用試算表記帳：什麼時候就不夠用了

我可以用試算表記帳嗎？

可以。IRS 讓您選擇任何能清楚顯示收入和費用的記錄保存系統，除少數情況外，法律並不要求特殊類型的記錄（IRS：記錄保存）。法規要求有永久性的帳簿或記錄，足以確定總收入、扣除額和抵免（26 CFR 1.6001-1）。如果試算表能與稅表核對、能追溯到原始憑證，並且如 IRS 建議的那樣每月與銀行對帳（每筆分錄逐行與銀行對帳單核對），就可以達到這個標準。Publication 583 另有電腦化記錄的檢驗標準，普通的試算表如果不另外下功夫，可能達不到。這份出版物和 Revenue Procedure 98-25 都沒有點名試算表，但該 revenue procedure 涵蓋任何以人工以外的方法處理記錄的系統，包括獨立的微型電腦系統。如果試算表是您唯一的帳簿，請把這些檢驗當作標準。

遇到下列情況，試算表就更難讓人信賴：

• 沒有人每月把它與銀行對帳單核對；
• 拿到檔案的任何人都能改動已結帳的月份，且不留痕跡；
• 您有雇員、付款給承包人，或轉售存貨；
• 貸款機構、投資人、共同所有者或 IRS 必須依賴它；
• 有數個月的銀行往來從未記錄。

如果有幾項同時適用，或有數個月從未記錄，試算表往往必須重建為已對帳的帳簿，而不是修補；最後一節說明了各種情況該去哪裡處理。

先準備好： 當年每個銀行和信用卡帳戶的對帳單；試算表和它所有較舊的副本；發票和收據；最近一份已提交的稅表；工資和承包人的記錄（如有）。

我的試算表記錄必須顯示什麼？要配合哪些憑證？

帳簿必須顯示總收入、扣除額和抵免，而且每筆分錄背後都要有原始憑證。Publication 583 說明，帳簿是您交易的彙總，而銷貨單、已付帳單、發票、收據、存款單和已兌現的支票，則載有記入帳簿的資訊。對於採購和費用，IRS 表示憑證應能識別收款方、金額、付款證明、日期和所購物品（IRS：應該保存哪些記錄）。

企業銀行帳戶要與個人帳戶分開，並註明每筆存款的來源是營業收入、個人資金還是貸款（Publication 583）。用電腦製作的記錄，可以算作差旅、汽車和禮品費用的書面記錄，但您應在這些費用發生時或接近發生時記錄（Publication 463）。如果您保存的是掃描檔或照片，而不是紙本，電子儲存系統必須能為它們建立索引、儲存並清晰重現，並且只有在系統經過測試、符合 IRS 的要求之後，才可以銷毀紙本（Publication 583，電子記錄）。

單式記帳還是複式記帳：試算表擅長什麼？

試算表擅長單式記帳，因為這種系統只記錄收入和費用的流動。Publication 583 稱它最容易維護，同時也說它未必適合每個人。複式記帳把每筆交易記兩次，一次是某個帳戶的借方，一次是另一個帳戶的貸方，IRS 說它有內建的制衡機制。

試算表缺少哪些審查人員或貸款機構會查看的東西？

普通試算表往往缺少 IRS 為電腦化記錄所列的控制措施、書面說明和查核軌跡。Publication 583 說明，電腦化記錄必須能與您的帳簿和稅表核對，並能識別原始文件，而且您的文件說明必須顯示防止未經授權新增、更改或刪除的控制措施。Revenue Procedure 98-25 列出了詳細要求。

該 revenue procedure 涵蓋以人工以外的方法保存的記錄。對於規模較小的企業，例如部分必需的資訊只存在於電子記錄中時，也適用。兩份文件都沒有點名試算表，所以某張試算表是否受涵蓋，要由 CPA 判斷，而存放您唯一帳簿的試算表，是最可能被涵蓋的情況。

如果納稅人不遵守該 revenue procedure，IRS 可以依 26 CFR 1.6001-1(d) 發出「記錄不足通知」（Notice of Inadequate Records），而該 revenue procedure（第 12 節）把準確性相關罰款列為後果之一。請見未保存營業記錄的罰款。把銀行明細匯入試算表，並不等於對帳；請見銀行串接不等於對帳。

試算表要怎麼設定才能達到標準？

每筆交易用一行，每月核對，並保存已結帳月份的註明日期副本。每一行需要有日期、收款方或客戶，以及金額；能對應到稅表某一行的類別；款項從哪個帳戶支付或存入哪個帳戶；文件參考編號，例如發票號碼或檔案名稱；若是費用，則要有營業目的；以及一個標記，顯示它已核對到哪個對帳單月份。

每月把每個帳戶與對帳單餘額核對，儲存一份註明日期的唯讀副本，並在備註分頁記錄任何公式或欄位的變更。有些試算表程式會保存版本記錄，或讓您鎖定儲存格。兩份 IRS 文件都沒有說這樣是否符合控制措施的檢驗，所以請把它當作輔助，同時仍要保留註明日期的副本。

我已經有會計師了，還值得用軟體嗎？

軟體可以提供普通試算表所缺少的一些檢查，但有會計師並不改變標準：IRS 表示，納稅人須自行負責保存支持稅表的帳簿和記錄（IRS 常見問題，第 8 項答覆）。這些檢查包括必須平衡的帳戶、對帳單，以及與原始記帳記錄（最初輸入的記錄）完全一致的備份檔。Publication 583 對電腦化記錄的檢驗，仍然適用於軟體，而且軟體不會替您與銀行對帳。IRS 表示，它能測試這個檔案的完整性，卻無法充分測試已從軟體轉換成試算表的記錄（IRS 常見問題，第 11 項答覆）。

會計師可以根據與銀行對帳相符的試算表準備稅表。沒有對帳的試算表，通常要先重建；請見根據銀行對帳單重建帳簿。軟體必須具備什麼功能，請見 Schedule C 記帳軟體。

存貨、工資或承包人表格，什麼時候迫使我改用軟體？

沒有任何規則要求這三種情況必須使用軟體。但每一種都會增加必須與稅表相符的記錄，而只有銷售和費用清單的試算表，沒有地方放這些。

銷售稅記錄依各州規定辦理；請見提交銷售稅申報表。設定方法請見設定工資系統、哪些承包人要收到稅表和小賣家的存貨或用品。

貸款機構、投資人、共同所有者或會計師什麼時候會讓試算表不夠用？

試算表無法提供對方需要的資料時，就不夠用了；外部依賴會提高標準，但本身並不要求使用軟體。Publication 583 說明，帳簿應能產生有助於與銀行或債權人往來的財務報表：損益表，顯示某一期間的收入和費用；資產負債表，顯示某一日期的資產、負債和您的權益。

怎樣從試算表轉到軟體，既不丟掉歷史資料，也不重複計算收入？

選定一個切換日期，把試算表核對到那一天，帶入期初餘額或舊交易（兩者擇一，不要都帶），並保留原始檔案。年度中途在兩個程式之間切換，請見年度中途更換會計軟體。

1. 選定日期。 試算表在軟體開始的前一天結束，這樣既沒有空檔，也沒有重疊。以稅務年度的第一天最乾淨。
2. 先對帳。 把試算表與每份銀行和信用卡對帳單核對到切換日期，並在搬移任何資料之前修正差異（Publication 583 說明要每月對帳支票帳戶）。
3. 載入餘額或歷史資料，不要兩者都載入。 期初餘額已經包含了先前收入和費用的影響，所以再疊上舊交易，就會算兩次。如果年度中途只用餘額切換，軟體的損益表從那天開始，所以請保留試算表的年初至今合計數：稅表兩者都需要。如果您載入了當年較早的收入和費用，軟體已經有了這些資料，就不要再加。期初餘額請見帳簿晚開始時的期初餘額。
4. 未付款的發票和帳單只輸入一次。 採用現金收付制時，收入在收到時計入；採用權責發生制時，收入在賺取時計入（Publication 538）。權責發生制的帳簿，要把每張未付款的發票或帳單作為針對期初餘額的未結清項目輸入，這樣不會增加新的銷售或費用，然後針對它記錄付款。現金收付制的帳簿，則保留一份未付款項目的清單，並在付款時各記一筆。不論哪種方式，試算表已經計入的項目，都不能再計一次；期初分錄請見年度中途更換會計軟體。
5. 比較合計數。 把軟體的期初餘額與試算表在切換日期的期末數字核對。年底時，只合併不重疊的期間，也就是試算表到切換日期，加上軟體在那之後的部分（除非軟體已經包含較早的月份），再把結果與稅表核對。
6. 保持原始檔案不動。 IRS 曾表示，在審查中，重新輸入交易而重建的檔案，不是原始記帳記錄（IRS 常見問題，第 10 項答覆）。所以，即使軟體已經有了相同的歷史資料，也要把試算表以唯讀方式儲存，格式要是您仍能開啟和處理的。

帳簿是電子檔時，IRS 要求什麼？每個版本要保存多久？

IRS 要求提供電子帳簿本身，不只是列印出來的資料；您至少要保存到 IRS 對每份稅表評更多稅款的期限屆滿為止。IRS 常見問題是針對會計軟體寫的。它說明審查人員會在審查初期以書面要求提供電子檔案，並可以檢視接受審查的年度內產生或更改的交易。Revenue Procedure 98-25 要求電子記錄保存那麼久、經要求能夠提供，並且能被處理。其系統說明文件必須包含變更及其日期，並建議安全保存備份。沒有任何來源規定要保存多少個版本。註明日期的月底和年底副本，是顯示改了什麼、何時改的一個簡單辦法。

每一類記錄要保存多久，請見營業記錄要保存多久和 Topic no. 305。

帳簿在試算表裡，要給會計師什麼？

給工作檔案，不要只給列印稿，連同「先準備好」中的所有項目，再加上：

• 已結帳月份的註明日期副本，以及尚未對帳的月份的說明；
• 貸款對帳單，以及購入資產的發票；
• 所有者的出資和提款，與收入和費用分開記錄；
• 一頁說明，註明每一欄和每個代碼的意思（Revenue Procedure 98-25 要求有會計科目表和帳戶說明）。

簡單的做法，請見自僱人士的記錄保存。

舉例

以下舉例僅作說明，以美元計。

一年穩定而簡單的顧問

一位顧問每年開出 $90,000 的帳單，每月約有 40 筆交易。她每筆交易用一行，附文件參考編號，每月與銀行對帳，月底儲存一份註明日期的副本。這樣的試算表可以達到 IRS 的標準。但到了貸款機構要求損益表和資產負債表的那一天，她只有第一份，必須補上資產、負債，以及她自己的出資和提款。

有兩名雇員的園藝 LLC

一家收入 $180,000 的園藝 LLC，有兩名雇員，並以支票付給一位工班分包人 $6,000。它必須保存工資、預扣和存款記錄至少 4 年。它的 941 表應與 W-2 表和 W-3 表一致；如果分包人不是公司（按公司課稅的 LLC 也算），就要加總該分包人的付款，用於 1099-NEC 表。一張銷售和費用的試算表，裝不下這些。所有者要麼自己建立並測試這些檢查，要麼把工資和承包人記錄搬到軟體裡。

網上手工藝品賣家

一位賣家有 600 筆訂單，銷售額 $40,000，並購入存貨。如果她保存存貨，就要在年底盤點存貨並計算銷貨成本：$3,000 的期初存貨，加上 $14,000 的採購，減去 $4,000 的期末存貨，得出 $13,000。她可能符合小企業納稅人的資格，選擇不保存存貨，但仍須採用兩種被接受的處理方式之一：把存貨視為非附帶性的用品，或依照她的帳簿和記錄。只有銷售和費用、沒有採購或盤點記錄的試算表，兩種選擇都支持不了。

您的情況不一樣嗎？

• 貸款機構、買家或投資人要損益表和資產負債表，而您的試算表做不出來： 請見向貸款機構證明收入和募資前整理帳簿。試算表能否重建為已對帳的帳簿，是記帳協助要回答的問題。
• 您收到 IRS 來函，要求提供記錄： 電子檔案、它的對帳記錄和變更歷史都會被用到。請見未保存營業記錄的罰款。針對稅表本身的答覆，由稅務專業人員處理；背後的帳簿是否已對帳，則是記帳協助要回答的問題。
• 有數個月的銀行往來從未記錄： 請見補做逾期的帳簿和根據銀行對帳單重建帳簿，然後透過記帳協助轉到軟體，使年度交界處沒有空檔。
• 共同所有者分享收入，或同一個帳戶混用個人和企業的錢： 請見整理混在一起的企業與個人資金和保證付款與合夥人提款；共用的檔案還需要記帳協助來設定所有者帳戶。
• 您有雇員或承包人，或轉售存貨，而且全都放在同一張試算表裡： 請見設定工資系統和小賣家的存貨或用品。未繳的預扣工資稅可能由所有者和高級職員個人承擔：請見信託基金追繳罰款。把工資、承包人和存貨記錄整理成能與 941 表、W-2 表、1099-NEC 表和銷貨成本對上的帳簿，是記帳協助的工作。
• 您經營一家公司，或公司由境外人士持有： 請見 S 公司記帳設定和外資持有的美國公司記帳；所有者帳戶和資產負債表，是記帳協助要回答的問題。
• 您擁有出租物業： 請見出租物業記帳：試算表還是軟體。
• 您是單獨一人的所有者，一年的情況簡單： 請見自僱人士的記錄保存和自己記帳還是請記帳員。
• 您選擇的方法會影響數字： 請見小企業用現金收付制還是權責發生制。