的钱混在一起：请看修复经营与个人资金混用和保证付款与合伙人提款；共用文件还需要记账协助来设置业主账户。
• 您有员工或承包商，或转售存货，而且全放在一张表里：请看设置发薪和小卖家的存货还是物料。未缴的预扣工资税，可能追究到业主和高管个人头上：请看信托基金追回罚款。把发薪、承包商和存货记录整理成能与 941 表、W-2 表、1099-NEC 表和销货成本对上的账簿，是记账协助的工作。
• 您经营公司，或公司由境外人士持有：请看 S 公司记账设置和外资美国公司的记账；业主账户和资产负债表的问题，请咨询记账协助。
• 您拥有出租房：请看出租房记账：电子表格还是软件。
• 您是单独一位老板，一年的业务很简单：请看自雇人士的记录保存和自己记账还是请记账员。
• 您选择的方法会影响数字：请看小企业用收付实现制还是权责发生制。