账簿起步晚了：期初余额怎么设置

开始记账之前发生的每一笔交易，我都要记录吗？

已经结束并已报税的年度，往往不用：只要已提交的税表可靠，账簿可以从该年度的期末资产负债表开始。税表尚未提交的年度则必须记录，因为税表要报告整个纳税年度的收入和支出。IRS 说明，除少数例外，法律并不要求使用某种特定形式的记录，但记录必须能支持税表上报告的内容。

下列情况就不简单了，在录入任何内容之前最好先与报税人员商定：您的账簿没有覆盖的某个年度，税表已提交或已到期；更早的某个年度没有已提交的税表；期初余额与最后一份已提交的税表对不上；设备从未提过折旧；或者经营资金与个人资金放在同一个账户里。请先备齐：

• 每个银行、信用卡和贷款账户的对账单，从纳税年度第一天起，每月一份。
• 起始日前一天每个账户的余额。
• 设备清单，写明购买日期和成本。
• 最后一份已提交的税表。
• 业主投入或取走资金的记录。

保留更早年度背后的文件。IRS 说，只要记录还可能用来证明税表上的收入或扣除，就要保留，而期初余额不能取代这些文件：企业记录要保存多久。

我该选哪一天作起始日？纳税年度为什么重要？

通常的起始日是纳税年度的第一天：采用日历年度的企业就是 1 月 1 日。纳税年度是企业用来保存记录和报告收入、支出的年度期间。

• 账簿与税表一致。 收入和支出账户在每个纳税年度末结清，资产、负债和净值账户则结转下去。从年度第一天开始，第一份损益表覆盖的就正好是税表覆盖的范围。
• 权益更容易说清楚。 如果在其他日期开账，今年到那一天为止赚的利润就会进入期初权益，而任何已提交的税表里都没有这个数字。
• 新企业从成立第一天开始。 只记所有人投入的东西。一个存在时间不满一整年的实体，按其存在的较短期间提交税表。采用财政年度的企业，从财政年度第一天开始。

从未报过税的企业，在提交第一份税表时确定纳税年度和会计方法，除非法律要求它必须使用某个特定的纳税年度；第一份税表之后，更改方法一般需要 IRS 批准。这两项选择各有各的规则：小企业用现金收付制还是权责发生制、财政年度还是日历年度。

期初余额包括哪些内容？

期初余额，是起始日当天每个资产、债务和业主账户的余额。资产减去债务，剩下的就是权益。

还没做工作就收到的钱，在账簿里可能记为负债，但除非适用权责发生制下的递延规则，否则一般在收到时计为收入：客户预付款和押金。

权益是结果，不是输入项。如果算出来异常地大或为负数，就需要解释：可能漏了某个账户，或者某个数字错了；如果是负数，也可能是亏损或提款确实超过了投入。见期初余额权益。

开始记账之前那几个月的交易，我怎么补录？

根据对账单，从纳税年度第一天起，一个月一个月地录入。在设账当天设置的期初余额，并不能代替这几个月；用这样的账簿编出的损益表，会漏掉这几个月的收入和支出，据此编制的税表也会漏掉。

1. 把期初余额设在纳税年度第一天；如果企业开业日期更晚，就设在开业当天。
2. 根据银行和信用卡对账单逐月录入每个更早的月份，每个月只用一个来源。
3. 先核对完这个月，再开始下一个月。第 583 号出版物要求每月对支票账户做对账，使对账单、支票簿和账簿三者一致。
4. 按会计方法归类存款。现金收付制下，客户付款在收到时就是收入。权责发生制下，对已入账发票的付款，是冲销应收账款，不再是收入。业主投入的资金、贷款和账户之间的转账都不是销售：哪些存款不是收入。
5. 保留每笔费用背后的发票或收据。仅有付款证明并不能确立扣除：丢失的收据。

如果那几个月里经营资金和个人资金在同一个账户中，录入之前先分清：处理企业与个人资金混用。

开始记账之前就拥有的设备和其他资产，怎么估值？

企业买的东西用成本。计税基础，是计算折旧所依据的金额。独资经营者，或按独资经营纳税的单一成员 LLC 所有人，把个人使用的东西转为经营使用时，折旧的计税基础是用途改变当天的市场价值与调整后成本二者中较低的那个。然后列出已提的或本可以提的折旧。

用途改变的日期，是经营使用开始的那一天，不是开始记账的那一天。一台从去年起就用于经营的笔记本电脑，是在去年改变用途的，所以那天的价值决定计税基础，去年的折旧可能已经是应当提的。业主投入合伙企业的物品，一般沿用业主的调整后计税基础（26 U.S.C. § 723）。以符合条件的交换投入公司、换取股票的物品（第 351 条，要求交换后立即取得控制权），一般也沿用业主的基础；但如果这些物品的总价值低于业主在其中的基础，公司的基础就限于市场价值。业主和公司也可以书面约定，改为降低业主的股票基础，并在转让当年按时提交的原始税表中附上说明；这项选择一旦作出就不能撤销（26 U.S.C. § 362(e)(2)、26 CFR 1.362-4、第 542 号出版物）。按公司纳税的 LLC，即使只有一个所有人，也适用这条公司规则。适用哪条规则要由报税人员判断：把个人资产投入您的 LLC。

已经全额冲销的设备，例如适用 Section 179 的，仍然要列在清单上：它已经收回了计税基础，所以按成本列示，累计折旧等于成本。

如果更早的税表漏提了折旧，成本仍然要减去当时本可以提的折旧。以前年度本可以提的折旧，不能在当年的税表上补提；要用更正税表或会计方法变更来纠正，具体用哪种取决于事实（第 946 号出版物）：重建缺失的折旧明细表。

作为期初余额的累计折旧或摊销，分录怎么做？

累计折旧以贷方余额记在设备成本旁边，放在同一笔期初分录里，这笔分录同时包含银行余额、债务和权益。它不是当年的费用：更早年度的折旧属于那些年度。

• 借记每项资产：银行余额、按成本计的设备、按成本计的存货。
• 贷记累计折旧和每项债务。差额贷记权益；如果差额是赤字，则借记权益。
• 借方合计等于贷方合计，这是复式记账的要求。

对开办费这样的无形资产，累计摊销的做法相同：按全部成本借记资产，把已经扣除的部分贷记累计摊销。设备叫折旧。示例中用数字演示了折旧分录。

业主在开始记账之前投入或取走的钱，怎么处理？

业主以所有人身份投入或取走的钱，既不是收入，也不是费用。独资经营者的取款是提款，即使业主在企业里工作也一样。公司付给在公司工作的业主的报酬，一般通过发薪处理。合伙人的服务报酬遵循合伙企业规则；保证付款是指不考虑合伙企业收入而确定的付款（26 U.S.C. § 707(c)）。对更早的年度，这些已经包含在期初权益里。对当年根据对账单录入的几个月，把每笔转款记为出资或提款。

业主投入的钱是贷款还是出资，会影响账簿和税表。如果没有任何文件能说明是哪一种，在做期初分录之前，先与报税人员商定：业主出资还是借给 LLC 的贷款、给股东的贷款和合伙人资本账户。

如果以前提交过税表，我的期初余额怎样与最后一份税表对上？

如果最后一份已提交的税表有资产负债表（Schedule L），就拿合计数去比较。独资经营者的税表没有。

1065 表、1120-S 表和1120 表的填报说明都说，Schedule L 上的资产负债表应当与账簿和记录一致。如果更早的税表是在没有账簿的情况下编制的，它的 Schedule L 可能依据的是对账单无法支持的估计数。

期初余额与已提交的 Schedule L 不同时，硬凑到一致，或把差额留在一个笼统的权益账户里，都会把差异藏起来。把差额和原因写下来，才能让它保持可见。如果差异表明已提交的税表有错误，是否处理由报税人员决定：留存收益与上一年税表对不上。如果账簿是从旧会计师或旧软件转来的，请看更换会计师后的期初余额。

开业前花的钱，以及开办费怎么处理？

企业开始经营之前的支出，一般是开办费：一部分在第一年扣除，其余的在 180 个月 内分摊。您开始记账的那一天，不是企业开始经营的那一天，而税法用的是企业的开业日期。企业开业之后、您开始记账之前发生的经营费用，属于会计方法规定的那个年度，即使现在才入账。设备、存货和其他资本性支出，遵循各自的规则。

开办费，是企业真正开始经营之前花的钱。只要是一个已经在运营的企业本可以扣除的支出，就算开办费；利息、税款和研究费用有各自的规则（26 U.S.C. § 195(c)）。公司和合伙企业对组建费用有类似的规则。设备则不同：它的成本通常通过折旧收回。

在账簿里，尚未扣除的那部分开办费，在期初余额中是一项单独的资产。第 195 条没有规定企业何时算开始经营，只说收购的企业从收购之日起算。如果这个日期不明确，或者金额很大，在做期初分录之前先把它定下来。金额和选择方式见：LLC 或独资经营者的开办费。个人先垫付的费用见：LLC 成立前个人支付的开办费。

怎样检查期初余额对不对？

当新账簿与对账单、资产清单和最后一份已提交的税表一致，或者每一处差异都已写下并解释清楚时，期初余额就是对的。

第一次对账无法从正确的余额开始：对账的期初余额不对。日常结账流程：月末结账清单。

示例

以下示例仅作说明，所有金额均为美元。

自由职业程序员从 7 月开始记账

一位开发者 2 月 1 日开始做自由职业，到 6 月底从客户那里收到 $40,000，软件和订阅费用为 $4,000。她从 7 月开始记账。她的 Schedule C 覆盖全年，所以她把起始日设为 2 月 1 日，期初余额为零，然后根据银行对账单录入 2 月到 6 月。如果在 7 月 1 日带着银行余额开账，这五个月就不会出现在损益表上，据此编制的 Schedule C 会漏掉那 $40,000。如果她做自由职业已有多年，且去年的税表已提交，那么她会根据对账单和资产清单，在去年 12 月 31 日设置期初余额，再根据银行对账单录入 1 月到 6 月。

一家双成员 LLC 在 1 月 1 日开账

两位平等的合伙人在 1 月 1 日开始记账，出资相同，提款也相同。对账单显示银行里有 $12,000，贷款欠 $5,000。资产清单显示设备买价 $8,000，到目前已折旧 $3,000。权益就是剩下的部分：$12,000 + $8,000 − $3,000 − $5,000 = $12,000，每人 $6,000。如果他们的出资或提款不同，每个资本账户就要按各自的出资、利润份额和提款来记。

然后，把 $5,000 的设备净值和 $12,000 的资本总额，与最后一份已提交的 Schedule L 以及合伙人 Schedule K-1 上的期末资本相比较。如果不要求填 Schedule L，就没有可比较的内容，对账单和资产清单就是证据。

一台笔记本电脑转入独资经营者的企业

一位独资经营者为个人使用花 $1,800 买了一台笔记本电脑。当她开始用于经营时，它值 $900。折旧的计税基础是两者中较低的，即 $900。期初分录是借记设备、贷记业主权益，各 $900。另外的 $900 不能折旧，以后出售时，计算收益和计算亏损用的是不同的基础规则（第 551 号出版物）。

您的情况不一样？

• 某个年度的税表已到期，而您的账簿没有覆盖这个年度，或者已提交的税表可能不可靠： 用哪一天作起始日、要重建更早的哪几个月、怎样把开账之前的余额带进来，都要根据具体事实判断。请看补做逾期的账簿和记账服务。
• 更早年度的税表从未提交： 请看补报未提交的企业税表。
• 期初余额与已提交的税表对不上，或者权益账户里有一大笔说不清的金额： 请看留存收益与上一年税表对不上、期初余额权益和记账服务。
• 您手上有旧会计师的报告或更早的文件： 请用更换会计师后的期初余额。
• 开业之前，您用自己的钱买了要出售的货物： 请看开业前已经拥有的存货。
• 折旧从未提过，或者资产清单丢了： 请看重建缺失的折旧明细表和记账服务。
• 合伙人的资本从未追踪过： 请看重建合伙企业资本账户和记账服务。
• 这家企业是出租房： 请看补做出租房的账簿。
• 您在美国境外拥有这家美国公司： 请看外国人所有的美国公司的记账。
• 那几个月里您雇了员工，或代收了销售税： 请看发薪税款已落后和补做未代收的销售税。
• 您不确定该清理、补账还是另起新文件： 请看清理账簿还是重新开始。
• 企业在加拿大： 请看独资企业注册成公司后的账簿和加拿大账簿落后了怎么办。