出租房记账：用电子表格、软件还是记账员？

不管用什么系统，出租房的账目必须反映哪些内容？

您的记录必须能证明税表上的每一笔出租收入和每一项扣除，用什么系统由您自己决定。凡是需要缴所得税的人，都必须保存永久性的账簿或记录，足以证明总收入、扣除和抵免（26 CFR 1.6001-1）。IRS 的说法是：您可以使用任何适合业务、能清楚反映收入和费用的系统，每一笔记录都要由您自己负责证明（第 583 号出版物；IRS 记录保存）。第 583 号出版物是写给企业的，出租房算不算企业要看具体事实；另外，Schedule E 填报说明还要求您保存记录，支持该表上的每一个项目。

计算应税收入和记账必须使用同一种会计方法（第 583 号出版物），所以请逐一检查，软件生成的每一份报表用的都是您报税所用的方法。多数个人使用收付实现制：租金在收到的年度计入收入，费用在支付的年度扣除（第 527 号出版物）。

选系统要看账目必须产出什么，而不只是看房子的数量：如果需要资产负债表、每个 LLC 各自的账簿，或者要给贷款方或报税人员出报表，就应选下表中的软件或记账员方案，第二个示例中两个 LLC 持有十八套房就是这种情况。

出租房记账在这些情况下就不简单了：房产分属几个 LLC 或有共同所有人，贷款方要损益表或资产负债表，报税人员不停地要数据，您准备更换系统，账目落后，或者数字和银行对不上。下面各节会说明每种方案在哪里不够用。

先准备：房产清单；每笔贷款的对账单；每次购房的交割单；租约和代收押金清单；上一年已提交的税表；以及所有涉及出租房的银行和信用卡账户的对账单。

我的出租房用电子表格够吗？

如果电子表格能列出每处房产全年的收入和费用，每月与银行核对一致，并有单独的贷款、押金和资产记录作为支撑，就可以够用。IRS 不排除任何格式：对纸质账簿的每项要求同样适用于电子记录（IRS：应保存哪些记录；第 583 号出版物）。该出版物指出，单式记账系统只记录收入和费用的流动，企业刚起步时可以简单实用。

每处房产一个工作表的电子表格，遇到以下情况就不够用了：

第 583 号出版物没有提到电子表格，所以它对计算机化系统的各项检验如何适用于工作簿，并没有定论。给每个已结账的年度留一份只读副本，是一种简单的控制办法。小企业使用电子表格记账的一般做法，请看用电子表格记账。

出租房的账除了收入和费用，还需要记录什么？

出租房的账除了收入和费用，还要记录不属于收入或费用的资金：贷款本金、租客押金、每处房产及其改良的成本，以及业主自己的资金。Schedule E 只列出每处房产的收入、费用和折旧（第 527 号出版物），所以这些项目不会以原样出现在表上，但表上的数字却取决于它们。

IRS 还要求，对影响计税基础的每个项目都要保存准确记录（第 551 号出版物）。录入购房交易，请看在账目中处理出租房交割单；押金请看出租房账目中的租客押金。

什么时候需要用会计软件记录出租收入和费用？

账目除了收入和费用清单，还需要资产负债表时，就该用会计软件：有贷款、代收押金、要折旧的资产、不止一个实体，或者贷款方、报税人员要报表。第 583 号出版物称，复式记账系统是自动平衡的，资产、负债和净值账户长期保持开立，并且有内置的制衡机制（第 583 号出版物）。

任何计算机化系统都必须能生成清晰可读、支持税表的记录。其记录必须能与账簿和税表核对一致，并且您要保存系统说明，包括会计科目表（第 583 号出版物）。任何软件都应当把每笔交易标记到某一处房产，把贷款、押金和固定资产放在资产负债表科目中，并把业主资金与收入、费用分开。另有两项检查也值得做；第一项反映 IRS 在审查中的要求，第二项是内部控制，不是 IRS 的要求：

• 它能导出完整文件，停止付费后您仍能保留一份副本。IRS 说，在账目记在软件中的大多数案件里，审查人员都会要求提供会计软件的备份文件，不过范围较窄的审计可能用不到；对转成电子表格的记录，无法充分进行完整性检验（IRS 常见问题）。
• 它能给已报税的年度结账，使该年度不能在无人察觉的情况下被改动。

有多个实体时，每个实体的账户、贷款和业主资金要分开；拥有不止一家企业的业主，应当为每家企业保存完整而独立的一套账簿（第 583 号出版物）。请看每处出租房一个 LLC 的账目。没有任何官方来源给软件排名。要在几款软件之间选择，请看如何选择通用会计软件；取消软件订阅时应保存哪些记录，请看取消会计软件时要保存的记录。按房产设置科目，请看出租房的会计科目表。

房东用的记账 App 应该记录哪些内容？

房东 App 只有在记录的内容不止资金进出时，才算完整的出租房账簿。没有任何 IRS 来源点名或排名某款 App，所以请对照记录必须包含的内容来测试任何出租房软件：

只记录资金进出的 App，会让贷款余额、代收押金、房产成本和折旧需要另外保存，比如放在贷款表、押金清单和资产清单里。折旧历史是税表所依赖的记录；如果丢失了，请看重建缺失的折旧明细表。无论免费还是付费，测试 App 的方法都一样，并且要把 App 替您分好类的银行记录与每份对账单逐笔核对。

记账员每月为出租房业主做什么，哪些仍由我负责？

记账员可以承担每月记账的工作，但保存足够记录的义务，以及证明税表的举证责任，仍在纳税人身上。IRS 表示，纳税人有责任保存足够的账簿和记录来支持其税表（IRS 常见问题；26 CFR 1.6001-1）。记账员负责记账和对账；税表以及任何税务选择，则由您和报税人员一起决定。

无论是您自己还是记账员为出租房业主记账，每月都有这些工作：

银行记录只显示付给了谁，不显示买了什么或服务了哪处房产，而且仅有付款证明并不能确立扣除（第 583 号出版物）。因此，单据和说明要由您来提供。房产、实体、账户和每月交易越多，要记录和核对的内容就越多，补记往年的账还会增加工作量。

费用方面，请看记账员每月收费多少。要权衡自己做，请看自己记账还是请人。要复核记账员的工作，请看检查记账员的工作。每处房产或每个 LLC 是否都需要单独的银行账户，请看每处出租房单独开银行账户。

怎样让任何系统都与 Schedule E 对得上，每处房产一栏？

每一行收入和费用都按房产记录，因为 Schedule E 为每处出租房设有一栏。第 I 部分列出每处房产的地址和类型、按公平租金出租的天数和个人使用天数，然后在 A、B、C 栏列出租金、费用和折旧。超过三处房产时，您要附上所需数量的 Schedule E，并把合计数填在其中一份上（Schedule E 填报说明）。

实体类型决定用哪种表。美国境内成立的单一成员 LLC，一般不是所得税上独立的实体，所以它的出租收入填在所有人的 Schedule E 上（Schedule E 填报说明）。有两个或更多成员的美国境内 LLC，一般归类为合伙企业，除非选择按公司征税（IRS：LLC）；对于只由夫妻按夫妻共同财产持有的 LLC，IRS 接受按任一种方式处理（税务程序 2002-69）。合伙企业一般在 8825 表上报告出租不动产，该表同样为每处房产设一栏，每页四处（8825 表填报说明）。成员变化会改变所用的表：只有一名成员的 LLC 增加第二名成员后，从此是合伙企业；合伙企业减到只剩一名成员时，则成为税务上被忽略的实体（26 CFR 301.7701-3(f)）。无论哪种情况，账目都要按房产报告。请看每处出租房一个 LLC 的账目、夫妻和家族 LLC，以及共同持有的出租房：用 Schedule E 还是合伙企业税表。

如果由物业经理代收租金，经理每月的报表只显示净额；请看把业主对账单转成 Schedule E 数字。

怎样从电子表格转到会计软件而不丢失历史记录？

选一个干净的起始日期，为每个银行账户、贷款、押金和资产录入期初余额，并把已关闭的电子表格与该年度的记录一起保存。纳税年度的第一天最干净，因为每份税表都出自同一个系统。年中切换，意味着某一年的 Schedule E 要用到两套记录；请看年中更换会计软件。

1. 给旧年度结账。在切换日，把每个银行和信用卡账户都与对账单核对一致。
2. 保存电子表格。留一份只读副本，与该年度的记录放在一起。它是旧期间的原始记录，也支持税表。
3. 期初余额要根据单据，不要凭记忆。现金用期末银行余额调节表，包括未兑现的支票和在途存款；债务用每份信用卡和贷款方对账单；代收押金用押金清单；每处房产的成本和累计折旧用交割单和最近一份折旧明细表。权益等于资产减去全部负债（第 583 号出版物）。有差额要查清，不要直接记入权益。如果是合伙企业，要分别结转每位合伙人的期末资本，并保存报税人员的税基资本记录（1065 表填报说明）。
4. 录入余额，不要重录旧交易。只有报表需要时才带入明细。未兑现的支票和存款作为调节项目结转，这样它们之后兑现时，就不会产生新的收入或费用。
5. 保持同一种会计方法。从收付实现制改为权责发生制，就是更改会计方法，一般需要 IRS 批准（第 538 号出版物）。
6. 检查第一个月。贷款余额应与贷款方对账单一致，现金在扣除未兑现的支票和存款后，应等于银行余额。

期初余额的具体做法，请看更换会计师后的期初余额。

出租房的记录要保存多久？电子副本够用吗？

与税表某个项目有关的记录，要保存到该税表的时效届满为止，一般是自提交日与税表截止日（以较晚者为准）起 3 年，因为提前提交的税表视为在截止日提交（IRS；第 305 号专题）。合伙企业（包括按合伙企业征税的多成员 LLC）通常要从各合伙人税表以及自己税表的截止日与提交日（以较晚者为准）起，保存记录 3 年（1065 表填报说明）。

出租房的购买、改良和折旧记录，要保存到您在应税处置（例如出售）当年的税表时效届满为止。如果是免税互换，旧房产的记录也要保存，直到处置新房产当年的时效届满。其他期限，包括未申报收入超过所示总收入的 25% 时适用的 6 年，请看企业记录要保存多久。已提交的税表副本也要保存。贷款方和保险公司要求的保存期限可能比 IRS 更长（第 583 号出版物）。

只有电子副本的存储系统与纸质账簿一样符合 IRS 的各项检验，包括按要求提供清晰可读的记录，电子副本才够用。只有在系统经过测试、并有程序确保它持续合规之后，才可以销毁纸质原件（第 583 号出版物）。关于收据，请看用扫描件代替纸质收据和出租房记录和收据。

年末我要交给报税人员什么？

把账簿和账簿所依据的单据都交给报税人员，不要只给打印件。Schedule E 及其背后的记录（填报说明）需要：

• 每处房产的地址、类型、按公平租金出租的天数和个人使用天数。
• 全年按房产编制的损益表，并与银行对账单核对一致。
• 每家贷款方的年末对账单或 1098 表，用于核实已付利息。
• 房产税和保险账单。
• 当年买入或卖出的任何房产的交割单，以及任何改良的发票。
• 资产清单：成本、土地与建筑物的划分、可供出租的日期、已计提的折旧，以及以往的 4562 表；原来自住的房子，还要有其改为出租时的价值。
• 年末按租客列出的代收押金。
• 按服务付款的工人的姓名和地址，以及付给每人的金额；请看房东的 1099 表。
• 物业经理的年度报表，以及平台的付款报告。
• 如果您可能适用出租房安全港来享受合资格营业收入扣除，而安全港取决于出租服务的小时数：需要为每个出租不动产经营单位分别保存收入和费用记录，以及当时记下的小时数、服务内容、日期和执行人的日志。还必须在按时提交的原始税表上附一份声明（税务程序 2019-38；IRS）。
• 上一年的税表。

账目中的年末步骤，请看年末结账清单。

示例

这些示例仅作说明；金额均为美元。

三套公寓，一位业主，一份电子表格

一位业主有三套公寓，每月租金合计 $5,400，每套各有一笔贷款，没有贷款方要求提供报表。工作簿里每处房产一个工作表，租金和费用按 Schedule E 的行记录；另有一张贷款表，根据贷款方对账单把每笔还款拆分为利息、本金和代管账户部分；还有一张押金清单，以及一个资产工作表，记录成本、土地占比和折旧。每月都把合计数与银行对账单核对一致。一位租客的 $1,800 押金要在租约期满时退还，记在押金清单上，不计入租金。年末，这三个工作表分别填入同一份 Schedule E 的 A、B、C 栏。

两个 LLC 持有十八套房，贷款方提出要求

一位业主在两个 LLC 名下共有十八套房，每月租金合计 $40,000，贷款方要求提供损益表。电子表格已无法再与银行余额核对一致，也对不上两个实体的贷款和押金。这位业主改用会计软件，为每个 LLC 各建一套账，每笔交易都标记到某一处房产，并请记账员每月核对每个账户。给贷款方的损益表由账目生成。报税用 Schedule E 还是 8825 表，取决于每个 LLC 有几名成员以及是否作了税务选择；无论哪种，数字都按房产列示。

1 月 1 日切换

一位业主在 1 月 1 日从电子表格转到软件。12 月 31 日，每个银行账户都已核对一致，电子表格以只读方式与该年度的记录一起保存。期初余额来自期末银行余额调节表（含未兑现的支票和在途存款）、每家贷款方的年末贷款对账单、押金清单，以及带有最近一份折旧明细表的资产工作表。期初权益等于资产减负债，任何差额都要查清，而不是记入权益。第一份按房产编制的损益表只涵盖 1 月，旧电子表格作为旧年度的记录留档。

您的情况不同？

• 您已经不适合一处房产一个工作表了：有多个 LLC，贷款方要损益表或资产负债表，报税人员不断索要数据，或者即将更换系统。该系统必须记录什么、每月由谁记账、历史记录如何带过去，取决于您的实体、贷款和软件。这正是记账服务能帮上忙的地方；另请看给贷款方的出租房损益表。
• 您的出租房账目落后了，或者缺了好几年：请看补记出租房账目；重建多年的账目，正是记账服务能帮上忙的地方。
• 房产在 LLC 名下或有共同所有人：请看每处出租房一个 LLC 的账目和LLC 持有的出租房。
• 您在年中切换：请看年中更换会计软件；要把历史记录带过去，可找记账服务。
• 您住在美国境外，或者出租房在美国境外：请看海外业主的美国出租房和出租境外的房子；跨两国的账目，正是记账服务能帮上忙的地方。
• 平台或物业经理向您付款：请看平台付款：按总额还是净额和物业经理的业主对账单。
• 缺少收据或折旧历史：请看出租房记录和收据和出租房漏计折旧。